Ilmarinen – Code of Conduct 2015 (SE)

Så här arbetar vi: Ilmarinens uppföranderegler

Ilmarisen asiakaslehti | www.ilmarinen.fi

1

S

om anställda hos Ilmarinen gör vi ett betydelsefullt arbete då vi ansvarar för över 900 000 finländares pensionsskydd. Denna uppgift bör skötas så ansvarsfullt och ärligt som möjligt. Ansvarsfullhet är en av Ilmarinens värderingar och vi väger vårt ansvar i allt det vi gör och i alla våra beslut varje dag. Dessa Code od Conduct regler hjälper dig att handla på rätt sätt. Därför ber jag dig läsa igenom dem omsorgsfullt. Då vi tillsammans förbinder oss till dessa regler, säkerställer vi att Ilmarinens verksamhet uppfyller de uppställda kraven och att vi åtnjuter kundernas och andra viktiga intressegruppers förtroende.

Ansvaret ankommer på var och en av oss!

Timo Ritakallio, verkställande direktör

Inledning Ilmarinen har i uppgift att sköta det lagstadgade arbetspensionsskyddet för arbetstagare och företagare samt att förvalta de placeringstillgångar som utgör täckning för framtida pensioner. Som ett kundägt arbetspensionsbolag styr ansvarstagandet vår dagliga verksamhet och ansvarsfullhet är även en av våra värderingar tillsammans med öppenhet och gemensam framgång. Genom att följa dessa värderingar i det dagliga arbetet åtnjuter vi kundernas och övriga intressegruppers förtroende.

Vi följer gällande lagar och bestämmelser i all vår verksamhet.

Bolaget är politiskt och religiöst obundet. Utöver gällande lagar och myndighetsföreskrifter iakttar Ilmarinen även de principer som fastställs i FN:s deklaration om mänskliga rättighe-

Att arbeta hos Ilmarinen Personalen är Ilmarinens viktigaste resurs. Ilmarinen är en jämställd och trygg arbetsplats. Vi godkänner inte trassakeringar, störande beteende eller diskriminering. I egenskap av arbetsgivare iakttar vi Internationella Arbetsorganisationen ILO:s deklaration om arbetslivets grundprinciper och -rättigheter.

Vi iakttar god försäkringssed Ilmarinen iakttar god försäkringssed som godkänts av styrelsen i sin verksamhet. Pensions- och försäkringsbesluten styrs av arbetspensionslagstiftningen, förvaltningslagen och de Pensionsskyddscentralens tillämpningsanvisningar.

ter, vilka bland annat är åsikts- och religionsfrihet, jämställdhet mellan människor och förbud mot diskriminering.

Ilmarinens sätt att arbeta har fastställts i dessa Code of Conduct regler. Uppförandereglerna har godkänts av Ilmarinens styrelse den 18 december 2014. Ansvaret för att upprätthålla och uppdatera detta dokument samt för att ändringar i reglerna överlämnas till styrelsen för godkännande innehas av bolagets Compliance Officer.

Ilmarinens uppföranderegler gäller hela personalen. Varje anställd bör känna till reglerna i den grad att de kontinuerligt kan genomföra och följa dem i det egna arbetet. För att stöda genomförandet av uppförandereglerna i det dagliga arbetet har bolaget även utarbetat noggrannare regler på bolagsnivå och per funktion.

Bland våra viktigaste verksamhetsprinciper är att snabbt fatta rättvisa. Vi redogör för grunderna för beslutet på ett sätt som pensionstagaren förstår. Vi behandlar våra kunder jämlikt i all vår verksamhet.

Vi godkänner inte någon form av mutor Ilmarinen har utarbetat riktlinjer mot mutor i syfte att förhindra och förebygga mutning.

Med mutning avses erbjudande eller mottagande av vilken som helst form av gåva, lån, betalning, arvode eller förmån, om syftet är en ohederlig eller olaglig handling eller att skada förtroendet för företagets affärsverksamhet. Med

Vår uppgift är att sköta pensionsskyddet för över 900 000 finländare.

Vår verksamhet är öppen och transparent. Vi konkurrerar om kunderna med rättvisa spelregler.

mutning avses också missbruk av makt- eller förtroendeställning för att uppnå personlig vinst.

Vi tillämpar principerna mot mutor i alla våra affärsrelationer och i vår affärsverksamhet. Vi förutsätter att våra samarbetspartner förbinder sig till motsvarande ansvarsfulla handlingssätt.

Vi identifierar och avvärjer intressekonflikter.

Vi sörjer för att eventuella intressekonflikter inte inverkar på beslutsfattandet i bolaget.

Med intressekonflikt avses en situation där oberoendet i de beslut som tas inom Ilmarinen äventyras på grund av att en person som deltar i beslutsfattandet eller beredningen av det uppnår en personlig fördel eller eftersträvar sådan. Ett oberoende beslutsfattande kan också äventyras om den representant för Ilmarinen som deltar i beslutsfattandet har en koppling till det företag som är den andra parten i en affärstransaktion. Vi är särskilt omsorgsfulla i situationer, där ett oberoende beslutsfattande av någon orsak kan eller ser ut att äventyras. En personlig fördel som uppnås av en anställd eller en medlem i ett förvaltningsorgan i Ilmarinen får inte inverka på hans eller hennes arbete i bolaget. Likaså får en ovannämnd persons anställning, medlemskap i ett förvaltningsorgan eller representation i ett företag eller en sammanslutning utanför Ilmarinen inte inverka på hans eller hennes beslutsfattande i Ilmarinen. En anställd i Ilmarinen får inte delta i beslutandet i ärenden eller transaktioner som ger eller verkar ge honom eller henne en personlig fördel eller som gagnar någon i den anställdas närmaste krets eller en sammanslutning som han eller hon representerar.

För att identifiera och förebygga intressekonflikter har vi upprättat skriftliga förhållningsregler för olika situationer och för beslutsfattandet.

Dessa är bl.a.

• regler för beslutsfattandet som avser transaktioner med närstående parter • regler för de anställdas deltagande i förvaltningsorgan i förtroendeuppdrag och bisysslor samt för jäv i beslutsfattandet • riktlinjer som ska följas i upphandlingen • riktlinjer mot mutor • god försäkringssed • insiderregler Riktlinjer för undvikande av intressekonflikter har därtill inkluderats i de riktlinjer som styr pensionsbesluten och i riktlinjerna för personalförvaltningen.

Insiderinformation och insiderregler Våra insiderregler förbjuder missbruk av insiderinformation. Det ovillkorliga förbudet gäller alla personer som har insiderinformation, oberoende av varifrån och på vilket sätt informationen har erhållits.

Om en person har fått insiderinformation om ett enskilt värdepapper, får han eller hon inte bedriva handel för egen eller en annan persons del med det aktuella värdepappret, ge placeringsrådgivning som gäller värdepappret eller yppa informationen åt någon annan, såvida detta inte sker som en del av de normala arbetsuppgifterna. Därtill ska den som har insiderinformation avhålla sig från att delta i beredningen, behandlingen eller beslutsfattandet som gäller det aktuella värdepappret i Ilmarinen.

Vi är en sakkunnig, aktiv och ansvarsfull placerare.

Vi verkar på finländskt vis, ansvars­fullt och rakryggat.

Ilmarinen upprätthåller ett insiderregister som förutsätts i lagen om arbetspensions-försäkrings¬bolag.

Vi ser till dataskyddet För skötandet av det lagstadgade arbetspensionsskyddet upprätthåller och behandlar Ilmarinen konfidentiell information om personer och företag. Vi respekterar försäkrings-sekretessen och behandlar konfidentiell information på det sätt som lagstiftningen förutsätter. Vi ser till integritetsskyddet i behandlingen av personuppgifter.

Vi upprätthåller personalens kunskaper i datasekretess genom regelbunden utbildning och förutsätter att personalen är särskilt omsorgsfull i behandlingen av både uppgifter som gäller kunder och Ilmarinen. Vikten av datasekretess framhålls i all Ilmarinens verksamhet samt i utvecklandet av tjänsterna.

Vi känner våra kunder För att kunna erbjuda våra kunder lämpliga lösningar och tjänster, är det viktigt att vi känner våra kunder. Vi behandlar våra kunder jämlikt och rättvist samt utvecklar vår verksamhet med beaktande av kundernas behov.

Ilmarinen har av styrelsen godkända principer, enligt vilka bolaget planerar och genomför förfaranden för att känna kunderna och för att förhindra finansiering av penningtvätt och terrorism.

Ansvarsfulla upphandlingar Enligt våra upphandlingsregler gör vi upphandlingar på basis av behovsprövning och enligt god sed på marknadsvillkor. För att säkerställa kostnadseffektiviteten konkurrensutsätter vi i regel våra upphandlingar. Vi beaktar miljöaspekter

i våra upphandlingar.

Vi förutsätter också att våra varu- och tjänsteleverantörer förbinder sig till motsvarade ansvarsfulla sätt att göra affärer och att de även i övrigt följer lagstiftningen och de krav som ställs på god affärsverksamhet. Våra affärskompanjoner ska bl.a. sköta sina arbetsgivarskyldigheter samt sitt beställar- och miljöansvar.

Vi bidrar till ett ansvarsfullt samarbete inom arbetspensionsbranschen Vi beaktar kraven i konkurrenslagstiftningen i vår verksamhet. Pensionsanstalter som sköter lagstadgat pensionsskydd ska emellertid i enlighet med vad som regleras om dem samarbeta till den del detta förutsätts för en jämlik behandling av arbetspensionssystemets kunder och för fullföljandet av rättsskyddet.

Arbetspensionsanstalterna samarbetar därtill i verkställandet av ärenden som ska skötas gemensamt inom arbetspensionssystemet. Dessa ärenden ansluter sig i praktiken till de viktigaste sociala förmånerna som sköts inom den lagstadgade arbetspensionsförsäkringen.

Vem kan kontaktas?

Varje anställd är skyldig att känna till Ilmarinens uppföranderegler och de noggrannare riktlinjer som gäller dessa och att följa dem.

Om du är osäker på vad uppförandereglerna innehåller och hur de ska tolkas, eller om du misstänker missbruk av dem, vänd dig till din närmaste chef. Du kan också kontakta bolagets Compliance Officer, avdelningen för juridiska ärenden eller personalavdelningen. Ärendet behandlas konfidentiellt inom Ilmarinen.

För att säkerställa att en transaktion eller ett beslut överensstämmer med Ilmarinens uppföranderegler, fråga dig själv: 1) Är transaktionen eller beslutet tillåtet enligt lag och myndighetsbestämmelser?

2) Överensstämmer transaktionen med Ilmarinens uppföranderegler och andra riktlinjer?

3) Anser du att transaktionen har gjorts rätt och oberoende?

4) Är transaktionen godtagbar utåt sett?

Om svaret på samtliga frågor är JA, kan du gå vidare. Om svaret är NEJ redan på en fråga, ska du kontakta din närmaste chef, bolagets Compliance Officer eller avdelningen för juridiska ärenden.