Pks czech dyplom informator 260318

Informator.

Organizacja wydarzeń w bibliotece ASP w Katowicach

1

2

Informator.

Organizacja wydarzeń w bibliotece ASP w Katowicach

3

Informator jest zestawem instrukcji — krok po kroku — jak zorganizować wydarzenie w bibliotece. Przedstawione sposoby postępowania są oparte na doświadczeniach osób organizujących takie i podobne wydarzenia.

Informator jest pomocą i inspiracją dla wszystkich, którzy chcą mieć realny wpływ na proces rozwoju biblioteki i współtworzenie jej tożsamości.

Zobacz, czego będziesz potrzebować, żeby przejść każdy z poszczególnych etapów organizacji.

4

Rodzaje wydarzeń Jakie wydarzenia mogą być organizowane w bibliotece?

Spotkanie autorskie

Prezentacja książki

Konsultacje

Warsztaty

Panele dyskusyjne

Wystawy

...i wiele innych

5

Proces organizacji wydarzenia

1. Chcesz przeprowadzić wydarzenie, spotkanie albo warsztaty?

5. Udostępnij informacje przez internet (strona uczelni, e-mail, facebook, instagram, twitter)

6

2. Opisz krok po kroku swój pomysł, skonsultuj się z biblioteką, zarezerwuj wstępny termin

6. Przygotuj materiały potrzebne w realizacji wydarzenia (gadżety, materiały warsztatowe)

3. Dopracuj wszystkie szczegóły (data, czas trwania, godzina, ilość miejsc, potrzebne materiały itp.)

4. Zaprojektuj promocję swojego wydarzenia (internet, plakaty, ulotki itp.)

7. Zajmij się aranżacją pomieszczenia

8. JUHU! Nadszedł moment wydarzenia! Trzymaj się planu i baw dobrze

9. Udostępnij relację z wydarzenia

7

Wnoszenie jedzenia do biblioteki nie jest dobrą praktyką, dlatego, jeżeli przewidujesz poczęstunek, zaplanuj jakąś alternatywną przestrzeń. Może to być na przykład hol przed biblioteką lub współpraca ze stołówką.

Istnieje również możliwość wyniesienia z czytelni wszystkich książek :) jednak nie polecam tego robić...

8

Krok 1 Określ cel i formę Sformułuj cel tak konkretnie, jak to możliwe.

Wydaje się to dość oczywiste, ale warto krytycznie podchodzić do tego problemu.

Chcesz przekazać wiedzę uczestnikom?

Promować książkę?

Zaoferować wspólne spędzenie czasu?

Forma wydarzenia będzie zależała od jego koncepcji, terminu i czasu trwania, podziału ról w zespole, układu sali, cateringu itp.

Jeżeli nie masz żadnego pomysłu na tematykę wydarzenie, ale bardzo chcesz podjąć inicjatywę, warto zorganizować głosowanie wśród studentów.

Może to być na przykład mini ankieta utworzona na fanpage’u biblioteki lub napisanie propozycji na karteczkę i zostawienie w bibliotece.

9

Spisanie pomysłu, ułatwi Ci opowiedzenie o nim kierownikowi i personelowi biblioteki.

Nie musi to być dokładny opis każdego etapu, ważne żeby pokazywał cel oraz zarys wydarzenia.

Pamiętaj, jeżeli będziesz mieć problemy z dopracowaniem pomysłu, kierownik biblioteki posiada doświadczenie w organizacji wydarzeń i na pewno razem coś wymyślicie.

10

Krok 2 Stwórz plan Opisz krok po kroku, jak ma wyglądać wydarzenie, ile potrzeba będzie osób, czasu, oszacuj budżet, wstępną datę itp.

Udaj się do biblioteki i przedstaw swój pomysł. Zapewne zostaniesz odesłany do kierownika biblioteki (nie bój się, jest to osoba bardzo otwarta na tego typu działania), pomoże Ci w dopracowaniu szczegółów oraz przygotowaniach.

Zastanów się nad elementami dodatkowymi, które mogą podnieść wartość wydarzenia.

Może to być na przykład specjalna aranżacja przestrzeni, dekoracje, goście specjalni lub konkurs tematyczny (pamiętaj, że diabeł tkwi w szczegółach).

Zastanów się nad doborem odpowiednich osób do wykonywanych przez nich ról, np. dokumentacja fotograficzna, moderator, wręczający nagrody itd.

11

Stwórz dokładny plan, rozpisz każdy etap wydarzenia z podziałem na role oraz poproś personel biblioteki do uczestnictwa w wydarzeniu.

Pamiętaj, żeby dzień wydarzenia nie pokrywał się z ważnymi datami na przykład sesją egzaminacyjną, świętami czy dniem wagarowicza...

12

Krok 3 Dopracuj szczegóły Wybierz termin wydarzenia i skonsultuj go z kierownikiem biblioteki. Decydując się na konkretną datęn weź pod uwagę profil i tematykę spotkania. Inne decyzje podejmować będziesz przed organizacją wykładów, inne natomiast przed organizacją spotkania autorskiego, warsztatów, czy wystawy.

Termin trzeba dostosować do osób, do których skierowane jest wydarzenie.

(Data może również być wstępnie ustawionym zdarzeniem dla powtarzającego się cyklicznie wydarzenia).

Uwzględnij święta, dni wolne itp.

Daj sobie wystarczająco dużo czasu!

Wystarczą 3-4 miesiące na zaplanowanie wydarzenia w bibliotece.

Dostosuj daty z kluczowymi uczestnikami — gośćmi, prelegentami itp. oraz zapytaj o zgodę dziekana.

13

Plakat powinien zawierać informacje o nazwie wydarzenia, dacie, godzinie, miejscu oraz krótki opis.

Bardzo ważne jest zachowanie hierarchii ważności informacji oraz umiejętne zawarcie istotnych informacji w małej ilości tekstu.

Dokładny, dłuższy opis zamieść na stronie internetowej lub utworzonym na Facebooku biblioteki wydarzeniu.

14

Krok 4 Zaplanuj promocję Po ustaleniu wszystkich składowych elementów wydarzenia należy zająć się planowaniem jego promocji.

W tym celu powinna powstać oprawa graficzna promocji danego wydarzenia, czyli plakaty, druki akcydensowe itp.

Jeżeli nie jesteś w stanie wykonać ich samodzielnie, zwróć się z prośbą do pedagogów, którzy prowadzą pracownie projektowania plakatów, o zorganizowanie konkursu wśród studentów.

Dzięki temu działaniu wszystkie jednostki zaangażowane są w proces organizacji wydarzenia, współtworząc tym tożsamość oraz rozwój biblioteki!

Organizacja konkursu na plakat wśród studentów może wpłynąć na wydłużenie czasu organizacji wydarzenia. Jednak warto zaangażować w proces organizacji osoby, dla których dedykowane jest wydarzenie.

15

Pamiętaj o tym, żeby zaprosić na wydarzenie wszystkich, nawet najważniejsze osoby na uczelni. Istnieje możliwość, że nie będą mogły wziąć udziału w Twoim wydarzeniu ale na pewno mile to odbiorą (przy okazji Ty zyskasz sympatię a biblioteka rozgłos).

16

Krok 5 Udostępnij informację Teraz trzeba pomyśleć, jak dotrzeć z informacją o wydarzeniu do jak największej liczby odbiorców.

Dobrym medium będzie internet.

Informację można umieścić na stronie internetowej uczelni, na Facebooku biblioteki oraz zwrócić się z prośbą o rozesłanie zaproszenia drogą mejlową przez dziekanaty. „Poczta pantoflowa” jest formą, która równie dobrze dociera do większej ilości osób. Pomyśl, czy nie warto zaplanować pewnego rodzaju gry, na przykład „głuchy telefon”.

Efektem będzie zapewne zupełnie inna informacja, ale może warto użyć tego rodzaju zabawy, ponieważ dzięki niej mogą pojawić się dodatkowe propozycje wydarzeń :)

17

W celu zaprojektowania lub wykonania gadżetów możesz zwrócić się z prośbą do studentów wzornictwa, dla niektórych z nich modelarnia to drugi dom.

Wykonując elementy drukowane, KONIECZNIE zajmij się nimi co najmniej dwa tygodnie wcześniej, ponieważ w ewentualnym stresie organizacyjnym, mogą pojawić się prozaiczne problemy drukarskie np. ze spadami...

18

Krok 6 Przygotuj materiały Materiały powinny być zaplanowane w zależności od rodzaju wydarzenia.

Jeżeli będą to warsztaty szycia książki, pamiętaj o tym, żeby każdy z uczestników miał dostęp do potrzebnych mu rzeczy.

Organizując wydarzenie mające na celu promocję książki, przygotuj odpowiednie gadżety, mogą to być na przykład zakładki z podpisem autora.

To również moment, kiedy warto wysłać osobom zaangażowanym w proces organizacji szczegółowy scenariusz z podziałem na role i potwierdzić dokładnie każdego z osobna.

19

Pamiętaj, żeby zrobić pierwsze próby kilka dni przed wydarzeniem, chodzi głównie o rzutnik, czy nagłośnienie, żeby w razie czego mieć czas na znalezienie sprzętu zastępczego.

Aranżację przestrzeni wystarczy wykonać na dzień przed wydarzeniem.

Pamiętaj, że potrzebna ci będzie co najmniej jedna osoba do pomocy.

20

Krok 7 Przygotuj przestrzeń Ponieważ czytelnia jest miejscem użytkowym, przeznaczonym do pracy przy biurku, konieczne będzie odpowiednie ustawienie stołów, oczywiście w zależności do rodzaju wydarzenia.

Ważne jest uwzględnienie ilości osób oraz przygotowanie kilku dodatkowych miejsc (rezerwowych).

Pamiętaj o tym, żeby każdy uczestnik miał dobrą widoczność oraz kontakt z prowadzącym i gośćmi specjalnymi.

Być może będzie konieczne wyniesienie paru stołów lub pożyczenie większej ilości krzeseł.

Jeżeli wydarzenie związane jest ze stworzeniem odpowiedniego klimatu, użyj dobranych wcześniej dekoracji.

Nie zapomnij o sprzęcie elektronicznym, laptopie, rzutniku czy aparacie fotograficznym.

21

Możesz użyć dodatkowej funkcji Live Stream dostępnej na Facebooku.

Dzięki temu inne osoby, które nie mogły osobiście wziąć udziału w wydarzeniu, zobaczą Twoją relację (warto jednak wykonać próbę, ponieważ może wystąpić opóźnienie w nadawaniu relacji).

22

Krok 8 Wydarzenie Nadszedł moment wydarzenia, najważniejsza zasada bądź spokojny!

Nic nie wygląda mniej profesjonalnie jak zestresowany organizator...

Poproś personel biblioteki o wspólne powitanie uczestników i udział w wydarzeniu.

Jeżeli wydarzy się coś, czego nie przewidzisz, postaraj się nie panikować, twoim celem jest wykonanie konkretnego zadania. Ewentualne niedociągnięcia staną się doświadczeniem, z którego wyciągniesz wnioski i na pewno czegoś się nauczysz.

Baw się dobrze!

23

Poinformuj wszystkich, że relacja z wydarzenia zostanie udostępniona w internecie. Jeżeli ktoś miałby z tym problem, będzie wiedział, żeby unikać fotografa.

Pamiętaj, żeby posprzątać bibliotekę.

24

Krok 9 Po wydarzeniu Pamiętaj, żeby podziękować wszystkim uczestnikom, prelegentom oraz organizatorom wydarzenia.

Poproś kogoś lub samodzielnie opracuj dokumentację fotograficzną, lub filmową z wydarzenia.

Wyślij je do osób, które były prelegentami lub gośćmi specjalnymi wydarzenia.

Postaraj się udostępnić materiał na stronie internetowej biblioteki.

Dobrą praktyką będzie również zebranie opinii wśród uczestników na temat wydarzenia, może to pomóc w wygenerowaniu tematyki kolejnego wydarzenia.

25

Afterparty

Nawet jeżeli nie było ono planowane, afterparty po wydarzeniu świadczy wyłącznie o tym, że uczestnicy dobrze się bawili i chętnie spędzą więcej czasu w obecnym towarzystwie.

26

27

28

29

2. Informator. Organizacja wydarzeń w bibliotece ASP w Katowicach Elżbieta Czech Projekt działań zachęcających do korzystania z biblioteki ASP w Katowicach promotor: prof. ASP dr hab. Wiesław Gdowicz Pracownia Komunikacji Społecznej prowadzący prof. ASP dr hab. Wiesław Gdowicz dr hab Justyna Kucharczyk ASP Katowice 2018

30