COMBINAR CORRESPONDENCIA 2020 ALEJANDRO BLESWA JOSE BONILLA 02/02/2020
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La combinación de correspondencia es una poderosa herramienta para escribir y enviar una carta o un correo electrónico personalizado a varias personas diferentes al mismo tiempo. También puedes usarla para crear sobres o etiquetas con la información de cada destinatario. La combinación de correspondencia importa datos desde otra fuente, como por ejemplo Excel y luego usa esos datos para reemplazar marcadores de posición a través del mensaje con la información correspondiente de cada individuo al cual vas a escribirle. Puedes usarla para crear rápidamente mensajes personalizados para cientos de personas de una sola vez.
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Comprende qué es lo que te permite hacer la función "Combinar correspondencia". La función "Combinar correspondencia" es una característica diseñada para crear cartas y mensajes de correo electrónico en forma masiva, así como también sobres y etiquetas con información diferente para cada uno de los mensajes. Puedes cargar una base de datos de destinatarios o ingresarlos manualmente y luego usar marcadores de posición o "campos" para completar automáticamente la información de cada destinatario en su propia copia.
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Crea una hoja de cálculo de destinatarios (opcional). Puedes ingresar manualmente cada uno de los destinatarios durante el proceso de combinación de correspondencia, lo cual está bien si solo quieres enviar mensajes a un puñado de personas, pero notarás que es
mucho más fácil crear una hoja de cálculo o una base de datos antes de comenzar. •
Haz clic en la pestaña "Correspondencia" para abrir las herramientas de "Combinación de correspondencia". Si vas a usar Word 2003 o una versión anterior, haz clic en el menú "Herramientas" y selecciona "Cartas y correspondencia" → "Mostrar barra de herramientas Combinar correspondencia".
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Puedes usar "Combinar correspondencia" para crear correos electrónicos, cartas, sobres, etiquetas y directorios. También puedes seleccionar "Documento normal de Word" si no estás seguro de cuál usar.Si seleccionas "Sobres", aparecerá la ventana "Opciones de sobre", que te permitirá seleccionar qué formato se les dará a los sobres, así como también el tamaño que tienen los sobres físicos.Si seleccionas "Etiquetas", aparecerá la ventana "Opciones de etiqueta", que te permitirá seleccionar el tipo de papel de la etiqueta y el tamaño de cada una
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. La parte de destinatarios es la más poderosa de combinación de correspondencia ya que te permite reemplazar los marcadores de posición o "campos" en la carta con la información personal de cada destinatario. Puedes ingresar los destinatarios manualmente, cargar un archivo de base de datos u hoja de cálculo, o cargar
tus contactos de Outlook.Si seleccionas "Escribir una lista nueva", aparecerá una nueva ventana que te permitirá ingresar manualmente la información de cada destinatario. Esto es útil si no tienes acceso a una hoja de cálculo con la información de tus destinatarios, pero también es la forma más lenta de ingresar los datos. Puedes hacer clic en Personalizar columnas… para crear campos personalizados para los datos que vas ingresar. Si seleccionas "Utilizar una lista existente", podrás examinar los archivos de tu computadora para buscar distintos tipos de bases de datos y hojas de cálculo, incluyendo aquellas creadas en Excel o Access. También puedes hacer clic en Nuevo origen y conectarte a un servidor SQL en línea. Si eliges "Seleccionar de los contactos de Outlook", se cargarán tus contactos de Outlook y podrás quitar la marca en la casilla de aquellos contactos que no quieras incluir.