23219 Handboek Communicatie & Marketing

HANDBOEK COMMUNICATIE & MARKETING Januari 2015

2

HANDBOEK COMMUNICATIE & MARKETING

INHOUD

VOORWOORD

4

1. COMMUNICATIE & MARKETING

6

1.1 C&M voor de VU

7

1.2 Uitgangspunten organisatie C&M

7

1.3 Organogram C&M

9

1.4 Locaties C&M

10

2. WERKWIJZE COMMUNICATIE & MARKETING

11

2.1 Werkwijze C&M

13

2.2 Ondersteunende systemen en processen

15

3. (DIGITALE) WERKPLEK

17

4. COMMUNICATIE – IEDEREEN ALTIJD OP DE HOOGTE

20

5. PERSONELE ZAKEN

22

6. VERVOERSZAKEN 23 7. FINANCIËLE ZAKEN

24

BIJLAGEN

1: Checklists nieuwe medewerker C&M

26

2: Instructie voor gebruik VU email handtekening

27

3: Lijst van Afkortingen – LVA

28

HANDBOEK COMMUNICATIE & MARKETING

3

4

HANDBOEK COMMUNICATIE & MARKETING

VOORWOORD

Beste collega, Graag introduceer ik het C&M handboek. Dit handboek geeft een overzicht van de geschreven en ongeschreven regels op welke manier we bij C&M met elkaar samenwerken, maar is daarnaast ook een praktische aanvulling op de reeds bestaande HR personeelswijzer die voor de gehele VU geldt. Je vindt er wie-wat-waar informatie over IT, Finance en HR loketten plus een handige checklist voor de eerste werkweek van nieuwe medewerkers. Het handboek is een echte must read voor nieuwe medewerkers, maar bevat voor alle C&M medewerkers veel nuttige informatie – ook als je al langer bij de VU werkt. Voor nieuwe medewerkers staat achterin een overzichtelijke checklist voor je eerste werkweek.

Houdt bij het lezen in je achterhoofd dat dit nu opgemaakt is als een digitaal document met diverse directe links naar VUnet.

Uitprinten kan natuurlijk ook, je mist dan alleen de doorlink naar meer achtergrondinformatie.

Het handboek is een levend document en wordt met regelmaat bijgewerkt. Mocht je een onderwerp missen of graag willen aanvullen, geef dat dan door aan het secretariaat. Tenslotte zijn we samen zijn verantwoordelijk voor goede communicatie ten behoeve van de hele VU! Hartelijke dank, veel leesplezier, Petra van Beukering - HerkstrĂśter Directeur Communicatie & Marketing

INLEIDING

5

COMMUNICATIE & MARKETING

1

6

Al sinds de oprichting in 1880 staat de VU voor een onderscheidende manier van wetenschap toepassen. De VU is een open organisatie, die sterk verbonden is met mens en maatschappij. Het gaat niet alleen om verdieping van kennis, maar ook om verbreding. We vragen van onze studenten, onderzoekers, promovendi en medewerkers dat ze verder kijken: verder dan het eigenbelang, het eigen vakgebied, verder dan het bekende, verder dan het hier en nu. Want VU is Verder Kijken.

HANDBOEK COMMUNICATIE & MARKETING

1.1 C&M VOOR DE VU - HET BELANG VAN EEN EENDUIDIGE POSITONERING

De VU bouwt als universiteit mee aan de maatschappij van morgen, kwalitatief hoog onderwijs en onderzoek is daarmee voor de VU essentieel. Even essentieel is het dat de communicatie met tal van stakeholders zo is opgezet dat zij zich van die verantwoordelijkheid bewust zijn en een bijdrage willen leveren aan de doelstellingen van de VU. Stakeholders zijn dan potentiele studenten, overheid, vastgoed, wetenschappers, studenten en medewerkers.

Voor hen allen geldt dat het van groot belang is, dat de VU een eenduidige, onderscheidende positie inneemt.

De wortels van de VU, haar bewuste keuze voor een positie midden in de maatschappij, de overtuiging dat multidisciplinariteit en diversiteit van grote betekenis zijn, de drive om niet alleen wetenschappelijk maar ook maatschappelijk relevant te zijn, dit alles maakt de VU tot een bijzondere universiteit.

Communicatie en marketing zijn van het grootste belang om deze unieke positie te vertalen naar al die stakeholders, binnen en buiten de VU, en eraan bij te dragen dat de VU een bijzondere plek weet in te nemen in hun denken en voorkeuren.

Dat vraagt een consistente, samenhangende en systematische manier om met communicatie om te gaan, vanuit één heldere propositie, vanuit één visie op ‘het merk VU’, waarin het geheel van de VU meer wordt dan de som der afzonderlijke delen uit faculteiten en diensten.

Strategie Regie op inhoud vanuit centrale positionering en marketingcommunicatie strategie

SAMENWERKING BINNEN DE VERSCHILLENDE DISCIPLINES STAAT CENTRAAL Een eenduidige positionering in communicatie biedt een stevig kader voor toekomstige activiteiten, maakt keuzes en handelingen uitlegbaar en helpt mensen te verbinden, zowel intern als extern.

Communicatie en marketing staan in dienst van de doelen van de VU als geheel én van onderwijs en onderzoek. We kunnen nooit een overtuigend ‘merk VU’ bouwen als dat niet is geworteld in onderwijs en onderzoek zelf.

Onderwijs en onderzoek moeten het voortdurende ‘bewijs’ vormen dat onze communicatie authentiek en waarachtig is, dat we doen wat we zeggen. De positionering die in het instellingsplan is verwoord VU is Verder Kijken heeft alleen betekenis als het wordt waargemaakt in wat we met elkaar dagelijks doen. In onze wetenschappelijke prestaties en in de manier waarop we jong talent voorbereiden op hun positie in de maatschappij van morgen. Bekijk hier de film VU is Verder Kijken.

1.2 UITGANGSPUNTEN ORGANISATIE COMMUNICATIE & MARKETING

C&M ondersteunt onderwijs, onderzoek en de VU-organisatie op een eenduidige manier met producten, diensten en processen die

Coördinatie Verbinding strategie naar realisatie

ingericht zijn langs de behoeften van de opdrachtgevers binnen de VU en is daarbij georganiseerd langs de keten strategie - coördinatie – realisatie: Hands on, head first Het vakgebied C&M vereist dat alle professionals zowel over strategische denkkracht als over coördinatie- en realisatiekracht beschikken. Het principe ‘hands on, head first’ geldt zonder uitzondering voor iedereen. De indeling strategie – coördinatie – realisatie is bedoeld om het risico dat iedereen alles doet en alles bedenkt te vermijden.

Verantwoordelijkheden worden hiermee duidelijk gedefinieerd.

Immers, in een gedeelde verantwoordelijkheid voelt in de regel niemand zich uiteindelijk verantwoordelijk. Samenwerking binnen de verschillende disciplines staat centraal, waarbij nadrukkelijk geen hiërarchische lijn is van strategie naar coördinatie naar realisatie. In het proces is iedere schakel van even groot belang om tot het beste eindresultaat te komen.

Op deze manier is iedere professional in staat zelfstandig te werken, en is daarbij aanspreekbaar op zijn of haar verantwoordelijkheid.

Realisatie Regie op huisstijl, output en inkoop

COMMUNICATIE & MARKETING

7

advies. Dit aanspreekpunt is in staat om beleidsdoelstellingen te vertalen naar adequate oplossingen op communicatiegebied. Voor de dagelijkse vertaling van de strategie naar realisatie (coördinatie) werken er communicatieprofessionals voor clusters van faculteiten en diensten die vertrouwd zijn met de specifieke doelstellingen van opdrachtgevers en de inhoud uit de organisatie halen en brengen en vertalen naar communicatiemiddelen en -activiteiten. Dienstverlening naar opdrachtgevers wordt integraal aangestuurd, waarbij de verbinding tussen strategie, coördinatie en realisatie continu gelegd wordt.

Onderwijs en onderzoek (faculteiten) en diensten leveren de inhoud die door C&M vertaald wordt naar verschillende doelgroepen.

De belangrijkste focus van communicatie is om steeds ‘van buiten naar binnen’ te kijken.

Te bezien wat onze doelgroepen beweegt en daarop te acteren, om zo beleid en visie van de VU (inclusief faculteiten en diensten) te ondersteunen. Strategische initiatieven zijn ingericht langs de lijn van de verschillende doelgroepen en stakeholders die de VU kent.

Deze zijn samengevat in de VU lifecycle: • Aankomend student • Prestudent • Student • Alumnus • Medewerker • Externe stakeholders (inclusief media) • VU-Verenigingsleden

8

Daarbij gelden de volgende uitgangspunten: 1. Onderwijs en Onderzoek Communicatie en marketing van de VU staan ten dienste van Onderwijs, Onderzoek en de VU - organisatie. C&M wil zodanig opereren dat het maximaal bijdraagt aan het realiseren van de doelen die daar worden gesteld. Directe communicatieondersteuning met veel coördinatie- en realisatie­kracht organiseren we zo dicht moge­lijk bij het primaire O&O –proces, in de faculteiten en diensten zelf.

4. Gedeelde Strategie en Realisatie ten behoeve van de hele VU organisatie Gemeenschappelijke disciplines werken in dienst van de gehele VU-organisatie. Op het gebied van strategie worden binnen de afdeling Strategie & Beleid strategische kaders ontwikkeld ondermeer op het gebied van merk- en mediastrategie, relatiemanagement, marketing, interne en externe communicatie.

Deze afdeling levert gevraagd en ongevraagd advies aan de organisatie.

2. We zijn één domein Er wordt vanuit één gemeenschap­ pe­lijk perspectief gewerkt, waarin medewerkers actief en intensief samenwerken t.b.v. de VU. Dat leidt tot grote effectiviteit en efficiency en een hoog rendement van de communicatie-inspanningen.

Voor de realisatie van communicatiemiddelen en – activiteiten maken opdrachtgevers gebruik van het Congres- en Mediacenter. Daar wordt ‘One-Stop-Shopping’ gerealiseerd voor alle communicatiemiddelen die de VU nodig heeft. Zowel bij Strategie & Beleid als bij Congresen Mediacenter zitten dus de specialistische disciplines uit het domein, waar zowel de VU als geheel als alle faculteiten en diensten gebruik van maken.

3. Eenduidige werkwijze voor opdrachtgevers Alle opdrachtgevers hebben een vast aanspreekpunt voor strategisch

Door het ontsluiten van strategie en realisatie vanuit het hele domein voor de hele VU en door coördinatie op eenduidige wijze te

HANDBOEK COMMUNICATIE & MARKETING

organiseren, wordt dienstverlening aan opdrachtgevers effectief en efficiënt ingericht. C&M heeft daarbij een regiefunctie op inhoud, vorm en kwaliteit.

5. Planmatig, systematisch en samenhangend: werken met een C&M jaarplan Het domein werkt op basis van een VU-breed Communicatie en Marketing-jaarplan, waarin de jaarplannen van de VU (corporate) en van de faculteiten en diensten samenkomen. Zo kan efficiency en effectiviteit worden gewaarborgd.

1.3 ORGANOGRAM C&M

Toelichting op het organogram Directeur: Petra van BeukeringHerkströter Secretariaat: Roos Willers en Janneke Biel-Heistek

Ad Valvas Ad Valvas is het onafhankelijke journalistieke medium van de VU voor het inspireren, informeren en binden van studenten, medewerkers en alumni. De redactie zorgt voor het tweewekelijkse blad, de website www.advalvas.vu.nl en de Facebookpagina.

C&M in faculteiten en diensten Communicatieprofessionals binnen clusters voor faculteiten zijn dagelijks verantwoordelijk voor coördinatie en realisatie van C&M jaarplannen. Zij halen en brengen de inhoud uit faculteiten en vertalen deze naar communicatie.

Zij werken daarin nauw samen met Strategie & Beleid en Congres- en Mediacenter (CMc) – en vormen daarmee de schakel

tussen strategie en realisatie.

De communicatiemedewerkers zijn dagelijks verantwoordelijk voor de realisatie van communicatieactiviteiten langs de lijn van het C&M jaarplan en zitten ‘dicht op de inhoud’.

Communicatiemedewerkers signaleren kansen en problemen en maken bij de uitvoering van hun taken gebruik van de expertises van Strategie & Beleid, in samenspraak met het hoofd Communicatie. Zij fungeren als opdrachtgever voor het CMc, dat middelen daadwerkelijk produceert.

Communicatiemedewerkers zijn generalisten met in de taakverdeling specifieke aandachtsgebieden op het gebied van interne- en externe communicatie, marketing en alumni relaties. In de teams zitten ook (web)

Directeur C&M

Ad Valvas

C&M in faculteiten en diensten

C&M faculteiten en diensten

Strategie en beleid

Secretariaat

Congres- en Mediacenter

Alumni Relaties

C&M Expertise Services

Staf

Alumnibeleid en services

Interne Communicatie

Traffic (Evenementen en Grafisch)

Alumni Relaties in faculteiten

Externe Communicatie

Art Direction

Marketing

Tools Management

Maatschappelijke Profilering

Programmering

Ledenorganisatie VU-Vereniging

C&M VU-breed

integrale aansturing

strategie

coördinatie

realisatie

COMMUNICATIE & MARKETING

9

redacteuren die tevens nauw samenwerken met de (web) redacteuren centraal. De clusterteams worden aangestuurd door het hoofd Communicatie.

Strategie & Beleid Strategie is onderverdeeld in een aantal expertises, die met elkaar de strategische denkkracht binnen het domein vormen. De expertises zijn Interne communicatie, Externe communicatie, Communicatie & Marketing Expertise Services (CMES, voor o.a. merk, online, media, onderzoek en CRM). Binnen deze expertises werken gespecialiseerde communicatieadviseurs met elkaar in teamverband.

Het is van belang om te benadrukken dat de teams in Strategie & Beleid beschikbaar zijn voor de gehele organisatie C&M en daarmee een actieve samenwerking aangaan met de clusterteams voor faculteiten en diensten, met Alumni Relaties en Maatschappelijke Profilering.

Ook werken ze nauw samen met het CMc. Voor al bovengenoemde onderdelen geldt daarbij een haal- en brengplicht.

Het Congres- en Mediacenter (CMc) CMc biedt een ‘One-StopShopping’ loket voor de uitvoering van communicatiemiddelen en evenementen ter ondersteuning van het VU-merk en de organisatie.

Opdrachtgevers worden ontzorgd door traffic managers en digitale tools bij het realiseren van evenementen, grafische middelen, webcommunicatie en audiovisuele middelen. Dit gebeurt zoveel mogelijk volgens vastgestelde standaarden. Tools management zorgt voor het beschikbaar stellen en onderhouden van de juiste standaarden en digitale tools.

Art direction ontwikkelt en bewaakt de visuele merkstijl van de VU en de positionering VU is verder kijken Alumni Relaties (AR) AR onderhoud VU breed de relaties met alumni. AR heeft kennis en expertise over trends en ontwikkelingen, best practices binnen en buiten de VU, en bereidt in samenwerking met faculteiten VU-brede beleids­kaders voor.

De afdeling adviseert en faciliteert faculteiten bij de ontwikkeling van het facultaire alumniprogramma, strategie en de benadering van de doelgroep. Hierbij wordt nauw samengewerkt met de afdelingen S&B, MP, en CMc en de medewerkers AR in de clusterteams faculteiten.

Smoelenboek Wie in deze teams werken is te bekijken en te lezen in het C&M Smoelenboek op VUnet.

1.4 LOCATIES C&M

De thuisbasis van de communicatieprofessionals is VU Uilenstede, Prof. E.M. Meijerslaan 2 in Amstelveen op de B-vleugel van de derde verdieping.

Op de campus, Boelelaan 1105 in Amsterdam, zijn er aanlandplekken bij faculteiten en diensten voor clusterteams. De communicatieprofessionals in clusters zullen de meeste tijd doorbrengen bij faculteiten en diensten. Ook voor de overige teams en voor het Congres- en mediacenter zijn er aanlandplekken op de campus.

Je kunt bij het Secretariaat C&M vragen waar de aanlandplekken precies zijn.

Bekijk hier de plattegronden van VU Uilenstede en de campus.

Maatschappelijke Profilering (MP) MP ontwikkelt en organiseert inhoudelijke programma’s die VU en VUmc profileren als maatschappelijk gefundeerde instellingen en die bewijsvoering leveren voor de positionering van VU en VUmc.

ART DIRECTION ONTWIKKELT EN BEWAAKT DE VISUELE MERKSTIJL VAN DE VU EN DE POSITIONERING VU IS VERDER KIJKEN 10

HANDBOEK COMMUNICATIE & MARKETING

WERKWIJZE COMMUNICATIE & MARKETING

2

Het hele domein Communicatie & Marketing hanteert een eenduidige werkwijze met heldere verantwoordelijkheden.

Producten en diensten zijn waar mogelijk gestandaardiseerd en gedigitaliseerd, en er wordt gewerkt met één overkoepelend communicatiejaarplan. Uitgangspunt daarbij is het met elkaar werken aan de profilering van de VU als universiteit. In dit hoofdstuk lees je meer over de werkwijze van C&M en de diverse systemen die deze werkwijze ondersteunen.

WERKWIJZE COMMUNICATIE & MARKETING

11

STANDAARD WERKPROCES Klantvraag Analyse klantvraag vraagtekens bij de vraag

vraag complex, comm. plan noodzakelijk

kan door

Gesprek klant Herformuleren vraag

Team formeren

Team formeren

Briefing

Communicatieplan ✔

De-briefing

Definiëren evt. deelprojecten

✔

Planning & begroting

special

Interne opdracht

proces excl. productie

Proef Toetsing VU-merk

Creatie SPECIAL Concept

FASE 2: Planning & begroting

Creatie STANDAARD

Briefing creatie, copy, etc. ✔ De-briefing vanuit creatie

standaard

Planning &✔ begroting

FASE 1: Analyse en planvorming

Definitieve proef ✔

✔

FASE 3: Ontwikkeling/ uitvoering

Toetsing VU-merk Definitief ontwerp

Executie

✔

Levering Resultaat

(comm.middel/ advies)

✔

formeel akkoord klant

Opstellen eindbegroting Evaluatie

12

HANDBOEK COMMUNICATIE & MARKETING

FASE 4: Evaluatie

SAMENWERKEN BINNEN COMMUNICATIE & MARKETING 2.1 WERKWIJZE C&M

S

VE

R D E R KI

J

EC MAR ALUMNI

IC

EC

EC MA R AL UM NI

IC

MA R

Ge aa ner nd alis ach ten me tsg ebie t den C

R STE BW CLU-GGL-F

IC

FE WE LUS B-R TER ECH -FSW

ek zo r de On

JS LETT-WI

Project Onderwerp

M CR

m en den e ist ral gebi e n Ge s cht a d PP aan -F

MAR ALUMNI

Ge aa nerali st nda chts en met gebied en C

V

EC

N

Media

IC

E U-M R

I

ertise Services Exp M C&

Online

C Me ongr dia es ce en nt er

K

Mer k

VU

Strategie & Be leid

MA R

Maats chapp e Profil lijke ering Tra Ar t D T ffic ire ool ct s io n et

IC

Het projectmanagementsysteem bevat standaard documenten voor het vormgeven van veel van de processtappen. Daarnaast worden in de tijd steeds meer processen gestandaardiseerd aangeboden in het projectmanagementsysteem.

EC

Het standaardwerkproces geeft structuur aan (grote) projecten.

Door de stappen uit het werkproces te doorlopen, bouw je een project stap voor stap goed gefundeerd op.

Bij kleinere/eenvoudige projecten of vragen zijn sommige processtappen overbodig.

KE

STANDAARDWERKPROCES

Alumni relaties

brede disciplin U es V

et m n en iede t s i ral eb Gene chtsg a d n a a

R

Een (klant)vraag kan voortkomen uit: DIELUST STE W NS ER CLUW-FE T L EN • het C&M Jaarplan waar projecten FA als zodanig al gedefinieerd zijn; • de klant/organisatie/omgeving.

Een vraag kan overal vandaan komen en kan dus ook overal Samenwerking rondom een nieuw project, onderwerp, etc., wordt ingericht vanuit terechtkomen.

C&M strategische doelstellingen. Ondersteunende expertises vanuit C&M Expertise binnen, naar onze eigen studenten Services (CMES) worden Services worden daarbij aangehaakt op basis van onderwerpen en doelstellingen.

De communicatieprofessionals of medewerkers. Het is geen plicht daarbij aangehaakt op basis van binnen C&M pakken de vraag in om te communiceren, dus verleid enaltijd doelstellingen.

Hetonderwerpen VU-merk staat centraal: samen- spraak met het Hoofd mensen ertoe.

Door overal planmatig te werken VU IS VERDER KIJKEN Communicatie en/of Hoofd Strategie zorgen we ervoor dat het wiel niet & Beleid op. Zij analyseren de vraag Bij het op verschillende plekken LUISTEREN, vormen van een nieuwtegelijk (tijdelijk) teamEERST stel je jezelf altijd deDAN volgende vragen: (of geven opdracht tot analyse) en wordt uitgevonden en dat alle PLANNEN MAKEN 1.

Wie gaat hierover vanuit de VU-brede disciplines? bepalen in hoeverre de vraag zal communicatie-inspanningen samen Inhoud komt altijd uit de faculteiten 2.

Wie gaan hierover binnen de clusters? leiden tot de uitvoering van een bijdragen aan een professioneel en diensten! Deze inhoud bereikt je 3.

Welke expertise (vanuit C&M Expertise Services) kan inhoudelijk project. Zij zetten de kaders voor het en sterk VU-merk, met een niet altijd vanzelf dus ga er actief toegevoegde waarde bieden? project uiteen; het formuleren van eenduidige uitstraling naar buiten. naar op zoek. Een universiteit is een projecteigenaar is hierbij een van In bovenstaand schema zie je hoe de interessantste werkgever die de belangrijkste eerste stappen. de verschillende disciplines binnen je je maar kunt voorstellen. Loop de dienst samenwerken. naar iemand toe, maak een praatje, bezoek een promotie of oratie en Per processtap is het belangrijk leg je oor te luisteren bij de mensen om je te realiseren: wat moet deze DE INHOUD IS LEIDEND, DE waar het op de universiteit om draait: stap opleveren? Wie/wat hebben COMMUNICATIE IS VOLGEND de onderzoekers, de docenten, we daarvoor nodig? En waar moeten Vanuit communicatie sluiten wij aan de studenten, de beleidsmakers we rekening mee houden? op de (strategische) doelstellingen en managers. Waar zijn ze mee vanuit faculteiten en diensten. bezig? Welke resultaten hebben Haal de boodschap op bij de mensen PLANMATIG SAMENWERKEN zij behaald? Wat zou hun leven die hem uit (willen) dragen, werk MET ALLE DISCIPLINES als wetenschapper, student of met ze samen. Daarna kun je die Samenwerking rondom een nieuw ondersteuner makkelijker maken? als professional vertalen naar de project, onderwerp, etc., wordt Denk mee over hoe jij hen verder relevante doelgroepen. Soms naar ingericht vanuit C&M strategische kunt helpen of laten helpen. buiten, bijvoorbeeld via de media, de doelstellingen. Ondersteunende website, een bijeenkomst. Soms naar expertises vanuit C&M Expertise

Fa

c u lt

e it e n e n d

te s n ie

n

WERKWIJZE COMMUNICATIE & MARKETING

13

DE VU TOOLBOX IS EEN HANDIGE WEB­OMGEVING WAARIN JE LOGO’S EN FOTO’S KAN VINDEN COMMUNICATIE IS EEN VAK

Communicatie is vaak ‘van iedereen’ waarbij het niet altijd even makkelijk is om vanaf het juiste moment betrokken te zijn in een proces.

Laat in je handelen zien dat communicatie ook een vak is en lever daarbij je meerwaarde waar je kunt.

Door een spontaan advies, door mee te denken over een boodschap op de site of in een folder, door informatie door te spelen aan je communicatie­ collega’s. En door voorbeelden te geven van wat je eerder voor een onderzoeker of docent hebt betekend. Laat zien waar jij het verschil hebt gemaakt en dat je snapt waar zij mee bezig zijn. Zo voorkom

14

je dat een wetenschap­per of een faculteit ‘zelf wel even de krant belt’ of ‘zelf wel even een foldertje laat maken’. En draag je eraan bij dat de boodschappen van de VU naar buiten komen zoals ze bedoeld zijn en komen waar ze horen.

WE HEBBEN ALLEMAAL COLLEGA’S

Ons werk bestaat uit strategie, coördinatie en realisatie van communicatie- en marketing vraagstukken. Maar het houdt niet op bij een van die drie, we werken allemaal nauw met elkaar samen. De bedenkers van de strategie worden ook geïnspireerd

HANDBOEK COMMUNICATIE & MARKETING

door de mensen van coördinatie: communicatiemedewerkers en webredacteuren, die zorgen voor de inhoud. De mensen die zorgen voor de uitvoering van de plannen - huisstijl, drukwerk, congressen koppelen weer terug naar hun collega’s. Denk na over hoe je colle­ga’s kunt helpen of inspireren, ook al zit jouw werk er misschien op.

We werken flexibel, dus pak eens die plaats naast die collega van een cluster die een dag op Uilenstede werkt of die van Maatschappelijke Profilering of Externe Communicatie.

Wissel uit en ga bij elkaar te rade.

DENK STRATEGISCH

Al onze opdrachtgevers hebben een vast aanspreekpunt voor strategisch advies, maar in de realiteit begint een opdracht niet altijd daar. Soms kun je niet anders dan bij de uitvoering beginnen. Maak die folder of stuur dat bericht uit, maar zorg dat de opdracht alsnog in een strategisch kader wordt geplaatst, zodat het een volgende keer direct een kapstok heeft.

BLIJF MEEDENKEN

Soms gaat het niet zoals je wilt.

Dan ben je toch niet op de hoogte gehouden van die belangrijke ontwikkeling of is er toch weer het beruchte foldertje gemaakt. Hou vol! Ga niet mokken of berispen, maar denk mee. Hoe kan het de volgende keer anders? Laat zien dat jij ervoor had kunnen zorgen dat die ontwikkeling beter of breder gepresenteerd had kunnen worden. Of dat er andere faculteiten zijn met bijna dezelfde communicatiebehoefte, die samen tijd en geld hadden kunnen besparen, zonder daarbij hun identiteit te verliezen. Soms moet je vertellen dat C&M een bepaalde vorm van dienstverlening niet meer kan bieden. Sla de deur niet dicht, help ze dit keer nog even, maar leg uit hoe het in het vervolg moet en bied je hulp aan.

MAAK HET JEZELF EN JE COLLEGA’S MAKKELIJKER

Misschien wel tachtig procent van wat er aan communicatie op een universiteit gebeurt, komt jaarlijks terug. Zorg ervoor dat je planning

en opgedane ervaringen worden vastgelegd, zodat jij of je collega er de volgende keer weer profijt van hebben. Organiseer je een bachelorvoorlichtingsdag of de nieuwjaarsreceptie? Leg alles vast in het Project Management System (PMS). Dan doe je de volgende keer geen dubbel werk.

2.2 ONDERSTEUNENDE SYSTEMEN EN PROCESSEN PROJECT MANAGEMENT SYSTEEM Bij C&M werken we samen met en in een Project Management Systeem (PMS), te bereiken via vu.nl/vunet/ pms, je logt in met je vu-net-id. In dit PMS staan alle documenten, actie- en takenlijsten rondom een project die je kunt delen met collega’s. Op de PMS-site staan gebruikershandleidingen en er worden geregeld cursussen gegeven om medewerkers wegwijs te maken.

Voor vragen hierover kun je terecht bij het CMc.

COMMUNICATIEMIDDELEN MAKEN MET TOOLBOX

De VU Toolbox is een handige web­omgeving waarin je logo’s en foto’s kan vinden, zelf of collega’s communicatiemiddelen kunt (laten) ontwikkelen en produceren. Om inloggegevens voor de VU Toolbox te krijgen vul je het registratieformulier in dat te vinden is op VUnet.

SCHRIJFWIJZER

We hebben op de VU richtlijnen voor het schrijven van teksten voor alle communciatiemiddelen en doel­

groepen. Deze schrijfwijzer is te vinden op VUnet.

CONTENT MANAGEMENT SYSTEEM

De VU heeft Tridion als content management systeem (CMS) voor de externe websites en het interne informatieplatform VUnet. Toegang en uitleg kun je regelen via je collega (web)redacteuren.

MAILSYSTEEM

De VU gebruikt Tripolis als e-mail software voor nieuwsbrieven, digitale mailingen en campagnes. Toegang en uitleg kun je regelen via traffic.mc@vu.nl. Bij incidentele mailingen kan traffic deze geheel voor je maken en versturen.

CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT SYSTEEM

De VU gebruikt Selligent als Customer Relationship Management (CRM) systeem. Hiermee worden gegevens beheerd en interacties vastgelegd van bijv. relaties van de universiteit, medewerkers en (aankomend) studenten. Dit is een belangrijke informatiebron voor C&M. Alleen medewerkers die hier veel mee werken hebben toegang.

Meer informatie hierover kun je krijgen bij het CMES team van C&M.

DIGITALE FORMULIEREN

Voor digitale formulieren gebruikt de VU Formdesk of Tridion. Formdesk is een tool waarmee je online formulieren kunt maken en beheren.

Toegang en uitleg kun je regelen via je collega (web)redacteuren.

LEG ALLES VAST IN HET PROJECT MANAGEMENT SYSTEM (PMS). DAN DOE JE DE VOLGENDE KEER GEEN DUBBEL WERK. HANDBOEK COMMUNICATIE & MARKETING

15

BESTUURLIJK VOLGSYSTEEM

Agendapunten en vergaderstukken voor het College van Bestuur (CvB), Bestuurlijk Overleg VU(BOVU), Stuurgroep Instellingsplan (STIP), Bedrijfsvoeringsoverleg (BV) en Raad van Toezicht (RvT) worden aangeleverd via het Bestuurlijk Volgsysteem (BVS). Het secretariaat C&M heeft toegang, bij regelmatig gebruik kun je zelf toegang krijgen via Hein Breukelaar.

INKOOP VIA WEBWINKEL

De VU kent één digitaal loket voor het kopen van producten en diensten die nodig zijn bij de uitvoering van je werk: de webwinkel. Hier kun je onder andere kantoorartikelen, relatiegeschenken met VU logo en catering bestellen. Bij het secretariaat van C&M kun je een toegangscode aanvragen voor de webwinkel. Incidenteel kunnen zij ook een bestelling voor je plaatsen.

Meer informatie is te vinden op VUnet.

PRINCE 2

Binnen de VU wordt veel project­ matig gewerkt volgens de PRINCE-2 methodiek. PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) is een methode voor projectmanagement.

Deze methode is gericht op het management, de besturing en de organisatie van een project. In overleg met je leidinggevende en P&O adviseur kun je bij de VU intern een Prince 2 training volgen.

Lees meer hierover op VUnet.

EUROPESE AANBESTEDING

De VU is een aanbestedende dienst volgens de Europese en nationale aanbestedingswetgeving. Daarmee is de VU verplicht om bedragen boven een bepaalde waarde Europees aan te besteden. De Vrije Universiteit selecteert en contracteert volgens een aanbestedingstraject telkens voor een bepaalde periode externe communicatiebureaus en drukwerkleveranciers. De bureaus en drukwerkleveranciers verrichten diensten op het vlak van strategisch (communicatie)advies en vormgeving en drukwerk die de VU niet in huis kan uitvoeren. Meer informatie kun je vragen bij traffic.mc@vu.nl.

ONDERSTEUNING VU PROCESSEN MET SAP

SAP ondersteunt binnen de VU processen op terreinen als bijvoorbeeld financiën, personeelszaken en inkoop.

SAP wordt gebruikt door studenten en medewerkers (indirect via de portalen VUnet of Digitaal Loket). Direct in SAP worden gegevens verwerkt door administratieve medewerkers op het gebied van financiën, logistiek, personeel en onderwijs.

DE VU IS EEN AANBESTEDENDE DIENST VOLGENS DE EUROPESE EN NATIONALE AANBESTEDINGSWETGEVING. 16

HANDBOEK COMMUNICATIE & MARKETING

(DIGITALE) WERKPLEK

3

In dit hoofdstuk staan allerlei praktische zaken omschreven die te maken hebben met de (digitale) werkplek.

(DIGITALE) WERKPLEK

17

VU-NET-ID

Het VU-net-id is een gebruikersnaam met wachtwoord waarmee je toegang krijgt tot allerlei digitale services, zoals je computer en VUnet. Als medewerker ontvang je VU-net-id en wachtwoord, los van elkaar, per post op je huisadres voordat je in dienst komt. Mocht je deze niet op tijd ontvangen hebben kun je de gegevens opvragen bij de IT helpdesk in het hoofdgebouw op de campus.

Meer informatie over je VU-net- id, waaronder hoe je je wachtwoord wijzigt, vind je op VUnet.

E-MAILADRES

Met het VU-net-id is ook direct het e-mail adres aangemaakt. Standaard is het VU e-mailadres opgebouwd als: v.v.v.v.achternaam@vu.nl. C&M gebruikt bij voorkeur voornaam. achternaam@vu.nl. Je kan dit zelf aanpassen op de website top.vu.nl, lees hier de handleiding op VUnet.

DIGITALE HANDTEKENING

C&M gebruikt de standaard VU handtekening onder e-mails. In bijlage 2 vind je hier voorbeelden van en lees je hoe je dit kan installeren.

AANVRAGEN, WIJZIGEN TOEGANGSPAS

Elke VU medewerker heeft een toegangspas voor toegang tot specifieke afdelingen en voor het gebruik van koffieautomaten. Wil je voor het eerst een toegangspas aanvragen, heb je je personeelspas verloren of wil je om een andere reden een (vervangend) exemplaar aanvragen? Dien je aanvraag digitaal in bij FCO via VUnet, vul in dit formulier kostenplaats 5501200 in.

PRINTEN, KOPIËREN, SCANNEN

De op de VU beschikbare multifunctionals (printen, kopiëren, scannen) zijn vanaf je werkplek te gebruiken. Om gebruik te kunnen maken van de multifunctionals moet je je identificeren. Dat kan door je VU-net-id in te typen op

18

het printpaaltje of door een pas (bijvoorbeeld de VU toegangspas of OV-abonnement) te koppelen aan je VU-net-id. In de handleiding op VUnet lees je hoe je dit doet.

KOFFIE/THEE, LUNCH

Alle medewerkers op de VU kunnen gratis drinken nemen uit de automaat. Je gebruikt daarvoor je VU toegangspas (lees meer hierover onder het kopje ‘aanvragen/wijzigen toegangspas’). Lunch kun je zelf meenemen of kopen in diverse winkels en restaurants op en buiten de VU. Op VU Uilenstede heeft C&M een pantry met koelkast waar je etenswaren kunt koelen en waar je ook kan pauzeren.

GEBRUIK VU (MOBIELE) TELEFOON Achter elk bureau met een MITEL toestel kun je inloggen op een telefoon. Hier heb je een telefoonnummer voor nodig dat het C&M secretariaat voor je aanvraagt.

De toegangscode(wachtwoord) is vervolgens 2580 of 0000. Zorg dat je ook echt bereikbaar bent op de dagen dat je aan het werk bent.

Log bij aanvang in op je werkplek en vergeet bij vertrek niet uit te loggen.

Zorg voor een goede voicemail voor de momenten dat je de telefoon niet op kunt nemen. Ook kun je natuurlijk je vaste nummer doorschakelen naar een mobiel nummer.

Omdat er binnen de VU verschillende telefoonsystemen bestaan en medewerkers daardoor niet altijd bij iedere faculteit kunnen inloggen met het vaste nummer, stelt Communicatie en Marketing in die specifieke gevallen mobiele telefoons ter beschikking zodat medewerkers goed bereikbaar zijn voor opdrachtgevers. Het gebruik van een mobiele telefoon van de VU is verbonden aan de functie van de medewerker. Als de functie verandert of als de dienst besluit dat mobiel gebruik niet meer nodig is, levert de medewerker de telefoon

HANDBOEK COMMUNICATIE & MARKETING

in. De telefoons zijn enkel voor zakelijk gebruik en de medewerker dient een gebruikersovereenkomst te onder­tekenen. Over het algemeen zijn er binnen de clusters voldoende telefoons. Wanneer je een telefoon van een oud collega hebt overgenomen, laat dit dan weten aan het C&M secretariaat.

Je kunt bij haar dan ook een gebruikersovereenkomst tekenen.

Mocht je een nieuwe mobiele telefoon nodig hebben dan is deze ook aan te vragen bij het C&M secretariaat.

Communicatie & Marketing stelt in sommige functies medewerkers een iPad ter beschikking. De iPad wordt uitgegeven en/of aangevraagd bij de directeur van C&M. De iPads zijn enkel voor zakelijk gebruik en de medewerker dient een gebruikersovereenkomst te ondertekenen.

WEBMAIL

Via webmail.vu.nl kun je online (thuis of onderweg) je mail en agenda bekijken en bewerken.

DRAADLOOS INTERNET (WIFI)

Bij de VU is een beveiligd draadloos internet beschikbaar. De handigste methode om het draadloos netwerk te configureren is om naar vu.nl/ draadloos te gaan en de instructies te volgen. Dit werkt voor Windows, Mac, iPhone, iPad en Android telefoons.

E-MAIL OP JE SMARTPHONE

Je kunt je VU-mail op je smartphone ontvangen als je dat wilt.

De handleiding om dit in te stellen staat op VUnet.

FLEXIBELE WERKPLEKKEN, KASTRUIMTE, EIGEN LOCKER

Flexibel werken bij C&M betekent onder andere: elke dag een werkplek kiezen die het beste bij je werk van die dag past. Dat kan een open werkplek zijn bij de collega’s waar je die dag mee wil

DE VU HEEFT VEEL VERSCHILLENDE RUIMTES DIE JE KUNT RESERVEREN EN HUREN

deelnemers uitnodigen’. Achter het invulveld location/ locatie verschijnt dan het blokje ‘rooms/ ruimten’.

Als je daar op klikt kun je de gewenste vergaderruimte opzoeken.

De vergaderzalen op VU Uilenstede beginnen met ‘vergaderzalen Uilenstede’ en staan helemaal onderaan de lijst. Als de gekozen vergaderzaal geselecteerd staat kies je ‘rooms/ruimten’ en ‘ok’.

NB: check bij ‘scheduling assistant/ planning assistent’ in de outlook afspraak of de zaal niet al geboekt is. Na verzending staat de zaal gereserveerd.

samenwerken of een stille werkplek of concentratieruimte. Iedere C&M medewerker heeft een meter kastruimte voor persoonlijke spullen en in de lockers kun je tijdelijk spullen achter slot en grendel bewaren. Je bureau maak je dus iedere dag weer leeg.

thuis, zo blijven we in direct contact met onze collega’s, toegankelijk en goed bereikbaar voor iedereen.

In enkele specifieke gevallen kun je hierover wel met je leidinggevende afspraken maken.

RICHTLIJNEN ARBO T.B.V. WERKPLEK

C&M heeft diverse laptops en een beamer in bezit om tijdelijk te gebruiken als je bijvoorbeeld een presentatie gaat geven op of buiten de campus. Je kan dit reserveren bij het secretariaat en vult bij ontvangst een formulier in die je ook ondertekent. In veel VU ruimtes zijn al computer, beamer en dergelijke aanwezig, je kan dit checken op VUnet met zoekterm ‘zaalfaciliteiten’.

AANMELDEN BEZOEK

ZALEN/OVERLEGRUIMTEN RESERVEREN

Voor IT-aanvragen kun je gebruik maken van het aanvraagformulier IT, te vinden op VUnet.

Kies vervolgens onder ‘overzicht formulieren’ het juiste formulier en vul dit verder in. Bij het gevraagde kostenplaatsnummer 5501200 vermelden.

De Arbowet stelt dat werkgever en werknemers samen moeten zorgen voor het verbeteren van de arbeidsomstandigheden. Een juist afgestelde werkplek is daar onderdeel van. Vragen hoe stel ik mijn kantoorstoel in, hoe hoog moet mijn kantoor­tafel, wat is de beste afstand tot mijn beeldscherm, hoogte beeldscherm, toetsenbord en muis komen aan de orde. Aan de hand van plaatjes kun je jouw beeldschermwerkplek instellen zodat je gezond kan werken.

Op VUnet lees je meer informatie over een gezonde werkplek.

THUIS WERKEN VU C&M medewerkers werken niet

UITLENEN/GEBRUIK LAPTOP EN BEAMER

De VU heeft veel verschillende ruimtes die je kunt reserveren en huren. Op VUnet lees je meer hierover. Wil je een vergaderkamer reserveren? Doe dat via agenda in Outlook. Als de afspraak geopend staat kies je ‘invite attendees/

Voor aanmelden van bezoekers op VU Uilenstede ga je op je computer naar start > all programs > onderaan kies je dan ‘VU-Uilenstede aanmelden bezoekers’. Vervolgens kun je het formulier invullen. Het aanmelden van bezoek bij de recepties van de andere VU gebouwen doe je via deze pagina op VUnet.

IT-AANVRAGEN

(DIGITALE) WERKPLEK

19

COMMUNICATIE – IEDEREEN ALTIJD OP DE HOOGTE

4

20

In dit hoofdstuk lees je praktische dingen over de communicatie op de VU. De VU kent verschillende interne communicatiekanalen. Lees hier hoe je deze actief kunt gebruiken.

HANDBOEK COMMUNICATIE & MARKETING

VUNET

VUnet is het interne online informatieplatform van de VU. VUnet biedt de mogelijkheid informatie te richten op specifieke doelgroepen.

Jij ziet als medewerker C&M bijvoorbeeld geen informatie voor studenten of informatie specifiek voor afdeling bestuurszaken. Je logt in op vunet.vu.nl met je VU-net-id.

Met de zoekoptie bovenaan kun je gemakkelijk de gewenste informatie vinden. Bijna alle teams van C&M hebben een eigen (web)redacteur die berichten en informatie op VUnet kunnen plaatsen. Wil je een bericht plaatsen voor alle medewerkers en/ of studenten op de VU, dan doe je dit in afstemming met team interne communicatie.

VUZINE

VUzine is de digitale nieuwsbrief die driewekelijks naar alle medewerkers van de VU wordt gestuurd. In deze nieuwsbrief lees je wat er speelt op de VU, nieuws en evenementen die worden georganiseerd. Je kunt zelf nieuws aanleveren aan redactieE-zines@vu.nl.

COM-ZINE

De COM-zine is een maandelijkse digitale nieuwsbrief voor en door communicatieprofessionals.

In deze nieuwsbrief lees je specifiek C&M nieuws, over projecten van directe collega’s en worden nieuwe medewerkers voorgesteld. Je kan zelf ook nieuwtjes (of voorsteltekstje) aan­leveren aan ic.mc@vu.nl.

CONTACTGEGEVENS COLLEGA’S

In VIP (VInd Personen) worden de contactgegevens van medewerkers en organisatieonderdelen van de VU geregistreerd. De gegevens zijn vervolgens te vinden in VUnet en op vu.nl (Zoek Personen). Het secretariaat C&M kan aanpassingen doen in VIP. Wil je, bij uitzondering, een mailtje sturen naar iedereen van C&M? Dan kun je dit mailadres gebruiken: all.M&C@vu.nl.

LICHTKRANT

Via een bericht op de lichtkranten in de gebouwen van de VU (de grote televisieschermen) bereik je een breed publiek binnen de VU. Tekstberichten hiervoor worden door C&M geplaatst. Lees op VUnet meer informatie hierover.

POST

De postvakken voor de ingekomen post van C&M bevinden zich op VU Uilenstede op de 3B vleugel in het printerhok. Vlak bij het printerhok staat ook een houten kist voor uitgaande post. Uitgaande post betekent in dit geval buiten C&M. Voor interne post naar andere afdelingen en gebouwen gebruik je een interne envelop. Wil je dat je post binnen 24 uur zijn bestemming bereikt, dan kun je ervoor kiezen om deze te laten versturen via de duurdere "24 uur" service van PostNL. Om aan te geven dat je gebruik wilt maken van de 24-uurs service, dien je een (groene) “24-uur sticker” op de enveloppe of het poststuk te plakken. Die stickers kun je krijgen bij C&M secretariaat.

De Postkamer zorgt vervolgens voor de verdere afhandeling.

PERSONEELSPAGINA IN AD VALVAS

De personeelspagina (PP) is een uitgave van Communicatie & Marketing. De PP verschijnt eens in de vier weken in universiteitsblad Ad Valvas.

PP geeft nieuws en achtergronden over arbeidsvoorwaarden, personele voorzieningen en beleidsontwikkeling van de Vrije Universiteit. Ad Valvas wordt gratis verspreid op de VU-campus en is online te vinden op www.advalvas.vu.nl.

Wil je reageren op een artikel in PP of de redactie benaderen over een onderwerp? Stuur dan een e-mail naar pp@vu.nl.

ABONNEMENTEN OP MARKETING EN COMMUNICATIE VAKBLADEN Communicatie & Marketing heeft abonnementen op een aantal vakbladen. De vakbladen liggen op de leestafel in de pantry van VU Uilenstede.

POSTADRES:

Vrije Universiteit Amsterdam C&M voornaam achternaam De Boelelaan 1105 1081 HV Amsterdam

VUNET BIEDT DE MOGELIJKHEID INFORMATIE TE RICHTEN OP SPECIFIEKE DOELGROEPEN COMMUNICATIE - IEDEREEN ALTIJD OP DE HOOGTE

21

PERSONELE ZAKEN

5

In dit hoofdstuk lees je waar je informatie kan vinden over de personeelszaken op de VU en wat praktische dingen zoals vakantie aanvragen en ziek melden.

CAO

De werknemers van de Vrije Universiteit hebben een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht.

Op deze arbeidsovereenkomst is de CAO Nederlandse Universiteiten van toepassing. Deze is te vinden op de website van de VSNU.

PERSONEELSWIJZER

Naast de CAO is er een Personeelswijzer voor medewerkers van de VU met informatie over het dienst­ verband, werktijden, vakantie, verlof, personele voorzieningen, gezondheid, welzijn en medezeggenschap. Deze Personeelswijzer is hier te vinden.

BIJZONDERE GEBEURTENISSEN

De VU heeft gedragsrichtlijnen rondom bijzondere gebeurtenissen.

C&M heeft hier nog een aantal aanvullingen op. Bekijk ze hier op VUnet.

JAARGESPREK

Eenmaal per jaar voeren leiding­ gevende en medewerker een jaar- en beoordelingsgesprek. Lees hier meer over jaargesprekken.

VAKANTIE INFORMATIE

Alle informatie over opbouw vakantiedagen, collectieve vrije dagen en het aanvragen van vakantiedagen is op VUnet te vinden. Stem je vakantie 22

altijd vooraf binnen je team en met je leidinggevende af zodat je werk netjes kunt overdragen waar nodig.

ZIEK MELDEN

Ziek melden doe je dezelfde dag vóór 09:30 uur telefonisch bij je leidinggevende of diens plaatsvervanger.

Daarnaast registreer je de ziek­ melding ook via de self service ‘Ziek en beter melden’ op VUnet.

Lees meer over wat je moet doen als je ziek bent op VUnet.

OPLEIDING EN ONTWIKKELING

De VU biedt diverse opleidingen, trainingen, leergangen, cursussen en workshops, onder andere op het gebied van persoonlijke ontwikkeling, bedrijfsvoering en leiding geven.

Bekijk het volledige VU-opleidingsaanbod op VUnet met de zoekterm ‘opleidingen voor medewerkers’.

Communicatie & Marketing heeft naast deze algemene mogelijkheden de C&M Academy, lees meer hierover op VUnet.

HRM CONTACTPERSONEN C&M

Voor specifieke persoonlijke vragen over personeelszaken kun je contact opnemen met personeelsadviseur Yvonne Günther of personeels­ medewerker Maureen Hammen.

HANDBOEK COMMUNICATIE& MARKETING

VERVOERSZAKEN

6

In het hoofdstuk vervoerszaken staan wat praktische punten vermeld wat betreft parkeren en het reizen van A naar B.

WOON-WERKVERKEER EN WERK-WERKVERKEER

Alle woon-werkverkeerregelingen van de VU staan omschreven in de personeelswijzer en op VUnet. Voor werk-werk verkeer, bijvoorbeeld van VU Uilenstede naar de Campus, kun je voor de tram en metro ook je NS Businesscard gebruiken.

FCO LEENFIETSEN

Op Uilenstede staan fietsen van FCO die medewerkers kunnen lenen, bijvoorbeeld om voor een afspraak naar de campus te gaan. De sleutel van een fiets haal je op bij de receptie van VU Uilenstede, de fietsen staan achterin de stalling bij de parkeerplaats achter het gebouw.

FIETSENMAKER

Hoofdgebouw: In de kelder van het hoofdgebouw zit fietsenmaker en rijwielhandel Klavertje Vier.

Je vindt de fietsenmaker in de kelder onder de hoofdingang van het Hoofdgebouw. Er staan fietsen in alle prijsklassen: van stations fietsen tot toerfietsen en alles daartussenin.

Een nieuwe fiets kan op bestelling geleverd worden (fietsplan). Voor reparatie kun je 's morgens je fiets brengen en dan staat hij 's avonds weer voor je klaar.

Uilenstede: Bicycle Shop De Loods, Laan van Kronenburg 9, Amstelveen.

Openingstijden: maandag t/m vrijdag 10.00-18.00 uur. Telefoonnummer: 06-36188471.

PARKEREN

Uilenstede: Parkeren bij VU Uilenstede is onbetaald (op straat).

De parkeerplekken voor- en achter de slagboom zijn gereserveerd voor bezoekers (na aanmelding) en voor een aantal medewerkers.

Campus: Parkeren op de campus is betaald (net als in de wijk rondom de campus) tenzij je een parkeervergunning hebt of een abonnement. Als je voor woonwerkverkeer met de auto naar de VU reist, kun je onder bepaalde voorwaarden een parkeer 足vergunning voor de VU-Campus aanvragen. Heb je geen recht op een vergunning of abonnement? Dan kun je terecht in de parkeergarage P1 VUmc en in de P2 VUmc (onder het ACTA gebouw). Dit is betaald parke足ren.

Voor werkdoeleinden kun je een afwaardeerkaart of een dagpas vragen bij secretariaat C&M.

VERVOERSZAKEN

23

FINANCIËLE ZAKEN

7

In dit hoofdstuk staan gegevens die je nodig hebt om financiële zaken te kunnen behandelen.

ORDERSTRUCTUUR, KOSTEN­ PLAATSNUMMERS EN BUDGET

De VU werkt met kostenplaats­ nummers om budgetten van bepaalde projecten of onderdelen te structureren. De controller en het secretariaat hebben een lijst van de kostenplaatsnummers. De budgetten worden met het jaarplan bepaald.

FACTUURADRES

Voor een correcte en snelle afhandeling is vermelding van het juiste factuuradres belangrijk.

Het juiste factuuradres van het kosten dragende bedrijfsonderdeel; dit kan per opdracht/factuur afwijkend zijn.

Digitale facturen kunnen naar: invoice@vu.nl ovv onderstaande gegevens, de toezending per reguliere post kan dan achterwege blijven.

Vrije Universiteit Amsterdam F&A/FSC/BA HG 1E-20 Ref. C&M + kostenplaatsnummer De Boelelaan 1105 1081 HV Amsterdam

24

DECLAREREN

Voor het declareren van kosten worden twee processen aangeboden aan medewerkers van de VU: indienen reis- en voorschotaanvraag en indienen declaratie. Op VUnet lees je meer over de wijze van declareren.

BTW NUMMER STICHTING VU/VUMC

Het BTW of fiscaal nummer van Stichting VU/VUmc is 851029279.

KVK NUMMER STICHTING VU/VUMC

Het KvK nummer van Stichting VU/VUmc is 53815211.

GEBRUIK CREDITCARD VU C&M

Om bepaalde (online) bestellingen of boekingen in je werk te kunnen doen kan het zijn dat je een creditcard nodig hebt. Je kan hiervoor de VU C&M creditcard gebruiken. Deze is te verkrijgen bij het secretariaat.

Voor iedere aankoop en bestelling vul je een formulier in en lever je bevestigingen en facturen in voor de administratie.

HANDBOEK COMMUNICATIE & MARKETING

KLEINE KAS

Het secretariaat heeft ook een kleine kas in de kluis waar je kleine contant betalingen kunt doen of kleine aankopen direct kan declareren, mits er voldoende geld in zit.

CONTROLLER C&M

De controller van C&M is Margriet van Montfort, bij haar kun je terecht voor vragen over betalingen en facturen.

BIJLAGEN

HANDBOEK COMMUNICATIE & MARKETING

25

BIJLAGE 1: CHECKLISTS NIEUWE MEDEWERKER C&M TO CHECK LIS

T

Heb ik een VU net ID? Heb ik een te lefoonnummer ?

Ben ik aang emeld voor de introduc tiebije enkomst door de personeelsm edewerker?

Heb ik een VU toegangspas?

TO RE AD LIST

TO DO LIST Alias aanmaken email Handtekening instellen Rondje lopen over de afdeling en jezelf voorstellen aan collega’s C&M foto laten maken Kor te voorsteltekst en foto aanleveren aan ic.mc@vu.nl voor digitale nieuwsbrief COM-zine

LIJST BELANGRIJKE NUMMERS EN SERVICEPUNTEN Alarmnummers In het geval van een calamiteit (ongeval, brand en andere calamiteiten) bel je vanuit de VU Campus en Metropolitan: 22222, vanuit VU Uilenstede is dat 0112.

Servicedesk IT De IT Servicedesk is het meldpunt voor al uw vragen over en problemen met het gebruik van IT services van de Vrije Universiteit.

De servicedesk IT is bereikbaar via servicedesk.it@vu.nl of Tel: 020-59 80000.

26

HRM Servicedesk De HRM Servicedesk is het meldpunt voor al uw algemene vragen op het gebied van personeelszaken en voor vragen over de HRM self services in VUnet. De HRM servicedesk is bereikbaar via servicedesk.hrm@vu.nl of 020 59 82882.

Servicedesk FCO De Servicedesk FCO is de plek waar je terecht kunt met vragen of klachten over de dienstverlening van de Facilitaire Campus Organisatie (FCO). Je kunt er ook terecht voor het doorgeven van een spoedeisende storing, niet zijnde een noodgeval.

De servicedesk FCO is bereikbaar via servicedesk.fco@vu.nl of 020 59 85777.  

HANDBOEK COMMUNICATIE & MARKETING

Thema voor nieuwe medewerkers op VUnet Personeelswijzer HRM op VUnet Jaarplan C&M Schrijfwijzer C&M Instellingsplan VU

BIJLAGE 2: INSTRUCTIE VOOR GEBRUIK VU EMAIL HANDTEKENING • Selecteer één van de voorbeeld handtekeningen hiernaast weergegeven; • Kopieer ze één voor één naar het instelscherm voor handtekeningen. In Outlook 2010 via het menu Extra > Opties > Email indeling > Handtekeningen. Of in de Engelse versie Tools > Options > Mail Format > Signatures; • Pas daar je eigen gegevens aan.

Laat je mobiele nummer weg als je dat niet wilt communiceren.

Laat weten welke dagen je aanwezig bent. NB pas je gegevens aan tussen de | blauwe streepjes |. Als je de hele regel tegelijk vervangt ben je de kleur namelijk kwijt!; • Sla ze op onder een eigen handtekeningnaam en kies welke handtekeningen er standaard voor een nieuw bericht en voor een reply of forward gebruikt moeten worden.

• Gebruik voor nieuwe mails de versie zonder logo. We mailen immers vooral intern. Als je een mail wilt opstellen met een andere handtekening kun je dit aanpassen via de knop in het lint van Outlook genaamd handtekening/signature.

• Als je nog vragen hebt kun je deze stellen aan het secretariaat.

VOORBEELDEN HANDTEKENINGEN: 1. Handtekening Nederlands met logo. Te gebruiken voor externe mails.

Voornaam Achternaam Titel Functietitel Afdelingsnaam

Communicatie & Marketing

T (020) 59 00000 | M 06 00000000 | naam@vu.nl | WERKDAGEN: ma – do | POSTADRES: De Boelelaan 1105, 1081 HV Amsterdam | BEZOEKADRES: Prof. E.M. Meijerslaan 2, 1183 AV Amstelveen | Disclaimer Twitter: @VUamsterdam

2. Handtekening Nederlands zonder logo. Te gebruiken voor interne mails en replies.

Voornaam Achternaam Titel Functietitel Communicatie & Marketing - Afdelingsnaam indien gewenst Vrije Universiteit Amsterdam T (020) 59 00000 | M 06 00000000 | naam@vu.nl | WERKDAGEN: ma – do |

3. Handtekening Engels met logo. Te gebruiken voor externe mails naar het buitenland.

Voornaam Achternaam Titel Functietitel in het Engels Afdelingsnaam in het Engels

Communications & Marketing

T +31 (0)20 59 00000 | M +31 (0)6 00000000 | naam@vu.nl | WORKING DAYS: mon – thu | POSTAL ADDRESS: De Boelelaan 1105, 1081 HV Amsterdam, The Netherlands | VISITING ADDRESS: Prof. E.M. Meijerslaan 2, 1183 AV Amstelveen, The Netherlands | Disclaimer Twitter: @VUamsterdam

4. Handtekening Engels zonder logo. Te gebruiken voor interne mails en replies in het Engels.

Voornaam Achternaam Titel Functietitel in het Engels Communications & Marketing - Afdelingsnaam in het Engels indien gewenst VU University Amsterdam T +31 (0)20 59 00000 | M +31 (0)6 00000000 | naam@vu.nl | WORKING DAYS: mon – thu |

BIJLAGEN

27

BIJLAGE 3: LIJST VAN AFKORTINGEN – LVA AFKORTING VOLUIT

(i)OZI ACTA AR ARBO AV BA BBZ BOVU BVS BZ C&M CCO CM CMc CMES CMS CSL CvB CvD DMC DSZ EC F&A FALW FB FBW FCO FEWEB FPP FSW GGL GNK GV HG HOVO HRM I&D IA IC IN INM IP IT LET M&C MA MC

28

(internationaal) Onderzoeks Instituut Faculteit Tandheelkunde Alumni Relaties Arbo en Milieudienst Ad Valvas Bachelor Bureau Bestuurszaken (nu: BZ) Bestuurlijk Overleg VU Bestuurlijk Volg Systeem Bestuurszaken Communicatie & Marketing Congres coördinatie (nu: via CMc) Communicatie & Marketing Congres en Mediacenter Communicatie en Marketing Expertise Services Content Management Systeen Centrum voor Studie en Loopbaan College van Bestuur College van Decanen Dienst Marketing en Communicatie (nu: C&M) Dienst Studentenzaken Externe Communicatie Finanien en Audit Faculteit Aard en Levenswetenschappen Facilitair Beheer Faculteit Bewegingswetenschappen Facilitaire Campus Organisatie Faculteit Economische Wetenschappen en Bedrijfskunde Faculteit der Psychologie en Pedagogiek Faculteit Sociale Wetenschappen Faculteit der Godgeleerdheid Faculteit der Geneeskunde Gezamenlijke vergadering OR en CvB Hoofdgebouw Hoger Onderwijs Voor Ouderen Human Resource Management Informatie en Data management (nu in CMES) Instellingsaudit Interne Communicatie Initium Introductiebijeenkomst voor Nieuwe Medewerkers Instellingsplan Informatie Technologie Faculteit der Letteren Communicatie & Marketing Master Communicatie & Marketing

HANDBOEK COMMUNICATIE & MARKETING

CATEGORIE

VU instituut Faculteit C&M afdeling Dienst Universiteitsmagazine + C&M team Onderwijs Dienst Overleg Systeem Dienst Dienst C&M team Dienst C&M afdeling C&M team Systeem Afdeling SOZ Bestuursorgaan Bestuursorgaan Dienst Dienst C&M team Dienst Faculteit afdeling IT Faculteit Dienst Faculteit Faculteit Faculteit Faculteit Faculteit Overleg Gebouw Onderwijs Dienst C&M team Instellingstoets C&M team Gebouw Project Document Dienst Faculteit Dienst Onderwijs Dienst

AFKORTING VOLUIT

MF MKT MP MT O&O OAJ OBB ODC OPDO OR OZW P&S PM PMS RCH RECHTEN RvB RvT S&B SO SOZ STAVAZA SW TO UBVU UCIT URC URF USR VB VFT VUCON VUmc W&N WBG WIJS

Medische Faculteit Marketing Maatschappelijke Profilering Management Team Onderwijs en onderzoeksondersteuning Opening Academisch Jaar Onderwijsbureau Onderdeel Commissie Overleg Portefuillehouders en directeuren Onderwijs Ondernemingsraad Onderwijs Zorg en Welzijn gebouw Project & Support (NU: via CMc) Profilering en Mediarelaties (nu: Externe Communicatie) Projectmanagement Systeem Faculteit der Rechtsgeleerdheid Faculteit der Rechtsgeleerdheid Raad van Bestuur Vumc Raad van Toezicht Strategie & Beleid Studentgerichte Ondersteuning Student- en Onderwijs Zaken Stand van zaken Studentenwerving (nu: Marketing) Transitieorganisatie Universiteitsbibliotheek Universitair Centrum Informatie Technologie (nu: IT) University Research Chairs University Research Fellows Universitaire Studentenraad Vergadering bedrijfsvoering Vormgeving Fotografie Traffic (nu: via CMc) VU Connected (nu: Maatschappelijke Profilering) VU medisch centrum Wis- & Natuurkunde gebouw Faculteit der Wijsbegeerte Faculteit der Wijsbegeerte

CATEGORIE

Gebouw C&M team C&M team Algemeen Domein Project Afdeling faculteit Medezeggenschap Overleg Medezeggenschap Gebouw C&M afdeling C&M team Systeem Faculteit Faculteit team/afdeling Bestuursorgaan C&M afdeling Domein Dienst Algemeen C&M team Bestuursorgaan Dienst Dienst VU prijs VU prijs Medezeggenschap Overleg C&M team C&M team ziekenhuis Gebouw Faculteit Faculteit

BIJLAGEN

29

MEER INFORMATIE

VRIJE UNIVERSITEIT AMSTERDAM COMMUNICATIE & MARKETING Telefoon: +31 20 598 85620 De Boelelaan 1105 1081 HV Amsterdam Postbus 7161 1007 MC Amsterdam WWW.VU.NL 23219 Haagsblauw