Informe Junta Nacional Directiva ene-ago 2013

Colombia FEDERACIÓN COLOMBIANA DE ACJ-YMCA INFORME DE AVANCE Y GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN EJECUTIVA SOBRE EL PLAN OPERATIVO ANUAL DE LA OFICINA DE LA FEDERACIÓN ENERO/ AGOSTO DE 2013

DE ENERO A AGOSTO DE ESTE AÑO, LA OFICINA DE LA FEDERACIÓN, HA CUMPLIDO CON SUS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES ASIGNADAS EN LOS ESTATUTOS, BUSCANDO PROMOVER LA IDENTIDAD, UNIDAD Y EXPANSIÓN DEL MOVIMIENTO, Y AUNAR ESFUERZOS PARA APOYAR ASESORAR A LAS ACJ - YMCA EXISTENTES EN SU PROCESO DE CONSOLIDACIÓN, MEDIANTE UN TRABAJO ARMÓNICO Y PARTICIPATIVO PARA QUE PUEDAN CUMPLIR CABALMENTE CON SU MISIÓN. Por lo anterior y a lo largo del año, el equipo de trabajo ha adelantado las acciones de coordinación, seguimiento, consulta y reflexión, sobre los acuerdos nacionales definidos y ha elaborado los respectivos documentos de consenso e informes para la Junta Directiva Nacional. Como también, ha animado el trabajo y recogido insumos sobre los componentes prioritarios contemplados en el Plan Estratégico de la Federación.

Sobre las acciones, avances y retos en cada uno de los componentes prioritarios, durante este periodo por parte del equipo de la Oficina de Federación, se destacan:

Componente 1 MISIÓN Fortalecer la vivencia de la misión de la ACJ-YMCA a través de la concertación de acciones, relacionadas con el carácter ecuménico y Cristo céntrico del movimiento, para llevarla a la práctica en el relacionamiento interno y externo, la oferta de servicios y programas.

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La oficina de la Federación, realizó la solicitud de los ejercicios y documentos de Planeación para el 2013 a los movimientos locales, y en los allegados (67%) verificó que el componente de Misión está contemplado, contaba con indicadores, actividades y procesos para desarrollarlo, especialmente desde la formación de miembros de la ACJ – Voluntarios y empleados, para fortalecer el movimiento desde lo misional y en el desarrollo espiritual desde la vivencia del ecumenismo.

Destacamos que 5 voluntarios de las ACJ de Cali, Bogotá y Tolima hicieron parte del grupo Misión-Praga, para lo cual, junto con la voluntarios alemanes, recibieron capacitación durante una semana en la ACJ de Munich sobre las estrategias para llevar el mensaje de Cristo a la mayor cantidad posible de participantes en el Festival de Juventud entre el 4 y 9 de agosto. Este proceso fue bien recibido y destacado como de alto impacto durante el evento.

Además, el Área Técnica de la Oficina de la Federación, ha apoyado y animado la realización de los diferentes procesos y actividades acordadas por el Comité Nacional de Misión y Voluntariado, para la promoción, desarrollo y fomento del liderazgo de servicio cristiano en las ACJ, y se realiza el seguimiento mensual, para garantizar que los movimientos locales responsables, envíen convocatoria, agendas sobre temas que sean de interés nacional, de acuerdo con los planes y necesidades identificadas.

También se realiza el seguimiento para la entrega de memorias y cumplimiento de los acuerdos pactados en las reuniones virtuales celebradas y que respondan a los procesos e indicadores contemplados en los planes definidos. Hasta el mes de agosto, se han desarrollado todas las actividades planeadas y se ha contado con el 79% de participación de los representantes de los movimientos locales.

El Director Ejecutivo de la Federación asumió la dinámica de participación en la Red de Misión y viene participando en la preparación de la XII Conferencia Internacional de Misión que se realizará en Uruguay a finales de octubre. También se ha compartido la información del evento con los diferentes movimientos locales y estamentos y ya se están canalizando los formatos de inscripción recibidos. Se abrió además la posibilidad de realizar alguna pasantía con la ACJ de Uruguay para aprovechar el viaje de los participantes.

Por último, entre el 25 al 30 de Junio se guió y acompañó una visita de la YMCA de Alemania, conformada por 6 personas de la Federación, YMCA Múnich y Eslinghen, quienes visitaron las sedes de ACJ Medellín, Puerto Boyacá además de Bogotá. Se fortalecieron lazos e identificaron intereses y temas para apoyar el desarrollo de los movimientos en asuntos de Misión.

Componente 2 FORTALECIMIENTO INTERNO Fortalecer el movimiento nacional, construyendo colectivamente herramientas de tipo misional, administrativo, técnico y financiero, para mejorar el trabajo de Voluntarios, Juntas Directivas y Profesionales de las ACJ y de la Oficina de la Federación.

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2.1. Procesos de Formación: En el seguimiento realizado por la Oficina de Federación a los movimientos locales, se verificó que todas las ACJ – YMCA Locales, a excepción de la sede de Lérida, encuentran implementando procesos y acciones para la cualificación, incremento de cobertura y empoderamiento de sus voluntarios. Además, en las reuniones mensuales con los Coordinadores del Área, se realiza seguimiento a estos procesos de formación y proyección social del Voluntariado Juvenil.

La Oficina de la Federación, ha venido animando y convocando las reuniones del Comité de Misión y Voluntariado Nacional, realizadas en lo corrido del año, espacio en el que se ha reflexionado sobre los procesos de fortalecimiento relacionados con voluntariado juvenil, teniendo en cuenta las posibilidades de formación que

ofrece la ALCACJ, la Alianza Mundial y la Federación.

Además, se inició un proceso de construcción y consenso sobre una herramienta formativa para aspirantes a voluntarios, que se busca implementar en sedes o ciudades que no cuenten con profesionales a cargo de esta Área o para personas que se les dificulte participar en estos procesos por sus horarios laborales o de estudio. Y también, se culminó el proceso de consulta participativa para acordar la agenda de trabajo del próximo Encuentro Nacional de Voluntarios, que por las dificultades de movilidad y orden público generalizado en el país, se debió reprogramar para el mes de octubre.

A nivel cuantitativo, la oficina de Federación compiló los siguientes resultados del movimiento nacional:

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Actividades de Capacitación: Durante el primer semestre del año, La Oficina de la Federación apoyó y animó la cualificación de un total de 123 miembros del movimiento YMCA Colombia, entre voluntarios, directivos y staff, en diferentes procesos formativos, relacionados con los roles que desempeñan, así: - Los días 25 y 26 de abril, se desarrolló el primer taller nacional de capacitación para directivos de las ACJ – YMCA locales, en el marco de la reunión de la Coalición YMCA USA – YMCA COLOMBIA, realizada en la ciudad de Bogotá; con el objetivo de fortalecer y proyectar las relaciones de partnerships entre los movimientos de Estados Unidos y de Colombia. Los temas de capacitación desarrollados fueron: Modelo YMCA USA – Asegurando sostenibilidad; Plan Estratégico YMCA USA – Inclusión para todos y el tema de Fortalecimiento YMCA. Un total de 36 miembros del movimiento Colombiano participaron en esta formación; y por la YMCA USA asistieron: Nico Gourdet, Cenia Bosman, Philip Roush y Tom Horsley. Cabe destacar que de este proceso, tanto la agenda como las expectativas y objetivos propuestos por las partes se lograron; y como producto, se definieron las líneas de desarrollo y acciones prioritarias, para implementar este acuerdo. En este evento se resaltó la relación que la YMCA de Colombia tiene con un número importante de universidades alrededor del país y la cual se buscará potenciar más en beneficio de las ACJ - YMCA locales.

- 18 Miembros del Staff de programas sociales, de las ACJ – YMCA de Medellín, Bogotá, Cali, Santander, Tolima, Risaralda y Federación, recibieron capacitación para ser formadores en la metodología PASANAKU de Street Kids – CDEA (Emprendimientos juveniles con base en grupos de ahorro), en el marco del Encuentro Técnico Nacional, realizado entre el 10 al 15 de junio en la ciudad de Medellín. En este encuentro también se realizó una capacitación sobre el Modelo de Impacto para la evaluación, y se acordó un cronograma de trabajo para la realización de una línea de Base y sistema de seguimiento de los procesos formativos adelantados con jóvenes. Para el mes de septiembre esperamos contar con esta herramienta y con los equipos de trabajo capacitados para implementarla dentro de sus procesos formativos implementados con jóvenes.

- Eventos en Managua – Nicaragua. Desde el 29 de abril al 6 de Mayo, dos jóvenes voluntarias de la YMCA de Colombia (Bogotá y Cali) y el Director Ejecutivo de la Federación, (total 3) participaron en los talleres de formación, Conferencia Internacional y en la reunión del Comité Ejecutivo de la ALCACJ, en el cual se trabajo el tema de Gobernanza y Empoderamiento Juvenil en la YMCA. - Entre el 26 al 31 de mayo, la Directora del Área

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Técnica y de Programas de la Federación (1), participó en la Reunión Internacional de Partners convocada en Londres Inglaterra, por la Organización Restless Development, con quienes se desarrolló el proceso de Consulta juvenil frente a los objetivos del milenio después del 2015. En este evento se realizó el lanzamiento del Informe consensuado, participando representantes de los 13 países en donde se llevó a cabo la consulta. También se realizó un taller participativo de proyección y próximos pasos de esta red que se creo, para dar respuesta a las necesidades e intereses manifestados por los jóvenes en la consulta.

- 11 Miembros entre Staff y voluntarios por Colombia, finalizaron la formación del primer nivel del programa YMCA Líderes que dinamiza la ALCACJ, e iniciaron la formación en el segundo nivel. Para el Primer nivel se inscribieron un total de 14 personas.

El proceso inició a finales del mes de mayo y en total 25 jóvenes voluntarios del movimiento, representando 8 sedes diferentes, están adelantando esta formación a través de una plataforma virtual. Se destaca el compromiso de la joven voluntaria Lucía García, quien ha asumido la responsabilidad de dinamizar y representar a la YMCA de Colombia en este proceso, ante la ALCACJ.

- 11 miembros del movimiento Colombiano de las diferentes instancias tuvieron la posibilidad de participar en eventos de capacitación internacional convocados por la ALCACJ y otros organismos de la YMCA Como de otras organizaciones así: 

1 joven voluntario de la Oficina Nacional, recibió entrenamiento por 12 meses en temas relacionados con Educación Ambiental, trabajo en equipo, liderazgo juvenil y manejo de programas de campamentos. Campamentos en la YMCA de Honolulu. Su pasantía terminó a mediados del mes de julio y desde su regreso viene apoyando en la realización de los programas de inmersión y demás que oferta la Oficina de Programas internacionales.

 En el mes de enero de 2013, 1 joven de la ciudad de

Manizales y otro de la ciudad de Florencia iniciaron su entrenamiento en Educación Ambiental, trabajo en equipo, liderazgo juvenil y manejo de programas de campamentos y se espera que a su regreso a finales del año, comencemos a desarrollar programas donde desarrollen lo aprendido en las comunidades de donde provienen a nombre de la YMCA de Colombia.  1 Voluntaria de la ACJ – YMCA Risaralda, Lucia García

finalizó una pasantía profesional por 6 meses en la ACJ de Temuco – Chile, en programas deportivos y de prácticas en el manejo de voluntarios.

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 1 Voluntaria de Quindío, terminó una pasantía por

un año en la YMCA de Turinghen, Alemania y regresó al país con grandes experiencias y éxitos. Y junto con el Director Ejecutivo de la Federación y el Coordinador de la YMCA Eje cafetero, definieron su plan de trabajo y proyección en el Quindío para aplicar y multiplicar todos sus aprendizajes.  6 Jóvenes Lideres quienes en su mayoría forman

parte de las Juntas Directivas de las de sus movimientos locales, fueron aceptados por la ALCACJ y la Alianza mundial, para iniciar el proceso formativo de YGOR 2013 y Agentes de Cambio, ellos son: Luz Stephanie Díaz- ACJ de Bogotá, Mara Camila Bolívar - ACJ de Cali, William Leandro - ACJ de Bogotá, John Jairo Ardila - ACJ de Santander, Luis Carlos Sánchez - ACJ de Medellín y James Nieto ACJ de Risaralda. Las dos primeras además, participaron en el taller presencial que se realizó en Managua Nicaragua, en el marco de la Reunión del Comité Ejecutivo de la ALCACJ.

- Un total de 18 jóvenes voluntarios representando a las ACJ de Bogotá, Medellín, Cali, Tolima y Santander, y de diferentes procesos, participaron en el Festival de la Juventud de Praga 2013, que se realiza cada 5 años. La Oficina de Federación apoyó todo el proceso de inscripción, participación y vocería del movimiento.

Todos estos procesos y oportunidades de cualificación que se abren, tanto a nivel local, nacional e internacional, para voluntarios y miembros de los equipos de trabajo de las ACJ – YMCA Locales, permiten vivenciar el movimiento ACJ – YMCA y el adecuado desempeño en los roles que cada uno tiene dentro del movimiento. A nivel región, los miembros del movimiento colombiano realizan importantes aportes y son ejemplo para otras ACJ - YMCA hermanas.

Seguimiento al Voluntariado Adulto en la ACJ – YMCA Locales: La Oficina de Federación cuenta con los reportes cuantitati-vos de voluntariado, al igual que el de Comités y Juntas Directivas de las ACJ – YMCA Locales, en donde se observa un incremento en la participación de socios Básicos, Jóvenes y Colaboradores adultos en Comités, con respecto al periodo anterior, al igual que en los reportes cuantitativos de los Socios Básicos. Sin embargo, se desconocen los procesos para la motivación, enganche y formación de voluntarios adultos que están implementan en los movimientos locales y es importante trabajar el tema de Gobernanza en la ACJ – YMCA al igual que el de relevos en el liderazgo.

Componente 3 POSICIONAMIENTO DE LA ACJ-YMCA DE COLOMBIA Posicionar a nivel local, nacional e internacional la ACJYMCA de Colombia, como un movimiento que aporta al desarrollo integral de la niñez y la juventud del país.

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Indicador 1: IMAGEN CORPORATIVA El responsable de Comunicaciones de la Oficina de Federación comparte los siguientes avances y logros de su labor, en lo corrido del año: 3.1.1. Hacer seguimiento y motivar la implementación de las pautas y recomendaciones incorporadas en la estrategia de posicionamiento.

- En enero se realizó relevamiento situacional de los aspectos comunicacionales de todas las sede de ACJ en el país (exceptuando Medellín) - Se conformó grupo de voluntarios y staff de cada ACJ Local, responsables de las comunicaciones, los cuales comparten material e inquietudes. Se creó un grupo cerrado en la red social Facebook para dinamizar estos contenidos, actualmente lo componen 16 miembros.

- Se han realizado las siguientes actividades: 1 encuentro virtual Nacional con el grupo de Responsables de Comunicaciones y 2 encuentros virtuales con el grupo de Brand Latinoamérica representando a YMCA Colombia.

- Durante el mes de mayo se presentó formalmente el Manual de Branding Institucional (http://issuu.com/ymcacolombia/docs/manual_bran d) y anexos para la implementación de la gráfica (http://issuu.com/ymcacolombia/docs/anexo_1__t__cnica) y tomas fotográficas (http://issuu.com/ymcacolombia/docs/anexo_2_-

_imagenes).

- Realización de campañas gráficas a nivel nacional en fechas claves, como el cumpleaños 169 de la ACJYMCA. - Gestión y compra de los dominios web para cada sede del movimiento ACJ-YMCA Colombia.

- Asesoramiento y aplicación de identidad institucional en piezas/materiales de las diferentes sedes que componen el movimiento ACJ-YMCA Colombia: o Papelería Institucional (Papel carta, Tarjetas Personales) o Firmas digitales en cuentas de correo o Plantillas de presentación pps o Gráfica en flyers promocionales

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3.1.2. Continuar posicionando el movimiento YMCA y los programas Bilingües e internacionales promovidos por la oficina de la Federación en las ACJ-YMCA locales y en diferentes entidades e instituciones educativas que sean identificadas como grupo objetivo para la comercialización y venta de los productos a nivel nacional.

- Realización de Brochure Institucional de ACJYMCA Colombia (http://issuu.com/ymcacolombia/docs/sintesis_info _acj-ymca_colombia) - Armado de folleto síntesis presentación “¿Qué hace la ACJ-YMCA de Colombia?” (http://issuu.com/ymcacolombia/docs/folleto_prese ntaci__n_acj-ymca_colo) - Confección de Brochure con los Programas Bilingües e Internac. del Área Internacional de la ACJYMCA Colombia (http://issuu.com/ymcacolombia/docs/prgramas_bil ing_es_e_internacionales) - Diseño de aviso publicitario del Área Internacional en Revista de Turismo “Metro Cuadrado”, ver pág. 4 (http://issuu.com/revista_metrocuadrado/docs/turi smo_mayo/5) - Aviso Publicitario de los Programas Bilingües e Internacionales en Revista “Exploring the Planet”.

- Desarrollo de piezas comunicacionales para campamentos desarrollados por el Área Internacional de la ACJ-YMCA Colombia:

o Camp Y Noah (http://issuu.com/ymcacolombia/docs/folleto_ca mp_y_noah) o Chief Ouray (http://issuu.com/ymcacolombia/docs/folleto_ch ief_ouray_2013) o Y Camp (http://issuu.com/ymcacolombia/docs/folleto_y_ camp_2013)

PALABRA

JOVEN

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3.1.3. Socializar y promocionar el trabajo de la ACJ – YMCA Colombia, sus programas, aportes y servicios en diferentes medios de comunicación, redes sociales e instituciones.

- Retroalimentación de actividades en las diferentes sedes de la ACJ-YMCA Colombia en (https://www.facebook.com/YMCAColombia) - Reuniones virtuales semanales vía skype/facebook con el director de comunicación de la ALCACJ, Daniel Gómez.

- Realización mensual del Boletín Palabra Joven por las diferentes sedes que conforman el movimiento ACJ-YMCA en Colombia. Las siguientes realizadas en 2013: o Tolima (http://issuu.com/ymcacolombia/docs/palabra_j oven_tolima) o Medellín (http://issuu.com/ymcacolombia/docs/palabra_j oven_medell_n) o Cali (http://issuu.com/ymcacolombia/docs/palabra_j oven_cali_2013) o Santander (http://issuu.com/ymcacolombia/docs/palabra_j oven_santander_2013) o Pto. Boyacá (http://issuu.com/ymcacolombia/docs/palabra_j oven_pto_boyac___2013)

3.1.4. Compilar y elaborar material audiovisual de la ACJ - YMCA y programas en Colombia.

Canal de Youtube http://www.youtube.com/ymcacolombia

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Indicador 2: FORTALECER EL TRABAJO CON NIÑEZ Y JUVENTUD - En enero y febrero se recibieron visitas de funcionarios de la Fundación Disney, Street Kids y CDEA, para evaluar un proyecto de alianza implementado en 2012, para la formación de jóvenes en proyecto de vida y emprendimiento.

Producto de esta evaluación, se abrió la posibilidad de continuar el trabajo y la formación con jóvenes, para lo cual se elaboró y presentó propuesta para fortalecer los procesos de formación juvenil en el componente de emprendimiento con jóvenes en situación de vulnerabilidad, la cual fue aprobada e inició a partir del mes de abril.

- Además, el Área Técnica y de Programas de la Oficina de la Federación presentó 5 propuestas que se encuentran en estudio, para la gestión de recursos de los movimientos locales así:  A comienzos de año se presentaron propuestas

para trabajar procesos de liderazgo juvenil a una convocatoria del BID, para los movimientos de Quindío y Santander. También se trabajaron propuestas para LAN y Bayer de Colombia, esperando apoyo en el marco de la responsabilidad Social empresarial.  Se presentó propuesta sobre Violencia de Género

como respuesta a la convocatoria del BID, para los

movimientos de Risaralda, Quindío y Tolima. El proceso de selección culmina en octubre de 2013.  Se presentó propuesta de capacitación y talleres

en valores para niños del Fondo de Empleados de Almacenes Éxito en la ciudad de Barranquilla.

- Entre el 6 al 21 de Junio se recibió la visita de Irene Hofstetter, Coordinadora de HorYzon – Suiza para el proyecto Líderes Juveniles que Transforman y Emprenden, que se realiza en Colombia, con la participación de las ACJ – YMCA de: Bogotá, Medellín, Cali, Risaralda, Santander y Tolima. Además de participar en el Encuentro Técnico, Irene visitó los procesos con los jóvenes en Santander, Medellín Tolima y Bogotá, y adelantó reuniones de evaluación y proyección con la responsable del Área Técnica de la Federación. Esta visita permitió fortalecer lazos de amistad y colaboración, además de definir acciones para el fortalecimiento de los movimientos locales y de los procesos que se llevan a cabo en cada sede, ya que para el mes de septiembre, se adelantará una capacitación para todos los movimientos, sobre el Modelo de Negocios para Entidades sin Ánimo de Lucro, con el objetivo de compartir herramientas y acompañar a los movimientos locales en la creación de programas rentables.

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- En el mes de mayo, se realizó visita de contacto con la Directora de APC; Agencia para la Cooperación en Colombia, Dra. Sandra Bessudo, y a finales del mes de septiembre se sostendrá otra reunión de seguimiento y proyección.

- La Oficina de la Federación ha dado cumplimiento al seguimiento, acompañamiento, retroalimentación y elaboración de reportes sobre las acciones y procesos contemplados en los proyectos de cooperación internacional, garantizando el cumplimiento de planes, cronogramas, presupuestos, objetivos y metas contempladas en los mismos.

Componente 4 VIABILIDAD INSTITUCIONAL Contar con el modelo de acci贸n de la Federaci贸n requerido para potenciar el trabajo colectivo de las ACJ-YMCA y responder a las demandas, necesidades y expectativas a nivel local, nacional e internacional

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Indicador 1 A diciembre de 2010* los estatutos han sido revisados, ajustados y aprobados por los miembros que hacen parte de la Federación.

- 1 grupo de 11 niños y niñas participó en un programa de Campamento de verano en Estados Unidos.

La comisión designada para la revisión y ajuste de los estatutos actuales de la Federación revisó e incorporó, donde hubiese lugar, los aportes realizados por la ACJ de Medellín. En esta próxima sesión de Junta Directiva de la Federación, se estará presentando un informe de lo realizado y del procedimiento a seguir antes de su aprobación en la próxima Convención Nacional en el 2014.

- 116 jóvenes trabajaron en campamentos de verano en Estados Unidos, entre junio y agosto de 2013.

* éste indicador estaba para realizarse en el 2010

Indicador 2 GESTIÓN OFICINA DE PROGRAMAS BILINGÜES E INTERNACIONALES En lo corrido del año, se han desarrollado seis programas, contando al mes de agosto, con un total de 1484 Participantes Directos, así: - 8 Programas de inmersión en Inglés en Chía y Bogotá, - 1 Campamento de verano de una semana en Colombia.

- 2 personas han tomado los cursos de Inglés en Montreal - 2 voluntarios internacionales han participado en el programa Dejando Huellas que se desarrolla en universidades colombianas El área de Programas Bilingües e Internacionales se viene consolidando como fuente de recursos para los movimientos locales, ya que además de cubrir sus propios costos de operación, aporta el 40% de los costos de la Oficina de la Federación y también aporta a las ACJ - YMCA Locales algunos recursos financieros por concepto de comisiones y talento humano, ya que un porcentaje importante de los participantes se convierten en voluntarios de las ACJ locales.

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