Guidebook last version de by Asociación Andalucía en Obra Social

Dieser Leitfaden spiegelt die Lernerfahrungen aller Partner bei der Durchführung von lokalen Kulturveranstaltungen wider, Lernerfahrungen, die durch den Austausch praktischer Ergebnisse und von Erfahrungen während der internationalen Projekttreffen gewonnen wurden. Dank der persönlichen Austauschmöglichkeit und des damit verbundenen Austauschs von Erfahrungen, good practice, Fertigkeiten und Wissen haben die internationalen Treffen den Partnern ermöglicht, grundlegende Standards zu bestimmen und zu beschreiben, die in diesem Leitfaden dargestellt werden.

Definition of festival in English Festival: Pronunciation: /ˈfɛstɪv(ə)l/ noun 1. a day or period of celebration, typically for religious reasons: traditional Jewish festivals 2. an organized series of concerts, plays, or films, typically one held annually in the same place:a major international festival of song Origin: Middle English (as an adjective): via Old French from medieval Latin festivalis, from Latin festivus, from festum, (plural) festa 'feast' Taken from: http://oxforddictionaries.com/definition/english/festival

Inhalt: Einführung....…………………………………….

Kapitel 1 – Konzept und Planung eines Festivals..…............................................................... 7 Kapitel 2 - Management eines Festivals…………………………………………………. 13 . Kapitel 3 – Vorbereitung der Gästeankunft………………………………….. 18 Kapitel 4 - Kontakt mit Teilnehmern und Bestätigung……………………………………….

Kapitel 5 - Vorbereiten/ Finden / Verwalten von Budget und Sponsoren…………………………….

Kapitel 6 - Promotion und Verbreitungsmaßnahmen…………………………..

Glossar (eng)…………………………………

Partnerinformationen…………………………….

Resumé zum Projekt - Festival Entrepreneurship for VET………………………….

Einführung Was ist ein Festival? Vielleicht einfach ein kulturelles Ereignis, das verschiedene Aktivitäten und Ausdrucksformen einschließen kann – Musik, Essen und Trinken, Film, Theater und Tanz. Festivals haben eine unterschiedliche Dauer und Größe – von wenigen Stunden bis zu einigen Tagen und werden gewöhnlich von örtlichen Organisationen, privaten Unternehmen oder beiden gemeinsam ausgerichtet. Ein Hauptanliegen dieses Leitfadens ist es, Erfahrungen bei der Organisation und Durchführung solcher kultureller Höhepunkte zusammen zu tragen und weiter zu geben. Dies soll helfen, Fehler und Probleme zu vermeiden bzw. zu lösen, die mit der Organisierung von Festivals verbunden sind. Praktische Tipps sollen Organisationen und Organisatoren unterstützen, wenn es darum geht, eine solche Kulturveranstaltung zu planen und erfolgreich durchzuführen. Die wichtigsten Themen in diesem Handbuch sind: • Festivalkonzept und Programm; • Management; • Hinweise für Empfang, Unterbringung, Versorgung und Unterhaltung; • Kontakt mit Darstellern und verbindliche Absprachen, technische Organisation und Absicherung; 5

• Sponsoring sowie Planung und Mittelverwaltung; • Förderung, Vermarktung, Öffentlichkeitsarbeit. Planung und Durchführung eines kulturellen Großereignisses können eine wirkliche Herausforderung sein, jedoch zugleich auch eine große Befriedigung für beide Seiten, Organisatoren und Publikum, mit sich bringen. Wir hoffen, mit diesem Leitfaden, der Vorgehensweisen Schritt für Schritt zu erklären versucht, eine wirksame Hilfe anzubieten. Aber natürlich wird genügend Raum für Kreativität bleiben (müssen) und viele Fragen werden sich auftun, auf die wir keine fertige Antwort an dieser Stelle geben können.

Kapitel 1 Festivalkonzept und Programm Zu Beginn der Planung brauchen wir ein strukturiertes Konzept. Alle Akteure sollten bereits hier einbezogen werden. Entscheidend ist, Klarheit dar端ber zu gewinnen wie gemeinsam strukturiert und effektiv die Vorbereitung erfolgen soll. In der folgenden Grafik haben wir die wichtigsten Planungselemente aufgef端hrt:

Grafik 1

Zuerst gilt es also, alle Kriterien und Elemente zu bestimmen, die uns für die gelungene Umsetzung im weiteren Verlauf begleiten werden. Hierzu gehört von Beginn an ein detaillierter Aktionsplan mit genauen zeitlichen Vorgaben. So können wir den Verlauf der Vorbereitung kontrollieren sowie – wenn nötig – Ziele und Vorgehensweise anpassen. Allgemeiner Anlass der Ausrichtung eines Festivals Es gibt unzählige Anlässe, die uns an Planung und Durchführung eines Festivals denken lassen: •

Besonderes Ereignis, Feier

•

Generieren von Mitteln wohltätige Zwecke usw.

•

Förderung von Organisationen, Durchführung von Veranstaltungen, kulturelle und politische Aspekte, Bildung, Gleichstellung, interkulturelle und religiöse Anliegen;

•

Unterhaltung;

•

Anziehen von Touristen;

•

Verbindung zu organisierter oder informeller Bildung;

•

Umwelt.

für

Einrichtungen,

Zielgruppe Um zielgerichtet zu planen und eine erfolgreiche Umsetzung zu erreichen, ist es entscheidend genau die Zielgruppe zu bestimmen – wen wollen wir ansprechen – Studenten, Familien, bestimmte Altersgruppen...? Sponsoring Wenn wir beginnen, uns nach Sponsoren umzusehen, dann benötigen wir: ein Konzept, mit dem wir potentielle Sponsoren informieren und überzeugen können, Klarheit darüber, dass wir uns an den Bedürfnissen und Interessen potentieller Sponsoren orientieren müssen. Örtliche Gegebenheiten Es ist notwendig, sich ein Bild von den örtlichen Gegebenheiten zu verschaffen. Wie viel Platz steht zur Verfügung, allgemeine Beschaffenheit, mögliche vom Wetter abhängige Veränderungen, Anfahrtswege. Wir sollten uns davon überzeugen, dass organisiertes Parken möglich und auch der Verkehrsfluss gesichert ist. Schlechte Organisation hier kann den Gesamteindruck sehr negativ prägen. Geplante Aktivitäten Von Anfang an muss entschieden werden, welche Aktivitäten wir anbieten wollen: Musik, Tanz, Workshops, Sport, Bildung, praktische Beschäftigungen usw. 9

Zeitrahmen Die Veranstalter müssen die Dauer der Veranstaltung festlegen (abhängig auch von den verfügbaren Ressourcen). Hierzu gehört auch die notwendige Zeit für die Organisation. Durch realistische Planung werden Fehler und Hektik vermieden. Als Richtwert werden mindestens etwa fünf Monate veranschlagt. Für die Zeitplanung muss auch geprüft werden, ob für diesen Zeitpunkt bereits eine andere Veranstaltung geplant ist, die sich mit unserem Vorhaben überlappt. Lokale Interessen Wir müssen uns vergewissern, in welchem Umfeld wir uns bewegen, wenn wir unser Festival organisieren wollen, auch an Hindernisse und Einschränkungen ebenso wie an bestimmte Bedürfnisse denken. Welche Anforderungen stellt das Festivalgelände selbst? Gibt es Vorgaben der örtlichen Verwaltung, ein besonderes kulturelles Umfeld, sozio-ökonomische Aspekte, die berücksichtigt werden müssen? Beschränkungen Sicherheit, Finanzierung, lokale Vorschriften und gesetzliche Regelungen, Logistik.

Ressources Das verfügbare Budget, menschliche Arbeitskraft (bezahlt und unbezahlt), technische Ressourcen, Ausstattung, Erfahrungswissen. Wie macht man eine gute Veranstaltung? Zuallererst ist es wichtig, eine gut funktionierende Kommunikation der Organisatoren sicher zu stellen. Alle Angestellten und Hauptakteure müssen ständig über den Organsationsfortschritt und jeden Schritt durch die Organisatoren informiert werden. Das betrifft besonders Darsteller, Angestellte, lokale Behörden und weitere Schlüsselakteure. Weiterhin ist es besonders wichtig, Freiwillige einzubeziehen und diese ausreichend auf ihren Einsatz vorzubereiten. Wenn dies von Beginn an geschieht, so fühlen sie sich verantwortlich und sind für eine aktive und umsichtige Mitwirkung motiviert.

In der folgenden Graphik sind Grundelemente für eine erfolgreiche Veranstaltung dargestellt:

Grafik 2 Wichtig ist auch, die Veranstaltung bekannt zu machen, möglichst viele Menschen oder die Zielgruppe zu erreichen. Schließlich sollte bald nach jeder Veranstaltung eine Auswertung erfolgen. Positive und negative Erfahrungen sollten für die zukünftige Arbeit festgehalten werden. 12

Kapitel 2 Management eines Festivals

Grafik 3

Management Gesundheitsschutz und Sicherheit Gesundheitsschutz und Sicherheit haben eine eindeutige Priorität. Dies ist nicht nur eine gesetzliche Vorgabe, sondern eine Vorsorge dafür, potentielle ernsthafte Ereignisse zu verhindern. Die Vorbereitungsgruppe muss mögliche Risiken hinterfragen, z.B. „Was könnte passieren?” oder „Was tun wir, wenn?” Die Antwort auf diese Fragen wird bestimmen, ob Polizei, private, uniformierte Sicherheitskräfte, oder eigene Sicherheitsverantwortliche zum Einsatz kommen müssen. Als Organisator tragen Sie Verantwortung für Gesundheit und Sicherheit von Mitarbeitern und Ehrenamtlichen sowie auch für die Besucher. Dies ist wichtig für das Fortbestehen des Festivals und auch den Schutz der Umwelt. Stellen Sie auch sicher, dass Sie über geeignete Versicherungen verfügen, nicht nur die Haftpflicht (falls sich Gäste verletzen) sondern auch Unternehmensversicherung (auch wenn nur Ehrenamtler mitarbeiten) sowie auch Versicherungsschutz für Verlust, Diebstahl oder Beschädigung jedweder technischer Ausrüstung.

Stageplot (Bühnenanweisung) Skizze der Bühne, die vom Künstler geschickt wird und die technische Information/Einrichtung der Bühne enthält, zum benötigten Platz für die Präsentation sowie zur technischen Ausstattung. Artist rider Der Artist Rider spezifiziert das Bühnendesign, Tonsystem, Beleuchtung und enthält eine Liste von Wünschen des Künstler von Anreise über Abrechnung bis hin zur Künstlerloge. Technische Ausstattung Stellen einen engen Kontakt zu allen Vertragspartnern und inhaltlich Mitwirkenden sicher (Vortragende, Veranstaltungsmanager, Bands usw.). Prüfen Sie alles von Ihnen genutzte Material auf volle Funktionsfähigkeit. Artist Liaison (Künstlerbetreuung) Artist Liaison ist wichtig für den reibungslosen Ablauf und dafür, dass die Künstler selbst ein gut organisiertes und stressfreies Festival erleben. Die Künstlerbetreuung sichert die Koordinierung und Zusammenarbeit zwischen Künstler und Veranstaltungsausrichter. Vertragsgestaltung Auftretende und Veranstalter Während der Veranstaltung ist es unabdingbar, dass alle Vertragspartner selbständig die vertraglichen Vereinbarungen umsetzen. Sie sollten als Verantwortli15

cher zur Kontrolle Strategien zur Risikominimierung einsetzen. Erstkontakt mit den Künstlern/Ausführenden Kurzbeschreibung zur Veranstaltung und zu den Veranstaltern. Wenn angebracht, können Sie Einladungsschreiben verwenden. Übersichtskarte und Information zum Veranstaltungsgelände Die Teilnehmer müssen alle relevanten Information haben, wo sich etwas befindet und wie sie dorthin gelangen. Ein Übersichtsplan ist unabdingbar für die Planung und Veranstaltungsdurchführung. Er wird an die Beteiligten verteilt und ist unverzichtbar für Notfallsituationen. Aufgabenverteilung Um Durcheinander zu verhindern, müssen Sie sicher stellen, dass wirklich jeder genau weiß, was er zu tun hat. Information zum Veranstaltungsablauf Einer der geeigneten Wege, um auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen, ist das Einrichten einer speziellen Webseite (mit Information zu Unterkunft, Eintrittspreisen und zum Veranstaltungsort).

Formular für Freiwillige zu ihrer Mitwirkung Sie müssen die Kompetenzen jedes Freiwilligen kennen. Deshalb lassen Sie diese ein entsprechendes Formular ausfüllen, auf dessen Basis Sie entscheiden können, wo die Person am besten eingesetzt werden kann. Transport Stellen Sie alle verfügbare Information zur Anreise bereit – Preise, Fahrpläne, Fahrtdauer etc. – all die kleinen aber wichtigen Informationen, damit das Publikum ohne Schwierigkeit den Veranstaltungsort erreicht. Stage management (Bühnenmanagement) Der Bühnenmanager (stage manager) ist verantwortlich für alles, was das Funktionieren auf der Bühne betrifft, für die Präsentation und auch für das, was hinter der Bühne passiert. Er ist der direkte Ansprechpartner für die Auftretenden für deren Auftritt. Hierzu gehören technische Anforderungen und weitere Einzelheiten der Bühnengestaltung für die Darbietung.

Kapitel 3 Vorbereitung der Gästeankunft Ankunft mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Flugzeug o.ä. Wenn Gäste mit öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Flugzeug o.ä. anreisen, so ist möglicherweise ein Pick-up-Service für die letzte Wegstrecke zum Veranstaltungsort notwendig. Lassen Sie den Fahrer oder den Gästebetreuer ein Schild mit dem Veranstaltungslogo und/oder mit dem Gästenamen zeigen, damit sich beide Seiten am Treffpunkt leicht finden können. Teilen Sie dies den Gästen vor der Anreise mit. Stellen Sie sicher, dass der Fahrer die Strecke vom Treffpunkt zum Veranstaltungsplatz kennt sowie auch Alternativrouten für den Fall von Verkehrsstaus. Fahrer müssen ausgeruht sein, vor allem, wenn eine längere Fahrstrecke zurückzulegen ist. Es sollte einen Verantwortlichen für das Abholen geben, der auch die notwendigen Informationen über Verkehrsstaus, Zeitplanänderungen sowie Anschlussverbindungen kennt und diese Informationen an die Fahrer weitergibt. Große Verspätungen können den gesamten Abholplan durcheinander bringen, so dass der Koordinator diesen anpassen muss, um negative Auswirkungen auf Veranstaltungsprogramm und Gäste zu verhindern.

Anreise mit privaten Verkehrsmitteln Einige Gäste werden mit eigenem Fahrzeug anreisen. Stellen Sie sicher, dass sie den Weg kennen. Sie können beispielsweise einen Anfahrtsplan im Vorfeld senden und Kontakte für den Fall benennen, dass sie Hilfe während der Anfahrt benötigen. Bedenken Sie, ob jemand zur Begrüßung bei der Ankunft bereit stehen sollte, der beim Auffinden der Unterkunft behilflich ist und den Veranstaltungsort vorstellt. Ankunft am Veranstaltungsort Zuerst gilt es, die Unterkunft zu regeln. Sind Gäste von weiter her angereist, sollten Sie Essen und Trinken anbieten. Wichtig ist eine Übersichtskarte zum Veranstaltungsort, aus der die Lage der Unterkunft sowie Orte wie Kantine, Toiletten, Möglichkeiten zur medizinischen Betreuung, Internetzugang sowie relevante Ansprechpartner ersichtlich sind. Festivalpublikum Das Publikum muss immer unter Kontrolle sein, so dass Rennen oder bestimmtes Verhalten keine Panik auslöst. Das Publikum sollte damit vertraut gemacht werden, wo sich Sicherheit und Ausgänge befinden. Bei größeren Veranstaltungen sollten Karten zum Veranstaltungsort ausgegeben werden, auf denen Übernachtungsund Verpflegungsmöglichkeiten sowie wichtige Dienstleistungen verzeichnet sind.

Teilnehmende Gäste Die Ankunft von Gästen ist ein wichtiger Moment, einen guten und nachhaltigen Eindruck zu hinterlassen. Allgemein werden Gäste zu verschiedenen Zeiten ankommen, mit verschiedenen Verkehrsmitteln, so dass sich hieraus unterschiedlicher Bedarf für Begrüßung und Betreuung ergibt. Ein Gästemanager und Abholkoordinator müssen hierbei gut zusammenarbeiten. Unterbringung Publikum Steht ein Campingplatz zur Verfügung, so muss dieser gut gekennzeichnet und Versorgungseinrichtungen sollen gut zugänglich sein. Teilnehmende Gäste Günstig ist es, wenn die Unterbringung in fußläufiger Entfernung vom Veranstaltungsort liegt. In Abhängigkeit von der Art der Veranstaltung kann es notwendig sein, Gäste separat und weiter entfernt vom Festivalpublikum unterzubringen. Hotels and Hostels Werden teilnehmende Gäste und Mitarbeiter in Hotels oder Hostels untergebracht, so ist die Reservierung vor dem Eintreffen zu prüfen. Das Personal kann wechseln und eine Buchungsbestätigung verloren gehen oder im System nicht ordnungsgemäß ausgeführt worden sein. Überprüfen Sie alle Reservierungen bevor die Ver20

anstaltung beginnt und nochmals einen Tag vor Eintreffen der Gäste bzw. Mitarbeiter. Helfen Sie ggf. den Gästen beim Check-in und notieren Sie sich die Zimmernummern für schnelle Erreichbarkeit während der Veranstaltung. Hinterlegen Sie im Hotel die Kontaktinformation des Gästemanagers sowie weiterer wichtiger Ansprechpartner für Notfallsituationen bzw. für Anfragen der Gäste, die das Hotelpersonal nicht beantworten können. Anderweitige Unterbringung Wenn sich der Veranstaltungsort außerhalb fußläufiger Erreichbarkeit für ein Hotel befindet, so sind ggf. Wohnmobile, Zelte, Campingwagen u.ä. für die Unterbringung notwendig. Stellen Sie sicher, dass alle Gäste Zugang zu fließend Wasser und Strom haben. Klären Sie auch Sicherheit, Privatsphäre und Diebstahlsicherheit. Catering Üblicherweise wird eine örtliche Cateringfirma für die Dauer der Veranstaltung gebunden. Gute Kommunikation vor und während der Veranstaltung ist wichtig. Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften für das Catering sind landesabhängig. Sie sollten hiermit vertraut sein. Möglicherweise müssen Sie Regelungen zum Alkoholausschank gesondert betrachten. 21

Die Festlegungen sollten auch die Verantwortlichkeiten des Caterers gegenüber dem Kunden enthalten. Vermerken Sie die Lieferzeiten und wann die Küche öffnet bzw. schließt. Legen Sie auch hier, wie für alle anderen Aufgaben, die Verantwortung einzelner Mitarbeiter genau fest. Zum Beispiel, wer kümmert sich im Falle eines Stromausfalls in der Küche oder wenn plötzlich die Wasserversorgung nicht funktioniert. Wer trifft Festlegungen für den Fall, dass dann die Küche geschlossen werden muss und sowohl Gäste als auch Publikum noch mit Essen zu versorgen sind? Essensgutscheine Um sicher zu stellen, dass nur bestimmte Mitwirkende und Gäste kostenlos mit Essen versorgt werden, eignet sich die Ausgabe von Essensgutscheinen. Bewährt hat es sich, die Gutscheine tageweise auszugeben, einen Gutschein pro Mahlzeit, da diese Gutscheine schnell verloren gehen. Spezielle Anforderungen an die Verpflegung Fragen Sie Mitarbeiter und Gäste nach Allergien und ob sie sich vegetarisch, vegan, lactose- oder glutenfrei ernähren. Klären Sie dies vor der Veranstaltung und informieren Sie die Cateringfirma. Teilen Sie die Anzahl der speziellen Essen für den jeweiligen Veranstaltungstag mit. Da sich jemand bei der Abfrage nicht gemeldet haben könnte, sollten sie diese ein zweites Mal vornehmen. 22

Stellen Sie sicher, dass den am häufigsten vorkommenden besonderen Ernährungsweisen durch die Cateringfirma entsprochen wird. Klären Sie auch die Frage, ob jemand schwanger oder Diabetiker ist und wie deren normale Esseneinnahme geregelt werden kann. Denken Sie daran, dass der Einsatzplan einzelner Mitwirkender keine Möglichkeit für das Essen zu den vorgesehenen Zeiten zulassen könnte. Sprechen Sie eine Lösung mit diesen Mitarbeitern oder Gästen ab. Eine Variante ist, dass jemand ihnen das Essen zu ihrem Einsatzort bringt.

Festlegungen für die Gestaltung Wenn eine Veranstaltung geplant wird, so sollen Abläufe für die Besucher, die Mitarbeiter und Betreuung bestmöglich miteinander verknüpft werden. Jeder muss dazu genau seine Aufgabe kennen. Nachfolgend werden Standardaufgaben für das Bühnenpersonal erläutert. •

Backline-technician: Verantwortlicher für alle Gitarren- und Bassverstärker sowie die Schlaginstrumente auf der Bühne. Er/sie hält sich während der Aufführung auf der Bühne auf für den Fall, dass irgendein Instrument oder Lautsprecher ausfallen sollte.

•

Light-technician: Verantwortlicher für die Lichteffekte auf der Bühne. 23

• •

•

Sound-technician: Verantwortlich für den Ton von der Bühne. Microphone-man: Unterstützt den sound-technician beim Einrichten von Mikros und Kabeln. Er/sie ist ebenfalls während der Vorführung auf der Bühne anwesend für den Fall, dass ein Mikrofon ausfällt oder ein Verbindungskabel nicht funktioniert, so dass so schnell wie möglich eine Lösung erreicht wird. Monitor-technician: Verantwortlich für den Ton auf der Bühne, den die Musiker hören. Stage-commander: Verantwortlich für die Arbeit auf der Bühne. Diese Person trägt Verantwortung für die Leute, die auf der Bühne arbeiten, insbesondere die stagehands, die Künstler (während des Auftritts) und die allgemeine Sicherheit auf der Bühne. Diese Person muss während aller Auftritte jederzeit auf der Bühne sein. Stagehand: Bühnenarbeiter, der dem stage-commander, backline-technician oder microphone-man zur Hand geht. Diese Person muss nicht notwendig Erfahrungen in diesen Tätigkeiten haben. Entscheidend ist, dass diese Person zuverlässig ist und Anweisungen ausführen kann.

All diese Leute müssen gut vorbereitet werden. Wünschenswert ist, dass sie die Einführungen zu den Bands, die Stage Plots und Riders rechtzeitig lesen können. Backline-technician und Stage-commander müssen ihre Arbeit gut abstimmen, damit die Stagehands abgestimmt mit den entsprechenden Aufgaben betraut werden. 24

Manchmal liegen nur 15 Minuten zwischen den Auftritten der Bands auf derselben Bühne, so dass ein reibungsloser schneller Wechsel gewährleistet werden muss.

Betreuung von Gästen außerhalb des Veranstaltungsgeländes Einige Gäste mögen daran interessiert sein, freie Zeit für Sightseeing oder andere Freizeitaktivitäten zu nutzen. Um die Sicherheit zu gewährleisten und auch sicher zu stellen, dass sie rechtzeitig wieder auf dem Veranstaltungsgelände zurück sind, kann es angebracht sein, einen Fahrer und einen Gästebetreuer mit der Durchführung einer Tour zu beauftragen. Dies kann auch zum positiven Eindruck der Gäste hinsichtlich des Niveaus der Veranstaltung beitragen. Falls Gäste lieber auf eigene Faust etwas unternehmen möchten, sichern Sie, dass der Gästebetreuer den Kontakt zu ihnen aufnehmen kann und dass auch die Gäste über entsprechende Informationen haben, wie sie den Gästebetreuer erreichen können. Seien Sie vorbereitet, den Kontakt für dringende Fälle oder plötzlich eintretenden Gesprächsbedarf (z.B. Medieninterview) schnell herstellen zu können. Sicherheit und ICE-document (Notfallplan) Besondere Anforderungen Gäste können besondere Bedürfnisse haben, auf Grund einer Behinderung, Bedarf an einem Dolmetscher 25

usw. Der Gästebetreuer muss diese im Vorfeld kennen, so dass er entsprechende Vorbereitungen treffen kann. Alle Mitarbeiter, deren Tätigkeit in irgendeiner Weise von diesen besonderen Bedürfnissen berührt werden kann, sollten informiert und auf eventuelle Anforderungen vorbereitet sein. ICE-document (Notfallplan): Der Gästebetreuer sollte ein Dokument mit Informationen für verschiedene Notfallsituationen vorbereiten, ein ICE (In Case of Emergency)-Document. Der Gästebetreuer und sein Assistent sollten diesen Plan jederzeit bei sich tragen. Dieser Notfallplan sollte folgende Informationen enthalten: Medizinische Versorgung in der Nähe des Veranstaltungsgeländes, wie Apotheken, Krankenhaus, Defibrillator und Zahnarzt. Hierzu die Adresse, Öffnungszeiten, Telefonnummern. Weiterhin Informationen zum nächst gelegenen Bereitschaftsdienst bzw. ärztlichen Notdienst. Polizei mit Adresse und Telefonnummer sowie Öffnungszeiten der nächstgelegenen Polizeidienststelle. Informationen zur Meldung des Verlusts persönlicher Dokumente. Botschaften, wenn die Veranstaltung mit internationalen Mitwirkenden und/oder Mitarbeitern stattfindet. Anschrift, Öffnungszeiten, Telefonnummern und Hinweise zum Ersatz eines verlorenen Passes.

Fluggesellschaften, wenn Gäste oder Mitarbeiter mit dem Flugzeug anreisen. Notieren Sie Nummer des Services, Öffnungszeiten und Angaben zum Umgang mit fehlendem Gepäck. Kreditkarten, halten Sie Service-Nummern und die Daten zum Sperren verlorener oder gestohlener Karten bereit. Kontaktinformation Fahrerbereitschaft, ausschließlich für Notfälle. Alle normalen Einsätze sollten vom Koordinator für die Fahrer geregelt werden.

Kapitel 4 Kontakt mit Teilnehmern und Bestätigung Kontakt per E-Mail Kommunikation per Email ist vorteilhaft, wenn es um detaillierte Absprachen geht, denn es sind viele Dinge, die geregelt werden müssen und die verschiedene Personen aus dem Kreis der Veranstaltungs-Vorbereiter betreffen. Diese Informationsverteilung kann über das gleichzeitige Setzen der Mitarbeiter in Carbon Copy (Cc) gut gewährleistet werden. Es ist empfehlenswert, beim Beantworten von Nachrichten die Funktion „allen antworten“ zu verwenden, wenn es nicht um eine ganz individuelle Frage geht, damit alle Betroffenen auf dem selben Informationsstand sind. Trotz des notwendigen Informationsflusses halten Sie die Zahl der Kopieempfänger so gering wie möglich und nutzen Sie „Informationsknoten”, das heißt, verantwortliche Mitarbeiter, die im Bedarfsfall die Information an von ihm/ihr koordinierte Mitarbeiter weitergeben kann. Der Hauptverantwortliche der Veranstaltung sollte immer in „cc“ genommen werden. Telefon und Videokonferenz Kontakt über das Telefon ermöglicht einen persönlicheren Eindruck vor der Veranstaltung, wichtige Absprachen sollten jedoch immer schriftlich erfolgen. Es versteht sich von selbst, dass Sie auch bei Telefonkontakt 28

sowie bei Videokonferenz wichtige Gesprächsergebnisse schriftlich fixieren, damit diese nicht verloren gehen können. Verträge Es gibt vielfältige Verträge aber allen ist gemein, dass diese sicherstellen, dass beide Seiten – Veranstaltungsverantwortliche und Teilnehmer – dieselbe Information und Wahrnehmung über das Vereinbarte haben. Genaue Absprachen sind wichtig, um spätere Konflikte zu vermeiden. Unstimmigkeiten kann es in Bezug auf allgemeine Abläufe bis hin zu Missverständnissen zur Abwicklung des Transports geben. Darum scheuen Sie nicht die detaillierte Ausformulierung. Holen Sie ggf. auch eine Zweit- oder Expertenmeinung an und greifen Sie auf Mustervereinbarungen zurück, die Sie anpassen können. Kontakt während der Veranstaltung Während der Veranstaltung wird wahrscheinlich der persönliche Kontakt dominieren. Sollten sich Teilnehmer außerhalb des Veranstaltungsortes aufhalten, sollten Sie die Möglichkeit einer jederzeitigen Kontaktaufnahme sichern. Gegebenenfalls kann es angebracht sein, Teilnehmern eine Prepaid-Telefonkarte zu geben, so dass Kontaktaufnahme jederzeit möglich ist. Teilnehmer könnten Verabredungen vergessen oder die Presse meldet sich zum Interview an oder es kann sein, dass Teilnehmer mit Organisatoren sprechen wollen, ohne diese aufsuchen zu müssen. SMS oder Txt-Services können eingesetzt 29

werden, um Teilnehmern Erinnerungen an bevorstehende Verabredungen wie Interviews, Abholzeiten und -ort usw. zu senden. Vorzugsweise sollten die Teilnehmer aber einen gedruckten Tagesplan am Vortag bekommen, bzw. ihn in ihrer Unterkunft vorfinden. Technische Vorkehrungen Wichtig ist die individuelle Begrüßung des Künstlers. Informieren Sie über die Veranstaltung, wie viele Zuschauer Sie erwarten und wie viele Zuschauer maximal direkt vor der Bühne stehen dürfen. Geben Sie auch speziellere Informationen, die für den Künstler interessant sein könnten, aber fassen Sie sich kurz. Übersichtsplan Bereiten Sie eine gut strukturierte Übersicht für den Künstler vor, Ankunftszeit, Abholen, Sound-check, Aufführungszeit, Essenszeiten und Essensangebot, Öffnungszeiten. Vergessen Sie nicht die Festivalanschrift! Da Papiere schnell verloren gehen, geben Sie Übersichten lieber an jedem Tag neu aus. Dies erlaubt Ihnen dann auch, zwischenzeitliche Änderungen unkompliziert mitzuteilen. Technical rider des Veranstalters Fertigen Sie eine Liste aller Ausrüstungen und Dienstleistungen an, die Sie sicher zur Verfügung stellen können. Hier ist ein Beispiel: •

Drum set: Pearl VB825/C, base drum, floor 30

• •

tom, 2 hanging toms, hi-hat stand, 3 cymbal stand. 4 vocal microphones, SM58 + 4 stands Sound engineer Etc. etc..

Versprechen Sie hier nichts, was Sie letztlich nicht halten können.

Technical rider des Künstlers Erbitten Sie eine vollständige Liste aller Gegenstände, die mitgebracht werden und während der Veranstaltung benutzt werden sollen. Dies ist wichtig, damit ausreichend Zeit für die Tontechniker zur Verfügung steht, sich auf die Technik einzustellen. Falls bestimmte Gegenstände besonders sperrig sind, können besondere Vorkehrungen für Transport und Bühne notwendig werden. Bitten Sie den Künstler darum, dass er die Liste 31

spätestens zwei Wochen vor der Veranstaltung zur Verfügung stellt. Senden Sie freundliche aber deutliche Erinnerungen, wenn Sie die Liste nicht pünktlich erhalten. Stage plot Ein stage plot ist eine Skizze des Künstlers für den Veranstalter um den Bühnenaufbau zu zeigen. Diese Skizze sollte auch Angaben zur Anzahl der Bildschirme und der Mikrophone enthalten, die der Künstler benötigt. Stellen Sie sicher, dass Sie alles genau verstehen und fragen Sie ggf. rechtzeitig nach. Vorkehrungen Halten Sie immer die Sicherheitsbestimmungen ein. Denken Sie daran, dass Sicherheitsvorschriften von Land zu Land unterschiedlich sind und sich zwischenzeitlich auch geändert haben könnten. Nochmalige Prüfung schadet nicht, auch, wenn Sie sich relativ sicher fühlen.

Kapitel 5 Vorbereiten / Finden / Verwalten des Budgets und von Sponsoren BUDGET

Finden Wer + Wo

Vorbereiten und Verwendung Reduzieren & Sparsamkeit

√

Verwalten Wie …für…

Festival

SPONSOREN

Wer? WER SIND GEEIGNETE SPONSOREN?

WIE ? WIE GEWINNEN WIR SPONSOREN?

WAS ? ARTEN VON SPONSORSHIP

Kapitel 6 Promotion und Verbreitungsmaßnahmen Marketing, Werbung und Verbreitungsmaßnahmen für eine Veranstaltung bedürfen guter Überlegung und Planung. Es ist ratsam, für diese Aufgabe eine bestimmte Person oder ein kleines Team (mit dem entsprechenden Wissen) im Veranstaltungsmanagement zu haben. Zu Beginn sind ein Umsetzungsplan und die verfügbaren Mittel zu vereinbaren, um übermäßige Kosten zu verhindern, denn dies ist ein Aspekt einer Veranstaltung, bei dem Kosten schnell aus dem Ruder laufen können, wenn die Mittel nicht gut geplant und verwaltet werden. Marketing und Promotion einer Veranstaltung sollten so früh wie möglich beginnen, so dass Ideen und Material gründlich geprüft und gestaltet werden können. Die Zielgruppe benötigt die Informationen rechtzeitig für die eigene Planung sowie die Weitergabe der Information an Familie und Freunde. Es ist wichtig, auch wichtige Partner wie Sponsoren auf dieser Stufe einzubeziehen, um sicher zu stellen, dass Werbestrategie und -material von allen Beteiligten akzeptiert werden.

Promotion und Verbreitung der Veranstaltungsaktivitäten Auswahl des geeigneten Namens und Konzepts für die Veranstaltung Eine der größten Herausforderungen ist das Finden des geeigneten Namens für die Veranstaltung. Der Name sollte gut den Gedanken und das Konzept des Festivals vermitteln. Idealerweise sollte er kurz und einfach, leicht einprägsam und wieder erkennbar sein. Beachtung verdienen auch der Schrifttyp, Bilder und Farben, so dass die Präsentation Aufmerksamkeit erregt und ansprechend ist. Nachdem hierüber Übereinstimmung erzielt ist, sollten alle Werbemaßnahmen den Standardvorgaben folgen. Vorbereiten von Werbematerial Gute Werbung und gutes Marketing gehören zu den Eckpfeilern jeder Veranstaltung und der Veranstaltungserfolg hängt entscheidend davon ab, wie die Öffentlichkeit erreicht wird. Organisatoren müssen sehr viel Zeit, Energie und Mittel darauf verwenden, um die bestmögliche Qualität des Werbematerials zu sichern und die Zielgruppe anzusprechen. Werbematerial können Poster, Faltblätter, Broschüren sowie auch elektronische Poster im Internet und Social Media Seiten sein. Für Großveranstaltungen kann Audio- und Videomaterial benötigt werden, wenn die Werbung in Radio und Fernsehen geschaltet werden soll.

Was in das Werbematerial gehört Der Markenname (standardisiert), Ort, Beginn und Ende, Mitwirkende und Kontaktinformation für die Veranstaltung (z.B. Webadresse, Email, Telefon, Anschrift), Sponsoren (wenn relevant), Kosten und Zulassungsgebühr und wie Eintrittskarten erworben werden können. Für gedrucktes und elektronisches Material sollten Schrift und Bilder von bestmöglicher Qualität sein. Standards sollten gesetzt werden zur Qualität der Bildauflösung, Schrift (Art und Größe) usw. Die Informationen sollten prägnant und ansprechend sein. Vermeiden Sie lange Sätze auf Postern, Informationsblättern und Webseiten und verwenden Sie eine einfache Sprache. Bei elektronischen Materialien ist es möglicherweise nützlich, Links zu anderen Seiten zu setzen. Für einen guten Eindruck müssen die Links funktionieren. Alle Materialien sollten am Ende gründlich auf Fehler kontrolliert werden. Bei Fotos ist das Copy Right zu prüfen und ggf. eine Genehmigung zur Veröffentlichung einzuholen. Es kann nützlich sein, hier bereits eine Geländeskizze beizulegen. Wenn die Veranstaltung international beworben werden soll, ist auf eine gute Übersetzung zu achten.

Verbreitungsaktivitäten – Erreichen Sie Ihre Zielgruppe! Dieser Prozess muss früh beginnen und kontinuierlich betrieben werden, nur so erreiche ich eine gut besuchte Veranstaltung. Die richtige Auswahl der hierfür Verantwortlichen ist ein weiterer Schlüsselfaktor. Das Bewerben einer Veranstaltung kann sehr arbeitsintensiv sein, bedeutet das Aufsuchen vieler Leute und Orte zu oftmals ungewohnten Zeiten, insbesondere während der beiden letzten Wochen vor der Veranstaltung. Wir möchten an dieser Stelle einige Anregungen geben: •

Stellen Sie eine Liste Ihrer beruflichen und privaten Kontakte zusammen. Nehmen Sie Kontakt per Email, Telefon oder auf dem Postweg auf. Fragen Sie Ihre Kontakte, ob diese bereit sind, Sie bei der Werbung für die Veranstaltung zu unterstützen.

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Bereiten Sie Faltblätter und Kurzinformationen vor, mit denen Sie für die Veranstaltung werben wollen und platzieren Sie diese an Informationswänden, in Schaufenstern und gut besuchten öffentlichen Orten. Es hat sich bewährt, Flyer am Tag vor der Veranstaltung sowie am Veranstaltungstag selbst intensiv zu verteilen, um Leute an die Veranstaltung zu erinnern bzw. noch nicht informierte Personen zu einer kurz entschlossenen Teilnahme zu bewegen.

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In Abhängigkeit von Ihrer Zielgruppe können Sie in örtlichen Schulen und Hochschulen werben, in öffentlichen Gebäuden (Rathaus) und Bürgerzentren.

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Machen Sie Werbung für Ihr Festival während anderer Veranstaltungen, Arbeitstreffen, Konzerten, anderer Festivals.

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Gestalten Sie eine Webseite und nutzen Sie Social Media, z.B. Facebook/Twitter für die Veranstaltungswerbung. Garantieren Sie die regelmäßige Aktualisierung, wenn Sie diese Medien nutzen.

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Launch event – laden Sie wichtige Leute zu einer Party oder zu einem Essen im Vorfeld der Veranstaltung ein, damit diese über die Veranstaltung informiert werden und Sie im Gegenzug bei der Werbung mit ihren Kontakten unterstützen.

•

Nutzen Sie die lokalen Medien (oder die regionalen bei entsprechender Veranstaltungsgröße). Medien können aktuelle Kurzinformationen, Radio- und Fernsehwerbung verbreiten, (wobei dies teuer ist und deshalb erhebliche Mittel erfordert). Nutzen Sie weiterhin Internet, Tageszeitungen und Zeitschriften. Werbung in der Lokalpresse kann sehr effektiv sein, ist aber oft auch sehr kostenintensiv. Diese Form ist umso effektiver je näher der Veranstaltungstermin liegt.

GLOSSARY Access: To make sure everything goes smoothly and prevent accidents or theft on a festival, all personal and visitors is given a braclet or cards with different colors or letters to show the securitypersonel where they can and can't go on the festival location. For example, a â&#x20AC;&#x17E;triple Apassâ&#x20AC;&#x153; means Access All Areas. If you are given that, you may go everywhere on the festival. Accreditation: Accreditation is the process in which journalists and others from the media should be given access to events where participants and access is restricted. Areacommander: The person in command of the festival area. This person decides where different stages, backstage, marketplaces, restaurant and other things should be. Artistcontract: During a festival, it is not uncommon that there can be differences between the organizer and artist on the festival day. To prevent this, itÂ´s best to have a artist contract, where all the terms between the artist and festival organizer is written down. Artist host: The person responsible for the artists off stage. This person should be able to answer any questions the artists might have, or at least get them in touch with the person they should talk to. Backlinetechnician: This person in responsible for all guitar, bass-amplifiers and drumset on stage. 44

Backstage: Backstage is a area on the festival where the artist or performers can make them self ready and relax before a concert or gig. Crowd control: Crowd control is the controlling of a crowd, to prevent the outbreak of disorder and prevention of possible riot using barriers or even force. Crowd management: Crowd management refers to the communication to the crowd, using signs or other tools to make a crowd act the way you want the to on (for example) a festival. Decibel: Refers to the volume level of the sound coming from the PA- system. Ditch: Refers to the area between the stage and the crowd. Dithchpersonel: Refers to the people working in the ditch. This can be for example people working with security. Photografers is ofter part of the crew working in the ditch. Festivalmap: A map over the festival area so the visitors easily can find their way around the area. Front of house: The place where the sound and lighttechnician is working. Often a place in the middle of the crowd, in front of the stage. Lighttechnician: This person is responsible for the lighteffects on stage.

Monitortechnician: This person is responsible for the sound on stage. The sound that is directed towards the musicians. Raider: Often a part of the artist contract. A raider is a document that the artist sends to the festival to inform the people responsible what the artist needs on and off stage to perform. This can involve everything from the right drumset on stage, to a special kind of drinks backstage. The raider also includes a map over how the musicians want their instruments setup. Securitycommander: This person is responsible. Soundtechnichian: This person is responsible for the sound coming from the stage. Stagecommander: The person responsible for the work on stage. This person is responsible for the people working on the stage, the artist when they are performing and the overall security on stage. This person must be on stage at all times. Stagehand: A person working on the stage, helping the Stagecommander and backlinetechnician with various work on stage.

INFO ABOUT PARTNERS Darıca İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü Our institution which is involved in this project as coordinator is an umbrella organization. It leads and controls every education activity in Darica which is a multi-cultured area. There is one manager, three assistant managers and twenty five officers who serve in twenty one units such as Research and Development, Assignment, Personnel etc. It has twenty four primary schools, nine high schools, sixteen private education institutions, a kindergarten and a public education centre under its authority. Our institution is located in Darica which attracts attention with its natural beauty and developing industry. Every year hundreds of people migrate here to look for work by moving away from social problems in their hometown. These immigrants are from different regions of Turkey and they have diverse cultural and familial values, traditions, life styles and even languages. The immigrant families that live according to their cultural rituals have difficulty in getting accustomed to city life and other cultures so they are exposed to social exclusion. The mission of our institution is to support and accelerate social, economical and cultural development in national unity and solidarity to; raise active and exclusive citizens to catch contemporary civilization; to implement the laws and other legislations towards the aims and objectives of Turkish National Education System; to improve the 47

contentment of its employees and institutions by following the innovations in education and by carrying out the education system effectively. To reach its mission, our institution pays great attention to every educational issue and institution as well as organizing local and international projects/activities which not only improve and stimulate education but also find solutions for the social problems of our public and meet their needs. A unit has been founded within our institution which organizes activities to cope with socio-cultural problems of our citizens who are mostly immigrants and to stimulate educational activities and to improve entrepreneurial skills of the target group. The participants of this project are consisted of the members of this unit. Our institution is involved in this project as coordinator .

Dienst Beroepsopleiding â&#x20AC;&#x201C; vzw EPON DBO is a part of the Flemish Department for Education and Training in Belgium. Our aim is to develop innovative approaches and policies for VET in Flanders. We want to create a maximum of opportunities for students and course participants of vocational training. DBO is a member of the Flemish interdepartmental Work Group for the Entrepreneurial Education Action Plan to promote entrepreneurship education in schools on all levels. Through various (EU) projects DBO wants to promote entrepreneurship among young people in schools. DBO organizes a business plan competition in upper secondary education and a school 48

competition with the trophy ‘schoolteam with the best entrepreneurial competences’. DBO supports teachers involved in entrepreneurial education by offering them teaching and course material, ICT-tools, e-learning and ecommunication platforms, … DBO contributes in the professional development of school teachers on entrepreneurship by organizing practical exchanges in enterprises, workshops, guest lectures and discussion groups. Every year DBO hosts two study visits to Flanders on entrepreneurship education within the framework of CEDEFOP.

Institut für Projektbegleitung und Kompetenzentwicklung -prokompetenz- e.V. Pro-kompetenz, founded in 2003, registered association, recognized as „Friendly Society” Objectives: Design education for promoting, developing and using human potentials in a more holistic and sustainable way. Support education providing input from many years of practise and applied research. Specific areas of expertise: • Develop innovative pedagogical concepts and learning environments

â&#x20AC;˘ Implement innovative learning settings, pedagogical-didactical approaches for learning with digital media â&#x20AC;˘ Formative evaluation, provide input to project implementation and product development, Quality Assurance â&#x20AC;˘ Thematic areas: AE and VET, innovation and knowledge management, HRM, learning for social integration Pro-kompetenz staff has coordinated or involved in more than 40 EU projects.

been

In national projects, promoted by the German Federal Ministry of Research and Education, prokompetenz has provided guidance and input in order to develop and to test new learning approaches. From projects related to social issues and activities, related to activities in social centres - City Community Centres, and social organisations as well as city administration, we have links to widespread the information and to involve learners besides our own staff in the project.

Centro Machiavelli Scuola Lingua e Cultura Italiana

Centro Machiavelli is an Italian Language School and VET Agency in Florence, founded in 1978, member of TANDEM NETWORK, an International Association of Language Schools Network since 1988, officially recognised from the Ministry of Education since 2003, certified by ISO9001:2000 certification of quality since 2005, recognised as a consultancy and training organisation for Lifelong Learning accredited by the Tuscany Region since 2008. Centro Machiavelli operates also within EU programmes and in training activities such as mobility, study visits, multilateral projects within the EU LLP Programme (Comenius, L. Da Vinci, Grundtvig, Transversal Programme, etc.) with partners from Germany, France, Netherlands, United Kingdom, Ireland, Romania. From Oct. 2009 to March 2011 Centro Machiavelli has been Coordinator of the COMENIUS Multilateral project „ELLVIS - English Language Learning programme for Visually Impaired Students“. The results of ELLVIS project are a viable alternative solution to the „book and tape“ methodology. This multimedia language course is aimed at those who are unable to use these technical aids, who need further assistance and prompting through a system that supplies 51

other than audio-based feedback, namely by the 'forcefeedback' reaction that the joystick offers. Starting from Dec. 2009 Centro Machiavelli is also partner of the project VET4VIP, Vocational English Teaching for Visually Impaired People - LLP TRANSVERSAL PROGRAMME KA2 Languages, which will finish at the end of May 2012. The Vet4Vip project implementing a set of tools for language teachers on how to integrate blind and visually impaired learners into their language classes. The project wants to encounter this problem with a combined package of: 1. Train the trainers course for language teachers on how to deal with vip and how to use and create teaching materials for this target group. The tools are tested by: â&#x20AC;˘ Test seminars on national level â&#x20AC;˘ Test seminars evaluation 2.Adaptable computer-based training modules for English designed for blind and visually impaired adult learners. To achieve these goals, the partnership consists of adult training institutions, language schools and schools for the blind from Germany, Italy, Ireland, Netherlands, United Kingdom.

Arte-Via Cooperativa Editorial, CRL

ArtĂstica

Arte-Via Cooperative, in LousĂŁ, district of Coimbra (Portugal) is a regional, cultural non profit association, whose members work as volunteers, founded in 1999, that has a senior university promoting classes for elder people and migrants namely painting, yoga, and English, Italien and spanish languages. The cooperative is organising events such as readers communities, international seminars, writing contests, art exhibitions and multimedia performances. The Arte-Via Cooperative is an institution without lucrative purposes that develops its action in a local, regional and national level. Its context is inserted in a social, economical and gender inequality. Therefore, we try to fill in some necessities with an informal formation program according to the basilar European principles of apprenticeship throughout life. Until now, our activity has always had the support, either from the population, or from public or private institutions, local and regional. Since 1999, when Arte-Via was founded, we gave a major contribute to the cultural development, in a large sense of the region where we are integrated. The fundamental basis of the work conception of Arte-Via Cooperative, as voluntary body, is the involvement of all the learners and trainees that develop their activity in the project area, in this case, arts. So, 53

from the phase of conception to the dissemination phase, all them are going to be actively involved, participating with their ideas, conceptions and ways of implementing and developing good practices. Arte-Via will also cooperate and interact with others local and regional institutions working in the same field. Arte â&#x20AC;&#x201C; Via Cooperativa ArtĂstica e Editorial, CRL is working in the art field and our main objective is organizing activities and events related with the project method and according to the purpose of the partnership and the Arte-Via annual plan, mainly the development and improvement of the skills of our artists. From the beginning of its foundation, Arte-Via uses in a practical way the results of the several and different projects to benefit the adult learners and professionals, so that they feel that their work has contributed to ameliorate the quality of their skills and in general, of their lives. So, the results will be artistic works that can be read, seen and heard, and at last, experienced. We also use all media to disseminate the results and also internet, especially our site.

StudiefrĂ¤mjandet Studieframjandet is a non-profit adult education organisation operating in the central part of Sweden. Further it is a none government organisation, partly financed by the National Government and Municipalities. 54

Studiefrämjandet works primarily with nonformal adult education, the main focus of our work in areas connected to our 18 member organisations. Among these organisations are the Swedish Society for Nature Conservation (SNF), the National Federation of Swedish 4H, the Swedish Hunters’ Association, the Swedish Tourist Club (STF), and MoKS – an umbrella organisation for music and culture associations. Additionally, we also co-operate with numerous other non-governmental organisations (so called NGO’s). Studiefrämjandets role in the project will mainly be to: • document the workshops • design the logo of the project • prepare the DVDs containing the data and materials produced throughout the project. Studiefrämjandet has several projects which mainly aim to create new and better condotions for participants in the risk of social exclusion.

Lancaster College

and

Morecambe

Lancaster and Morecambe College (LMC) is a public sector college of Further Education and the main provider of Vocational Education and Training (VET) in North Lancashire and South Cumbria in the North West 55

of England. LMC is situated between the city of Lancaster and the seaside town of Morecambe and serves the local area and the outlying rural communities. It currently has around 1800 full-time students & 3000 part-time students. Its main role is to provide training in vocational skills leading to employment and/or academic skills leading to a University place. LMC works collaboratively with local employers and agencies to provide the local economy with a skilled and motivated workforce leading to sustainable employment in a variety of sectors. LMCâ&#x20AC;&#x2122;s role in the local economy and community is reflected in their mission statement; â&#x20AC;&#x17E;Providing Lancaster and Morecambe and surrounding communities with an outstanding student experience fullfilling vocational, personal and employment goalsâ&#x20AC;? LMC has a successful history of running events that serve the needs of local community and its own students. It is keen to further develop a strategic approach to holding these events that involves students, staff and local organisations to benefit the wider community. LMC has been part of many innovative international projects and initiatives in the LLP. LMC was the first VET College in the UK to be awarded the Leonardo da Vinci Certificate of Quality in Mobility and 56

holds an International School Award for its Transnational work.

Asociación Andalucía En Obra Social We are a Spanish NGO in Granada, Andalusia. As the largest of the 17 autonomous communities of Spain, is the best to evoke the most emblematic images of a country famous for its flamenco shows and the pure passion. It is a land that has given rise yet has inspired great writers, poets, actors and painters. Andalucia gave birth to Pablo Picasso and Velázquez and fascinated novelists such as Ernest Hemingway and Washington Irving. It is the scene of one of the most performed and famous operas of all time, „Carmen“ by Bizet. It is a unique place where East and West blend and coexist people of Christian origin, Gypsy, Arab and Jewish. Our NGO was founded in 2009 in Granada; one of the jewels of Spain and one of the most visited cities by tourists from around the world, the capital for a long time of the Arabs. Granada offers the most important memories of this time in Spanish history, with the world famous „Alhambra“. We mainly there and in the village Herrera; which is situated in the south-east of the province of Seville and has a privileged geographical location as it is located in the center of Andalusia. Major cities (Seville, Granada, Cordoba and Malaga) are less than an hour away. Our main objectives are: education and non-formal and informal education, promoting social inclusion and employment of excluded social groups by origin, 57

ethnicity, culture or religion, to support any person or group of people in need, promote cooperation and cultural exchange between the association and any other associations, governments, institutions and organizations. To achieve this, the association organizes cultural activities for further development and dissemination of the culture of Andalusia, organizes all kinds of cultural and artistic events, including exhibitions, conferences, workshops, courses, concerts, travel, tours, festivals and competitions. Some of our activities are: development of projects that run the European Union guidelines, network work together with other institutions and agencies, both public and private, volunteer work, which is actively involved in the development and implementation of projects of the association, courses and workshops and guidance, integration actions of different groups in society, awareness-raising on gender and equality.

The Summary of The Project- Festival Entrepreneurship for VET Who:This partnership involved institutions providing vocational education, representatives of working life, non-profit organizations and bodies responsible for vocational education and training at a local level. The target group included the teachers, trainers and other staff of the institutions mentioned above who were interested in, or responsible for, organizing activities to improve the professional skills and competence of the participants. What&How: This project improved the quality and increase the volume of cooperation between institutions which were interested in organizing festivals and need a higher degree of professionalism. It was a recognized feature of the partners that working in collaboration with local employers and agencies could have benefits in the long term by creating sustainable employment opportunities to meet the demands of the labour market. In this project the competence and entrepreneurship of the target group were improved through active involvement of each partner in peer learning, team building activities and workshops. Besides, participants made observations and research good examples organised in partner countries. At the end of this project the participants prepared a guidebook about organizing festivals based on their work and experience gained in the project. 59

Moreover, an international festival was organized in the country of the coordinator and participants from each part of Europe were welcome to this festival. This partnership went beyond this project and its results and products were exploited. When&Where: This Project started in September 2012 and ended in July 2014. In two years' time there were flows to each partner to maintain the partnership and implement the project activities efficiently.