Introduccion โ ข Dentro de las estrategias que AIESEC tiene para lograr el pleno desarrollo del potencial humano estรก la de realizar intercambios internacionales de carรกcter social o profesional, enfocados a generar experiencias de alto impacto en la regiรณn y en la persona. Sin embargo, estos intercambios se componen de multiples variables que le dan valor agregado a la experiencia al intercambista
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Trabajo en la fundación o empresa Relación con el comité de origen Relación con el Host Integración con activiades del comité local (Reuniones de equipo, multiculturals, global villages, entre otros)* • Actividades de carácter cultural y recreativo* • Dimensión psicológica de la experiencia (Relaciones sociales, apoyo moral, etc.)* * Variables en las cuales puede intervenir Trainee Service
Introduccion Sin embargo, la calidad de estas experiencias no solo son para el intercambista, sino para miembros del LC que desean tener experiencias multiculturales sin necesidad de tomar un intercambio, adem谩s de no miembros que pueden acercarse a AIESEC a trav茅s del acercamiento a extranjeros, y con esto familiarizarse con la organizaci贸n con miras a una futura vinculaci贸n
Entonces‌ cómo brindarle valor INTEGRAL a la experiencia de un intercambista a la vez que se logra impactar a los miembros y no miembros de la ciudad?
Que es let’s be buddies? • Es una estrategia que permite brindarle a los trainees un “buddy” (Amigo) que sea miembro o no de la organización, quien estará encargado de apoyarlo y acompañarlo durante su experiencia de intercambio a través de experiencias de carácter social y cultural.
Mision del programa
Somos un programa adscrito a la division TM de AIESEC EAFIT que se encarga de brindar experiencias sociales y culturales de calidad a través del Match de intercambistas extranjeros con colombianos, complementando así el objetivo de impacto social y profesional que la organización ofrece a la sociedad.
Vision del programa
En el mediano plazo, Buddies SerĂĄ reconocido por los miembros de AIESEC, trainees y returnees de cada paĂs como el programa clave en la generaciĂłn de valor agregado dentro de las experiencias de movilidad internacional.
Valores de AIESEC involucrados directmente en el programa
Objetivos estratégicos del programa •
Generar experiencias de alto valor social y cultural a los intercambistas y miembros locales del programa
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Promover la organización frente a potenciales miembros a través de la inclusion de ellos a las actividades del programa
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Construir una imagen positiva de Medellín y su gente hacia los extranjeros
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Apoyar las labores de ICX con el fin de apoyar la promesa de venta integral ofrecida por ellos
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Obtener conocimientos de idiomas y culturas extranjeras sin necesidad de salir del país
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Integrar a personas con conocimientos valiosos a procesos de AIESEC como manera de enseñar y aprender
Stakeholders en terminos de expectativas TM
ICX
Alianzas estratĂŠgicas
Trainees
No miembros motivados
Miembros del LC
Proceso estratégico del programa 1. Promocion y comunicaciones del programa a nivel interno y externo. 2. Selección e inducción de Buddies 3. Match 4. Diseño y ejecucion de experiencias 5. Retroalimentación de la experiencia
1. Promociรณn y comunicaciones del programa a nivel interno y externo Objetivo: Ejecutar las acciones de difusiรณn, informaciรณn, comunicaciรณn y posicionamiento pertinentes que faciliten el reconocimiento del programa por parte de los interesados y motive su vinculaciรณn al mismo.
Inputs • • • • •
Correo Electronico Facebook (fan page propio y otros) Distintivos del programa Eventos AIESECos Talento humano potencial (Miembros de AIESEC, voz a voz con amigos no miembros, compañeros de universidad, institutos de idiomas)
Actividades • Creación y mantenimiento del fan page. Publicaciones constantes relacionadas y no relacionadas con el programa. Difusión de la pagina y del correo del programa en otros grupos AIESECos. • Respuesta clara y a tiempo de los correos electronicos (DDL 24 HORAS) • Diseño y difusión de distintivos (Logo, slogan) del programa para generar identidad y recordación • Representación en la mayoría de eventos AIESECos para informar sobre el programa. Voz a voz con no miembros
Outputs • BASE DE DATOS DE POTENCIALES BUDDIES • Reconocimiento del programa y posicionamiento de marca
2. Selecci贸n e inducci贸n de Buddies Objetivo: Ingresar al programa la mayor cantidad de talento humano motivado y altamente competitivo que luego de una debida inducci贸n pueda garantizar el 茅xito de las experiencias sociales y culturales ofrecidas
Inputs • BASE DE DATOS DE POTENCIALES BUDDIES • BASE DE DATOS DE INCOMING TRAINEES DE ICX • Formato de caracterización de buddies y trainees (A diseñar) • Correo electronico y skype • Documento con información del programa (Puede ser este)
Actividades • Checkeo constante de la base de ICX para determinar las necesidades de buddies • Solicitar a los aplicantes y trainees llenar el formato de caracterizacion. Almacenarlo y clasificarlo y seleccionar aquellos buddies con potencial deacuerdo a las necesidades de ICX. • Inducirlos al programa, explicandoles en que consiste a profundiada y cuales son sus funciones (presencial o skype)
Outputs • Participantes motivados e inducidos
3. Match Objetivo: Realizar la primera actividad de enlace entre el buddy y el trainee, logrando as铆 la generaci贸n del vinculo que facilite las experiencias de alto impacto social y cultural que ambos desean.
Inputs • Buddies motivados e inducidos • Trainee e informacion del mismo (lugar de hospedaje, organización donde se desempeñará, perfil de facebook, etc.) • Background de posibles actividades (Dinner, movies, picnic, etc.)
Actividades • Contacto por facebook al trainee para informarle quien es su buddy (Idealmente dias antes de llegar, como maximo el dia despues de su llegada) • Planeación y ejecución de la actividad de bienvenida (En esta primera actividad, independiente de lo sencilla que sea, debe participar el trainee, el buddy y un miembro de trainee service que haga el match)
Outputs • Base de datos de buddies matchados (que trainee está con que buddy e informacion basica de ambos) • Vinculo de amistad
4. DiseĂąo, ejecucion y seguimiento de experiencias Objetivo: Generar el conjunto de experiencias de alto valor social y cultural que satisfagan las necesidades y expectativas de los grupos de interĂŠs relacionados con el programa.
Inputs • Trainees y buddies • Booklet sobre actividades turisticas y culturales (A DISEÑAR) • Programacion de proximas actividades del LC
Actividades • • • • •
Salidas de carácter social Salidas de carácter cultural Participacion en actividades del LC Actividades logisticas (Sacar la civica, etc.) Conversaciones virtuales y telefonicas para resolver dudas y hacer sentir la presencial
Outputs
Experiencias de calidad para ambos (Trainee y buddy)
5.Retroalimentaci贸n de la experiencia Objetivo: Ejecutar los procedimientos de medicion, control, retroalimentaci贸n y an谩lisis de los procesos llevados a cabo por el programa, buscando as铆 la mejora continua de los mismos.
Inputs • Bases de datos de buddies y trainees • Medios virtuales (Facebook, correo, skype) • Formato de evaluación (A DISEÑAR)
Actividades • Actividad de despedida • Diligenciamiento del formato de evaluacion • Decision sobre la continuidad o no del buddy
Outputs • Buddies que pueden continuar en el programa • Indicadores de gestión • Plan de mejoras para el programa
Recomendaciones generales • En lo ideal, todos los miembros de Trainee service deberĂamos tener disposicion para ser buddies • No se planean cosas de un dia para otro