Unidad 2 Parte 1: Diseño de página Configurar página Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.
Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar página, donde también podremos encontrar herramientas para seleccionar la Orientación, Saltos de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones. Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados. Si ninguno nos sirve, podremos definir unos desde la opción Márgenes Personalizados.
También es conveniente especificar el tamaño del papel que vamos a utilizar en la impresión. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel.
Parte 2: Impresión Antes de imprimir Antes de imprimir es interesante echar un vistazo al aspecto general del documento para ver si está todo correcto. Para ello nos aseguraremos de que estamos viendo el documento en vista de impresión. En la pestaña Vista deberá estar seleccionado Diseño de impresión, o bien deberemos comprobar que en la barra de estado esté marcada esta opción . Como ya sabes, esta vista presenta la página tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes, encabezados y pies de página, etc.
Si has utilizado versiones anteriores de Word es posible que eches de menos la Vista preliminar. En Word 2010 ya no existe. Lo que se ha hecho es incluir en la pestaña Vista
las opciones más interesantes, que son las de Zoom: El botón Una página ajustará la página al espacio que tenga en la pantalla, para que quepa completamente. Lo mismo sucede con Dos páginas, pero con dos de ellas, una junto a la otra. Pero, ¿y si tenemos más páginas? ¿Y si queremos ver por encima las 15, 30 o 500 páginas que tiene el documento?
Para hacerlo, deberemos pulsar el botón Zoom
.
Se abrirá una ventana con una opción muy interesante:
Varias páginas.
Haremos clic en el botón con forma de monitor y se desplegará un submenú donde podremos seleccionar cuántas páginas queremos ver y cómo deberán estar organizadas. Por ejemplo, en la imagen queremos ver una vista previa de un documento de 15 páginas, así que hemos decidido mostrar 3 filas con 5 columnas cada una. Seleccionamos las páginas del modo en que queremos. Justo bajo el menú indicará que vamos a mostrar 3 x 5 páginas.
En la pantalla de vista previa vemos cómo quedará, y al pulsar Aceptar veremos el resultado real. Desde esta vista podremos apreciar y corregir mejor los detalles. Por ejemplo, si una página contiene sólo una o dos líneas de texto, lo ideal sería intentar ajustar el texto de forma que quepa en la anterior, y así ahorrar un papel. También veremos de forma más rápida y cómoda si los gráficos o imágenes del documento están bien centrados, etc.
Una vez nos hemos hecho una idea de cómo quedará, lo interesante será que volvamos a la vista que normalmente utilizamos para trabajar. - La opción Ancho de página ajusta la página al ancho de la ventana de Word. - La opción 100% muestra el tamaño original de la página, sea cual sea el tamaño de la ventana de Word.
Parte 3: Tablas
Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas. En cada celda se puede insertar texto, números o gráficos. Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre los datos. Por ejemplo, obtener el valor medio de una columna u ordenar una lista de nombres. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet. Vemos pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando las tabulaciones u otros métodos.
Crear tablas Para crear una tabla accedemos siempre desde la pestaña Insertar > grupo Tablas > botón Tabla. Allí encontraremos las tres posibles formas de crear tablas:
1. Una de las formas es utilizar la cuadrícula que simula una tabla. Cada cuadrado representa una celda y al pasar el ratón sobre ella se coloreará en naranja la selección que realicemos. Al hacer clic confirmamos que la selección se ha realizado y se inserta la tabla en el documento. En el ejemplo de la imagen estaríamos creando una tabla de 3x3.
2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla. Se abre una ventana que permite especificar el número de filas y columnas para la tabla. 3. La tercer opción es usar el vínculo Dibujar Tabla. El cursor tomará forma de lápiz y simplemente iremos dibujando las líneas que la formarán. Esta opción es más lenta, pero puede resultar muy útil para crear tablas irregulares o para retocar tablas ya existentes.
Para retocar una tabla dibujando sus bordes deberemos situarnos en ella. De este modo veremos que disponemos de una pestaña de Herramientas de tabla. En su pestaña Diseño > grupo Dibujar bordes, encontraremos las herramientas que nos ayudarán a dar la distribución deseada a la tabla.
El modo correcto de proceder es elegir el estilo, grosor y color del borde y a
continuación pulsar Dibujar tabla
para empezar a dibujar.
Si nos equivocamos podemos utilizar la herramienta Borrador, que cambiará el dibujo del cursor y nos permitirá eliminar cualquier línea de la tabla simplemente haciendo clic sobre ella.
Anidar tablas Una característica de las tablas es que se pueden anidar. Es decir, se puede crear una tabla dentro de otra. De esta forma podremos configurar una de forma independiente a la otra. Lo único que deberemos tener en cuenta es que, si eliminamos la tabla principal, también se eliminará su contenido, y ésto incluye las tablas anidadas que podamos haber creado. ¿Cómo se hace? Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla.
Parte 4:. Imágenes y gráficos En la mayoría de casos, nuestro documento se verá muy enriquecido si incorpora fotografías, gráficos y cualquier otro objeto que apoye su contenido con material más visual. Por eso cada nueva versión de Word se ocupa de ir mejorando las herramientas de ilustraciones, facilitando su inserción y su retoque y ajuste. Los elementos de que consta Word se encuentran en la pestaña Insertar > grupo
Ilustraciones, y son los siguientes: - Imágenes prediseñadas. Son imágenes que incorpora Word en una librería organizada por categorías. Estas imágenes en su mayoría están construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas más grandes o pequeñas sin perder resolución. También se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar (exceptuando las que están basadas en una fotografía). - Imágenes de mapa de bits. Imágenes fotográficas procedentes de cámaras digitales, de Internet, de programas como Photoshop, Gimp, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imágenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamaño, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Están formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una posición pero no están relacionados unos con otros. Estas imágenes admiten cambios de tamaños, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolución. Cuando hablemos de imágenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imágenes no vectoriales. - Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc. Estos gráficos también son vectoriales. - SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas. - Gráficos. Representación de datos en forma gráfica.
Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestañas que vamos a ir viendo a continuación, fundamentalmente la pestaña Formato para las imágenes y las pestañas Diseño y Presentación para los gráficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar documentos Word con una componente gráfica atractiva.
Tipos de archivos Existen multitud de formatos gráficos, vamos a explicar brevemente las características de los más utilizados. Un formato gráfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensión del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensión o tipo jpg. - JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos tonos. - GIF. También se utiliza bastante en Internet, permite una buena compresión con imágenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. También permite crear gráficos animados. - BMP. No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de Windows. - PNG. Moderno formato que permite compresión. Se suele utilizar en internet como alternativa al GIF, porque también permite transparencias. - WMF. Formato de la mayoría de imágenes prediseñadas de Word, normalmente de las vectoriales.
Insertar imágenes prediseñadas
Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas
aparece el panel lateral
Imágenes prediseñadas. En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles. Por ejemplo al escribir motocicleta aparecen la imágenes que tengan relación con ese concepto. Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella. Podemos filtrar el tipo de resultados que se mostrarán. En el ejemplo de la imagen vemos que está seleccionada la opción Todos los tipos de archivos multimedia, pero podríamos modificar esta opción para seleccionar uno o varios tipos de archivos en concreto, de entre las ilustraciones, fotografías e incluso vídeos y audio. Todos estos contenidos están en la Galería multimedia de Microsoft Office. La galería es una herramienta externa que está disponible para los distintos programas del paquete Office. Puedes aprender más sobre ella en el siguente avanzado
La galería multimedia
La Galería multimedia es un conjunto de recursos de audio, video e imágenes al que se
puede
acceder
desde
los
programas
de
Microsoft
Office.
Se instala junto con el resto de programas y podemos acceder a ella de forma autónoma. Para ello, abrimos la carpeta Microsoft Office del menú Inicio. Normalmente la encontraremos en la subcarpeta Herramientas de Microsoft Office 2010. La ventana de la galería es como la siguiente:
En la parte izquierda verás la Lista de colecciones, que muestra los clips organizados en carpetas jerarquizadas. Éstas se pueden extender o contraer para ver las subcarpetas que contienen. Si lo que te interesa no es explorar todos los clips sino en contrar uno en concreto, pulsa sobre Lista de colecciones y selecciona en el menú Buscar. La lista de carpetas se ocultará y en su lugar aparecerá un cuadro de búsqueda, muy similar al del panel Imágenes predeterminadas que pueda aparecer en los programas Office como Word. En la parte de la derecha puedes ver una vista previa de los clips que contiene la carpeta seleccionada.
Las colecciones
Existen tres colecciones básicas, que podrás explorar cuando el panel izquierdo está en modo Lista de colecciones. Mis colecciones contendrá todas las colecciones personalizadas que crees, y los clips que incluyas en ellas. Además, incluye la carpeta Favoritos y Clips sin clasificar. - Para crear una colección, deberás pulsar Nueva colección..., bien en el menú Archivo de la barra superior, o bien desde el menú contextual de Mis colecciones. Las subcarpetas se crean de la misma forma, teniendo en cuenta seleccionar la carpeta que quieras que la contenga. - Para eliminar una colección, puedes elegir Eliminar "Nombre", donde Nombre será el nombre de la colección. Las colecciones principales no se pueden eliminar (mis colecciones, office y web). Colecciones de Office contiene subcarpetas que organizan temáticamente los elementos multimedia de Microsoft. Los clips que incluye son los de la instalación. Colecciones Web contiene los clips de la web de Microsoft organizados en subcarpetas temáticas. En principio serán los mismos clips que encontrarías si te conectaras a su página web. Si prefieres conectarte a su web, lo puedes hacer simplemente pulsando el botón Galería multimedia en línea. El inconveniente que existe es que sólo están disponibles, obviamente, mientras tengamos conexión a Internet. Si algún clip te resulta útil o atractivo, te recomendemos que lo copies en tu equipo para disponer de él incluso cuando no tengas conexión. Para hacerlo, deberás: 1. Acceder a su menú de opciones, pulsando la flecha de la derecha que aparece al pasar el cursor sobre el clip o desde su menú contextual.
2. Pulsar Disponible sin conexión....
3. Aparecerá una ventana que te permitirá mover el clip a cualquier carpeta de la categoría Mis colecciones. Selecciona su ubicación y pulsa Aceptar.
Organizar clips
La mejor forma de organizar los clips de nuestra galería es facilitar su búsqueda añadiendo palabras clave descriptivas. Desde su menú, pulsa Editar palabras clave.... Se abrirá una ventana que muestra una vista previa del clip y permite ir añadiendo o eliminando palabras. De esta forma, cuando busquemos clips con estos conceptos, los encontraremos rápidamente. Eliminar de la Galería multimedia permite borrar el clip, en caso de que sepamos con certeza que no lo vamos a utilizar. Copiar a la colección... te permite copiar un clip de la Colección Office a cualquier carpeta de tu categoría Mis colecciones. Mover a la colección... te permite en cambio mover un clip de una subcarpeta a otra de Mis colecciones.
Utilizar la galería desde los programas Office
Para acceder al panel de Imágenes prediseñadas desde cualquiera de los programas Office, por ejemplo Word, lo haremos desde el botón de la ficha Insertar.
Por defecto sólo se mostrarán los clips de Mis colecciones y Colecciones de Office. Para acceder a la colección web, como hemos dicho, deberemos activar la casilla Incluir contenido de Office.com. El funcionamiento en general es similar al de la propia galería. De entre los clips resultantes de la búsqueda, elegiremos su menú para realizar acciones como eliminar, copiar, mover o editar las palabras clave. Además, encontraremos la opción Insertar para incluir el clip en el documento, aunque es mucho más rápido insertarlo haciendo clic directamente sobre él. Si disponemos de conexión a internet y la casilla Incluir contenido de Office.com está marcada, se listarán imágenes que no vienen incluidas con la instalación de Word, sino que constantemente se van actualizando e incluyendo en su página web. Aquí lo explicamos con más detalle.
Descargar imágenes prediseñadas Microsoft proporciona gran cantidad de imágenes en la galería multimedia pero podemos acceder a más imágenes a través de Internet. Esto supone poder disponer de nuevo material que se actualiza constantemente. Por supuesto, necesitarás una conexión a Internet para usar este servicio. Al hacer clic en el botón Imágenes prediseñadas aparecerá el panel Imágenes prediseñadas. En la parte inferior disponemos del enlace Buscar más en Office.com
que abrirá el navegador Web y entrará directamente en la web de Microsoft, en una página similar a la que ves en la siguiente imagen. Las imágenes están clasificadas en categorías de distinta temática: Académico, Fondos, Comida, Deportes, Personas, etc.
Una vez accedemos a una categoría, vemos listadas las imágenes. Al pasar el ratón sobre una de ellas vemos información sobre la imagen y algunos botones con distintas opciones. El que nos interesa es Copiar al Portapapeles. Así dispondremos de él con plena libertad para pegarlo en el documento de Word. También podemos Agregar a la cesta la imagen, si nuestra intención es descargar varias de ellas. Así, podremos descargarlas todas conjuntamente cuando hayamos terminado de escogerlas.
Además, en el menú lateral de la web podremos filtrar según distintos criterios, como el tipo de material multimedia (imágenes, sonidos, animación, etc.) o su tamaño.
Pero imágenes hay muchas y no siempre sabremos en qué categoría están. Por eso es interesante utilizar el buscador de la parte superior de la página. Escribimos un término en la caja de búsqueda y a continuación pulsamos la tecla INTRO o el botón en forma de lupa. Es importante tener en cuenta que si estamos dentro de una categoría en el momento de la búsqueda, no se buscará globalmente, sino sólo en esa misma categoría. Vamos a realizar una búsqueda por la palabra clave Playa.
Se muestran varios resultados, pero no todos. Deberemos ir pulsando la opción Siguiente para ver la página siguiente que contiene más imágenes relacionadas con la playa. En cambio, si no disponemos de conexión a internet, es posible que el sistema solicite el disco de Word 2010 para poder utilizar alguna imagen.
Parte 5: Organigramas y diagramas Al igual que en Word podemos insertar imágenes, dibujos y otros tipos de elementos gráficos. Un organigrama es un elemento gráfico que representa una organización, normalmente jerárquica, por ejemplo la organización de cargos en una empresa.
Y un diagrama es una representación gráfica que no tiene porqué ser obligatoriamente una organización jerárquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre sí, hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la representación gráfica se explica los pasos o componentes con una secuencia lógica, por ejemplo los pasos a seguir para poner en marcha un DVD.
Un organigrama, para Word, es un tipo de diagrama con unas características específicas en cuanto a la estructura y elementos que lo forman.
Crear un organigrama Crear organigrama Para insertar un diagrama debemos: - Acceder a la pestaña Insertar y seleccionar SmartArt.
- Se abrirá este cuadro de diálogo, donde deberás seleccionar el tipo de diagrama que quieres insertar y pulsar el botón Aceptar. Nosotros seleccionaremos el tipo Jerarquía.
Nos dibuja un organigrama básico de 2 niveles, el nivel principal con 3 subordinados y un asistente.
Para modificar el texto de los recuadros basta con hacer clic en su interior y escribir el texto que deseemos. Al insertar un organigrama nos aparecen las pestañas Diseño y Formato.
Agregar formas
Este botón sirve para insertar elementos (recuadros) al organigrama, pulsando sobre el triángulo negro de la derecha podemos seleccionar que tipo de forma queremos insertar, dependiendo en que nivel estemos podemos insertar o no un tipo. Por ejemplo en el primer nivel como es único no puede tener compañero de trabajo.
Un Subordinado es un recuadro que está claramente un nivel por debajo. Por ejemplo B y C son subordinados de A. Un Compañero se sitúa al lado del recuadro. Por ejemplo B es compañero de C y viceversa. Un Asistente está un nivel por debajo pero antes que un subordinado. Por ejemplo A1 es asistente de A.