REPUBLIQUE FRANÇAISE
DEPARTEMENT DES YVELINES
Convocation des élus par le Président le : 28/12/17 Transmission aux élus du rapport et du projet de délibération le : 12/01/18 Affichage le : 01/02/18 Transmission préfecture le : 31/01/18 AR Préfecture : N° : 078-227806460-20180126-lmc1101203-DE-1-1 Du : 31/01/18 Délibération exécutoire le : 01/02/18
2018-CD-4-5741.1
CONSEIL DEPARTEMENTAL Séance du vendredi 26 janvier 2018
POLITIQUE B06 PMI ET SANTÉ DES FAMILLES CONVENTION DE COOPERATION ENTRE LE DEPARTEMENT DES HAUTS-DE-SEINE ET LE DEPARTEMENT DES YVELINES RELATIVE A LA PLATEFORME TELEPHONIQUE CENTRALISANT LES APPELS EN MATIERE DE PROTECTION MATERNELLE ET INFANTILE ET DE PLANIFICATION FAMILIALE
LE CONSEIL DEPARTEMENTAL, Vu le code général des collectivités territoriales, et notamment ses articles L 3211-1, L 5111-1, L 5111-1-1 et R 5111-1, Vu l’ordonnance n°2015-899 du 23/07/2015 relative aux marchés publics et notamment son article 18, Considérant que le Département des Hauts-de-Seine a manifesté son souhait de rattacher ses services téléphoniques PMI/PF à la plateforme téléphonique des Yvelines, en contre partie du remboursement des coûts ainsi exposés. Vu le rapport de Monsieur le Président du Conseil départemental, Sa Commission Emploi, Affaires sanitaires, familiales et sociales entendue, Sa Commission des Finances, des Affaires européennes et générales consultée, APRES EN AVOIR DELIBERE AR Préfecture du : 31/01/18 N° : 078-227806460-20180126-lmc1101203-DE-1-1
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Article 1 : Est approuvée la passation d’une convention entre le Département des Hauts-de-Seine et le Département des Yvelines relative à la plateforme téléphonique centralisant les appels en matière de protection maternelle et infantile et de planification familiale, jointe en annexe. Article 2 : Sont approuvées les modalités de remboursement par le Département des Hauts-de-Seine, des frais de fonctionnement de la plateforme téléphonique pour la gestion des appels alto-séquanais, évalués aux frais réels pour les rémunérations des agents, et une quote-part de la rémunération du superviseur au prorata d’un nombre de téléconseillers respectifs et un pourcentage de la masse salariale des agents concernés pour l’ensemble des frais de gestion relatifs aux 4 postes de téléconseillers. Article 3 : Les recettes correspondantes seront imputées au chapitre 013, article 6419 et au chapitre 70, article 70878 du budget départemental.
Article 4 : M. le Président du Conseil départemental est autorisé à signer, au nom et pour le compte du Département, la convention visée à l’article 1. La présente décision ne pourra faire l’objet d’un recours pour excès de pouvoir devant le Tribunal administratif de Versailles au-delà d’un délai de deux mois à compter de sa publication.
AR Préfecture du : 31/01/18 N° : 078-227806460-20180126-lmc1101203-DE-1-1
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CONSEIL DEPARTEMENTAL Séance du vendredi 26 janvier 2018
CONVENTION DE COOPERATION ENTRE LE DEPARTEMENT DES HAUTS-DE-SEINE ET LE DEPARTEMENT DES YVELINES RELATIVE A LA PLATEFORME TELEPHONIQUE CENTRALISANT LES APPELS EN MATIERE DE PROTECTION MATERNELLE ET INFANTILE ET DE PLANIFICATION FAMILIALE Délibération ADOPTEE A L'UNANIMITE. Secrétaire : Nicolas DAINVILLE Président de la séance : Pierre Bédier. Votent POUR (41) : Jean-Noël Amadei, Catherine Arenou, Marie-Hélène Aubert, Philippe Benassaya, Sonia Brau, Philippe Brillault, Hélène Brioix-Feuchet, Nicole Bristol, Laurent Brosse, Pierre Bédier, Georges Bénizé, Anne Capiaux, Claire Chagnaud-Forain, Bertrand Coquard, Sylvie D'Esteve, Monsieur Nicolas Dainville, Olivier De la Faire, Madame Clarisse Demont, Cécile Dumoulin, Pierre Fond, Ghislain Fournier, Marcelle Gorguès, Marie-Célie Guillaume, Elisabeth Guyard, Janick Géhin, Josette Jean, Alexandre Joly, Didier Jouy, Joséphine Kollmannsberger, Michel Laugier, Olivier Lebrun, Guy Muller, Karl Olive, Jean-François Raynal, Laurent Richard, Alexandra Rosetti, Yann Scotte, Elodie Sornay, Laurence Trochu, Pauline Winocour-Lefevre, Cécile Zammit-Popescu. Procurations (10) : Hélène Brioix-Feuchet à Catherine Arenou, Georges Bénizé à Philippe Benassaya, Olivier De la Faire à Karl Olive, Cécile Dumoulin à Ghislain Fournier, Alexandre Joly à Nicole Bristol, Didier Jouy à Josette Jean, Michel Laugier à Laurence Trochu, Guy Muller à Sylvie D'Esteve, Jean-François Raynal à Pierre Bédier, Alexandra Rosetti à Pierre Fond.
AR Préfecture du : 31/01/18 N° : 078-227806460-20180126-lmc1101203-DE-1-1
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CONVENTION DE COOPERATION ENTRE LE DEPARTEMENT DES HAUTS-DE-SEINE ET LE DEPARTEMENT DES YVELINES RELATIVE A LA PLATEFORME TELEPHONIQUE CENTRALISANT LES APPELS EN MATIERE DE PROTECTION MATERNELLE ET INFANTILE ET DE PLANIFICATION FAMILIALE Entre les soussignés : Le Département des Hauts-de-Seine, représenté par Monsieur Patrick Devedjian, Président du Conseil départemental, agissant au nom et pour le compte de ladite collectivité en vertu d’une délibération de la Commission permanente du 22 janvier 2018, d’une part, Et Le Département des Yvelines, représenté par Monsieur Pierre Bédier, Président du Conseil départemental, agissant en vertu d’une délibération du Conseil départemental du 22 décembre 2017, d’autre part,
Vu le code général des collectivités territoriales, et notamment ses articles L 5111-1, L 5111-1-1 et R 5111-1, Vu l’ordonnance n°2015-899 du 23/07/2015 relative aux marchés publics et notamment son article 18,
PREAMBULE Si l’article L. 5111-1 du CGCT rappelle que les collectivités territoriales peuvent s’associer pour l’exercice de leurs compétences en créant des organismes publics de coopération dans les formes et conditions prévues par la législation en vigueur, il prévoit désormais également que « Des conventions qui ont pour objet la réalisation de prestations de services peuvent être conclues entre les départements, les régions, leurs établissements publics, leurs groupements et les syndicats mixtes ». L’article L. 5111-1-1 du CGCT vise les conventions conclues entre les départements, les régions, leurs établissements publics, leurs groupements et les syndicats mixtes qui ont pour objet « l’exercice en commun d’une compétence reconnue par la loi ou transférée à leurs signataires ». Cette coopération peut notamment s’organiser sous la forme d’une mise à disposition du service et des équipements existants d’un des cocontractants à la convention au profit d’un autre de ces cocontractants Conformément à l’article 18 de l’ordonnance n°2015-899 du 23/07/2015 relative aux marchés publics, celle-ci n’est pas applicable aux conventions de coopération entre pouvoirs adjudicateurs lorsqu’il s’agit de garantir que les services publics dont ils ont la responsabilité sont réalisés en vue d’atteindre des objectifs qu’ils ont en commun. Les Départements des Yvelines et des Hauts-de-Seine ont créé le 5 février 2016 un établissement public de coopération interdépartementale afin de mutualiser leurs actions chaque fois que cela se révèle possible et utile. Au-delà de cette structure, les deux collectivités se sont engagées dans une réflexion sur la mutualisation de moyens visant à disposer de services publics plus performants et moins coûteux. C’est dans ce cadre juridique que s’inscrit le projet de coopération entre les départements des Hauts-de-Seine et des Yvelines pour la mise en place d’une plateforme téléphonique en matière de protection maternelle et infantile, et de planification familiale. 1
En effet, depuis le 6 juin 2017, le Département des Yvelines a mis en place une plateforme téléphonique qui traite tous les appels concernant la protection maternelle et infantile (PMI) et la planification familiale (PF). La mise en place de cette plateforme contribue à l’amélioration de la relation au public et au développement de la qualité de service : - optimisation de l’accueil en séparant l’accueil physique (au niveau des centres) et l’accueil téléphonique (mutualisé) ; - recentrage des équipes sur leur cœur de métier en leur évitant de traiter des contacts téléphoniques à faible valeur ajoutée ; - augmentation du nombre d’appels décrochés et d’une réponse dès la première prise de contact : la plateforme vise un taux de décroché de 95% des appels ; - ouverture du service en continu alors que les centres sont fermés le midi. La coopération mise en place entre le Département des Yvelines et le Département des Hauts-de-Seine dans le cadre de la présente convention permettra à ce dernier de bénéficier d’un déploiement rapide, dans le courant du 1 er semestre 2018, de cette plateforme ainsi que de l’expérience du Département des Yvelines. Le recours à ce service mutualisé, au-delà du caractère innovant de la démarche et d’un objectif de maîtrise des dépenses publiques, marque également une nouvelle étape du rapprochement en cours de ces deux collectivités. Article 1 – Objet de la convention La présente convention de coopération définit les conditions dans lesquelles le Département des Yvelines met à disposition du Département des Hauts-de-Seine sa plateforme téléphonique centralisant les appels en matière de protection maternelle et infantile et de planification familiale. Les missions confiées à la plateforme téléphonique sont de : - répondre aux demandes d’information générale ; - proposer un rendez-vous pour les consultations en centre pour tous les professionnels (médecins, sagesfemmes, puéricultrices, psychologues, EJE, gynécologues ou conseillères conjugales, …) ; - orienter les appelants vers les partenaires pour les sollicitations qui ne relèvent pas du champ de la protection maternelle et infantile ou de la planification familiale. Article 2 – Durée de la convention La présente convention prendra effet à compter du 1er janvier 2018 et est conclue pour une durée de 3 ans, soit une échéance au 31 décembre 2020. Article 3 – Situation du personnel dédié au fonctionnement de la plateforme téléphonique Le personnel du Département des Yvelines actuellement affecté au fonctionnement de la plateforme demeure statutairement employé par le Département des Yvelines. Au 15 décembre 2017, ce service compte 7 agents dont 1 superviseur et 6 téléconseillers.
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Pour la réalisation de la coopération objet de la présente convention, 4 téléconseillers supplémentaires pour les Hauts-de-Seine viendront compléter l’équipe actuelle de la plateforme des Yvelines : ils seront recrutés par le département des Yvelines et seront placés sous la responsabilité du superviseur actuel. Le département des Hauts-de-Seine exercera une autorité fonctionnelle sur les téléconseillers dédiés à la prise en charge des appels alto-séquanais.
Article 4 – Modalités de fonctionnement de la plateforme téléphonique Pour la réalisation de la coopération objet de la présente convention, les 4 téléconseillers mentionnés à l’article 3 seront dotés par le Département des Yvelines d’un équipement informatique et téléphonique permettant le fonctionnement de la plateforme téléphonique et l’usage des outils bureautiques standard. Le Département des Hauts de Seine prend en charge toutes les adaptations nécessaires pour l’accès aux ressources informatiques qui lui sont spécifiques (GRC CD92). Afin de permettre la bascule automatique des numéros d’accueil de ses centres de PMI et de planification familiale vers la plateforme téléphonique, le Département des Hauts de Seine réalisera les scripts téléphoniques nécessaires en assurant la compatibilité avec l’infrastructure technique du Département des Yvelines. Article 5 – Conditions financières et modalités de remboursement Les frais de fonctionnement de la plateforme téléphonique font l’objet d’une évaluation selon les modalités suivantes : Frais pouvant faire l’objet d’un remboursement : - rémunération des 4 téléconseillers recrutés par le 78 : refacturation aux frais réels de la rémunération des agents concernés (ou des remplaçants en cas d’absence), - quote-part à l’encadrement du superviseur : au regard du périmètre identique de la mission pour les 2 départements et de la complexité de gestion de 2 équipes distinctes, il est demandé au département des Hauts-de-Seine de participer à hauteur de 50% de la rémunération du superviseur. Cette quote-part pourra être revue si la volumétrie d’appels des alto-séquanais était amenée à fortement augmenter. De plus, le département des Hauts-de-Seine s’engage à évaluer les conditions de recrutement des personnels en cas de fin anticipée de la convention. - Frais de gestion de 25% de la masse salariale des agents concernés, recouvrant l’ensemble des coûts directs et indirects liés au fonctionnement du service, sur la base d’un mémoire justificatif semestriel. Conformément aux dispositions de l’article R. 5111-1 du code général des collectivités territoriales, le remboursement des frais de fonctionnement du service s’effectue sur la base d’un coût unitaire de fonctionnement du service selon les données suivantes : -
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Frais annuels de personnels : o 4 ETP téléconseillers : 154 000 € o 0.5 ETP superviseur : 27 000 € Frais annuels de gestion : 45 250 €
Le coût unitaire de fonctionnement du service s’élève donc, à titre indicatif, à 56 562.50 € par téléconseiller, soit un total de 226 250 € par an. 3
Le remboursement par le Département des Hauts-de-Seine des frais correspondants s’effectuera sur la base d’un état annuel indiquant la liste des recours au service, établi par le Département des Yvelines, à la fin de l’année budgétaire. Article 6 – Dispositif de suivi et d’évaluation Les services en charge de la Petite Enfance des deux cocontractants, réunis en Comité de pilotage paritaire, se réunissent dans les deux premiers mois du lancement de l’exécution de la présente convention et au moins une fois par an durant son exécution. Le Comité de pilotage opère un suivi du déploiement de la plateforme téléphonique notamment en ce qui concerne les appels alto-séquanais, des recrutements effectués, du fonctionnement courant de la plateforme pour les missions objets de la présente convention. Le Comité de pilotage est également chargé de définir les modalités de contrôle des missions objets de la présente convention. Le compte-rendu des comités de pilotage est porté à la connaissance des Directeurs généraux adjoints en charge de l’action sociale des deux départements. Article 7 – Modification de la convention Toute modification de la présente convention fera l’objet d’un avenant approuvé préalablement par l’organe compétent des Départements.
Article 8 –Résiliation de la convention La présente convention prend fin au terme fixé à l’article 2. Elle peut également prendre fin à la demande d’une des parties cocontractantes, après un délai de 3 mois suivant la notification de la demande de résiliation à l’autre partie par lettre recommandée avec avis de réception.
Article 9 – Litiges Les parties s’engagent à rechercher, en cas de litige sur l’interprétation ou sur l’application de la présente convention, toute voie amiable de règlement avant de soumettre tout différend à une instance juridictionnelle. En cas de désaccord, les litiges seront soumis au tribunal compétent.
Fait à ……………………… en deux exemplaires originaux, le …………………………..
P/ le Département des Yvelines Le Président du Conseil départemental
P/ le Département des Hauts-de-Seine Le Président du Conseil départemental
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