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Universidad José maría Vargas. Facultad de Administración, Gerencia Y Contaduría Cátedra: Gerencia de Informática.

Proyecto final Formación de un departamento IT.

Alumno: Alfredo E. Salazar E. C.I. 11.195.641. Profesora: Alicia Rahbe.

Caracas, MAYO de 2013


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INDI CE Introducción.

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Concepto.

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Los propósitos de las empresas

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Estructuración de las empresas.

3

Tipos de estructuras organizacionales

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- Por producto.

3-4

- Por territorio

4

- Por Clientes

4

- Matricial

4-5

- Basadas en equipos

5

- Basadas en redes

5

- Híbridas

5

- Organizaciones virtuales

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- Funcional

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- Características de la organización funcional.

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- Productos/Medios

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El organigrama de la empresa

9-12

Constitución del departamento.

13-14

Reglamento Del Departamento De Informática

14-19

Conclusiones.

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Bibliografía.

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INTRODUCCIÓN En el siguiente trabajo, estudiaremos como se constituye los reglamentos y estatutos del departamento de informática en nuestra empresa, su estructura organizacional y cómo podemos crear un nuevo departamento dentro de una sistema organizacional funcional, según sea las necesidades en nuestra empresa, entendiéndose que somos una empresa relativamente nueva y en crecimiento, por ende debido a nuestro crecimiento tecnológico, necesitamos realizar un proyecto de creación de un departamento tecnológico, que soporte desde las funciones de los trabajadores, equipos, normativas, y nivel jerárquico en la empresa. Esta Propuesta de la creación de un departamento de Ingeniería de Sistemas estudiaremos como se constituye una empresa, su estructura organizacional y cómo podemos crear un nuevo departamento dentro de una sistema organizacional funcional, según sea las necesidades en nuestra empresa en un periodo de tiempo determinado, geografía o las necesidades de liderazgo, muchos factores dependen de qué tipo de decisiones, en esta primera parte de este proyecto de tres entregas, exploraremos los conceptos básicos de los tipos de estructuras organizacionales y veremos cual se aplica mejor a nuestros proyecto, entendiéndose que somos una empresa relativamente nueva y en crecimiento, por ende debido a nuestro crecimiento tecnológico, necesitamos realizar un proyecto de creación de un departamento tecnológico, que soporte desde las funciones de los trabajadores, equipos, normativas, y nivel jerárquico en la empresa.

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Cátedra: Gerencia de Informática.

CONCEPTO. Se entiende la estructura organizacional como el medio del que se sirve una organización cualquiera para conseguir sus objetivos, la estructura organizacional da orden a la empresa. Responsabiliza el talento humano de la organización en cada una de las áreas que se han definido previamente. Su finalidad es la de establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una organización para trabajar juntos de forma óptima. LOS PROPÓSITOS DE LAS EMPRESAS Toda empresa se crea con propósitos definidos en sus inicios, los cuales no necesariamente permanecerán invariables a través del tiempo. Por ejemplo, es posible que un micro-empresario dé inicio a su actividad empresarial, creando una pequeña empresa comercializadora de bienes o servicios, como una forma de invertir algún dinero que se generó por su despido de la anterior empresa, en la cual desempeñaba actividades como funcionario de la misma. En ese caso en particular, el propósito de la creación de dicha empresa, es crear una fuente de trabajo con la cual mantener a su familia, a la vez que genera su propia independencia laboral. Pero con el pasar del tiempo la preocupación del microempresario no es solamente tener una fuente de ingresos, sino que su preocupación nueva es insertarse en un mercado altamente competitivo.

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Posteriormente se irán creando nuevas necesidades de crecimiento y desarrollo, y la meta puede llegar a ser: “adquirir un local propio”, “acceder a nuevas tecnologías”, “aumentar su cuota de participación en el mercado”, “diversificar los servicios al consumidor”, etc. De lo dicho en párrafos anteriores, se desprende el concepto de que una empresa está permanentemente abarcando nuevos propósitos y desafíos, y que por lo tanto el empresario deberá estar adaptando permanentemente la estructura de la empresa. ESTRUCTURACIÓN DE LAS EMPRESAS. La estructuración de una empresa depende de los propósitos y objetivos que persigue la misma, y que no es lo mismo el crear una estructura empresarial para una empresa de servicios, que para una industria, una fábrica, un comercio detallista, un restaurante, una discoteca, etc. Cada empresa se estructura diferente porque cada empresa se puede estructurar diferente, de acuerdo a los objetivos que se persiga. TIPOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES Por producto: En esta división los empleados de la organización se dividen en grupos y cada grupo se encarga de la producción de un producto específico, además cada grupo tiene un especialista para cada función y un gerente que es el responsable de supervisar el proceso que se lleva a cabo para la obtención del producto o servicio y además envía un reporte al presidente general de la compañía acerca de la evolución de este proceso, este

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presidente general es el responsable de supervisar que cada gerente realice de forma adecuada su trabajo y fija las metas de la empresa. Por territorio (división geográfica): Esta se da ya que algunas compañías encuentran que sus operaciones se adaptan de una mejor manera a grandes cadenas organizacionales basadas en zonas geográficas determinadas donde su empresa tiene cobertura, como las grandes cadenas de hoteles, compañías telefónicas, entre otras, que están divididos y organizados sobre la base de su ubicación. También se presentan en compañías cuyas principales actividades son las ventas. Por Clientes: El tipo particular de clientes que una organización busca alcanzar, puede también ser utilizada para agrupar empleados. La base de esta departamentalización está en el supuesto de que los clientes en cada conjunto tienen problemas y necesidades comunes que pueden ser resueltos teniendo especialistas departamentales para cada uno. Matricial La estructura matricial se denomina en ocasiones sistema de mandos múltiples. Una organización con una estructura matricial cuenta con dos tipos de estructura simultáneamente. Los empleados tienen, de hecho, dos jefes; es decir, trabajan con dos cadenas de mando. Una cadena de mando es la de funciones o divisiones, el tipo que se diagrama en forma vertical. El segundo es una disposición horizontal que combina al

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personal de diversas divisiones o departamentos funcionales para formar un equipo de proyecto o negocio, encabezado por un gerente de proyecto o un grupo, que es experto en el campo de especialización asignado al equipo. Basadas en equipos El uso de equipos como base del diseño para coordinar y ejecutar las actividades de trabajo. Es una determinada manera de organizar el trabajo para lograr ciertos objetivos de desempeño, y que se materializa en un conjunto de personas comprometidas con esos objetivos, con un claro enfoque de trabajo, siendo mutua y solidariamente responsables por el cumplimiento de dichos objetivos, en aras de brindar una respuesta adecuada y oportuna a las necesidades de los clientes. Basadas en redes Es una organización aprendiente integrada por unidades organizativas flexibles que se coordinan a través de la discusión o de la adaptación mutua. Híbridas Esta estructura, reúne algunas de las características importantes de las estructuras anteriormente vistas, la estructura de una organización puede ser de enfoque múltiple, ya que utiliza al mismo tiempo criterios de productos, función y geografía.

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Organizaciones virtuales La organización virtual se refiere a una estructura que promueve la realización de alianzas temporales entre personas, instituciones y empresas con el propósito de realizar tareas específicas enlazadas mediante el empleo de las tecnologías de la sociedad de la información, siguiendo esquemas que reducen los costes y facilitan el acceso a las capacidades y recursos de las partes involucradas. Funcional La organización por funciones congrega lo que nosotros vamos a utilizar, la cual explicaremos en detalle, ya que la que en estos momentos se apega más a nuestras necesidades y situación., esta reúne en un departamento, a todos los que se dedican a una actividad o a varias relacionadas, que se denominan funciones. Es el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones para cada tarea. Es probable que la organización funcional sea la forma más lógica y básica de división por departamentos. La emplean esencialmente las pequeñas empresas que ofrecen una línea limitada de productos porque posibilita aprovechar con eficiencia los recursos especializados. Facilita considerablemente la supervisión porque cada gerente sólo debe ser experto en un área limitada de conocimientos y habilidades. Además, facilita el movimiento de los conocimientos y habilidades especializadas para su uso en los puntos donde más se necesitan.

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Características de la organización funcional. *Autoridad funcional o dividida. Es una autoridad que se sustenta en el conocimiento. Ningún superior tiene autoridad total sobre los subordinados, sino autoridad parcial y relativa. *Línea directa de comunicación. Directa y sin intermediarios, busca la mayor rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles. *Descentralización de las decisiones. Las decisiones se delegan a los órganos o cargos especializados. *Énfasis en la especialización. Especialización de todos los órganos a cargo. Ventajas de la organización funcional: *Máxima especialización. *Mejor suspensión técnica. *Comunicación directa más rápida. *Cada órgano realiza únicamente su actividad específica. Desventajas de la organización funcional: *Pérdida de la autoridad en el mando. La exigencia de una obediencia y la imposición de la disciplina, aspectos típicos de la organización lineal, no son lo fundamental en la organización funcional.

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*Subordinación múltiple. La organización funcional tiene problemas en la delegación de la autoridad y en la delimitación de las responsabilidades. *Presenta una tendencia a la competencia entre los especialistas, ya que los diversos órganos o cargos se especializan en determinas actividades; ellos tienden a imponer a la organización su punto de vista y su enfoque. *Exhibe una tendencia a la tensión y a los conflictos en la organización. La rivalidad y la competencia, unidas a la pérdida de visión de conjunto de la organización pueden conducir a divergencias y a la multiplicidad de objetivos que pueden ser antagónicos y crear conflictos entre los especialistas. *Tiende a la confusión en los objetivos, ya que la organización funcional exige la subordinación múltiple; no siempre el subordinado sabe exactamente a quién informar sobre un problema. Esa duda genera contactos improductivos, dificultades para la orientación y confusión en cuanto a los objetivos que deben alcanzar. Campo de aplicación de la organización funcional: *Cuando la organización, por ser pequeña, tiene un equipo de especialistas bien compenetrado, que informa a un dirigente eficaz y está orientado hacia objetivos comunes muy bien establecidos y definidos. *Cuando en determinadas circunstancias, y sólo entonces, la organización delega durante un período determinado autoridad funcional a algún órgano especializado.

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Productos/Medios La organización por producto/medios, con frecuencia llamada organización por división, reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en la producción y comercialización de un producto o un grupo relacionado de productos o a todos los que tratan con cierto tipo de cliente. De igual manera, una empresa será estructurada de manera diferente una de otra, se hará de acuerdo a los objetivos que persiga y con relación a sí misma. Podrá variar su estructuración en la medida que sus objetivos varíen en el tiempo. La estructuración administrativa de toda empresa, requiere de un “organigrama”, el cual es la representación esquemática de las estructuras jerárquicas de una empresa y sus canales de comunicación. La función del organigrama dentro de una empresa cualquiera, es la misma que la función del esqueleto en el cuerpo humano, es decir, el organigrama es la “estructura” que le da cuerpo y orden a la empresa, para que esta pueda funcionar adecuadamente y dentro de ciertos parámetros lógicos de funcionamiento. Sin esta estructuración administrativa, las empresas entrarían en “caos” y no podrían funcionar. El organigrama de la empresa Cada persona en la empresa ocupa una posición determinada desde la cual efectúa ciertas tareas y ejerce ciertos efectos sobre los resultados. Cuando esta persona trabaja coordinadamente con otras de funciones similares, se dice que estamos frente a ciertos “niveles” de estructuración jerárquica dentro de dicha empresa. Básicamente en cualquier empresa tipo, existen cuatro niveles jerárquicos que la componen, y ellos son:

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1) Nivel de dirección: Compuesto por directores, socios, accionistas, propietarios, según el tipo de empresa que sea y la estructuración directiva que la componga. A ellos les corresponde fijar las metas de la empresa, establecer las directivas, las reglas internas de funcionamiento, las normas y los procedimientos administrativos. 2) Nivel de Administración: Compuesta por gerencia general, gerencias de departamentos, administradores, asesores, etc. Es su responsabilidad, llevar a la empresa hacia el logro de los objetivos de la misma, según las indicaciones y directivas emanadas del nivel de dirección, a la vez que dirigen y controlan el trabajo de los niveles inferiores dentro de la escala jerárquica. 3) Nivel de mandos medios: Compuesto por ejecutivos, jefes de departamentos, capataces, jefes de planta, etc. Ellos desempeñan tareas tanto a nivel de ejecución, como a nivel de toma de decisiones para la gestión empresarial. Será su responsabilidad el asegurarse que se “ejecuten” las tareas que se deben efectuar en el día a día, para que al final se logren los objetivos establecidos por la dirección de la empresa. 4) Nivel de personal en general: Compuesto por todo el personal de la empresa en sus diferentes departamentos: funcionarios administrativos, contables de comercialización, de finanzas, de administración, de planta, de producción, de servicios, etc. Ellos son responsables de ejecutar todas las tareas que hacen funcionar a la empresa Por lo tanto cuando la dirección sabe lo que quiere para la empresa, la administración es capaz de interpretarla correctamente y canaliza las tareas y responsabilidades por los canales jerárquicos correspondientes. Los mandos medios

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hacen que la tareas se ejecuten y el personal hace lo que se le indica, de la manera apropiada y como se espera que se haga. Entonces los resultados llegan de manera natural y las metas de la empresa se logran con excelentes resultados. A continuación presentaremos el organigrama de nuestra empresa:

PRESIDENCIA

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN SECRETARIA

CONTABILIDAD / TESORERÍA

DEPARTAMENTO DE VENTAS

ASESORIA LEGAL

RR HH

DEPARTAMENTO DE ALMACEN

Este es el diseño anterior de nuestra empresa, ahora deseamos crear un departamento o gerencia de informática, debido al crecimiento de nuestras necesidades, gracias al progresivo incremento de los elementos tecnológicos en nuestra empresa, el siguiente organigrama será tentativamente el siguiente paso, dentro de la política de ampliar nuestro organigrama empresarial.

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Cátedra: Gerencia de Informática.

PRESIDENCIA

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN ASESORIA LEGAL

SECRETARIA

CONTABILIDAD / TESORERÍA

DEPARTAMENTO DE VENTAS

RR HH

DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

DEPARTAMENTO DE ALMACEN

Veamos como valerse de este esquema, para organizar y dirigir mejor a nuestra empresa, nace de la necesidad de dividir las tareas en tareas menores y secuénciales y la necesidad de asignar a personas diferentes para que realicen dichas tareas , Luego que en una empresa se haya tomado los dos pasos anteriores, se crea la necesidad de organizar a las personas para que trabajen coordinadamente, de manera tal que algunos decidan lo que hay que hacer, otros lo hagan y terceros les supervisen. Cuando esta estructuración organizacional está funcionando se puede decir que en la empresa existe un “Organigrama”, vale decir, una estructuración jerárquica, que se crea con fines de organizar y facilitar el trabajo que nos llevará a lograr las metas de la empresa.

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CONSTITUCIÓN DEL DEPARTAMENTO A continuación presentaremos el organigrama de nuestra empresa:

PRESIDENCIA

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN SECRETARIA

CONTABILIDAD / TESORERÍA

DEPARTAMENTO DE VENTAS

ASESORIA LEGAL

RR HH

DEPARTAMENTO DE ALMACEN

Este es el diseño anterior de nuestra empresa, ahora deseamos crear un departamento o gerencia de informática, debido al crecimiento de nuestras necesidades, gracias al progresivo incremento de los elementos tecnológicos en nuestra empresa, el siguiente organigrama será tentativamente el siguiente paso, dentro de la política de ampliar nuestro organigrama empresarial.

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PRESIDENCIA

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN ASESORIA LEGAL

SECRETARIA

CONTABILIDAD / TESORERÍA

DEPARTAMENTO DE VENTAS

RR HH

DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

DEPARTAMENTO DE ALMACEN

Veamos como valerse de este esquema, para organizar y dirigir mejor a nuestra empresa, nace de la necesidad de dividir las tareas en tareas menores y secuénciales y la necesidad de asignar a personas diferentes para que realicen dichas tareas se crea con fines de organizar y facilitar el trabajo que nos llevará a lograr las metas o que van a regir este nuevo departamento de sistemas de la empresa, a continuación vamos a crear el manual de reglamento que regirá la política del nuevo departamento. REGLAMENTO DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA CAPITULO I.- Naturaleza, objetivos y funciones Art. 1. La Departamento de Estadísticas e Informática es una unidad de carácter técnico operativo dependiente de la gerencia de administración.

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Art. 2. Los objetivos del Departamento de Informática son los siguientes: a)

Crear, desarrollar y mantener sistemas informáticos que permitan obtener,

procesar y suministrar los datos e informaciones requeridas por las autoridades superiores para la toma de decisiones y fijación de las políticas institucionales. b)

Procurar que los sistemas estadísticos e informáticos sirvan de soporte a las

actividades académicas y administrativas que desarrolla la empresa en el marco de la calidad total que propugna la filosofía de la Institución. Art. 3. Las funciones que desarrollará el Departamento de Informática son las siguientes: a)

Velar por el fiel cumplimiento de la filosofía, misión y objetivos de la empresa

en especial del presente reglamento. b)

Suministrar las informaciones y datos estadísticos oportunos, a las unidades que

los soliciten, para elaborar los planes de actividades y proyectos de desarrollo. c)

Rendir los informes periódicos y a solicitud de las instancias superiores de la

empresa d)

Diseñar y aplicar los instrumentos de recolección de datos e informaciones

estadísticos para elaborar los reportes que la empresa amerite. e)

Sugerir la adquisición del hardware y el software necesarios para el

cumplimiento de las actividades del Departamento.

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f)

Identificar las variables de interés que permitan elaborar análisis para la toma de

decisiones y fijación de las políticas generales de la empresa. g)

Diseñar; actualizar y aplicar las distintas bases de datos estadísticas que se

desarrollen de forma continua y permanente. h)

Elaborar un diagrama de flujo de las informaciones y datos estadísticos para

controlar y agilizar el proceso de intercomunicación empresarial. i)

Elaborar los instrumentos de reporta de los datos e informaciones recolectados

en las unidades de la empresa. j)

Formular la propuesta de presupuesto anual del Departamento de Informática.

k)

Proponer a la gerencia de administración la creación o supresión de unidades

internas para el mejor cumplimiento de sus funciones y la designación de los encargados de las mismas. l)

Proponer a los organismos pertinentes las modificaciones en el presente

reglamento, los Estatutos y cualquier otro reglamento interno de la empresa, en los asuntos que le son de competencia. m)

Cualquier otra función que le sea asignada por la gerencia administrativa.

CAPITULO II. - Estructura Organizativa Art. 4.- Al frente del Departamento de

Informática habrá un Director quien será el

responsable del cumplimiento de las funciones correspondientes al mismo y el

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depositario de la autoridad asignada a este. Será designado por el gerente a proposición del presidente. Art. 5 Para ser Director del Departamento de Informática se requiere cumplir los siguientes requisitos: a)

Ser venezolano, mayor de edad y estar en pleno disfrute de sus derechos civiles

y políticos. b)

Poseer título universitario, por lo menos con el grado de licenciado o su

equivalente, en el área de ingeniería de sistemas o informática. c)

Tener un mínimo de tres (3) años de experiencia profesional y haber

desarrollado actividades en áreas relevantes para el cargo. d) Art. 6

Ser una persona de reconocida solvencia moral y prestigio intelectual. Para el cumplimiento de sus funciones y el desarrollo de sus actividades;

el Departamento de Informática estará integrada por una de las Unidades siguientes: a)

Unidad de ventas.

b)

Unidad de Informática.

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ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

UNIDAD DE VENTAS

UNIDAD DE INFORMATICA

CAPITULO III.- De los organismos operativos Art. 7 Al frente de cada Unidad habrá un Coordinador quien será el responsable del cumplimiento de las funciones asignadas al mismo y el depositarlo de la autoridad delegada por el gerente de administración. Será nombrado por el presidente a proposición del gerente de informática. Art. 8

La estructura organizativa de cada Departamento será definida por los

organismos pertinentes, de acuerdo a las necesidades y disponibilidades de la empresa y será descrita en reglamento especiales. CAPITULO IV.- Disposiciones Generales Art. 10 .- Los asuntos no previstos en el presente Reglamento, los Estatutos y demás reglamentaciones de la empresa serán resueltos, en primera instancia, por el gerente de administración conforme al espíritu de los Estatutos y previa consulta con el presidente de la empresa.

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Art. 11.- El presente Reglamento será revisado para su aprobación por el presidente de la empresa y podrá ser modificado, a solicitud del presidente de la empresa, este establecerá los mecanismos necesarios para la revisión del presente Reglamento.

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CONCLUSIÓN En este proyecto estudiaremos a fondo como se forma un departamento según su estructura empresarial que bajo una estructura funcional, la gerencia diseña una organización basada en la idea de agrupar las especialidades ocupacionales que son similares o relacionadas, la fuerza estructural funcional reside en las ventajas de ahorro de costos que pueden lograrse en virtud de la organización al reunir las especialidades de carácter similar se logra obtener economías de escala, se minimiza la duplicación de personas y equipo y se consigue que los empleados estén más cómodos por que pueden alternar con compañeros que hablan el mismo idioma, estas especialidades de carácter similar son llamadas funciones y finalmente trabajaremos en la constitución de un departamento de informática, desde la entrega de los reglamentos de constitución del departamento, que son básicamente una lista de condiciones de trabajo que ayudan al funcionamiento práctico de una empresa. Sea cual sea la estructura organizacional que adopte una empresa, debe tener muy presente que lo que se busca es realizar la mejor selección, la más óptima, que brinde en el largo plazo una ventaja competitiva en la empresa, al maximizar el talento humano existente frente a las necesidades del mercado.

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BIBLIOGRAFÍA

Recopilación de Reglamentos, Recuperado el 07 de abril de 2013, del sitio web, http://books.google.co.ve/books?id=mh1FfsBBA4C&pg=PA403&dq=reglamentos+conclusiones&hl=es&sa=X&ei=XiphUYaBLo7I9gT7x4HA Dg&ved=0CFQQ6AEwBw#v=onepage&q=reglamentos%20conclusiones&f=false

Estructuras Organizacionales, Recuperado el 19 de febrero de 2013, del sitio web, http://www.monografias.com/trabajos93/estructuras-organizacionales/estructurasorganizacionales.shtml#ixzz2LPhL6jZb

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