VvE Checklist Omschrijving
Informatie
Algemene VvE kenmerken en gegevens Naam van de VvE:
Uit hoeveel appartementsrechten bestaat de VvE: woningen: overige (bijv. bedrijven of parkeerplaatsen): Is er sprake van een groot eigenaar? Hoeveel % van de stemmen bezit deze?
Wie verzorgt de administratie van de VvE? Eén van de eigenaren Een professioneel (administratief) beheerder Wat is het KvK-inschrijfnummer?
naam: naam:
1 Functioneren van de VvE Vergadert de VvE minimaal 1 keer per jaar? Wanneer is de laatste vergadering gehouden?
ja/nee
datum: Vraag tenminste de notulen van de laatstgehouden vergadering op!
2 VvE bijdrage Is er sprake van een periodieke bijdrage aan de VvE? Hoeveel bedraagt de periodieke bijdrage aan de VvE?
ja/nee
periode: mnd / kwart. / jaar: €
periode: mnd / kwart. / jaar: €
Hoeveel bedragen de verwarmingskosten indien die in de periodieke bijdrage zijn opgenomen?
3 Reservefonds van de VvE Is er sprake van een reservefonds/reservefondsen? Hoeveel geld zit er in de reserve(-s) van de VvE?
ja/nee
€ Vraag jaarstukken van het achterliggende jaar en de begroting op!
4 Onderhoudsverwachting Is een MeerJarenOnderhoudsPlan (MJOP) opgesteld? Datum waarop het MJOP is opgesteld: Looptijd MJOP:
ja/nee
Vraag een exemplaar van het MJOP op!
5 VvE-verzekeringen Heeft de VvE een collectieve opstalverzekering?
ja/nee
Welke overige collectief afgesloten verzekeringen zijn er? Is de herbouwwaarde door een erkend taxateur vastgesteld? Vraag alle verzekeringspolissen en de herbouwwaardetaxatie op!
Toelichting op de VvE Checklist Wat is een Vereniging van Eigenaren? Een Vereniging van Eigenaren (afgekort tot VvE) bestaat uit de eigenaren van bijvoorbeeld woningen in een appartementencomplex en kan bestaan uit twee tot meer dan tweehonderd eigenaren. Zodra u eigenaar wordt van een appartementsrecht -of dat nu een woning of bijvoorbeeld bedrijfsruimte of parkeerplaats is-, bent u automatisch lid van de VvE. U draagt met de andere leden samen zorg voor ondermeer zaken als onderhoud van de gemeenschappelijke gedeelten (dak, trappenhuis, de gevels). Iedereen hoort dus zijn/haar steentje bij te dragen.
De VvE Checklist: Deze VvE Checklist helpt u bij het vormen van een beeld van de VvE. De benodigde informatie is verkrijgbaar bij de (makelaar van de) verkopende partij. Deze is immers als eigenaar lid van de VvE en weet van de stand van zaken. Als alle informatie compleet is, kunt u op eenvoudige wijze constateren of de VvE functioneert zoals dat de bedoeling is. Een VvE kent namelijk een aantal verplichtingen die in de wet zijn opgenomen. Overigens is deze checklist slechts bedoeld om een algemene indruk te krijgen van het functioneren van de VvE. Een positieve uitkomst geeft dus geen garantie dat de VvE optimaal functioneert. De VvE Checklist is slechts een hulpmiddel om de gang van zaken binnen de VvE waarvan u door aankoop van een appartementsrecht lid wordt te kunnen beoordelen. Over het algemeen kan worden gesteld dat een woonappartement in een goed functionerende VvE een meerwaarde heeft. Weten waar u aan begint is dus van groot belang!
Naam van de VvE: Een VvE heeft een formele (in de akte- en het reglement van splitsing vastgestelde) naam, bijvoorbeeld Voorbeeldstraat 1-10 in Voorbeeldstad.
Appartementsrechten: Het appartementsrecht houdt in dat u het “exclusieve” gebruiksrecht verkrijgt van een gedeelte van een gezamenlijkheid/gemeenschap. Te denken valt hierbij aan bijvoorbeeld appartementen, bedrijfsruimten en bergingen, maar ook aan woningen en parkeerplaatsen. In de akte van splitsing, splitsingstekening, het vaak in de akte aangehaalde modelreglement en eventuele huishoudelijk reglement van de VvE staan de meeste rechten en plichten.
Groot Eigenaar: Het komt voor dat er in de VvE een eigenaar is (bijvoorbeeld een particuliere verhuurder of een woningcorporatie) die in het bezit is van meerdere appartementen. Een dergelijke eigenaar draagt in dat geval voor meerdere appartementen bij in de gemeenschappelijke kosten en heeft uiteraard het bij het in zijn bezit zijnde aantal appartementsrechten behorende aantal stemmen in de vergadering.
Wie verzorgt de administratie van de VvE: Een actieve VvE heeft een bestuurder of iemand die de administratie doet en die verantwoordelijk is voor veel VvE-zaken. Hij/zij houdt de administratie bij, beheert de financiële stukken, voert vergaderbesluiten uit, laat onderhoud uitvoeren, sluit op verzoek van de vergadering verzekeringen af en houdt verder ondermeer bij of alle leden de verschuldigde bijdrage op de bankrekening van de VvE stort. Ook zorgt hij/zij er voor dat er minimaal 1 x per jaar een ledenvergadering wordt uitgeschreven. Er is –op hoofdlijnen- een tweetal opties om de taken van bestuurder of administratief/technisch beheerder uit te (doen) voeren: 1. Één appartementseigenaar voert deze werkzaamheden uit; 2. Er is door de VvE een professioneel (administratief- en/of technisch-) beheerder * aangetrokken; * = Door belanghebbende partijen als VvE Belang; Vereniging Eigen Huis, Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie, Consen (branche organisatie van professionele beheerders), Aedes (vereniging van woningcorporaties) is het ‘Procescertificaat voor Beheerders van Verenigingen van Eigenaars’ ontwikkeld. De eisen en normen zijn vastgelegd in de nationale beoordelingsrichtlijn 5016. Een beheerder die na toetsing door SKW aan de eisen voldoet verkrijgt het certificaat. Na certificatie wordt de beheerder jaarlijks getoetst of nog aan de normen voldaan wordt.
Toelichting VvE Checklist
KvK-inschrijfnummer: Per 1 juli 2008 dienen nieuwe VvE’s zich in te schrijven in het Handelsregister. Dit vindt plaats bij de Kamer van Koophandel. De op 1 juli 2008 reeds bestaande VvE’s dienen zich in te schrijven vóór 1 januari 2010. Deze VvE’s kunnen zich overigens ook nu al inschrijven. Hiermee is een VvE -voor derden- beter zichtbaar.
De VvE-vergadering: Minimaal één keer per jaar dienen de leden van de VvE te vergaderen. In deze vergadering kunnen ondermeer besluiten genomen worden over onderhoud, renovaties, het bedrag dat de eigenaars dienen te betalen als bijdrage aan de VvE, de –verplichte- onderhoudsreserveringen, de collectieve verzekeringen, etc., etc. De genomen besluiten worden vastgelegd in de notulen. Jaar na jaar vormen de notulen dus “de geschiedenis” van de VvE. Vraag van de achterliggende vergaderingen dus de notulen op!
De VvE-bijdrage: Jaarlijks stelt de VvE-vergadering een begroting vast waarin alle kosten en te vormen reserveringen van de VvE zijn opgenomen. Te denken valt ondermeer aan schoonmaakkosten, de kosten voor liftonderhoud, tuinonderhoud en kosten voor de inzet van een professioneel VvE beheerder, maar ook aan de jaarlijkse storting in de reservefondsen van de VvE. Uit de begroting vloeit, aan de hand van de verdeelsleutel zoals die in de akte van splitsing is opgenomen, de periodiek (meestal maandelijks) door de eigenaren te betalen bijdrage. Indien een VvE een collectieve verwarmingsinstallatie kent, zullen door de vergadering ook hiervoor voorschotbijdragen worden vastgesteld.
Reservefonds van de VvE: Per 1 mei 2005 werd de wetswijziging van kracht rond o.a het reservefonds en vanaf 1 mei 2008 geldt deze wetswijziging voor alle VvE’s. De VvE is verplicht een reservefonds aan te leggen “ter bestrijding van andere dan de gewone jaarlijkse kosten”. Zorg dus dat u inzage krijgt in de jaarstukken van de achterliggende jaren! U krijgt dan inzicht in de opbouw van de reservefondsen en de uitgaven ten laste van die fondsen.
Onderhoudsverwachting: Teneinde te kunnen bepalen hoeveel geld er in de toekomst nodig is voor uit te voeren onderhoud, is een MeerJarenOnderhoudsPlan (MJOP) noodzakelijk. Een dergelijk plan maakt die kosten per jaar inzichtelijk. Aan de hand van de MJOP kan de vergadering op eenvoudige en objectieve wijze de begroting zodanig aanpassen dat u niet voor onverwachte uitgaven komt te staan.
Waar moet een MJOP aan voldoen? Een dergelijk plan dient altijd zoveel mogelijk actueel te zijn en dient bij voorkeur minimaal 10 jaar “vooruit te kijken” (de zogenaamde planningshorizon). Let er dus op dat een MJOP recent is opgesteld, maar in ieder geval de komende jaren bestrijkt. Tevens dient in een optimaal functionerende VvE de opbouw van de reserves gelijk te lopen met de geldbehoefte voortvloeiend uit het voornoemde MJOP. Informeer dus naar het MJOP!
VvE-verzekeringen: Een VvE dient in ieder geval een collectieve opstalverzekering af te sluiten. In een groot aantal gevallen is het voor VvE’s voorts verplicht een collectieve aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Het is voor de opstalverzekering belangrijk om te weten of de verzekerde waarde (de herbouwwaarde) toereikend is, teneinde onderverzekering te voorkomen. Het is dan ook van belang om na te gaan of er tussen de VvE en verzekeraars afspraken zijn gemaakt aangaande onderverzekering. Zo kan bijvoorbeeld onderverzekering zijn afgedekt in de polis. Ook kan zijn overeengekomen dat de herbouwwaarde periodiek door een onafhankelijk en erkend taxateur middels een taxatierapport moet worden vastgesteld (conform BW boek 7, artikel 960). Daarnaast bestaan er nog andere verzekeringsvormen die door een VvE kunnen worden aangegaan, al naar gelang het antwoord van de vergadering op de vraag of aan die verzekeringen behoefte is. Dergelijke verzekeringen kunnen worden afgesloten ter afdekking van risico’s die de VvE loopt. Een aantal voorbeelden; • Een glasverzekering in aanvulling op de opstalverzekering; • Een bestuursaansprakelijkheidsverzekering; Toelichting VvE Checklist
• Een rechtsbijstandverzekering. Indien u voornemens bent om een appartementsrecht te kopen binnen een “grote” VvE waar men bijvoorbeeld personeel in dienst heeft (bijvoorbeeld een huismeester, schoonmaker of tuinman), dan kunnen wellicht ook nog andere verzekeringsvormen van belang zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een arbeidsongeschiktheid- of pensioenverzekering. Vraag dus om afschriften van de verzekeringspolissen en –eventueel- het taxatierapport!
Contact: Onderstaand treft u een overzicht aan van diverse organisaties werkzaam op het gebied van VvE’s: Consen: www.consen.nl Lmv: www.lmv.nl NVM: www.nvm.nl VBO: www.vbo.nl Vereniging Eigen Huis: www.eigenhuis.nl VROM: www.vrom.nl VvE Belang: www.vvebelang.nl
Toelichting VvE Checklist