ACCESS EĞİTİM by Oğuzhan Zor

Microsoft Access 2003

1 İÇİNDEKİLER

VERİTABANI TEMEL KAVRAMLARI .......................................................................................................... 4 VERİTABANI VE YAPISI ...................................................................................................................................... 4 VERİTABANI TÜRLERİ .................................................................................................................................... 5 TEK TABLOLU VERİTABANI ............................................................................................................................... 5 İLİŞKİSEL VERİTABANI ....................................................................................................................................... 5 HİYERARŞİK VERİTABANI .................................................................................................................................. 6 NESNEYE YÖNELİK VERİTABANI ........................................................................................................................ 6 ANAHTAR ............................................................................................................................................................ 6 BASİT ANAHTAR ................................................................................................................................................ 6 BİLEŞİK ANAHTAR ............................................................................................................................................. 7 DIŞ ANAHTAR .................................................................................................................................................... 7 ANAHTARIN İŞLEVİ ............................................................................................................................................ 8 ANAHTAR NASIL BELİRLENİR?........................................................................................................................... 8 İLİŞKİSEL BÜTÜNLÜK ......................................................................................................................................... 8 SIRALAMA ........................................................................................................................................................... 8 İNDEX ................................................................................................................................................................. 8 SORGULAR ........................................................................................................................................................ 10 YAPISAL SORGULAMA DİLİ ( SQL ) ................................................................................................................. 10 ÖRNEKLE SORGULAMA (QBE) ......................................................................................................................... 11 SQL İLE QBE KARŞILAŞTIRMASI ..................................................................................................................... 11 VERİTABANI PLAN VE TASARIM SÜRECİ .......................................................................................................... 11 MİCROSOFT ACCESS NEDİR? ............................................................................................................................ 15 ACCESS NESNELERİ .......................................................................................................................................... 15 MS ACCESS NASIL KULLANILIR? .............................................................................................................. 17 ACCESS’İN ÇALIŞTIRILMASI ............................................................................................................................. 17 İLK ACCESS EKRANI ......................................................................................................................................... 17 ACCESS’TE YARDIM ALMAK ............................................................................................................................ 18 ARAÇ ÇUBUKLARI (TOOLBARS) ................................................................................................................ 20 ARAÇ ÇUBUKLARINDA DEĞİŞİKLİK YAPMAK .................................................................................................. 20 YENİ ARAÇ ÇUBUĞU HAZIRLAMAK ................................................................................................................. 21 YENİ BİR VERİTABANI YARATMAK ......................................................................................................... 22 YENİ VERİTABANI YARATMAK ........................................................................................................................ 22 SİHİRBAZ KULLANARAK BİR VERİTABANI OLUŞTURMAK ................................................................................ 23 VERİTABANI DOSYASINI AÇMAK ..................................................................................................................... 26 VERİTABANI DOSYASINI KAPATMAK ............................................................................................................... 26 TABLOLAR ........................................................................................................................................................ 27 YENİ BİR TABLO YARATMAK ........................................................................................................................... 27 TABLOLARDA ALAN TANIMLAMAK.................................................................................................................. 30 ANAHTAR TANIMLAMAK.................................................................................................................................. 38 İNDEKS BELİRLEMEK (DİZİNLER) ..................................................................................................................... 39 TABLO SİHİRBAZI (TABLE WİZARD) ................................................................................................................. 40 TABLO AL (IMPORT TABLE) ............................................................................................................................. 43 TABLO BAĞLA (LİNK TABLE) ........................................................................................................................... 50 TABLOLARIN YAPISINDA DEĞİŞİKLİK YAPMAK................................................................................. 51 TABLOYA YENİ ALANLAR EKLEMEK ............................................................................................................... 52 TABLODAN ALAN SİLMEK ................................................................................................................................ 53 ALAN ÖZELLİKLERİNDE DEĞİŞİKLİK YAPMAK ................................................................................................. 53 ALANLARIN TABLO İÇİNDEKİ SIRALARINI DEĞİŞTİRMEK ................................................................................. 54 Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

ALANLARI KOPYALAMAK ................................................................................................................................ 54 VERİ GİRİŞ MODUNA GEÇİŞ (DATA ENTRY) .................................................................................................... 55 TABLODAKİ KAYITLAR ARASINDA DOLAŞMAK ............................................................................................... 55 KAYITLAR ÜZERİNDE İŞLEM YAPMAK .................................................................................................. 56 KAYIT ARAMAK ............................................................................................................................................... 56 KAYIT DEĞİŞTİRMEK ........................................................................................................................................ 57 TABLODAN KAYIT SİLMEK ............................................................................................................................... 58 KAYITLARIN SIRALANMASI (SORT) .................................................................................................................. 58 KAYITLARI FİLTREDEN GEÇİRMEK (FİLTERS) .................................................................................................. 59 TABLOLAR ARASI İLİŞKİ ............................................................................................................................. 61 TABLOLAR ARASI İLİŞKİ KURMAK ................................................................................................................... 61 İLİŞKİLERDE SİHİRBAZDAN YARARLANMAK .................................................................................................... 66 SORGULAR ........................................................................................................................................................ 69 SORGU NEDEN KULLANILIR? ........................................................................................................................... 69 SORGU YARATMAK VE SORGU PENCERESİ DÜZENİ .......................................................................................... 69 SORGU TASARIM AŞAMALARI .......................................................................................................................... 70 ALANLARI BELİRLEMEK ................................................................................................................................... 70 KRİTER BELİRLEMEK........................................................................................................................................ 70 SORGU TİPLERİ VE SORGULARDA HESAPLANMIŞ ALANLAR ............................................................................. 71 SORGULARDA HESAPLANMIŞ ALANLAR ........................................................................................................... 85 FORMLAR .......................................................................................................................................................... 87 FORM HAZIRLAMAK ......................................................................................................................................... 88 RAPOR HAZIRLAMAK ................................................................................................................................... 98 RAPOR NEDİR? ................................................................................................................................................. 98 RAPORLARIN GENEL YAPISI ............................................................................................................................. 98 RAPOR YARATMAK .......................................................................................................................................... 99 RAPOR SİHİRBAZLARI..................................................................................................................................... 108 MAKROLAR .................................................................................................................................................... 115 NEDEN MAKRO .............................................................................................................................................. 115 MAKRO YARATMAK ....................................................................................................................................... 115 MAKRO GRUPLARI ......................................................................................................................................... 116 AUTOKEYS MAKROSU ................................................................................................................................... 116 AUTOEXEC MAKROSU ................................................................................................................................... 117 MAKRO EYLEMLERİ ....................................................................................................................................... 117

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

MICROSOFT ACCESS 2003’e BAŞLARKEN !!! Kodlar, sicil numaraları, adlar, soyadlar, maaşlar, telefonlar, adresler, fiyatlar, ürünler, borçlar, alacaklar, stoklar, stok hareketleri ve Maliyetler… Binlerce, onbinlerce, milyonlarca veri. Çağdaş yaşamın tamda ortasına yerleşen ve bizi çoğu kez cenderesi altına alan o ucube ve güçlü dünya. Bunca verinin altından kalkmak kimi zaman ölümden beter gelir insana. Onlar bizim hayatımızı alt üst etmeden, biz onların yularını elimize almalıyız, bunu hep biliriz de nasıl yapacağımızı, daha da ötesi nasıl en iyi şekilde yapacağımızı bir türlü çıkartamayız. Hangi devlet dairesine gitsek, hangi alışverişi yapsak, doğsak da ölsek de, karşımızda binlerce soru, kağıt, evrak, tablo, form… Bu cehennemden kurtulmanın tek yolu, bir çığ gibi üzerimize yuvarlanan bu veriler kümesini, uygun bir zemine yumuşak iniş yaptırmak, jargon kullanacak olursak bir tabana oturtmaktır. Yani, veritabanı oluşturmaktır. Söylemesi kolay ama aslında yapması sandığınız kadar zor değil. Kulaklarınızı dört açın, kendinize güvenin, cesur olun, akıllı davranın. Size bir çuval dolusu veri versem ne yaparsınız? Evinizin boş bir odasına rastgele boca edip, ihtiyaç duyduğunuzda telaş içerisinde aradığınızı bulmaya mı çabalarsınız? Cevabınızın hayır olacağı belli! Tahmin ettiğiniz gibi: Çuvalı açarsınız, içindekileri tek tek çıkartırsınız, birbirine benzeyenleri bir araya toplar böylece kendinize çok sayıda alt küme oluşturursunuz. Oluşan bu veri kümelerinin her birine veritabanı jargonunda alan (field) adı verilir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

VERİTABANI TEMEL KAVRAMLARI Veritabanı ve Yapısı Veritabanı Nedir ? En genel tanımıyla Veritabanı (Database), kullanım amacına uygun olarak düzenlenmiş veriler topluluğudur. Müşteri adres bilgileri, ürün satış bilgilerinin saklandığı dosyalar, personel bilgi dosyaları gibi düzenleri veritabanlarına verilecek örnekler arasında sayılabilir.

Veritabanının işlevi Bir veritabanından beklenen temel işlevler, verileri koruması, onlara erişilmesini sağlaması ve başka verilerle İlişkilendirilmesidir. Veritabanı kullanarak, verilerden daha kolay yararlanabilir, çeşitli sorunların çözümünde yardımcı olacak bilgiler üretebilir, verileri bir merkezde toplayabilir veri girişinde ve veriye erişimde etkinlik ve güvenilirlik sağlayabiliriz.

Tablo Verilerin satırlar ve sütunlar halinde düzenlenmesiyle oluşan veri düzeneğine Tablo (Table) denir. Veritabanları bir veya daha fazla tablodan oluşur. Personel bordroları, öğrenci not listeleri gibi bilgi işleme düzenekleri tablo örnekleri arasında yer alırlar. Tablonun satırları kayıtlara (record), sütunları ise kayıtları oluşturan veri elemanlarına yani alanlara (field) karşılık gelir.

Kayıt Örneğin, belirli bir müşteriye İlişkin bilgilerin bir araya getirilmesiyle oluşan veri grubu o müşteriye İlişkin kaydı ifade eder ve tablonun bir satırında yer alır. Her kayıt belirli bir müşteriyi temsil etmektedir. Kayıtların tablo üzerindeki sırası önemli değildir, çünkü tablonun işlenmesi sırasında amaca uygun olarak yeniden düzenlenebilirler.

Alan Müşterilere İlişkin bilgilerin her biri birer sütunda yer alarak alanları oluştururlar. Müşteri kodu, adı, soyadı vb., bilgilerin her biri bir alandır. Her alan belirli tipte bir veriyi kapsar. Kullanılan alan sayısal ya da alfabetik bilgi tiplerinde olabilirler. Unutulmaması gereken, bir alanın tipi bir kez belirlendikten sonra o alana yalnızca o tipte bilgi girilebileceğidir.

Alanların tablo üzerindeki sırası önemli değildir, çünkü tablonun işlenmesi sırasında amaca uygun olarak yeniden düzenlenebilirler. Şekil’de bir tablo örneği görülmektedir. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Tablolar gerçek anlamda birer veritabanını ilgilendirse de matrix tabanlı programlarda (excel, lotus vb.) hazırlanan tablolarda bunlara dahil edilebilirler. Koşul olarak temel unsurlar olan kayıt başlığı diye de adlandırdığımız alanların (field) doğru yerlerinde tanımlanmış olmaları gerekmektedir.

Sağdaki Şekil’de görülen tablo örneği ise bir veritabanı tablosu olarak kabul edilemez. Yine hatırlatmak gerekirse tablolarda bulunan alan isimleri mutlaka sütun başlıkları olmalıdır.

VERİTABANI TÜRLERİ Tek Tablolu Veritabanı Tüm verilerin tek bir tabloda toplanarak işlendiği veritabanına Tek Tablolu Veritabanı (Flat-File Database) denir. Yapısal açıdan en basit veritabanıdırlar. Bu tip veritabanlarında yalnızca tek bir tablo bulunduğundan tablolar arasında bir İlişki söz konusu değildir. Örnek olarak personel ile ilgili bilgiler bu tür bir veritabanında işlenebilirler. Ancak, personelin izin ve maaş bilgileriyle bir bütün halinde değerlendirilmeleri gerektiğinde tek tablolu veritabanı yapısının uygun olamayacağı görülecektir.

İlişkisel Veritabanı Aralarında İlişki kurulan ve birden fazla tablodan oluşan veritabanlarına İlişkisel Veritabanı (Relational Database) denir. Günümüzde sıklıkla kullanılan İlişkisel veritabanlarında, veriler birden fazla tabloda bulunur ve önceden belirlenmiş ortak alanlar aracılığı ile birbirleriyle İlişkilendirilirler. Kişisel bilgisayarlar için tasarlanmış veritabanlarının hemen hemen tümü İlişkisel yapıdadırlar. Tek tablolu veritabanlarına kıyasla İlişkisel veritabanları daha esnek, daha karmaşık ve daha güçlüdürler. İlişkisel veritabanları hacim bakımından daha ekonomiktir. Tablolardan birinde yapılan bir değişiklik diğer tabloları etkilemez. Ayrı amaçlarla oluşturulmuş tablolar arasında uygun bir düzenleme ile her iki tablodan da veri içeren yeni tablolar oluşturmak bu veritabanı türlerinde mümkündür. Tablolardan birinde yapılan bir değişiklik diğer tabloları etkilemeyeceği daha önceden belirtilmiş olmasına rağmen bu veritabanlarında yapılacak organize İlişkiler ile bir tabloda yapılan bir değişikliğin İlişkide bulunduğu diğer tablo ortamlarına yansıması da kolayca sağlanabilmektedir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Hiyerarşik Veritabanı Çoğunlukla büyük bilgisayarlarda (mainframe) kullanılan diğer bir veritabanı ise Hiyerarşik Veritabanı’dır (Hierarchical Database). Verilerin bir ağaç şeklinde düzenlendiği ve kayıtların hiyerarşik bağımlı olduğu bu veritabanlarına duyulan ilgi günden güne azalmaktadır. Bu veritabanlarını şekil itibariyle Windows Gezginine (Windows Explorer) benzetebiliriz. Bu veritabanlarının terk edilmesinin sebeplerinden biri olarak da üzerinde çalıştığı mainframe yapısının son derece hantal ve sorunlu olması, bu sistemlerde uygulama geliştirme ve tasarımının yeni sistemlere son derece güç olmasından kaynaklanmaktadır. Ama yine de yeni bir sistemin getireceği ekstra maliyetler göz önüne alındığında halen mevcut sistemler hızlı bir şekilde yeni sistemlere geçiş izni vermemektedir. Tabiki sadece yeni sistemlere entegrasyon olayı mali ölçülerle kalmamakta, bu yeni sistem üzerine oturtulacak mimari yapının tekrar gözden geçirilmesi, tüm uygulama programlarının yeniden ele alınması ve bu sistemler üzerinde çalışacak personelin bu sisteme geçişi sırasında alacağı ve eğitimler de bunların birer parçasıdır.

Nesneye Yönelik Veritabanı Veritabanı yapılarında en önemli gelişme 1990’lı yıllarda ortaya çıkar Nesneye Yönelik Veritabanı (Object Oriented Database) olmuştur. Burada nesne olgusu temel alınmaktadır. Kayıtlar nesnelere, kayıt grupları sınıflara karşılık gelmekte ve tablonun kendisi ise bir nesne tipi olarak kabul edilmektedir. Bilgisayar Destekli Tasarım (CAD) ve diğer mühendislik uygulamalarında karşılaşılan veritabanlarının işlenmesinde İlişkisel veritabanları yetersiz kalmakta ve yerine nesneye yönelik veritabanları kullanılmaktadır. AutoCad, CadCam gibi programlar bunlara örnek olarak verilebilir.

ANAHTAR Basit Anahtar Bir tablonun içerisinde yer alan kayıtları oluşturan bilgilerden bazıları o kaydı karakterize eden, yani onu diğer kayıtlardan ayıran bilgilerdir. Bu tür alanlar tablo ortamında bir tane olabileceği gibi birden fazla da olabilirler ki, bu tür alanlara Basit Anahtar (Primary Key) yada kısaca Anahtar denir. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Primary key olarak belirlenen bir alan, öncelikle index özelliği ve record dizisi içerisinde tekrarlanamaz özelliğe sahip olur. Bu tür alanlar primary key olarak belirleneceği zaman bu unsurlarında mutlaka göz önüne alınması gerekir.

Bileşik Anahtar Birden fazla alan bir araya gelerek oluşturulan anahtarlara Bileşik Anahtar (Composite Key) denir. Bu tür alanlar genelde özel kodlar veya sıra numarası gibi alan tiplerinin kullanılmadığı ya da programatik olarak istenilen bir veri kümesine sadece hızlı erişim amacıyla kullanılan anahtar türüdür.

Örnek Personellerin bir kod numarası düzeneğinde kodlanmadığı bir ortamda, kayıtların birbirine karışmasını önlemek amacı ile personel adı ve soyadı alanlarının bir bütün halinde düşünülerek bir bileşik anahtar oluşturması düşünülebilir.

Dış Anahtar Sadece iki tablo arasında İlişki kurulmasını sağlayan ortak alanlar ise Dış Anahtar (Foreign Key) olarak adlandırılırlar. Bu anahtar türlerinin İlişkide bulunduğu alanların ortak özellikler taşıması gerekmeyebilir ve bu anahtarlar zaman zaman geçici anahtar türü olarak da kullanılır. Örnek: Sadece bir sorgunun neticesi alınana kadar.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Anahtarın İşlevi Anahtar olarak belirlenen alan yada alanlara daha önce girilen bir bilginin aynısını girmek olanaksızdır, böylece istemediğimiz bilgi tekrarlarından kurtulmuş oluruz. Örnek: Emniyet Teşkilatımızda aynı sicili kullanan personel yoktur. Demek ki biz sicil alanının anahtar alan olarak seçildiği zaman aynı sicili farklı personele verilmesini önlemiş oluruz.

Anahtar Nasıl Belirlenir? Hangi alan yada alanların anahtar olarak belirlenebileceği sorusunun yanıtını verebilmek için, hangi bilgilerin tablo içerisinde birden fazla yer alamayacağını saptamak gerekir. Yani amaç mükerrer kayıtları engellemektir.

İlişkisel Bütünlük Bir tablonun dış anahtarının her değerine, İlişkide olduğu diğer tabloda mutlaka bir kayıt karşılık gelmelidir. Böyle bir gereklilik, örneğin kayıtlardan çıkarılmış bir personelin hala izin veya maaş tablosunda yer almasını önlemenize yardımcı olacaktır. Bu nedenle bir personel kayıdını iptal ederken ona İlişkin tüm izin ve maaş kayıtlarının da iptal edilmesi gerekmektedir. Aynı şekilde, personel bilgilerinde yapılan bir değişikliğin İlişkide olduğu diğer tablolara da yansıtılması gerekir. Bu yaklaşıma İlişkisel Bütünlük (Referential Integrity) demek mümkündür.

SIRALAMA Tabloları kullanırken zaman zaman kayıtları sıralama gereksinimi duyabiliriz. Sıralama genellikle basit anahtar üzerinden yapılır. Sıralamadaki tek amaç veri kümeleri içinde aranan bir verinin kolayca bulunabilmesidir. Örnek: Kimlik tablosunda yer alan kayıtları personel siciline göre yada ada göre sıralayabiliriz.

İndex Ancak, istenirse farklı bir sıralama mantığı kullanılabilir. Bunun için kayıtların sıralanış mantığını belirleyen bir index dosyası yaratılır. Index dosyaları kitapların arka sayfalarında yer alan indexler gibi çalışırlar. Bir kitap içerisinde belirli bir konuyu aradığımızı varsayalım, index, size bu konunun hangi sayfalarda yer aldığını çabucak bildirecek ve böylece tüm kitabı taramanızı önleyecektir. Index dosyalarıda benzer biçimde, belirli bir değer ve o değere karşılık gelen kayıt numarasından (indis) oluşan bilgi çiftlerinden oluşurlar.

Index türleri Birincil indeks Basit anahtar üzerinden hazırlanan indeks türlerine Birincil İndeks (Primary Index) denir.

İkincil indeks Anahtar olmayan alanlar üzerinden hazırlanan indekslere İkincil İndeks (Secondary Index) denir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

İndeks kullanımının yararları İndeks dosyaları yardımı ile özellikle büyük veritabanları üzerinde yapılan arama ve sıralama işlemleri oldukça hızlanır. İndeks kullanmanın yegane sebebinin sorgulama işlemlerinde performans olduğunu unutmayalım.

İndeks kullanımının zararları İndeks dosyalarının getirdiği bazı sakıncalar da yok değildir. İndeksler tablo ortamındaki verilerin sayısı arttıkça kayıt ve güncelleme işlemlerini yavaşlatır. Çünkü tabloda yapılan her değişiklikte indeks dosyasıda kendi kendini güncelleştirecektir.

İndeks ne zaman kullanılır? Bunun tesbitini yapabilmek için tablo üzerinde yapılacak sorgulama ve sıralama işlemlerinin hızına bakmak gerekir. Eğer bu işlemler uygulamanın genel verimini azaltacak derecede yavaş ise bu durumda bir indeks kullanılmasında yarar vardır. Kullanıcıyı etkileyecek denli yavaş gerçekleşmiyorsa index kullanımından kaçınmak gerekir. Şunu unutmayalım ki, salt veritabanı ortamı düşünüldüğünde indeks yerleştirmek veya var olan indeksi kaldırmak son derece kolaydır. Buda günümüz veritabanı ortamlarının dikkat çekici özelliklerinden biridir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

SORGULAR Bir veritabanı üzerinde istenilen bir bilgiye erişim işlemine Sorgulama (Query) adı verilir. Sorgulama işleminin tüm ölçüt ve koşulları önceden bilinmeli ve belirtilmelidir. İlişkisel veritabanları tek bir sorgu tanımıyla birden fazla tablo üzerinde bilgiye erişme olanağı sağlar. Sorgulama teknikleri kullanılan veritabanı türüne göre ve veritabanı yönetim sistemine göre değişir. Sorgular neticesinde oluşan sorgu tabloları dinamik yapıya sahip birer tablo niteliğindedirler. Sorgular isteğe karşılık gelen yanıtlar üretirler ki buna da dinaküme (dynaset) denir. Bir dinaküme içindeki kayıtlar, bir ya da daha çok tabloya ait alanları içerebilirler.

Rütbe tablosunun verileriyle birlikte gösterir.

Şube tablosunun verileriyle birlikte gösterir.

Gereksindiğiniz tüm verileri büyük bir tabloda niçin tutulmadığı gibi bir soru akla gelebilir. Yanıt, bir İlişkisel (relational) veritabanının gücünde saklıdır. Her veri konusu örneğin Kimlik bilgileri, rütbesi, şubesi için ayrı bir tablo yarattığınızda; sonuç, İlişkili verileri bir araya nasıl getireceğiniz konusunda olağanüstü esneklik kazandıran bir düzenektir. Sorguları, hemen hemen tıpkı tablolar gibi kullanabilirsiniz. Bir sorguyu açabilir ve dinakümesini bir veri sayfası içerisinde görebilirsiniz. Bir formu ya da raporu bir sorguya dayandırabilirsiniz. Bir sorgunun dinakümesi içindeki verileri güncelleyebilir ve değişiklikleri, verilerin yer aldığı tabloya geri kaydedebilirsiniz. Sorguların esnekliği yüzünden, onları tablolardan daha sıkça kullandığınızı fark edeceksiniz. Çünkü, sorguyu veri sıralamak ya da veri tabanındaki tüm verilerin anlamlı bir alt kümesini görmek için kullanabiliriz.

Yapısal Sorgulama Dili ( SQL ) SQL (Standart Query Language) günümüzde varolan veritabanı yönetim sistemlerinin hemen hemen tümünce kullanılan, standart bir İlişkisel veritabanı dilidir ve tablo yaratmak gibi sorgulamadan başka yararları da vardır. SQL’in en önemli üstünlüğü, yaygın veritabanı sistemlerinin desteklediği ve benimsediği ortak bir dil oluşudur. Herhangi bir veritabanı sistemi üzerinde öğrenilmiş SQL ile herhangi bir diğer veritabanı iletişim kurmak mümkündür. Buna karşın, kullanıcı açısından en sakıncalı yanı komut kullanımını gerektirmesidir. Görsel sorgulama kullanıcıyı daha çok cezp etmektedir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

SQL Sorgu dili kullanılarak oluşturulmuş bir sorgu örneği

Örnekle Sorgulama (QBE) QBE (Query By Example) yöntemi görsel bir sorgu yöntemidir ve komut kullanımını tümüyle ortadan kaldırmaktadır. QBE aracılığı ile sisteme, sorgu sonucunda elde edilmek istenenler görsel olarak anlatılmaktadır.

QBE bir sorguyu geliştirmeyi kolaylaştırır. Sıklıkla, bir soru bir başkasına yol açar ve bir sorguyu sürekli değiştirme gereği duyarız. İşte QBE uzun uzadıya kodlar yazmadan basit işlemlerle sorgu sonuçlarına kullanıcıyı ulaştırabilir. Böyle bir yaklaşımdan sonra SQL sorgu lisanının tüm veri tabanlarında desteklenipte örneksel sorgulamanın neden halen tüm veritabanları ortamında yaygınlaşmadığı yönünde bir soru akla gelebilir. Yanıt ise QBE sorgulamada her şey grafiksel bir ortamda ifade edildiğinden dolayı bu yapı sorgunun performansını düşürmektedir.

SQL ile QBE Karşılaştırması SQL ile QBE arasındaki farkı DOS ile Windows arasındaki farka benzetebiliriz. SQL ve DOS komut tabanlı bir ifade tarzıdır. QBE ve Windows ise grafik tabanlı olup işlemler genelde mouse hareketleri ile kolayca yapılabilmektedir.

VERİTABANI TASARIMI Veritabanı, belirli bir konu ya da amaçla İlişkili bilgiler topluluğudur. Verilerinizi depolayıp gerektiğinde kullanabilme verimliliğinin anahtarı, planlama sürecinde yatmaktadır. İlk olarak, veritabanından ne istediğimizi tanımlayarak, daha hızlı ve doğru bir veri yönetim aracının pratik tasarımını yaratabiliriz.

Veritabanı Plan ve Tasarım Süreci Esnek ve kullanışlı bir veritabanı tasarımı bir veritabanı yöneticisinin en önemli görevleri arasındadır. Veri tabanının amacını ve hangi bilgiyi izleyeceğimizi belirleyecek bir planlama sürecinden geçeceğiz bu süreç 4 aşamadan oluşur. ª Veri gereksinimlerinin saptanması Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

ª Veritabanının ilk halinin tasarlanması ª Veritabanının normalize edilmesi ª Veritabanının fiziksel yapısının tasarımı

Veri gereksiniminin saptanması Bir veritabanı tasarlayabilmek için onun temel amacını bilmek gerekir. Bu nedenle veritabanı tasarımında ilk aşama, onu kullanacak kişi ya da kuruluşun enformasyon gereksinimlerini belirlemektir. Bu kuruluş hangi bilgileri elde etmek istemektedir? Bunu anlayabilmek için o kuruluştaki veri akışının ve karar alma süreçlerinin ayrıntılı olarak çözümlenmesi kaçınılmazdır. Bu aşamaya veri gereksinimi ya da daha yakından tanıdığımız bir terim olan veri analizi adı verilir. ª Analiz aşamasında tasarımcı bazı sorular üzerinde düşünmelidir, ª Veritabanından hangi bilgileri isteyeceğim? ª Hangi konu alanları hakkında bilgi depolamak istiyorum? ª Birbiri ile İlişkili olan alanlar hangileridir? ª Her konu hakkında depolamam gereken bilgiler nelerdir?

Mevcut bilgi akışı Dikkatin öncelikle bilginin mevcut akışına yöneltilmesi gerekir. Halen kullanılan veritabanı verileri yeterince temsil edebilmekte midir? Mevcut veritabanı yapısı üzerinde değişiklik yapılmalı mıdır? Ayrıca veritabanından beklenen formlar, raporlar ve diğer çıktı türleri de incelenmelidir.

Kullanıcılarla görüşme Veri gereksinimlerinin saptanmasında en etkili yollardan biri de hazırlanacak olan veritabanını asıl kullanacak kişilerle görüşmektir. Bu, tasarımcıya değişik bakış açıları kazandıracaktır. Örneğin, bir yazılım şirketinin müşteri veritabanını düşünelim. Şirketin her bölümünün, hazırlanacak olan bu veritabanına bakışı farklı olacaktır. Muhasebe bölümü ilgisini müşterilerin ödeme durumlar üzerinde yoğunlaştıracak, taşıma bölümü ise paketlerin müşteriye hangi biçimde ulaştırılacağını düşünecektir. Teknik destek bölümünün ilgi kapsamına, satılan ürünün tipi, model numarası gibi diğer ayrıntılar girecektir. Tasarımcının amacı tüm bu akış açılarının sentezini yapmak ve her kullanıcının veri gereksinimini ayrı ayrı karşılayacak tek bir veritabanı tasarlamak olacaktır.

Veritabanı ilk halinin tasarımı (Ham veritabanı tasarımı) Veri gereksinimlerini saptadıktan sonra tasarımcı veritabanının mantıksal bir tasarımını yapmaya hazır demektir. Önce, veritabanının kapsamı düşünülmelidir. Tüm veriler tek bir veritabanında mı toplanacaktır, yoksa küçük küçük veritabanlarına mı dağıtılacaktır. İkinci olarak, verileri kategorize etmek ve her kategoriyi bir tabloya dönüştürmek gerekir. Üçüncü olarak, bakışları alanlarda yoğunlaştırmak olacaktır ki bu alanlar veritabanını oluşturacaktır.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Zaten veri gereksinimlerinin saptanması aşamasının sonunda böyle bir liste oluşacaktır. Bu listeyi kullanarak her bir veri elemanı üzerinde şu sorular sorulmalıdır. ª Veri elemanının doğru adı nedir? ª Aynı veri elemanına başka adlar ile de ulaşılacak mıdır? ª Veri tipi nedir? (Sayısal, alfa sayısal...) ª Veri elemanının maksimum uzunluğu nedir? ª Belirli bir değer aralığı olacak mıdır? Bu sorunları olası her alan hakkında sorarak, veritabanına İlişkin bir dizi standart veri tanımı oluşturulabilir. Daha sonra tabloların oluşturulmasında bu tanımlardan yararlanılacaktır.

Veritabanının normalize edilmesi Bu aşamaya dek, tasarımcının masasında veritabanına İlişkin bir mantıksal temel oluşmuştur. Bu temelde tablolar ve alanlar bulunmaktadır. Bu bilgilerin daha iyi düzenlenmesi gerekir ki veri olabilecek en ekonomik biçimde tutulabilsin. Normalleştirme (Normalization) adı verilen bu işlem veritabanı tasarımı aşamalarının en kritik kısmıdır. Normalleştirilmiş veritabanları esnektir. Ve veriler zaman içerisinde değişirken işlenmesi daha da kolaylaşır. Normalleştirme işleminin temel amacı veritabanındaki gereksiz alanların ve İlişkilerin ortadan kaldırılmasıdır. Veritabanının normalleştirme işlemi birkaç adımdan oluşur.

Veri tekrarının önlenmesi Veritabanı normalleştirilmesi işleminin ilk adımı normalleştirilmemiş veritabanında yinelenen veri elemanlarının saptanması ve ortadan kaldırılmasıdır. Bu yapıldıktan sonra bir kaydın her alanı yalnızca tek bir değer içerir. Tablo bu durumda ilk-normal biçimdedir (first-normal form, 1NF). Bu aşamada tek grup ya da tablo halinde bulunan veri alanları parçalanarak kendi grupları ile ilgili tablolar oluşturulur.

Kısmi bağımlılıkların giderilmesi İlk normalleştirilmiş veritabanındaki kısmi bağımlılıkların ortadan kaldırılması gerekmektedir. Kısmi bağımlılıkların olmadığı tabloya İkinci-normal biçim (second normal form, 2NF) adı verilir. Kısmi bağımlılıkların giderilmesi durumunda ayrı gruplara bölünen veri alanları kendi içlerinde de tablolara parçalanarak birbirleri ile olan kısmi bağımlılıkları ortadan kaldırılmış olur.

Geçişsel bağımlılıkların giderilmesi Üçüncü adımda, geçişsel bağımlılıkları da ortadan kaldırmak gerekir. Böylece üçüncünormal biçim (third normal form, 3NF) elde edilir. Üçüncü normal biçim normalleştirme işleminin aslında son adımı değildir. Akademik araştırmalar bu biçimin de bazı sorunları olduğunu ortaya koymaktadır. Bu biçimlere üç biçim daha eklenmiştir. Boyce-Codd normal biçimi, dördüncü-normal biçim ve beşinci-normal biçim. Ancak uygulamaların çoğunda üç düzeyli bir normalleştirme işleminin yeterli olduğu görülmüştür. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Bu adımda veritabanı tablolarına eşlik edecek diğer yardımcı tabloların oluşturulması işlemidir.

Veritabanı fiziksel yapısının tasarımı Normalize edilen ve tüm sorunları ortadan kaldırılan veritabanının elektronik ortama aktarılma işleminden bir önceki adımıdır. Burada olası hatalar pek yok denecek kadar azdır. Tabiki normalize işleminden başarı ile çıkmış bir veritabanı söz konusu ise... Bu aşamada, her tabloda yer alan alanlar tek tek tanımlanmalı ve bu yolla tablolar oluşturulmalı ve en sonunda tablolar arası İlişkiler belirlenmelidir. Alan tanımında belirlenmesi gereken nitelikler şunlardır. ª Alanın adı ª Alanın tipi ª Alanın uzunluğu ª Alanın formatı ª Alanın varsayılan değeri ª Bu alana girilecek verilerin geçerlilik koşulu

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

MICROSOFT ACCESS 2003 Microsoft Access Nedir? MS Access, MS Windows ortamında çalışan İlişkisel bir veritabanı yönetim sistemidir. Kullanımı kolaydır. Eksiksiz bir uygulama, geliştirme ortamıdır. Herhangi bir programlama dili bilgisi gerektirmez. Veri tanımlarında esnektir. Diğer Windows uygulamalarında oluşturulmuş bilgileri Kes / Kopyala / Yapıştır tekniğiyle Access ortamına rahatça aktarabilirsiniz. Diğer veritabanı yazılımlarından bilgi aktarımında hiçbir zorlukla karşılaşmazsınız. Paradoks, dBASE III, dBASE IV, Btrieve, FoxBase ve diğer birçok veritabanı yazılımıyla oluşturulmuş veritabanlarına doğrudan erişebilir ve değişiklik yapabilirsiniz. Günümüzün hemen hemen tüm veritabanı yazılımlarınca desteklenen SQL veritabanı dilini tablolarınızı işlemede kullanabilme olanağı tanımasına karşın zorunlu değilsiniz. Sorgulama işlemlerinizi görerek (QBE) gerçekleştirebilirsiniz. MS Access hem tek kullanıcılı ortamlarda hem de çok kullanıcılı ortamlarda çalışabildiği için verilerinizi başka kullanıcılarla paylaşma olanağı tanır. Mükemmel denilecek düzeyde veri güvenliği sağlar. Hangi kullanıcının ya da kullanıcı grubunun hangi nesnelere (tablo, sorgu, form) ulaşabileceğini belirleyebilirsiniz. Form ve rapor sihirbazlarından yararlanarak form ve rapor hazırlama işlemlerinizi daha kolay ve hızlı bir şeklide gerçekleştirebilirsiniz. Gerçekten karmaşık uygulamalar geliştirmek zorunda kaldığınızda MS Access Basic programlama dilini kullanabilirsiniz. Bir çok Windows uygulamalarında olduğu gibi Access’te sürükle ve bırak (Drag and Drop) tekniği ile işlemlerinizi çok daha hızlı ve kolayca yapabilirsiniz. Access bir anlamda nesneye yönelik veritabanı sayılır ve bir Access uygulaması çeşitli nesnelerden oluşur. Her nesnenin özellikleri ayrı ayrı belirlenebilir ve bu özellikler doğrudan nesne içerisinde olduklarından ayrıca programlanmayı gerektirmezler. Nesnelerin varlığı sizi sayısız komutu aklınızda tutma zorunluluğundan kurtaracaktır. Örneğin, yeni bir kayıt yaratmak için form üzerinde bulunan yeni (new) seçeneğini tıklamak yeterlidir.

Access Nesneleri MS Access’te adı olan her şey bir nesne olarak algılanır. Access ile oluşturulmuş bir veritabanında yer alan belli başlı nesneler; tablolar, sorgular, raporlar, makrolar, modüllerdir.

Tablo Tablolar, belirli bir konu ya da özne hakkında elde edilen verileri bir arada tutmak amacıyla oluşturulmuş bir nesnedir. Alanlardan ve kayıtlardan oluşur. Birincil anahtar içerebilir. Bir tablo üzerinde birden fazla anahtar ve indeks oluşturulabilir. En önemlisi de tablolar bir veri tabanı programının temel taşıdır.

Sorgu Sorgular aracılığıyla tablolardaki veriler üzerinde ayıklama yaparak bir sorunun yanıtı bulunabilir ve veriler üzerinde işlem yapılabilir. Sorgulama işlemi ya QBE ya da SQL Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

yardımıyla yapılır ve birinden ötekine kolayca geçilebilir. Sorguların işlevlerini şu şekilde özetleyebiliriz. ª Çeşitli tablolardaki verileri bir arada görmek ve düzenlemek ª İstenilen alanları ve kayıtları görmek ª Kayıtları sıralamak ª Hesaplamalar yapmak ve toplamlar almak ª Birden fazla kaydı aynı anda güncellemek, silmek ve eklemek

Form Veri giriş ve görüntüleme, uygulamaların çalışması denetlenmesi işlemleri için yaratılmış bir nesnedir. Sorgu ve tablolardan çıkartılmış verilerin en uygun biçimde görüntülenmesi ancak formlar aracılığıyla olanaklıdır. Bu formlar yazıcıya aktarılabilir. Formlar aynı zamanda, bir dizi olaya tepki olarak bir makro ya da modülün çalışmasını da sağlayabilir.

Rapor Verilerden yararlanarak elde edilen bilgilerin istenilen biçim ve düzende gösterilmesini sağlayan nesneye verilen addır. Raporlar kullanılarak veritabanından bilgi türetilebilir ve bunlar yazıcıya gönderilebilir.

Makro Belirli bir duruma tepki olarak gerçekleşmesini istediğiniz işlem ya da işlemlerin oluşturduğu nesnelerdir. Makrolar kullanılarak bir dizi işlem ardı ardına gerçekleştirilebilir.

Modül MS Access Basic dili yardımıyla oluşturulmuş fonksiyonlara verilen addır. Visual Basic’teki modüllere benzer ve dBASE ya da Paradox’taki programlara eşdeğerdirler. Makroların yetersiz kaldığı işlemlerde modüllere başvurulur. Modüllerin kullanılabilmesi için mutlaka Access Basic dili bilinmesi gerekir. Access Basic dili gelişmiş bir mantığa sahip tam bir programlama dilidir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

MS ACCESS NASIL KULLANILIR? Access’in Çalıştırılması MS Access kullanmış olduğumuz Office programınızı kurduktan sonra, artık çalışmaya hazır demektir. Access’i çalıştırmanın birkaç yolu vardır. Access bilgisayarınıza kurulduktan sonra Başlat (Start) düğmesine bağlı Programlar (Programs) grubu içerisinde yerini alır. Bu nesne üzerinde tıklama yapılarak çalıştırabilirsiniz, Bulunduğu sürücü ve dizindeki simgesine çift tıklama yapılarak çalıştırılabilir, Başlat (Start) düğmesine bağlı Çalıştır (Run) komut satırına bulunduğu Path ve Application adı yazılarak çalıştırılabilir. Bir diğer yöntem ise herhangi bir uygulama veritabanı dosyası üzerine çift tıklayarak ta olabilir. Access herhangi bir ofis ailesi ürün içerisinden de çalıştırılabilir. (Excel, Word vb.) Windows işletim sisteminin MS-DOS Prompt’una çıkarak gerekli path verildikten sonra komut satırına Access yazılarak da çalıştırılabilir.

İlk Access Ekranı Access ilk çalıştırıldığında bir açılış ekranı (Shape) ile karşılaşılır. Bu ekran Access’in bütün unsurları ile belleğe yüklenene kadar ekranda kalır ve kendiliğinden kaybolur. Bu ekran üzerinde Access veritabanı programının lisanslı kullanıcı adı, ürün kodu ve telif hakları ile ilgili kısa bir açıklama bulunmaktadır.

Bu ekranın görüntüden kaybolmasının ardından karşımıza ilk gelen ekran veritabanı oluşturma yolunda ya da var olan veritabanını kullanmak amacıyla açma yolundaki ilk adımı ifade eden diyalog kutusudur. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Boş veritabanı: Bu radyo düğmesi seçilerek tamam düğmesine basacak olursak yeni bir Access dosyasını sıfırdan hazırlayacağımız anlamı taşır.

Boş Veri Erişim Sayfası: Access’in internet üzerinden veri erişim sayfası oluşturma. Bilgisayarımda: Access’ten yardım alarak yeni bir veritabanı hazırlanacağı anlamındadır. Access tarafından kullanıcıya hazır olarak verilen veritabanı örnekleri burada doğrudan kullanılabilir. Var olan dosyadan aç: Bu radyo düğmesi varsayım seçili olarak gelir. Anlamı, daha önceden disk ya da disket ortamına kayıt edilmiş bir veritabanı dosyasını açmak istediğimizi belirtmiş oluruz. Access’te Yardım Almak Access’te herhangi bir konu hakkında yardım alabilmek için şu iki yoldan birisi kullanılabilir. Burada unutulmaması gereken bir konu var. Her ne kadar kullandığımız veritabanı programı olan Access’in Türkçe sürümü de olsa karşımıza gelen yardım menülerinin bir çoğu İngilizce olarak karşımıza çıkacaktır. Yardım menüsünü kullanmak

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

MS Access’in Yardım pencereleri hiyerarşik bir düzene sahiptir. İçindekiler ve Office Online olarak iki parçadan oluşmakta, İçindekiler tablosundan herhangi bir konuyla ilgili yardım almak amacıyla açılmış pencerelerde, hakkında yardım alacağınız yeni konu başlıkları bulabilirsiniz ve böylece ilgilendiğiniz konu hakkında daha ayrıntılı bilgiler edinme olanağına kavuşuruz.

Her yardım penceresinde bulunan standart bir menü, size bir dizi seçenek sunar. Menünün altında bulunan bir dizi aracın oluşturduğu araç çubuğunu kullanarak da çeşitli işlemleri gerçekleştirebiliriz.. Ofis yardımcısını kullanarakta yardım pencerelerinden yararlanılabileceğini belirtmiştik. Bunun için ise standart araç çubuğu üzerinde bulunan Office Yardımcısı düğmesine tıklanarak yardım konularına ulaşılabilir.

. Yardım istenilen herhangi bir konu başlığı mouse ile tıklanarak yardım konularına ulaşılabilir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

ARAÇ ÇUBUKLARI (TOOLBARS)

Araç çubuklarında 3 ayrı diyalog kutusu ile karşı karşıyayız. Birinci diyalog kutusunda aktif kullanılan ya da kullanılacak araç çubuklarının ekrana basılması ya da kaldırılmasını sağlamaktadır. Görüntülenmesi istenilen araç çubuğu isminin solundaki onay kutusuna bir onay işareti konulmak koşulu ile ilgili araç çubuğu ekranda görüntülenebilir veya var olan araç çubuğunun onay işareti yok edilerek görüntüden kaldırılabilir. İkinci diyalog kutusunda ise, kategoriler kısmında Access’te kullanılan menüler ve komutlar bölümünde de ilgili menülere bağlı komutlar listesi yer almaktadır. İstenilen herhangi bir komut, herhangi bir araç çubuğu üzerinde kullanımı için Mouse’nin sol düğmesi ile sürükle bırak yapılarak ilgili araç çubuğunda kullanımı sağlanır.

Üçüncü diyalog kutusu araç çubukları üzerindeki düğmelerin büyük görüntülenmesini sağlamak için Büyük Simgeler onay kutusunu, mouse göstergesini düğmeler üzerine sürüklediğimizde sarı bant içinde beliren ipuçlarının görülmesi için Ekran İpuçlarını Araç Çubuklarında Göster onay kutusu, bu ipuçları ile birlikte klavye kısayol tuşlarının görülmesi içinse Kısayol Tuşlarını Ekran İpuçlarında Göster onay kutularının işaretli olması gerekir. Son bölümdeki menü canlandırmaları ise menülerin açılması sırasında çeşitli canlandırma efektlerinin kullanımları ile ilgili seçeneklerin bulunduğu bölümdür.

Araç Çubuklarında Değişiklik Yapmak Access ile birlikte hazır olarak verilen araç çubuklarında değişiklik yapmak istiyorsak Görünüm MenüsüÎAraç ÇubuklarıÎÖzelleştir komutlarının çalıştırılması ve hangi araç çubuğu üzerinde bir değişiklik yapılacak ise o araç çubuğunun Access penceresine getirilmesi gerekir. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Değişiklik için Komutlar sekmesine geçerek ilgili diyalog kutusunun gelmesi sağlanır. Bu diyalog kutusunun sol tarafında Kategoriler adlı liste içinde komut kategorileri listelenmektedir. Sağ tarafta ise Komutlar adındaki kutunun içinde kategorilere ait komut ve düğme listeleri yer almaktadır. Bu komut ve düğmelerin ne işe yaradıklarını öğrenmek için ilgili komutun mouse ile tıklanmasından sonra Tamam düğmesine tıklanması yeterlidir. Bu komut ve düğmelerden herhangi birini Access penceresinde görüntülediğiniz araç çubuğuna taşımak için mouse göstergesini ilgili komut veya düğme üzerine getirerek sürükle bırak tekniği ile araç çubuğu üzerine kolayca taşıyabiliriz. Araç çubukları üzerinde bulunan düğmelerin görüntüsünde, adında, biçeminde ve ekran kısayollarında değişiklik yapmak mümkündür. Araç çubukları diyalog kutusu görüntüde iken herhangi bir düğme üzerinde mouse sağ tuşuna basılacak olursa bununla ilgili işlemleri yapabileceğimiz popup menü karşımıza gelir.

Yeni Araç Çubuğu Hazırlamak Access ile birlikte verilen araç çubukları dışında hazırlanacak yeni araç çubukları bir veri dosyasına ait olmak zorundadırlar. Bu nedenle açık bir veritabanı dosyası yokken yeni bir araç çubuğu oluşturmak mümkün değildir. Eğer açık olan bir veritabanı dosyamız yok ise Görünüm Menüsünden – Araç Çubukları – Özelleştir ve Yeni Butonuna basarak Veritabanımızın adı DENEME olsun. Bu arada hazırlanacak olan yeni araç çubuğu sadece DENEME isimli veritabanı dosyamıza ait olacaktır. Yeni... düğmesi basıldığında ekrana Yeni Araç Çubuğu adında bir diyalog kutusu gelir ki, burada oluşturulacak yeni araç çubuğuna bir isim verilmesi söz konusudur. Oluşturulacak yeni araç çubuğunun varsayım adı Özel 1’dir.

Bu işlemden sonra Access penceresi içinde yeni hazırlanan araç çubuğu küçük bir pencere ile temsil edilmektedir. Bu pencerenin adı yeni araç çubuğu diyalog kutusunda verdiğimiz isimdir. Eğer bu pencereyi mouse ile Access penceresinin menü çubuğuna kadar taşıyacak olursak, pencere şeklindeki araç çubuğu, Access ile verilen araç çubukları gibi bir görünüm alacaktır. Şimdi yapılması gereken Komutlar sekmesine geçip karşımıza gelen Kategoriler ve Komutlar kutularından bu araç çubuğu üzerinde olmasını isteğimiz komut ve düğmeleri sürükle bırak tekniği ile yeni araç çubuğu üzerine taşımaktır. Araç Çubukları sekmesinde bulunan Yeniden Adlandır... düğmesi ile daha önce hazırlanan araç çubuklarının adlarını değiştirebilir, Sil düğmesi ile silebilir, Sıfırla... düğmesi ile tüm araç çubuklarının orijinal yapılarına dönmesi sağlayabilir ve Özellikler düğmesi ile de araç çubuklarının diğer özelliklerine ulaşabiliriz. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

YENİ BİR VERİTABANI YARATMAK Access başlatıldığında ekrana gelen diyalog kutusunda 3 radyo düğmesinin bulunduğundan ve bunların boş veritabanı, veritabanı sihirbazı ve varolan veritabanını açma işlevlerini yerine getirdiğinden bahsetmiştik.

Yeni Veritabanı Yaratmak İlk olarak sihirbazdan yararlanmadan veritabanı dosyası nasıl hazırlanır bunu deneyeceğiz. Yeni bir veritabanı oluşturabilmek için boş veritabanı radyo düğmesi işaretlenmeli ya da Dosya menüsünden Yeni Veritabanı komutları seçilmelidir. Her ikisinde de karşımıza gelen diyalog kutusu Yeni Veritabanı Dosyası adını taşımaktadır.

Bu diyalog kutusunda kayıt yeri isimli açılır liste kutusundan veritabanının kayıt edileceği sürücü (A: \>, C: \>, D: \> vb.) seçimi yapılmalıdır. Sürücü seçiminden sonra kayıt yeri altındaki kutu içerisine aktif hale getirilen sürücüde bulunan klasörlerin listesi gelir ki buradan kayıt edilecek klasör seçimi yapılmalıdır. Dosya adı kısmına ise oluşturulacak veritabanına bir isim verilmeli ve Yarat düğmesine basılarak işlem tamamlanmalıdır. Bu şekilde bir veritabanı dosyası oluşturulduğunda karşımıza gelen diyalog kutusu veritabanı nesnelerini oluşturabileceğimiz bölümdür.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Burada dikkat edilmesi gereken bir konu var. Excel ve Word’den farklı olarak dikkat edilirse veritabanı dosyamız için ilk olarak bir sürücü ve klasör seçimi ardından da bir isim verdik. Burada bu işlemlerin neden önce gerçekleştiği konusunda bir soru akla gelebilir. Yanıt basit; veritabanı dosyasını oluşturmuş olmamız henüz o veritabanında kullanılacak olan nesnelerin (tablo, sorgu, form vb...) oluştuğu anlamını taşımaz. İşte oluşturulacak bu nesnelerin mutlaka kayıt edileceği ortamın daha önceden tespit edilmiş ve fiziksel ortamda bir varlığının mutlaka bulunması gerekir. Şu da unutulmamalı ki veritabanlarında kayıt bazında yapılan her işlem anında veritabanı ortamına kayıt edilir. Sadece veritabanı yapısında yapılacak değişikler durumunda veritabanınızın ekstra kayıt edilmesi söz konusudur.

Sihirbaz Kullanarak Bir Veritabanı Oluşturmak Sihirbaz kullanarak bize Access tarafından hazır olarak verilen veritabanı örneklerini hızlı bir şekilde makinanıza kurabilir, bu veritabanı alanları üzerinde değişiklik yapabilir, kullanım amacına uygun olarak uyarlayabilir ve çok hızlı bir şekilde sonuca ulaşabiliriz. Adından da anlaşılacağı üzere bu işlemleri yaparken bize düşen sihirbazın bize yönelteceği birkaç soruya doğru cevap vermekten başka bir şey değildir. Sihirbaz kullanarak bir veritabanı oluşturmak birkaç adımdan oluşur. İlk adım Access ilk çalıştırıldığında Veritabanı Sihirbazı radyo düğmesinin seçilmesi ya da Dosya Menüsünden Yeni ve ordan Bilgisayarımda komutu çalıştırılarak Yeni isimli diyalog kutusunun karşımıza gelmesi sağlanmalıdır. Bu diyalog kutusundan veritabanları sekmesine geçilerek hazırlayacağımız veritabanına uygun bir veritabanı örneğinin seçilmesi ve Tamam düğmesine basılması gerekir. Burada Demirbaş Takip isimli veritabanını seçelim.

Bu aşamadan sonra sihirbaz artık çalışmaya başlamış demektir ve sihirbazın birinci adımı artık karşımızdadır.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Bu adımda sihirbaz tarafından oluşturulacak veritabanının kayıt edileceği sürücü, klasör ve ismi verilerek yarat düğmesine basılır ve 2. adıma geçilir. İkinci adımda sihirbazınız oluşturulacak veritabanı ortamında hangi türden bilgilerin saklanabileceği konusunda sizlere bilgi getiriyor.

Dikkat edilirse veritabanı fiziksel ortamı belirlendikten sonra sihirbaz formları üzerinde birtakım düğmeler belirdi. Bu düğmelerin görevi sizi sihirbazın sonraki alanlarına ya da geriye dönerek sihirbaz tarafından yöneltilmiş sorulara verilen cevapları değiştirmek amacı ile kullanabilirsiniz. Bunun dışında işlemi bitirmek amacıyla iptal edebilirsiniz.

Üçüncü adımda veritabanında bulunacak olan tablolarda, alanların seçimini tablodaki alanlar liste kutusunda işaretleyerek, dilediğini seçebilir yada seçili olan bir alanı iptal edebilir. Burada dikkat edilmesi gereken tek husus; bu alanların birbirleri ile doğrudan bir İlişkisinin olup olmamasıdır. Eğer alanlar arasında doğrudan bir İlişki varsa ve siz bu alanlardan bir tanesinin tablo üzerinde bulunmasını istemiyorsanız sihirbazınız buna izin vermeyecektir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Dördüncü adımda, verilerinizi girerken zorluk çekmeyeceğiniz ve veri arama işlerinde size kolaylık sağlayacak formlarınızın tipi ve şeklini bu dördüncü adımda seçebilirsiniz. Bir önceki adımda bir hata yapmış iseniz geri düğmesine basarak adım üçe geri dönebilirsiniz.

Beşinci adımda raporlar ve çıktılarınız için özel hazırlanmış 6 değişik modelde rapor başlığı bulunmaktadır. Size düşen sadece uygun olan bir tanesini seçmek ve ileri düğmesine basmak.

Bu adımda veritabanınızın adının ne olmasını istiyorsanız ilgili metin kutusu alanına yazmalısınız. Eğer bir resmin tüm raporlarınızda çıkmasını istiyorsanız Evet bir resim bulundurmak istiyorum onay kutusunu işaretlemeli ve Resim düğmesine basarak bir resim dosyasını seçmelisiniz. Evet artık yedinci adımdasınız ve birazdan sihirbazın bir veritabanı oluşturma işlemi bitecek. Son olarak veritabanınız hakkında bir yardım görüntülenmesini istiyorsanız alttaki Veritabanı hakkında yardım görüntüle onay kutusunu ve oluşturulduktan sonra veritabanının görüntülenmesini istiyorsanız da Evet, veritabanını aç onay kutularını işaretleyerek Son düğmesine basmalısınız.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Artık veritabanınız oluşturuluyor yapmanız gereken çok kısa bir süre beklemek.

Veritabanı Dosyasını Açmak Access aynı anda ancak bir veritabanı dosyasını açık tutabilmektedir. Bu nedenle sabit diskte kayıtlı olan bir dosyayı açmak istiyorsak, üzerinde çalıştığımız bir veritabanı dosyası var ise bunu kapatmakta yarar var. Aksi durumda bu işlemi Access kendisi otomatik olarak kendisi yapacaktır.

Veritabanı Dosyasını Kapatmak Dosya menüsünden Yeni Veritabanı komutunu vererek hazırladığımız veritabanı dosyasını istediğimiz zaman kapatabiliriz. Açık olan veritabanı dosyasını kapatmak için Dosya menüsünden Kapat komutu çalıştırılır ya da kontrol düğmesi de kullanılabilir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

TABLOLAR Veritabanı Sihirbazı’ndan yararlanmadan hazırlanan veritabanı dosyasının içeriği başlangıçta boştur. Access dahilinde hazırlanan veritabanı dosyalarında, tablolar, bilgi giriş formları, sorgular, raporlar ve makrolar yer alabilirler. Ancak veritabanı dosyalarının en önemli bileşeni tablolardır. Henüz tablo içermeyen bir veritabanı için rapor, form, sorgu hazırlamak anlamsızdır. Yarattığınız veritabanınıza bilgi girişi yapmak istiyorsanız, bir tablo yaratmak zorundasınız. Yeni bir tablo yaratabilmek için ilgili veritabanı penceresinin açık olması gerekir. Çünkü yaratılacak her veritabanı nesnesi bu pencere içinde yer alacaktır.

Access dahilinde yeni bir tablo yaratmanın çok değişik yöntemleri vardır. Yeni bir veritabanı yaratabilmek için veritabanı penceresinin Tablolar sekmesinde bulunmalı ve buradan Yeni düğmesine basılmalıdır. Bu düğmeye basıldığında tablo oluşturma tekniklerini içeren bir diyalog kutusunun açıldığı görülecektir. Eğer veritabanı ortamında tablo ilk kez oluşturuluyor ise Yeni düğmesi dışında kalan Aç ve Tasarla düğmelerinin pasif olduğu görülecektir.

Yeni Bir Tablo Yaratmak Şekil’de de görüldüğü gibi birbirinden farklı 5 değişik tablo oluşturma yöntemi var. Bu yöntemlerden en etkili olanı Tasarım Görünümü yöntemidir ve veritabanı ilk kez oluşturuluyor ise genelde tercih edilen yöntemlerden biridir.

Veri sayfası görünümü tekniği ile tablo yaratma Tablolar sekmesine geçiniz ve Yeni düğmesine basarak Yeni Tablo diyalog kutusunun gelmesini sağlayınız. Yeni tablo diyalog kutusundan Veri Sayfası Görünümü tekniğini seçerek Tamam düğmesine basınız. Artık veritabanı Veri Sayfası Görünümü penceresindesiniz. Sütunlar şeklinde karşınıza gelen bu pencerenin varsayım adı Tablo1’dir. Bu pencerede her bir sütun bir alanı temsil etmektedir. Tablolarınızda bulunan verileri görmek, değiştirmek, silmek ya da eklemek için tablonuzun veri sayfası görünümü penceresinde açık olması gerekir. Bu pencerede verilerinizi satırlar ve sütunlar halinde izlersiniz. Veri sayfasın görünümünü açmak için ilgili tabloyu çift tıklamak ya da tablo seçili durumda iken Aç düğmesine basmak yeterlidir. Bir diğer yol ise tasarım aşamasındayken araç çubuğu üzerinde bulunan görünüm düğmesine basmaktır.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Veri sayfası görünüm penceresinde yön tuşları ile satırdan satıra, Tab ve Shift+Tab tuşları ile de sütundan sütuna geçebilirsiniz. Bu hareketleri, pencerenizin altında ve sağında bulunan kaydırma çubuklarını kullanarakta yapabilirsiniz. Alttaki kaydırma çubuğunun sol tarafındaki 5’li düğme grubu ve metin kutusundan bu nesne ise kayıt seçicidir. Kayıt seçici ile ilk, son, önceki ve sonraki kayıtlara gidebilir ya da yeni bir kayıt girebilmek için en alt satıra inebilirsiniz. Kayıt seçicinin metin kutusu içindeki rakam kaç numaralı kayıt üzerinde bulunduğunuzu görüntüler. Bu metin kutusuna herhangi bir kayıt numarası yazılarak Enter tuşuna basılacak olursa belirtilen kayıt üzerine konumlanmış olursunuz. Veri sayfası görünümünde sütun başlıkları (alan adları) varsayım isimleri Alan1-2-3-4... şeklindedir. Access dahilindeki bir tablo ortamında bunlara benzer maksimum 255 sütun (alan) tanımlayabileceğinizi unutmayınız. Bu tekniği kullanarak tablo hazırlamak, genelde çok hızlı bir şekilde bir veri grubunu kullanarak sonuç elde edileceği zaman ya da farklı bir veritabanı ortamında bulunan kayıtların transfer işleminde tercih edilen bir yöntemdir. Burada alanları tanımlayabilmek için Alan1-23-4... şeklinde bulunan alan isimleri üzerinde mouse sol tuşuna çift tıklamak ya da Biçim menüsünde Sütunu Yeniden Adlandır komutunun çalıştırılmasıyla birlikte size yeni alan ismi tanımlamanız için Alan1-2-3-4... isimli sütun başlıkları seçili hale gelir. Daha önce tasarım yönteminde bahsedilen alan isimleri tanımlama kuralları çerçevesinde bu alan isimleri buradan oluşturulabilir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Bu şekilde alan isimleri tanımlanan tablolara veri girişi yaparken, verinin girildiği bir sütundaki veri tipi tamamiyle sayısal, tarihsel, metin, mantıksal vb. gibi ise bu alan tipleri Access tarafından kendiliğinden bu veri türlerine göre kendiliğinden düzenlenir.

Yukarıdaki Şekil’de veri sayfası görünümü tekniği ile hazırlanmış bir tablo ve bu tablonun tasarım penceresindeki durumu görülmektedir.

Tasarım görünümü tekniği ile tablo yaratma ve tasarım penceresi

Tablolar sekmesine geçiniz ve Yeni düğmesine basarak Yeni Tablo diyalog kutusunun gelmesini sağlayınız. Yeni tablo diyalog kutusundan Tasarım Görünümü tekniğini seçerek Tamam düğmesine basınız. Artık veritabanı tasarım penceresindesiniz. Izgara şeklinde karşınıza gelen bu pencerenin varsayım adı Tablo1’dir. Bu pencerede ızgara şeklindeki her satır bir alanı temsil etmektedir. Tablo herhangi bir alan ve alan bilgisi içermiyorken bu tablonun veritabanı ortamına kayıt edilemeyeceğini unutmayalım. Tablo Tasarım penceresinin üst kısmı 3 sütundan oluşmaktadır.

Alan adı Tabloya eklenmek istenen alanların adlarının yazıldığı bölümdür. Alan Adı kısmına yazılacak alan adlarını yazarken dikkat edilecek birkaç konu var; eğer alan adı bileşik bir Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

kelimeden oluşuyorsa bu alan adı ya birbirine yapışık yazılmalı ya da alan isimleri arasına “_” (alt tire) karakteri konularak birbirinden ayrılmalıdır. Bunların dışında kalan separatörlerin kullanımından mümkün olduğunca kaçınılmalıdır. Bunun dışında mevcut veritabanı yapısı kullanılarak program geliştirecek olanlar alan adlarında Türkçe karakter (ç,ö,ş,ğ,ü,ı,) kullanmamalı ve Noktalama işretlerinden kaçınılmalıdır. (örnek: s.no)

Veri türü Veri Türü sütununda ise alanın veya söz konusu alana daha sonra girilecek bilginin tipi belirlenir. Söz konusu bir alanın varsayım Veri Türü Metin özelliğindedir. Tanım alanına ise o alan hakkında açıklayıcı bilgi yazılır. Yazılan bir açıklama bilgileri veritabanı tasarım sürecine etki etmeyip, sadece tablo tasarım aşamasında görülürler.

Alan özellikleri Bu alan ilk başta pasif görünümdedirler. Herhangi bir alan adı tanımlanıp veri türü sütununa geçildiği anda aktif hale gelen bu bölümdü 2 adet sekme durağı vardır.

Genel sekmesi Alan olarak tanımlanan bir veri başlığının, boyutu, biçimi, giriş maskesi, geçerlilik kuralı, varsayım değeri, geçerlilik kuralı ve indeks gibi bilgilerinin tanımlandığı bölümdür.

Arama sekmesi Alanların bir metin kutusu, liste kutusu ya da açılır liste kutusu olacağı şeklinde tanımlamaların yapıldığı bölümdür.

Tablolarda Alan Tanımlamak Yukarıda belirtilen iki teknikten ilki olan tasarım görünümü tekniğini kullanarak tablolarımızda istediğimiz alanları tanımlayabiliriz. Örnek olması açısından aşağıda alan isimleri ve veri türleri örneklerinden bazıları bulunmaktadır.

Alan Adı

Veri Türü

Sıra_no

Otomatik sayı

Sicil_no

Sayı

Adı

Metin

Soyadı

Metin

Tel_no

Metin

Doğ_tarihi

Tarih/Saat

Medeni_hal

Evet/Hayır

Aylık_geliri

Para Birimi

Resim

OLE Nesnesi

Alan tanımlamak için, boş tablo tasarım penceresinde Alan Adı sütunundaki ilk satırı tıklayınız ve tanımlayacağınız ilk alanın adını buraya yazınız. Daha sonra Tab tuşuna basarak ya da mouse kullanarak Veri Türü sütununa geçiniz. Veri tipinin kendiliğinden Metin olarak varsayıldığını ve hemen bunun sağ tarafında ise bir aşağı

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

ok işareti içeren küçük bir gri kutucuk olduğunu göreceksiniz. Bu kutucuğu tıklayarak alan tiplerinin listesini görebilir, alanınıza uygun bir tipi buradan seçebilirsiniz.

Tablolarda veri türleri (Alan tipleri) Access’te birbirinden farklı sekiz veri tipi vardır. Değiştirmeksizin varsayılan tipi Metin’dir.

Metin tipli alanlar (Text) En çok 255 byte (karakter) uzunluğundaki yazısal verileri için kullanılır. Bu tipteki veriler harfler, sayılar ve noktalama işaretlerinden oluşabilirler. Hatta ANSI karakter kümesinde yer alan özel sembolleri de bu tip veriler içerisinde kullanabilirsiniz. Üzerinde hesaplama yapmayacağınız sayısal verileri Metin olarak düşünebilirsiniz.

Not tipli veriler (Memo) En çok 65535 byte (karakter) uzunluğundaki yazısal veriler için kullanılır. Not, açıklama türündeki uzun yazılardan oluşan verilerin girileceği alanlar bu tipte tanımlanmalıdır.

Sayı tipli alanlar (Number) Sayısal veriler için kullanılır. Tamsayı ya da ondalık sayılar kullanılabilir. Hesaplamalarda kullanılacak verileri bu tipte tanımlamalıyız. 1, 2, 4 ya da 8 byte uzunluğunda olabilirler.

Tarih/Saat tipli alanlar (Date/Time) Tarih ve saat verileri bu tipteki alanlara girilir. 100 ile 9999 yılları arasındaki tüm tarihler Access tarafından kabul edilir. Bu tip verilerin görünümleri çeşitli biçimlerde olabilirler. 8 byte yer kaplarlar.

Para birimi tipli alanlar (Currency) Parasal verilerin girileceği alanların veri tipi bu olmalıdır. Özel para simgeleri bu tip verilerde kullanılabilirler. Tamsayı ya da ondalık olabilirler. 8 byte yer kaplarlar.

Otomatik sayı tipli alanlar (AutoNumber) Access tarafından üretilen ve denetlenen özel sayılardır. Her kayıtta ayrı bir değere sahiptirler. Ardışık ya da rastgele üretilmiş olabilirler. Yukarıda tanımladığımız tabloda yer alan sıra_no

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

alanı bu tipte tanımlanmıştır ve aynı sıra numarasına sahip İkinci bir kayıt olamaz. Burada üretilecek ilk değer 1’dir ve sonrakiler birer artırımla üretilecektir. Uzunluğu 4 byte’tır.

Evet/Hayır tipli alanlar (Yes/No) Evet/Hayır, Doğru/Yanlış, Erkek/Kadın, Evli/Bekar şeklindeki verilerin bulunduğu alanlar bu tiptedir. Uzunluğu 1 bit’tir.

OLE Nesnesi tipli alanlar (OLE Object) Windows içerisinde üretilen, resim, grafik, ses, video klip vb. nesnelerin atanabileceği alanların tipidir. Nesne büyüklüğü 1 gigabyte’ı geçemez.

Genel sekmesi ve alan özellikleri Veritabanı tasarımının ilk adımı tablolarsa, tablo tasarımının ilk ve en önemli adımı ise alan tanımlarıdır. Yalnızca adını belirtmek, veri tipini belirlemek yetmez. Alanların bir yığın özellikleri vardır. Bu özellikler her veri tipinde bazı farklılıklar arz eder. Veri tipini belirledikten hemen sonra, Tasarım Penceresinin alt kısmında, Alan Özellikleri başlığı altında, özellik kutuları göreceksiniz. Bu kutulardan yararlanarak alanlarınızın özelliklerini belirleyebilirsiniz.

Alan boyutu Metin ve sayı tipli alanların uzunluğunu belirtebilirsiniz. Metin tipli bilgilerin uzunluğu başlangıçta 50 karakter olarak kabul edilir. Bu değeri 1 ile 255 arasında bir değer ile değiştirebilirsiniz. Number tipli verilerin ise uzunlukları ve değer aralıkları aşağıdaki gibidir. Bayt (Byte)

: 0 ile 255 aralığında tamsayı, 1 byte yer tutar.

Tamsayı (Integer)

: -32.768 ile +32.768 aralığında tamsayı, 2 byte yer tutar.

Uzun Tamsayı (Long Integer)

: -2.147.483.648 ile +2.147.483.647 aralığında, 4 byte yer tutar.

Tek (Single)

: –3.402823E38 ile –1.401298E–45 negatif sayı aralığıyla 1.401298E–45 ile 3.402823E38 arasında pozitif gerçel sayı, ondalıktan sonraki hane sayısı 7, kapladığı alan 4 byte.

Çift (Double)

: –1.79769313486231E308 ile –4.94065645841247E– 324 negatif sayı ve 1.79769313486231E308 ile 4.94065645841247E–324 pozitif gerçel sayı aralığı, ondalıktan sonraki hane sayısı 15, kapladığı alan 8 byte.

Biçim Verinizin görünüm biçimini bu kutu ile belirleyebilirsiniz. Özel işaretler yardımıyla verilerinizin dilediğiniz gibi görülmesini sağlayabilirsiniz. (Tabiki verileriniz metin ya da not türünde ise). !

: Verinin sola yaslanmasını sağlar,

: Verinin sağa yaslanmasını sağlar,

: Verileri küçük harflere dönüştürür,

: Verileri büyük harflere dönüştürür,

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

![renk]

: Verilerinizi renklendirmek için kullanabilirsiniz.

Eğer verileriniz sayısal ise, bu işaretler yerine biçim kutusunun sağındaki açılır liste içerisinden uygun olanını seçiniz. Genel Sayı

: Özel bir biçim uygulanmaz.

Para Birimi:

: Para simgelerini kullanabilirsiniz.

Sabit

: Ondalık kısım iki basamaklı.

Standart

: Ondalık kısım iki basamaklı ve binler ayracı.

Yüzde

: Yüzde karakteri (%) verir.

Bilimsel

: Bilimsel görünüm (3,46E+03)

Eğer verileriniz Tarih/Saat tipinde ise; Genel Tarih

: 19.06.1994 17: 34: 23 şeklinde standart tarih ve saat tipi,

Uzun Tarih

: 19 Haziran 1994 Pazar şeklinde bir tarih şekli,

Orta Uzunlukta Tarih

: 19-Haz-94 tipinde bir tarih şekli,

Kısa Tarih

: 19.06.1994 tipinde bir tarih şekli,

Uzun Saat

: 17: 34: 23 tipinde bir saat şekli,

Orta Uzunlukta Saat

: 05: 34 tipinde bir saat şekli

Kısa Saat

: 17: 34 tipinde bir saat şekli

Eğer veriniz mantıksal (Evet/Hayır) tipinde ise; Doğru/Yanlış

: Verinin alacağı varsayım ilk değer Doğru,

Evet/Hayır

: Verinin alacağı varsayım ilk değer Evet,

Açık/Kapalı

: Verinin alacağı varsayım ilk değer Açık şeklinde olabilir.

Ondalık basamaklar Sayı ve Para Birimi tipindeki veriler için ondalık basamak sayısını belirtmek için kullanılır. Varsayılan ondalık sayısı Otomatik’tir ve Para Birimi, Sabit, Standart ve Yüzde biçimleri için 2 basamak demektir. Genel Sayı biçimi için ise gerektiği kadar basamak kullanılır. Dilerseniz, basamak sayısını 0 ile 15 arasında ayarlayabilirsiniz.

Giriş maskesi Giriş maskesi, kullanıcının gireceği veriye uygun veri giriş kalıpları ya da veri giriş biçimleri uygulanmasını sağlayan özelliktir. Kullanıcı kalıp kullanılan alana kalıba uygun veri girmek zorunda bırakılabilir. Uygun olmayan bir veri türü girildiğinde Access kullanıcıyı uyarır. Bu amaçla girilecek kalıpları kullanıcı kendisi belirleyebildiği gibi, Giriş Maskesi Sihirbazında bulunan örnek kalıpları da kullanabilir. Giriş Maskesi’nde kullanılabilecek çeşitli ifadeler ve karakterler söz konusudur. Giriş kısıtlamalarını bu karakter ya da ifadeler ile sağlıyoruz. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Giriş maskesi ifadeleri ve karakterleri Parola

: veri alanında “*” karakterlerinin çıkmasını sağlar

: 0 – 9 aralığında girilmesi zorunlu bir sayısal karaktere karşılık gelir.

: 0 – 9 aralığında girilmesi zorunlu olmayan sayısal bir karakter.

: 0 – 9 aralığı ve boşluk dahil girilmesi zorunlu olmayan.

: A – Z aralığında girilmesi zorunlu bir alfabetik karakter.

: A – Z aralığında girilmesi zorunlu olmayan bir alfabetik karakter.

: Alfabetik ya da sayısal girilmesi zorunlu bir karakter.

: Alfabetik ya da sayısal girilmesi zorunlu olmayan bir karakter.

: Boşluk dahil girilmesi zorunlu herhangi bir karakter.

: Boşluk dahil girilmesi zorunlu olmayan herhangi bir karakter.

.,:; -/

: Ondalık , binler basamağı, tarih ve saat sepatörleri.

: Küçük karakterde veri girişi sağlar.

: Büyük karakterde veri girişi sağlar.

: Veri alanındaki ifadelerin giriş maskesi çerçevesinde sağa yaslı yazılmasını sağlar

Giriş maskesi örnekleri Aşağıda örnekte olduğu biçimde bir tablo hazırlayarak işe başlayabiliriz. Burada dikkat edilirse metin ve sayı tipli alanların dışında kalan alan tiplerinde Alan Boyutunun olmadığı görülecektir. Alan Adı

Alan Tipi

Alan Boyutu

Sira_no

Otomatik sayı

Uzun Tamsayı

Sicil_no

Sayı

Uzun Tamsayı

Adi

Metin

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Soyadi

Metin

Tel_no

Metin

Dog_tarihi

Tarih/Saat

Medeni_hal

Evet/Hayır

Aylik_geliri

Para Birimi

Resim

OLE Nesnesi

Kimlik ismindeki tablomuzun Adı alanının Giriş Maskesi alan özelliğine Parola ifadesini yazınız. Bu ifade kimlik tablosuna girilmiş ve yeni girilecek tüm veriler “*” karakterinden oluşacaktır. Bu arada Giriş Maskesinin tarih ve metin tipli alanlar üzerinde etkin olduğunu hemen belirtelim.

“Adı” ismindeki alan tipinin Giriş Maskesini Parola olarak belirlemiştik. Şimdi yine Adı alanının üzerinde farklı bir giriş maskesi örneği yapalım. (Örnek: Ramazan şeklinde) Metin tipli bir alana girilecek verilerin ilk karakterinin büyük sonrakilerinin küçük olmasını Giriş Maskesi kullanarak sağlayabiliriz. Bunun için soyadı alanının Giriş Maskesi alan özelliğine ilk karakterin büyük harfle başlaması için “>” karakteri, zorunlu olarak ilk karakterin A-Z aralığında olmasını sağlayan “L”, sonraki karakterlerin küçük olması için “<” ve son olarakta alan boyutunda belirtilen karakter sayısının bir eksiği kadar “?” karakteri girerek bu maskeyi oturtmuş oluruz.

“?” karakterini alan boyutunun bir eksiği kullanmamızın nedeni, ilk karakter için L karakterinin kullanılmasındandır.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Örneğin telefon numaralarının belirli bir formata uygun girilmesi sağlanmak isteniyorsa, Tel_no adındaki metin tipli alanın giriş maskesi özelliğine; 0(000) 000 00 00 şeklindeki bir kodlama ya da 9(999) 000 00 00 yapılabilir. Buradaki her 0 karakteri girilmesi zorunlu sayısal bir değeri, her 9 ise girilmesi zorunlu olmayan sayısal bir değeri ifade eder.

Resim yazısı Form etiketlerinde, rapor başlıklarında, tablo sütun başlıklarında kullanılmak üzere daha anlaşılır ve açıklayıcı bir alan adı belirtilebilir. Bu alan başlıkları tabloların genel yapısına etkisi yoktur. Alan adı Sicil_no olarak tanımlanan bir alan, sütun başlığında kullanılmak üzere Resim Yazısı özelliğine Sicil Numarası şeklinde açık bir kodlama yapmak mümkündür. Özellikle resim yazıları kod tablolarını bağladığımızda karşımıza gelecektir. Ana tabloda vermiş olduğumuz alan ismi bağlantıdan sonra resim yazısı olarak geçecektir.

Varsayım değer Bu alan özelliği, bilgi girişi sırasında alana varsayım olarak aktarılacak bilgiyi belirlemek için kullanılır. Otomatik Sayı ve OLE Nesnesi dışındaki veriler için bir ilk değer belirleyebilirsiniz. Sayılar için varsayılan ilk değer 0’dır. Örneğin, Doğum Yeri alanının ilk değerinin Ankara olmasını sağlayabiliriz. Böylece her yeni kayıtta bu değer o alana kendiliğinden yerleşir. Dilerseniz değiştirebilir ancak yeni bir değer girilmediği ya da unutulduğu zaman varsayım değer olan Ankara kabul edilir. İlk değer atamanın önemli bir yararı daha var: sürekli aynı değeri girmekten kurtulmanızı sağlar.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Geçerlilik kuralı Alana girilecek verinin geçerlilik koşuludur. Bu özellik sayesinde söz konusu edilecek alana yanlış bilgi girişini önlemek için bilgi girişi konusunda sınırlamalar getirilebilir. Eğer, bir değer listesi tanımlamak istiyorsanız, geçerli değerler arasına “veya” ya da “or” yazmayı unutmayınız. Karakter zincirlerinden oluşan değerlerinizi çift tırnak içerisine alınız. İki çift tırnak içerisinde yazdığınız her sembol boşluk, özel karakter değerinizin kapsamındadır. Örneğin, “Bilgi İşlem Daire Başkanlığı” bu türden bir değerdir ve içerisinde boşluk karakteride bulunmaktadır. Tarih bilgilerini iki “#” işareti arasında belirtiniz: #28/01/98# Geçerlilik kuralları tanımlarken karşılaştırma operatörlerini de kullanabilirsiniz. Sayısal bir alana girilecek verilerin 1000 değerinden küçük olması gerektiğini belirtmek için Geçerlilik Kuralı özelliğine <1000 giriniz. Birden fazla karşılaştırma ifadesi de kullanabilirsiniz. Örneğin; sayısal bir alana girilecek verilerin 50 ile 100 arasında olması gerekiyorsa >=50 ve <=100 şeklinde bir geçerlilik kuralı oluşturabilirsiniz.

Geçerlilik kuralı karşılaştırma sembolleri Geçerlilik kuralında mantıksal operatörler diye de adlandırılan mantık karakterlerini karşılaştırma sembolleri olarak kullanabilirsiniz. Bu semboller; Sembol

Anlamı

küçük

Küçük ya da eşit

büyük

büyük ya da eşit

eşit

<>, ><

eşit değil

Örneğin: Adı alanına geçerlilik kuralı verelim Ramazan veya Ege harici isim girişini yasaklayalım giriş yapıldığı anda kullanıcıya hata mesajı olarak gelsin.

Geçerlilik metni Geçerlilik Kuralı ile birlikte kullanılan alan özelliğidir. Girilen veri geçerlilik kuralını uygun olmadığında gösterilecek mesaj bu alana yazılır. Böylece Access tarafından görüntülenecek Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

olan mesaj engellenerek bizim yazdığımız mesaj kabul edilir. Bu alan geçersizlik mesaj alanı olarak da adlandırılabilir.

Gerekli Her alana veri girmek gibi bir zorunluluk yoktur. Ama öyle alanlar vardır ki veri olmazsa olmaz türündendir. İşte bu tür alanların Gerekli alan özelliğine Evet (Yes) değerinin aktarılması gerekir.

Sıfır uzunluk izni Metin tipli alanlarda sıfır uzunluklu metin (“”) girişine izin verilip verilmeyeceğini bu özelliği kullanarak belirtebilirsiniz.

Sıralı (Index) Alanın indekslenme yöntemini belirlemek için kullanılır. Bu alan özelliğinin alabildiği 3 değer söz konusudur. Bu değerlerden; “Hayır”, anahtar alan dışında kalan alanlar için bu kutuda varsayılan seçenek Hayır’dır. Yani anahtar alanlar kendiliğinden indekslenirler. Eğer, seçilen alanın indekslenmesi isteniyorsa Evet seçeneklerinden birinin seçilmesi gerekir. Access’te anahtar alanlar üzerinde yapılan indeksleme işleminde hangi seçeneğin kullanılacağı kendiliğinden belirlenir. “Evet (Yineleme Var)”, seçili alanda yer alan değerler birden fazla kayıtta bulunabilirler. Yani söz konusu alana göre indeksleme yapılacağı ve indeks alanına girilecek verilerin birbirinin aynı olabileceği anlamı taşır. “Evet (Yineleme Yok)” ise her kayıtta ayrı bir değer varsa bu durumda Evet (Yineleme Yok) seçilmelidir. Burada indeksin geçerli olduğu ancak bu alana girilecek bir verinin aynından bir daha girilemeyeceği anlamı taşır. Bu indeks türünde tekrar edilen kayıtlara izin verilmez.

Anahtar Tanımlamak İlişkisel veritabanlarında her tablonun bir anahtarı olmalıdır. Access’te anahtar tanımlama işlemi son derece basittir. Eğer anahtar tek bir alandan oluşuyor ise, ilgili alanın tanımlandığı satır seçilerek ya araç çubuğu üzerindeki Anahtar simgesine tıklamak ya da Düzen menüsünde ki Birincil Anahtar komutunun çalıştırılması yeterlidir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Bir alan anahtar olarak tanımlandıktan sonra İkinci bir alan da anahtar olarak tanımlanmak istenirse bu alanın seçilerek anahtar simgesine basılması durumunda ilk yerleştirilen anahtarın yok olduğu ve yeni alana yerleştiği görülecektir. Birden fazla alanın mutlaka anahtar olabilmesi için ilk alan seçildikten sonra klavyeden CTRL düğmesi basılı tutularak İkinci alan, üçüncü alan seçimi yapıldıktan sonra anahtar konulabilir. Bir alan birincil anahtar olarak tespit edildiğinde bu alana ait sıralı özelliği de “Evet (Yineleme Yok)” olarak değiştirildiği görülür. Buradan birincil anahtar olarak seçilen bir alanın tekrar edilemez veri türü olarak Access tarafından otomatik ayarlandığı sonucunu çıkarabiliriz. Sıralı özelliği bu şekilde değişen bir alanın bu özelliği birincil anahtar kaldırılmadığı sürece değiştirilemez. Eğer birincil anahtar birden fazla alana yerleştirilmiş ise sıralı özelliğinde herhangi bir değişikliğin olmadığı (Hayır) görülür.

İndeks Belirlemek (Dizinler) Tablolardaki veriler çoğaldıkça, veriler üzerinde daha etkin arama işlemleri yapabilmek için indekslere daha çok gereksinim duyarız. İndeksler, indekslenen alan ya da alanların değerlerinden ve bu değerlerin bulunduğu kayıt numaralarından oluşan bir anlamda ’gizli’ tablolardır. Örneğin, doğum yeri belirli bir yer olan personelleri arıyoruz. Eğer personel sayısı fazla değilse, indeks kullanmamak hız bakımından fazla bir dezavantaj getirmeyecektir. Ancak, bu şekilde binlerce, on binlerce personel varsa, bu durumda indeks kullanmak arama hızını oldukça artıracaktır.

Tek alanlı indeksler (dizinler) Çoğunlukla indeksler tek bir alandaki değerleri kapsarlar. Bu tip indekslere Tek Alanlı İndeksler (Single Field Indexes) denir. Örneğin, “Ankara” da doğan personele İlişkin kayıtları elde etmek için Tek Alanlı İndeks yaratmak işlemi oldukça kolaydır.

Çok alanlı indeksler (dizinler) Eğer indeksleme işlemini birden fazla alan üzerinde gerçekleştirirseniz, Çok Alanlı İndeks (Multiple Field Indexs) elde etmiş olursunuz. Bu indeks yönteminde oluşturulan indekslere bir isim vermek zorundayızdır. Verilen bu indeks isimleri altında birden fazla alan indekse tabi tutulabilir. Bu indeks yöntemini kullanarak aynı anda farklı indeks isimleri altında farklı alanlara da indeksler oluşturulabilir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Örneğin, doğum yeri “Ankara” ve adı “Ege” olan personele İlişkin kayıtları elde etmek için Çok Alanlı İndeks kullanımı uygundur. Çok Alanlı İndeksler arama kapsamını daraltmak amacıyla kullanılırlar.

Tablo tasarım penceresinde üzerinde çalışılan tablonun çok alanlı indeks özelliklerini belirlemek için, araç çubuğundaki ya da görünüm menüsünde ki dizinler komutu çalıştırılmalıdır. Bu komut çalıştırıldığında tablo tasarım penceresinde, yapısı ile ilgili olarak işlem yapılan tablo için dizinler adlı bir pencere ekrana gelir. Bu pencerede Birincil Anahtar ve diğer indekslerle ilgili işlemler yapılabilmektedir. İndeks penceresinde, Dizin Adı, Alan Adı, Sıralama Düzeni adında üç sütun ve bu pencerede üzerinde bulunulan indeks hakkında bilgi verilen Birinci, Benzersiz, Boşları Yok say adında üç metin kutusu vardır. Dizinler penceresinde, Tablo Tasarımı penceresinde alan tanımlaması yapar gibi indeks tanımlayabilirsiniz. Dizinler penceresine bakılacak olursa, ekleme noktası penceredeki ilk sütunun ilk satırında hazır olarak beklemektedir. Bu pencerede tanımlanmak istenen indeksin adı Dizin Adı sütununa, indekse temel oluşturacak alanın adı ise Alan Adı sütunundaki liste kutusundan seçilmeli yada doğrudan alan adı buraya yazılmalıdır. İndekslere istenilen herhangi bir ad verilebilir. Yalnızca dikkat edilmesi gereken konu, mevcut veritabanı kullanılarak bir kullanıcı ara yüzü geliştirilecekse verilecek bu indekslerin kolay hatırlanabilir ve indeksin etkilediği alanı belirtir özelliğe sahip olmasında fayda vardır. Dizin Adı sütununa indeksin adı yazılınca Sıralama Düzeni otomatik olarak Artan şeklini alır. Sıralama Düzeni sonradan Azalan olarak değiştirilebilir. Bu indeks adının etkileyeceği başka alanlar da söz konusu ise, yeni bir indeks adı belirtilmeden doğrudan Alan Adı hücresinden İkinci bir alan, üçüncü bir alan... adı seçilerek bileşik indeks tanımlama işlemi gerçekleştirilebilir. Ya da farklı indeks adları altında da indeksler oluşturulabilir. İndeksler tanımlandıktan sonra Dizin Özellikleri kısmında bulunan Birinci, Benzersiz ve Boşları Yok say metin kutularının varayım değerleri “Hayır” şeklindedir. Eğer hazırlanan indeksin Birinci (Primary Key-Basit Anahtar) özelliğine sahip olması gerekiyorsa “Yes” değerinin aktarılması gerekir. Eğer alana girilecek verilerin benzersiz olması söz konusu ise Benzersiz özelliğinin “Yes” yapılması gerekir. Bir alan Basit Anahtar olarak seçilmiş ise Benzersiz özelliğine kendiliğinden “Yes” değerinin aktarıldığı görülecektir.

Tablo Sihirbazı (Table Wizard) Tablo eklenmek istenen veritabanı dosyasına ait pencerede Tablo düğmesi seçili durumda iken Yeni düğmesinde tıklama yapar veya Ekle Menü’den Tablo komutunu çalıştıracak olursanız ekrana Yeni Tablo diyalog kutusu gelir. Daha öncede belirtildiği gibi Yeni Tablo diyalog kutusu aracılığı ile tablonun hazırlanış tekniği seçilir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Bu diyalog kutusunda Tablo Sihirbazı seçilirse tablo hazırlama ile ilgili bir sihirbaz kendiliğinden çalışır ve kullanıcıya sadece bu sihirbaza eşlik eden diyalog kutuları içerisindeki sorulara ve seçeneklere doğru cevaplar vermektir.

Tablo Sihirbazı diyalog kutusunda, Örnek Tablolar listesi içinde ortalama bir Access kullanıcısının gerek duyma olasılığı yüksek olan örnek tablolar bulunmaktadır. Bu tablolar İşle İlgili (Business) ve Kişisel (Personal) adında iki gruba ayrılmış durumdadır. İstediğiniz herhangi bir gruba ait tablolara bu radyo düğmelerini işaretleyerek ulaşabilirsiniz. Seçtiğiniz gruba ait tabloların listesi Örnek Tablolar liste kutusu içinde görüntülenirler. Örnek Alanlar liste kutusunda ise seçtiğiniz tabloya ait hazır alan listelerine ulaşırsınız. Bu diyalog kutusu üzerinde bulunan; “>” düğmesi, Örnek Alanlar liste kutusu içindeki alanlardan sadece seçili olanı Yeni Tablodaki Alanlar listesi içine dahil etmek için, “>>” düğmesi, Örnek Alanlar liste kutusu içindeki alanların tamamını Yeni Tablodaki Alanlar listesine dahil etmek için, “<” düğmesi, Yeni Tablodaki Alanlar listesine yanlışlıkla dahil edilen bir alan varsa bu alanı listeden atmak için, “<<” düğmesi ise, Yeni Tablodaki Alanlar listesini tamamen geri boşaltmak amacı ile kullanılırlar. Alanı Yeniden Adlandır düğmesinin görevi, varolan alan adlarından birinin adını değiştirmek amacı ile kullanılır.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Örnek olması amacı ile İşle İlgili grubunda yeralan Çalışanlar tablosunda bulunan alanlardan birkaçını seçerek Yeni Tablodaki Alanlar listesine dahil edelim. Tabloya eklenmek istenen alanlar bu şekilde seçilip, alanların adlarını değiştirdikten sonra tablo hazırlama işlemine devam etmek için İleri düğmesinde tıklama yapılınca Tablo Sihirbazı’nın bir sonraki adımını temsil eden diyalog kutusunda tablonun adı belirlenir.

Bu diyalog kutusu üzerinde tablo adının belirlendiği metin kutusu dışında iki radyo düğmesi vardır. Bu radyo düğmeleri ile kayıt arama (indeksler ve birincil anahtarlar) işlemlerinin nasıl yapılacağı konusunda kimin karar vereceği belirlenmektedir. Eğer kayıt arama işleminin neye göre yapılacağı konusunda Access’in karar vermesini istemiyorsanız bir sonraki adıma geçmek üzere İleri düğmesinde tıklama yapmadan önce Hayır, birinci anahtarı ben belirleyeceğim radyo düğmesi seçilmelidir. Bu durumda ileri düğmesi tıklanırsa, kayıt arama işleminin neye göre yapılacağı konusunda karar verilen bir pencere ekrana gelecektir. Birincil anahtarınızı tablodan seçeceğiniz herhangi bir alana göre yapabilirsiniz. Kayıt arama işleminde tablodaki hangi alandan yararlanılmak isteniyorsa liste kutusundan doğrudan seçim yapılabilir. Bu adımda bulunan radyo düğmelerinden birincisi; anahtar olarak belirlenen alana otomatik sayı olarak birden başlayarak ardışık gelecek şekilde sayılar Access tarafından yazılacaktır. İkincisi; her yeni kayıtta bu işlemi kullanıcı birbirinden farklı olarak sayı girmek koşulu ile manuel olarak yapacaktır. Üçüncüsü ise; her yeni kayıtta kullanıcı bu alana birbirinden farklı olmak koşulu ile alfa sayısal değerleri manuel olarak girileceği anlamındadır.

Tablo Sihirbazı’nın 3. adımına bakılacak olursa, veritabanına daha önceden dahil edilmiş tablolar listelenmektedir. Başlangıçta veritabanındaki diğer tablolar arasında kurulmuş olan

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

bir İlişki yoktur. Tablo Sihirbazı ile hazırlanmak istenen tablo ile mevcut tablolar arasında bir İlişki tanımlanmak isteniyorsa o tablo seçilerek İlişkiler düğmesine basılmalıdır.

Son adım olan 4. adım da ise en önemli değişikliğin İleri düğmesinin artık kullanılamaz hale gelmiş olmasıdır. Bunun nedeni tablo oluşturma ile ilgili artık kullanıcıya yöneltilecek herhangi bir sorunun kalmamasıdır. Bu aşamada tablo oluşturma işleminden vazgeçmek için İptal, önceki adımlarda yöneltilen soruların cevaplarını değiştirmek için Geri düğmeleri kullanılabilir. Bu diyalog kutusunda bulunan radyo düğmelerinden birincisi seçilerek Son düğmesine basılırsa oluşturulan tablo Tasarım modunda karşınıza gelir ve buradan tasarım olarak gerekli değişiklikler yapılabilir. Eğer doğrudan tabloya veri girilmesi isteniyorsa İkinci seçenek, veri giriş işleminin daha görsel ve rahat bir ortamdan yapılması isteniyorsa üçüncü seçenek seçilerek Son düğmesine basılır ve tablo hazırlama işlemi sonuçlandırılmış olur.

Tablo Al (Import Table)

Tablo Al adında da anlaşılacağı gibi veritabanı tablosu özelliği taşıyan tabloları ithal etmeye yarayan bir tablo hazırlama tekniğidir. Bu teknikle Access tabloları ithal edilebildiği gibi dış ortamlarda hazırlanmış tablolarında ithal edebilmektedir. Bunlar veritabanı ortamları ya da matrix özelliği taşıyan hesap tablosu ortamları olabilirler. Bu teknik genellikle veritabanı dosyası için sıfırdan içeriği boş bir tablo hazırlamak yerine, tabloyu başka bir ortamdan almak amaçlı kullanılırlar. Tablo Alma eylemi yerel veritabanı(Dbase, FoxBase, FoxPro, Betrive vb.), matrix tabanlı hesap program ortamları (MS Excel, Lotus) olabildiği gibi ODBC Veritabanları (MS SQL, Oracle) diye de adlandırılan çoklu ortam veritabanları üzerinden de kolaylıkla yapılabilmektedir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Şu an üzerinde çalışma yapılan Personel veritabanı ortamına MS Excel’de hazırlanmış ve personelle ilgili Sicil, Ad, Soyad, İkamet İli, Telefon, Fax, E-mail bilgilerinden oluşan aşağıda gördüğümüz şekilde Excel de bir tablo yapalım

Bu işlem için Tablo sekmesinde iken Yeni düğmesi tıklanacak olursa tablo hazırlama teknikleri ile ilgili bir diyalog kutusunun açıldığını daha önceden öğrenmiştik. Bu diyalog kutusu içindeki Tablo Al seçeneği seçilerek eylem başlatılabilir.

Tablo Al birinci adımdaki diyalog kutusunda, tablonun alınacağı ortam (sürücü ve klasör), tablonun kayıtlı olduğu dosya ve dosyanın türü gibi alanların seçimi yapılmalıdır. daha önceden hazırlanan tablomuz bir excel tablosu olduğu için Dosya Türü liste kutusundan Microsoft Excel seçeneğinin seçilmesi gerekir ve Al düğmesine basılarak bir sonraki adıma geçilir. Bu arada ithal edilecek tablonun açık olmaması gerektiğini unutmayalım.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

İkinci adımda ithal edilmek istenen tabloda yer alan sütunların tam listesi ve alınacak olan tablo bir excel tablosu olması nedeniyle excel’in hangi sayfasından (Sheet) alınacağının seçimi yapılır ve ileri düğmesi ile bir sonraki adıma geçilir.

Üçüncü adım, excel tablomuzda bulunan sütun başlıklarının Access tablo ortamında alan isimleri (sütun başlıkları) olarak kullanılıp kullanamayacağının karar verildiği adımdır. Bu diyalog kutusunda bulunan İlk Satır Sütun Başlıklarını İçerir onay kutusu varsayım olarak işaretli değildir. Sütun başlıklarının alan adı olarak kullanılması isteniyorsa bu onay kutusu işaretlenmelidir. İşaretlenmediği taktirde alan isimlerinin varsayım adları Access varsayım alan adlarıdır (Alan1, Alan2, Alan3...). Bir önceki adımda bir değişiklik ya da hata söz konusu ise Geri düğmesine basılarak önceki adıma, hata yoksa İleri düğmesi ile sonraki adıma geçilir.

Dördüncü adımda ithal edilecek olan tablonun mevcut veritabanı üzerinde yeni bir tablo olarak yer alması isteniyorsa Yeni Tablo, varolan tablolar üzerine eklenmesi isteniyorsa Varolan Tablo radyo düğmelerinden birinin işaretlenmesi ve ekleme durumunda liste kutusundan eklenecek tablonun seçiminin yapılması gerekir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Beşinci adım, tablomuzda bulunan alanlar üzerinde bir indeks uygulamasının seçimi yapılmalıdır. İndeks yerleştirilecek alan seçimi yapıldıktan sonra Dizin liste kutusundan indeksin ne şekilde olacağı seçimi yapılır. İthal edilen tablo üzerinde istenmeyen sütunlar var ise bu sütunlar teker teker işaretlenerek Alanı Alma (Atla) onay kutusu işaretlenmelidir. Sicil alanı yinelemesi olmayan bir indeks olarak seçilmiştir. Veri türü kısmında ise hangi alanın ne tür veri içerdiğini gösteren ve değişikliğine izin veren bir açılır liste kutusu bulunmaktadır. Bu alanda yapılacak bir değişiklik hatalı ise mevcut verilerinizde kayba uğrayacaksınızdır.

Altıncı adım, tablo üzerinde yer alacak olan alanlar üzerinde bir Basit Anahtar’ın olup olmayacağı yönündedir. Burada kullanıcıya yöneltilen 3 adet radyo düğmesi vardır. Kullanıcı Access Birinci Anahtarı Eklesin radyo düğmesini işaretlerse, birinci alan olarak bir ID adında sütun oluşturulur ve bu alan Basit Anahtar (Primary Key) olarak kabul edilir. Birinci Anahtarı Ben Belirleyeceğim radyo düğmesi seçilirse, sağında bulunan açılır liste kutusundaki alanlardan bir tanesinin Basit Anahtar alan olarak seçilmesi gerekir ki buranın varsayım alanı tablonuzda bulunan ilk alandır. Buradaki anahtar alan seçme işlemi yerine ilgili sütunun herhangi bir kaydına tıklamak da yeterlidir. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Birinci Anahtar Olmasın seçeneği ise bu tablo üzerinde bir Basit Anahtar’ın kullanılmayacağı anlamını taşır. Ancak Basit Anahtar tablo alma işleminden sonra Tasarım Görünümü aşamasına geçilerek gerekli düzenlemeler yapılabilir.

Yedinci ve son adımda ise, oluşturulan yeni tablonuza bir isim vermek ve tablo çözümlemesi yapılması ya da bir yardımın gönderilmesi istenebilir. Çözümleme için Veri Aldıktan Sonra Bir Sihirbazın Tablomu Çözümlemesini İstiyorum onay kutusunun, yardım içinse Sihirbaz İşlemi Tamamladıktan Sonra Yardım Görüntüle onay kutusu işaretlenmeli ve Son düğmesine basılmalıdır. Tablo al çözüm örneği Tablo alma işleminin yapılabilmesi için mutlaka matriks bir yapının olması gerekmez. MSDOS ortamında ya da farklı Windows uygulamalarında (Word, Write, Edit, PW, Works vb.) hazırlanmış veri niteliği taşıyan herhangi bir dosya üzerinden de bu işlem yapılabilmektedir. Bu amaçla uzantısı TXT olan bir metin dosyası oluşturarak bu metin dosyası üzerinden verileri Access ortamına Tablo Al ile getirelim.

NotePad kullanarak Sicil, Ad, Soyad, İkamet Şehri, Doğum Yeri, Doğum Tarihi bilgilerinden oluşan bir dosya oluşturarak bu dosyayı fiziksel ortama kayıt edelim. Dikkat edilirse her alan ve alanı ilgilendiren kayıt aralarına “;” (noktalı virgül) karakteri yerleştirin. Bu karakteri sütun ayracı olarak kullanacağım. Bu karakterin yerine istenilen herhangi bir karakterde (*, %, $, & vb.) konulabilir. Ancak dikkat edilmesi gereken konu, bu karakter sadece ayraç amaçlı tekrar ediliyor olması gerekir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Adım birde Sınırlandırılmış radyo düğmesinin işaretli olmasına dikkat edelim. Çünkü hazırladığımız metin türü dosyadaki alanları ve kayıtları birbirinden “;” ile ayırdığımızı unutmayalım. Adım ikide, ayracımızın “;” olduğunu ve ilk satırın alan adı olduğunu belirtir onay kutusunu işaretleyelim ve sonraki adıma geçelim. Eğer burada ayraç olarak sekme, noktalı virgül, virgül ve boşluk dışında başka bir karakter kullanılmış ise diğer isimli radyo düğmesi işaretlenmeli ve karşısındaki metin kutusuna bu karakter yazılmalıdır.

Adım üç, tablomuz yeni bir tablomu yoksa varolan bir tablo üzerine eklensin mi? Eklensin diyorsanız Çözüm örneği, adım Varolan Tablo radyo düğmesi işaretlenmeli ve karşısındaki açılır liste kutusundan mevcut tablolardan biri seçilmelidir. Tabii ki bu seçim sırasında

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

eklenti yapılacak verilerin bu tabloya uyum sağlaması gerektiğini unutmayalım. Aksi halde verilerinizde kayıplar kaçınılmazdır.

Adım dört, alanlarımızdan bir veya birkaçının indeksli olması söz konusu ise Alan liste kutusundan alan adı, Dizin liste kutusundan indeks türü seçimi yapılabilir. Mevcut alanların alan tiplerinde (tamsayı, uzuntamsayı, tek, çift, metin, not vb...) değişiklik söz konusu ise Veri Türü liste kutusundan, alanlardan işe yaramayanları ise Alanı Alma onay kutusu işaretlenmelidir.

Anahtarı kim belirleyecek; Access belirlesin diyorsanız, tablonuzda ekstradan adı ID olan ve otomatik sıra numarası özelliğine sahip bir alana tahammül etmek zorundasınız. Ben belirleyeceğim diyorsanız liste kutusu içerisinden anahtar olacak alanı seçmeniz gerekir. Herhalde en güzeli hiç uğraşmadan anahtar olmasın demek.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Artık tablomuza sadece bir isim vermek ve Son düğmesine basmak kaldı. Text tabanlı bir veri dosyası bu şekilde Access ortamına dahil edilmiş oldu.

Tablo Bağla (Link Table) Şu ana kadar anlatılanlara göre sıfırdan bir tablo hazırlayıp üzerinde çalışılan veritabanı dosyasına dahil edildi. Bunun dışında başka veritabanı veya tablo özelliği taşıyan dış ortamdaki programlarda hazırlanmış tabloları Tablo Al seçeneği ile üzerinde çalışılan veritabanına aktarılmıştı. Ancak başka ortamlardaki tabloları aktarmak ya da kopyalamak zorunda değiliz. Yeni Tablo diyalog kutusundaki Tablo Bağla seçeneği ile başka tablolara ve veritabanlarına erişip üzerinde işlem yapılabilmektedir. Yeni Tablo düğmesinde Tablo Bağla seçeneği girildiğinde çalışan sihirbaz Tablo Al tekniğinde olduğu gibi bir sihirbaz eşliğinde işlemleri yapmaktadır.

Birinci adım, bağlantı kurulacak tablonun bulunduğu lokasyonunun seçilmesi ve dosya türü açılır liste kutusundan da bağ kurulacak dosya türü ile ilgili seçimin yapılması gerekir. Örnek olması açısından Microsoft Excel tablosu olan Liste.xls isimli dosyayı bu işlem için kullanalım.

İkinci adım, tablomuzun Excel’in hangi sayfasında olduğunun seçiminin yapılması işlemidir. Dikkat edilirse Excel ortamında bulunan tablo Access Tablo Bağla sihirbaz ortamına satır ve sütunlara bölünmüş olarak geldi.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Üçüncü adım, Excel dahilinde bulunan bu tablonun ilk satırının Alan Başlığı olarak kullanılması isteniyorsa İlk Satır Sütun Başlıklarını İçerir onay kutusu işaretlenmeli ve sonraki adım için İleri düğmesi tıklanmalıdır.

Dördüncü ve son adım, artık tablonuza bir isim verip Son düğmesine bastığınızda Tablo Bağla işlemi tamamlanmış olur. Tablo Bağla işlemi sonuçlandıktan sonra, hem Excel hem de Access tarafından karşılıklı veri girerek ve silerek aradaki bağlantıyı görebilir ve inceleyebilirsiniz. Bu arada hemen belirtmeliyim ki, bağlantı kurulan tablo Access tarafında disk üzerinde bir yer işgal etmemektedir. Dikkat!: Bağ kurulan tablo ve Access tarafında isimlendirdiğiniz tablonuz ve veritabanınızın bulunduğu fiziksel ortam adreslerinde ve isimlerinde yapacağınız bir değişiklik bu bağlantının kopmasına neden olacaktır.

TABLOLARIN YAPISINDA DEĞİŞİKLİK YAPMAK Veritabanı dosyalarında zaman zaman değişiklik yapmak ya da mevcut tablolara yeni alanlar eklemek ve silmek kaçınılmazdır. Üzerinde çalışılan veritabanı dosyasına daha önce dahil edilmiş tabloların yapısında değişiklik yapmak için tablonun seçili duruma getirilmesi gerekir. Tablonun yapısında değişiklik yapmak için Tasarla düğmesinden yararlanılmaktadır.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Daha önceden tasarladığımız Personel veritabanında bulunan Personel liste isimli tablo üzerinde bu işlemleri yapılabilmesi için tablonun tasarım modun’da açılması gerekir. Tablo tasarım penceresinde kayıt yapısı görüntülenen tabloya yeni alanlar ekleyebilir, istenilen alanı tablodan silebilir veya alanların özelliklerinde değişiklik yapılabilir.

Tabloya Yeni Alanlar Eklemek Personel liste isimli tabloya yeni bir alan eklemek için ilk olarak yeni alan nereye eklenmek isteniyorsa, ekleme noktası (cursor) o alanın üzerine götürülmelidir. Ardından tabloya yeni bir alan eklemek üzere Ekle menüsünden Satır komutu girilir. Soyadı ile İkamet_ili alanları arasına Baba_adi alanını oluşturalım.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Ekle menüsünden tabloya yeni bir alan eklemek üzere Satır komutu girilirse, ekleme noktasının üzerinde bulunduğu satırın hemen üstüne tablo yapısına yeni bir alan eklemek için boş bir satır eklenir. Boş satıra tabloya eklenmek istenilen alanın adını ve veri türünün girişi yapıldığında tabloya yeni bir alanın eklenmesi işlemi tanımlanmış olur. Alanın adı girilip veri türü seçildikten sonra Tablo Tasarım penceresinin Alan Özellikleri kısmında tabloya eklenilen alanın varsayılan özelliklerinde istenildiği gibi değişiklik yapılabilir.

Tabloya yeni alanlar eklemek için Ekle menüde ki Satır komutu yerine Araç Çubuğunda bulunan Satır Ekle düğmesinden de yararlanılabilir.

Tablodan Alan Silmek Daha önceden üzerinde çalışılan tabloya eklenmiş alanlardan istenileni silinebilir. Tablodan silinen alana daha önceden girilen bilgiler kaybolur. Aktif durumdaki tablodan hangi alan silinmek isteniyorsa, Tablo Tasarım penceresinde ekleme noktasını o alanın üzerine götürmek ve Düzen menüsünden Satır Sil komutu uygulanmalıdır.

Üzerinde bulunulan alanı tablodan çıkarmak üzere bu komut uygulandığında, eğer bu alana İlişkin daha önceden kayıt girilmiş ise Access alan silme işlemi öncesinde onay alır.

Tablodan alan silmek için düzen menüsündeki satır sil komutu yerine araç çubuğu üzerinde bulunan düğmesinden de yararlanılabilir.

Alan Özelliklerinde Değişiklik Yapmak Tablo tasarım penceresinde tabloda bulunan alanların özelliklerinde istenildiği gibi değişiklik yapılabilir. Bu amaçla önce özelliklerinde değişiklik yapılmak istenen alanın Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

üzerine gelinmesi gerekir. Ardından alanın adını, tipini veya diğer özelliklerinde değişiklik yapılabilir. Üzerinde çalışılan tabloya daha önceden bilgi girilmiş ise alanların özelliklerini değiştirirken dikkatli olunması gerekir. Örneğin uzunluğu daha önce 20 karakter olarak belirlenen bir alanın uzunluğu sonradan 10 olarak değiştirilirse alandaki bilgilerin 10. Karakterden sonrası kaybolur. Metin tipli bir alanın tipini Tarih/Saat olarak değiştirmek istersek, alanda tarihsel bilgi tipine çevrilemeyecek bilgiler varsa bu bilgiler silinir ve Access alandaki bilgilerin silineceği konusunda uyarıda bulunur.

Alanların Tablo İçindeki Sıralarını Değiştirmek Hazırlanıp belki de bilgi girilen tabloda alanların tablo içindeki yerlerini sonradan değiştirmek mümkündür. Yeri değiştirilecek alan komple işaretlendikten sonra Düzen menüsündeki Kes komutu ile buradan alınıp, yeni yerine yine düzen menüsündeki Yapıştır komutu ile bu işlem gerçekleştirilebilir. Aynı işlemi alanın tamamı işaretlendikten sonra mouse sol tuşu basılı tutularak sürükle ve bırak yöntemi ile de bu işlem gerçekleştirilir. Burada dikkat edilmesi gereken husus, kes komutu uygulandığında eğer alan içerisinde veri varsa bu verilerin de kesilerek panoya yapıştırılamayacağıdır. Dolayısıyla kes yapıştır işleminde alanların yer değiştirmesi sorunsuz gerçekleşirken mevcut veriler bu şekliyle siliniyorlar. Ortamda veri söz konusu ise mouse ile sürükle ve bırak yöntemi kullanmakta fayda vardır.

Alanları Kopyalamak Aynı tablo ortamı yada farklı tablo ortamlarında aynı türden veri alanlarına ihtiyaç zaman zaman söz konusu olmaktadır. Kes ve yapıştır yönteminde olduğu gibi, bu yöntemde de kopası çıkarılacak alan komple işaretlendikten sonra yine Düzen menüsünden Kopyala ve yeni yerine Yapıştır komutu ile yapılmaktadır. Bu işlem aynı tablo ortamında yapılıyorsa, işletim sistemlerinde geçerli olan dosya oluşturma kuralları çerçevesinde nasıl aynı ad ve uzantıya sahip dosyalar aynı ortamı paylaşamıyorlarsa tablolardaki alanlarda bu şekilde olmalıdır. Kopyala ve yapıştır işleminden sonra yeni oluşan alanımıza mevcut alan isminin dışında bir ismin verilmesi gerekir. Kes, kopyala, yapıştır gibi işlemler popup menüsünden seçilebildiği gibi araç çubukları üzerindeki düğmeler yardımı ile de yapılabilir.

Tablolara Bilgi Girmek Access uyumlu veritabanı dosyalarında bilgi girişi, veritabanı dosyasına daha önce dahil edilen tablolara yapılır. Bu nedenle bilgi girişi işlemi öncesinde söz konusu tablolar hazırlanmalıdır. Bunun dışında veri girilmek istenen tablo hangi veritabanı ortamında ise, o veritabanı dosyasının açılması gerekir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Üzerinde çalışılan Personel isimli veritabanı dosyasındaki Kimlik Bilgileri tablosuna kayıt girebilmek için veritabanı penceresindeki Aç düğmesinde tıklama yaparak tablonun açılması gerekir. Aç düğmesi ile veritabanı dosyasındaki tablolardan biri açıldığında, dosya penceresi pasif pencere durumuna düşer ve tablo görünüm penceresi aktif pencere konumuna geçer. Şekildeki ekran görüntüsüne dikkat edilirse bu tablo ortamında yalnızca 5 kayıt var. Tablodaki kayıt sayısını tablo penceresinin sol alt köşesindeki Kayıt Seçici alanından tespit edilebilir. Mevcut tabloya bir kayıt eklemek için her zaman yeni kayıttan sonra üretilen boş satırın ilk alanına konumlanarak yeni kayıt girişi yapılabilir. Yeni kayıt girişi sırasında her Enter ve Tab tuşu bir sonraki alana konumlanır. Sağa ok tuşu kullanılarakta bir sonraki kayıt alanına geçilebilir. Sola ok yada Shift+Tab tuşları bir önceki kayıt alanına konumlanır. Bu konumlanma sırasında alanda bulunan veri seçili haldedir. Eğer bu durumdayken klavyeden herhangi bir karaktere basılırsa bu karakter bir önceki kaydın yerini alır. Yukarı ok ve Aşağı ok ile bir satır yukarıdaki ya da aşağıdaki kayda ulaşılabilir. Veri Giriş Moduna Geçiş (Data Entry) Üzerinde çalışılan aktif tabloda çok sayıda kayıt varken tabloya yeni kayıtlar ekleyebilmek için tablonun sonuna kadar gitmek pratik bir yöntem değildir. Ayrıca tabloya bir oturumda arka arkaya birden fazla kaydın girişi yapılmak isteniyorsa, o oturumda girişi yapılan bütün kayıtları tablo penceresinde bir arada görebilmek avantaj sağlayabilir. Aktif tablonun sonuna yeni bir kayıt eklemek için Kayıtlar menüsündeki Veri Girişi komutu kullanılabilir.

Aktif tablonun sonuna yeni kayıtlar eklemek üzere Kayıtlar menüsünden Veri Girişi komutu girilirse, tablodaki mevcut kayıtlar gizlenip tabloya ait pencerede görüntülenmezler. Ayrıca bu komut uygulandıktan sonra, tabloda kaç kayıt olursa olsun tablo penceresinin en alt satırında bulunan Kayıt Seçici metin kutusunda kaydın olduğu belirtilir. Bu yöntem kullanılarak ard arda istenilen miktarda kayıt girilebilir. Kullanıcı istediği anda Veri Girişi modundan çıkarak yeni girdiği kayıtlar dahil olmak üzere tüm kayıtlara ulaşabilmek için Kayıtlar menüsündeki Süzgeç/Sıralama Kaldır komutunu uygulayarak tüm kayıtlara ulaşabilir.

Tablodaki Kayıtlar Arasında Dolaşmak Tablodaki kayıtlar arasında dolaşırken aşağı ve yukarı ok tuşlarından yararlandığını daha önceden öğrenilmişti. Kayıtlar arasında dolaşmak için bunun dışında da yöntemler mevcuttur. Bu amaçla başvurulabilecek ilk teknik Düzen menüsü içindeki Git komutudur. Düzen menüsünden Git komutu uygulandığında bu komutun 5 komut içeren bir alt menüsünün olduğu görülür. Bu komutlar kullanılarak istenilen bir kayıt üzerine konumlanılabilir ya da yeni bir veri girmek tablonun en alt satırına konumlanılabilir. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Git komutuna ait alt menüdeki komutlar ile kayıtlar arasında hareket etmeye yönelik 4 işlem yapılabilmektedir. Bir sonraki kayıdn üzerine gitmek için Sonraki, bir önceki kaydın üzerine gitmek için Önceki, ilk kayda gitmek için İlk, son kayda gitmek için Son komutu kullanılabilir. Yeni Kayıt komutu ise tablonun en sonuna yeni bir kayıt girmek amacıyla kullanılır.

Aktif tabloda bulunan kayıtlar üzerinde dolaşmak için menü kullanımı dışında fare kullanımına yönelik bir başka teknik daha vardır. Tabloların sol alt tarafında bulunan bu kontrol düğmeleri de kullanılarak kayıtlar arasında dolaşılabilir. ª Tablodaki ilk kayda konumlandırır. ª Bir önceki kayda konumlandırır. ª Bir sonraki kayda konumlandırır. ª En son kayda konumlandırır. ª Tabloya yeni bir kayıt eklemek amacıyla en son satıra konumlandırır.

KAYITLAR ÜZERİNDE İŞLEM YAPMAK Üzerinde çalışılan tablolardaki kayıt sayısı arttıkça, daha önce anlatılan teknikler kullanılarak kayıt bulmak, değiştirmek ve indekslerden gelen sıralamalar pek pratik yöntemler olmayabilir. Bu nedenle kayıt işlemleri için daha gelişmiş yöntemlerin kullanılması kaçınılmazdır.

Kayıt Aramak Tabloda kayıt aramak için Düzen menüsündeki Bul komutundan yararlanılabilir. Bu komut çalıştırılmadan önce hangi alana göre arama işlemi yapılacaksa ekleme noktasının o alanın herhangi bir satırında olması gerekir

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Bul komutu çalıştırıldığında “Adı” alanı aktif alan olduğu için diyalog kutusunun başlığı ‘adi’ alanında bul şeklindedir. Tabloda aranmak istenen bilgi diyalog kutusundaki Aranan metin kutusuna yazılır. Tablodan aranacak bilgiyi girmeden aramayı başlatmada kullanılan İlkini Bul ve Sonrakini Bul düğmeleri kullanılamaz.

Tabloda aranacak bilginin girişi yapılıp İlkini Bul düğmesinde tıklama yapılacak olursa, aranan bilginin ilk kullanıldığı kayıt aktif kayıt yapılır. Bu sırada Bul diyalog kutusu halen ekrandadır. Eğer arama arama yapılan tabloda bulunan kayıt birden fazla kez tekrarlanıyorsa Sonrakini Bul düğmesi kullanılarak bulanan kayıttan sonra geçen ilk kayda ulaşılmış olur. Normal şartlarda arama işlemi Bul komutunun verildiği sırada tablonun üzerinde bulunulan alana göre yapılmaktadır. Ancak Access arama işlemini tablodaki bütün alanlar üzerinde yapabilmektedir. Arama işleminin tüm tablo üzerinde yapılabilmesini sağlamak için Yalnız Geçerli Alanda Ara onay kutusu içindeki onay işaretinin silinmesi gerekir. Kayıt arama işlemi sırasında varsayım olarak küçük-büyük harf ayrımı yapılmaz. Eğer arama işlemi sırasında büyük-küçük harf ayrımının yapılması isteniyorsa, aramayı başlatmadan önce Büyük/Küçük Harf Eşleştir onay kutusunun işaretli olması gerekir.

Kayıt Değiştirmek Tabloda kayıt arama işlemi, kayıtları değiştirmek amacıyla yapılıyorsa Bul komutu yerine Değiştir komutundan yararlanmakta fayda vardır.eğiştir komutu çalıştırıldığı sırada hangi alanın üzerinde bulunuyorsa, o alanın adı Değiştir diyalog kutusunun başlığına eklenir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Arayıp değiştirilmek istenilen bilgi Aranan metin kutusuna, aranılan bilginin yerini alacak bilgiyi ise Yeni Değer metin kutusuna yazılması gerekir. Bu iki metin kutusuna istenilen bilgiler yazılıp Sonrakini Bul düğmesinde tıklama yapılırsa, söz konusu bilgi önce tabloda aranıp bulunur. Bu sırada Değiştir düğmesi tıklanırsa Aranan metin kutusunda yazılı ifadeye karşılık gelen alandaki bilgi Yeni Değer metin kutusuna yazılan değer ile yer değiştirmiş olur. Aranan bilgi tabloda birden fazla kayıtta bulunuyorsa Tümünü Değiştir düğmesi tıklanarak hepsi bir seferde değiştirilebilir. Tablodan Kayıt Silmek Üzerinde çalışılan tablodaki mevcut kayıtlardan istenileni kolay bir şekilde silinebilir. Tablodan hangi kayıt silinmek isteniyorsa önce o kaydı seçili duruma getirmek ve klavyeden Del tuşuna basmak yeterlidir. Ya da ekleme noktası silinecek kaydın herhangi bir alanına getirilerek Düzen menüsünden Kayıt Sil komutu çalıştırılmalıdır.

Her iki yötemlede kayıt silme işlemi gerçekleştirilmiş olsa Access kullanıcıya gerçekten bu kaydın silinip silinmeyeceğini sorgulayacaktır.

Bu sorgu diyalog kutusundaki Evet düğmesi tıklanırsa kayıt silinecek aksi halde kayıt silinmeyecektir.

Kayıtların Sıralanması (Sort) Daha önceden de anlatıldığı gibi tablolar için index hazırlanırken, sıralamanın küçükten büyüğe veya büyükten küçüğ doğru olması konusunda seçim yapma şansı vardı. Üzerinde çalışılan tabloda tanımlı indeksler varsa, kayıtlar tablo penceresi içinde Primary Key özellikli indekse göre sıralanırlar. Ancak tabloya sonradan eklenen kayıtlar tablo kapatılıp açılana kadar tablonun sonunda yer alırlar. Tablo tekrar açıldığında kayıtlar birincil indeksin elirlendiği sırada ekrana gelirler. Diğer taraftan Access Türkçe'nin alfabetik sırasını tanımaktadır. Kullanılan dilin Türkçe olduğunu Araçlar menüsündeki Seçenekler komutundan belirtebiliriz. Ancak bütün bunların dışında, bazen üzerinde çalışılan tabloda bulunan kayıtların belli bir özelliğe göre sıralanması gerekir. Bunun için Kayıtlar menüsündeki Sırala komutunda ya da Araç Çubuğu üzerindeki aynı işlevi sağlayan düğmelerden yararlanılabilir.Sıralama yapılırken, ekleme noktası sıralama yapılacak alanın herhangi bir kaydı üzerinde bulunması gerekir. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Sıralama yapmak için araç çubuğu üzerindeki düğmelerden de yararlanıldığı belirtilmişti. Artan sırada bir sıralama yapmak için yararlanılabilir.

azalan bir sıralama içinse düğmelerinden

Kayıtları Filtreden Geçirmek (Filters) Yukarıda belirtilen kayıt sıralama tekniğinde, sıralama işlemine bütün kayıtlar dahil edilmektedir. Ancak çoğu zaman tablodaki bütün kayıtlara göre yapılan kayıt sıralama işlemi kullanıcı için yeterince kullanışlı olmayabilir. Tablolar üzerinde sadece mevcut bir alan içerisinde doğrudan bir kayıt seçip bu kayıt özelliğine göre tablodaki kayıtlar bir süzgeçten geçirilebilir.

Filtre işlemi için Kayıtlar menüsündeki Süz komutundan yararlanılır. Bu komuta ait 4 adet alt komut içeren bir pencere mevcuttur.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Form Süzgeci komutu çalıştırıldığında tablo ortamındaki tüm kayıtlar gizlenir ve alanlara kaşılık gelen veri satırlarına birer açılır liste kutusu yerleşir. Süzgeçten geçirilecek kayıtlar bu liste kutusu içerisinde ancak bir kez tekrarlanmaktadır. Yapılması gereken işlem süzgeçten geçirilecek kaydın bu liste kutusundan seçilmesi gerekir. Süzgeç uygulandığı anda menü bara adı Süzgeç olan bir menü yapışır. Bu menü içerisindeki Süzgeç/Sıralama Uygula komutu çalıştırılarak süzgeç sonucu elde edilebilir. Süzgeç sonucu elde edildikten sonra Kayıtlar menüsünden Süzgeç/Sıralama Kaldır komutu uygulanarak tabloda bulunan diğer kayıtlara ulaşılabilir.

Süzgeç uygulamalarını araç çubuğu üzerindeki süzgeç düğmeleri ile de yapmak mümkündür. Süzgeç kullanımının biraz daha pratik bir yolu olan mouse'un sol tuşunun kullanımı tekniği vardır. Bu teknikte süzgeçten geçirilecek alan üzerinde herhangi bir satıra konumlanıp mouse'un sol tuşu kliklendiğinde açılan pop-up menü içindeki Süz metin kutusuna üzerinde bulunulan alan içerisinde yer alan kayıtlar içerisinden süzgeçten geçirilecek olanı yazılmak koşuluyla çalıştırılabilir. Yine aynı menü içindeki Süzgeç/Sıralama Kaldır komutu uygulanarakta tablo ortamındaki tüm kayıtlar görüntülenebilir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Süz menüsü içindeki Seçime Göre Süz komutu üzerinde bulunan kayıt ve benzerlerinden oluşanlarını süzmek amacıyla kullanılmaktadır. Seçimi Dışta Tutarak Süz komutuysa üzerinde bulunulan kayıt dışındakileri süzgeçten geçirmek için kullanılır.Gelişmiş Süzme/Sıralama komutu, süzme işlemi için bir sorgu penceresi hazırlar ve bu sorgu ortamında istenilen alanlar ve alanlara ai kayıtlar üzerinden yapılır. Bknz. sorgular.

TABLOLAR ARASI İLİŞKİ Şimdiye kadar tablolar ile ilgili olarak yapılan işlemlerde ve verilen örneklerde her seferinde yalnızca bir tabloyu kullandık. Ancak hem günlük hayatta hemde yapılan iş faaliyetlerinde bilgileri bir tabloda tutmak pratik olmamakta ve bazı durumlarda mümkün de olmamaktadır. Bu nedenle yapılan işlemlerle ilgili bilgiler çoğu zaman birden fazla tabloda tutulurlar. Gerçek bir veritabanı yönetiminin birden fazla veri tablosu içereceğini ve bu tablolar arasında ise sağlam, tutarlı ve esnek İlişkiler kurulması gerekir. Ilk başlarda bu İlişkilerin neden kurulması gerektiği konusunda bilgi verilmişti.

Tablolar Arası İlişki Kurmak İlişkiler konusunu tanımlayabilmek içinde pek çok tablo bulunan yeni bir veritabanı örneklemeleri verelim. Bu veritabanındaki tabloların yapısı aşağıdaki gibidir. Hangi veritabanı dosyasındaki tabloların arasında İlişki kurmak isteniyorsa önce o veritabanı dosyasının açılması gerekir.Veritabanı dosyasındaki tabloların arasında İlişki kurmak veya mevcut İlişkilerde değişiklik yapmak için Araçlar menüsündeki İlişkiler komutu kullanımaktadır.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Tablolar arasında İlişkiler kurmak üzere İlişkiler komutu çalıştırılırsa, hem üzerinde çalışılan veritabanı dosyasındaki tablolar için daha önce tanımlanan İlişkilerin listelendiği İlişkiler adlı bir pencere, hemde aralarında İlişki kurulmak istenen tabloların seçildiği Tabloyu Göster diyalog kutusu ekrana gelir. Tabloyu Göster diyalog kutusunda açık olan veritabanı dosyasındaki tablolar listelenir. Bu diyalog kutusunda daha önce hazırlanıp veritabanı dosyasına dahil edilen sorgular varsa ve bunlar arasında da bir İlişki söz konusu ise Sorgular sekmesine geçerek bunlar da İlişkiye dahil edilebilirler. Bizim hazırladığımız veritabanı ortamında henüz sorgu olmadığı için sadece tablolar arasında İlişki üzerinde çalışacağız. Eğer daha önceden üzerinde çalışılan veritabanı dosyasında bulunan tablolar arası İlişkileri tanımlamak üzere İlişkiler komutunu vererek İlişki tanımlaması yapılmışsa Tabloyu Göster diyalog kutusu ekrana otomatik olarak gelmez. Bu durumda Tabloyu Göster diyalog kutusunu ekrana getirmek için İlişkiler menüsündeki Tabloyu Göster adlı komut çalıştırılmalıdır. Ekranda İlişkiler penceresi varken Access menülerinde değişiklik meydana gelir.

Veritabanı dosyasındaki hangi tablolar arasında İlişki kurulmak isteniyorsa, o tabloları Tabloyu Göster komutu ile ekrana gelen diyalog kutusu aracılığı ile İlişkiler penceresine kopyalanması gerekir. Kopyalama işlemi için, kopyalanacak tablo seçildikten sonra Ekle düğmesine basılarak ya da üzerinde mouse sol tuşu ile çift klik yaparak gerçekleştirilebilir. Tablolar her iki yöntemle kopyalanabileceği gibi tamamı ya da bir kaçı seçilerek (Windows'da standart olan işaretleme yöntemleri kullanılmalıdır) bir seferde kopyalama işlemi yapılabilir. Kopyala işlemi bitmiş olmasına rağmen Tabloyu Göster diyalog kutusu ekranda kalmaya devam eder. Bu nedenle İlişkiler penceresine eklenecek başka Tablo ve Sorgu yok ise Kapat düğmesi tıklanarak bu diyalog kutusu görüntüden kaldırılabilir. Şekile dikkat edilirse İlişkiler penceresine aralarında İlişki kurulmak üzere kopyalanan her tablo, İlişkiler penceresinde tablonun kayıt yapısını içeren bir liste kutusu ile temsil edilmektedir. Aralarında İlişki kurulmak istenen tablolarda aynı özelliğe sahip bir alanın mutlak olması gerekir. Tablolar arası İlişki kurmak için ilk yapılması gereken işlem birincil tablo konumundaki tabloda İlişki kurmada kullanılacak alanı seçili duruma getirmektir. Birincil tablodan iki tablo arasında İlişkiyi kurmada kullanılacak alan seçili duruma getirildikten sonra, bu alan farenin sol tuşu basılı durumda tutularak İkincil tablo durumundaki aynı alan özellikli ve aynı tür veri barındıran alanın üzerine kadar sürüklenip bırakılır. Bu sırada ekrana İlişkiler diyalog kutusu gelir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

İlişkiler diyalog kutusunun üst kısmındaki 2 sütundan meydana gelen ızgaranın Tablo/Sorgu adlı ilk sütununda, birincil tablonun veya sorgunun adı ile birlikte İlişki kurmada kullanılacak alanın adı bulunmaktadır. Her ne kadar İlişkiler penceresinde fare ile İlişkiyi sağlayacak alanları belirlediysek, İlişkiler diyalog kutusunda İlişki kurmada kullanılacak alan veya alanları değiştirebiliriz. İlişkiler diyalog kutusunun üst kısmındaki ızgaranın sağında bulunan İlgili Tablo/Sorgu başlıklı sütunda ise İlişki kurulacak diğer tablo ve İlişkide kullanılacak alan belirtilmektedir. Eğer İlişki kurulacak alanlarda bir hata varsa alan isimlerinin görüntülendiği ızgarada bulunan açılır liste kutuları içinden İlişkiye eşlik edecek alanlar değiştirilebilir. Tablolar arasında kurulan İlişkiler kabaca ikiye ayrılmaktadır. Birinci İlişki tipine Bire-Bir, İkinci İlişki tipine ise Bire-Çok adı verilmektedir. Eğer İlişki kurulan alanların her ikiside Basit Anahtar özelliği taşıyorsa Bire-Bir, bunlardan biri Basit Anahtar değilse Bire-Çok İlişkiden sözedilebilir. İlişkiler penceresindeki tablolara dikkat edilirse, bu tablolarda yer alan bazı alanların diğerlerine göre daha koyu renkli olduğudur. Bu koyu renkli alanlar Basit Anahtar olarak belirlenmiş alanlardır. Bire-Bir ve Bire-Çok İlişki türlerinde birincil durumda bulunan tabloda olmayan bir kayıt İkincil durumdaki bir tablo üzerine girilemez. İlişki kurmak için seçilmiş olan Kimlik tablosundaki Sicil_no ve Maaş tablosundaki maas sicil adlı alanlar Basit Anahtar olarak belirlenmiş alanlardır. Dolayısıyla kurulacak İlişki türüde Bire-Bir İlişkidir. İlişki türünü görebilmek için İlişkiler diyalog kutusunun alt kısmına bakarakta anlayabiliriz. İlişki bu haliyle kabul edilip Yarat düğmesi tıklanarak İlişki kurulması sağlanabilir. Bu şekliyle kurulan İlişkide bir bilgi tutarlılığından söz edilemez.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Tablolar arası İlişkide bilgi tutarlılığına zorlamak için Bilgi Tutarlılığına Zorla onay kutusunun işaretlenmesi gerekir. Bu onay kutusu işaretlenmeden altta bulunan İlgili Kayıtları Ardarda Güncelleştir ve İlgili Kayıtları Ardarda Sil onay kutuları pasif durumdadır. Bu iki onay kutusundan birincisinin görevi, birincil durumda bulunan tabloda İlişki kurulan alana ait veri üzerinde bir değişiklik yapıldığı taktirde İkincil durumdaki tüm tablo ve kayıtlarda bununla birlikte kendini otomatik olarak güncelleyecektir. Diğer onay kutusu seçili duruma getirilirse birincil durumda bulunan tablo üzerinde bir kayıt silindiği taktirde İkincil durumdaki İlişkide olduğu kayıt dizileri kendiliğinden silinecektir. Bu onay kutuları seçildiği taktirde İlişkiler penceresindeki tablolarda İlişkiyi gösteren bağ üzerinde de değişiklik meydana gelecek ve İlişki türü şematik olarak ifade edilecektir.

İlişkiler kurulduktan sonra tekrar İlişki diyalog kutusunu ekrana getirebilmek için, İlişkiyi gösteren bağ üzerinde çift klik yapmak ya da farenin sağ kliğini kullanarak İlişkileri Düzenle komutunu çalıştırmak gerekir. Her iki yöntemle de İlişkiler diyalog kutusu görüntülenebilir. Var olan bir İlişki silinmek istendiğinde ise, bağ üzerinde bir kez sol klik yapıldıktan sonra klavyeden Delete tuşuna basmak ya da Sağ klikte gelen Sil komutunu çalıştırmak gerekir.

Yukarıdaki örnekte "Kimlik Bilgileri" ve "Maaş Bilgileri” tabloları arasında bir İlişki tanımlandı. Tanımlanan bu İlişkinin tablolara nasıl yansıdığını kontrol etmek amacıyla tablolara veri girilmelidir. İlişki tanımlanırken birincil durumdaki tablomuz "Kimlik" tablosuydu. Yani İlişki kurulurken "Kimlik" tablosundan "Maaş" tablosuna doğru yönelim olmuştu. Yine yukarıda bahsedildiği gibi Bire-Bir ve Bire-Çok İlişki türlerinde birincil durumda bulunan bir tabloda olmayan kayıt İkincil durumda olan bir tablo ortamına girelemez denmişti. Bunu kontrol amacıyla henüz hiçbir kaydı olmayan bu iki tablodan adı “Kimlik" alanına rastgele bir kayıt girelim ve sonucu takip edelim. Yukarıdaki Şekilde görüldüğü gibi gelen mesaj kutusunda tablolar arasında İlişkilerden dolayı ya da geçerlilik kurallarına uymayan kayıt girildiği konusunda kullanıcı uyarıldı. Doğruluğunu kontrol amacıyla birincil durumdaki "Kimlik" tablosuna aynı sicil numarasına sahip bir kaydın girilmesi yeterlidir. Access'te İlişki kurulurken, tabloların sadece bir alanı üzerinden İlişki zorlaması yoktur. Mevcut bir İlişki, İlişkiler diyalog kutusunda tanımlandığında aynı İlişki penceresi içerisinde diğer İlişkilerde aynı tablolar üzerinde olmak koşuluyla ard arda tanımlanabilir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Böyle bir İlişkiyi tanımlamak için birincil durumda bulunan tablodaki İlişki kurulacak alanların aynı niteliklere (Basit anahtar vb.) sahip olması gerekir.

Burada İlişki kuracağımız, "Kimlik Bilgileri Tablosu" ve "Maaş Bilgileri Tablosu" tablolardan "Maaş Bilgileri" tablosuna dikkat edilirse birden fazla Basit Anahtar, "Kimlik Bilgileri" tablosunda ise "Maaş Bilgileri" tablosunda bulunan 2 adet alanın tanımlı olduğu görülecektir.

İlişkiler diyalog kutusu ekranda iken birici İlişki kendiliğinden tanımlanmıştır. Bu İlişki ızgarasının bir alt satırına konumlanarak açılır liste kutusu içinden bu İlişkiye eşlik edecek İkinci alanlar seçilerek bu tür bir İlişki tanımlanabilir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

İlişkilendirilmiş tabloların en son hali Şekildeki gibi olmalıdır.

İlişkilerde Sihirbazdan Yararlanmak Tablolar arası İlişki kurarken sihirbazdan da yararlanılabilir. Ancak bu sihirbazın tek görevi sadece İlişki kurumak değil, İlişki kurulacak alanlar üzerinden bir veya birkaçını İkincil durumda bulunan tablo üzerindeki ilgili alan üzerine bir açılır liste kutusuyla alan içindeki kayıtların listesini de görüntülemektir. Böyle bir ilşikiyi mevcut varolan İlişkiler üzerinde de kullanarak sadece açılır liste kutusu özelliğinden de yararlanabiliriz. Bu tür bir İlişkiyi tanımlarken tablo tasarım modunda olunması gerekir. Bu amaçla "Kimlik Bilgileri Tablosunu” tasarım modunda açarak "Rütbesi" tablosu arasında bir İlişki tanımlayabiliriz. İkincil durumda bulunan " Kimlik Bilgileri Tablosunu " tablosu tasarım modunda açıldıktan sonra bu tablodaki Rütbesi alanının Veri Türü liste kutusundan Arama Sihirbazı seçilmelidir.

Bu seçimin ardından karşımıza gelen diyalog kutusunda bu alana eşlik edecek verilerin bir tablodan ya da yeni oluşturulacak bir liste içerisinden mi seçileceğine karar verilmelidir. Burada hem bir İlişki hem de listeden seçim söz konusu olduğu için bu seçimin varolan bir tablo üzerinden yapılacağı belirtilmelidir. İkincil durumda bulunan tabloya eşlik edecek birincil durumdaki tablonun ya da sorgunun bu diyalog kutusunda seçilmesi gerekir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Bu seçimin ardından seçili olan tablodaki alanlarının listelendiği bir diyalog kutusu gelecektirki, bu diyalog kutusunda birincil tablonun hangi alanı İkincil tablodaki açılır liste kutusu içerisinde olması isteniyorsa bu alanın seçilmesi ve Seçili Alanlar liste kutusu içerisine yerleştirilmesi gerekir. Burada birden fazla alanın bu liste içerisinde görüntülenebileceğini unutmamak gerekir.

Sihirbazın bu adımında anahtar alanında açılır liste kutusu içerisinde çıkıp çıkmayacağının belirlenmesidir. Burada anahtar alanında bu liste içerisinde çıkması isteniyorsa Anahtar Sütunu Gizle onay kutusundaki işaretin kaldırılması gerekir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Artık İlişki ve açılır liste kutusu oluşturmanın son adımına gelindi. Bu adımda yapılması gereken, liste kutusunun oluşturulduğu alan üzerindeki etiket adının verilmesi ya da varsayım etiket adının kabul edilmesidir. Son düğmesine basarak işlem tatamlanabilir. Son olarak bununla birlikte tablo üzerinde meydana gelen bu değişikliklerin kayıt edilip edilmeyeceği sorusuna Evet cevabının verilmesidir.

Not: Özelikle kod tablolarını arama sihirbazından bağlarken hangi tablonun secili olduğu ve eşleştirmelerde seçmiş olduğumuz tablo ile eşleşmesine dikkat edelim örneğin: rutbesi seçili iken dairesi ile eşleştirme yaparsanız. Rütbesi bölümü geldiğinde açılan kutudan daire isimleri çıkcaktır. Bundan dolayı çok dikkat etmemiz gerekir. Çünkü access te yapılan bütün işlemler kayıt anlamındadır. Bu bağlamalarda her yanlış bağlamamız ilişkiler menüsünde tek tek karşımıza çıkacaktır.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

SORGULAR Sorgu Neden Kullanılır? Sorgular, veritabanında yer alan veriler hakkında sorular sormak ve bu sorulara yanıt almak için kullanılan temel veritabanı nesnesidir. Sorgulama sonucunda, belirtilen ölçütlere uygun bir kayıt kümesi (Dynaset) elde edilir. Dynaset, sorgulama sonucunda elde edilen bilgilerin tablo biçimindeki sunumudur. Sunuş her ne kadar bir tablo görüntüsünde olsa da aslında böyle bir tablo yoktur. Dynaset'te yer alan veriler üzerinde yapılacak işlemler, verilerin fiziksel olarak yer aldığı veri tablosunu doğrudan etkilerler. Kayıt grupları oluşturmak, belirli kayıtları silmek, bir başka tabloya kayıt eklemek, mevcut kayıtların bir kısmını yeni bir tabloya dönüştürmek gibi işlemleri gerçekleştirmek amacıyla kullanılan çeşitli sorgular vardır.

Sorgu Yaratmak ve Sorgu Penceresi Düzeni Veritabanı penceresinde iken, sorgulanacak verilerin bulunduğu tablonun seçilmesi ve Araç Çubuğundaki Sorgu aracının tıklanması gerekir. Sorgulama tek bir tablo üzerinde yapılacak ise bu yöntem pratik ve kullanımlıdır. Sorgu yaratmanın bir diğer yolu ise yine veritabanı penceresindeyken, Ekle menüden Sorgu komutu çalıştırılarak da sorgu penceresi ortamına geçilebilir.

Hemen bir sorgu oluşturmadan, sorgu penceresinin yapısını incelemekte fayda vardır. Sorgu penceresi iki ana bölüme ayrılır. Pencerenin üst kısmında, sorguda kullanılacak tabloların alan listeleri ve eğer birden fazla tablo kullanılıyorsa ve bu tablolar arasında İlişkiler varsa bu İlişkiler yer alır. Pencerenin alt kısmında ise, sorgu tanımlamalarının yapıldığı QBE tablosu bulunur. QBE tablosunda her sütun tablodaki bir alana karşılık gelir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Alan

sorgulanacak alanın adı

Tablo

bulunduğu tablonun adı

Sırala

sıralama tanımı

Göster

alanın gösterilip gösterilmeyeceği

Veya

diğer sorgu koşulları

Sorgu Tasarım Aşamaları Sorgu tasarım aşaması birkaç adımdan oluşur. Bu adımlar belirlendiğinde sorgu belirlenilen kriterler doğrultusunda sonuç üretecektir. Bu sonuçlar kullanılarak yeni bir tablo ve yeni bir sorgu elde edilebilir. ª Sorgulamak istenilen tablo ya da tabloları belirleyin ª Sorgulamada kullanılacak alanları belirleyin ª Sıralama seçeneklerini belirleyin ª Sorgulama kriterlerini belirleyin ª Sorguyu çalıştırın

Alanları Belirlemek Sorgu tasarımında İkinci adım, sorgulanacak alanların belirlenmesidir. Tek bir alanın seçimi için, alan adını tıklamak yeterlidir. İster pencerenin üst kısmındaki listeden ister QBE tablosundaki açılır liste kutusundan yararlanılabilir. Shift tuşu basılı tutularak, bitişik birden fazla alan seçilebilir. Bitişik olmayan alanları, seçmek için ise Ctrl tuşundan yararlanılabilir. Bir tablodaki tüm alanları seçmek için alan listesinin başlığında çift klik yeterlidir. Tablonun tamamını seçmek için ise * sembolünün bulunduğu satırın çift kliklenmesi gerekir. QBE tablosunda uygun sütuna yerleşerek açılır liste kutusundan dilenilen bir alan seçilebilir. QBE tablosunda uygun sütuna alan adı yazılabilir. Pencerenin üst kısmında bulunan alan listelerinden uygun alanı mouse sol tuşu ile yakalamak ve QBE tablosunda uygun bir sütuna sürükle bırak yapmak. Tüm alanları seçerek QBE tablosuna sürüklemek. Tüm alanları eklemenin getirdiği birtakım avantajlar vardır. Herhangi bir anda veri tablosunda alanlarla ilgili bir değişiklik yapıldığında bu değişiklikler sorgu tasarımına kendiliğinden yansıyacaktır.

Kriter Belirlemek Access'in en güçlü özelliklerinden biri de, veriler üzerinde üretilen bilgileri en uygun biçimde sunabilmektir. Tablodaki tüm verileri izlemek yerine, belirli kriterleri karşılayan verileri izlemek verileri izlemek önemli yararlar sağlayacaktır. Belirli bir veri aranıyorsa, QBE tablosunda ilgili alanın bulunduğu sütunda Ölçüt satırına bu değeri girmek yeterlidir. Eğer sorgulanan alan Metin tipli bir alan ise veriyi Ölçüt hücresine girerken çift tırnak "" içerisinde yazılmalıdır. Örnek: “Ramazan” Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Eğer belirli bir alanda belirli değerleri içeren kayıtlara ulaşılmak isteniyorsa, bu durumda kriter olarak bir değer listesi belirtilmelidir. Değer listeleri, değerler arasına Or yazılarak oluşturulur. Örnek: "İstanbul" Or "Ankara" Or "İzmir". Kriter belirtilirken aynı sütunda birden fazla satırda yer alan kriterler birbirlerine Or ile bağlanırlar. Diğer bir deyişle, aynı anda karşılanması gerekli kiterleri aynı satırda, herhangi birinin karşılanabileceği kriterleride farklı satırlarda belirtilmelidir ya da aralarına Or konulmalıdır.

ALAN

ÖRNEK

ANLAMI

Ülke

"Fransa"

Ülke alanında Fransa olanlar

Ülke

Not "Fransa"

Fransa olmayanlar

Şehir

In ("Istanbul","Ankara")

İstanbul ya da Ankara olanlar

Maaş

<10000000

10000000'dan küçük olanlar

Yaş

>25

25 yaşından büyükler

Yaş

25 yaşındakiler

Yaş

<=30

30 yaş ve altındakiler

Vade

Date()

Bugün vadesi gelenler

Doğum

Between 1/1/1961 AND

12/31/1961 1961'liler

Doğum

2/*/*

Şubat ayında doğanlar

Null

Değeri olmayanlar

Is Not Null

Değeri olanlar

Ca?it

Cahit, Cavit,...

İl

A*a

Adana, Ankara, Antalya,...

*ci

Birinci, izci,...

#10

110,210,310,...

T[aeıi]k

Tak, tek, tık, tik,...

T[!a]k

Tak olmayanlar

Kod

ÇOK ÖNEMLİ BİR TABLO DİKKATLE İNCELEYİNİZ!!! Access'te genel kural olarak, bir kriter ifadesinde kullanılan ve açık sorgu olacak Metin bilgiler tırnak içerisine alınırlar. Tarih/Saat (Date/Time) tipi bilgilerin ise hem başına hem sonuna # işareti kendiliğinden konulur.

Sorgu Tipleri ve Sorgularda Hesaplanmış Alanlar Access dahilinde kullanım amacına yönelik değişik sorgu tipleri bulunmaktadır. Bu sorgu tiplerini kullanarak belirli kriterler dahilindeki verilere ulaşabilir, bir parametre döndürerek bu parametrede yer alan değer sonuçlarına ulaşabilir, sorgulardan yeni tablolar elde edebilir, sorgu sonucunda elde edilen verileri var olan tablolara ekleyebilir, kritere uygun kayıt ya da kayıtları aynı anda silebilir ve yanlışlık sonucu tekrarlarmış kayıtları bulabiliriz. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Seçme sorgusu Yeni bir sorgu hazırlamak amacıyla Veritabanı penceresindeki Sorgu sekmesine geçerek Yeni düğmesine tıklandığında Sorgu oluşturma tekniklerini içeren bir diyalog kutusu ekrana gelir. Bu diyalog kutusunda yer alan Tasarım Görünümü aynı tablolarda olduğu gibi Sorgunun sıfırdan herşeyiyle kullanıcı tarafından hazırlanacağı belirtilmektedir.

Tamam düğmesi tıklanarak bu ekran geçildiğinde ekrana sorguya eşlik edecek tabloların listelendiği Tabloyu Göster diyalog kutusu ekrana gelir. Sorguda kullanılacak tablo ya da sorgular bu diyalog kutusundan seçilerek Ekle düğmesi ile Sorgu penceresine kopyalanmalıdır. Örnek olması açısından "Kimlik" adındaki tablo sorgu için kullanalım. Kimlik tablosu seçilerek Ekle düğmesi ile sorgu penceresine kopyalayalım. Sorguda çıkması istenen alanlar QBE tablosunda daha önceden öğrenilen yöntemlerden biri kullanılarak seçilmelidir.

Sorgu Şekildeki gibi hazırlanıp çalıştırıldığında "Kimlik" tablosunda bulunan alanlardan sadece Sicili, Adi, Soyadi, Rutbesi, Şubesi bilgilerini içeren bir sorgu sonucu elde edilecektir. Bu sorguya dahil edilmesi düşünülen yeni alanlar söz konusu olduğunda boş ütunlara gelerek yeni alanlar eklenebilir, sorguda çıkması istenmeyen alanlar doğrudan silinebileceği gibi Göster onay kutuları içerisindeki onay işaretleri de silinerek sorgu da çıkması önlenmiş olur.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Sorgu sonucunda elde edilen verilerden Sicili alanına dikkat edilirse küçükten büyüğe doğru bir sıralama söz konusudur. Sorgu hazırlanırken böyle bir sıralamadan bahsedilmemişti. Buradaki sıralamaya etken faktör Sicili alanının Basit Anahtar olmasından kaynaklanmaktadır. Aynı sorgunun Tasarım aşamasına geçerek "adi" alanının Ölçüt satırına "ayhan" yazarak sorguyu tekrar çalıştıralım.

Birden fazla tablo için seçme sorgusu hazırlamak Birden fazla tabloyu temel alan sorguların işlevsel olabilmesi için söz konusu tabloların birbirleri ile İlişkili olmalırı gerekir. Ancak tablolar arası İlişkiler, sorgu penceresinde İlişkiler penceresindeki gibi tanımlanabilir. Ancak sorgu penceresinde tanımlanan tablolar arası İlişkiler geçicidirler. Burada tanımlanan İlişki, yalnızca o anda hazırlanan sorgu üzerinde etkili olur. Birden fazla tablo üzerinde sorgu hazırlayabilmek için sorgu sekmesinde iken Yeni düğmesine tıklandığında karşımıza gelen Tabloyu Göster diyalog kutusunda sorguda kullanacağımız tabloları sorgu penceresine kopyalamak gerekir. Bu işlem bittiğinde sorgu penceresinde aynı İlişkiler pencerisinde tanımlı İlişkiler görüntülendiği gibi görüntülenecektir. Örnek olması açısından yeni bir sorgu işlemi için Tabloyu Göster diyalog kutusunu ekrana getirelim. Burada "Kimlik" , "rutbe" ve "şube", “daire” tablolarını bu sorgu üzerinde kullanalım. Sorgu penceresinin yapısı aşağıdaki Şekilde olduğu gibi olmalıdır.

Sorgu penceresinde karşımıza gelen tablolarda bir İlişki söz konusu değilse bu tablolar arasında İlişki kurulabilceğinden yukarıda bahsedilmişti. İlişki kurulacak tablolardan birinin alanı mouse sol düğme ile tutularak İlişkide olacağı diğer tablonun alanının üzerinde bırakılması böyle bir İlişki için yeterlidir. QBE tablosunun Tablo satırında sorguda seçilecek alanlara İlişkin Tabloların listesi bulunmaktadır. Diğer bir deyişle sorgu penceresinde şu anda bulunan 3 tablomuz yer almaktadır. Alan satırına konumlanarak sütunlarda çıkması istenen alanları doğrudan bu liste Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

kutusu içerisinden seçilebilir. Ancak sorguya o anda eşlik eden pek çok alan sözkonusu olduğundan bunların tamamı bu liste kutusu içerisinde görüntülenecektir. Tablo satırından, sadece ilgili tablo ile ilgili alanların çıkmasını istiyorsak öncelikle Tablo isminin bu satırda seçilmesi gerekir. Toplam 3 tablodaki alanlardan, sorguda çıkması istenenleri bu şekilde sorgu sütunlarına yerleştirerek sorgu tanımlanabilir. Dikkat! Tablolarımızın dördünde de ortak alanları barındıran bir alanımız var. Bu alanı hatırlayacak olursak sadece tablolar arasındaki İlişkilerde kullanmıştık. Sorgumuzda bunlardan sadece birisinin seçilmesi yeterlidir.

Hazırlanılan Seçme tipli bu sorguda yer alması istenilen bütün alanlar fare ile sorgu penceresinin alt kısmındaki QBE Tablo ızgarasına kopyalandı. Bu sorguda "dairesi" alanında yer alan veriler içerisinde içinde Bilgi ifadesi geçenleri bulmak amacıyla, ilgili alanın Ölçüt satırına Like Bilgi* yazalım. Buradaki Like ifadesi içindeki anlamında kullanılacak ve veri alanında başlangıcı Bilgi olan tüm kayıtların bulunmasını sağlayacaktır. Access sorguları belirli değer aralığındaki veriler üzerinde de son derece etkilidir. Örneğin yeni hazırlayacağımız sorgu üzerinde bulunan "Doğum Tarihi" alanında, belirli bir tarih aralığında doğanların listesini görmek isteyebiliriz. Bu amaçla Ölçüt satırında Between deyiminden yararlanmalıyız.

Between deyimi bu şekilde tarihsel alanlar üzerinde kullanılabildiği gibi metinsel, sayısal, parabirimi ve otomatik sayı tipli alanlar üzerinde de etkilidir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Access karaktersel bilgileri nasıl tırnak içine alıyorsa, belirtilen tarihsel bilgilerin başına ve sonuna "#" karakterini koymaktadır.

Parametrik sorgular Daha önce hazırlanan sorgularda sorgu kriteri olarak çeşitli bilgiler seçmiştik. Ancak sözkonusu edilecek alanın içerdiği bir veri kümesine ulaşmak oldukça zordur. Her defasında sorgunun Tasarım modunda açılması ve kriterlerin her defasında yeniden belirlenmesi gerekir. Hiçte pratik olmayan bir yöntem. Access bu ve benzeri durumlar için bir kolaylık sunmakta ve sorgulama kriterinin sorgunun işletilmesi sırasında belirlenmesine imkan vermektedir. Bu işlem için yeni bir Seçme Sorgusu hazırlayalım. Eğer sorgulama kriteri olarak Ölçüt satırına yazılanların sorgunun açılması sırasında belirtilmesi isteniyorsa, tek yapılması gereken işlem, kullanıcının girişini yapacağı sorgu koşulu hakkında vermek istenilen mesajı köşeli parantez içinde sözkonusu alanın Ölçüt satırına yazmaktan ibarettir. Özellikle bilinmesi gereken Access te parametre sorgularında köşeli parantezi [] görür içinde yazılan mesaj önemli deyildir. [Lütfen aradığınız kaydın sicilini giriniz]

Ölçüt satırı bu şekilde hazırlanan bir sorgunun son hali veritabanı dosyasına kayıt edilip tekrar açıldığında, Access bir diyalog kutusu içinde kullanıcıdan sorgulama kriterini ister.

Not: Bütün sorgularda bilinmesi gereken hangi kritere göre sorgu yapcaksak o kriter ile ilgili alanın altına ölçüt girmemiz gerektiğidir. Bu diyalog kutusundaki metin kutusuöena kayıtları sorgu penceresine getirilecek kaydın Sicil_no bilgisi girilip Tamam düğmesinde tıklama yapılırsa, sorgunun dayandığı tablonun son durumuna göre sorgu hazırlanıp belirtilen koşula uyan kayıtlar bir pencere içinde ekrana getirilir. Parametrik sorgular bu şekilde tek bir alan içerisinde oluşturulabildiği gibi birden fazla alanı ilglendiren parametrik sorgular da hazırlanabilir. Parametrik sorgularda karşımıza gelen diyalog kutularındaki metin kutusuna girilecek veri adından da anlaşıldığı gibi metin tiplidir. Dolayısıyla böyle bir alana istenilen türden veri Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

girişi yapmak mümkündür. Eğer girilen veri parametre gönderilecek alan özelliğine uymuyorsa Access kullanıcıyı uyarmadan içeriği boş olan sorgu görünüm penceresini ekrana getirecektir. Kullanıcının karşısında bulunan bu diyalog kutusuna gireceği parametrenin (sayısal, alfabetik, tarih, ole nesnesi vb...) türü konusunda kısıtlama getirilebilir. Bunun için sorgu tasarım aşamasında iken Sorgu menüsündeki Parametreler komutu kullanılabilir.

QBE tablosunda sorgu parametresinde çıkması istenen değer Sorgu Parametreleri diyalog kutusunun Parametre alanına ızgaradaki adıyla aynen yazılılarak Veri Türü alanında da sınırlaması konularak Tamam düğmesine basıldığında parametrenin değeri konulan sınırlama çerçevesinde olmadığı anda Access kullanıcıyı bir mesaj kutusu ile uyararak parametre diyalog kutusunun tekrar görüntülenmesini sağlayacaktır. Parametrik sorgularda Between ve Like terimleri de kullanılabilir. Özellikle belirli bir aralığı ilgilendiren ya da belirli bir grup veri içerisinde, verinin birkaç karakterini yazmak koşuluyla tahmini verilere ulaşım sağlanabilir. Böyle bir sorguyu hazırlarken kriter olarak ölçüt satırına Like [aradığınız sicil numarasını giriniz] ya da Between [Lütfen ilk sicili giriniz] and [Lütfen son sicili giriniz] şeklinde parametreler döndürülebilir.

Between deyiminden yararlanarak bu şekilde parametre döndürüldüğünde iki değer arasında kalan kayıtlar sorgu tablosunda listelenecektir. Yine bu Parametre diyalog kutularına girilecek veriler Parametreler ile sınırlanabilir. Like deyiminde ise yine Between’de olduğu gibi parametre döndürülebilir. Bu parametre neticesinde diyalog kutusuna girililecek veri MS-DOS’ta geçerli Joker karakterler (“?” ve “*”) kullanılarak kayıt dizileri bulunabilir. Sayısal alanları toplamak ve tasniflemek Tablolarda bulunan sayısal alanlar üzerinde zaman geçtikçe ve veri miktarı arttıkça işlem yapmak son derece güç bir hale gelebilir. Hatta içinden çıkılmaz bir hal alabilir. Access, Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

kullanıcılarına sayısal alanlar üzerinde etkili son derece pratik yöntemler vererek, sayısal alanlara hükmetmenin yollarını sunmuştur. Bu amaçla mevcut veritabanımız üzerine adı “maas” olan yeni bir tablo ekleyelim. Tablomuzun alanları aşağıdaki gibidir. maas Maas_sicil

Sayı

Uzuntamsayı

Aldigi_tarih

Tarih/Saat

Maas

Parabirimi

Bu sorgu türündeki amacımız, sicil numarası verilen ya da tablodaki tüm kayıtlara İlişkin şahısların, “maas” tablosuna aylar bazında girilen verilerin bugüne kadar olan kişi bazında genel toplamını bulmaktır. Bu amaçla yeni bir sorgu hazırlayalım.

Sorguya, Maas_sicil – Kimlik Adi – Kimlik Soyadi – Rutbe Kod Rutbesi – Daire Kod – Dairesi - Maas Bilgilerinden Maasi tablolarından alınan alanları dahil ettim. Bu sorgu bu şekliyle çalıştırıldığında “Maas” tablosunda “Kimlik” tablosuna karşılık olan kayıtları bulacak ve bu İlişkideki tüm kayıtları getirecektir.

Bizim istediğimiz sonucu üretmeyen bir sorgu ile karşıkarşıyayız. Sorgudan beklenen “X” siciline sahip bir kaydın toplam nekadar maaş aldığını öğrenmektir. Bu amaçla mevcut Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

sorgunun tasarım aşamasındayken, Görünüm menüsünden Toplamlar adındaki komut çalıştırılmalıdır.

Toplamlar komutu çalıştırıldığında dikkat edilirse QBE tablosunun olduğu yere adı Toplam olan yeni bir satır eklendi. Bu satırın ızgara kısmında varsayım değer olarak Grupla bilgisi yer almaktadır. Buradaki Grupla teriminin anlamı mevcut alanların tamamında sürekli tekrar edilen veriler varsa bu verileri tek bir veri kümesi olarak göster anlamındadır. Yalnızca maas bilgisinin yer aldığı Toplam satırını Topla ifadesi olarak değiştirdim.

Dikkat edilirse maas_sicil, adi, soyadi, rütbe, daire alanlarına göre gruplandırılan veriler maas alanına göre Toplanarak sorgu elde edilmiştir. Bu tür sorgularda Toplam işlemi dışında, Ortalama, En az, En çok, Say, Standart Sapma, Değişken, İlk, Son, Deyim ve Koşul terimlerini de kullanarak değişik sorgu tipleri elde edilebilir.

Çapraz sorgu Çapraz sorgular kullanılarak sorgu sonuçları hesap tablosu (spreadsheet) görünümünde alınabilir. Görünüm olarak Excel’de kullanılan Özet Tablo’ya oldukça benzemektedir. Çapraz sorgu yaratma işlemi oldukça kolaydır. Mevcut Seçme Sorgusuna Sorgu menüsünden Çapraz Sorgu komutu çalıştırıldığında QBE tablosuna Çapraz ve toplam adında yeni iki satır eklenir. Bu satırlar üzerinde veriye eşlik edecek alanların tablo üzerinde hangi alanlarda çıkacağı ve mevcut sayısal değerlerin üzerinde ne gibi işlemler yapılacağı belirlenir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

QBE tablosunun Çapraz satırının Maas Sicili alanına Satır Başlığı, adi alanına Satır Başlığı, soyadi alanına Satır Başlığı, Rutbe_ad alanına Sütun Başlığı ve maas alanına Değer bilgisi girilip sorgu çalıştırılırsa sorgu sonucu klasik tablo anlayışının dışında olayın özeti niteliğinde olacaktır.

Bir Çapraz Sorguda en az bir satır başlığı, en az birtane sütun başlığı ve en az birtane de değer hücresi bulunmalıdır. Sütun ve satır başlıkları olarak belirlenen alanların Grupla ile toplamı alınmalıdır. Değer hücresi olarak belirlenen alanın ise mevcut toplam fonksiyonlarından biriyle mutlaka toplamı alınmalıdır. Not: Çapraz sorgularda 1 tane Satır Başlığı, 1 den fazla Sütun Başlığı, 1 tane Deger olmak zorundadır. Ancak Deger ifadesi sayısal alanlar için kullanılır. Sorgulama kapsamını daraltmak amacıyla çapraz tabloda yer almayacak bazı alanlar kriter belirtmek amacıyla sorguya dahil edilebilirler, ama bu tip alanların Göster onay kutularındaki onay işaretlerinin olmaması gerekir. Satır Başlığı ve Sütun Başlığı olarak belirlenen alanlar içinde kriter kullanılabilir ve hatta bu alanlar sıralamaya tabi tutulabilirler.

Tablo yapma sorgusu Şuana kadar sorgular ile ilgili olarak verilen bilgilerden bilindiği gibi sorgu pencerelerinde, Tablo Görünüm penceresinde yapılan bütün işlemler yapılabilmektedir. Sorgu üzerinden kayıt girilebilmekte, silinebilmekte, değiştirilebilmektedir. Ancak sorgular sonuçta yapılan tanımlamaya uygun olarak seçilip bir pencere içinde ekrana getirilen bir kayıt grubudur. Başka bir deyişle, sorgular gelişmiş bir kayıt listeleme tekniğidir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Access, sorgulardan yararlanarak yeni tablolar hazırlama imkanını da sunmaktadır. Bu yöntemle tabloların yedekleri oluşturulabileceği gibi, birden fazla tablodan oluşan veri kümeleri yeni bir tablo altında toplanabilmektedir. Bu amaçla veritabanımızdaki tablolarda yer alan izin sicil, adi, soyadi, rutbesi, ayrildigi tarih, donus tarihi bilgilerinden oluşan yeni bir tablo oluşturalım. Sorgu bu şekliyle hazırlandıktan sonra Sorgu menüsünde yer alan Tablo Yapma Sorgusu komutu çalıştırıldığında, Tablo Yap ada sahip bir diyalog kutusu ekrana gelir.

Yeni oluşturulacak veritabanı tablosu mevcut veritabanı dosyası üzerinde olacaksa Tablo Adı isimli metin kutusuna tablonun adı doğrudan yazılarak Tamam düğmesine basılmalıdır. Eğer tablo mevcut veritabanı ortamının dışında başka bir veritabanı ortamında olacak ise, Farklı Veritabanı radyo düğmesi işaretlenmeli ve veritabanı dosyasının bulunduğu lokasyonla (path) birlikte veritabanının adı Dosya Adı metin kutusuna yazılmalıdır. Bu şekilde sorgu hazırlanıp çalıştırıldığında, Access kullanıcıya bir diyalog kutusu içerisinde sorgunun şartlarına uyan toplam kayıt sayısının yeni bir tablo oluşturularak bu tablo üzerine ekleneceğini belirtir. Dikkat edilmelidirki bu ve buna benzer işlemlerde Geri Al komutu kullanılamaz durumdadır.

Not: Seçme ve Çapraz sorgu harici yapılan bütün sorgular, sorgu ekranında çalışır ama sonuç tablolarda görülür.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Güncelleştirme sorgusu Güncelleştirme tipindeki sorgular son derece pratik ve etkili bir sorgu yöntemidir. Bu sorgu yöntemi kullanılarak belirli bir grup içindeki verilerin tamamı tek bir hamlede güncellenebilir ve hızlı bir şekilde verilerin istatiski sonuçlarına ulaşılabilir. Bu tipteki sorgular sayısal alanlar üzerinde daha etkilidir. Doğrudan bir kayda İlişkin kayıtlar bir diğeri ile değiştirilebilmektedir. Ancak bu kayıt alanının tüm verilerini ilgilendirmektedir. Bu yüzden oldukça dikkatli olunması gerekir.

Örneklemeler yaptığımız veritabanımızda bulunan “Maas” isimli tablomuzdaki maas alanını böyle bir sorgu için kullanabiliriz. “Maas” tablosunda personele çeşitli aylarda verilen maaş bedelleri tutulmaktadır. Acaba personele maaşların verilmeye başlandığı ilk aydan bu yana %10’luk bir zam yapılmış olsaydı personel maaş durumu ne olurdu gibi bir soru ile karşı kaşıya isek bu tipte bir sorgu kaçınılmaz olurdu. Hele birde bu işi elektronik ortam dışında yapıyor olsaydık ve pek çok personelin olduğu göz önüne alınırsa hiçte kolay olmayan yöntemlere başvurmak zorunda kalınacaktı. Böyle bir sorgunun sonucunu görebilmek amacıyla sadece ”Maas” tablosunu ilgilendiren Seçme tipli bir sorgu hazırlanmalıdır.

Bu tipte bir sorgu hazırlandıktan sonra Sorgu menüsünden Güncelleştirme Sorgusu komutu çalıştırılmalıdır. Bu komut çalıştırıldığında QBE tablosunun sorgu ızgarasına Güncelleştir adında yeni bir satır eklenir. Güncelleme yapılacak alanın bu satırına konumlanarak köşeli parantez ( [ ] ) içinde alan adı yazıldıktan sonra araya aritmetik operatörlerden biri konularak

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

katsayı yazılır ve sorgu çalıştırılır. Sorguda elde edilmeye çalışılan sonuç maaşlara %10’luk bir artışdı. Güncelleştir satırı şu şekilde olmalıdır. [maas]*1,10

Sorgu bu haliyle çalıştırılırsa tablo ortamında yer alan verilerin güncelleştirileceğini belirtir bir mesaj kutusu ekrana gelir. Bu mesaj kutusundaki Evet düğmesi tıklanırsa sorgu sonucu tablo üzerine yazılmış olur. Bu tipteki sorguların Geri Al komutu kullanılamaz.

Tablonun son halini bakılırsa, maas alanında bulunan verilerin tamamına %10 eklendiği görülecektir.

Ekleme sorgusu Ekleme sorguları ile, yapıları aynı olan bir tablodan başka bir tabloya kayıt kopyalama işlemi yapılmaktadır. Bu yolla arşive kaldırılması gereken veriler söz konusu ise bu sorgu kullanılarak bir arşiv tablosu ortamına yönlendirilebilirler. veya personele yeni maaş gircez ama personelin bir çok bilgisi aynı tekrar yazmak yerine aynı olan bilgileri ekleme sorgusu ile getirebiliriz. Burada dikkat edilmesi gereken tek husus kaynak ve hedef ortamdaki alanların aynı tipte ve özellikte olmalarıdır. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Mesela aşağıda vereceğimiz örnekte personel bilgilerini ekleme sorgusu ile getircez ancak aldigi tarih ve maasi alanının boş gelmesini istiyoruz nasıl yapabiliriz birlikte yapmaya çalışalım. Mevcut veritabanındaki “Kimlik Bilgileri ve Maas Bilgileri” tablosunda bulunan bazı alanların ismi ile aynı olan yeni bir tablo yapalım Şekildeki gibi ve ismini Yeni Maas Tablo verelim. Bu sorgu tipini kullanarak diğer tablolardan alanları oluşturduğumuz aynı özelliklere sahip “Yeni Maas Tablo” ismindeki tabloya yönlendirelim. İlk etapta “Yeni Maas Tablo” boş durumdadır. Bu ekleme işlemini sadece maas sicil, adi, soyadi, rutbesi, alanları üzerinde yapalım. Aldigi_tarih ve maasi alanlarını eklemeyeceğiz çünkü bu alanların boş gelmesini ve yeni veri giriş yapmak istiyoruz.

Sorgu Şekildeki gibi hazırlanarak Sorgu menüsünden Ekleme Sorgusu komutu çalıştırıldığında ekrana Ekle adında bir diyalog kutusu gelir. Bu diyalog kutusu dikkat edilirse Tablo Yapma Sorgusu’nda karşımıza gelen diyalog kutusuna çok benzemektedir.

Bu diyalog kutusunda Geçerli Veritabanı radyo düğmesi işaretli iken Tablo Adı açılır liste kutusundan verilerin kopyalanacağı tablo adı seçilmelidir. Eğer veri ekleme işlemi başka bir veritabanı ortamında ise Farklı Veritabanı radyo düğmesi seçilmeli ve Dosya Adı metin kutusuna veritabanı dosyasının bulunduğu lokasyon (path) ile birlikte veritabanı adı yazılmalıdır.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Sorguda her nekadar hedef tablo ortamında bulunan alanların dışında başka alanlar bulunsa da, hedef tabloda sadece ilgili kayıt alanları olmasından dolayı kendisi ile ilgili alanlar kopyalanacaktır. Ekle alanında eşleşmeyen alanlar için elle eşleştirme yapmak zorundayız. Hedef tablo seçimi yapıldıktan sonra, sorgu çalıştırıldığında kullanıcıya kritere uygun kayıtların ekleneceğini belirtir bir mesaj kutusu görüntülenecektir. Bu mesaj kutusundaki Evet düğmesi tıklanmadığı sürece kayıt ekleme işlemi gerçekleşmemiş olur.

Silme sorgusu Geçmiş konularda tablolardan doğrudan kayıt silme konusunda bilgi verilmişti. Access ortamında kayıt silmek için illede ilgili tablo üzerinden bu işlemin yapılması gerekli değildir. Basit sorgular hazırlanarak tablo ortamlarındaki kayıtlar silinebilir. Sorgu silme işlemlerinde, kritere uygun kayıtları bulmada kullanılan parametrik değerler gönderme yöntemi silme sorgularında da kullanılabilir.

Sorgu kullanarak bir kayıt silebilmek için seçme tipinde bir sorgu hazırlanarak Sorgu menüsünden Silme Sorgusu komutu çalıştırıldığında QBE tablosunun sorgu ızgarasına Sil adında yeni bir satır eklenir. Sorgu bu haliyle tasarlanıp çalıştırıldığında kritere uyan kayıtların silineceğini belirten bir mesaj kutusu görüntülenir. Bu mesaj kutusunda kayıtların silinebilmesi için Access kullanıcıdan bir onay bekler. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Sorgularda Hesaplanmış Alanlar Sorgular kullanarak tablolarda yer alan veriler üzerinde hesaplamalar yapılabilir ve bu hesaplamaları sorgu sonucu olarak sütunlar halinde görüntüleyebiliriz. Hesaplamalar Tablo Veri Penceresi üzerinde gerçekleştirilemez ya da tablo tasarlanırken hesaplanamaz. Böylece mevcut verilerden türetilen verilerin veritabanında yer işgal etmesi önlenmiş olur. Bir sorgu penceresinde hesaplama yapabilmek için, QBE tablosunda Alan satırında boş bir sütuna gidilmesi gerekir. Eğer boş bir sütun yoksa istenilen herhangi bir yere bir sütun eklenebilir. Daha sonra, hesaplama formülü girilmelidir. Hesaplama formüllerinde genellikle diğer alanlardan yararlanılır. Alan adlarının [] köşeli parantezler içerisinde yazılması gerektiğini unutmamak gerekir. Formülü yazılıp başka bir alana hareket edildiğinde, formülün bulunduğu sütuna, Deyim1 şeklinde bir ad kendiliğinden verilecektir.

Deyim1: [maas]*1,10 Deyim1 ile başlayan bu adları daha sonra istenilen bir başka ad ile değiştirebiliriz. Hesaplanmış alanlar, sorgu çalıştırıldığında diğer alanlar arasında yer alırlar. Ancak, bu alanlardaki verilerin değiştirilmesi mümkün değildir. Hesaplanmış alanların adını değiştirmek için, formülün yazılı olduğu gelip otomatik atamış olan Deyim1 ifadesini silip yerine istenilen sütun adı yazılabilir. Karmaşık ve uzun hesaplama formülleri ve kriterleri daha kolay girebilmek amacıyla Shift+F2 tuşuna basılarak Yakınlaştır penceresi içerisine yazılabilir. Hesaplanmış alanlar yalnızca sayısal veriler için kullanılmaz. Metin tipli veriler üzerinde de hesaplamalar gerçekleştirilebilir. Buradaki hesaplamadan kasıt, mevcut alanlardan yararlanarak yeni sorgu sütunları elde etme işlemidir. Ör. Ad ve Soyad alanlarından oluşan iki farklı alan bu sorgu yöntemiyle tek bir sütun adı altında birleştirilebilir. [ad]&””&[soyad] Sorgularda hesaplanmış alanları daha iyi anlamak için bir örnek geliştirelim. Daha önceden hazırladığımız veritabanı tabloları içerisine bir yenisini ekleyerek işe başlayabiliriz. Bu yeni tabloda personelin kasadan çektiği avanslarla ilgili bir tablo hazırlayalım. Tablomuz aşağıdaki gibi olmalıdır.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

“Avans” tablomuzu bu şekilde hazırlayalım ve “Kimlik” tablomuzla Bire-Çok olarak İlişkilendirelim. Kimlik tablosunda bulunan kayıtlardan birkaçına İlişkin olarak tablo ortamına çeşitli tarihlerde avans verileri ekleyelim. Tablomuza verileri girdikten sonraki hali Şekilde olduğu gibidir. Alınan avansları aldığı tarih ve avansı çektiği ya da ödediği şeklinde kodlayalım.

Sorgu bu şekilde tasarlanmıştır. Dikkat edilirse Deyim1 ile başlayan en son sütun ilgili şahsa ait kalan toplam borcu vermekte, Deyim2 ile başlayan İkinci sütun ise ad ve soyad alanlarını birleştirerek tek bir sütun haline getirecektir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Sorguda yeni elde edilen bu sütunların adlarının istenildiği gibi değiştirilebileceğinden bahsetmiştik. Bu işlem için Sorgu Tasarım aşamasına geçerek Deyim ifadesi ile başlayan yerleri silmek ve bunların yerine doğru adlarını yazmak gerekmektedir. Bu şekilde adları değiştirilen hesaplanmış alanların sorgu ortamındaki görünümleri artık aşağıdaki şekil gibi gibi olacaktır.

FORMLAR Tabloların satırlardan ve sütunlardan oluşan görüntüsü ne kadar gerçekçi olursa olsun, günlük yaşantıda uygulanılan çalışma tarzını genelde yansıtmaz. Gerçek hayatta veriler, cicili bicili, kullanışlı, basılı formlar aracılığıyla işlenirler. Yani matbu kağıtlara veri girişi yapılır ya da mevcut verileri bu matbu kağıtlarda görmek istenir. Formların kullanım amaçları arasında başta gelen amaç, verilerin izlenmesi ve düzeltilmesi gerekliliğidir. Formlar aracılığıyla verilerin değiştirilmesi, silinmesi ya da eklenmesi çok daha kolay olmaktadır. Form seçenekleri kullanılarak, belirli verilerin değiştirilmesini engelleyebilir, bazı verilerin başka tablolardan kendiliğinden alınmasını sağlayabilir, hesaplamalar yapabilir, hatta verilerin görülmemesini dahi sağlayabiliriz. Belirli verilerin gösterimini ya da belirli işlemlerin gerçekleştirilmesini otomatikleştirmek için, makrolarla birlikte çalışan formlar tasarlanabilir. Formlar üzerinde komut butonları adı verilen özel denetçiler oluşturarak, her tıklanışında bir makronun çalışması sağlanabilir. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Makrolar kullanarak diğer formları açabilir, sorguları çalıştırabilir, verilerin gösterimi kısıtlanabilir, bir menü komutunun çalışması sağlanabilir ve raporlar bastırılabilir. Formlar aracılığıyla uygulamanın nasıl kullanılacağını kullanıcıya bildiren mesajlar görüntülenebilir ya da işlem adımları hakkında bilgi verilebilir. Access bu tür mesajların görüntülenmesi için MsgBox makrosunu oluşturmuştur, bu makrodan yararlanarak bilgi görüntülenebilir, uyarılarda bulunabilir ve meydana gelen hatalar bildirilebilir.

Form Hazırlamak Şimdiye kadar MDB uzantılı Access veritabanı dosyalarındaki tablolara veri girişi hep doğrudan yapıldı. Benzer durum Excel tabloları için de geçerlidir. Tablo penceresinde alt alta satırlar halinde dizinlen kayıtlardan istenilen değişiklikler yapılabilir veya tablolara yeni kayıtlar eklenebilir. Ancak arka arkaya birden fazla kaydın tabloya eklenmek istenmesi halinde, tabloya doğrudan kayıt eklemek pratik olmamaya başlar. Bu durumda yapılması gereken bilgi giriş formu hazırlamaktır. Access form hazırlama konusunda kullanıcılara yine Tablo, Sorgu ve Raporlar da olduğu gibi değişik Form hazırlama teknikleri sunmaktadır.

Otomatik form Access ile tablolar üzerinde çalışırken, aktif tabloya bilgi girişi için anında standart bir form hazırlanabilmektedir. Herhangi bir hazırlık yapmadan aktif tablonun kayıt yapısına uygun olarak hazırlanan forma Otomatik Form adı verilir. Mevcut veritabanımız ortamındaki “Kimlik” adındaki tabloyu Otomatik Form kullanarak hızla hazırlayalım. Bu amaçla Tablo sekmesinde iken “Kimlik” isimli tabloyu seçili hale getirelim ve Ekle menüsü içerisindeki Otomatik Form komutunu çalıştıralım. Görülecektir ki seçili olan tabloya İlişkin bir form hızla hazırlanarak ekrana getirilecektir. Bu şekilde hazırlanan formlar kaydet düğmesi kullanılarak veritabanı içerisine kayıt edilebilirler.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Form sihirbazını kullanmak

Yeni bir form hazırlamak için Form sekmesine geçilip Yeni düğmesine kliklendiğin de Form hazırlama tekniklerini içeren bir diyalog kutusu ekrana gelir. Bu diyalog kutusundaki Form Sihirbazı seçeneği seçildikten sonra, Nesne verisinin alındığı tabloyu veya sorguyu seçin açılır liste kutusundan, form hazırlanmak istenen tablo veya sorgunun seçimi yapılır.

Birinci adım; bu seçim ardından form sihirbazının birinci adımı ekrana gelir. Yeni Form diyalog kutusunda seçimi yapılan tablo veya sorguda bir hata varsa Tablolar/Sorgular liste kutusundan değiştirilebilir. İlgili tablo veya sorguya ait alanların listesi Kullanılabilecek Alanlar liste kutusu içerisinde görüntülenmektedir. Bu alanlardan formda yer alması istenilen alan seçilerek Seçili Alanlar liste kutusu içerisine taşınırlar ve bir sonraki adım için İleri düğmesi tıklanır.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Adım iki; form üzerinde bulunacak olan nesnelerin yerleşiminin nasıl olacağının seçildiği İkinci adımda uygun olan ya da göze hoş görünen bir stil seçildikten sonra, bir sonraki adıma geçilebilir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Üçüncü adım; form için kullanılacak biçemin seçildiği adımdır. Standart tipli form biçemini kullanmanız tavsiye edilir.

Dördüncü adım; bilgi girmek ve görüntülemek isteniyorsa birinci radyo düğmesi, form tasarımı içinse İkinci radyo düğmesi işaretlenmelidir. Son demeden önce bir yardım görüntülenmesi isteniyorsa Form ile çalışma hakkında yardım görüntülensin mi? onay kutusu işaretlenmelidir.

Form tasarım görünümü Tasarım Görünümü seçeneği seçili durumda iken Tamam düğmesinde tıklama yapıldığı zaman, Access penceresi içinde varsayım adı Form1 olan ve içeriği boş bir form penceresi açılır. Form penceresinden başka, Form tasarımı yapılırken yararlanılan çok sayıda düğmenin yer aldığı Araç Kutusu adında küçük bir pencere daha ekrana getirilmektedir.

Daha önce görsel programcılık (Visual Basic, Delphi) gibi program geliştirme araçlarını kullanmış olanlar, Araç Kutusu’ndaki düğmeleri kullanarak Form hazırlama işlemini kolaylıkla halledebilirler. Form tasarım görünümü ilk etapta karşımıza geldiğinde 3 satır x 3 sütun’dan oluşan bir matris şeklindedir. Bu matrisin her bir karesi 1 cm2 ye eşittir. Bu şekildeki form üzerine Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

yerleştirilecek kontroller, form nesnesi üzerine sığmayacak ise form sınırlarını temsil eden çizgi üzerine mouse ile konumlanarak ya da forma ait özellikler kutusundan form boyutu değiştirilebilir.

Formlar bu ilk hali ile veritabanı dosyası içerisine anında kayıt edilebilirler. Formlara bir isim verilmediği sürece varsayım adları (Form1, Form2,…)ile veritabanı içerisine kayıt edileceklerdir. Kayıt işlemi yapılan bir form artık işletilebilir yani açılabilir demektir. Tablo, sorgu ve raporlarda olduğu gibi bu iş için Form araç çubuğu üzerindeki düğmeler kullanılabilir.

Form tasarım kontrolleri ve özellikleri Veritabanı içerisindeki form nesnesi, mutlaka bir veritabanı içerisinde yer alan tablo ya da sorgu nesneleri ile İlişkili olmak zorunda değildir. Bir form nesnesi kullanılarak, diğer nesnelerden bağımsız eylemler oluşturulabilir ve hatta Access Basic lisanı kullanılarak formlar üzerinde görsel programlama gerçekleştirilebilir. Bir form nesnesi, Tasarım Görünümü modunda açıldığında ekrana bir araç kutusunun otomatik yerleştiğini ve bu araç kutusunun form nesnesi üzerindeki kontrolleri oluşturmakta kullanıldığından daha önce bahsetmiştim. İlk etapta karşımıza gelen bu araç kutusu üzerindeki kontroller sadece bunlarla sınırlı değildir.

Daha Fazla Denetim düğmesi kullanılarak diğer kontrol nesnelerine (OCX, DLL) ulaşılabilir. Gerçekten Access kontrol nesneleri açısından oldukça zengin bir yapıya sahip olduğu gibi İkinci parti diye adlandırılan dışarından getirilecek kontrolleri de kullanabilmektedir. Ayrıca bu kontrol nesnelerinden Denetim Sihirbazları adını taşıyanı, form üzerine yerleştirilecek denetim elemanlarının kurulabilmesini kullanıcılara bir sihirbaz eşliğinde yaptırmaktadır. Nesneleri Seç Aracı: Varsayılan araçtır. Var olan denetimleri seçmek, boyutlandırmak, taşımak ve düzenlemek için kullanılır. Kontrol Sihirbazları: Kontrol Sihirbazları’nı etkinleştirmek için tıklayın, bu düğme basılıyken, yeni bir seçenek grubu, açılan kutu, liste kutusu yada komut düğmesi yarattığınızda, bir Kontrol Sihirbazı denetim özellikleri girmenize yardım eder. Özellikle bu düğmenin basılı olmasına dikkat etmemiz gerekiyor çünkü araç kutusundaki birçok düğme Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

bunun sayesinde çalışmakta eğer ki herhangi bir düğme çalışmıyorsa ilk önce bu düğmenin basılı olup olmadığına bakmamız gerekir. Etiket Aracı: Sabit metin içeren etiket denetimleri yaratmak için kullanın. Varsayılan ayar olarak, çoğu denetim, iliştirilmiş bir etiket denetimine sahiptir. Formunuzdaki üstbilgi ve yönergeler için bağımsız etiketler yaratmak amacıyla kullanabilirsiniz. Özellikle form başlıkları için kullanıyoruz. Metin Kutusu: Metin, numara, tarih, zaman ve not alanlarını görüntüleyecek metin kutusu denetimleri yaratmak için kullanılır. Bir metin kutusu, temelini oluşturan tablo yada sorgudaki alanlardan birine bağlayabilirsiniz. Bir metin kutusunu, bir alana güncelleştirilmesi için bağladıysanız, metin kutusuna yeni bir değer girerek, temelini oluşturan tablo yada sorgudaki alanın değerini değiştirebilirsiniz. Bir metin kutusunu, hesaplanmış değerler görüntülemek için de kullanabilirsiniz. Seçenek Grubu: Bir yada daha çok değiştirme düğmesi, seçenek düğmesi yada onay kutusu içeren seçenek grubu denetimleri yaratmak için kullanın. Bir grubu eklediğiniz her düğmeye yada onay kutusuna ayrı bir sayısal değer atayabilirsiniz. Bir gurupta birden çok düğme yada onay kutusuna sahip olduğunuzda, bir kerede yalnızca bir tane düğme yada onay kutusu seçebilirsiniz ve bu düğme yada onay kutusuna atadığınız değer, seçenek gurubunun değeri olur. Gruptaki düğme yada onay kutularından birini, grubun varsayılan değeri olarak seçebilirsiniz. Seçenek grubunu, temelini oluşturan sorgu yada tablodaki bir alana bağlarsanız, gruptaki bir düğme yada onay kutusunu seçerek, alanda yeni bir değer ayarlayabilirsiniz. Değiştirme Düğmesi: Bir açık/kapalı, doğru/yanlış ya da evet/hayır değerini tutacak bir değiştirme düğmesi denetimi yaratmak için kullanın. Bir değiştirme düğmesi tıkladığınızda, değeri 1 (açık, doğru, evet’i temsil eder) ve düğme basılı görünür. Düğmeyi yeniden tıklayın, değeri 0 (kapalı, yanlış hayır’ı temsil eder) olur. Bir seçenek grubuna bir değiştirme düğmesi ekleyip, düğmeye benzersiz bir sayısal değer atayabilirsiniz. Çok sayıda denetimi olan bir grup yaratırsanız, yeni bir değiştirme düğmesi seçmek, grupta daha önce seçili olan değiştirme düğmesi, seçenek düğmesi yada onay kutusunu temizleyecektir. Değiştirme düğmesini, temelini oluşturan sorgu yada tablodaki bir alana bağlarsanız, değiştirme düğmesini tıklayarak alanın değerini değiştirebilirsiniz. Liste Kutusu: Denetim için olası değerlerin bir listesini içeren bir liste kutusu denetimi yaratmak için kullanın. Liste yaratmak için, liste kutusun Satır Kaynağı özelliğine değerler girebilirsiniz, Listedeki değerlerin kaynağı olan bir tablo yada sorgu belirleyebilirsiniz. Liste kutuları her zaman açıktır ve Access liste kutusundaki son seçili değeri vurgular. Denetimdeki değeri sıfırlamak için listeden yeni bir değer seçin. Liste kutusu, temelini oluşturan sorgu yada tablodaki bir alana bağlıysa, listeden yeni bir değer seçerek alandaki değeri değiştirebilirsiniz. Listeye çok sayıda sütun ekleyebilir ve listedeki bir yada daha çok sütunu, sütun listesi genişlini 0’a ayarlayarak gizleyebilirsiniz. Denetimdeki gerçek değeri, bir gizli sütuna bağlayabilirsiniz. Access, denetimin tanımlanan genişline uyan ve 0 olmayan tüm sütunları görüntüler. Komut Düğmesi: Bir makro yada Visual Basic yordamını tetikleyecek bir komut düğmesi denetimi yaratmak için kullanılır. Araç kutusu içerisinde en çok kullanılan ve en çok önem arzeden düğme komut düğmesidir. Ayrıca sihirbazda karşımıza çıkan menüyü tam anlamıyla okursak, işlemlerimiz hiçbir şekilde yanlış olmaz kullanımı çok kolaydır.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Resim Aracı: Formunuza durağan bir resim yerleştirmek için kulanın. Formdaki resmi düzenleyemezsiniz, ancak Access, uygulama hızı ve boyutuna uygun bir biçimde resmi depolar. Bir resmi, formunuzun tüm artalanı olarak kullanmak isterseniz, formun Resim özelliğini ayarlayabilirsiniz. İlişkisiz Nesne Çerçevesi: Nesne bağlama ve katıştırmayı destekleyen başka bir uygulamadan nesne eklemek için kullanın. Nesne temelini oluşturan tablo yada sorgudaki verini değil, formunuzun bir parçası olur. Formunuzu geliştirmek için resim, ses, grafik yada slaytlar ekleyebilirsiniz. İlişkili Nesne Çerçevesi: Temelini oluşturan veriden bir ActiveX nesnesini (OLE Nesne veri türü) formunuza ekleme için kullanın. Access, çoğu resim ve grafiği doğrudan bir formda görüntüleyebilir. Diğer nesneler için, Access, nesnenin yaratıldığı uygulamanın simgesini görüntüler. Örneğin, nesne, Ses Kaydedicisi’nde yaratılan bir ses nesnesiyse, formunuzda bir hoparlör simgesi görürsünüz. Bizim çalışmalarımızda eklemiş olduğumuz resim yani olen nesnesi bu katagoriye girmektedir. Unutulmaması gereken tek şey resim tasarım ekranında hiçbir şekilde eklenmez, form ekranında eklenir. Çünkü tasarım ekranında eklemiş olduğunuz resim veritabanındaki bütün kayıtlara aynı resmi eklemiş olursunuz, oda büyük yanlışlıktır. Sayfa Sonu Aracı: Bir çoklu sayfa formunun sayfaları arasına, sayfa sonu eklemek için kullanılır. Sekme Denetimi: Formunuzda bir dizi sekme sayfası yaratmak için kullanın. Her sayfa, bilgiyi görüntülemek için birkaç diğer denetim içerir. Alt Form: Form içerisinde farklı tabloları görmek istiyorsak öncelikle görmek istediğimiz tabloların formunu oluşturmamız gerekiyor sonra alt form aracı ile form içerisinde form açabiliriz. Çok kullanışlı bir araçtır. Formların daha düzgün olmasını sağlamak için sekme denetimi ile de kullanabiliriz. Şimdi bizim için çok gerekli olan bazı araçları sırasıyla görelim.

Komut düğmesi Şimdi bu kontrolleri kullanarak Access Formu üzerinde kullanıcılara ileti kutularının nasıl gönderildiğini görelim. Bir ileti kutusu oluşturabilmek için öncelikle form üzerinde bir kontrol nesnesinin oluşturulması gerekir ya da formun kendisi bir kontrol nesnesi olarak kullanılmalıdır. Bu amaçla Araç Kutusu üzerindeki Komut Düğmesi nesnesine bir kez tıkladıktan sonra form üzerinde bu düğmeyi oluşturabilmek için farenin sol düğmesi basılı durumda iken bir dörtgen çizilmesi yeterlidir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Komut düğmesi ve diğer kontrol nesnelerinin her birinin varsayım birer adları ve resim yazıları (caption) vardır. Bu adlar dilendiği taktirde farklı adlarla değiştirilebilir. Bu amaçla komut düğmesi nesnesi üzerinde fare sağ düğmesine bir kez tıkladıktan sonra Özellikler komutunu çalıştırmak gerekir.

Varsayım adı Komut0 olan düğmenin adını Mesaj Kutusu olarak değiştirmekle işe başlayalım.

İkinci adım olarak yine düğme üzerinde, farenin sağ düğmesine basarak Olay Oluştur komutunu çalıştırdım ve Oluşturucu Seç adındaki diyalog kutusunun ekrana gelmesini sağladık.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Bir eylemi gerçekleştirmenin bu diyalog kutusundan da anlaşılabileceği gibi birden fazla yönteminin olduğu görülmektedir. İlk olarak makrolar kullanılarak bir ileti kutusu nasıl hazırlanır bunu deneyelim. Oluşturucu Seç diyalog kutusu ekranda iken Makro Oluşturucu deyimini seçerek Tamam düğmesinde tıklama yaptığımda Makro kaydedicisi ekrana gelecektir.

Makro’ya İleti adını verdikten sonra Tamam düğmesine basalım ve makro eylemimizi tanımlayalım. Eylem alanına İleti Kutusu seçeneğini seçtikten sonra Eylem Değişkenleri alanının İleti satırına “MS Access 2003’e Hoşgeldiniz” mesajını yazalım.

Makro bu şekilde oluşturulduktan sonra eylem ve eylem değişkenlerinde yapılan değişiklikler makro içerisine kayıt edilerek Form ortamına tekrar dönülmelidir. Form görünüm moduna geçerek düğme üzerinde fare ile tıklandığında hazırlanan ileti kutusunun ekranda görüntülendiği görülecektir. Dikkat edilirse bu şekildeki ileti kutusu üzerinde tek bir değer döndürmeye yarayan Tamam düğmesi dışında başka bir kontrol bulunmamaktadır. Birden fazla kontrol bulunan ileti kutularını Makro’ları kullanarak oluşturmak imkansızdır. Ancak Access Basıc lisanını kullanarak bu tür ileti kutuları oluşturulabilir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Etiket nesnesi Formlar üzerine başlık alanları eklemek ve diğer kontrol nesnelerini tanıtıcı alanlar oluşturmak amacıyla oluşturulurlar. Bu nesneyi kullanarak veritabanına İlişkin bir takım sonuçlar bu kontrol nesnesi içerisine yazdırılabilirler. Aynı komut düğmesi nesnesinde olduğu gibi Araç Kutusu’ndan nesne seçildikten sonra form alanı üzerinde bir dörtgen çizerek oluşturulabilirler ve form üzerinde istenilen noktaya sürüklenebilirler.

Form üzerinde görüntülenen “MS ACCESS FOR WINDOWS XP” yazısı bir etiket nesnesi kullanılarak oluşturulmuştur.

Metin kutusu nesnesi Veritabanı ortamındaki tablolara ya da salt form ortamında yapılan işlemlerde değer göndermeye ya da değer almaya yarayan nesnelerdir. Yani bir veritabanı tablosu içerisindeki “Sicili” “Adı”, “Soyadı”, “Adres” gibi bir alana girilecek kayıtları form ortamında metin kutuları aracılığıyla yapmaktayız ya da tablodan alınacak bir verinin görüntülenmesini bu alanlar üzerinde yapabiliriz.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Görüldüğü gibi sicil no, ad, soyadı ve adres bilgilerine benzer alanlar bu tipteki nesneler üzerinden girilmektedir. Not: Bu nesneleri kullanarak bir matematiksel işleminde sonucuna da ulaşabiliriz.

Seçenek grubu (Frame) Seçenek grubu ya da orjinal adıyla frame’leri genelde form üzerindeki nesneleri bir grup içerisine almak (grup oluşturmak) amacıyla kullanılırlar. Özellikle Radyo Düğmeleri (Option Button) ve Onay Kutuları (Check Box) üzerinde etkilidirler.

Şekilde görüldüğü gibi form üzerindeki nesneler için seçenek grupları oluşturulabilir. Bu seçenek gruplarından radyo düğmesi ve onay kutusu olanlarının çok daha etkin kullanıldığından bahsedilmişti. Şekildeki Medeni Durum Bilgileri ve Öğrenim Durumu Bilgilerinde olduğu gibi bu seçenek grubu içerisindeki sadece tek bir nesne işaretlenebilir. Diğer bir deyişle bir kayda İlişkin Öğrenim Durumu Bilgisi hem İlk hem de Y.Okul olamaz. Her şeyden önce Access bu gibi durumlara izin vermemektedir.

RAPOR HAZIRLAMAK Rapor Nedir? Veritabanındaki veriler kullanılarak hesaplanmış ya da bir biçimde türetilmiş bilgileri kağıt üzerine dökmenin en iyi yollarından biri rapor tasarlamaktır. Diğer yazdırma yöntemlerine kıyasla raporların bazı üstün özellikleri vardır. Büyük veri kümeleri bu yolla karşılaştırılabilir, özetlenebilir, ve çeşitli düzeylerde toplamlar alınabilir. Raporlar kullanarak estetik ve işlevsel olarak oldukça uygun çıktı biçimleri elde edilebilir. Raporlar esas itibariyle, verileri gruplamak ve her grup üzerinde ayrı işlemler yapmak amacıyla kullanılırlar. Raporlarda gruplama sayısını 10’a kadar çıkartabilir ve böylece çok düzeyli bir gruplama mantığı oluşturulabilir. Her grup için farlı başlık ve dipnot tanımlanabilir. Gruplar üzerinde ve gruplar arasında karmaşık hesaplamalar gerçekleştirilebilir. Arıca raporun tümüne İlişkin bir başlık ve dipnot oluşturulabilir. Raporlar işledikleri verileri tablolardan ve sorgulardan alırlar.

Raporların Genel Yapısı Raporlar yapı bakımından şu bileşenlerden oluşur.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Rapor başlığı Raporun genel başlığını, tarih ve saat gibi bilgilerin raporun en başına yerleştirmek için kullanılır.

Rapor dipnotu Raporda yer alan veri grupları üzerinde hesaplanan genel toplamları raporun sonuna yerleştirmek amacıyla kullanılırlar.

Sayfa başlığı Sütun başlıkları oluşturmak için kullanılır. Aksi belirtilmediği her sayfanın başında yer alır.

Sayfa dipnotu Sayfa numarası gibi bilgileri sayfa sonuna yerleştirmek için kullanılır. Aksi belirtilmediği sürece her sayfanın başında yer alır.

Grup başlığı Yeni bir grubun başladığını bildirmek amacıyla kullanılır.

Grup dipnotu Grup toplamını almak için kullanılır.

Veri bölümü Verilerin ayrıntılarıyla belirtildiği bölümdür.

Rapor Yaratmak Yeni bir rapor yaratmak için Veritabanı penceresinde iken Raporlar sekmesine geçilmelidir. Bu bölümde tablo ve sorgu oluşturmada olduğu gibi yine yeni düğmesine basıldığında karşımıza gelen diyalog kutusu içerisinde Rapor oluşturma teknikleri bulunmaktadır. Bu rapor oluşturma tekniklerinden özellikle sihirbaz eşliğinde hazırlanan raporlar hem çok pratik hem de son derece etkilidir. Raporlar mevcut tablolar kullanılarak oluşturulabileceği gibi tablolardan elde edilen sorgu sonuçlarıda rapor olarak hazırlanabilmektedir.

Tasarım görünümü kullanılarak rapor hazırlama Tıpkı tablolar ve sorgularda olduğu gibi raporlarda da bir tasarım penceresi söz konusudur. Rapor tasarım penceresi ne tabloların nede sorgularda kullanılan tasarım penceresine benzememektedir. Bu tasarım sayfasında tamamıyla çeşitli nesneler kullanılmaktadır. Dolayısıyla böyle bir yöntem kullanılarak rapor oluşturma işlemi diğer rapor oluşturma yöntemlerine nazaran biraz daha zor ve zaman alıcıdır. İlk etapta rapor oluşturmak amacıyla Yeni düğmesine basıldığında rapor oluşturma tekniklerinin listelendiği bir diyalog kutusunun ekrana geldiğinden bahsedilmişti. Bu diyalog kutusunda Tasarım Görünümü tekniği seçilmeli ve ardından Nesne Verisinin Alındığı Tabloyu veya Sorguyu Seçin açılır liste kutusundan rapor haline dönüştürülecek tablo veya sorgunun seçilmesi gerekmektedir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

100

Yeni Rapor diyalog kutusunda Tasarım Görünümü ve Tablo-Sorgu seçimi yapıldıktan sonra karşımıza raporu tasarlayabileceğimiz bir pencere gelecektir.

Rapor tasarım penceresine dikkat edilirse, rapor penceresinin karelere bölündüğü görülecektir. Buradaki her bir karecik 1 cm2’ye karşılık gelmektedir. Tasarım penceresi ilk etapta 3 ana parçadan oluşmaktadır. Bu alanlar, sayfa üst bilgisi, ayrıntı ve sayfa alt bilgisidir. Hazırlanacak raporun her sayfasını ilgilendiren ortak alanlar (sayfa no, tarih, saat vb.) sayfa üstbilgi ve altbilgi alanları üzerinde olmalıdır. Ayrıntı alanı ise raporumuzda çıkması istenen rapor niteliği taşıyan veriler ise bu alanı ilgilendirmektedir. Bunların dışında rapor tasarım penceresinde, rapor üzerine yerleştirilebilecek nesnelerin bulunduğu bir araç kutusu ekrana gelmektedir. Raporun tasarımı mevcut araç kutusu ve araç kutusu üzerindeki nesnelerin ve raporun genel özelliklerinin ifade edildiği özellikler diyalog kutusu ile olmaktadır. Özellik diyalog kutusu içindeki ifadeler üzerinde bulunan nesneye göre değişiklik gösterir. Özellikler diyalog kutusu, rapor üzerindeki bir alanın rengi, deseni, yazı tipi, boyutu, kenarlıkları ve olaylara bağlama gibi pek çok özellik kullanılabilir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

101

İçeriği henüz boş olan bir rapor tasarım penceresinde, rapora eşlik edecek bir alan oluşturabilmek için, Araç Kutusu’nda bulunan Metin Kutusu nesnesinden yararlanılır.

Metin Kutusu nesnesi farenin sol düğmesi ile tıklandıktan sonra Rapor Tasarım penceresinin Ayrıntı alanında, tabloda bulunan oluşturulacak alanın karakter sayısına uygun bir dikdörtgen çizilir.

Metin Kutusu oluşturulduğunda dikkat edilirse Metin Kutusu nesnesi dışında, bu metin kutusuna eşlik eden birde etiketin oluştuğu görülecektir. Bu etiket metin kutusunu adlandırmak amacıyla kullanılacak olan ve tablo tasarım aşmasındaki Resim Yazısı’na karşılık gelen alandır. Bu etiketin varsayım adı Metin0 şeklindedirki bu ad fare ile işaretlenerek istenilen yeni bir adla değiştirilebilir. Alanı temsil eden metin kutusunda ise bir İlişkisiz ifadesi görülmektedir. Bunun anlamı henüz bu metin kutusunun seçmiş olduğumuz tablo üzerindeki herhangi bir alana karşılık gelmemesinden kaynaklanmaktadır. Bu şekliyle oluşturulan metin kutusunu tablo üzerindeki bir alana bağlayabilmek için bu alanın Özelliklerine girilmesi gerekir. Bu amaçla ilgili metin kutusu üzerinde fare sağ tuşu ile bir kez kliklendiğinde karşımıza gelecek olan pup-up menü içerisinden metin kutusu özelliklerine ulaşabiliriz.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

102

Metin Kutusu Özellikleri diyalog kutusu ekrana geldiğinde Veri sekmesine geçerek Denetim Kaynağı açılır liste kutusu içerisinden bu alanın tabloda hangi alana karşlık geleceği seçilmelidir. Bu şekilde metin kutusu bir alana bağlandıktan sonra rapor baskı önizleme durumuna geçilerek kontrolü yapılabilir.

Raporun tasarımı istenildiği gibi değiştirilebilir ve genişletilebilir. Örnek olması açısından hazırlanılan rapor üzerine “Kimlik” tablosundaki Sicili, Adi, Soyadi, Rütbesi, Subesi, Dairesi alanlarını yerleştirdim. Bu şekilde hazırlanan rapor artık kullanıma hazır demektir. Araç çubuğu üzerindeki Baskı Önizleme veya Görünüm düğmelerini kullanarak raporumuzun çıktısını görebilir ve varsa hataları tekrar tasarım aşamasına geçerek düzeltebiliriz.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

103

Mevcut raporun sayfa üstbilgi ve sayfa altbilgi alanlarında tarih, saat, sayfa gibi bilgilerin yer alabileceğinden daha önce bahsedilmişti. Rapor üzerinde bir sayfa no bilgisi çıkartabilmek için Ekle menüsündeki Sayfa Numaraları komutundan faydalanılabilir.

Sayfa Numaraları diyalog kutusunda, Biçim çerçevesi içinde sayfa numarasının biçimi, konum çerçevesinde sayfa numarasının sayfa üstbilgi ya da altbilgi alanlarından birinin seçiminin yapıldığı bölüm, hizalama da ise sayfa numarasının hizalanması ile ilgili seçimlerin yapılabildiği alanlardır. Sayfa numarası seçimi yapılıp Tamam düğmesi kliklendiğinde rapor üzerine “="Sayfa " & [Page]” şeklinde bir ifade eklenir. Bu ifade doğrudan klavye kullanarak yazıldığında da sayfa üzerinde bir sayfa numarası bilgisinin yer aldığı görülecektir. Rapor tasarımında sayısal alanları tasniflemek ve hesaplamak Access dahilinde sayısal alanları tasniflemek ve bu alanlar üzerinde hesap işlemleri yapmak son derece pratik ve etkili bir yoldur. Her ne kadar sorgular kullanılarak bu işlemler yapılabilse de zaman zaman raporların hazırlanması işlemi sırasında da bunlara ihtiyaç duyulabilmektedir. Bu tür alanlar oluşturulurken yine Rapor Tasarım aşamasında araç çubukları üzerinde bulunan metin kutusu nesnesinden yararlanılır.

Alanları tasniflemek Örnek olması açısından mevcut veritabanımızda bulunan “Maas” tablosundaki maas alanı üzerinde böyle bir tasnifleme ve hesaplama işlemi yapalım. Bu amaçla Raporlar sekmesinde Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

104

iken Yeni düğmesine tıklayarak “Maas” tablosunu ilgilendiren içeriği boş bir Rapor Tasarım sayfası oluşturalım.

“Maas” tablosu üzerindeki sayısal alanlarda işlem yapmak üzere Şekil17-10’daki gibi bir rapor tasarlayarak işe başlanabilir. Ilk olarak rapora eşlik edecek alanların sütunlar şeklinde çıkmasını sağlamak amacıyla Görünüm menüsü içerisindeki Rapor Üstbilgisi/Altbilgisi komutunu çalıştırarak aynı isimli alanları rapor tasarımı üzerine ilave edelim. Ayrıntı alanına rapora eşlik edecek alanları Sayfa Üstbilgisi alanına ise bu alanlara ait etiket adlarını yerleştirelim. Etiket adlarını yerleştiriken etiket “ “ nesnesinden yararlandım. Rapora bu haliyle önizleme sayfasından bakıldığında sadece “Maas” tablosu içindeki verilerin rapor çıktısı olarak görüntülendiği görülecektir.

Raporumuzun maas alanı ile ilgili bir genel toplam alınması sözkonusu ise bu amaçla Rapor Tasarım sayfasının Rapor Altbilgisi alanına “=Topla([maas])” fonksiyonunu yazdım. Rapor çıktısında en son sayfada maas alanına ait bir genel toplamın alındığı görülecektir. Rapor bu şekilde hazırlandıktan sonra, raporun baskı önizleme hali Şekil’deki gibi olacaktır.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

105

Alt toplamlar bu şekilde sayfa sonlarına yerleştirilebileceği gibi gruplar oluşturularak, grup toplamlarıda aldırılabilir. Bundan yararlanabilmek için Görünüm menüsündeki Sıralama ve Gruplandırma komutu kullanılmalıdır. Bu komut çalıştırıldığında ekrana aynı ada sahip bir diyalog kutusu görüntülenecektir.

Bu diyalog kutusunun Alan/Deyim alanında grup oluşturulacak alanın seçimi yapılmalıdır. Grup özellikleri kısmında ise, oluşturulan bu gruplara ait bir Grup Üstbilgisi, Grup Altbilgisi, Grupla, Grup Sıklığı ve Birlikte Tut metin kutularının bulunduğu alanlar bulunmaktadır. Bu alanlardan Grup Üstbilgisi ve Grup Altbilgisi alanları içerisine Evet değeri aktarıldığında Rapor Tasarım yapısında bir takım değişikler meydana gelir. Bu değişiklikler aynı isimlere sahip alanların eklenmesi şeklindedir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

106

Rapor bu haliyle önizlemeden incelenecek olursa sicil numarasına göre gruplara ayrılmış ve her grubun sonunda bir grup alt toplamının alındığı görülecektir.

Alanları hesaplamak Mevcut raporlar üzerindeki alanlarda birtakım hesaplama işlemleri de yapmak mümkündür. Örneğin ticari bir işletme alacak ve vereceklerini bir veritabanı ortamında tuttuğunu kabul edelim. Bu ticari işletmenin şu andaki net alacak ya da borçlarını hızlı bir şekilde bir rapor hazırlayarak görebilir. Bu amaçla veritabanımız içerisinde daha önceden oluşturulan “Avans” tablosunu bu amaçla kullanabiliriz. “Avans” tablosuna İlişkin yeni bir rapor tasarımı hazırlayalım.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

107

Rapor Şekil1deki şekliyle hazırlanabilir. Bu rapor şeklinde avans_sicil’ine göre bir grup oluşturdum ve grup altbilgisi alanına çekilen ve ödenen avanslara İlişkin grup toplamları aldırmdım. Bu grup toplamlarını kullanarak rapora İlişkin Bakiye etiket isimli bir alan içerisinde sonucu görüntledim. ((Bakiye) =(Topla([cek_avans]-topla[öde_avans])))

Rapor tasarımı bu şekilde hazırlandığında raporun çıktısı böyle olacaktır

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

108

Rapor Sihirbazları Raporları kullanılırken herzaman tasarım modunu kullanmak pek elverişli değildir. Raporların hazırlanması işleminde sihirbazların kullanımı oldukça tercih edilen yöntemlerdendir. Sihirbazları kullanmak hem kolay hemde zaman açısından son derece ekonomiktir.

Rapor sihirbazı Bu sihirbaz tıpkı tablo ve sorgu sihirbazlarında olduğu gibi birkaç aşamadan oluşmaktadır. tek yapılması gereken işlem bu aşamalarda kullanıcıya yöneltilen sorulara doğru yanıtların verilmesidir. Rapor sihirbazını kullanmak amacıyla Raporlar sekmesindeyken Yeni düğmesine basarak Rapor Sihirbazını, Nesne Verisinin Alındığı Tablo veya Sorguyu Seçin başlıklı açılır liste kutusundan da raporda kullanacağım tablo veya sorguyu seçtim. (örnek olması açısından “Kimlik” Tablosunu seçtim.)

Birinci adım; bu adımda, rapor olarak hazırlanacak tablo veya sorgu seçiminde bir hata var ise Tablolar/Sorgular başlıklı açılır liste kutusundan düzeltilebilir. Kullanılabilir Alanlar isimli liste kutusu, rapor amaçlı seçimini yaptığımız tablo veya sorguda bulunan alanların isimlerinin listelendiği bölümdür. Raporumuza eşlik etmesi istenen alanlar seçilerek “>” düğmesi ile seçili alanlar liste kutusu içerisine atılmalıdır. Buradaki düğmelerin hangi amaçlarla kullanıldığı daha önceki derslerde anlatılmıştı.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

109

İkinci adım; bu adımda, rapor üzerinde bir gruplandırma düzeyi kullanılması isteniyorsa bir grup alanı liste kutusu içerisinden seçilmeli ve rapora eklenmelidir. Gruplandırma birden fazla olabilir.

Üçüncü adım; gruplandırma alanları dışında kalan alanlar üzerinde bir alfabetik sıralama kullanılabilir. Sadece sıralamada kullanılacak alanın açılır liste kutusundan seçilmesi yeterlidir. Birbirine benzer kayıtların bulunması düşünülerek birden fazla (en çok 4 adet) alan sıralama amaçlı kullanılabilir. Sıralamanın küçükten büyüğe ya da tam tersi için yandaki düğme kullanılabilir.

Dördüncü adım; raporun genel görünümü buradan belirlenmektedir. Görünüm ile ilgili 6 değişik alternatif sunulmaktadır. Tabii ki sihirbaz sonuçlandıktan sonra raporun genel görüntüsü baştan aşağı yeniden değiştirilebilir. Eğer alanlarımız şu anda dikey olarak duran kağıda sığmayacaksa yönlendirme çerçevesindeki yatay seçeneği seçilebilir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

110

Beşinci adım; raporumuzun başlık stilinin nasıl olması gerektiği bu diyalog kutusundan seçilebilir.

Altıncı adım; artık raporumuza bir isim verebiliriz. Rapor sihirbazının son adımı olan bu diyalog kutusunda, raporu istersek önizleme istersek tasarım modunda çalıştırabilir gerekli değişiklikleri yapabiliriz.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

111

Etiket sihirbazı

Mevcut veritabanı ortamındaki “Kimlik”, “Adres” ve “İl_ilce” tablolarını kullanarak zarf etiketleri üzerine dökümler alınabilir. Öncelikle bu tabloları kullanarak seçme tipli bir sorgu hazırlanmalıdır. Çünkü adres etiketlerine eşlik edecek alanlarım dağınık bir yapıda ve bunların ortak bir sorgu ortamı içerisinde görüntülenmesi gerekmektedir. Sorgu bu şekilde hazırlandıktan sonra, sorguyu “Adresler” adında veritabanı içerisine kayıt edelim. Raporlar sekmesine geçerek Yeni düğmesinde karşımıza gelen diyalog kutusunda Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

112

Etiket Sihirbazını ve Nesne Verisinin Alındığı ortam olarak da “Adresler” sorgusunu seçerek Tamam düğmesine basalım.

Birinci adım; yapılması gereken sadece etiket türünün seçilmesidir. Bu liste içerisinde legal olarak kullanılan hemen hemen tüm etiket türleri bulunmaktadır. Eğer etiket türümüz bu listede bulunmayan bir tür ise Özelleştir düğmesine basarak tamamen kendi standardımız olan yeni bir etiket türü tanımlayabiliriz. Bu diyalog kutusunda ayrıca kullanacağımız ölçü birimi ve etiket türü değiştirilebilmektedir.

Sihirbazın birinci adımında Özelleştir düğmesine basıldığında karşımıza gelen ilk diyalog kutusu Yeni Etiket Boyutu adlı diyalog kutusudur. Şekil17-27 Bu diyalog kutusunda Yeni düğmesine basılarak etiket türleri listesinde bulunmayan bir etiket tanımlanabilir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

113

Yeni Etiket diyalog kutusunda, tanımlanacak etiketimize bir isim ve sayfadaki toplam etiket sayısı verildikten sonra, etiketin eni, boyu, iki etiket arasındaki aralık, sol, sağ, tepe ve alt duvarlara olan mesafesi ile etiket içerisine yerleştirilecek ifadelerin etiket üzerindeki konumları ilgili metin kutucuklarına doğrudan yazılarak yeni bir etiket modeli tanımlanabilir. Bu tanımlamalar yapılıp Tamam düğmesine basıldığında adım birde bulunan ve ilk etapta pasif olan Özel Etiket Boyutlarını Göster onay kutusu aktif hale gelecektir. Bu onay kutusu işaretlendiğinde standart etiket boylarının dışındaki sadece kullanıcı tarafından tanımlanmış etiket boyları listelenecektir.

İkinci adım; etiket üzerinde yer alacak verilerin biçimsel özelliklerinin belirlendiği diyalog kutusudur. Bu diyalog kutusu kullanılarak etiket üzerindeki alanların biçimsel özelliklerinde değişiklik yapılabileceği gibi, sihirbaz sona erdiğinde rapor tasarım moduna geçerek etikete etki eden herbir alan farklı biçimsel özelliklere tabi tutulabilir.

Üçüncü adım; şekil 18-30’da da görüldüğü gibi, kullanılabilir alanlar isimli liste kutusu içerisinde mevcut sorgumuzda bulunan alanların isimleri yer almaktadır. Sağda ise bir etiket örneği sunulmaktadır. Bu etiket örneği üzerinde tablo veya sorgumuzda hangi alanların çıkması isteniyorsa “>” düğmesi kullanılarak etiket üzerine yönlendirilebilir. Etiket örneğinde sadece tablo/sorgu üzerinde bulunan alanlar değil doğrudan klavyeden girililecek verilerde yer alabilirler. Örneğin Şekildeki Sayın ifadesi gibi. Örnek etiket üzerinde yukarı-aşağı ok kullanılarak hareket edilebilir. Her enter ve tab tuşu yeni bir sonraki satıra geçer. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

114

Dördüncü adım; bu alanlar üzerinde bir sıralama söz konusu ise, sıralamada kullanılacak olan alanın Kullanılabilir Alanlar listesinden seçilerek Sıralama Ölçütü listesi içerisine taşınması gerekir. Sıralama ölçütü olarak bir veya birden fazla alan kullanılabilir.

Beşinci adım; eğer etiket sihirbazının hazırladığı posta etiketi şeklindeki rapor üzerinde herhangi bir değişiklik yapılmak istenmiyorsa Son düğmesine basarak etiket hazırlama işlemi bitirilebilir. Sihirbazın hazırlamış olduğu raporda bazı değişiklikler yapılmak isteniyorsa Etiket Tasarımını Değiştirmek İstiyorum radyo düğmesi işaretlenerek Son düğmesine basılmadılıdır.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

115

MAKROLAR Neden Makro Access’te belirli işlerin kendiliğinden yerine getirilmesi için makrolar kullanılırlar. Access’in makrolar aracılığıyla sağladığı olanaklara Eylem adı verilir. Bu eylemler kullanılarak, veriler değiştirilebilir, form ya da raporlar açılabilir ve kapatılabilir, bir denetçiden diğerine geçilebilir. Makrolarla yapılabilecekler şu şekilde sıralanabilir: ª Tablo, form, sorgu ya da raporlar açılabilir ve kapatılabilir. ª Raporları baskıönizleme penceresinde açabilir ya da doğrudan yazıcıya gönderilebilir. ª Seçme ya da eylem sorguları çalıştırılabilir. ª Belirli bir koşula bağlı eylemler gerçekleştirilebilir. ª Bir makro içerisinde bir başka makroyu ya da modülü çalıştırılabilir. ª Makroların çalışmasını yine makrolarla dilendiğinde kesilebilir. ª Raporlar ya da formlardaki denetçilerin değerleri belirlenebilir. ª Filtreler uygulanabilir. ª Bir kayıttan diğerine geçilebilir. ª Kayıtlar üzerinde arama yapılabilir. ª Form kullanımında, standart menülerin yerine kullanıcı menüleri oluşturulabilir. ª Standart Access menülerinde yer alan herhangi bir komut çalıştırılabilir. ª Pencerelerin boyutları ve konumları değiştirilebilir. ª Bilgilendirici ve sesli mesajlar görüntülenebilir. ª Access dışındaki herhangi bir uygulama çalıştırılabilir.

Makro Yaratmak Veritabanı penceresinde iken makrolar sekmesine geçerek Yeni düğmesine basılmalıdır. Boş bir makro penceresi ile karşılaşılacaktır. Makronun amacı, yazarı, yazılış tarihi gibi açıklamaları istenirse Açıklama sütununun ilk satırına yazılabilir. Eylem sütununa geçilerek gerçekleştirmek istenilen ilk eylemi, açılır liste kutusundan yararlanarak ya da doğrudan yazarak girilmelidir. Uygun eylem seçildikten hemen sonra pencerenin alt kısmında, bu eylemlere ilgili eylem değişkenleri görülecektir. Her eylem değişkeni uygun değerler burada belirlenmelidir. Eylem değişkenleri alanına geçmek için F6 tuşundan yararlanılabilir. Eğer makroya İkinci bir eylem ile devam edilmek isteniyorsa, bir alttaki satıra geçerek yeni bir eylem belirlenmeli ve bunlarla ilgili eylem değişkenleri girilmelidir. Bu işlem gerektiği kadar eylem girene dek tekrarlanabilir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

116

Bu işlemden sonra makro artık kayıt edilmelidir. Bunun için Dosya menüsünden Kaydet, Farklı Kaydet komutları kullanılabileceği gibi Araç Çubuğu’ndaki Kaydet düğmesinden de yararlanılabilir. Makrolar ister veritabanı penceresinden, ister makro penceresinden çalıştırılabilir. Makro penceresinden çalıştırmak için, Çalıştır aracını tıklamak ya da makro menüsünden aynı ada sahip komut verilmelidir. Veritabanı penceresinin Makrolar sekmesindeki Çalıştır düğmeside kullanılabilir.

Makro Grupları Birden fazla makro (bunlar makro eylemleri değildir) içeren makrolara Makro Grubu denir. Bunlar aslında diğer makrolardan pek farklı değildir. Yalnızca Makro Adı sütununda birden fazla makro adı kullanılabilir. Makro adlarını ayrı ayrı bu sütuna girerek ve Eylem sütununda birbirinden ayrılmış ya da bitişik makro eylem dizileri oluşturarak, aynı makro penceresi içinde birden fazla makro oluşturulmuş olur. Ama veritabanı penceresinde bunlar görülmez, çünkü makro listesinde yalnızca makro penceresini kaydederken belirtilen ad görüntülenir. Bu ad, makro grubu adı olarak da kabul edilebilir.

Makro gruplarında yer alan herhangi bir makroyu çalıştırmak için grup adının yanına nokta koyarak makronun adı girilmelidir.

AutoKeys Makrosu Bir makroyu daha çabuk çalıştırmak için, klavyedeki tuşlar kullanılabilir. Böylece o tuşa basılarak makrolar çalıştırılabilir. Bu tür makroların bir grup halinde yazılarak, makro grubunu AutoKeys adıyla kaydedilmesi gerekir. Hangi makronun hangi tuşa basılarak çalıştırılacağı ise Makro Adı sütununa yazılarak belirlenir. Bir veritabanı açıldığında, Access AutoKeys adında bir makronun tanımlanıp tanımlanmadığını araştırır ve bu adda bir makro bulursa, o dosyadaki tüm makroları ilgili tuşlara bağlar. Başka amaçlarla kullanılan tuşlara bu tür makrolar bağlanırsa, bu tuşlar mevcut işlevlerini yitirirler.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

117

Makroların atanabileceği tuş bileşimleri ve yazım biçimleri aşağıdaki gibidir. Bu listede yer almayan Alt, Enter, Home, End, ve yön tuşları makroların atanmasında kullanılamayan tuşlardır. Ayrıca, Ctrl veya Shift ile birlikte birden fazla tuş belirtilmemelidir. ^A

Ctrl+tuş

{F1}

Fonksiyon tuşları

^{F1}

Ctrl+fonksiyon tuşu

+{F1}

Shift+fonksiyon tuşu

{INSERT}

Ins tuşu

^{INSERT}

Ctrl+Ins

+{INSERT}

Shift+Ins

{DELETE}

Del tuşu

^{DELETE}

Ctrl+Del

+{DELETE}

Shift+Del

AutoExec Makrosu Veritabanı her açıldığında AutoExec adlı bir makronun var olup olmadığına bakılacaktır. Eğer varsa bu makro kendiliğinden çalıştırılacaktır. Diğer bir deyişle, veritabanı açılır açılmaz yapılması istenilen eylemlerin AutoExec makrosunda belirtilmesi gerekmektedir. Bu makro veritabanı açıldıktan sonra herhangi bir zamanda sıradan bir makro gibi çalıştırılabilir. Eğer, veritabanı açılırken bu makronun çalışması istenmiyorsa veritabanı açılırken Shift tuşu basılı tutulmalıdır.

Makro Eylemleri AraçÇubuğunuGöster Mevcut Access hazır araç çubuklarını ya da kullanıcı tarafından tanımlanmış özel araç çubuklarını görüntüler ya da gizler. Araç çubuğu : Gösterilecek veya gizlenecek araç çubuğunun seçildiği argümandır. Liste bütün yerleşik araç çubuklarını ve geçerli veritabanında tanımlanan bütün özel araç çubuklarını gösterir. Göster : Araç çubuğunu her zaman görüntülemek için Evet aksi halde Hayır seçilmelidir.

Bip Bir bip sesi çıkartmak için kullanılır. Eylem değişkenleri yoktur. Örneğin, önemli ekran değişiklikleri olduğunda, bir alana geçersiz veri girildiğinde, bir makronun çalışması belirli bir aşamaya eriştiğinde ya da sona erdiğinde bu sesten yararlanılabilir.

Çıkış Access veritabanından çıkılmasını sağlar. Bir adet eylem değişkeni vardır. Seçenekler

: Çıkış sırasında nesnelerin kaydedilip, kaydedilmeyeceğini belirlemek için kullanılır.

Sor

: Her nesnenin kaydedilip kaydedilmeyeceği tek tek sorulur.

Tümünü kaydet

: Sorulmadan hepsi kaydedilir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Çık

118

: Hiçbir nesne kaydedilmez ve çıkılır.

Çıktı Veritabanı içerisindeki tablo, sorgu, form, rapor, modül türündeki nesnelerin Access dışında belirtilen ortama aktarılmasını sağlayan eylemdir. Nesne türü

: Çıktısı alınacak nesne, bir tablo, sorgu, form, rapor ya da modül olabilir.

Nesne adı

: Çıktısı alınacak nesnenin adının seçildiği eylem argümanıdır.

Çıktı biçimi

: Çıktı biçiminin seçildiği yani, çıktının yönlendirileceği Access dışındaki ortamın seçildiği argümandır. Bunlar html, xls, txt veya rtf tipli dosyalar olabilirler. Bu alan boş bırakılırsa bu işi Access kullanıcıya sorarak yapar.

Çıktı dosyası

: Nesne çıktısının yolunun (path) ve dosya adının girildiği argümandır. Bu alan boş bırakılırsa Access kullanıcıya çıktı yolu ve dosya adını soracaktır.

Otomatik başlat

: Yüklenen çıktı dosyasında, çıktı eylemi çalıştırıldıktan sonra uygun uygulamayı hemen başlatmak için Evet aksi durum için Hayır seçilmelidir.

Şablon dosyası

: Çıktı için kullanılacak şablon dosyasının tam yolu yazılmalıdır. Bu biçim sadece HTML dosyaları için kullanılır.

EkranıKapla Ektin pencereyi, tüm MS Access penceresini kaplayacak şekilde büyütür. Eylem değişkeni yoktur.

ElektronikTabloAktar Elektronik tablo (Excel, Lotus vb.) dosyasındaki veriyi geçerli MS Access veritabanına alır veya bağlar. Ya da geçerli MS Access veritabanından elektronik tablo dosyasına veri verir. Aktarım türü : Aktarım türünün seçildiği eylem değişkenidir. Al

: Elektronik tablo ortamından veri alınacaksa seçilmelidir.

Ver

: Elektronik tablo ortamına veri verilecekse seçilmelidir.

Bağla

: Veritabanı tablosu ile elektronik tablo arasında bağlantı olacak ise seçilmelidir.

Ele. Tablo türü

: Alınacak, verilecek veya bağlanacak elektronik tablo türü seçilmelidir.

Tablo adı

: Alınacak, verilecek veya bağlanacak Access tablosunun adı girilmelidir. Varolan bir tablo üzerine alma işleminde, veri tabloya eklenir.

Dosya adı

: Almak, vermek veya bağlanmak için kullanılacak olan elektronik tablonun tam yol adının girildiği eylem değişkenidir.

Alan adları var

: Alırken, verirken veya bağlanırken, elektronik tablonun ilk satırını alan adları olarak kullanmak için Evet aksi durum için Hayır girilmelidir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Aralık

119

: Bağlanılacak veya alınacak hücrelerin ölçeği girilmelidir. Özel olarak adlandırılmış bir ölçek ya da var olan ölçek adları (Ör. A1: F32) kullanılabilir.

FormAç Formu, tasarım görünümünde, form görünümünde, veri sayfası görünümünde veya baskı önizlemede açmaya yarayan eylemdir. Form adı

: Açılacak formun adının seçildiği eylem değişkenidir. Geçerli veritabanındaki bütün formlar bu liste içerisinde görüntülenir.

Görünüm

: Formun hangi görünümde açılacağının seçildiği eylem değişkenidir. Form, tasarım, baskı önizleme veya veri sayfası görünümü şeklinde olabilirler.

Süzgeç adı

: Uygulanacak süzgecin girildiği alandır. Bu bir sorgu veya sorgu olarak kaydedilmiş bir süzgeç olabilir. Formdaki kayıtları kısıtlamak ve/veya sıralamak için süzgeç kullanılabilir.

Koşul metni : Temel aldığı tablodan veya sorgudan form için kayıtlar seçen bir WHERE yan tümcesi veya deyimi girilmelidir. Veri kipi

SQL

: Form için veri giriş kipinin seçildiği eylem değişkenidir. Ekle (yeni kayıtlar ekleyebilmek için), Düzenle (varolan kayıtları düzenleyebilmek veya yeni kayıtlar ekleyebilmek için) veya Salt Okunur (kayıtları yalnızca görüntülemek için) bu argüman kullanılabilir.

Pencere kipi : Form penceresi kipinin seçildiği eylem değişkenidir. Normal, Gizli, Simge veya Gizli kiplerde kullanılabilirler.

İletiKutusu Bir mesaj veya ileti penceresi oluşturmak için kullanılan eylemdir. İleti

: Mesaj veya ileti kutusunda görüntülenecek ileti metninin yazıldığı eylem değişkenidir.

Bip

: İleti kutusu görüntülendiğinde bilgisayarın bir bip sesi çıkarması isteniyorsa Evet, istenmiyorsa Hayır seçilmelidir.

Tür

: İleti kutusunda görüntülenecek simge türünün seçildiği eylem değişkenidir. Yok, Kritik, Uyarı?, Uyarı! ve Bilgi türünde simgeler görüntülenebilir. Yok

İkonsuz Pencere Kritik Uyarı? Uyarı! Bilgi

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Başlık

120

: İleti kutusu başlık çubuğunda görüntülenecek metnin girildiği eylem değişkenidir.

Kapat Belirtilen pencereyi veya belirtilmemiş ise etkin pencereyi kapatan eylemdir. Dosya menüsündeki Kapat ya da Ctrl+F4 tuşu ile aynı işleve sahiptir. Nesne türü

: Kapatılacak nesne türünün seçildiği eylem değişkenidir. Kapatılacak nesne tablo, sorgu, form, rapor, makro veya modül olabilirler.

Nesne adı

: Kapatılacak nesnenin adının y azıldığı ya da liste kutusundan seçildiği eylem değişkenidir. Nesne türüne göre liste içeriği değişim gösterir.

Kaydet

: Nesnenin kapatılırken kayıt edilmesi için Evet, kaydetmeden kapatmak için Hayır, kapatılmadan önce nesnenin kaydedilip kaydedilmeyeceğinin sorulması için Sor değişkenleri seçilmelidir.

Kayda Git Açık bir form, tablo yada sorgu kümesi üzerinde belirtilen kayıta gider. Düzen menüsünün Git komutu ile eşdeğerdir. Nesne türü

: Geçerli hale getirilecek kaydı içeren nesne türünün (tablo, sorgu, form) seçildiği eylem değişkenidir. Etkin nesneyi seçmek için boş bırakılabilir.

Nesne adı

: Geçerli hale getirilecek kaydı içeren belirli nesnenin türünün girildiği veya seçildiği eylem değişkenidir. Liste Nesne Türü değeriyle seçilen türdeki tüm veritabanı nesnelerini gösterir.

Kayıt

: Geçerli yapabilmek için kaydın seçilmesi gerekir. İlk veya son kayıt seçilebilir, daha önceki veya daha sonraki seçilebilir ya da belirli kayda gidilebilir. Sonraki, önceki ve git Göreli Konum değişkeninden etkilenir.

Göreli konum: Gidilecek kayıt için bir sayı veya deyimin girildiği veya ileriye ya da geriye doğru gidilecek kayıt sayısının girildiği eylem değişkenidir.

Kaydet Belirtilen nesneyi ya da belirtilmezse etkin penceredeki değişiklikleri kaydetmeye yarayan eylemdir. Nesne türü

: Kaydedilecek nesnenin türünün seçildiği eylem değişkenidir. Etkin nesnenin kaydedilebilmesi için boş bırakılması gerekir. Nesne türü boş bırakılır ama bir Nesne Adı belirtilirse etkin nesne o ad ile kaydedilir.

Nesne adı

: Kayıt edilecek nesnenin adının girildiği veya listeden seçildiği eylem değişkenidir. Nesne Türü ile seçilen türdeki bütün geçerli veritabanı nesnelerini gösterir.

Kayıt Bul Belirtilen ölçüte uyan ilk veya sonraki kaydı bulan eylemdir. Kayıtlar etkin form veya veri sayfasında bulunabilirler. Aranan

: Kayıt içinde aranacak verinin girildiği eylem değişkenidir. Kayıt içinde aranacak metin, tarih, sayı ya da deyim olabilir. Mutlaka bir değer girilmesi gerekir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Eşleştirme

121

: Alanın neresinde veri aranacağının seçiminin yapıldığı eylem değişkenidir. Alan içinde herhangi bir yerde (Alanın Herhangi Bir Bölümü), alanın tamamı şeklinde (Alanın Tamamı), alanın başında (Alanın Başlangıcı) gibi değerler alabilirler.

B/K harf eşle : Aramayı büyük ve küçük harflere duyarlı yapmak için Evet, duyarsız yapmak için Hayır seçilmelidir. Ara

: Kayıtlar boyunca ileriye doğru aramak için Aşağı, geriye doğru aramak için Yukarı, tüm kayıtlarda arama yapmak için Tümü seçilmelidir.

Biçimli Ola Ara: Verileri, biçimlenmiş alanlardaki halleriyle aramak için Evet, veritabanında kaydedildikleri haliyle aramak için Hayır seçilmelidir. Sadece Geç.Alan: Her kayıtta sadece geçerli alanda ramak için Evet, bütün alanlarda aramak için Hayır seçilmelidir. Sadece geçerli alanda aramak daha hızlıdır. İlkini bul

: Aramayı ilk kayıttan başlatmak için Evet, geçerli kayıttan başlatmak için Hayır seçilmelidir.

Komut Çalıştır MS Access menü komutunu yürütür. Komut bir makro komutu yürüttüğünde geçerli olan görünüme uygun olmalıdır. Komut

: Çalıştırılacak komut girilmeli ya da listeden seçilmelidir.

Kum Saati Bir makro çalışırken fare işaretçisinin kum saatine dönüşmesini sağlayan eylemdir. Kum saati açık: Fare işaretçisini, kum saati şeklinde göstermek için Evet, normal biçimde göstermek için Hayır seçilmelidir.

Makro Çalıştır Adından da anlaşılacağı gibi, adı belirtilen makroyu çalıştıran makro eylemidir. Bu eylemi, makroyu başka bir makro içinden çağırmak, makroyu yinelemek, belli bir koşula dayalı olan makroyu çalıştırmak veya makroyu özel bir menü komutuna iliştirmek amacıyla kullanılır. Makro adı

: Çalıştırılacak makronun adı, açılır liste kutusundan yararlanarak, açık veritabanı içerisinde bulunan makrolardan uygun olanı seçilebilir. Eğer çalıştırılacak makro bir makro grubu içerisinde ise, grup adı ile makro adı arasında bir nokta işareti konulması gerektiğini unutmamak gerekir.

Yineleme sayısı: Makronun en çok kaç kez çalıştırılacağının belirlendiği eylem değişkenidir. Eğer boş bırakılırsa makro bir kez çalıştırılır. Deyimi yinele : Yanlış değeri alındığında makroyu durduracak bir deyimin girildiği eylem değişkenidir.

Makroyu Durdur Şu anda çalışmakta olan makroyu durdurmak için kullanılan eylemdir. Eğer durdurulan makro bir başka makro tarafından çağırılmış ise, çağıran makro çalışmaya devam eder. Metin Aktar İçinde bulunulan Access veritabanı ile bir metin dosyası arasında veri alışverişi yapmak için kullanılan eylemdir. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

122

Aktarım türü : Aktarım tipinin belirlendiği eylem değişkenidir. Açılır liste kutusundan yararlanarak seçim yapılabilir. Ayrıntı adı

: Metin dosyasının nasıl alındığını, verildiğini veya bağlandığını belirleyen seçenek kümesinin ayrıntı adının girildiği veya seçildiği eylem değişkenidir. Sınırlandırılmış metin dosyası veya adres mektup birleştirme veri dosyası için boş bırakılmışsa varsayılan ayrıntılar kullanılır. Sabit genişlikli metin dosyaları için mutlaka gereklidir.

Tablo adı

: Alınacak, verilecek veya bağlanacak MS Access tablosunun adının girildiği veya verilecek seçim sorgusunun adının seçildiği eylem değişkenidir. Var olan bir tablo üzerine veri alma işleminde, o veri tabloya eklenir. Adı belirtilen tablo yoksa, bu adda yeni bir tablo yaratılır.

Dosya adı

: Alınacak, verilecek veya bağlanılacak metin dosyasının tam yol adının girildiği eylem değişkenidir. Eğer bir veritabanı dosyasından mevcut bir text dosyasına veri ihraç ediliyorsa, text dosyası yeniden yaratılır.

Alan adları var: Alırken, verirken veya bağlanırken metin dosyasının ilk satırını alan adı olarak almak için kullanılan eylem değişkenidir. İlk satırın normal veri olarak alınması isteniyorsa Hayır değeri seçilmelidir. Bu değişken bileşik veri dosyalarını verirken yok sayılır. (İlk satır her zaman alan adı olarak verilir) HTML tablo adı: Çok tablolu HTML dosyasına bağlamak veya dosyasından alırken kullanılacak HTML tablosunun adının girildiği eylem değişkenidir. HTML dosyası yalnızca bir tablo içeriyorsa bu alan boş bırakılmalıdır.

Modül Aç Belirtilen Visual Basic modülünü Tasarım görünümünde belirtilen yordam da açar. Yordam, bir alt yordam, bir işlev yordamı veya olay yordamı olabilir. Modül adı : veritabanındaki

Açılacak

modül adının girildiği eylem değişkenidir. Yordamın bütün standart modüllerde aranması için boş bırakılması gerekir.

Yordam adı : Modülün açması istenilen yordam adının girildiği eylem değişkenidir. Modülü tanımlamalar bölümünde açmak için boş bırakılmalıdır. Modül Adı ya da Yordam Adı değerlerinden biri gereklidir.

Nesne Gönder Belirtilen veritabanı nesnesi, görüntülenebileceği veya iletilebileceği elektronik posta ortamına iletmeye yarayan eylemdir. Nesneler MS MAPI standart arabirimini kullanan herhangi bir posta uygulamasına gönderilebilir. Nesne türü

: Gönderilecek nesnenin türünün girildiği eylem değişkenidir. Etkin nesnenin gönderilebilmesi için türünün seçilip Nesne Adı’nın boş bırakılması gerekir. Nesne içermeyen bir ileti göndermek için bu değer ve Nesne Adı boş bırakılmalıdır.

Nesne adı

: Gönderilecek belirli nesnenin adının girildiği veya listeden seçildiği eylem değişkenidir. Nesne Türü ile seçilen türdeki bütün geçerli veritabanı nesnelerini gösterir. Nesne içermeyen bir ileti için bu alanın boş bırakılması gerekir.

Çıktı biçimi : İçerilen nesne için kullanılacak biçim türünün seçildiği eylem değişkenidir. Modüller yalnızca MS-DOS Metin biçiminde gönderilebilir. MS Access çıktı biçimini sorması için bu alan boş bırakılmalıdır.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

123

Son

: Son satırına yerleştirilecek ileti alıcılarının adlarının girildiği eylem değişkenidir. MS Access’in alıcı adlarını sorması için boş bırakılmalıdır.

Bilgi

: Bilgi satırına yerleştirilecek ileti alıcılarının adlarının girildiği eylem değişkenidir. Boş bırakılırsa bilgi satırı boş kalır.

Gizli bilgi

: Gizli bilgi satırına yerleştirilecek ileti alıcılarının adlarının girildiği eylem değişkenidir. Boş bırakılırsa Gizli Bilgi satırı boş kalır.

Konu

: Posta iletisindeki Konu satırına yerleştirilecek metnin girildiği eylem değişkenidir. Boş bırakılırsa Konu satırı boş kalır.

İleti metni

: Posta ileti metninin girildiği eylem değişkenidir. Boş bırakılırsa posta iletisi boş kalır.

İleti düzenle : Elektronik posta uygulamasındaki iletinin göndermeden önce düzenlenmesi isteniyorsa Evet, düzenlemeden göndermek için Hayır seçilmelidir. Şablon dosyası: Çıktı için kullanılacak şablon dosyasının tam yolunun yazıldığı eylem değişkenidir. Bu değişken yalnızca HTML biçimlerine uygulanır.

NesneKopyala Seçilen veritabanı nesnesinin (tablo, sorgu, form...) aynı veritabanına ya da bir başka veritabanına kopyalanmasını sağlayan eylemdir. Hedef veritabanı: Hangi veritabanına kopyalanacağının belirlendiği eylem değişkenidir. Veritabanı dosyasının adını ve bulunduğu dizinin tam olarak yazılması gerekir.(Ör. C: \Vtaban\Personel\Kimlik.Mdb) Eğer aynı veritabanı ortamına kopyalanacak ise bu değişken boş bırakılmalıdır. Yeni ad

: Nesnenin hangi ad ile kopyalanacağının belirtildiği eylem değişkenidir. Eğer aynı ad ile bir başka veritabanı ortamına kopyalanmak isteniyorsa boş bırakılmalıdır.

Kaynak nesne türü: Kopyalanması istenilen nesnenin türünün (tablo, sorgu, form...) seçildiği eylem değişkenidir. Veritabanı penceresinde seçili nesnenin kopyalanması için bu alan boş bırakılmalıdır. Kaynak nesne ad.: Kopyalanacak belirli nesnenin girildiği veya seçildiği eylem değişkenidir. Liste, Nesne Türü değeri ile seçilen türdeki tüm veritabanı nesnelerini gösterir.

Nesne Seç Belirtilen veritabanı nesnesini seçen eylemdir. Eğer nesne gizlenmiş ise, bu eylem nesneyi görünür hale getirir. Eğer bir form seçiliyorsa, formun Görünürlük (visible) özelliği Evet olur. Eğer nesne açık değilse ve Veritabanı Penceresinde eylem değişkeni Evet değerine sahip değilse, makro çalıştığında bir hata mesajı ile karşılaşılır. Nesne Türü ve Nesne Adı eylem değişkenlerinin değeri,veritabanı penceresinden ilgili nesneyi seçip eylem değişkeni üzerine sürükleyerek çok daha hızlı bir şekilde belirlenebilir. Nesne türü

: Seçilecek veritabanı nesne türünün seçildiği eylem değişkenidir.

Nesne adı

: Seçilecek nesnenin adının girildiği veya listeden seçildiği eylem değişkenidir.

Veri tabanı pencere: Veritabanı penceresinden nesne seçmek için Evet seçilmelidir. Nesne zaten bir MS Access penceresinde açık ise Hayır seçilmelidir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

124

Nesne Sil Belirtilen nesneyi veya herhangi bir nesne belirtilmemişse veritabanı penceresinde seçili olan nesneyi silen eylemdir. MS Access bu eylemde silmek için onay isteyen bir diyalog kutusu görüntülemez. Nesne türü

: Silinecek nesnenin türünün seçildiği eylem değişkenidir. Veritabanı penceresinde seçili nesneyi silmem için boş bırakılmalıdır.

Nesne adı

: Silinecek belirli nesnenin adının girildiği veya listeden seçildiği eylem değişkenidir. Nesne Türü ile seçilen türdeki bütün veritabanı nesneleri görüntülenir.

Önceki Boyut Simge durumuna küçültülmüş ya da ekranı kaplamış pencereyi eski boyutlarına getirmek için kullanılan eylemdir. Eylem değişkeni yoktur. Aktif bulunan pencere üzerinde uygulanır.

Rapor Aç Mevcut bir raporu tasarım, baskı önizleme ya da hemen yazıcıdan alma amaçlı kullanılan eylemdir. Rapor adı

: Açılmak istenen raporun adının yazıldığı veya listeden seçildiği eylem değişkenidir. Bu liste geçerli veritabanındaki tüm raporları gösterir. Mutlaka bir değer sahip olmalıdır.

Görünüm

: Raporun ne tür bir pencerede (tasarım, yazdır, görünüm) açılacağının belirlendiği eylem değişkenidir.

Süzgeç adı

: Sorgunun veya sorgu olarak kaydedilmiş süzgecin adının girildiği eylem değişkenidir. Rapor kayıtlarını kısıtlayacak ve/veya sıralayacak bir süzgeç kullanılabilir.

Koşul metni : Rapor kapsamındaki tablo ya da sorgudan hangi kayıtların raporda yer alacağının belirlenmesinde bir başka yol olarak kullanılan eylem değişkenidir. Bu eylem değişkenine geçerli bir SQL WHERE kalıbı ya da Access ifadesi girilebilir.

Simge Durumuna Küçült İçinde bulunulan pencereyi en küçük boyutlarına (simge durumuna) getiren eylemdir. Eylem değişkeni yoktur. Aktif pencere üzerinde etkilidir.

Sonrakini Bul En son Kayıt Bul eylemi ile veya Bul iletişim kutusu ile belirtilen ölçüte uyan bir sonraki kaydı bulmak için kullanılan eylemdir. Bu eylem belirtilen ölçüte uyan kayıtları sırayla bulmak için kullanılır. Eylem değişkeni yoktur.

Sorgu Aç Çapraz veya seçme sorgularını açmak ya da eylem sorgularını çalıştırmak için kullanılan eylemdir. Sorgu adı

: Açılmak istenen sorgunun adının yazıldığı ya da listesinden seçildiği eylem değişkenidir. Aktif veritabanı içerisindeki tüm sorgu nesneleri bu listede görüntülenir.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

125

Görünüm

: Sorgunun ne tür pencerede (veri sayfası, tasarım, baskı önizleme) açılacağını belirlemek amacıyla kullanılan eylem değişkenidir.

Veri kipi

: Açılacak sorgunun veri giriş kipini belirlemek için kullanılan eylem değişkenidir. Ekle (yeni kayıtlar eklemek için), Düzenle (varolan kayıtları düzenlemek ya da yeni kayıtlar eklemek için), Salt Okunur (kayıtları sadece görüntülemek için) kiplerinden biri seçilebilir.

Tablo Aç Veritabanı içerisinde bulunan tabloyu, Tasarım görünümünde, Veri Sayfası görünümünde veya Baskı Önizleme’de açmaya yarayan eylemdir. Tablo adı

: Açılmak istenilen tablonun adının yazıldığı ya da liste kutusundan seçiminin yapıldığı eylem değişkenidir. Liste geçerli veritabanındaki tüm tabloları gösterir.

Görünüm

: Tablonun ne tür bir pencerede açılacağının belirlendiği eylem değişkenidir. Veri Sayfası görünümü, Tasarım görünümü veya Baskı Önizleme şeklinde olabilir.

Veri kipi

: Açılacak tablonun veri giriş kipini belirlemek için kullanılan eylem değişkenidir. Ekle (yeni kayıtlar eklemek için), Düzenle (varolan kayıtları düzenlemek için ya da yeni kayıtlar eklemek için), Salt Okunur (kayıtları sadece görüntülemek için) olarak kullanılabilirler.

Taşı Boyutlandır İçinde bulunulan pencerenin yerini yada boyutlarını değiştirmek amacıyla kullanılan eylemdir. Belirtilmeyen eylem değişkeni, pencerenin o anda sahip olduğu değeri alır. En azından bir eylem değişkeninin değeri verilmelidir. Sağ

: Pencerenin sol üst köşesinin, pencerenin sol kenarına olan uzaklığını veren eylem değişkenidir. Yeni yatay konumun girildiği alandır.

Aşağı

: Pencerenin sol üst köşesinin, penceresinin üst kenarına olan uzaklığını veren eylem değişkenidir. Yeni dikey konumun girildiği alandır.

Genişlik

: Pencerenin yeni genişliğinin girildiği eylem değişkenidir.

Yükseklik

: Pencerenin yeni yüksekliğinin girildiği eylem değişkenidir.

Tuş Gönder Tuş basımlarını MS Access veya başka bir etkin uygulamaya göndermeye yarayan eylemdir. Tuş basımları, tuşlara sanki uygulamada basılmış gibi işlem görür. Tuş vuruşları : Yürütülecek tuşların sırasının girildiği eylem değişkenidir. Bu tuşları belirtmek için Visual Basic Send Keys sözdizimi kullanılır. Backspace

{BACKSPACE}, {BS}, {BKSP}

Break

{BREAK}

Caps Lock

{CAPSLOCK}

Clear

{CLEAR}

Del

{DELETE}, {DEL}

Aşağı Ok

{DOWN}

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Bekle

126

End

{END}

Enter

{ENTER}

Esc

{ESC}

Help

{HELP}

Home

{HOME}

Ins

{INSERT}

Sola Ok

{LEFT}

Num Lock

{NUMLOCK}

Page Down

{PGDN}

Page Up

{PGUP}

Print Screen

{PRTSC}

Sağa Ok

{RIGHT}

Scroll Lock

{SCROLLLOCK}

Tab

{TAB}

Yukarı Ok

{UP}

{F1}

F2...F16

{F1}...{F16}

Shift

Control

Alt

% : Tuş vuruşları yürütülünceye kadar makroyu duraklatmak için Evet, makronun hemen çalışmaya devam etmesi için Hayır seçilmelidir.

Tüm Kayıtları Göster Etkin olarak kullanılan tablo, form veya sorguya uygulanan süzgeçleri kaldırmaya yarayan eylemdir. Tablodaki veya sonuç kümesindeki tüm kayıtları veya formun temel aldığı tablo veya sorgudaki tüm kayıtları görüntüler. Eylem değişkeni yoktur.

Uygulama Çalıştır Başka bir MS Windows veya MS-DOS uygulamasını çalıştırmaya yarayan eylemdir. Belirtilen uygulama önalanda çalışır ve uygulama çalıştığı sürece makro da çalışır. Komut satırı : Uygulamanın bulunduğu yol ve uygulama adının yazıldığı eylem değişkenidir. Mutlaka yazılmalıdır.

Veritabanı Aktar Başka bir veritabanından geçerli veritabanına veri almaya, geçerli veritabanından başka veritabanına veri vermeye ya da veritabanları arasında bağlantı kurmaya yarayan eylemdir. Aktarım türü : Aktarım türünün (al, ver, bağla) seçildiği eylem değişkenidir. Veri tabanı türü: Alınacak, verilecek veya bağlanacak veritabanının türünün (MS Access, Jet 2x, ODBC vb.) seçildiği eylem değişkenidir. Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

127

Veri tabanı adı: Kullanılacak veritabanının tam yol adının girildiği eylem değişkenidir. Her tablo için ayrı dosya kullanan veritabanları için, dosyaları bulunduran dizin girilmelidir. ODBC veritabanları için, ODBC bağlantı dizesi girilmelidir. Nesne türü

: Alınacak veya verilecek nesnenin türünün girildiği eylem değişkenidir. Diğer veritabanı bir MS Access veritabanı ise, herhangi bir veritabanı nesnesini alabilir veya verebilirsiniz. Aksi halde, bu değer dikkate alınmaz.

Kaynak

: Alınacak, verilecek veya bağlanacak tablonun veya MS Access nesnesinin adını; veya veri alınacak seçme sorgusunun adının girildiği eylem değişkenidir.

Hedef

: Hedef veritabanındaki alınmış, verilmiş, bağlanmış tablonun, seçme tipli sorgunun veya MS Access nesnesinin adının girildiği eylem değişkenidir. Mutlak bir değer girilmelidir.

Salt yapı

: Tablonun yalnızca yapısının (veriler hariç) alınması veya verilmesi için Evet, her ikisinin de alınması ve/veya verilmesi için Hayır seçilmelidir.

Yazdır Açık veritabanı içindeki nesneyi (tablo, sorgu, form, rapor, modül) yazıcıya yollamak amacıyla kullanılan eylemdir. Yazdırma Aralığı: Yazdırma aralığının seçiminin yapıldığı eylem değişkenidir. Tümü (nesnenin tamamını yazdırmak için), Seçim (seçili kısmını yazdırmak için), Sayfalar (ilk ve son sayfa değerlerini kullanarak bir sayfa aralığını yazdırmak) seçeneklerinden biri seçilebilir. İlk sayfa

: Yazdırmanın başlatılacağı sayfanın girildiği eylem değişkenidir. Yazdırma bu sayfanın başından başlar. Yazdırma Aralığı olarak Sayfalar seçilirse bir değer girilmesi gerekir.

Son sayfa

: Yazdırmanın durdurulacağı sayfanın girildiği eylem değişkenidir. Yazdırma bu sayfanın sonunda durdurulur. Yazdırma Aralığı olarak Sayfalar seçilirse bir değer girilmesi gerekir.

Baskı kalitesi : Baskı kalitesinin seçiminin yapıldığı eylem değişkenidir. Yüksek, Orta, Düşük veya Taslak değerlerinden biri seçilebilir. Kalite ne kadar düşük olursa nesne o kadar hızlı yazdırılır. Kopya sayısı : Yazdırılacak kopya sayısının girildiği eylem değişkenidir. Varsayım değeri 1’dir. Kopyaları harm: Yazdırılan kopyaları harmanlamak için Evet girilmelidir. Bir sayfanın birden çok kopyasını birlikte yazdırmak için Hayır seçilmelidir. Bu seçenek Hayır olarak seçilmişse çoklu kopyalar daha hızlı yazdırılır.

Yeniden Adlandır Belirtilen nesnenin veya hiçbir şey belirtilmediyse veritabanı penceresinde seçili olan nesnenin adını değiştirmek amacıyla kullanılan eylemdir. Yeni ad

: Nesnenin yeni adının yazıldığı eylem değişkenidir. Mutlaka değer girilmelidir.

Nesne türü

: Yeniden adlandırılacak nesnenin türünün girildiği eylem değişkenidir. Veritabanı penceresinde seçili olan nesneyi yeniden adlandırmak için boş bırakılmalıdır.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları

Microsoft Access 2003

Eski ad

128

: Yeniden adlandırılacak belirli nesnenin türünün yazıldığı veya listeden seçildiği eylem değişkenidir. Liste, Nesne Türü ile seçilen türdeki bütün nesneleri görüntüler.

Yeniden Sorgula Etkin nesne üzerindeki belirtilen denetimi yeniden sorgulamaya, hiçbir denetim belirtilmediyse nesneyi yeniden sorgulamaya zorlar. Belirtilen denetim bir tablo veya sorguya dayalı değilse, bu eylemin denetimin yeniden hesaplanmasına zorlar. Denetim adı : Yeniden sorgulayacak denetimin adının girildiği eylem değişkenidir. Denetimin tamamını yazmak yerine sadece adı girilebilir. Nesnenin temel aldığı tablo ya da sorguyu yeniden sorgulamak için boş bırakılmalıdır.

Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı

Eğitim Şube Müdürlüğü Yayınları