5.3 Communicatie met belanghebbenden

van het jaarverslag gecontroleerd door een externe accountant. Deze voorziet de jaarrekening en het financiele deel van het jaarverslag van een controle verklaring.

Risico beheersysteem

Negatieve berichtgeving over de goede doelen branche en het gedrag van de donateur kunnen een risico vormen. Door bovengenoemde controle cyclus van o.a. maandrapportages worden risico’s op tijd gesignaleerd en kan hierop geanticipeerd worden. Voor de financiering van de projecten in het veld wordt het volgende controlesysteem gehanteerd:

Controlesysteem financiering

WereldOuders draagt bij aan de projecten van haar partnerorganisatie NPH door: ■ Jaarlijks een vast bedrag bij te dragen aan het budget van de projectlanden; het ‘commitment’ genoemd. Deze bijdrage aan het NPH budget wordt jaarlijks door het bestuur en de directie van

WereldOuders in overleg met NPH vastgesteld. In 2021 was het commitment van WereldOuders aan de projectlanden $300.000 (€270.000) Dit bedrag wordt verdeeld over de negen projectlanden en direct naar hen overgemaakt. Het commitment wordt (in tegenstelling tot alle andere bedragen) vastgesteld en overgemaakt in US$. ■ Een bijdrage aan projecten die niet uit het budget bekostigd kunnen worden. Dit zijn voornamelijk educatieve, medische en bouwkundige projecten.

De bijdrage voor de projecten is afhankelijk van het succes van fondsenwerving bij voornamelijk bedrijven, vermogensfondsen, particulieren, serviceclubs en scholen. WereldOuders coördineert alle financiële stromen vanuit Nederland.

Procedures

De projecten vanaf $1.000 moeten eerst worden goedgekeurd door de executive director van NPHI. Alle projecten van $100.000 en hoger worden bovendien door de ExCom, een speciaal comité, beoordeeld. Het medisch team beoordeelt alle medische projecten en het project comité behandelt de constructie projecten. Na goedkeuring wordt het project op het intranet geplaatst.

Project reservering

Alle fondsenwervende kantoren hebben toegang tot het intranet en kunnen projecten reserveren voor donateurs. Na transfer van de donatie naar het veld kunnen ze hier ook aangeven dat het project gefinancierd is. Transfers naar het veld worden eveneens op intranet vastgelegd.

Rapportage

De desbetreffende projectcoördinator in het veld is verantwoordelijk voor het opstellen van een inhoudelijke en financiële rapportage bij donaties van $5.000 of meer. Op verzoek kan ook voor lagere donaties een rapportage worden verzorgd. Indien gewenst worden kopieën van de facturen meegezonden. Voor projecten die langere tijd lopen, bijvoorbeeld constructieprojecten, worden regelmatig updates verzonden tijdens de uitvoering van het project. WereldOuders controleert de (financiële) rapportages om de voortgang en de bestedingen binnen de projecten te monitoren. Wanneer er sprake is van een project met een budget hoger dan $50.000 zal het bedrag in twee of meerdere fases overgemaakt. Fase 2 wordt betaald wanneer fase 1 daadwerkelijk is afgerond.

Terugkoppeling

De updates, financiële en inhoudelijke rapportages worden doorgestuurd naar de desbetreffende donateurs. Desgewenst kunnen sponsoren zelf het door hen gefinancierde project bezoeken.

WereldOuders informeert en communiceert met alle verschillende belanghebbenden op grond van de volgende principes: ■ Eerlijkheid; ■ Transparantie over mogelijkheden en resultaten; ■ Bij voorkeur persoonlijk contact; raken, binden en behouden van onze belanghebbenden.

Donateurs en wereldouders (sponsorouders) ■ Ontvangen acht tot tien keer per jaar middels een digitale nieuwsbrief informatie over de projecten van NPH en de campagnes, acties en resultaten van

WereldOuders; ■ Worden telefonisch, per e-mail of brief uitgenodigd voor de evenementen die voor hen interessant zijn; ■ Kunnen wensen, ideeën en suggesties via de website, schriftelijk of telefonisch doorgeven; ■ Worden bij klachten volgens een klachtenprotocol te woord gestaan; ■ Worden bij donaties bedankt met een brief waarin kort benoemd wordt waaraan de gift wordt besteed; ■ Ontvangen post van hun sponsorkind, waaronder een schoolrapport; ■ Hebben de mogelijkheid via elektronische mail te corresponderen met het sponsorkind; ■ Krijgen via de nieuwsbrief en social media de melding dat het jaarverslag beschikbaar is met de mogelijkheid om dit te downloaden via de website; ■ Kunnen een geprinte versie van het jaarverslag opvragen; ■ Ontvangen mondeling of schriftelijk bericht bij start of beëindiging van wereldouderschap en/of donateurschap.

Actievoerders

■ Ontvangen dezelfde informatiemiddelen als de donateurs, te weten: nieuwsbrieven, uitnodigingen voor evenementen, e-mail berichten; ■ Ontvangen daarnaast een pakket met posters, folders en ander actiemateriaal; ■ Ontvangen vooraf een uitgebreid projectvoorstel en alle hulp en informatie nodig om de actie tot een succes te maken; ■ Ontvangen indien mogelijk persoonlijk bezoek tijdens de actie van een voorlichter van

WereldOuders;