23695

др Јасмина Новаковић Душица Миљановић

За

во

д

за

уџ

бе н

ик е

КАНЦЕЛАРИЈСКО ПОСЛОВАЊЕ

Рецензенти проф. др Неђо Даниловић, редован професор Факултета за право, јавну управу и безбедност у Београду проф. др Миливоје Павловић, декан Факултета за културу и медије Мегатренд универзитета у Београду Љерка Крунић, професорка у Другој економској школи у Београду Катарина Ивовић, професорка у Другој економској школи у Београду Уредницa доц. др Љиљана Тешмановић

ик е

Одговорнa уредница Татјана Костић

бе н

Главни уредник Драгољуб Којчић

уџ

За издавача Драгољуб Којчић, директор

д

за

Министар просвете, науке и технолошког развоја Републике Србије одобрио је употребу овог уџбеника у трећем разреду средњих стручних школа својим решењем број 650-02-349/2014-06 од 26. 12. 2014. године.

во

CIP - Каталогизација у публикацији Народна библиотека Србије, Београд

За

37.016:[005.912:82-6(075.3)

НОВАКОВИЋ, Јасмина, 1965Канцеларијско пословање : за трећи разред средњих стручних школа : подручјe рада: економија, право и администрација : образовни профил: пословни администратор / Јасмина Новаковић, Душица Миљановић. - Београд : Завод за уџбенике, 2015 (Лапово : Колор прес). - 215 стр. : илустр. ; 29 cm Тираж 2.000. - Лексикон појмова: стр. 207-212. - Библиографија: стр.

213-215.

ISBN 978-86-17-18986-8 1. Миљановић, Душица [аутор], 1961COBISS.SR-ID 216155404

ISBN 978-86-17-18986-8 © ЗАВОД ЗА УЏБЕНИКЕ, Београд, 2015. Ово дело не сме се умножавати, фотокопирати и на било који други начин репродуковати, ни у целини ни у деловима, без писменог одобрења издавача.

др Јасмина Новаковић Душица Миљановић

бе н

ик е

КАНЦЕЛАРИЈСКО ПОСЛОВАЊЕ уџ

ЗА ТРЕЋИ РАЗРЕД СРЕДЊИХ СТРУЧНИХ ШКОЛА ПОДРУЧЈA РАДА: ЕКОНОМИЈА, ПРАВО И АДМИНИСТРАЦИЈА

За

во

д

за

ОБРАЗОВНИ ПРОФИЛ: ПОСЛОВНИ АДМИНИСТРАТОР

Садржај

ПРЕДГОВОР . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7

ПЛАНИРАЊЕ, ОРГАНИЗОВАЊЕ И ПРАЋЕЊЕ КАНЦЕЛАРИЈСКИХ АКТИВНОСТИ 10 10 11

За

во

д

за

уџ

бе н

ик е

1. УПРАВЉАЊЕ ВРЕМЕНОМ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.1. Управљање временом. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2. Планирање дневних, недељних и месечних активности. . . . . . . . .

1.3. Софтвери, планери, роковници и друга средства за планирање активности . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4. Гантограм. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.5. Додела приоритета радним активностима . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.6. Праћење остварења планираних активности . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.7. Извештај о раду . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2. КОРИШЋЕЊЕ ИНТЕРНЕТА ЗА ПРИКУПЉАЊЕ ИНФОРМАЦИЈА. . . . . . .

2.1. Претраживање садржаја на интернету . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.2. Задавање упита. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.3. Напредне технике претраживања . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3. УПОТРЕБА ЕЛЕКТРОНСКЕ ПОШТЕ У КАНЦЕЛАРИЈСКОМ ПОСЛОВАЊУ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.1. Основни концепти и термини . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2. Основе коришћења е-поште . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.3. Читање поруке и одговарање на поруку . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.4. Прављење нове поруке . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.5. Прослеђивање поруке . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.6. Основна правила комуницирања имејлом . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.7. Систематизација примљене и послате поште у рачунару. . . . . . . .

4. СИСТЕМАТИЗАЦИЈА ФАЈЛОВА У ОДГОВАРАЈУЋЕ ФОЛДЕРЕ . . . . . . . . .

5. ЕКСТЕРНИ МЕДИЈИ ЗА ЧУВАЊЕ ПОДАТАКА . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6. ПОПУЊАВАЊЕ И ПРАВЉЕЊЕ ОБРАЗАЦА НА РАЧУНАРУ. . . . . . . . . . . . .

6.1. Попуњавање образаца . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.2. Прављење образаца на рачунару . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7. ПРИПРЕМА ПРЕЗЕНТАЦИЈЕ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.1. Шта је презентација . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.2. Фазе у припреми презентације. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.3. Вид презентације. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.4. Правила израде успешне PowerPoint презентације. . . . . . . . . . . . . .

14 16 18 19 21 26 26 27 29 32 32 32 34 35 36 37 40 43 47 50 50 52 58 58 59 61 64

За

во

д

за

уџ

бе н

ик е

7.5. Израда презентације у PowerPoint-у. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 7.6. Представљање . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 7.7. Управљање питањима. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 7.8. Анализа одржане презентације . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 7.9. Групна презентација. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 8. ОРГАНИЗАЦИЈА САСТАНАКА . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 8.1. Шта је састанак – врсте и значај . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 8.2. План активности за организовање састанка. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 8.3. Припремање материјала за састанак и писање позива учесницима . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 8.4. Фазе састанка . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 8.5. Вођење састанка . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 8.6. Како доносити одлуке . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 8.7. Врсте и саставни делови записника . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 8.8. Вођење записника. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 8.9. Изводи из записника . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 8.10. Евиденција учесника и издавање потврде о учешћу . . . . . . . . . . . 91 8.11. Евалуација састанка . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 9. СЛУЖБЕНО ПУТОВАЊЕ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 9.1. Службено путовање – дефиниција и врсте . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 9.2. План за реализацију службеног путовања . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 9.3. Припремање путног налога и аконтације. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 9.4. Обрачун путних трошкова службеног пута . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 10. ИСПРАВА И ЊЕНА СВРХА . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 10.1. Уверење. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 10.2. Потврда . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 10.3. Реверс. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 10.4. Молба . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 10.5. Признаница . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 10.6. Овлашћење . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 10.7. Изјава . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

ОБАВЉАЊЕ АДМИНИСТРАТИВНИХ ПОСЛОВА У ОБЛАСТИ НАБАВКЕ И ПРОДАЈЕ ЗА ПОТРЕБЕ ПРЕДУЗЕЋА 1. ПРОЦЕДУРА НАБАВКЕ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 1.1. Набавка: њен циљ и активности . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 1.2. Планирање набавке . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 1.3. Политика минималних, максималних и оптималних залиха . . . . 132 1.4. Истраживање тржишта добављача . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 1.5. Критеријуми за избор најповољније понуде и добављача. . . . . . 140 1.6. Поручивање робе . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 1.7. Евиденција и анализа набавке. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

6

2. ПРОЦЕДУРА ПРОДАЈЕ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 2.1. Продаја, њен циљ и активности . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 2.2. Истраживање тржишта купаца . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 2.3. Израда понуде. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 2.4. Израда налога за издавање робе, отпремнице и рачуна. . . . . . . . 166 2.5. Остала документација у купопродајним односима . . . . . . . . . . . . . 170 3. ИЗРАДА ТИПСКИХ УГОВОРА О ПРОДАЈИ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

АРХИВИРАЊЕ И КЛАСИФИКАЦИЈА АРХИВСКЕ ГРАЂЕ

уџ

бе н

ик е

1. ПОЈАМ АРХИВСКЕ ГРАЂЕ И ЗНАЧАЈ АРХИВИРАЊА . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 2. ВРСТЕ ДОКУМЕНАТА И РОКОВИ ЧУВАЊА. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 3. КЛАСИФИКАЦИЈА ДОКУМЕНАТА . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 3.1. Начин класификовања архивске грађе . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 3.2. Распоређивање архивске грађе . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 4. ОЗНАЧАВАЊЕ АРХИВСКЕ ГРАЂЕ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 5. ЧУВАЊЕ, СМЕШТАЈ И ОДРЖАВАЊЕ АРХИВСКЕ ГРАЂЕ . . . . . . . . . . . . . . 202 6. ЕЛЕКТРОНСКО ПОХРАЊИВАЊЕ АРХИВСКЕ ГРАЂЕ И ДОКУМЕНАТА . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 ЛЕКСИКОН ПОЈМОВА . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

За

во

д

за

ЛИТЕРАТУРА. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

7

Предговор

За

во

д

за

уџ

бе н

ик е

Уџбеник Канцеларијско пословање написан је за потребе предмета Канцеларијско пословање за трећи разред средње школе образовног профила пословни администратор. Садржај уџбеника је примерен знању које су ученици стекли током двогодишњег изучавања материје из овог предмета. Настала је као резултат вишегодишњег рада аутора у наставној делатности. Ово је прва верзија уџбеника према новом наставном плану и програму за поменути предмет. У књизи је учињен напор да се савремене тековине и достигнућа из ове области објасне и прилагоде узрасту ученика ради коришћења у пословању предузећа. Након савладавања ове књиге, ученици ће се оспособити да самостално и ефикасно обављају пословне активности планирања, праћења и организовања канцеларијских активности. Такође, стећи ће неопходна знања за обављање административних послова у области набавке и продаје за потребе предузећа, као и вештине потребне за послове архивирања и класификације архивске грађе. Повезивањем теоријских и практичних знања у радном окружењу, ученик ће се оспособити да самостално обавља канцеларијске послове у предузећу. Аутори су, придржавајући се наставног плана и програма, уложили напор да јасно, разумљиво и у обиму предвиђеним планом програма изложе материју у складу с постављеним циљевима и исходима курикулума. У оквиру модула су поред основног текста дати примери, питања и задаци за вежбу ради провере знања, навођење ученика на размишљање и логичко закључивање. Кључни садржаји уџбеника Канцеларијско пословање су: • Модул I: Планирање, организовање и праћење канцеларијских активности – бави се питањем управљања временом, коришћењем интернета за прикупљање информација, употребом електронске поште у канцеларијском пословању, систематизацијом фајлова у одговарајуће фолдере, екстерним медијима за чување података, попуњавањем и прављењем образаца на рачунару, припремом презентација, организацијом састанака, службеним путовањем, појмом и сврхом исправа; • Модул II: Обављање административних послова у области набавке и продаје за потребе предузећа – бави се питањем набавке, планирања набавке, истраживања тржишта добављача, избора најповољније понуде и добављача, поручивања робе, евиденције у набавци, анализе набавке, продаје, истраживања тржишта купаца, израде понуда, израде налога за издавање робе, израде отпремнице и рачуна, израде типских уговора о

Планирање, организовање и праћење канцеларијских активности

во

д

за

уџ

бе н

ик е

продаји, остале документације у купопродајним односима и понашања у складу с добрим пословним обичајима; • Модул III: Архивирање и класификација архивске грађе – бави се питањем архивске грађе, врстом докумената и роковима чувања, класификацијом докумената, означавањем архивске грађе, чувањем, смештањем и одржавањем архивске грађе и електронским архивирањем података. Први модул уџбеника Канцеларијско пословање, који обрађује проблематику планирања, организовања и праћења канцеларијских активности резултат је рада аутора проф. др Јасмине Новаковић. Други и трећи модул истоименог уџбеника, који се баве питањем процеса набавке и продаје, као и проблемом архивирања, резултат је рада аутора Душице Миљановић. Аутори посебно захваљују на корисним сугестијама рецензентима овог уџбеника. Такође, надамо се да ће колеге које реализују наставу према овом уџбенику достављати корисне сугестије како би нова издања била квалитетнија, савременија и применљивија.

За

8

Аутори

Предговор

ик е

I.

ПЛАНИРАЊЕ, ОРГАНИ ЗОВАЊЕ И ПРАЋЕЊЕ КАНЦЕЛАРИЈСКИХ АКТИВНОСТИ

СА РЖАЈ

во

д

за

уџ

бе н

1. Управљање временом 2. Коришћење интернета за прикупљање информација 3. Употреба електронске поште у канцеларијском пословању 4. Систематизација фајлова у одговарајуће фолдере 5. Екстерни медији за чување података 6. Попуњавање и прављење образаца на рачунару 7. Припрема презентације 8. Организација састанака 9. Службено путовање 10. Појам исправе и њена сврха

За

КА А ЗАВРШИТЕ С ЧИТАЊЕМ ОВОГ ПОГЛАВЉА, ТРЕБАЛО БИ А МОЖЕТЕ А: 1. управљате временом користећи софтвере, планере, роковнике, гантограме; 2. користите интернет и друге изворе за прикупљање информација; 3. користите електронску пошту, познајете основна правила комуницирања имејлом, као и да систематизујете примљену и послату пошту у рачунару; 4. систематизујете фајлове у одговарајуће фолдере; 5. извршите периодичну електронску заштиту података; 6. направите и попуните обрасце за послове који се често понављају на основу датих елемената; 7. израдите различите видове презентација и представите их у складу с правилима презентовања; 8. израдите план активности за планирање, организовање и реализацију састанка, као и да саставите записник са састанка на основу датих елемената; 9. припремите план за организовање и реализацију службеног путовања, попуните путни налог и путни рачун, обрачунате путне трошкове и дневице; 10. израдите и попуните различите исправе.

9

10

1. Управљање временом Изгубљено злато може се наћи, изгубљено време никада. Кинеска пословица Ако немате времена да урадите нешто како треба, када ћете имати времена да то урадите поново? Џон Вуден (John Wooden)

1.1. Управљање временом

За

во

д

за

уџ

бе н

ик е

Управљање временом као универзалном категоријом није могуће. Време незаустављиво тече. Међутим, човек може да дефинише време које ће провести обављајући одређене активности. Може на основу расположивих ресурса да процени време потребно да се дата активност у потпуности реализује. У том смислу управљање временом у канцеларијском пословању дефинишемо као скуп следећих процеса: • Дефинисање активности, то јест препознавање канцеларијских активности које запослени мора да изврши како би се постигли одређени резултати.

• Одређивање редоследа активности, то јест препознавање међузависности канцеларијских активности.

• Процена потребних ресурса по активностима, то јест процењивање људи, опреме и материјала потребних за извршавање канцеларијских активности.

• Процена трајања активности, то јест процењивање временског интервала који је потребан за извршење сваке активности.

• Дефинисање временског плана, то јест анализа редоследа активности, потребних ресурса по активностима и трајања активности.

• Контрола временског плана, то јест контролисање и управљање променама у временском распореду канцеларијских активности. Планер

Прослеђивање обавеза

Распоред рада

Утврђивање приоритета Слика 1.1. Начин управљања временом

Одлагање обавеза

1. Управљање временом

У канцеларијском пословању управљање временом подразумева успостављање система управљања, најпре сопственим али и туђим временом. Запослени мора умети да планира своје активности у току дана, недеље, месеца и године како би остварио циљеве који су му постављени. У канцеларијском пословању основна мерна јединица за време је сат. Њиме се одређује радно време у току дана, планирају се дневне активности, одређује време почетка састанка и сл. Датум је такође важан у планирању рокова за извршавање одређених активности, нпр. планирање састанака, путовања или конференција. Начин управљања временом подразумева поступке за рационално коришћење времена (слика 1.1), а то су: израда планера и распореда рада, утврђивање приоритета, прослеђивање обавеза и одлагање обавеза.

ик е

1.2. Планирање дневних, недељних и месечних активности

За

во

д

за

уџ

бе н

На основу препознатих категорија активности на послу треба направити планове рада с роковима њиховог извршавања. Годишњи план рада треба да садржи основне, стратешке циљеве које треба испунити и оквирно време за њихово извршење у току календарске године. На основу годишњег плана треба правити месечне планове рада у којима се прецизирају конкретни циљеви и конкретне активности с роковима. На основу месечних планова праве се недељни планови у којима се наводе сатнице планираних активности, нпр. службена путовања или састанци с клијентима, сарадницима или надређенима. У месечним и недељним плановима треба да постоји листа послова које треба обавити. Треба тежити ка томе да се остваре сви циљеви, али је добро имати листу приоритета, како би се у случају непредвиђених околности остварили они битнији и хитнији. У припреми планова треба уважити искуства из претходних година. На крају месеца и године праве се извештаји у којима је назначено шта је од циљева остварено, а шта није. На основу анализе успешности пословања изводе се препоруке за наредни период, које треба уградити у нове планове. Веома је важно да се предвиди време потребно за поједине активности у плановима рада. Способност реалне процене времена стиче се искуством. Ако се редовно праве планови и извештаји у којима стоји планирано и утрошено време за одређену активност, онда је то добар пут да се изгради способност реалне процене времена за поједине активности. Месец (датум)/активност Стратешко планирање Рад на пројекту Састанци Анализа докумената Рад с корисницима Администрација Укупно време/месец

Укупно време/акт.

12 сати 44 8 36 36 24 160 сати

Слика 1.2. Алат за планирање месечних активности

11

Планирање, организовање и праћење канцеларијских активности

За потребе планирања месечних активности може се користити алат приказан на слици 1.2. На слици је дата листа активности за дати месец с процењеним укупним временом потребним за извршавање датих активности. Понедељак

Уторак

Среда

Четвртак

Петак

Укупно време/акт.

% времена

Стратешко планирање

0 сати

2 сата

0 сати

0 сати

1 сат

3 сата

7,5%

Рад на пројекту

3

2

2

2

2

11

27,5%

Састанци

1

0

0

1

0

2

5%

Анализа докумената

3

3

1

1

1

9

22,5%

Рад с корисницима

0

0

4

3

2

9

22,5%

Администрација

1

1

1

1

2

6

15%

Укупно време/дан

8 сати

8 сати

8 сати

8 сати

8 сати

40 сати

100%

бе н

ик е

Недеља (датум)/ активност

Слика 1.3. Алат за планирање недељних активности

во

д

за

уџ

На основу планираних месечних активности, планирају се недељне активности. На слици 1.3. дат је алат за планирање недељних активности, при чему су наведене активности по данима, број сати предвиђен за одређену активност у оквиру дана, као и укупно време по одређеној активности недељно изражено у апсолутној вредности и процентуално. Да би се планирале недељне активности, потребно је: • направити табелу као на слици 1.3, и у прву колону унети активности којима се посвећује време, док је у горњи ред потребно унети дане у недељи; • унети планирано време обављања активности у колону укупно време/ акт., а затим потребно време расподелити по данима у недељи.

За

12

7,5% 15%

5%

27,5%

22,5%

Стратешко планирање Рад на пројекту Састанци Анализа докумената Рад са корисницима Администрација

22,5%

Слика 1.4. Планирана организација времена за дату недељу

1. Управљање временом

Као алат за полазну анализу времена можемо користити табелу дату на слици 1.3, само ћемо уместо планираног времена за поједине активности унети време стварно утрошено на те активности. На крају дана и на крају недеље, можемо да израчунамо колико смо сати заиста утрошили на сваку активност. Можемо да анализирамо резултате, тако што ћемо укупно време проведено на свакој појединачној активности поделити укупним временом проведеним на послу, тако да добијемо процентуалне податке.

5% 15%

20%

Стратешко планирање Рад на пројекту Састанци Анализа докумената Рад са корисницима Администрација

27%

ик е

8%

бе н

25%

уџ

Слика 1.5. Тренутна организација времена за дату недељу

направити прелиминарну верзију плана; представити план; добити сагласност за његову реализацију

3 сата

д

израда пројекта; дискусија око кључних елементата пројекта с члановима тима

За

Рад на пројекту

Укупно време/ акт.

во

Стратешко планирање

Кључне активности

за

Активност с посебним циљем

Састанци

заказати састанак с директором; заказати састанак са запосленима; заказати састанак с члановима тима

Анализа докумената

анализа улазних докумената; анализа излазних докумената

Рад с корисницима

уговорити почетни састанак; наставити контакт с корисником

Администрација

обрадити фактуре; одговорити на имејлове; прегледати извештаје о трошковима

11 2 9 9 6 сати

Слика 1.6. Алат за анализу активности и потребног времена

Можемо да направимо и кружни дијаграм који визуелно приказује како је проведено време претходне недеље. Можемо да упоредимо резултате које смо добили приликом планирања недељних активности (слика 1.4) с оним о стварно утрошеном времену (слика 1.5). Ако постоје знатнија одступања, треба покушати наћи разлог за то. Добијене резулате упоредне

13

Планирање, организовање и праћење канцеларијских активности

анализе треба искористити да следећи пут боље испланирамо дневне и недељне активности. Време

Понедељак

Уторак

9:00–10:00 10:00–11:00

Рад на пројекту

Среда

Стратешко планирање

Четвртак

Петак

Рад на пројекту

Рад на пројекту

Стратешко планирање

Анализа докумената

Састанци

11:00–12:00 Рад на пројекту 12:00–13:00

Анализа докумената

Састанци Рад с корисницима

14:00–15:00

Анализа докумената

ик е

13:00–14:00 Анализа докумената

16:00–17:00 Администрација

Администрација

бе н

15:00–16:00

Рад с корисницима

Администрација

Администрација

Рад на пројекту Анализа докумената Рад с корисницима Администрација

Слика 1.7. Алат за планирање дневних активности

во

д

за

уџ

Још једна варијанта приликом планирања недељних активности је оставити рубрику за непредвиђене околности, и да она износи нпр. 10%. У том случају, ако су одступања већа од 10%, треба анализирати утрошено време и утврдити с којим активностима имамо највећа одступања и који је разлог за то. Слика 1.6. приказује алат за детаљнију анализу активности и потребног времена. На слици се детаљно разрађују активности наведене на слици 1.3. тако што се за сваку активност дају њене кључне активности с њиховим описом. Ова детаљна анализа активности може се користити у планирању дневних активности. На слици 1.7. приказан је алат за планирање дневних активности, при чему су наведене планиране активности у току дана и време предвиђено за њихово извршавање. При планирању дневних активности треба применити напред наведене методе и поступке за ефикасну израду временског распореда активности, посебно уважавајући доделу приоритета активностима.

За

14

1.3. Софтвери, планери, роковници и друга средства за планирање активности За управљање радним временом и његово планирање могу се користити софтверски програми, планери, роковници и друга средства за планирање активности. Алати за планирање месечних, недељних и дневних активности приказани на сликама од 1.2. до 1.7. могу да се прилагоде било ком типу планера, роковника или софтверског решења.

1. Управљање временом

во

д

за

уџ

бе н

ик е

Софтвер за управљање и планирање радног времена намењен је планирању активности и садржаја активности у оквиру радног времена, а у одговарајућем временском периоду. Ова функција је настала интеграцијом календара и планера активности. Календар је истоветан уобичајеном роковнику, који се користи за планирање и распоред састанака, посета, консултација, путовања и осталих пословних активности. Планер активности често обухвата и могућност краткорочног и дугорочног планирања радног времена једне или више организационих целина. Софтвер за управљање радним временом и његово планирање треба у потпуности да одговара потребама, да буде функционалан, лак за коришћење, да има могућност дељења заједничких календара, приступ интернету и мобилним уређајима, SMS нотификацију и тако даље. Такође, он треба да омогући управљање активностима, могућност уноса активности и чекирања да ли су оне завршене или нису. На тржишту постоји велики избор решења. Да би се одредило који је софтверски програм најбољи за одређене потребе, потребно је прибавити што више информација о расположивим опцијама. Информације је могуће потражити на интернету, као и код стручњака за дату област. Такође, битно је које софтверско решење постоји, или ако није постојало, који начин рада се раније користио у фирми. Од запослених се могу затражити препоруке у вези с раније коришћеним методама планирања. Осим тога, могу се проучити стручни часописи и истражити софтверска решења која се нуде на тржишту. При избору софтвера за управљање и планирање радног времена треба водити рачуна о: • предностима и недостацима сваког решења, • радним навикама запослених, то јест наклоности одређеној методи.

За

Помоћу оквира за поређење, може се оценити софтвер за управљање и планирање радног времена који је узет у разматрање. При томе се може користити оквир за поређење наведен у табели 1.1. Након избора одговарајућег софтверског програма, запослени треба да добије одговарајућу обуку ако није довољно упознат с његовим коришћењем. При томе, треба имати у виду да софтверски програм није непогрешив. Он неће моћи да уочи нелогичност временске динамике која је испланирана и утврђена. У случају да у радној организацији не постоји софтвер за управљање радним временом и његово планирање, могу се користити класични планери и роковници. Планери и роковници могу се користити за планирање дневних, недељних и месечних активности, нпр. распоред састанака, посета, консултација, путовања и осталих пословних активности. Најпогодније су планери и роковници с механизмом за уметање и вађење листова. У роковнику се, поред планирања времена, записују и краткорочни и дугорочни пословни циљеви, значајни датуми и сл.

15

Планирање, организовање и праћење канцеларијских активности

Табела 1.1. Оквир за поређење софтверских решења Рангирање софтверских пакета који су узети у разматрање, а на основу наведених критеријума:

Софтверски пакети не да

1. Утврђују динамику реализације?

2. Приказују динамику реализације у календару, предвиђајући викенде и нерадне дане?

3. Дефинишу различите сценарије за планирање одговора на ванредне ситуације и за промену временске динамике?

4. Проверавају да ли динамика реализације подразумева превише посла за појединце или групе?

6. Омогућавају преглед информација на екрану пре штампања?

ик е

5. Омогућавају израду и измене гантограма?

бе н

7. Стварају унапред програмиране, једноставне и прегледне извештаје који су потребни?

9. (други критеријуми осим наведених)

уџ

8. Имају функције да извештаје прилагоде потребама различитих корисника?

во

д

за

Добро је да на једној страници постоји годишњи распоред, где ће се унапред записивати значајнији датуми догађаја чије тачно време одигравања у будућности већ знамо. У роковнику се одређују и листови за планирање свих месечних активности које се једноставно набрајају. На посебном листу се набрајају недељне активности, и добро би било да се разврстају по различитим пословним активностима. Дневни планер садржи с једне стране сатницу, а са друге празан лист за белешке у вези с различитим догађајима у току дана.

За

16

1.4. Гантограм

Постоји неколико метода и техника које помажу у процесу израде временског плана, а једна од најпопуларнијих је гантограм. Гантограм је једна од најједноставнијих метода планирања, и представља графички приказ одвијања одређених задатака у времену. Гантограм показује трајање и хронолошки редослед задатака или активности. Добио је назив по америчком инжењеру и научнику Хенрију Ганту, који је први увео ову методу. Гантограми пружају стандардни формат за представљање активности и њихових почетних и завршних датума у формату календара. Поред тога, гантограм приказује међузависност и редослед појединих активности. Гантограм је дијаграм који се састоји од координатног система, у коме је на апсциси време (минут, сат, дан итд.), а на ординати су активности по

1. Управљање временом

бе н

ик е

којима се поједини радни налози одвијају, с временом почетка и завршетка сваке активности. Утврђивању редоследа активности претходи разматрање могућих зависности међу активностима. Међузависност указује на редослед активности. Да ли се једна активност мора завршити пре него што друга почне? Да ли се може обављати неколико активности истовремено? Да ли се неке активности могу преклапати? Кораци у изградњи гантограма су: • навести све активности, једну испод друге; • направити временску скалу која обухвата период од почетка до рока завршетка; • нацртати правоугаоник за прву активност од почетног датума активности до датума када се процењује да ће активност бити завршена; • нацртати по правоугаоник за сваку од преосталих активности, бринући о томе да зависне активности отпочну на датум када се завршавају раније, зависне активности или после тог датума; • за независне активности, нацртати правоугаонике с проценом трајања коју дају људи који обављају и надгледају посао; • у складу с потребама, кориговати процену трајања различитих активности, тако да се целокупан посао заврши у року или пре рока.

Активности

1.3–6.3

7.3–15.3

16.3–20.3

21.3–31.3

01.4–05.4

06.4–15.4

д

Набавити опрему

за

уџ

На слици 1.8. приказан је гантограм за пројекат инсталирања нове рачунарске опреме.

во

Поставити опрему Тестирати опрему

За

Активирати нову опрему Поновити тестирање

Избацити стару опрему из употребе Слика 1.8. Гантограм за пројекат инсталирања нове рачунарске опреме

По вертикалној оси приказане су активности, а по хоризонталној оси временски периоди потребни за њихову реализацију. Анализирајући временске периоде за које треба да се реализују активности приказане на слици 1.8, можемо уочити да се неке активности реализују самостално, а неке активности се у одређеном временском периоду преклапају. Гантограм служи да се створи слика о томе шта мора да се уради, колико ће одређена активност трајати и према ком редоследу ће се активности спроводити. Гантограми се једноставно израђују, лако се читају, и омогућавају да се једноставно комуницира у вези с тим шта треба да се уради у одређеном временском оквиру. Гантограм омогућује идентификацију и повезивање задатака, иако су они некада садржајно независни. Такође,

17

Планирање, организовање и праћење канцеларијских активности

омогућава људима да брзо схвате задатак и скраћује време израде временског плана.

1.5. Додела приоритета радним активностима

бе н

ик е

Пред нама је увек велики број циљева и жеља. Дневни, недељни, месечни, годишњи распоред активности састоји се од више задатака које треба обавити у одређеном времену. Не могу се сви циљеви и све жеље остварити. Стога их разврставамо по важности коју за нас имају. Метода за планирање и управљање временом, које су свесни сви успешни менаџери, јесте метода доделе приоритета радним активностима. Важнијим циљевима даје се приоритет, што значи да се активности прво усмеравају на остваривање приоритетних циљева. Рационално коришћење времена израз је који се користи да се означи стратегија планирања активности за постизање најважнијих циљева. У овом се делу разматра неколико начина за организирање активности по листи приоритета.

1.5.1. ABC систем

во

д

за

уџ

ABC систем је најједноставнија, интуитивна и у пракси најчешће примењивана метода организације листе приоритета активности. Овај систем разврстава активности које треба обавити у три приоритетне групе, додељујући им приоритетне вредности A, B, односно C. Задаци који се по сваку цену морају обавити, и за које су временски рокови за довршење врло хитни означавају се приоритетном вредношћу A. Завршени задаци с приоритетном вредношћу A доносе знатну пословну добит, док би остављени недовршени узроковали озбиљне неповољне последице. Задаци који су битни, али рок за њихово довршење није хитан у оној мери као што је то случај код задатака с A приоритетом јесу задаци означени приоритетним вредностима B. Извршење задатака B може се накратко одгодити, али они врло ускоро могу постати хитни за извршавање, то јест попримити приоритетну ознаку A. Задаци који се могу одгодити без већих последица представљају приоритетну групу C. Ако постоји крајњи рок њиховог довршења, задаци C могу с временом попримити B, односно A ознаке приоритета. Систем индексних картица представља једну од практичних примена ABC система. Свакој радној активности треба наменити по једну картицу, тзв. индексну картицу. Активност или задатак који треба обавити испише се на тој индексној картици. Након тога се картице ставе на сто или сличну површину и приступа се додели приоритета картицама, односно задацима. Добра страна овог система је што више људи може на једноставан начин да додељује приоритете задацима, што може бити корисно за задатке у којима се ангажују групе људи. Након доделе приоритета задацима, картице се могу распоредити у регистар задатака. Тако, на пример, ако картице представљају месечни приоритетни распоред активности, ефикасно их је распоредити у регистар с

За

18

1. Управљање временом

ик е

тридесет једном преградом. Сваки дан у месецу има по једну преграду регистра, а картице у појединачној прегради су задаци које треба обавити у том дану. Још једна верзија ABC система је систем прилагођавања понашања. За разлику од ABC система, ова метода не претпоставља унапред доделу приоритета радним активностима, већ се заснива на вредновању ефикасности доделе приоритета из претходног раздобља. Тако нпр. преиспитивањем ефикасности начина доделе приоритета из претходног дана, додељују се приоритети активностима за следећи дан. Ако су уочени недостаци или могућности побољшања начина доделе приоритета претходног дана, та се запажања узимају у обзир приликом следеће доделе приоритета. Метода прилагођавања понашања сама по себи не укључује меру уштеде времена, али прилагођавање понашања приликом управљања временом резултује знатним уштедама у времену.

бе н

1.5.2. Систем вредновања активности

За

во

д

за

уџ

„Време је новац“ јесте начело система вредновања радних активности. Потребно је сачинити листу активности које треба извршити, а затим сваку од тих активности вредновати према користи коју њено извршење доноси. Овај систем не претпоставља нужно финансијску природу доделе вредности, већ може укључивати и друштвену, емоционалну, личну корист или неки други облик виђења користи. По обављеном вредновању, активности се слажу у временски распоред почевши од оних које доносе највише користи. Верзија система вредновања активности је систем израде листе активности које се неће обављати. Ако се ове активности избаце из временског распореда, може се избећи знатно, а непотребно трошење времена. У овом систему на листи активности које не треба обавити налазе се активности ниског приоритета, активности које се могу или их треба проследити неком другом да их он обави и сл.

1.6. Праћење остварења планираних активности Циљ контроле спровођења временског плана јесте утврђивање статуса временског плана, фактора који узрокују промене у временском плану, утврђивање промена насталих на временском плану и управљање променама које настају. Битно је да се поставе реални циљеви у погледу рокова и остави простора за непредвиђене ситуације које могу настати током реализације. Организатор мора разумети временски план, као и разлоге због којих активности јесу или нису на правом путу да се реализују, како би се могло активно приступити испуњавању постављених циљева. Као пример наводимо табелу 1.2., која приказује контролну листу за праћење остварења планираних активности.

19

Планирање, организовање и праћење канцеларијских активности

Табела 1.2. Контролна листа Контролна листа за праћење остварења планираних активности

Да

Не

1. Можете ли да завршите активности које сте испланирали за једну недељу?

2. Да ли имате реалне планове за активности које нису завршене?

3. Можете ли прецизније да процените време потребно за обављање појединих активности?

4. Може ли се смањити време планирано за активности које нису везане за основне приоритете?

ик е

Чек листа је врста помоћи која се користи како би се смањиле грешке које могу да настану због ограничености људског памћења и пажње. Чек листа у овом случају представља за запосленог додатну контролу како пропуста у извршавању пословних активности не би било. У табели 1.3. дата је чек листа за проверу урађених дневних пословних активности.

бе н

Табела 1.3. Чек листа за дневне пословне активности Дневне активности

Урађено

Састанци

уџ

Рад на пројекту

Анализа докумената

за

Рад с корисницима

д

Администрација

во

Подсетници служе да на време опомену када треба нешто да се уради, како се не би заборавиле кључне пословне активности. Подсетници могу да опомену на било коју планирану пословну активност у листи дневних, месечних, недељних или годишњих планова. Електронски вид подсетника

За

20

Слика 1.9. Календар Google с подсетником

1. Управљање временом

омогућава унос текста подсетника, избор датума и времена када се активира аларм и начина на који се шаље порука (SMS нотификација, искачући екран на монитору, електронска пошта и сл.). Календар Google омогућава да се не забораве важне обавезе. На слици 1.9. приказано је подешавање за обавезе које се понављају периодично, а подсетник можемо добити имејлом или искачућим екраном на монитору.

1.7. Извештај о раду

бе н

ик е

Сврха извештаја о раду је да се прикаже оствареност плана рада, а на основу приказа реализованих активности у одређеном периоду времена (дан, месец, квартал или година). Извештај, поред планираних пословних активности које су и реализоване, треба да садржи и листу активности које су планиране а нису реализоване, ако такве активности постоје. За нереализоване активности треба назначити разлоге због којих се с њима касни, као и временски период када се очекује њихово привођење крају. У табели 1.4. приказана је листа свих активности планираних и реализованих у једном временском периоду.

уџ

Табела 1.4. Листа активности с приказом реализованих и нереализованих активности Врсте активности

Реализовано +

Издавање одговарајућих исправа

+

Административни послови

+

Активности за реализацију службеног путовања

+

Учешће у припреми, присуство на седници и израда одлука

+

Поступци јавних набавки мале вредности

+

Организовање рада помоћно-техничког особља

+

Сви други послови по налогу директора

+

За

во

д

за

Набавка канцеларијског материјала

РЕЗИМЕ 1. Управљање временом у канцеларијском пословању дефинишемо као скуп следећих процеса: дефинисање активности, одређивање редоследа активности, процена потребних ресурса по активностима, процена трајања активности, дефинисање временског плана и контрола временског плана.

2. Начин управљања временом подразумева поступке за рационално коришћење времена, а то су: израда планера и распореда рада, утврђивање приоритета, прослеђивање обавеза и одлагање обавеза.

21

Планирање, организовање и праћење канцеларијских активности

ик е

3. При планирању дневних, недељних и месечних активности треба применити методе и поступке за ефикасну израду временског распореда активности, посебно уважавајући доделу приоритета активностима.

4. Гантограм показује трајање и хронолошки редослед задатака или активности.

5. За управљање и планирање радног времена могу се користити софтверски програми, планери, роковници и друга средства за планирање активности.

6. Остваривање планираних активности може се пратити контролом временског плана, чек листама и подсетницима.

бе н

KЉУЧНИ ТЕРМИНИ

во

д

за

уџ

Годишњи план рада – садржи основне, стратешке циљеве које треба испунити и оквирно време за њихово извршење у току календарске године. Месечни план рада – садржи конкретне циљеве и конкретне активности с роковима за дати месец. Недељни план рада – садржи план у којем се наводи сатница планираних активности. Гантограм – показује трајање и хронолошки редослед задатака или активности. Чек листа – за запосленог представља додатну контролу како пропуста у извршавања пословних активности не би било. Подсетници – служе да на време опомену када треба нешто да се уради.

За

22

ПИТАЊА И ЗА АЦИ ЗА ВЕЖБУ 1. Објаснити појам управљања временом.

2. Који се поступци примењују за рационално коришћење времена?

3. Објаснити начин доделе приоритета радним активностима.

4. Шта представљају годишњи планови рада?

5. Објаснити поступак израде месечних планова рада.

6. Објаснити поступак израде дневних планова рада.

7. Навести и објаснити кораке у изградњи гантограма.

8. Чему служи софтвер за управљање и планирање радног времена?

9. Објаснити намену планера и роковника.

10. Објаснити сврху извештаја о раду.

1. Управљање временом

I вежба – додела приоритета радним активностима Циљ учења: Да ученици науче више о томе како да рангирају активности према приоритету. Потребно време: Око 10 минута.

ик е

Формирати списак обавеза једног вашег радног дана. Затим рангирати задатке према ABC систему и дати објашњење за сваки дати ранг. При томе користити ABC систем, где су активности разврстане у категорије: • A активности: битне и хитне, то јест задаци највећег значаја; • B активности: битне и нису хитне, то јест задаци средњег значаја; • C активности: нису битне и нису хитне, то јест задаци малог значаја.

II вежба – недељни план активности

бе н

Циљ учења: Да ученик научи више о томе како да изради недељни план активности. Потребно време: Око 15 минута.

Понедељак

Уторак

Среда

Четвртак

Петак

Укупно % времена време/акт.

За

во

д

за

Недеља (датум)/ Активност

уџ

Попунити табелу у наставку у складу с вашим недељним обавезама.

Укупно време/дан

Попунити табелу у наставку у складу с планом обавеза из претходне табеле и њиховим испуњавањем. Активност са посебним циљем

Кључне активности

Укупно време/ акт.

23

Планирање, организовање и праћење канцеларијских активности

III вежба – дневни план активности Циљ учења: Да ученик научи више о томе како да изради дневни план активности. Потребно време: Око 15 минута. Попунити табелу у наставку у складу с вашим дневним обавезама. Време

Понедељак

Уторак

Среда

Четвртак

Петак

9:00–10:00 10:00–11:00 11:00–12:00

ик е

12:00–13:00 13:00–14:00

бе н

14:00–15:00 15:00–16:00

уџ

16:00–17:00

за

IV вежба – гантограм

д

Циљ учења: Да ученик научи више о томе како да изради гантограм. Потребно време: Око 15 минута.

во

На слици 1.10. приказан је гантограм за пројекат увођења новог софтверског решења за праћење продаје. Потребно је израдити дати гантограм у Word-у користећи напред наведене кораке за његову изградњу.

За

24

Активности

3.5–07.6

8.6–22.6

23.6–1.7

2.7–30.7

31.7–8.8

9.8–20.8

Анализа корисничких захтева Анализа система Пројектовање система Писање кода Тестирање система Увођење система Обука корисника Слика 1.10. Гантограм за пројекат увођења новог софтверског решења за праћење продаје

21.8–1.9

1. Управљање временом

V вежба – лично планирање управљања временом Циљ учења: Ученици треба да размисле о томе како планирају да користе оно што су научили у делу посвећеном управљању временом. Потребно време: Око 15 минута. Ученици треба да одвоје неколико минута да попуне радни лист за лични план активности. Након тога, треба да поделе с другима оно што планирају да ураде како би уштедели време.

ик е

ЛИЧНИ ПЛАН АКТИВНОСТИ Најважније ствари које сам научио/ла о себи и о томе како користим своје време су: • ____________________________________________________________ • ____________________________________________________________

бе н

• ____________________________________________________________ • ____________________________________________________________

уџ

• ____________________________________________________________ На основу научених ствари, планирам да урадим следеће да бих смањио количину времена које расипам.

за

• ____________________________________________________________ • ____________________________________________________________

д

• ____________________________________________________________

во

• ____________________________________________________________

За

• ____________________________________________________________ Ради примене наученог, ово је моја листа онога што треба да урадим. Активности су поређане по приоритетима у односу на њихов значај, тако да су на врху листе активности највећег приоритета.

1. ___________________________________________________________ 2. ___________________________________________________________ 3. ___________________________________________________________ 4. ___________________________________________________________ 5. ___________________________________________________________ 6. ___________________________________________________________ 7. ___________________________________________________________ 8. ___________________________________________________________ 9. ___________________________________________________________ 10. ___________________________________________________________

25