لائحة بروتوكول العلاقات العامة حزب مستقبل وطن

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫حزب مستقبل وطن‬

‫بروتوكول العالقات العامة‬ ‫الالئحة التنظيمية الداخلية المنظمة لقواعد‬ ‫(االتيكيت‪ ،‬البرتوكول‪ ،‬المراسم‪ ،‬والمؤتمرات)‬

‫‪1‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫المحتويـــــــات‬ ‫م‬

‫البيان‬

‫الصفحة‬

‫‪1‬‬

‫كلمة السيد رئيس الحزب‬

‫‪3‬‬

‫‪2‬‬

‫كلمة السيد أمين العالقات العامة بالجمهورية‬

‫‪4‬‬

‫أوال‬

‫مقــــدمــــة السيـــاســى الــدبــــلـــوماســــى‬

‫‪5‬‬

‫ثانيا‬

‫التـــــــــعـــــــريــــــــفـــــات و المفاهـــــــــــيم‬

‫‪7‬‬

‫‪1‬‬

‫تعريف اإلتيكيت‬

‫‪8‬‬

‫‪2‬‬

‫تعريف البروتوكول‬

‫‪8‬‬

‫‪3‬‬

‫تعريف المراسم‬

‫‪9‬‬

‫‪4‬‬

‫العالقة بين االتيكيت و البروتوكول‬

‫‪9‬‬

‫ثالثا‬

‫مجاالت تطبيق االتيكيت و البروتوكول السياسى‬

‫‪10‬‬

‫‪1‬‬

‫اتيكيت المجامالت‬

‫‪11‬‬

‫‪2‬‬

‫اتيكيت المراسالت‬

‫‪17‬‬

‫‪3‬‬

‫اتيكيت المناسبات الرسمية‬

‫‪18‬‬

‫‪4‬‬

‫اتيكيت الزيارات غير الرسمية "المناسبات الخاصة "‬

‫‪23‬‬

‫‪5‬‬

‫اتيكيت توجيه الدعوة واالعتذار منها‬

‫‪26‬‬

‫‪6‬‬

‫اتيكيت االسبقية‬

‫‪28‬‬

‫‪7‬‬

‫اتيكيت التحية و المصافحة و التقديم والتعارف‬

‫‪33‬‬

‫‪8‬‬

‫اتيكيت الحديث واالستماع و اإلنصات والمتابعة‬

‫‪36‬‬

‫‪9‬‬

‫اتيكيت المائدة‬

‫‪41‬‬

‫‪10‬‬

‫اتيكيت المؤتمرات‬

‫‪45‬‬

‫‪11‬‬

‫اتيكيت اإلجتماعات‬

‫‪47‬‬

‫‪2‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫الســـادة أعضــاء الحــزب الكــــرام‪،‬‬ ‫تحية طيبة وبعد‪،‬‬ ‫كل عام وأنتم بألف خير‪ ،‬عام جديد نتمنى من المولى عز وجل أن يجعله عاما سعيدا متميزا على كافة األصعدة‬ ‫لمصرنا الحبيبة ولحزبنا القوى بكم‬ ‫ومع بداية العــــام‪ ،‬نصدر هذا البروتوكول الهــام بروتوكـــول العالقـــات العامــة والذى يعيننا جميعا على‬ ‫تمثيل الحزب بشكل أكثر فاعــلية في مختلف المناسبات‪ ،‬ويمكننا من زيادة ثــقة المواطنيــن بالحــــزب‬ ‫ولذا أتوجه بالشكر مقدما لحضراتكم على تفعيل البروتوكول في كافة التعامالت داخل الحزب وخارجه مع‬ ‫مختلف الهيئات والمؤسسات انطالقا من ثقتى الكاملة في حضراتكم لتطوير الحزب وتمثيله التمثيل المشرف‬ ‫الذى يثبت يوما عن يوم بأننا بحـــق‬

‫مستــقـبـل وطـــن‬ ‫رئيــس الحــزب‬ ‫م أشرف رشــاد عبد الحميد‬

‫‪3‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫السادة أعضاء حزب مستقبل وطن األفاضل‪،‬‬

‫تحية طيبة وبعد‪،‬‬ ‫كل األمانى الطيبة بمناسبة العام الميالدى الجديد ‪ 2018‬والذى تتشرف أمانة العالقات العامة في مستهله‬ ‫بإصدار هذا البروتوكول الذى أعده أعضاء األمانة بالحزب بشكل متكامل‪ ،‬مما يجعله أول اصدار حزبى من‬ ‫نوعه‪ ،‬وأتوجه بالشكر لجميع أعضــاء األمانة بالجمهــورية وأخص بالشكر د‪ .‬ايمـان السيــد حافـــظ‬ ‫و أ‪ .‬بسـمة محمد إبراهــيم للمجهود الكبير في اعداد البرتوكول‪ ،‬الذى سيكون فعاال فقــط بجهود حضراتكم‬ ‫لتحقيق المرجو منه‪ ،‬وهو التمثيل األكثر فاعليه للحزب وأعضاءه بمختلف المناحى‪.‬‬ ‫ونؤكد على أن األمانة تسعد دوما باستقبال آرائكم ومقترحاتكم بمقرات الحزب بالمحافظات وبمقر األمانة‬ ‫العامة بالقاهرة او على البريد االلكترونى‬

‫‪publicrelations.mwatan@gmail.com‬‬

‫لتحقيق التحسن والتطوير‬

‫المستمر والعمل سويا نحو مستقبل وطن أفضل‪.‬‬ ‫وتفضلوا بقبول فائق االحترام والتقدير‬ ‫أمين العالقات العامة‬ ‫م‪ /‬محمـــد علــى الضبـــع‬

‫‪4‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫الباب األول‬

‫مقدمة السياسى الدبلوماسي‬

‫‪5‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫يتمتع السياسى الدبلوماسى باالركان الثالث التالية مجتمعين‪:‬‬ ‫المظهر الخارجى‬

‫جوهر الشخصية الدبلوماسية‬

‫السلوك السياسى الدبلوماسى القويم‬

‫أنيق‬

‫فصاحة اللسان ‪ -‬التمكن‬

‫اللسان العفيف – رقى االخالق‬

‫حسن المظهر‬

‫الكاريزما السياسية‬

‫احترام االخرين ‪ -‬الذكاء االجتماعى‬

‫اللقب الحسن‬

‫االخالق الفاضلة – حسن السمعة‬

‫التواضع ‪ -‬الثقة – الحديث الجيد الراقى‬ ‫الصدق – حسن و سريع التصرف‬

‫• احترام قواعد البروتوكول هى الخط الدفاعي األول لحماية العالقات الدبلوماسية والسياسية‪ ،‬القواعد‬ ‫ليست جامده ومتغيره طبقا ً للموقف والحالة‪ ،‬فعلينا تقييم التفاصيل في كل حالة التخاذ الموقف الصحيح‪.‬‬ ‫• ألن العالقات الدبلوماسية هي أداة إلدارة العالقات السياسية‪ ،‬فإن هذه األداة قد وضعت لها القواعد التي‬ ‫تكفل لها تحقيق تلك الحماية ‪.‬‬ ‫• متانة العالقات الدبلوماسية تكون أكثر أهمية كلما توترت العالقات السياسية‪ ،‬حيث تستخدم العالقات‬ ‫الدبلوماسية في معالجة األزمات بين الدول‪ ،‬كذلك الحال للنظام السياسى الداخلى للدولة بين األحزاب‬ ‫والمؤسسات الداخلية فى الدولة الواحدة‪.‬‬ ‫ونحن نسترشد بتلك النقاط التالية لإللتزام بالسلوك القويم الراقى المتحضر فى‪:‬‬ ‫• بناء العالقات البينية لحزب مستقبل وطن و المؤسسات االخرى سواء (سياسية‪ ،‬اقتصادية ‪ ،‬اجتماعية ‪،‬‬ ‫ثقافية‪ ) ..‬من جهة‬ ‫•‬

‫صناعة كادر سياسى مثقل بأبعاد دبلوماسية من جهة أخرى ‪.‬‬

‫‪6‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫الباب الثانى‬

‫التعريفـــــات و المفاهـــــــــــيم‬

‫‪7‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫الفصل األول‪ :‬اإلتيكيت‬ ‫• "فن الخصال الحميدة" أو "السلوك بالغ التهذيب ‪ -‬آداب التعامل " ‪.‬‬ ‫• تتعلق قواعد االتيكيت بآداب السلوك‪ ،‬األخالق‪ ،‬الصفات الحسنة والمجاملة التى تعد فن اإلرضاء لكى‬ ‫تعطى فكرة حسنة عن صاحبها‪.‬‬ ‫• يضم االتيكيت مجموعة القواعد والمبادئ المكتوبة‪ ،‬وغير المكتوبة‪ ،‬والتي تنظم المجامالت واألسبقية‪،‬‬ ‫ومختلف المناس بات والحفالت والمآدب الرسمية واالجتماعية‪ ،‬وهذه القواعد والمبادئ تدل على الخلق‬ ‫القويم الذي يجمع بين الرقي‪ ،‬البساطة‪ ،‬والجمال‪.‬‬ ‫• االتيكيت هو فن له قواعد غنية وثرية ال تترك مجاأل وإال وتطرقت إليه‪ ،‬فهى قواعد تحكم جميع‬ ‫تعامالت الشخص‪ ،‬سلوكه‪ ،‬وترتقى بحياته لألفضل‪ ،‬وتنقله لمستوى عال من الرقى والتحضر‪ ،‬وتقدم‬ ‫صورة إيجابية عنه لدى األخرين‪.‬‬

‫الفصل الثانى‪ :‬البروتوكول‬ ‫• هو مجموع قواعد السلوك الرسمية وغيرالرسمية التى تستخدمها الدول وممثليها فى العالقات مع‬ ‫نظرائهم‪ ،‬أى اللباقة والمهارة اللتين يتحلى بهما اإلنسان فى عالقاته األجتماعية‪ ،‬ويعنى ذللك بأنه‬ ‫مجموعة القواعد السلوكية المتحضرة أو نظام يتفق عليه فى السلوك أوالتنفيذ‪.‬‬ ‫• محصلة لمجموع اإلجراءات والتقاليد وقواعد اللياقة التي تسود المعامالت واالتصاالت الدولية‪ ،‬كما تقوم‬ ‫تنفيذاً للقواعد و األعراف الدولية والعامة‪.‬‬ ‫• مجموعة من القوانيين والعادات‪ ،‬التقاليد والسلوكيات المتفق عليها فى المجتمعات ( الكبيرة والصغيرة )‪.‬‬ ‫• البروتوكول بمعناه الواسع هو ‪ ..‬الدبلوماسية بمعناها الضيق‪.‬‬

‫‪8‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫الفصل الثالث‪ :‬المراسم‬ ‫• هى القواعد أو التقاليد المتبعة فى تنظيم االحداث الخاصة‪.‬‬ ‫• تقترن المراسم بالتشريفات فكليهما مرتبط باألخر‪ ،‬فالمراسم ترتبط بأحداث يتفاعل خاللها أفراد من‬ ‫مستوى وطبقة معينة‪ ،‬هؤالء االفراد بحاجة لمن يستقبلهم ويرحب بهم‪ ،‬لذا اقترن كل المفهومين ببعضهم‬ ‫بعض‪ ،‬و يظهر اتباع المراسم فى‪:‬‬

‫▪‬ ‫▪‬ ‫▪‬ ‫▪‬ ‫▪‬

‫تنظيم و إعداد برامج زيارات الرسمية (الوفدية ‪ -‬الفردية)‪.‬‬ ‫مراسم االستقبال و المرافقة و الوداع للوفود‪.‬‬ ‫إعداد قائمة باألعياد الوطنية‪ ،‬القومية‪ ،‬الدينية‪ ،‬والمناسبات االجتماعية‪.‬‬ ‫التجهيزات الخاصة بالحفالت‪ ،‬المؤتمرات‪ ،‬الندوات‪ ،‬ومآدب الطعام‪.‬‬ ‫تحديد االسبقيات‪ ،‬مراعاة القواعد والتقاليد الرسمية المتبعة‪.‬‬

‫الفصل الرابع‪ :‬العالقة بين البروتوكول واالتيكيت‬ ‫• هي العالقة ما بين العام والخاص او ما بين المجمل والتفصيل‪.‬‬ ‫• مراعاة القواعد البرتوكولية ال تقتصر فقط علي العالقات الدبلوماسية مابين الدول والحكام‪ ،‬الرؤساء‪،‬‬ ‫والسفراء فى المناسبات الرسمية على مستوى المجتمعات الراقية فحسب‪ ،‬بل تمتد إلى العالقات السياسية‬ ‫واالجتماعية والمهنية‪.‬‬ ‫• البروتوكول كمثال هو اإللتزام بالزى الرسمى فى حفلة رسمية‪ ،‬اما اإلتيكيت هو التفاصيل المتعلقة بذلك‬ ‫الزى الرسمى ( لون الزى – التصميم ‪ -‬نوعية القماش) ‪.‬‬

‫‪9‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫الباب الثالث‬

‫مجاالت تطبيق قواعد االتيكيت والبروتوكول السياسى‬

‫‪10‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫الفصل األول‪ :‬اتيكيت المجامالت‬ ‫اوالا‪ :‬التهانى و التبريكات‬ ‫التهانى المستمرة فى المناسبات من أهم أدوات بناء وتطوير وحماية العالقات والحفاظ عليها‪ ،‬وليس هذا‬ ‫فقط بل انها اسلوب مميز و راقى لتجاوز الخالفات ان وجدت (التصالح المستتر)‪.‬‬

‫مادة (‪ )1‬يتم حصر المناسبات التى تمر بها المؤسسات واألفراد ويتم إعداد قائمة بها تحتوى‬ ‫على‪:‬‬ ‫• األعياد الوطنية و الثورات و االنتصارات ‪:‬‬ ‫(انتصار أكتوبر‪ ،‬عيد تحرير سيناء‪ ،‬ثورات يوليو ويناير ويونيو‪ ،‬أعياد الشرطة والنصر‬ ‫والمحارب ‪...‬الخ )‪.‬‬

‫• االعياد القومية للمحافظات‪.‬‬ ‫• األعياد الدينية ‪:‬‬ ‫(رأس السنة الهجرية‪ ،‬عاشوراء‪ ،‬المولد النبوى الشريف‪ ،‬اإلسراء والمعراج‪ ،‬ليلة النصف‬ ‫من شعبان‪ ،‬شهر رمضان المعظم‪ ،‬عيد الفطر‪ ،‬عيد األضحى‪ ،‬رأس السنة الميالدية‪ ،‬عيد‬ ‫الميالد المجيد‪ ،‬عيد القيامة المجيد‪ ،‬عيد العذراء‪ ،‬عيد النيروز‪ ،‬عيد القديسين ‪...‬الخ)‬

‫• المناسبات اإلجتماعية‬ ‫(الفوز فى االنتخابات البرلمانية ‪،‬المحلية ‪،‬النقابية‪ ،‬الخطبة‪ ،‬الزواج‪ ،‬أعياد الميالد‪ ،‬الشفاء‪ ،‬النجاه من حادث‪،‬‬ ‫الحج والعمرة‪ ،‬التخرج‪ ،‬النجاح‪ ،‬الحصول على وظيفة او ترقية او جائزة‪ ،‬الحصول على درجة علمية‬ ‫‪...‬الخ)‪.‬‬

‫‪11‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫مادة (‪ )2‬يتم مجاملة المؤسسات الزميلة سواء السياسية او العامة او غير ذلك فى العديد من‬

‫االحداث او االنجازات المحققة ‪:‬‬ ‫• اندماج كيانات تجارية و صناعية كبيرة‬ ‫• افتتاح فروع او مقرات جديدة‬ ‫• انتخاب او تعيين مجلس ادارة جديد‪.‬‬ ‫• نجاح المؤسسة فى مشروع جديد – او اجتياز محنة معينة ‪.‬‬ ‫• حصول المؤسسة على جائزة معينة‪.‬‬ ‫• التهنئة بقدوم محافظ جديد – مدير امن جديد – رئيس مجلس مدينة جديد‪..‬و هكذا حتى نهاية الهيكل‬ ‫التنظيمى ‪.‬‬

‫مادة (‪ )3‬بروتوكول التهنئة‬ ‫هناك عدة طرق للتهنئة يمكن استخدام أحدهم منفردين او مجتمعين بناءا على عدة اعتبارات منها (قوة‬ ‫العالقة و الترابط بين مقدم التهنئة و متلقى التهنئة – طبيعة المناسبة – مكانة مقدم التهنئة و متلقى‬ ‫التهنئة‪ )...‬مثل ‪:‬‬ ‫• التهنئة بالزيارة ( شخصية فردية او مصحوبة بوفد)‪.‬‬ ‫• تقديم الهدايا و التذكارات ‪.‬‬ ‫• نشر التهنئة بالصحف‪.‬‬ ‫• إرسال باقات الورود و الزهور فقط ‪.‬‬ ‫• إرسال باقات الورود و الزهور حتى موعد الزيارة ‪.‬‬ ‫• التهنئة برسائل او مكالمات هاتفية ‪.‬‬ ‫• التهنئة بإقامة احتفالية لمتلقى التهنئة‪.‬‬

‫‪12‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫ثانيا ا‪ :‬التــــــــــــــعــــــــــــــــــــازى‬ ‫المجاملة فى األحداث األليمة أكثر أهمية وعظيمة األثر عن نظيراتها السعيدة‪.‬‬

‫مادة (‪ )1‬بروتوكول التعازى و المواساة‪:‬‬ ‫• يتم تقديم التعازى بالتساوى لجميع المكلومين بغض النظر عن مكانتهم‪.‬‬ ‫• يتم تقديم التعازى فى حالة فقدان االقارب حتى أقارب الدرجة الثالثة‪.‬‬ ‫• تقديم التعازى ليس فقط فى الوفاة وإنما التعرض ألى خسائر مادية (تحطم سيارة‪ ،‬نشوب حريق‪،‬‬ ‫‪...‬الخ)‪.‬‬

‫مادة (‪ )2‬التعزية فى الوفاة‪:‬‬ ‫• المشاركة فى تشييع الجثمان سواء مشاركة ( فردية ‪ /‬وفدية)‪.‬‬ ‫• المشاركة فى العزاء مشاركة ( فردية ‪ /‬وفدية ) لتقديم الدعم و المساندة المعنوية المباشرة بعيدة عن‬ ‫التكلف والشو اإلعالمى ‪.‬‬ ‫• عند زيارة المكلوم ال نكتفى بمجرد الجلوس فقط و انما تبادل اطراف الحديث مع االلتزام بقول جمل‬ ‫قصيرة مقتضبة تعبر عن حزننا على خسارته و لكن بدون مبالغة حتى ال تثار أحزانه‪.‬‬ ‫• تستخدم برقيات التعازى او التعزية بالهواتف او بالرسائل في حالة عدم الحضور الفعلى‪ ،‬واالفضل‬ ‫هو المشاركة الفعلية‪.‬‬

‫‪13‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫ثالثا ا‪ :‬اإلعتـــــــــــذارات عن الضرر‬ ‫• قد نتسبب فى إلحاق الضرر بأشخاص او بمؤسسات سواء بالخطأ المتعمد او غير المتعمد او قد‬ ‫تصدر عنا تصريحات إعالمية غير دقيقة او مسيئة ألطراف اخرى او اتباع اى طرق من شأنها‬ ‫الحاق الضرر باالطراف المتعاملين معها‪.‬‬ ‫• فى تلك الحاالت يجب علينا االعتذار للمتضررو ذلك إلعادة العالقات الى سابق عهدها كما كانت‬ ‫قبل وقوع الضرر و التعهد واإللتزام بإنها الضرر الذى حدث‪.‬‬

‫مادة (‪ )1‬بروتوكول اإلعتذارات ‪:‬‬ ‫يأخذ االعتذار عدة أشكال طبقا لدرجة الضرر الواقعة على المتضرر‬ ‫• زيارة الطرف المتضرر فى مكانه و اإلعتذار بشكل رسمى ومباشر‪.‬‬ ‫• االعتذار برسالة الكترونية او رسالة هاتفية‪.‬‬ ‫• ارسال رسالة اعتذار مع باقة زهور عبر وسيط له ذو مكانة هامة لدى الطرفين‪.‬‬ ‫• مقابلة المتضرر لدى وسيط (او فى مكان محايد) و تقديم االعتذار بشكل مباشر‪.‬‬

‫رابعا ا‪ :‬الهدايـــــــــــــــا‬ ‫ال يجوز ان نقدم الهدية من اجل تحقيق اهداف و مصالح خاصة ‪ ،‬ألنها إذا اتسمت بالطابع المصلحى فقدت‬ ‫الهد ف الحقيقى منها‪.‬الن لو متلقى الهدية شعر بذلك ستأتى الهدية بمردود سلبى‪،‬ألن الهدية لتوطيد العالقات‬ ‫وليست للرشوة ‪.‬‬

‫ماده (‪ )1‬تهدى الهدية فى حاالت كالتاليه‪:‬‬ ‫• المناسبات السعيدة‬ ‫• الترقيات والنجاحات‬ ‫‪14‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫• الشكر واالمتنان‬ ‫• من اجل االعتذارات وتصحيح المواقف‬ ‫• عند الزيارات يكون هناك هدايا او تذكارات‬ ‫• نهاية الخدمة للموظف‪.‬‬ ‫• وغيرها من الحاالت أخرى طبقا ً لقييم األمانة‪.‬‬

‫ماده (‪ )2‬انواع الهدايا‪:‬‬ ‫• المصحف الشريف‬ ‫• الزهور والورود‬ ‫• االوسمة والدروع الخاصة بالحزب والتى تقدم كنوع من الهدايا اكثر قيمة من هدايا‬ ‫اخرى باهظة الثمن ‪ ،‬و تستخدم فى ‪:‬‬ ‫‪ o‬حفالت التكريم ‪.‬‬ ‫‪ o‬عند استقبال او زيارة شخصيات اعتبارية ذات مركز او مكانة رفيعة‬

‫ماده (‪ )3‬بروتوكول تقديم الهدايا‪:‬‬ ‫• التعامل مع الهدية على انها لتوطيد العالقات و للمحبة و للنية الصادقة‪.‬‬ ‫• الهدية ليست واجب اجبارى وانما يجب تقديمها عن رضا مدعوم بإبتسامة‪.‬‬ ‫• عدم انتظار تلقى الهدايا كرد للهدية المقدمة ‪.‬‬ ‫• اختيار الهدية المناسبة للشخص المناسب مع مراعاة سن متلقى الهدية و مكانته‪.‬‬ ‫• تقديم الهدية بغالف مناسب‪.‬‬ ‫• إرفاق كارت شخصى او كارت هدايا مكتوب عليه كلمات رقيقة معبرة‪.‬‬ ‫• ال يفضل ان تفتح الهدية امام مقدمها‪.‬‬ ‫• عند رد الهدية ال يتم اختيار نفس الهدية التى تم تلقيها‪.‬‬ ‫‪15‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫خامسا ا ‪ :‬زيارة المرافق المهمة‬ ‫• عند القيام بزيارة بعض المؤسسات من االفضل و االنسب للمضيف و لنا القيام بجولة‬ ‫تفقدية فى انحاء المؤسسة (محطات المياه و ‪ -‬محطات الكهرباء ‪-‬مصانع –المستشفيات‬ ‫– جمعيات ‪ -‬االحزاب و مقراتها‪.)..‬‬ ‫• أى مؤسسة (كيان سياسى او اجتماعى او اقتصادى) يفخر بإنجازاته و اصوله المادية‬ ‫و المعنوية و التى البد من التعريف بها عند الزيارات و الدعاية لها والتباهى بها أمام‬ ‫الجميع فهى بمثابة إعالن غير مدفوع األجر‪.‬‬ ‫• ال يفضل ان يعتذر الضيف الزائر ( الفرد او الوفد) عن زيارة تلك المرافق ألنها بمثابة‬ ‫خطوط االنتاج لتلك المؤسسات و التى تفخر بها و بإنجازاتها‪.‬‬ ‫• كذلك يجب علينا كمسئولين سياسين عن الحزب االستعداد دائما للتباهى بإنجازتنا و‬ ‫الفخر بخطوط إنتاجنا لعرضها أمام الضيوف و الوفود الزائرة لنا و ذلك بتجهيز برامج‬ ‫لزيارة مقرات الحزب القريبة المتجاورة لبعضها او اى (عمل ايجابى خدمى ملموس‬ ‫مثل منافذ ‪-‬مالعب –دعم مشروعات صغيرة) ‪.‬‬

‫سادسا ا ‪ :‬التعاون و تقديم المساعدات للمؤسسات المتضررة من الخسائر‬ ‫• تقديم المساعدات داللة على نبل وأخالق الطرف الداعم و حسن النوايا تجاه المتضرر‪.‬‬ ‫• توكيد دور الحزب فى اإللتزام وتحمل المسئولية اإلجتماعية واألخالقية تجاه مجتمعنا‬ ‫والمؤسسات المتضررة فيه ‪.‬‬ ‫• يحصل الطرف الداعم دائما (الحزب) على التأييد الشعبى و االحترام و التقدير‪.‬‬ ‫• الحفاظ على العالقات القائمة وتكوين عالقات جديدة مدعومة بتأييد الرأى العام‪.‬‬ ‫‪16‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫الفصل الثانى‪ :‬إتيكيت المراسالت‬ ‫أوالا المكاتبات الرسمية الورقية‬ ‫• استخدام الورق الرسمى الخاص بالحزب فى المراسالت الرسمية‪.‬‬ ‫• كتابة اسم المخاطب كامالً ‪،‬صفته ‪،‬مكانته و درجته العلمية ‪.‬‬ ‫• تقديم التحية بدون مبالغة‪ ،‬واستخدام العبارات المعبرة عن السرور ‪.‬‬ ‫• استخدام عبارات المخاطبة التى تحتفظ مكانة المخاطب (معاليكم – سيادتكم‪ -‬حضراتكم – انتم )‪.‬‬ ‫• تقديم االحترام فى نهاية الرسالة‪.‬‬ ‫• التأكيد على امكانية تقديم اية تفاصيل مطلوبة من طرف المراسل (لإلستفسار رجاء اإلتصال‬ ‫على‪ /.......‬نسعد بتلقى استفساراتكم على رقم ‪. )......‬‬ ‫• تذييل الرسالة باسم المرسل وتوقيعه‪.‬‬ ‫• ترسل فى مظروف الحزب و يكون مغلق‪.‬‬ ‫• ال ننسى ختم الحزب على الرسالة ‪.‬‬ ‫• وفى حال كون الرسالة رسمية جدا‪...‬يتم ختم المظروف من الخارج و يكتب على المظروف اسم‬ ‫الشخص و لقبه بالكامل و المكان المنتمى له‪ ( .‬معالى محافظ القاهرة – ديوان عام المحافظة‬ ‫بالقاهرة ‪ /‬معالى وزير‪ ...‬وزارة ‪.)...‬‬

‫ثانيا ا المكاتبات الرسمية اإللكترونية‬ ‫• تكتب بنفس قواعد المكاتبات الورقية‪.‬‬ ‫• يتم استخدامها في حالة تفضيل الهيئة ‪ /‬المؤسسة المرسل اليها المكاتبات االلكترونية‬

‫‪17‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫ثالثا ا رسائل الشكر‬ ‫• من الممكن أن تكتب بخط اليد ولكن مزخرف و األفضل تكون الكتابة مطبوعة‪.‬‬ ‫• تكتب بطريقة قصيرة وموجزة ال تحمل مبالغة فى التعبير عن الشكر‪.‬‬

‫الفصل الثالث‪ :‬اتيكيت المناسبات الرسمية‬ ‫اوالا إتيكيت السلوك المتبع فى الزيارات الرسمية (للضيف)‬ ‫• من اللياقة عند تلقي دعوة من اى مضيف لنا (سواء كان فرد ‪ -‬مؤسسة) قبول الدعوة‪.‬‬ ‫• اإللتزام بمواعيد الحضور فى الموعد المطلوب‪.‬‬ ‫• طالما تم قبول الدعوة الرسمية فنحن ملتزمون بكل ما تحويه من تفاصيل و علينا قبوله ( برنامج‬ ‫الزيارة‪ -‬مدة البرنامج ‪ -‬األجنده) ما لم يتعارض مع المعتقدات و المصالح والبروتوكول‪.‬‬ ‫• اإللتزام بإتيكيت األسبقية المتعارف عليه (نظام الشرف) فى ركوب السيارة ‪ ،‬الجلوس فيها و‬ ‫النزول منها ‪ ،‬السير‪ ،‬الخطابة ‪،‬و موائد الطعام ‪.‬‬ ‫• فى حال اإلعتذار نستخدم صياغة كالتالية‪" :‬رجاء قبول إعتذارنا بسبب وجود إلتزامات و مواعيد‬ ‫مسبقة فى تلك الموعد "‪.‬‬

‫‪18‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫ثانيا ا إتيكيت السلوك المتبع فى المواعيد و المقابالت الرسمية (للضيف)‬ ‫• اإللتزام بالمواعيد من أداب التحضر و الرقى و تقدير الشخص األخر لذا يجب فى حالة الترتيب‬ ‫لزيارة شخصية كبيرة و مرموقة اإللتزام بالحضور فى الوقت المتفق عليه وعلينا اإلنتظار حتى‬ ‫يحضر الشخصية الرفيعة لمقابلتنا وال نبدى التذمر‪ ،‬على الجانب األخر يجب على تلك الشخصية‬ ‫مقابلتنا فى الموعد المتفق عليه إال فى حالة الطوارئ كبادرة احترام‪.‬‬ ‫• فى حالة الحضور لتقديم التهانى تكون مدة الحضور أطول عنها فى تقديم التعازى‪.‬‬

‫ثالثا ا إتيكيت السلوك المتبع فى الزيارات الرسمية (للمضيف)‬ ‫• يتم توجيه الدعوة للضيوف للزيارة سواء كانت (زيارة فردية – او وفدية ) قبل موعد المناسبة‬ ‫بوقت كاف إلتاحة الوقت لقبول او لإلعتذار عن الدعوة (يفضل اإلرسال قبل الموعد باسبوعين)‪.‬‬ ‫• توجيه للضيف لتحديد موعد الزيارة طبقا لجدول أعماله طالما يتعارض مع ظروفنا و جداول‬ ‫اعمالنا‪.‬‬ ‫• يجب علينا إخطار الضيف إذا ما كان يوجد برنامج زمنى للزيارة (جدول أعمال للزيارة ‪ ...‬مدة‬ ‫البرنامج ‪،‬وقت بداية الزيارة ‪ ،‬موعد الغذاء او العشاء ‪ ،‬مدة الفقرات الترفيهية (ثقافية) ان وجدت‪،‬‬ ‫‪...‬الخ)‬ ‫• من أداب الضيافة التعرف على أسماء الوفد المرافق للضيف لتجهيز قائمة بأسماؤهم و مراكزهم ‪.‬‬ ‫• إرسال رسالة تذكيرية للضيف قبل موعد الزيارة ( من ثالث – خمس أيام ‪.‬‬ ‫• تقديم الهدايا التذكارية (تكريمية) للضيف‬ ‫• يجب ان تكون مراسم الوداع ال تقل عن حفاوة اإلستقبال‪.‬‬

‫‪19‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫رابعا ا إتيكيت المظهر المتبع فى الزيارات الرسمية للضيف و للمضيف‬ ‫• فى الزيارات الرسمية يجب اإللتزام بالزى الرسمى سواء (ضيف أو مضيف)‪.‬‬

‫خامسا ا قواعد اإللتزام بالزى الرسمى (الفورمال) للرجال‬ ‫• الزى الرسمى ( الفورمال ) هو البدل الكاملة (الجاكيت والبنطلون نفس اللون ونفس الخامة)‪.‬‬ ‫• اللون الرسمى للبدل‪ :‬هو األزرق‪ ،‬الرمادى واألسود أما البنى فيكون قبل الساعة الثامنة مساء‪.‬‬ ‫• تكون البدلة بزرارين‪ ،‬عند الوقوف نغلق االول و عن الجلوس نفتحه‪.‬‬ ‫• طول كم البدلة (الذراع) ال يتعدى نصف كف اليد‪.‬‬ ‫• طول بنطلون البدلة اول الكعب (النعل)‪.‬‬ ‫• اللون الرسمى للقميص‪:‬‬ ‫‪ o‬القميص اللبنى مع البدلة الزرقاء والرمادى‪.‬‬ ‫‪ o‬القميص األبيض مع البدلة السوداء‪.‬‬ ‫• يكون القميص سادة‪ ،‬وليس كاروهات او مقلم‪.‬‬ ‫• طول كم القميص (الذراع) يتخطى كم البدلة ب ‪ 1‬سم على اقصى تقدير‪.‬‬ ‫• رابطة العنق الرسمية‪:‬‬ ‫‪ o‬الكرافت من نفس لون البدلة ‪ ،‬ويكون طولها بعد الربط لنصف توكة الحزام‪.‬‬ ‫‪ o‬الكرافت هى رابطة العنق الرسمية و تكون سادة و ليست منقطة ‪ ،‬و هى تصلح فى‬ ‫النهار و الليل و الحفالت الرسمية و الخاصة‪.‬‬

‫‪20‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫• البيبيون‪:‬‬ ‫‪ o‬تصلح للمساء فى الحفالت (خطوبة ‪ -‬أعياد ميالد ‪ -‬زواج) وبالنهار فى حفالت الشاى‬ ‫والكوكتيل و يتم ارتدائها على بدل ذات تصميمات معينة‪.‬‬ ‫• الساعة‪ :‬ذات استيك اسود او بنى‪ ،‬وتكون لون الحزام و الحذاء‪ ،‬اوتكون معدن‪.‬‬ ‫• الشراب‪ :‬يكون نفس لون البنطلون وليس لون الحذاء ويكون طوله مناسب بحيث يغطى الساق‬ ‫ألعلى عند الجلوس و رفع البنطلون ‪.‬‬ ‫• الحذاء‪ :‬ان يكون رباط الحذاء له ‪ 3‬فتحات على األكثر‪.‬‬ ‫• النظارة الشمسية‪:‬‬ ‫‪ o‬اختيار نظارة تتماشى مع لون البدلة (سواء سوداء او بنية اللون)‪.‬‬ ‫‪ o‬ال نرتدى النظارة فى األماكن المغلقة او بعد الغروب‪.‬‬ ‫‪ o‬عند خلع النظارة ال نضعها على الجبهة او على الشعر إطالقا‬ ‫‪ o‬عند خلع النظارة الشمسية توضع فى الجيب األعلى للبدلة و ذراعها فقط هو الظاهر‬ ‫للخارج و جسم النظارة نفسه بأكمله داخل الجيب‪.‬‬

‫سادسا ا قواعد اإللتزام بالزى الرسمى ( الفورمال ) للنساء‬ ‫• الزى الرسمى (الفورمال) هو البدل الكاملة (الجاكيت والبنطلون نفس اللون ونفس الخامة)‪.‬‬ ‫• اللون الرسمى للبدل‪ :‬هو األزرق‪ ،‬الرمادى واألسود أما البنى فيكون قبل الساعة الثامنة مساء‪.‬‬ ‫• تكون البدلة بزرار واحد‪ ،‬عن الوقوف نغلقه و عن الجلوس نفتحه‪.‬‬ ‫• طول كم البدلة ( الذراع) ال يتعدى نصف كف اليد‪.‬‬ ‫• طول بنطلون البدلة على حرف الحذاء و كعبه‪.‬‬ ‫• لو الزى الفورمال (تايير قصير) الجيبة تكون فى منتصف عضمة الركبة‪.‬‬

‫‪21‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫• اللون الرسمى للبلوزة (القميص)‬ ‫‪ o‬القميص اللبنى مع البدلة الزرقاء والرمادى دون كرانيش‪.‬‬ ‫‪ o‬القميص األبيض مع البدلة السوداء دون كرانيش‪.‬‬ ‫• يكون القميص سادة‪ ،‬وليس كاروهات او مقلم‪.‬‬ ‫• طول كم القميص (الذراع) يتخطى كم البدلة ب ‪ 1‬سم على اقصى تقدير‪.‬‬ ‫• اإلكسسورات‪:‬‬ ‫‪ o‬تعتبر كل قطعة ترتديها النساء هى اكسسوار فى حد ذاتها ( االيشارب او توكة الشعر‬ ‫الساعة –النظارة –الخاتم او الدبلة –الحلق – االنسيال ‪ -‬السلسلة –الشراب – الحذاء –‬ ‫حقيبة اليد‪ )...‬لذا يجب اإللتزام بأال يتخطى عدد تلك اإلكسسورات عدد ‪ 15‬قطعة‪.‬‬ ‫• اكسسوار الرأس ‪:‬‬ ‫‪ o‬الحجاب يكون من نفس لون البدلة ‪.‬‬ ‫‪ o‬الحجاب يكون سادة فى اللون و التصميم و ليس مشجر او ملون ‪.‬‬ ‫‪ o‬يلف الحجاب بطريقة تغطى الذقن الرقبة (اى ال لفات اسبنش او بندانات )‪.‬‬ ‫‪ o‬يتم ربط الشعر لو طويل باستيك الشعرلعقده بحيث ال ينهدل او تركه لو قصير‪.‬‬ ‫‪ o‬ال نرتدى توكة طوق فى بداية الشعر ‪.‬‬ ‫• لغير المحجبات‪ :‬الحلق باالذن على هيئة زراير (حمصة) و ليست منهدل‪ .‬وللمحجبات ال يظهر من‬ ‫الحجاب‪.‬‬ ‫• الساعة‪ :‬ذات استيك اسود او بنى ‪ -‬وتكون لون الحذاء‪ ،‬اوتكون معدن‪.‬‬ ‫• اكسسوار اليد و الرقبة‪:‬‬ ‫‪ o‬انسيال واحد فقط فى يد واحدة و يكون بسيط جدا وليست غوايش‪..‬‬ ‫‪ o‬خاتم على االكثر فى كل يد فى اإلصبع الخنصر‬ ‫‪ o‬خاتم الزواج او الخطوبة يعتبر اكسسوار ‪.‬‬ ‫‪ o‬اكسسوار الرقبة سلسلة بسيطة جدا بها دالية صغيرة و ليس عقد و كوليه‪.‬‬ ‫•‬ ‫‪22‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫• الشراب‪ :‬يكون أسود فوال‪ ،‬ويكون طوله مناسب بحيث يغطى الساق ألعلى عن الجلوس و رفع‬ ‫البنطلون‪.‬‬ ‫• الحذاء‪ :‬يكون نفس لون البدلة او أغمق‬ ‫• كعب الحذاء من (‪ 3:5‬سم) و يفضل ان يكون أرضى فالت‪.‬‬ ‫• حقيبة اليد ‪ :‬تكون نفس لون البدلة او أغمق‬ ‫• النظارة الشمسية‪:‬‬ ‫‪ o‬اختيار نظارة تتماشى مع لون البدلة (سواء سوداء او بنية اللون)‪.‬‬ ‫‪ o‬ال نرتدى النظارة فى األماكن المغلقة او بعد الغروب ‪.‬‬ ‫‪ o‬عند خلع النظارة ال نضعها على الجبهة او على الشعر إطالقا‬ ‫‪ o‬عند خلع النظارة الشمسية توضع فى الجيب األعلى للبدلة و ذراعها فقط هو الظاهر‬ ‫للخارج و جسم النظارة نفسه بأكمله داخل الجيب‪.‬‬

‫الفصل الرابع‪ :‬اتيكيت المناسبات غير الرسمية‬ ‫أوالا قواعد عامة‬ ‫هى المناسبات التى يتم تنظيمها لكسر الروتين المتبع‪ ،‬ويشارك بها عدد جماهيرى ليس بالقليل‬ ‫• حفل استقبال او وداع وزير‪ ،‬سفير (شخصية عامة) لدولتنا او لدولة اخرى ‪.‬‬ ‫•‬

‫تدشين أمانة جديدة للحزب ‪،‬او افتتاح مقر جديد ‪.‬‬

‫• اإلحتفال بمرور فترة زمنية معينة على ( ميالد الحزب – انتصارات معينة)‬ ‫•‬

‫احتفال فوز نواب الحزب فى اإلنتخابات ‪.‬‬

‫• احتفال وزارة معينة بنجاحها‪ ،‬او احتفال سفارة بعيدها الوطنى ‪.‬‬ ‫‪23‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫• لإلعالن عن ( حدث‪ ،‬خبر مهم‪ ،‬او لعرض نتائج أعمال و نجاحات فترة ماضية)‬ ‫• المؤتمرات ‪ ،‬المعسكرات‪ ،‬المهرجانات و المسابقات الخاصة بالحزب ‪.‬‬ ‫• الندوات و المحاضرات وورش العمل‬

‫ثانيا ا إتيكيت الحفالت ذات الطابع الرسمى‬ ‫مادة (‪ )1‬بطاقة الدعوة‬ ‫• يتم ذكر سبب الحفل و ميعاده فى بطاقة الدعوة الرسمية ‪.‬‬ ‫•‬

‫نوع الزى ( رسمى ‪ ،‬قومى ‪ ،‬تراثى ‪ ،...‬ال يشترط زى معين‪...‬وهكذا‪)..‬‬

‫• تحديد نوع الطعام ( بوفيه مفتوح – مقاعد مخصصة لكل ضيف ) (اختيارى)‬

‫مادة (‪ )2‬اإلعداد و التنظيم‬ ‫• إعداد رسم توضيحى بالمقاعد وأرقامها ‪،‬‬ ‫• إعداد كشف بأسماء الحضور و طريقة تجليسهم على مقاعدهم طبقا لألسبقية ‪،‬‬ ‫• وضع بطاقات بأسماء الضيوف على مقاعدهم لسهولة جلوسهم طبقا ألسبقيتهم‪.‬‬ ‫• إلتزام الحضور بالموعد المحدد بالبطاقة حتى و لو كان مبكرا عن بدء اإلحتفال و ال نحضر بعده‬ ‫أبدا حتى ال نتصادم بإغالق األبواب ‪.‬‬ ‫• اذا كان لدى المدعو فى حالة حداد ال يظهر ابدا فى اى احتفالية حتى لو رسمية ‪.‬‬ ‫• ال يصح للزوج إرسال زوجته الحفل عوضا عنه لطالما الدعوة موجهه لشخصه‪.‬‬ ‫• يدخل ضيف الشرف وحرمه أوال‪ -‬يليهم النساء ‪ -‬ثم يليهم الرجال طبقا ألسبقيتهم‪.‬‬ ‫مادة (‪ )3‬فى حالة حضور شخصية رفيعة المستوى يكون لها األسبقية األولى بحيث يدخل كافة الحضور‬ ‫اوال ويظلوا واقفون خلف مقاعدهم ‪ ،‬بحيث تكون الشخصية الرفيعة " ذات االسبقية االولى" أخر من يدخل‬ ‫‪ ،‬ثم يجلس الضيوف بعد جلوسه‪.‬‬ ‫• يجلس المدعوون عن يمين الضيف أوال‪ -‬ثم المدعون عن يساره ثانيا‪-‬طبقا لألسبقية‪.‬‬ ‫‪24‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫• يقدم صاحب الحفل (شخصية الحفل األولى "المقام على شرفه الحفل" ) أوال ‪.‬‬ ‫• يبدأ الحفل بعد دخول الشخصية األولى‪.‬‬ ‫• ال(يخرج‪ -‬يدخل)أحد عقب دخول تلك الشخصية مباشرة‪ ،‬بل ينتظر قليال ثم يتحرك‪.‬‬

‫مادة (‪ )4‬فى حال الرغبة فى المغادرة‬ ‫• يكون بعد نصف ساعة من بداية الحفل على األقل‪.‬‬ ‫• ال تكون المغادرة سرا ‪ ،‬وإنما بإخطار صاحب الحفل او من ينوب عنه‪.‬‬ ‫• ال يجوز المغادرة دون شكر صاحب الحفل او من ينوب عنه حتى لو لم تعجبه‪.‬‬ ‫• ال يصح المغادرة بعد تناول الطعام مباشرة بأى حال من األحوال (غذاء‪ -‬عشاء)‬

‫ثانيا ا إتيكيت الحفالت ذات الطابع غير الرسمي‬ ‫• توجيه الدعوة للحضور مبكرا إلتاحة الفرصة لهم لترتيب مواعيدهم او إلعتذارهم‪.‬‬ ‫• تنظيم الحفالت تكون ضمن أيام اإلسبوع ألن عطلة األسبوع للراحة من العمل ‪.‬‬ ‫• عدم اإلصرار على دعوة نفس الحضور فى كل مناسبات و حفالت الحزب حتى تتصف تلك‬ ‫الحفالت بالنمطية و بالتالى يكثر اإلعتذارات من الضيوف‪.‬‬ ‫• اإللتزام بإتيكيت األسبقية فى ركوب السيارة‪ ،‬الجلوس‪ ،‬السير‪ ،‬الخروج‪،‬الطعام ‪.‬‬ ‫• ال يوجد موعد معين للحضور المهم أال يكون الحضور فى نهاية الحفل‪.‬‬ ‫في حالة أن الحفل لتكريم شخصية معينة‪:‬‬ ‫• نترك للشخص نفسه اختيار الموعد المناسب إلقامة الحفلة طبقا لظروفه‪.‬‬ ‫• تقترح لنا تلك الشخصية المكرمة الضيوف التى ترغب فى دعوتها للحفل‪.‬‬ ‫• ال يصح للشخص المكرم دعوة ضيوفه بنفسه ‪.‬‬ ‫• نذكر فى بطاقة الدعوة للحفل انها (حفلة تكريمية للسيد‪ .../‬تقديرا لجهوده فى ‪)..‬‬ ‫‪25‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫الفصل الخامس‪ :‬اتيكيت توجيه الدعوة واإلعتذار عنها‬ ‫لتكلل جهود العالقات العامة بالنجاح فى المناسبات عليها توجيه الدعوة للسادة الضيوف بالشكل الالئق تقديرا‬ ‫وإحتراما لهم و لمكانتهم لتشجيعهم على الحضور‬

‫أوالا أشكال الدعوات‬ ‫مادة (‪ )1‬بطاقة الدعوة الرسمية للمشاركة‬ ‫• يتم إعدادها و صياغتها خصيصا للمدعو‪ ،‬بطريقة تحمل اإلحترام و التقدير مباشرة‪.‬‬ ‫• ترسل لطلب مشاركة المدعو ببحث او تقديم ورقة عمل في (مؤتمر‪-‬ندوة ‪.) ..-‬‬ ‫• تكتب الدعوة على ورقة الحزب و يكون مقاسها (‪ )A4‬يرفق معها الدعوة العادية‪.‬‬ ‫• ترسل بالطريقة المناسبة التى يرغب فيها المدعو(البريد العادى ‪،E-mail،‬الفاكس)‪.‬‬

‫مادة (‪ )2‬بطاقة الدعوة العادية‬ ‫• ترسل للمدعوين لحضور المناسبة فقط دون ان يشاركوا بأى اعمال ‪.‬‬ ‫• ترسل (البريد العادى ‪ ،E-mail ،‬الواتساب ‪ ،‬الفاكس)‪.‬‬

‫مادة (‪ )3‬الدعوة االعامة‬ ‫• يتم اإلعالن والدعوة فى وسائل االعالم والتواصل اإلجتماعى‬ ‫مادة (‪ )4‬الدعوة بالهاتف‬ ‫• هى أدنى مستويات الدعوات و ال نلجأ لها إال نادرا ( تعذر الوصول للمدعو )‬ ‫• عند المحادثة نذكر اننا لم نستطع التواصل مع المدعو (‪،E-mail‬الواتساب‪،‬الفاكس)‬ ‫‪26‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫ثانيا ا اتيكيت توجيه الدعوة‬ ‫• إرسال الدعوات للمدعويين قبل المناسبة مبكرا (يفضل بإسبوعين على األقل)‪.‬‬ ‫• بدء الدعوة بعبارات تبدى السعادة و السرور والتشرف بحضور المدعو ومشاركته‪.‬‬ ‫• استخدام عبارات المخاطبة التى تحفظ مكانة المخاطب مثل‪:‬‬ ‫‪( o‬سيادتكم‪ -‬حضراتكم – أنتم) ‪..‬لألشخاص ذو المكانة اإلجتماعية المرموقة‬ ‫‪ o‬معاليكم ‪ :‬للوزير والمحافظ‬ ‫‪ o‬فخامتكم ‪ :‬للرئيس ‪.‬‬ ‫‪ o‬جاللتكم ‪ :‬للملوك ‪.‬‬ ‫‪ o‬سموكم ‪ :‬األمراء ‪.‬‬ ‫‪ o‬سيادة ‪ :‬تستخدم عن المخاطبة (سيادة النائب‪-‬سيادة الوزير‪-‬سيادة الرئيس)‪.‬‬ ‫• إستخدام المخاطبة المباشرة لصفة المدعو ‪:‬سيادة وزيرالصناعة المحترم‪.../‬‬ ‫• الثناء و المديح على الدور البارز للمدعو للنهوض ‪(....‬مجال مشاركته)‬ ‫• على المدعو فى حالة تعذر حضوره ‪،‬تقديم اإلعتذار بوقت كاف حتى يتسنى لمنظمى المناسبة إعادة‬ ‫ترتيب أوراقهم خاصة إذا كان مدعو مشارك بإلقاء كلمة‪.‬‬ ‫عند توجيه الدعوات للنساء للمشاركة فى المناسبات‪:‬‬ ‫• في المناسبات اإلجتماعية‬ ‫‪ o‬يكتب على بطاقة الدعوة سيادة حرم ‪(...... /‬وال يكتب اسمها هى شخصيا)‬ ‫• فى المناسبات الرسمية ‪:‬‬ ‫‪ o‬يتم مخاطبة المدعوة رسميا بإسمها و ال تنسب لزوجها ‪.‬‬ ‫‪ o‬يتم مخاطبة المدعوة رسميا عندما تكون هى صاحبة األسبقية‪.‬‬ ‫‪ o‬التأكيد على امكانية تقديم اية تفاصيل مطلوبة من طرف الداعى (لتاكيد الحضور ‪- -‬‬ ‫لإلستفسار او اإلعتذار رجاء االتواصل على‪ /........‬و ‪. ).......e-mail‬‬

‫‪27‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫• ترسل الدعوة مختومة فى مظروف مغلق و مختوم ‪ ،‬مكتوب (مطبوع )عليه من الخارج اسم‬ ‫المدعو و لقبه بالكامل ‪ -‬سيادة المهندس ‪ ..... /‬وزير الصناعة‬

‫ثالثا ا اتيكيت االعتذار عن الدعوة‬ ‫فى حال تعذر المدعو عن حضور المناسبة لظروف قهرية عليه مراعاة ‪:‬‬ ‫• أن يبدى سبب اإلعتذار‪ ،‬وإن لم يرغب فى الحضور عليه اإلكتفاء بذكرأنها أسباب شخصية‪.‬‬ ‫• يقوم المدعو باإلعتذار بنفس طريقة تلقيه الدعوة‪.‬‬ ‫• يوجه اإلعتذار للداعى مباشرة او للشخص المحدد اإلتصال فى به فى بطاقة الدعوة‪.‬‬

‫الفصل السادس‪ :‬اتيكيت األسبقية‬ ‫يجب اإللتزام بإحترام مكانة الناس وإنزالهم منازلهم طبقا لمكانتهم وأسبقيتهم فى المجتمع و إعطائهم تلك‬ ‫األسبقية تكون طبقا لإلعتبارات التالية‪:‬‬

‫أوالا األسبقية المكتسبة حسب المكانة األجتماعية والمنصب‬ ‫• األولوية لرئيس الدولة ‪ ،‬ثم رئيس الوزراء‪ ،‬الوزراء ذوى المناصب العسكرية‪ ،‬الوزارات السيادية‪،‬‬ ‫الوزراء المدنيين‪.‬‬ ‫• األولوية واألسبقية للموظفين العاملين عن المتقاعدين (األولوية للوزير الحالى عن السابق)‪.‬‬ ‫• ال يجرد المسئول السابق من لقبه بعد تقاعده او تخليه عن منصبه ‪ ،‬اى ذكر اللقب السابق مثل (‬ ‫المحافظ السابق ‪ -‬الوزير األسبق)‪.‬‬

‫‪28‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫• تعطى األسبقية لألجانب عن المصريين‪.‬‬ ‫• من الممكن تنازل شخصية رسمية (وزير) لشخصية مرموقة عن أسبقيته‪.‬‬ ‫• ايضا تعطى االسبقية ألصحاب األلقاب الفخرية‬ ‫• ( الدكتوراة الفخرية ‪ ،‬سفير النوايا الحسنة ) ‪.‬‬ ‫• حاملى األوسمة الرفيعة و النياشين‪.‬‬ ‫• أصحاب المراكز الدينية‪ ،‬العلمية ‪ ،‬المهنية ‪ ،‬النقابية و اإلعالميين‪.‬‬

‫ثانيا ا األسبقية المكتسبة حسب األهمية‬ ‫• األمانة العامة المركزية تتقدم على امانات المحافظات‪،‬وداخل أمانة المحافظة فاالمانة العامة‬ ‫بالمحافظة تتقدم على المراكز‪.‬‬

‫ثالثا ا األسبقية المكتسبة حسب األقدمية‬ ‫• يحصل على تلك االسبقية من يمضى فى منصب معين فترة أطول من األخرين‪.‬‬ ‫• بعض اصحاب االسبقيات يتنازلوا عن اسبقيتهم لصالح من هم أقدم منهم فى المنصب‪،‬او من سبق‬ ‫شغل نفس المنصب لكن يكبرونهم سنا كبادرة إحترام‪.‬‬

‫رابعا ا األسبقية المكتسبة حسب األهمية والدرجة العلمية‬ ‫• يتقدم صاحب الدرجة العلمية األعلى على صاحب الدرجة العلمية األقل فى جميع المواقف سواء‬ ‫(عند التحدث ‪ ،‬كتابة األسماء على شكل قوائم ‪ ،‬او حتى عند إدارة الجلسات العلمية)‬

‫‪29‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫خامسا ا األسبقية المكتسبة بحكم األستضافة‬ ‫• الضيف هو صاحب األولوية و األسبقية األولى حتى لو على حساب المضيف‪.‬‬

‫سادسا ا األسبقية المكتسبة بحكم فارق‬

‫السن ‪.‬‬

‫• عندما تتساوى المكانة االجتماعية و المناصب و الدرجة العلمية و األقدمية يكون السن هو الفيصل‬ ‫فى تحديد االسبقية ‪.‬‬

‫سابعا ا األسبقية المكتسبة حسب الدور والقرعة والترتيب األبجدى‬ ‫• عندما يتساوى الضيوف المشاركون فى جميع االسبقيات يتم اللجوء الى الترتيب األبجدى كما فى‬ ‫المحافل الدولية الرسمية ( اجتماعات الجمعية العامة لألمم المتحدة ‪ ،‬إجتماعات جامعة الدول‬ ‫العربية )‪.‬‬ ‫• يستخدم ايضا اتيكيت اسبقية االبجدية عند كتابة األسماء فى شكل قائمة و عند االستقبال والتقديم‬ ‫للضيوف عند تساويهم فى جميع االسبقيات سابقة الذكر‪.‬‬

‫ثامنا ا أسبقيات النساء‬ ‫• تأخذ النساء أسبقية زوجها ( حرم الوزير – زوجة النائب )‪.‬‬ ‫• تحتفظ األرملة بأسبقية زوجها المتوفى ( أرملة الرئيس الراحل‪ ...‬أرملة الشهيد عميد‪. ) ...‬‬ ‫• تتقدم المتزوجة فى األسبقية و األولوية عن المطلقة‪.‬‬ ‫• تتقدم المتزوجة فى األسبقية و األولوية عن األرملة‪.‬‬ ‫• تتقدم السيدة على األنسة‪.‬‬

‫‪30‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫تاسعا ا مواقف مختلفة‬ ‫طبقا لقواعد األسبقيات و معاييرها و أسس منحها فيتوجب علينا هنا اإللتزام بقواعدها فى جميع التعامالت و‬ ‫المواقف التالية ‪:‬‬ ‫• أسبقية التقديم و التعارف‪ :‬يقدم صاحب األسبقية األقل ويعرف لصاحب األسبقية األعلى ‪ -‬األقل يقدم‬ ‫لألعلى‬ ‫• أسبقية التحدث‪ :‬يتحدث صاحب األسبقية األولى أوأل ‪.‬‬ ‫• أسبقية التكريم‪ :‬يكرم صاحب االسبقية األولى فى األول ويليه أخرين ‪.‬‬ ‫• أسبقية اإلستقبال‪ :‬يتم اإلستقبال والترحيب بصاحب األسبقية األولى أوالً‪.‬‬ ‫• أسبقية موائد الطعام‪ :‬يجلس صاحب األسبقية األولى فى المقعد البارز ‪.‬‬ ‫• أسبقية الدخول والخروج‪ :‬تعطى االولية والحق لصاحب االسبقية األولى‪.‬‬ ‫• أسبقية الخطابة‪ :‬فى الحفالت و اللقاءات التى يغلب عليها الخطابة صاحب األسبقية األولى يكون هو‬ ‫أخر من يلقى الخطاب (حتى يكتمل الحضور و اإلعالميين)‬ ‫• أسبقية السيارة‬ ‫‪ o‬أسبقية ركوب السيارة‪ :‬يجلس صاحب االسبقية االولى فى المقعد الخلفى عكس ناحية‬ ‫السائق وصاحب االسبقية الثانية فى المقعد الخلفى خلف مقعد السائق مباشرة وصاحب‬ ‫االسبقية الثالث فى باألمام او بالمنتصف في حالة وجود حارس‪ /‬مساعد باألمام‪.‬‬ ‫‪ o‬أسبقية النزول من السيارة‪ :‬ينزل صاحب االسبقية االولى من الباب األيمن الخلفى‬ ‫للسيارة ‪ ،‬وصاحب االسبقية الثانية والثالثة من الباب االيسر الخلفى للسيارة‪.‬‬ ‫‪ o‬األسبقية عند قيادة السيارة‪ :‬عندما يقود صاحب األسبقية األولى بقيادة السيارة بنفسه‬ ‫يكون المقعد المجاور للسائق من نصيب صاحب األسبقية الثانية‬

‫‪31‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫• أسبقية الجلوس‪ :‬فى حال وجود شخصين‪ ،‬يجلس صاحب االسبقية الثانية على يمين صاحب االسبقية‬ ‫األولى‪ ,‬فى حال وجود ‪ 3‬اشخاص فأكثر‪ ،‬يجلس صاحب االسبقية االولى فى المنتصف و على‬ ‫يمينه صاحب االسبقية الثانية ثم الرابعة ‪ ،‬وعلى يساره صاحب االسبقية الثالثة والخامسة (االسبقيات‬ ‫الزوجية على اليمين ‪ ،‬و الفردية على اليسار)‪.‬‬ ‫• األسبقية عند السير‪ :‬عند السير بدون وفد او موكب (شخصين) يكون صاحب االسبقية االولى على‬ ‫اليمين‪.‬‬ ‫• السير فى موكب رسمي‪ :‬فى حال وجود ‪ 5-3‬اشخاص فى الصف الواحد(موكب فردى) يسير‬ ‫صاحب االسبقية االولى فى المنتصف و على يمينه صاحب االسبقية الثانية ثم الرابعة ‪ ،‬وعلى‬ ‫يساره صاحب االسبقية الثالثة و الخامسة (اى االسبقيات الزوجية على اليمين ‪،‬االسبقيات الفردية‬ ‫على اليسار)‪ .‬فى حال وجود ‪ 4‬اشخاص فى الصف الواحد (موكب زوجى ) يكون صاحب االسبقية‬ ‫االولى على اليمين‪ .‬وعلى يساره صاحب االسبقية الثانية و الثالثة و الرابعة على الترتيب‪.‬‬

‫‪32‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫الفصل السابع‪ :‬اتيكيت التحية والمصافحة والتقديم والتعارف‬ ‫أوالا اتيكيت التحية‬ ‫• يلقى القادم (المار)التحية على الجالس وليس العكس ويجب رد التحية بتهذيب‪.‬‬ ‫• البدء بإلقاء التحية قبل بداية الحديث‪ ،‬و ختام الحديث بالسالم و الشكر‪.‬‬ ‫• يبادر صاحب المكانة الرفيعة السالم والتحية على من هو اقل منه مكانة‪.‬‬ ‫• يفضل المصافحة باليد عن إلقاء التحية اإليماء بالرأس (دون اإلنحناء)‪.‬‬ ‫• البشاشة و االبتسامة الدائمة ‪.‬‬ ‫• التحية بصوت معتدل ‪.‬‬ ‫• ال يصح إلقاء التحية من بعيد ‪ ،‬إال لو تعذر اإلقتراب فيمكن التلويح باليد‪.‬‬ ‫• ال يفضل إلقاء التحية على من هو( يقرأ القرأن ‪ -‬يصلى – يلقى محاضرة او ندوة يعقد جلسة فى‬ ‫مؤتمر‪ -‬يتناول الطعام) وإنما نكتفى باإليماء بالرأس مع اإلبتسام ‪.‬‬

‫ثانيا ا اتيكيت المصافحة‬ ‫• التحية ال تكتمل اإل بالمصافحة ‪ ،‬وتكتمل المصافحة باإلتصال البصرى‪.‬‬ ‫•‬

‫المصافحة تكون بكامل اليد و ليس بأطراف األصابع فقط‪.‬‬

‫• تكون راحة اليد مبسوطة وال نضغط فى السالم و ال نقبض اليد بشدة فى السالم ألنها دليل للتنافر و‬ ‫اإلستهزاء‪.‬‬ ‫•‬

‫يبدأ القادم (المار) بمصافحة الجالس (صاحب الدعوة) يليه السيدات ثم الشخصيات الكبيرة ‪ ،‬ثم‬ ‫الرجال " حسب أسبقيتهم وفقا للسن و المقام "‪.‬‬

‫‪33‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫• ال يصح السالم بالتقاطع فوق يدين أشخاص أخرين يتصافحان‪.‬‬ ‫• ال يصح السالم بإرتداء القفازات‪.‬‬ ‫• اليصح المصافحة بالتقبيل اوالعناق لشخص معين دون الجميع‪.‬‬ ‫• الحفاظ على مسافة مناسبة فى السالم ‪ -‬هى مسافة مد اليد ‪ -‬عدم المبالغة فى مدة المصافحة وإطالة‬ ‫السالم‪.‬‬ ‫• عند المصافحة الودودة و إلثبات السرور يمكن لنا الربت على كتف المصافح ‪ ،‬او وضع اليد‬ ‫اليسرى على ظهر اليد اليمنى للشخص المصافح‪.‬‬

‫ثالثا ا مصافحة النساء‬ ‫جرت العادة ان النساء هى المبادرة بالسالم‪،‬أما فى حالة عدم رغبة النساء فى السالم فعليها‪:‬‬ ‫• الحفاظ على مسافة ال تسمح للرجل بمد يده للمصافحة‪ ،‬نفس الحال للرجل الذى ال يرغب فى السالم‬ ‫• أن تكتفى المرأة باإليماء للرجل‪ ،‬و الحفاظ على يديها منسدلتين بحيث تعطى انطباع صامت بأنها ال‬ ‫ترغب بالمصافحة ‪.‬‬ ‫• على المرأة او الرجل الذين ال يرغبون فى التصافح (إخبار أحد الزمالء المقربين‪-‬اوصاحب الدعوة)‬ ‫بأنهم ال يرغبون فى التالمس بالسالم لعدم اإلحراج‪.‬‬

‫رابعا ا اتيكيت التقديم و التعارف‬ ‫• يبادر صاحب الدعوة بتقديم الضيوف لبعضهم البعض ‪.‬‬ ‫• على ان يكون التعريف ببعض الصفات الجيدة و المميزة للشخص (كلقب العائلة ‪ -‬المهنة – الدرجة‬ ‫العلمية – المركز اإلجتماعى )‬ ‫• يقدم الشخص ذو المركز (المكانة ) األقل للشخص ذو المكانة األكبر‪.‬‬ ‫•‬ ‫‪34‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫• يكون التقديم و التعريف بذكر اإلسم األول و إسم العائلة لكل منهما " ذو المركز األقل والمركز‬ ‫األعلى" ومركزهم وعملهم‪ ،‬وذلك يكون فى حالة الـتأكد من من تحديد المقامات االعلى و االقل‬ ‫للضيوف المدعويين ‪.‬‬ ‫• فى حالة نسيان المضيف ألسماء ضيوفه عند التعريف بهم عليه إستخدام تلك العبارة " اسمحوا لى‬ ‫بأن أعرفكم ببعض " و يطلب المضيف وقتها من الشخص صاحب المكانة األقل أن يعرف نفسه‬ ‫لصاحب المكانة األكبر‪.‬‬ ‫• فى حالة وجود ضيف شرف فى الحفل يتم تقديم المدعويين له ‪ ،‬بإعتباره صاحب االسبقية االولى‬ ‫فى تلك الحالة ‪..‬‬ ‫• يقدم الرجل للسيدة ‪.‬‬ ‫• تقدم السيدة للرجل المسن‪.‬‬ ‫• تقدم األنسة للسيدة ‪.‬‬ ‫• يقدم الرجل للشخصية الكبيرة ‪.‬‬ ‫• تقدم السيدة األقل مركزا للسيدة األعلى‪.‬‬ ‫• تقدم اآلنسة أو (األرملة و المطلقة) إلى السيدة المتزوجة إال إذا كن يتمتعن بمركز رفيع في‬ ‫المجتمع فوقتها العكس صحيح‪.‬‬ ‫• تكون تحية السيدات قبل الرجال ‪ ،‬او طبقا لألسبقية التى سبق تناولها‪.‬‬ ‫• السيدات اليقفن عند التعارف أو المصافحة ‪ ،‬أما صاحبة الدعوة فتقوم لتحية ضيوفها رجال أونساء‪.‬‬ ‫• يقدم األصغر سنا الى األكبر سنا فى حالة "مالم يشغل االصغر مركز أعلى "‪.‬‬ ‫• يقدم الشخص القادم للتو الى الموجودين ما لم يكن ذو مكانة مرموقة ‪.‬‬ ‫• ينهض الرجل اذا كان جالسا من مقعده لمصافحة رجل آخر‪.‬‬ ‫• تنهض السيدة للسيدة اذا كانت جالسة‪ ،‬وال تنهض للرجل اال اذا كان شخصية مرموقة او رجل مسن‬ ‫‪.‬‬

‫‪35‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫• عند تقديم سيدة لسيدة أخرى جالسة على مائدة الطعام ال تقف حتى لو كانت اصغر سنا ‪ ،‬و كذلك‬ ‫نفس الحال للرجال‪.‬‬ ‫• فى حالة الرغبة فى التعرف على شخص ما ال يطلب منه ان يعرف نفسه أوال ‪ ...‬بل يتم البدء‬ ‫بتعريف أنفسنا أوال‪.‬‬ ‫• ال يقدم الزوج زوجته بإسمها و كذلك األمر بالنسبة للزوجة ‪ ،‬إذ يكتفى بذكر الصفة ( زوجى أو‬ ‫زوجتى )‪.‬‬ ‫• فى نهاية اى تعارف البد لنا من إبداء سعادتنا بالتعارف مثل ( سعدت كثيرا بالتعرف علي حضرتك‬ ‫‪..‬الخ)‬

‫الفصل الثامن‪ :‬اتيكيت الحديث واإلنصات والتليفون‬ ‫أوالا اتيكيت الحديث‬ ‫• المستمع الجيد متحدث جيد ‪.‬‬ ‫• تميز الحديث فى جودته و ليست فى كثرته‪.‬‬ ‫• األحاديث والخطب هى أسلوب للكسب و ليس للخسارة و علينا اإللتزام بقواعد أصول و أدبيات‬ ‫الحديث للتحقيق فوائد مثل (لفت انتباه الحضور – كسب احترامهم و تأييدهم و إلتفافهم حولنا –‬ ‫إقتناعهم بما نقول )‪.‬‬

‫‪36‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫علينا اإللتزام بقواعد إتيكيت الحديث كالتالى ‪:‬‬ ‫• بدء الحديث بالتحية والترحيب بالحضور المستمعين‪.‬‬ ‫• التحدث بصوت معتدل واإلعتدال فى سرعة الحديث ‪.‬‬ ‫• ترك مسافة مناسبة بين المتحدث و الحضور‪.‬‬ ‫• مناداة الحضور بألقابهم ان وجدت ( الدكتور‪ .../‬معالى المحافظ‪)../‬‬ ‫• توزيع النظر الى جميع المشاركين وفى اعينهم مباشرة‪.‬‬ ‫• عدم اإلكثار فى التحدث عن الذات‪.‬‬ ‫• استخدام العبارات المناسبة لكل المناسبات واختيار الموضوع الذى يتناسب مع الحضور و عدم‬ ‫استخدام المصطلحات الغريبة او االجنبية فى الحديث ‪.‬‬ ‫• فى حال تعرض المتحدث للمقاطعة المتكررة ينظر الى الشخص المقاطع و يطلب منه بتهذيب وأدب‬ ‫و يخاطبه بأسمه و يطلب منه ان يدعه يستكمل حديثه عسى أن يجد ما يريد اإلجابه عليه فى نهاية‬ ‫حديث المتكلم‪.‬‬ ‫• فى حال تعرض المتحدث من جانب الحضور لإلستفزاز يفضل إنهاء الحديث تجنبا للتوتر‪.‬‬ ‫• عدم التحدث فى ظل وجود اى شىء فى الفم ( السجائر – اللبان‪ -‬الطعام )‪.‬‬ ‫• تجنب الحديث في موضوع لسنا على دراية كافية به‬ ‫• عدم التلويح او اإلشارة باليد بشكل مبالغ فيه‪.‬‬ ‫• يتوجب علينا فى حال اضطرارانا للحديث على مائدة طعام عدم فتح موضوعات تثير اشمئزاز او‬ ‫غضب اآلخرين‪.‬‬ ‫• عدم اإلنشغال بأى اشياء قد تشتت انتباه المستمعين ( التكتكة بالقلم ‪ -‬الوالعة)‬ ‫• عدم استخدام الفاظ جارحة او مسيئة حتى لو لتوصيل المعنى‬ ‫• ترك مساحة للمداخالت ومشاركات الحضور‪.‬‬ ‫• استخدام الكلمات المعبرة عن الذوق و األدب فى كل اوقات الحديث و شكر الحضور على االنصات‬ ‫الجيد‪.‬‬ ‫‪37‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫ثانيا ا اتيكيت اإلنصات‬ ‫• مرة ثانية‪ ،‬المستمع الجيد متحدث جيد‪.‬‬ ‫• السياسى الذكى هو من يتسم بمهارات التحدث واإلنصات الجيدة التى تجعله يركز على حديث األخر‬ ‫ليفهم ما يقوله (سواء إلستيعاب الموضوع او لتبادل األدوار و الرد عليه فى تساؤالته)‪.‬‬

‫علينا اإللتزام بقواعد إتيكيت اإلنصات كالتالى ‪:‬‬ ‫• عدم تصحيح أخطاء المتحدث أمام الحضور حتى لو تكرر الخطأ‪.‬‬ ‫• عدم اإلكثار من ألسئلة للمتحدث إال للضرورة ‪.‬‬ ‫•‬

‫ال أتطوع بتقديم نصيحة للمتحدث أمام الحضور إال لو طلب منى ‪.‬‬

‫• فى حالة تقديم مداخلة او التعقيب رجاء إلحاقها بكلمات معبرة عن الذوق (من فضلك‪ -‬لو تكرمت –‬ ‫اذا سمحتلى)‬ ‫• يمكن لنا فى حالة عدم الرضى عن الحديث وقتها بلباقة وأدب تحويل الحديث لموضوع اخر ذات‬ ‫صلة بالموضوع األساسى وعدم إحراج المتحدث‪.‬‬ ‫• المشاركة فى الحديث و ال نبقى مستمعين أصماء حتى لو بالقليل كاإلماءات و اإلبتسامات و الوجوه‬ ‫البشوشة‪.‬‬

‫ثالثا ا اتيكيت متابعة األحداث و المؤتمرات‬ ‫• فى بعض األحيان يتوجب علينا حضور(المؤتمرات – الندوات ‪ -‬الحلقات النقاشية)‬ ‫• ونكون فى تلك المناسبات أحد األطراف المشاركة كمتحدثا – أو إلدارة الجلسات ‪ -‬او كمعقب ‪-‬‬ ‫اوضيف شرف ‪ -‬او حتى ضيف عادى‪.‬‬

‫‪38‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫قواعد االتيكيت و اللياقة عند حضور و متابعة تلك المناسبات‬ ‫• تسجيل البيانات الشخصية عند الدخول‪.‬‬ ‫• عدم التهافت على البورشورات و االوراق الخاصة بالمناسبة التى نحضرها و اإلنتظار حتى‬ ‫نستلمها من اللجنة المنظمة لتلك المناسبة ( الندوات‪ ،‬المؤتمرات‪)..‬‬ ‫• اإللتزام باإلرشادات والتعليمات المكتوبة من قبل اللجنة المنظمة ‪.‬‬ ‫• الدخول بهدوء وعدم إثارة إزعاج الحاضرين و الجلوس فى األماكن المحددة لنا‪.‬‬ ‫• عدم فتح أحاديث جانبية عند قيام أحد المتحدثين بإلقاء كلمته اوعند الجلسات الرسمية‪.‬‬ ‫• عدم التنقل اثناء الجلسات الرسمية من مقعد ألخر ‪.‬‬ ‫• غير مسموح بالتدخين فى تلك القاعات المقام بها تلك المناسبات‪.‬‬ ‫• عند الحاجة لإلستفسار او الحدث مع الغير يمكن لنا كتابة ورقة و تمريرها له‪.‬‬ ‫• عدم الوقوف فى الممرات لطالما حدد لنا اماكن الجلوس‪.‬‬ ‫• عدم الوقوف بجانب المنصة الرئيسية‪.‬‬ ‫• عدم الوقوف بجانب من يتحدثون لوسائل اإلعالم‪.‬‬ ‫• عدم مقاطعة المتحدث وعدم المبادرة بالحديث وإنتظار األذن‪.‬‬ ‫• إغالق الهاتف –او وضعه على خاصية ( الصامت ‪ -‬اإلجتماع ) بقدر اإلمكان عد الرد على الهاتف‬ ‫فى حين لم ينته المتحدث من حديثه‪.‬‬

‫رابعا ا اتيكيت الحديث في الهاتف ‪ /‬التليفون‬ ‫• االستئذان قبل الرد على التليفون فى حال وجودنا فى تجمعات‪.‬‬ ‫• يستحسن إستخدامنا للسماعة عوضا عن رفع الهاتف على أذننا‪.‬‬ ‫• اغالق التليفون فى االماكن التى اليسمح فيها به‪.‬‬ ‫• عدم االلحاح فى تبادل ارقام الهواتف فى المناسبات او التعارف خصيصا ً فى المرة األولى‪.‬‬

‫‪39‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫• فى حالة الرد على مكالمة ال ننشغل (بتناول الطعام ‪ -‬مضغ اللبان ‪ -‬التدخين ‪ -‬المفاتيح)‪.‬‬ ‫• يحذر إرسال "رنة" منتظرين إتصال الطرف االخر‪.‬‬ ‫• عدم ترك الهاتف بين ايدى األطفال لترد على المكالمات‪.‬‬ ‫• االدب و اللباقة عند الرد على التليفون حتى لو كنا فى حالة عصبية سيئة ويفضل عدم الرد فى تلك‬ ‫الحالة اذا كانت المكالمة غير ضرورية‪.‬‬ ‫• عدم التقليل من أنفسنا عند تلقينا تعليق جميل و كذلك ايضا عدم ابراز الثقة الزائدة (مثل التعليق على‬ ‫مالبسنا)‪.‬‬ ‫• ال يستحب من الضيف أن يستخدم هاتف مضيفه اوهواتف الضيوف االخرين‬

‫خامسا ا المكالمة الهاتفية مع كبار الشخصيات‬ ‫• فى حالة االتصال بشخص مهم تم أخذ رقمه فى مناسبة ما ‪ ،‬علينا فى بداية االتصال تقديم أنفسنا (‬ ‫االسم‪ ،‬الصفة ‪،‬العمل ‪،‬والتذكير بالمناسبة التى تعرفنا فيها على الطرف االخر للمكالمة)‬ ‫• فى حالة المكالمة مع شخصيات كبيرة ذو المكانة الرفيعة علينا عدم اإلطالة فى الحديث من جانب‬ ‫المتصل‪ ،‬أيضا ال يجوز استعجال هذه الشخصية فى اإلنتهاء من المكالمة إن هي أرادت إطالة‬ ‫الحديث‪ ،‬واالنتظار حتى تنهى تلك الشخصية المرموقة هى الحديث و المكالمة‪.‬‬ ‫•‬

‫األخذ فى االعتبار ان يكون المتصل منتبه إلى العبارات او الرسائل الضمنية الصادرة من تلك‬ ‫الشخصية لرغبتها فى انهاء المكالمة مثل ‪( :‬سعدت جدا بالمكالمة ‪ -‬لدى جدول اعمال كثيرة اليوم –‬ ‫اشكرك على المكالمة – رجاء تكرار االتصال مرة اخرى‪.)...‬‬

‫‪40‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫الفصل التاسع‪ :‬اتيكيت المائدة‬ ‫أوالا إتيكيت إعداد مائدة الطعام‬ ‫مادة (‪ )1‬قواعد التحضير للموائد الرسمية‬ ‫• فى موائد الطعام الرسمية في المناسبات والحفالت الكبرى من الضرورى وجود قائمة للطعام الذي‬ ‫سيقدم على المائدة (غذاء أو عشاء )وتوضع على يسار طبق الطعام‪.‬‬ ‫• كتابة اسم المدعو على مائدة الطعام المخصصة له ‪،‬بحيث يكون إرشاد للمدعو إلى مكان جلوسه ‪ ،‬و‬ ‫يرفع مقعد المعتذر حتى ال يظل خاليا ‪.‬‬ ‫• ترك قائمة بالطعام توضع على يسار طبق الطعام عليها اسم المدعو فى حال ان المائدة تحمل اكثر‬ ‫من مدعو ‪.‬‬ ‫• يحضر الضيوف قبل موعد الطعام بقليل‪،‬ويجلسون فى مكان مخصص لإلستراحة‬ ‫• من الضرورى االهتمام بأناقة نوع ورق قائمة الطعام‪ ،‬و طباعته‪ ،‬وإحاطتها بالزخارف‪ ،‬وشعار‬ ‫الحزب ‪.‬‬ ‫• وتطبع قائمة الطعام باللغة العربية إذا كان جميع المدعوين يتحدثون العربية‪ ،‬أما إذا كان من بين‬ ‫المدعوين بعض األجانب‪ ،‬فمن الضروري أن تكتب القائمة بطريقة مزدوجة أي باللغة العربية وما‬ ‫يقابلها بالفرنسية أو اإلنجليزية‪.‬‬ ‫• قد يحتفظ بعض المدعوين بهذه القائمة على سبيل التذكار خاصة إذا كان إخراجها وشكلها أنيق‪.‬‬ ‫• فى حالة إلغاء الحفل يتم تقديم اإلعتذار للمدعوين ( إما بإرسال بطاقات لإلعتذار – او عبر الهاتف‬ ‫مع توضيح سبب اإللغاء )‪.‬‬ ‫• يجلس الضيف و المضيف متقابالن إما ( على طرفى المائدة –او فى وسطها)‪.‬‬ ‫• فى الحفالت الكبيرة يقدم برنامج الحفل مكتوبا فى بطاقة على الموائد‪.‬‬ ‫• يغادر المدعويين مكان تناول الطعام بعد اإلنتهاء منه لتناول المشروبات‪.‬‬ ‫• فى حال رغبة الداعى بإلقاء كلمته فتكون قبل تناول ( الحلويات او الفاكهة)‪.‬‬ ‫‪41‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫مادة (‪ )2‬انواع الموائد‬ ‫دائرية – على شكل حرف ‪ – U‬مستطيلة ‪ -‬مائدة يرأسها الداعى وضيف الشرف ‪ -‬مائدة يرأسها الداعى و‬ ‫ضيف الشرف و كبار المدعويين – الموائد المزدوجة على شكل حرف ‪.H‬‬

‫مادة (‪ )3‬قواعد ترتيب المائدة الرسمية‬ ‫• اإللتزام بقاعدة العين تأكل قبل الفم‬ ‫• تقديم نوعين منفصلين من كال من ( السلطات و المشهيات و الشوربات )‪.‬‬ ‫• نوع خضار واحد يكفى‪.‬‬ ‫• يفضل وجود بوفيه مشكل (اللحوم‪ ،‬األسماك والدجاج )‪.‬‬ ‫• تغطية الجزء الفارغ من الطاوالت‪.‬‬ ‫• تجهيز معدات الموائد و وضع كل أداة فى مكانها الصحيح (مفارش المائدة ‪،‬فوطة لكل ضيف ‪،‬‬ ‫االطباق ‪،‬جميع انواع الشوك و المعالق و السكاكين‪ ،‬المالحات ‪ ،‬الزهور‪ ،‬المناديل المبللة ‪،‬‬ ‫زجاجات واكواب المياه و العصائر)‪..‬‬ ‫• مراعاة توحيد األلوان واألشكال والخامات الجيدة فى مفارش الموائد والكراسى‪.‬‬ ‫• مراعاة مواعيد الصيام للمسلمين و أنواع األكل الصيامى للمسيحيين‪.‬‬ ‫• الطعام المغلف يصلح (لورش العمل – الندوات ‪ -‬المحاضرات)‪.‬‬ ‫• فى المؤتمرات ال يفضل ان نضع بطاقات بأسماء الضيوف على موائد الطعام‪.‬‬

‫‪42‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫ثانيا ا إتيكيت تناول الطعام على المائدة‬ ‫• عدم البدء فى الجلوس الى المائدة اال بعد االذن لنا من صاحب الدعوة‪.‬‬ ‫• عدم البدء فى تناول الطعام قبل اإلذن لنا من صاحب الدعوة (صاحب الضيافة)‬ ‫• نعرف انفسنا لألخرين لو اول مرة نتقابل‪.‬‬ ‫• نضع الفوطة على الرجل قبل البدء بتناول الطعام‪.‬‬ ‫• عدم المساس بأطعمة األخرين‪ ،‬وال ننظر بطعام األخرين وال لكمياته‪.‬‬ ‫• السند على المائدة بالرسغ فقط و ليس بالكوع‪.‬‬ ‫• عدم النفخ فى الطعام ليبرد‪ ،‬و عدم إصدار اصوات عند شرب السوائل‪..‬‬ ‫• شرب الشوربة من داخل الطبق لخارجه‪،‬نقطع الدجاج و اللحم على قدر المضغة‬ ‫•‬

‫يستحسن عدم البدء بتناول الخبز‪.‬‬

‫• عدم اضافة الملح االعند التذوق‪ ،‬وعند طلب الملح مننا نعطى الملح والفلفل معا‪.‬‬ ‫• فى حال وقوع أدوات المائدة على األرض نطلب غيرها وال نأكل بها مرة تانية‪.‬‬ ‫• عدم وضع المتعلقات الشخصية على المائدة (المفاتيح‪-‬المناديل‪ -‬الهاتف‪-‬السجائر)‬ ‫• نضع العظام على يسار الطبق ‪ ،‬وبذورالفاكهة من الفم للمعلقة للطبق عالترتيب‪.‬‬ ‫• عدم التلويح بأدوات المائدة اثناء الحديث‪.‬‬ ‫• نضع الفوطة على مقعد الكرسى للعودة و الفوطة على يسار الطبق فى النهاية‪.‬‬ ‫• عدم مناولة األطباق للجرسون‪،‬وفى حالة استحساننا للطعام علينا توجيه الشكرله‪.‬‬ ‫• فى حالة البوفيه المفتوح نلتزم بدورنا و ال نقدم طبقنا على من يسبقنا‪.‬‬ ‫• عدم استخدام ادوات المائدة الخاصة باألخرين‪ ،‬ونطلب من الجرسون أدوات لنا‬ ‫• عند ترك المائدة ألى سبب (نترك الشوكة و السكين على الطبق ‪،‬و أسنان الشوكة لألعلى ‪،‬‬ ‫ومقابضها خارج الطبق كأنها شكل رقم ‪ 7‬سبعة باللغة العربية – و تترك الفوطة على يسار‬ ‫الطبق‪ ..‬ومن الممكن وضع الشوكة و السكين على يمين الطلب ‪ ،‬و الفوطة على المقعد)‪.‬‬

‫‪43‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫• عند اإلنتهاء من تناول الطعام نضع الشوكة و السكين جنب بعضهم فى الطبق الرئيسى ‪ ،‬و الفوطة‬ ‫على يمين الطبق الرئيسى‪.‬‬ ‫• يجب علينا توجيه الشكر لمن استقبلنا و ضايفنا (سواء كان فرد او مؤسسة)‪.‬‬

‫ثالثا ا المحذورات على مائدة الطعام‬ ‫• القاعدة العامة هي البعد عن كل مايثير اإلشمئزاز لدى الغير‪.‬‬ ‫• التحدث أثناء وجود طعام في فمك‪.‬‬ ‫• عدم فتح مواضيع مقززة على الطعام ‪.‬‬ ‫• البعد عن التجشأ‪ ،‬البصق‪ ،‬السعال والعطس دون أن تغطي فمك أو أنفك‪،‬التمخط في كم‬ ‫المالبس‪،‬العبث في األنف‪،‬الضغط على البثورفى الوجه او حك الجسم‪ ،‬الحفر في أذنيك بإصابعك‬ ‫او بالمفاتيح والنظر إلى ما تخرجه منها‪ ،‬قضم األظافر وشد الجلد الميت ‪ ،‬إزالة طالء األظافر‪،‬‬ ‫تمشيط الشعر بالقرب من أحد‪.‬‬ ‫• شد المالبس الداخلية‪ ،‬االستمرار في غلق المالبس بعد الخروج من الحمام‪.‬‬ ‫• عدم تخلية األسنان على مائدة الطعام ‪،‬مضغ اللبان أو فرقعته في وجه اآلخرين‪.‬‬ ‫• خلع الحذاء في المناسبات الرسمية تحت الترابيزات ‪.‬‬ ‫• وضع المكياج في األماكن العامة‪.‬‬ ‫• يحذر إطفاء السجائر في فناجين القهوة أو الشاي أو على األرض‪.‬‬ ‫• عدم ترك رماد السجائر يتساقط على أرض المكان‪.‬‬ ‫• يجب االمتناع عن التدخين في المآدب الرسمية‪.‬‬ ‫• االمتناع عن التدخين عند الدخول إلى حفل استقبال‪.‬‬ ‫• االمتناع عن التدخين عند الحديث مع شخص ال يدخن‬ ‫• يراعى اإللتزام تماما ً عند وجود الفتة تشير إلى منع التدخين‬

‫‪44‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫الفصل العاشر‪ :‬إتيكيت قواعد تنظيم المؤتمرات‬ ‫أوالا قبل المؤتمر‬ ‫مادة (‪ )1‬تحديد الهدف من المؤتمر‬ ‫• الوسائل المساعدة إلنجاح المؤتمر‪.‬‬ ‫• الموازنة المخصصة المؤتمر‪.‬‬ ‫• تحديد مكان إقامة المؤتمر واللوجيستيات الخاصة به‪.‬‬

‫مادة (‪ )2‬تعيين فرق العمل‬ ‫• فريق عمل تنظيمي (تجهيز المكان والدعوات والخطابات) ‪.‬‬ ‫• فريق عمل اتصاالت وعالقات واستقبال ‪.‬‬ ‫• فريق عمل إلعداد المواد اإلعالمية للمؤتمر ‪.‬‬ ‫• فريق عمل خدمات مساعدة لتوصيل المراسالت ‪.‬‬ ‫• اختيار الشخصيات المشاركة‪ ،‬وكتابة خطابات رسمية للمدعويين وتحديد طرق االتصال بها‬ ‫ومخاطبتها‪.‬‬ ‫• اختيار عنوان للمؤتمر و أجندته ( جدول الوقت والجلسات) ‪..‬‬ ‫• فريق للتفاوض على تفاصيل مكان عقد المؤتمرلإلتفاق على األسعار وتوقيع العقد‪.‬‬ ‫• تحضير المكان (المنصة الرئيسية ‪ -‬الصوت ‪ -‬اإلضاءة ‪ -‬الترجمة ‪ -‬البوفية ‪ -‬تخصيص المقاعد‬ ‫حسب الحاضرين و أسبقيتهم) ‪.‬‬ ‫• طباعة األوراق المطلوب توزيعها‪.‬‬

‫‪45‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫• دعوة وسائل اإلعالم لتغطية المؤتمر ‪.‬‬ ‫• إعداد المادة الصحفية المطلوب تقديمها لإلعالميين ‪.‬‬ ‫• إعداد النشرة أو الملف الذي يوزع على الحاضرين ‪.‬‬ ‫• لوحة الخلفية الرئيسية للنشاط ‪.‬‬ ‫• لوحات بأسماء المتحدثين والمعلقين ‪.‬‬ ‫• االتصال لتأكيد مواعيد المؤتمر ‪.‬‬ ‫• تحضير كلمة رئيس المؤتمر ‪.‬‬

‫ثانيا ا اثناء المؤتمر‬ ‫• مراقبة العمل ومتابعة المشكالت الناتجة ‪.‬‬ ‫• االستعداد لتوزيع األوراق والمواد المطلوب توزيعها من هدايا وملفات ‪.‬‬ ‫• تقديم واجب الضيافة من شاي وقهوة وتحديد طرق وكيفية تقديمها ‪.‬‬ ‫• متابعة طلبات الضيوف والمدعويين ‪.‬‬ ‫• متابعة البوفيه وتقديم الغذاء للجميع ‪.‬‬ ‫• تنظيم السيارات في حالة وجود برنامج ترفيهي أو زيادة ميدانية للضيوف ‪.‬‬ ‫• إدارة األجهزة أثناء الجلسات (صوت ‪ -‬بروجكتور ‪ ،‬وتحديد مسؤوليتها)‪.‬‬

‫‪46‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫ثالثا ا بعد المؤتمر‬ ‫• تقويم األداء ومقارنته بما تم التخطيط له ‪.‬‬ ‫• تحديد اإليجابيات و السلبيات ومناقشتها وتحديد المسئول عنها لمعالجة القصور‪.‬‬ ‫• رفع تقرير عن إجمالى أعمال المؤتمر للمسئولون (نجاحاته و إخفاقاته )‪.‬‬

‫الفصل الحادى عشر‪ :‬اتيكيت االجتماعات‬ ‫على من يدير اإلجتماعات الجمع بين عدة مهارات كمهارات إدارة اإلجتماعات‪ ،‬المهارات الفنية فى‬ ‫الجوانب التفصيلية التى على أساسها تمت الدعوة لعقد اجتماع باإلضافة إلى المعرفة التفصيلية إلتيكيت‬ ‫وبروتوكول إدارة االجتماعات‪.‬‬

‫اوالا قواعد االتيكيت والبروتوكول الواجب مراعاتها عند (إدارة االجتماع )‬ ‫• إختيار موضوع اإلجتماع بدقة و وضع أجندة محددة التفاصيل (جدول أعمال)‪.‬‬ ‫• تحديد و إختيار السادة المشاركين فى اإلجتماع بعناية شديدة ‪.‬‬ ‫• إختيار موعد يتناسب مع السادة المشاركين فى اإلجتماع ‪.‬‬ ‫•‬

‫إخطار المشاركين في االجتماع قبل عقده بفترة مناسبة ‪.‬‬

‫• تقديم االعتذار في حالة عدم إخطار المشاركين قبل االجتماع بفترة كافية‪.‬‬ ‫• إرسال أجندة (جدول أعمال االجتماع ) قبل موعد عقده بفترة مناسبة ‪.‬‬ ‫• يوضح فى أجندة اإلجتماع الفترة المسموح بها إلنتظار المشاركين المتأخرين‪.‬‬ ‫• تقديم المشاركون الجدد إلى االجتماع بطريقة مهذبة ‪.‬‬ ‫• توزيع النظر الى جميع المشاركين وفى اعينهم مباشرة ‪ ،‬مناداة الحضور بألقابهم ‪.‬‬ ‫‪47‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫• معاملة المسئولين التنفيذيين األصغر سنا ً بطريقة محترمة دون اإلقالل منهم‪.‬‬ ‫• إتباع إتيكيت الحديث ومهارات حسن التصرف إلدارة المناوشات التى قد تحدث ‪.‬‬ ‫• تعيين شخصان من قبل رئيس اإلجتماع أحدهم إلدارة الوقت طبقا لجدول األعمال ‪ ،‬و األخر‬ ‫لتسجيل جلسة اإلجتماع كاملة "أمين سر"‪.‬‬ ‫• تجهيز غرفة اإلجتماعات من حيث التهوية و اإلضاءة لتناسب راحة الجميع‪..‬‬ ‫• مراعاة وجود فترات الراحة لتناول المشروبات و األطعمة و التدخين فى حالة طول اإلجتماع و‬ ‫يتم ذكرها أيضا فى أجندة اإلجتماع‪.‬‬ ‫• إبالغ السادة المشاركين بموعد اإلجتماع المقبل و تسليمهم محضر اإلجتماع‬ ‫• توجيه كلمات الشكر والتقدير المغلفة بالذوق من جانب رئيس اإلجتماع لكالً ‪:‬‬ ‫‪ o‬من شارك فى حضور اإلجتماع ‪.‬‬ ‫‪ o‬من تقدم بإلقاء كلمته او أقدم على تقديم أفكار جديدة او وضح مواقف قائمة ‪.‬‬ ‫‪ o‬من ساعد في اإلعداد لإلجتماع و إنجاحه ‪.‬‬

‫ثانيا ا قواعد االتيكيت الواجب مراعاتها عند(حضور االجتماع كمشاركين)‬ ‫• علينا الوصول إلى مكان االجتماع في الموعد المحدد أو قبله بخمس دقائق‪.‬‬ ‫• في حالة حضور اجتماع ألول مرة علينا تقديم أنفسنا للجميع بجمل ودية قصيرة‪.‬‬ ‫• إذ لم يحدد لنا مكان محدد للجلوس فى االجتماع‪ ،‬فيجب أال نتسابق لإلستحواذ على مكان معين قبل‬ ‫أن يسمح لنا رئيس االجتماع أو أحد معاونيه ‪.‬‬ ‫• إذا تأخر موعد بدء االجتماع يستحسن لنا فتح حوارات ودية مع االمشاركين‪.‬‬ ‫• علينا اإلطالع و القرأة الدقيقة ألجندة اإلجتماع قبل الحضور و نستعد جيدا لمناقشة المواضيع التى‬ ‫سيتم تناولها ‪.‬‬

‫‪48‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫• إذا رغبنا فى تسجيل حوار االجتماع ‪ ،‬فيجب االستئذان أوال من رئيس االجتماع‪.‬‬ ‫• عدم مقاطعة اآلخرين أثناء الحديث أو اإلنشغال بالرسم بطريقة (نصف واعية) على أوراق‬ ‫اإلجتماع (الشخابيط) ‪.‬‬ ‫• علينا التفكير جيدا قبل التحدث ‪ ،‬وفى حال تعرض المتحدث للمقاطعة المتكررة ينظر الى الشخص‬ ‫المقاطع و يطلب منه بتهذيب وأدب و يخاطبه بأسمه و يطلب منه ان يدعه يستكمل حديثه ‪.‬‬ ‫• اإللتزام بقواعد إتيكيت اإلنصات‬ ‫• عدم التحدث فى ظل وجود اى شىء فى الفم ( السجائر – اللبان‪ -‬الطعام )‪.‬‬ ‫• عدم التدخين إذا كان ذلك غير مسموح به في غرفة االجتماعات‪.‬‬ ‫• فى حالة تقديم مداخلة او التعقيب رجاء إلحاقها بكلمات معبرة عن الذوق (من فضلك‪ -‬لو تكرمت –‬ ‫اذا سمحتلى) ‪.‬‬ ‫• عدم إحتكار وقت المناقشة لنا أو اإلطالة في عرض وجهات النظر‪.‬‬ ‫• اإلظهار الدائم للمشاعر الودية الطيبة‪ ،‬مع تجنب الخالف العنيف في أي مناقشة‪..‬‬ ‫• يجب شكر رئيس االجتماع في نهاية الجلسة و السادة الزمالء على شرف التعارف‪.‬‬

‫‪49‬‬

‫حزب مستقبل وطن‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة‬

‫تـــم بحمـــــــد هللا‬ ‫حزب مستقبل وطن ‪ -‬األمانة العامة‬ ‫أمانة العالقات العامة بالجمهورية‬ ‫بروتوكول العالقات العامة ‪2018/2017‬‬ ‫اعداد‬

‫د‪ .‬ايمــان السيد حافظ‬ ‫أ‪ .‬بسمــة محمد إبراهيم‬ ‫اشراف وإخراج‬

‫م‪ .‬محمـــد علـى الضبـع‬

‫‪50‬‬