Ilmarinen – Code of Conduct 2015 (FI)

NÄIN TOIMIMME: ILMARISEN MENETTELYTAPAPERIAATTEET

Ilmarisen asiakaslehti | www.ilmarinen.fi

1

I

lmarisen työntekijöinä saamme joka päivä tehdä merkityksellistä työtä vastatessamme yli 900 000 suomalaisen eläketurvasta. Tämä tehtävä on hoidettava ehdottoman vastuullisesti ja rehellisesti. Vastuullisuus on yksi Ilmarisen arvoista, ja sen toteutumista punnitaan päivittäisessä arjen työssä ja jokaisessa tekemässämme päätöksessä. Nämä menettelytapaperiaat­ teet auttavat sinua toimimaan oikein, joten pyydän sinua tutustumaan niihin huolella. Kun yhdessä sitoudumme näihin periaatteisiin, varmistamme, että Ilmarisen toiminta täyttää sille asetetut vaatimukset ja ansaitsemme asiakkai­ demme ja muiden meille tärkeiden sidosryhmien luottamuksen. Vastuu on meillä jokaisella!

Timo Ritakallio, toimitusjohtaja

Johdanto Ilmarisen tehtävä on pitää huolta työntekijöiden ja yrittäjien lakisääteisestä työeläketurvasta sekä hoitaa tulevien eläkkeiden katteena olevaa sijoitusomaisuutta. Asiakkaiden omistamana työeläkeyhtiönä jokapäiväistä toimintaamme ohjaa vastuullisuus, joka on myös yksi arvoistamme avoimuuden ja yhdessä menestymisen rinnalla. Näitä arvoja arjessa noudattamalla ansaitsemme asiakkaidemme ja muiden sidosryhmiemme luottamuksen.

Noudatamme kaikessa toiminnassamme voimassa olevia lakeja ja määräyksiä. Yhtiö on poliittisesti ja uskonnollisesti sitoutumaton. Voimassa olevien lakien ja viranomaismääräysten lisäksi Ilmarinen noudattaa YK:n ihmisoikeuksien julistuksessa määriteltyjä ihmisoikeuksia, joita ovat mm.

töissä Ilmarisessa Henkilöstö on Ilmarisen tärkein voimavara. Ilmarinen on tasa-arvoinen ja turvallinen paikka työskennellä. Emme hyväksy kiusaamista, häirintää tai syrjintää.

Työnantajana noudatamme Kansainvälisen työjärjestön ILO:n julistusta työelämän perusperiaatteista ja -oikeuksista.

Noudatamme hyvää vakuutustapaa Ilmarinen noudattaa toiminnassaan yhtiön hallituksen hyväksymää hyvää vakuutustapaa. Eläke- ja vakuutusratkaisujamme ohjaavat työeläkelainsäädäntö, hallintolaki sekä Eläketurvakeskuksen antamat soveltamisohjeet.

mielipiteen- ja uskonnonvapaus, ihmisten tasa-arvoisuus sekä syrjinnän kielto.

Ilmarisen tapa toimia on määritelty näissä menettelytapaperiaatteissa (Code of Conduct). Menettelytapaperiaatteet on hyväksytty Ilmarisen hallituksessa 18.12.2014. Tämän dokumentin ylläpidosta ja päivittämisestä sekä siitä, että muutokset periaatteisiin viedään hallituksen hyväksyttäväksi, vastaa Compliance Officer.

Ilmarisen menettelytapaperiaatteet koskevat koko henkilöstöä. Jokaisen ilmarislaisen tulee tuntea periaatteet niin hyvin, että voi jatkuvasti toteuttaa ja noudattaa niitä omassa työssään. Menettelytapojen toteuttamisen tukemiseksi päivittäisessä työssä on myös laadittu tarkempia yhtiötasoisia ja toimintokohtaisia ohjeita.

Keskeisimpiä toimintaperiaatteitamme on tehdä eläkeratkaisut oikeudenmukaisesti ja nopeasti. Kerromme päätöksenteon perusteet eläkkeenhakijalle ymmärrettävästi. Kohtelemme asiakkaitamme tasapuolisesti kaikessa toiminnassamme.

Emme hyväksy lahjontaa missään muodossa Ilmarisessa on laadittu lahjonnanvastaiset periaatteet, joiden tarkoituksena on pyrkiä estämään ja auttaa havaitsemaan lahjonta.

Lahjontana pidetään minkä tahansa lahjan, lainan, maksun, palkkion tai edun tarjoamista tai vastaanottamista,

Tehtävämme on huolehtia yli 900 000 suomalaisen eläketurvasta.

Toimintamme on avointa ja läpi­näky­ vää. Kilpailemme asiakkaista reiluin pelisäännöin.

jos sen tarkoituksena on saada aikaan epärehellinen tai laiton teko tai luottamuksen rikkominen yrityksen liiketoiminnassa. Lahjontana pidetään myös toimivallan tai aseman väärinkäyttöä tietyn yksityisen edun tavoittelemiseksi.

Sovellamme lahjonnanvastaisia periaatteita kaikissa liikesuhteissamme ja -toiminnassamme. Edellytämme liikekumppaneiltamme sitoutumista vastaaviin vastuullisiin toimintatapoihin.

Tunnistamme ja torjumme eturistiriitatilanteet Huolehdimme siitä, että eturistiriidat eivät vaikuta päätöksentekoon Ilmarisessa.

Eturistiriidalla tarkoitetaan tilannetta, jossa Ilmarisen päätöksenteon riippumattomuus vaarantuisi päätöksen tekoon tai sen valmisteluun osallistuvan henkilön henkilökohtaisen edun tai sen tavoittelun vuoksi. Päätöksenteon riippumattomuus voi vaarantua myös silloin, kun päätöksen tekoon osallistuvalla Ilmarisen edustajalla on yhtiön ulkopuolinen sidonnaisuus liiketoimen toisena osapuolena olevaan yritykseen.

Tehdessämme liiketoimia meidän on suhtauduttava erityisellä huolellisuudella tilanteisiin, joissa päätöksenteon riippumattomuus voisi jostain syystä vaarantua tai näyttäisi vaarantuvan. Ilmarisen palveluksessa olevan tai hallintoelimen jäsenen henkilökohtainen etu ei saa vaikuttaa hänen toimintaansa Ilmarisessa. Myöskään edellä mainitun henkilön työsuhde, hallintoelinjäsenyys tai edustus Ilmarisen ulkopuolisessa yrityksessä tai yhteisössä ei saa vaikuttaa päätöksentekoon Ilmarisessa. Ilmarislainen ei saa osallistua päätöksentekoon asiassa tai liiketoimessa, josta hänellä on tai näyttää olevan joko henkilökohtaista etua tai etu kohdistuisi hänen lähipiiriinsä tai edustamaansa yhteisöön.

Eturistiriitojen tunnistamiseksi ja ehkäisemiseksi olemme laatineet kirjalliset toimintaohjeet erilaisia tilanteita ja päätöksentekoja varten.

Näitä ohjeita ovat mm.

• ohjeet lähipiiriliiketoimiin liittyvästä päätöksenteosta • ohjeet ilmarislaisten hallintoelinedustuksista sekä luottamus- ja sivutoimista ja esteellisyydestä päätöksenteossa • hankinnoissa noudatettavat periaatteet • lahjonnanvastaiset periaatteet • hyvä vakuutustapa • sisäpiiriohjeistus Lisäksi eturistiriitatilanteiden välttämiseen liittyvää ohjeistusta on sisällytetty eläkeratkaisutoimintaan liittyviin ohjeisiin ja henkilöstöhallinnon ohjeisiin.

Sisäpiirintieto ja sisäpiiriohjeistus Sisäpiiriohjeistuksemme kieltää sisäpiirintiedon väärinkäytön. Ehdoton kielto koskee kaikkia henkilöitä, joilla on sisäpiirintietoa, riippumatta siitä, mistä ja miten tieto on saatu.

Jos henkilö on saanut tietoonsa yksittäistä arvopaperia koskevaa sisäpiirintietoa, hän ei saa tehdä omaan tai toisen henkilön lukuun kauppaa kyseisellä arvopaperilla, antaa sitä koskevia sijoitusneuvoja eikä ilmaista saamaansa tietoa toiselle, ellei se tapahdu osana tehtävien tavanomaista suorittamista. Lisäksi sen, jolla on sisäpiirintietoa, on pidättäydyttävä osallistumasta kyseistä arvopaperia koskevan asian valmisteluun, käsittelyyn ja päätöksentekoon Ilmarisessa.

Ilmarisessa ylläpidetään laissa työeläkevakuutusyhtiöistä edellytettyä sisäpiirirekisteriä.

Olemme asian­ tunteva, aktiivinen ja vastuullinen sijoittaja.

Toimimme vastuullisesti ja suomalaisen suoraselkäisesti.

Huolehdimme tietosuojasta Lakisääteisen työeläketurvan hoitamista varten Ilmarinen ylläpitää ja käsittelee henkilöihin ja yrityksiin liittyviä luottamuksellisia tietoja. Kunnioitamme vakuutussalaisuutta ja käsittelemme luottamuksellisia tietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Huolehdimme yksityisyydensuojasta henkilötietojen käsittelyssä.

Ylläpidämme henkilöstön tietosuojaosaamista säännöllisellä koulutuksella ja edellytämme henkilöstöltä korostettua huolellisuutta sekä asiakkaisiin että Ilmariseen liittyvän tiedon käsittelyssä. Tietosuojan tärkeys otetaan huomioon Ilmarisen kaikessa toiminnassa ja palvelujen kehityksessä.

Tunnemme asiakkaamme Tunnemme asiakkaamme, jotta voimme tarjota heille sopivimmat ratkaisut ja palvelut. Kohtelemme asiakkaitamme tasapuolisesti ja reilusti, ja kehitämme toimintaamme asiakkaiden tarpeet huomioon ottaen.

Ilmarisessa on laadittu hallituksen hyväksymät periaatteet, joiden pohjalta Ilmarisessa suunnitellaan ja toteutetaan asiakkaan tuntemiseen sekä rahapesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen liittyviä menettelyjä.

Teemme hankinnat vastuullisesti Hankintaohjeistuksemme mukaisesti teemme hankinnat tarveharkintaisesti ja hyvän tavan mukaisin markkinaehdoin.

Kustannustehokkuuden varmistamiseksi kilpailutamme hankinnat pääsääntöisesti. Otamme hankinnoissamme huomioon myös ympäristönäkökohdat.

Edellytämme myös tavaran- ja palveluntoimittajiltamme sitoutumista vastaaviin vastuullisiin liiketoimintatapoihin ja että ne muutenkin noudattavat hyvää liiketoimintatapaa ja lainsäädännön asettamia velvoitteita. Liikekumppaneidemme on mm. huolehdittava työnantajavelvoitteistaan sekä tilaaja- ja ympäristövastuistaan.

Teemme yhteistyötä työeläkealalla vastuullisesti Otamme toiminnassamme huomioon kilpailulainsäädännön vaatimukset. Lakisääteistä eläketurvaa hoitavien eläkelaitosten on kuitenkin niitä koskevan sääntelyn mukaisesti tehtävä yhteistyötä siltä osin kuin työeläkejärjestelmän asiakkaiden yhdenvertainen kohtelu ja oikeusturvan toteuttaminen edellyttävät.

Lisäksi työeläkelaitokset tekevät yhteistyötä työeläkejärjestelmässä yhteisesti hoidettavien asioiden toimeenpanoa vaativissa asioissa. Nämä asiat liittyvät käytännössä lakisääteisen työeläkevakuuttamisen sosiaaliturvatehtävän ydinpiiriin.

Keneen voin olla yhteydessä?

Jokaisella ilmarislaisella on velvollisuus tuntea Ilmarisen menettelytapaperiaatteet ja niihin liittyvät tarkemmat ohjeet, sekä noudattaa niitä.

Jos olet epävarma menettelytapaohjeistuksen sisällöstä tai tulkinnasta, tai epäilet väärinkäytöstä, käänny esimiehesi puoleen. Voit myös olla yhteydessä Compliance Officeriin, lakiasioihin tai henkilöstöhallintoon. Asiasi käsitellään Ilmarisessa aina luottamuksellisesti.

Varmistaaksesi, että tehtävä liiketoimi tai päätös on Ilmarisen menettelytapaperiaatteiden mukainen, kysy itseltäsi: 1) Onko liiketoimi tai päätös lain ja viranomaissääntelyn sallima?

2) Onko liiketoimi Ilmarisen menettelytapaohjeistuksen ja muun ohjeistuksen mukainen?

3) Onko liiketoimi mielestäni oikein ja riippumattomasti tehty?

4) Näyttääkö liiketoimi ulospäin hyväksyttävältä?

Jos vastaus on KYLLÄ kaikkiin kysymyksiin, voit edetä. Jos vastaus on EI yhteenkin kysymykseen, ole yhteydessä esimieheesi, Compliance Officeriin tai lakiasioihin.