rapport-101471

RÉPUBLIQUE FRANÇAISE DÉPARTEMENT DES YVELINES

DGA Ressources

Direction des Ressources Humaines et des Moyens Généraux

2018-CD-1-5745

DRH-Sous-Direction Environnement du Travail et Dialogue Social

Affaire suivie par : D. BIZOLLON Poste: 0139078036

RAPPORT AU CONSEIL DEPARTEMENTAL Séance du vendredi 30 mars 2018 POLITIQUE D01 RESSOURCES HUMAINES BILAN DE L'EXPÉRIMENTATION ET DÉPLOIEMENT DU TRAVAIL À DISTANCE

Au vu du bilan très positif de l’expérimentation du travail à distance, portant sur un panel de 143 agents, qui s’est déroulée entre les mois de mai et décembre 2017, il est proposé de déployer ce nouveau mode d’organisation du travail à l’ensemble des agents de la collectivité, dont les activités les rendent éligibles à ce nouveau dispositif.

Le Département s’est saisi de l’opportunité offerte par les dispositions du décret n° 2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature, pour s’engager dans un nouveau mode d’organisation du travail.

Le 31 mars 2017, l’Assemblée départementale a délibéré en faveur d’un projet d’expérimentation du travail à distance, cette notion regroupant le télétravail qui est exercé au domicile de l’agent et le travail en bureau distant (ou co-working), qui s’effectue dans des locaux appartenant au Département.

Débutée au mois de mai 2017, l’expérimentation s’est poursuivie jusqu’au déploiement du dispositif, objet du présent rapport.

1. Circonstances de l’expérimentation :

La sélection des expérimentateurs s’est faite par service, en fonction des activités « travaillées à distance », et non des postes, sauf ceux nécessitant une présence effective des agents (sécurité, accueil, agents des collèges par exemple) qui n’étaient pas éligibles au travail à distance.

La constitution du panel des expérimentateurs s’est faite sur la base du volontariat, les agents pouvant interrompre cette expérimentation à tout moment.

Lors de l’expérimentation, l’autorisation de travail à distance était limitée à un jour fixe par semaine.

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En dehors des activités non éligibles, les critères de sélection retenus étaient : - l’autonomie sur le poste ; - la relation de confiance entre le manager et l’agent ; - la maîtrise des outils informatiques ; - l’exercice des activités à temps complet (100%) sur 5 jours par semaine.

Les agents ont tous été dotés d’un pack matériel, composé d’un ordinateur portable, d’une souris, d’un microcasque et d’un téléphone portable. Les agents ont conservé un écran et un clavier à leur bureau professionnel.

La collectivité a pris en charge le coût du pack matériel informatique ainsi que la maintenance de celui-ci.

Des ateliers d’information ont été dispensés aux managers et agents expérimentateurs afin de les sensibiliser aux bonnes pratiques du travail à distance. Un guide du travail à distance leur a été remis. De plus, un groupe dédié a été créé sur le réseau social professionnel Yammer pour la communauté des expérimentateurs, favorisant le partage d’expériences et les échanges, et permettant à l’équipe projet le recueil d’observations, de difficultés ponctuelles, de propositions d’améliorations du dispositif, et l’apport de conseils.

L’expérimentation intégrant le travail en bureau distant, 6 sites de co-working ont été progressivement aménagés dans les locaux départementaux pour accueillir les agents ayant choisi ce mode d’organisation du travail : Rambouillet (TAD), Versailles (Hôtel du Département), Mantes-la-Jolie (TAD), Les Mureaux (Campus), Poissy (SAS), et Guyancourt (ALPHA).

2. Bilan de l’expérimentation :

Les chiffres clés de l’expérimentation :

- 143 expérimentateurs (107 femmes et 36 hommes) ; - 22 directions ; - 67 managers encadrant les agents expérimentateurs (dont 21 étaient également expérimentateurs) ; - 56% d’agents de catégorie A (62 femmes et 20 hommes), 37% encadrant et 63% n’exerçant pas de fonction d’encadrement ; 29% de catégorie B (31 femmes et 9 hommes) et 15% de catégorie C (14 femmes et 7 hommes) ; - 5 agents sur 143 ont pratiqué le co-working ; - 3 agents ont souhaité interrompre leur expérimentation au 31 décembre 2017.

Deux questionnaires adressés en décembre 2017 aux agents et aux managers expérimentateurs, ont permis de réaliser un bilan quantitatif et qualitatif de cette expérimentation. Les taux de participation élevés (respectivement 92,3 % et 73,1 %) légitiment la représentativité et la fiabilité des résultats obtenus :

- le travail à distance est une pratique appréciée par 97% des expérimentateurs et par 100% de leurs managers ; - 82,6% des expérimentateurs n’ont pas eu besoin de temps d’adaptation et 93,9% de leurs managers n’ont connu aucune difficulté d’organisation de leur service avec une journée par semaine de travail à distance ; - 51% des managers se disent prêts à augmenter le nombre de jours de travail à distance, et 72,7% des agents expérimentateurs souhaitent plus de flexibilité ; - 53,1% des managers estiment compatible l’ouverture du travail à distance aux agents à temps partiel.

3. Déploiement progressif à l’ensemble des agents :

Au vu des résultats du bilan, il est proposé de déployer ce nouveau mode de travail à l’ensemble des agents dont les activités sont compatibles avec un exercice à distance.

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Ne seront donc pas éligibles, les tâches nécessitant notamment : - la présence physique effective de l’agent dans le service ou sur son lieu de mission ; - l’accueil du public ou des agents dans le cadre de leurs missions ; - l’accomplissement de travaux portant sur des documents confidentiels ou des données à caractère sensible, dès lors que le respect de la confidentialité de ces documents ou données ne peut être assuré en dehors des locaux de travail ; - l’utilisation d’applications ou de logiciels faisant l’objet de restrictions d’utilisation à distance ou l’utilisation de matériels spécifiques non accessible en dehors du lieu de travail.

Les activités éligibles doivent pouvoir être regroupées en unité journalière de travail à distance.

Pour tenir compte du souhait formulé par la majorité des expérimentateurs d’une plus grande flexibilité et d’un plus grand nombre de jours travaillés à distance, il a été retenu le principe d’autoriser aux agents 6 jours de non présence sur site par mois, et d’ouvrir progressivement le dispositif aux agents exerçant à temps partiel.

Ces jours de non présence sont, soit des jours de travail à distance, soit des jours d’absence pour temps partiel.

A titre dérogatoire, le manager aura la possibilité d’accorder 2 jours supplémentaires maximum de travail à distance par mois, aux agents dont les activités le permettent.

Le déploiement progressif sera accessible : - dès le mois d’avril 2018 aux agents éligibles en formule 100% sur 5 jours ; - à compter de septembre 2018 aux agents à temps partiel 80% et 90%.

4. Modalités du déploiement généralisé :

Le dispositif sera le suivant : - les agents à temps complet 100% sur 5 jours pourront travailler à distance 4 jours fixes par mois et 2 jours variables à répartir dans le mois si le supérieur hiérarchique a validé cette modalité ; - les agents travaillant à 80% pourront travailler à distance 2 jours variables à répartir dans le mois si le supérieur hiérarchique a validé cette modalité ; - les agents à 90% pourront travailler à distance 4 jours par mois, avec une répartition de 2 jours fixes et 2 jours variables à répartir dans le mois si le supérieur hiérarchique a validé cette modalité.

Dans tous les cas, il y aura possibilité d’accord dérogatoire de 2 jours supplémentaires par mois.

N’ayant pas testé la notion de variabilité lors de l’expérimentation, celle-ci fera l’objet d’une étude jusqu’en septembre 2018 pour en mesurer l’impact dans les services. Si les résultats issus de ce bilan révèlent des réserves quant à son application sur le long terme, le dispositif pourra être revu et le principe de travail à distance sur 4 jours fixes finalement retenu.

Cette étude ne remettra pas en cause le déploiement aux agents à temps partiel à 80% et 90%.

Le détail des modalités de mise en place figurent dans le Guide du travail à distance qui sera remis à tous les agents dont la candidature aura été validée par leurs managers.

Sont ainsi notamment précisées : - les conditions de report au cours du mois ; - la composition du pack « matériel » permettant l’exercice du travail à distance et les conditions de sa maintenance; - l’absence de participation financière forfaitaire de l’employeur à la pratique du travail à distance ; - les conditions de préconisation du travail à distance sur prescription des médecins de prévention en dérogeant, si l’état de santé de l’agent le justifie, aux modalités habituelles ; - les conditions de la contractualisation de cette pratique.

Le travail à distance est désormais accessible aux nouveaux arrivants, une fois leur période d’essai ou de stage validée.

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La collectivité pourra avoir recours au travail à distance pour circonstances exceptionnelles dans les cas de force majeure (intempéries, pandémie, menace terroriste, pics de pollution, etc...).

Conformément aux termes du décret n° 2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature, le nombre de jours de présence des agents dans leur service ne peut pas être inférieur à 2 jours par semaine, et la durée d’autorisation du travail à distance est de 12 mois renouvelable.

En conséquence, si ces propositions vous agréent, je vous prie de bien vouloir adopter les termes de la délibération suivante :

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