PERIODO 13-14 AIESEC en Andalucía Oficina de Málaga
2|P รก gin a
SALUDOS Este proyecto nace del trabajo y esfuerzo del comité de AIESEC en Málaga, en concreto del área de Business Development que con ilusión ha elaborado este plan, con el fin de tener presente en nuestra actividad a un Stakeholder tan importante como es nuestro colectivo de Alumus. Durante el período que dura esta planificación, esperamos que los Alumnus de AIESEC en Málaga se sientan gratamente tratados por su comité, y esperamos también, que este sea el primer paso de muchos otros en esta misma dirección, para convertir al comité y a las relaciones con sus Alumnus en algo grande y palpable en la realidad actual. Queremos contar con el Feedback continuo, con la gran formación, experiencia y ayuda que nos pueden ofrecer este sector tan importante, para contribuir a la formación en líderes responsables, contribuir al impacto social y ayudar a que nuestro entorno sea, cada día, un lugar mejor donde desarrollarse. Esta planificación es una realidad gracias a la labor de María José Segovia de Dios, Alumni Managert, que con tesón y constancia ha sabido captar todas las necesidades de los Alumnus y trabaja día a día para que se haga realidad. Esperando que sea de agrado y que todas las acciones que en él se contemplan resulten a cabo con éxito y ofreciendo experiencias únicas. Saludos Daniel Escalona Sanz Business Development Vicepresident Term 13-14
3|P á gin a
4|P รก gin a
5|P รก gin a
6|P รก gin a
¿QUIÉN ES ALUMNI? Se consideran Alumni a aquellas personas que salieron de AIESEC después de pasar a través de las siguientes etapas: Introducción a AIESEC Asumir la responsabilidad Trabajar en el extranjero y / o en un papel de liderazgo Son una de las mayores medidas de éxito para nuestra organización ya que son capaces de generar un gran impacto en la sociedad.
¿POR QUÉ SON TAN IMPORTANTES PARA AIESEC MÁLAGA?
Los Alumni son un elemento clave para la organización ya que nos pueden ayudar a fortalecer nuestro comité realizando distintas funciones:
7|P á gin a
FUNCIONES DE UN ALUMNI
Board of Advisors (BoA)
Como agente externo a la organización, capaz de solucionar aquellos problemas institucionales y de organización que puedan ocurrir, dando un punto de vista distinto al de AIESEC Málaga.
Chair
Responsable de la animación, gestión del tiempo y la supervisión de toda la actividad de la conferencia o evento.
Discurso de reclutamiento
Presentando junto con los FACI el trabajo de AIESEC Málaga, atrayendo a los candidatos al proceso de selección para más tarde unirse a la organización. Los Alumni pueden hablar de su experiencia en AIESEC Málaga y motivar a la gente a aplicar.
Evaluador en el proceso de selección
Evaluando y seleccionando a los posibles candidatos a formar parte de AIESEC Málaga.
Comité electoral de la EB:
Ayuda para evaluar y seleccionar a los candidatos para la próxima EB, junto con el LCP actual y electo y los miembros.
VP coach
Ayudando a la formación de la EB
Mentor
Como es difícil para la EB encontrar mentores en el LC, los Alumni puedes ser mentores tanto de un VP o LCP como de los miembros activos.
Anfitrión de un aprendiz o un CEEDer
Los Alumni pueden acoger en sus casas a personas implicadas en el trabajo de AIESEC en Málaga. 8|P á gin a
Review Board
Entrevistando y seleccionando candidatos a convertirse en EPs.
Fiestas Alumni
Organizando reuniones informales entre los Alumni de Málaga.
EP
Círculos de aprendizaje Eventos generales del LC:
Solicitar pasar un periodo de prácticas a través de AIESEC. Para Alumnus que no tienen tiempo o la oportunidad de ir durante su tiempo como miembro de LC, (No pueden pasar más de 2 años desde que salieron de AIESEC Málaga). Participar o coordinar un círculo de aprendizaje sobre temas de interés. Participando en todos los eventos que se organizan por el LC de Málaga.
¿POR QUÉ CONTAR CON LOS ALUMNI EN NUESTRO LC?
BD (Tusisness development)
Los Alumni pueden proporcionarnos el soporte necesario en las distintas áreas creando un impacto positivo al comité de Málaga. Según la especialidad del Alumni se destinará su labor al área más indicada.
ICX (Incoming Exchange)
COMM (Comunication) LCP Talent Managment (TM)
OGX (Outgoing Exchange)
FZ&L(Finance & Legal)
9|P á gin a
10 | P รก g i n a
11 | P รก g i n a
12 | P รก g i n a
El colectivo Alumnus es de vital importancia para nuestro LC ya que aportan la experiencia de haber pertenecido al comité y, además, la visión del mundo profesional en el que se encuentran. Además de todas las ya expresadas anteriormente, podemos desarrollar el cómo puede un Alumni crear impacto en AIESEC Málaga: TIPO DE IMPACTO GENERADO EN EL ÁREA
IMPACTO EN LOS INTERCAMBIOS
(área ICX)
IMPACTO FINANCIERO
(área FZ&L)
Los Alumni son los que se han ido de intercambio o pertenecido a AIESEC Málaga en un puesto de liderazgo y en la actualidad son grandes empresarios, lo que hace más sencillo y eficaz acercarse a las empresas que no conocen AIESEC. Hablar con el acerca de la posibilidad de que su empresa sea TN taker, o ver si tiene sugerencias o contactos en otras empresas que podrían comprarnos prácticas. Los Alumni pueden ser una fuente de ingresos importante, a través de asociación financiera con las empresas que dirigen o trabajan. Son muy conscientes del valor de AIESEC, por lo que pueden proporcionar el acercamiento a una empresa y ayudar en un proceso de negociación. En muchos casos las contribuciones realizadas por Alumni permiten ahorrar muchos de los presupuestos de AIESEC.
13 | P á g i n a
Los Alumni son cruciales para el entorno de aprendizaje del LC. Es necesario hablar con el VPTM para ver la importancia de los Alumni como mentores para los miembros de nuestro LC.
IMPACTO EN EL APRENDIZAJE (área TM)
Como nuestro comité no tiene un programa de mentores puede ser un buen momento para crear uno, proporcionando tutorías y coaching para nuestros miembros. En el recruitment de los nuevos miembros, los Alumni también son muy importantes, pues pueden ser partícipes en el proceso de selección y en una posterior inducción proporcionarles a estos el conocimiento necesario sobre AIESEC y su experiencia en AIESEC Málaga. Los Alumni tienen la experiencia para ofrecer una valiosa formación para miembros o para hablar en eventos o sesiones. Hay que conocer a que se dedica el Alumni para valorar cual es el área más indicada para que este actúe de soporte.
IMPACTO EN EL POSICIONAMIENTO (área BD y área COMM)
Cada uno de nuestros Alumni tiene su propia carrera y entorno personal y profesional que puede ser muy ventajoso para el posicionamiento de AIESEC Málaga. No sólo nos pueden ayudar en formación, sino también en procesos, en dar patrocinio a nuestra organización y a ofrecer ideas de las actividades que ya se hicieron. Ayuda al área de COMM creando contenidos (contando sus historias) y definiendo qué canales usan, para poder promocionar AIESEC entre estudiantes, empresas e instituciones, para las que se pueden conseguir patrocinios, posicionamiento en la universidad, etc.
IMPACTO SOBRE LA GOBERNABILIDAD Y EL FUNCIONAMIENTO DEL ÁREA (Todo LC)
Los Alumni son ideales para servir a AIESEC Málaga como estructura de gobierno, ya que tienen tanto el conocimiento necesario de la organización como experiencia profesional externa. Ellos pueden estar involucrados como miembro de su BoA locales, comités de revisión o BoE. 14 | P á g i n a
15 | P รก g i n a
16 | P รก g i n a
INVESTIGACIÓN Y PLANIFICACIÓN
Responsable de la gestión de Alumni El primer paso para garantizar el éxito de la gestión de Alumni en nuestro LC es encontrar a una persona responsable de ello. En el periodo 13.14 esta función la desempeñará María José Segovia de Dios, miembro de BD (Business Development). El responsable Alumni garantizará el control del contacto con los mismos, la implicación activa y eficiente de los resultados. Toda la información y los datos se actualizan en la hoja de cálculo de Google Drive.
17 | P á g i n a
ACCIONES
LCM Welcome Summer FECHA:
10 de Diciembre
ENCARGADO OE Welcome Summer
DEFINICIÓN
ALUMNI
Una gran LC Meeting preparada para el inicio de verano. Queremos contar con los Alumnus en esta gran fiesta para el LC. Queremos conocernos, conectar con el grupo y comenzar aquí la relación.
Colaboración y asistencia al mismo.
Definido por el OE Welcome Summer.
CONTENIDO
18 | P á g i n a
LEARNING CIRCLE/FORO/DEBATE + SOCIALIZACIÓN FECHA:
DEFINICIÓN
CONTENIDO
28 de Junio y 10 Diciembre ENCARGADO BD
El learning Circle es una sesión de aprendizaje e intercambio de ideas en la que un experto (en este caso alumni) presenta un tema específico, seguida de un foro o debate con los asistentes sentados en círculo. Esta distribución más cercana favorece el intercambio entre speaker y asistentes.
Presentación del 60 Aniversario Presentación del Alumni: experiencia en AIESEC y ocupación actual Presentación del Learning Circle y de la dinámica, animándoles a participar. Presentación del tema por el alumni Debate
19 | P á g i n a
RELACIÓN DURANTE EL VERANO 2013 No queremos que se pierda la relación durante todo el verano. Por ello, mantendremos el contacto a través de Newsletter de la web que se hará pública y mediante reuniones durante los meses estivales. Esperamos durante los meses estivales incentivar las acciones que tendrán lugar con el nuevo curso.
20 | P á g i n a
ALUMNI LOCAL TRAINING + SOCIALIZACIÓN FECHA:
13 de Enero ENCARGADO BD
DEFINICIÓN
CONTENIDO
Training de una temática relevante para el LC facilitado por un alumni seguido de preguntas. Ideal para intercambio de experiencias.
Tema relevante para el comité: ventas, intercambio, capitalización de la experiencia de AIESEC, etc. Incluir una parte para hablar de los alumni, y el 60 aniversario. Crear contenido para vuestras redes sociales, Newsletter, etc. Realizar una entrevista para contar su historia y poder compartirlo con vuestros aliados.
Presentación del 60 aniversario Presentación del Alumni Workshop/training Preguntas
21 | P á g i n a
ALUMNI TALK-SHOW FECHA:
DEFINICIÓN
ALUMNI
23-24 Septiembre ENCARGADO BD Talk-show o “Sesión de entrevistas” con alumni para que compartan su historia y sus experiencias con los miembros. Hay un “entrevistador” y al menos 4 alumni. Después de las preguntas del presentador, hay espacio para preguntas del “público”. Lo ideal es que participen entre 4 y 8 alumni para tener diferentes perspectivas.
Preguntas enfocadas a conocer al Alumni, su papel y su importancia. Aportando la experiencia y su visión sobre el mundo CONTENIDO laboral y postuniversitario.
22 | P á g i n a
ALUMNI FIRST THURSDAY FECHA:
Todos los jueves de cada mes a partir del 1 de Julio
ENCARGADO BD DEFINICIÓN
Espacio de encuentro entre Alumnus y miembros, en un ambiente distendido, donde poder hablar de temas variados y de actualidad. Permite interacción con el stakeholders.
23 | P á g i n a
TRAININGS DE ALUMNUS ABIERTOS AL PÚBLICO FECHA:
DEFINICIÓN
20 de Octubre ENCARGADO BD Charla/s abiertas al público con una temática concreta en forma de workshop, panel, foro dadas por alumni en la Universidad. Se ofrece de esta forma a los alumni una oportunidad de interactuar en la universidad y con los universitarios y de presentar sus conocimientos y/o empresas. Esto ofrece valor a los Alumni como profesionales.
ALUMNI
CONTENIDO
Hay que tener mucha coordinación con los Alumni a la hora de proponer temas, y crear las sesiones, coordinando espacios, involucrándolos en el proyecto. No son INVITADOS, son parte del proyecto.. Dan valor a AIESEC local, crean impacto en la Universidad y se les involucra en AIESEC.
Temática relevante para la realidad local. Crear valor para los estudiantes, relacionado con el core business de AIESEC. Dependiendo de la realidad local, se puede enfocar en una temática u otra: enfoque empresarial para atraer potenciales partners, enfoque en el desarrollo de competencias para atraer potenciales miembros, enfoque en internacionalización para atraer potenciales EPs, etc. Siempre, presentando el 60 Aniversario antes de comenzar las charlas.
24 | P á g i n a
FECHA:
GALA ALUMNI Finales de noviembre ENCARGADO BD Espacio formal abierto a los aliados del LC donde se reconoce el
DEFINICION papel de los alumni y se repasan los 60 años de historia celebrando el aniversario con todos nuestros stakeholders. Es muy importante que se haga en la universidad, invitando a todos los aliados: empresas, universidad, etc. dándoles un espacio para inaugurarlo y resaltar la relación de AIESEC en esa universidad.
CONTENIDO
Apertura formal por parte de la Universidad (a ser posible) Presentación del acto por parte del LCP actual Recorrido por la historia de AIESEC a nivel nacional y local. Palabras de algún alumni. Entrega de diplomas. Socialización /networking. Para darle más contenido, la gala puede incluir el tratamiento de alguna temática relevante, en forma de Alumni Talk-show, foro, presentación, debate, etc.
25 | P á g i n a
CREAR Y MANTENER RELACION
¿Cómo?
A través de Newsletter cada mes y medio enfocada a Alumnus. Creando dinamismo en Facebook. Contestando a los e-mails que nos envíen. A través de cuestionarios/feedbacks para evaluar el plan y los servicios Ser activos en el foro. Contacto personal y contínuo
SEGMENTACIÓN DE LOS ALUMNUS
Podemos dividir a los Alumnus en 4 campos para así atender mejor a sus necesidades: ALUMNUS TLP: Han pertenecido a un ALUMNUS iGIP / iGCDP: Se han ido de puesto de liderazgo durante un tiempo. prácticas o voluntariado a través de AIESEC. Alumnus Inicios-2006: Son los Alumnus más Alumnus 2006-Actual: Se han ido antiguos y puede que sean grandes recientemente del comité y puede que empresarios en la actualidad. estén más receptivos a las posibles propuestas.
26 | P á g i n a
27 | P รก g i n a
28 | P รก g i n a
GLOSARIO
BD: Business Development (Desarrollo del negocio, Relaciones Externas y Alumnus) CEEDer: Miembro de un LC exterior que durante un tiempo ofrece entrenamiento y educación a los miembros propios COMM: Communications (Comunicaciones) EB: Executive Board (Cuerpo Directivo) EPs: Aquellas personas que salen de un LC en prácticas FACI: Personas que realizan las sesiones en las conferencias FZ&L: Finanze and legal (Finanzas y Legalidad) ICX: Incoming Exchanges (Intercambios entrantes) LC: Local Comité LCP: Local Comite President (Presidente del Comité Local) OGX: Outgoing Exchanges (Intercambios salientes) TM: Talent Management (Gestión del Talento, Recursos Humanos) TN: Prácticas en empresas VP: Vicepresidente
29 | P á g i n a
Documento realizado para la perfecta planificación de la relación de AIESEC Málaga con sus Alumnus. Da las pautas generales de trabajo y permite la comprensión de los miembros, así como de todos los interesados. Es un documento orientativo que puede ser modificado en cualquier momento debido a cambios en el trabajo del área.
Contacto: María José Segovia de Dios Mariajose.segovia@aiesec.net ALUMNI MANAGEMENT MÁLAGA
Daniel Escalona Sanz Daniel.escalonasanz@aiesec.net VP BD AIESEC MÁLAGA 13-14
30 | P á g i n a