Recap of the first Partnership Atelier (The World Needs You)

Terugblik op het ‘Partnership Atelier’: Hoe kunnen we onze alumni beter betrekken bij onze universiteit.

Als een van onze voornaamste groep ambassadeurs zijn de VUB-alumni een groot deel van het verleden en heden van onze universiteit, maar ook van onze toekomst.

In die geest organiseerde de VUB afgelopen vrijdag een 'Partnership Atelier’ om alumni en universiteit dichter bij elkaar te brengen. Een 20tal alumni, proffen, beleidsmedewerkers en studenten kwamen samen in de U-residence voor een participatieve rondetafel, waarin ze samen brainstormden en ideeën uitwerkten over hoe alumni nauwer te betrekken bij het reilen en zeilen van de VUB. Vier hoofdthema's stonden centraal tijdens de rondetafelgesprekken, geïnspireerd op de beleiden van onze vier vicerectoraten. Hoe kunnen we onze alumni het best betrekken binnen onderwijs, onderzoek, innovatie & valorisatie en - last but not least - internationalisering. Per thema werd getracht om ideeën uit te werken om te implementeren binnen een korte- én langetermijnvisie.

De partnerschapsworkshop creëerde een open, toegankelijke, transparante en constructieve omgeving voor alumni, proffen en studenten om ideeën aan te reiken voor toekomstige, maar nog steeds noodzakelijke, verbeteringen aan het VUBbeleid. De VUB is niet immuun voor verandering, integendeel! Dat er gekozen worden voor een participatief format waar ook alumni en studenten in betrokken werden is voor onze universiteit een evidentie.

Hieronder volgt een kort overzicht van de veelheid aan ideeën. Helemaal onderaan lees je welke ‘winnende ideëen’ er tijdens het Atelier verder werden uitgewerkt. Zelf ideetjes? Laat het zeker weten via alumni@vub.be Onderwijs De meest centrale pijler van een onderwijsinstelling, is natuurlijk het vermogen om onderwijs te bieden aan duizenden studenten uit alle lagen van de bevolking. Als oud-studenten aan de VUB voelen alumni misschien beter dan wie ook aan wat de sterke punten zijn van het onderwijs dat de universiteit aanbiedt. Maar hun VUBervaring, ver of dichtbij in het verleden, kan ook inzichten verschaffen in hoe VUBopleidingen en -cursussen in de toekomst zouden kunnen verbeteren. Met dit in het achterhoofd deden de workshop-deelnemers de volgende suggesties: Ideeën op korte termijn -Rolmodellen voor oud-studenten, in het bijzonder voor minderheidsstudenten en studenten met een migratie-achtergrond, om hun empowerment in een academische context te verzekeren.

-Alumni-leercoaches en tutors.

-Alumni zouden ook zitting kunnen nemen in onderwijs- en adviesraden aan de VUB. -Het idee van een 'junior fellow': de contracten voor een VUB-fellowship verkorten en jongere carrières in de kijker zetten om studenten te inspireren en als rolmodel te fungeren.

-Als aanvulling op het huidige VUB-buddy-systeem zouden alumni als 'buddy' voor studenten kunnen fungeren.

-Indien studenten meer informatie wensen over werken aan de VUB, zouden alumni die VUB-staf zijn geworden, aan die vraag kunnen voldoen.

Lange termijn -Onderzoeksmethode-cursussen aangevuld met alumni-kennis. Onderzoekers in het veld kunnen inzichten verschaffen in wenselijke en voordelige onderzoeksmethoden voor onderwerpen die studenten zouden kunnen nastreven.

-door alumni georganiseerde, sectorspecifieke banenbeurzen of infodagen.

-Een algemeen sterkere betrokkenheid van alumni bij de feedback van cursussen: via een evaluatieproces dat de praktische dimensie en de realiteit van de arbeidsmarkt beoordeelt.

- In dezelfde geest zouden alumni kunnen optreden als (co-)promotoren of sponsors van scripties, aangezien zij ook buiten de VUB-sfeer kennis en ervaring kunnen inbrengen die een meer praktische dimensie kunnen geven aan studentenonderzoek; waarbij onderzoek wordt gekoppeld aan het werkveld.

-Een systeem van micro-credentials en certificeringen: kleinschalige certificeringen waarbij alumni een dubbelrol kunnen spelen, als (gast)docent of, uiteraard, als toehoorder. Dergelijke kleinschalige certificeringen kunnen alumni zowel les- en onderwijservaring opleveren als extra vaardigheden en kennis die nuttig zijn op het werk.

Onderzoek Een universiteit is het aan de maatschappij verplicht haar wetenschappers met kennis én passie op te leiden om aan de maatschappij bij te dragen. Maar ook via universitair onderzoek kan de VUB de maatschappij waar ze deel van uitmaakt verbeteren. Alumni zouden de VUB kunnen helpen om het onderzoek te verbeteren.

Ideeën die naar voren kwamen om dit te doen waren:

Korte termijn -Een 'onderzoeksbeurs' waar studenten onderzoeksonderwerpen kunnen voorstellen.

-Meer expansieve communicatie rond de wetenschapswinkel -Aanvullen van alumni-netwerkevenementen met onderzoeksbrainstorm en debat, bijvoorbeeld door een 'Food For Thought'-mixer met alumni (in plaats van uitsluitend onderzoekers).

-Het betrekken van alumni bij zowel de selectie van scriptieprijswinnaars, als het beschikbaar stellen van prijzen (bijvoorbeeld een zomerbaan of een gewilde stageplaats voor de winnaar).

-Een speeddate-evenement voor onderzoekssamenwerkingen.

-Een stagedatabase, waarin alumni hun openstaande stageplaatsen toevoegen aan een centrale database waartoe studenten toegang hebben.

Lange termijn -Studenten-onderzoek moet gemakkelijker zijn weg vinden naar buiten de VUBsfeer.

-Betere en transparantere communicatie-strategieën rond VUB-onderzoek.

-Alumni betrekken bij toewijzing onderzoeksbudget (binnen overheidsgrenzen).

-Een manier om alumni gemakkelijker toegang te geven tot onderzoek of onderwijs met een zogenaamde 'pre-doctoral hack'. Alumni die later in hun carrière nog steeds geïnteresseerd zijn in een doctoraat, zouden gemakkelijker naar de VUB kunnen terugkeren om die doelen te bereiken.

Innovatie/valorisatie Een universiteit mag nooit stilstaan, zeker niet in deze tijden. Innovatie is dan ook een belangrijk onderdeel van het werk van een universiteit buiten de eigen instelling. Alumni kunnen door samenwerking de band van de VUB met academici, bedrijven en het maatschappelijk middenveld helpen versterken. Dit in overweging nemend, kwamen de deelnemers met de volgende ideeën:

Korte termijn -Een alumni 'nieuwsbrief' over groeiende trends, innovatieve ideeën en bestpractices.

-Conferenties, waarbij verschillende sectoren betrokken zijn, over innovatie binnen hun respectieve gebieden voor een blik op recente trends en een algemene kennisuitwisseling binnen de universiteit.

-Alumni nauwer betrekken bij fondsenwervingsprojecten, zodat studenten hun start-up-projecten gemakkelijker kunnen uitbreiden. Praktische voorbeelden van hoe dit zou kunnen worden bereikt, zijn een "Innovatie"- of "Start-Up Beurs".

-een podcast met alumnigasten, waarin onderwerpen als de arbeidsmarkt of praktische werkervaring kunnen worden besproken.

-een "best-practices workshop".

Lange termijn -Alumni en hun respectieve sectoren/industrieën dichter bij de VUB brengen via (PhD-)onderzoek.

-Een "innovatiecentrum", dat ook studenten, onderzoekers en alumni samenbrengt.

-Een centraal knooppunt of platform dat alumni op de arbeidsmarkt in contact brengt met studenten aan de VUB die staan te popelen om informatie en connecties te verzamelen.

-Een denktank bestaande uit studenten en alumni, waar ideeën voor (product)innovatie en onderzoek kunnen worden uitgewisseld.

-Het verbinden van grotere bedrijven met student- en alumni-startups via de VUB.

Internationalisering Een universiteit heeft een bereik dat veel verder reikt dan haar campus(sen), vooral in ons mondiale tijdperk. Alumni zijn een essentieel onderdeel van het bevorderen van die grenzen, aangezien velen van hen buiten België werken en wonen. Alumni betrekken bij het proces van internationalisering van het VUB-merk kan zeer effectief zijn als het goed gedaan wordt. De poging om dat proces te verbeteren heeft de volgende ideeën opgeleverd: Korte termijn

-Een manier om wetenschappelijke congressen te koppelen aan lokale alumnievenementen via sociale media, EUTOPIA of alumniverenigingen.

-Een specifieke netwerk- en communicatiestrategie voor overzeese alumni, om lokaal VUB-ambassadeurschap te stimuleren.

-Samenwerken met EUTOPIA en partneruniversiteiten om een 'best practices exchange' met studenten te organiseren.

-Overzeese alumni stage laten lopen bij internationaal gerichte studenten, of richtlijnen geven voor eerste 'working abroad'-experimenten voor pas afgestudeerde VUB-studenten. Praktische instrumenten zijn onder meer informatiesessies, een 'International Job Fair', workshops, een stagedatabank die wordt onderhouden door overzeese alumni en het aanpassen van het VUB Career Center met een meer internationale dimensie.

Lange termijn -Het onderhouden van een sterk overzees alumni-netwerk via alumniambassadeurs, buiten de louter door de VUB georganiseerde evenementen.

-Creëren van 'alumni-hotspots' via VUB-delegaties en sterkere banden met ambassades. Enkele Alumi hotspots te kiezen op basis van data en strategisch belang voor de universiteit.

Finalisten!

Tot slot werd voor elk van onze vicerectoraten één idee, zowel op korte als op lange termijn, uitgewerkt en in elke rondetafel vastgesteld als het idee met het grootste potentieel.

In de categorie 'internationalisering' zou de VUB op korte termijn een International Career Center kunnen opzetten, waarbij alumni die in het buitenland werken kunnen worden ingeschakeld om studenten die in het buitenland willen werken de nodige informatie te geven voor hun buitenlandse avontuur. Op lange termijn zou de VUB haar alumni-netwerk in het buitenland moeten onderhouden en versterken door "alumni-hotspots" te creëren, met de hulp van buitenlandse ambassades, VUBdelegaties en aangewezen alumni-ambassadeurs.

Wat "onderzoek" betreft, zou op korte termijn een "For Thought"-mixer een doeltreffende manier zijn om alumni in contact te brengen met VUB-onderzoekers.

Andere instrumenten om dit te bereiken zouden rondetafelconferenties, beurzen of conferenties kunnen zijn. Voor de toekomst werd het idee van een 'pre-doctoraal

traject' voor alumni veelbelovend geacht. Met deze regeling zouden alumni die de VUB hebben verlaten om hun carrière te starten, later kunnen terugkeren om opnieuw doctoraatsonderzoek te verrichten en te promoveren. Dit 'pre-doctoraal traject' zou het gemakkelijker maken om als afgestudeerde alumni opnieuw aan de VUB te studeren.

Wat betreft suggesties voor onderwijs op korte termijn, was het Junior Fellowship een veelbelovend uitgewerkt idee. Het huidige fellowship-contract aan de VUB bedraagt drie jaar, maar een junior fellowship zou dit inkorten tot een jaar of zes maanden. Dit zou zowel de drempel voor aspirant-fellows verlagen als jongere fellows naar voren halen die gemakkelijker als rolmodel voor onze studenten zouden kunnen fungeren. Een educatief idee voor de lange termijn dat verder werd uitgewerkt, was het systeem van "micro-credentials". Met de micro-credentials zouden alumni certificeringen kunnen ontvangen die hun vaardigheden op de arbeidsmarkt kunnen verbreden en hun kennis kunnen aanvullen. Dit systeem zou op twee manieren kunnen werken, aangezien alumni uitgenodigd zouden kunnen worden om als (gast)docent voor deze cursussen te fungeren.

Wat innovatie betreft, was het laatste idee voor de korte termijn de organisatie van een 'start-up competitie' voor studenten, waarbij alumni betrokken zouden kunnen worden om de winnaar(s) van verdere financiering te voorzien om het (de) winnende project(en) te ontwikkelen. In de toekomst zou de VUB een betere manier moeten vinden om academici en alumni via doctoraatsonderzoek te koppelen aan hun respectieve industrieën, om zo een praktische dimensie toe te voegen aan het onderzoek aan de universiteit.

ENGLISH Recap Atelier ‘Partnership’ As one of our most important group of ambassadors, the VUB-alumni are a large part of our university’s past and present, but also of our future. With that spirit in mind, last Friday, the VUB organized a ‘Partnership Workshop’ to bring alumni and university closer together. Some ten alumni and students joined forces in the Uresidence for a participative roundtable, where they brainstormed and fleshed out ideas together on how to more closely involve alumni in the workings of the VUB. Four main topics were centralized during the roundtables, according to our four Vice-Rectorates. Including alumni in paving the way forward for VUB-innovation/valorisation, -internationalisation, -education and -research yielded many interesting ideas. The ideas were categorized under short- and long-term vision. Meaning, the viability of the ideas were considered according to the possibility of a fast implementation (within reason), or whether more structural and finetuned policy would be needed in other to carry them out.

The Partnership Workshop created an open, accessible, transparent and constructive environment for alumni and students to provide ideas for future, but still necessary, improvement to VUB-policy. The VUB is not immune to change, yet it is essential that stakeholders, of which alumni are a very important part, be included.

A short oversight of the multitude of ideas is provided below.

Innovation/valorisation A university can never be allowed to stand still, especially in these times. Therefore, innovation is a key part of a university’s work outside of its own institution. Alumni can help strengthen the VUB bond with academics, companies and civil society through cooperation. Considering this, participants came up with the following ideas:

Short-term -An alumni ‘news letter’ on growing trends, innovative ideas and best-practices.

Shortlisted -Conferences, involving different sectors, on innovation within their respective fields for a look at recent trends and a general knowledge exchange within the university.

-Involving alumni more closely with fundraising projects, so students might more easily expand their start-up projects. Practical examples of how this might be achieved would be through an ‘Innovation’ or ‘Start-Up Fair’.

-A podcast including alumni-guests, in which topics such as the job market or practical work-experience could be discussed.

-A ‘best-practices workshop’.

Long-term -Linking alumni and their respective sectors/industries closer to the VUB through (PhD-)research.

-An ‘Innovation Center’, also bringing students and alumni together.

Shortlisted -A central hub or platform connecting alumni in the job market with students at the VUB eager to garner information and connections.

-A think thank consisting of students and alumni, where ideas for (product) innovation and research can be exchanged.

-Linking larger companies with student- and alumni-startups through the VUB.

Education Of course, the most central pillar of an educational institution, is its ability to provide education for thousands of students from all walks of life. As former students at the VUB, alumni might have a better feel than anyone for the strengths the education the university provides. But, their VUB-experience, near or far in the past, can also provide insights in how VUB-courses and -classes might improve in the future. Considering this, the workshop-participants put forth the following suggestions:

Short-term ideas -Alumni-role models, especially for minority-students and students with a migration background, ensuring their empowerment in an academic context.

-Alumni-learning coaches and tutors.

-Alumni could also sit on educational and advisory boards at the VUB.

Shortlisted -The idea of a ‘junior fellow’: shortening the contracts for a VUB-fellowship and highlighting younger careers to inspire and function as a role model for students.

-As a compliment to the current VUB-buddy system, alumni could function as ‘buddies’ for students.

-In case students want more information on working at the VUB, alumni who have become VUB-staff could be able to meet those demands.

Long-term -Research method-courses supplemented with alumni-knowledge. Researchers in the actual field can provide insights into desirable and advantageous research methods for topics students might pursuit.

-Alumni-organized, sector-specific job fairs or info days.

-A general stronger involvement of alumni with course-feedback: through a reviewprocess which assesses the practical dimension and the reality of the labour market.

Shortlisted -In the same vein, alumni could operate as thesis (co-)promoters or sponsors, as once again they could provide knowledge and experience outside of the VUB-sphere that could be provide a more practical dimension to student-research; linking research to the work field.

-A system of micro-credentials and certifications: small-scale certifications in which alumni could play a double role, as either (guest) lecturers or, of course, attendees.

Small-scale certifications as these could provide alumni with either lecturing- and teaching-experience, or additional skill- and knowledge-refinement useful at work.

Internationalisation

A university has an outreach much further than its campus(es), especially in our global age. Alumni are an essential part of furthering those borders, as many of them work and live outside Belgium. Including alumni in the process of internationalizing the VUB-brand can be very effective if done right. The attempt to improve that process has given the following ideas:

Short-term -A way to link scientific congresses with local alumni-events through social media, EUTOPIA or alumni-societies.

Shortlisted -A specific network and communication-strategy for overseas alumni, in order to incentivize local VUB-ambassadorship.

-Working with EUTOPIA and partner universities to organize a ‘best practices exchange’ with students.

-Letting overseas alumni provide internationally-minded students with internships, or providing guidelines for first ‘working abroad’-experiences for recently graduated VUB-students. Practical tools include information sessions, an ‘International Job Fair’, workshops, an internship database maintained by overseas alumni and fitting the VUB Career Center with a more international dimension.

Long-term -Maintaining a strong overseas alumni-network through alumni-ambassadors, outside of solely VUB-organized events.

Shortlisted -Creating ‘alumni-hotspots’ through VUB-delegations and stronger connections with embassies.

Research A university has a debt to society, to educate its best and brightest to contribute to it.

But also through university research can the VUB improve the society it is a part of.

Alumni could help the VUB in improving research. Ideas that came up to do this were:

Short-term -A ‘research fair’ in which students can propose research topics.

Shortlisted -More expansive communication around the ‘wetenschapswinkel’ (weet hier de Engelse term niet voor).

-Supplementing alumni-network events with research-brainstorming and debate through, for example, a ‘Food For Thought’-mixer with alumni (instead of exclusively researchers).

-Involving alumni with both the selection of thesis prize winners, and the provision of prizes (for example a summer job or a desirable internship for the winner).

-A speed dating-event for research collaborations.

-An internship database, in which alumni add their open internship positions to a central database students have access to.

Long-term -Student-research should find its way more easily to outside the VUB-sphere.

-Better and more transparent communication-strategies surrounding VUB-research.

-Involving alumni with the research-budget allocation (within government limits).

Shortlisted -A way to provide easier access for alumni to re-engage in research or education with a so-called ‘pre-doctoral hack’. Alumni who later on in their career are still interested in a doctorate, would be able to more easily return to the VUB and achieve those goals.

Finalists!

Finally, for each of our Vice-Rectorates one idea, both short- and long-term, was fleshed out and determined in each roundtable to be the idea with the most significant potential.

In the category ‘internationalisation’, in the short-term the VUB could set up an International Career Center, in which alumni working abroad could be brought in to provide students seeking to work abroad with the necessary information for their overseas adventure. In the long-term, the VUB should maintain and strengthen its alumni-network abroad by creating ‘alumni hotspots’, with the help of overseas embassies, VUB-delegations and designated alumni-ambassadors.

Concerning ‘research’, in the short-term, a ‘For For Thought’-mixer would be an effective way to connect alumni with VUB-researchers. Other tools to achieve this would be to include roundtables, fairs or conferences. In the future, the idea of a ‘pre-doctoral track’ for alumni was deemed to have a lot of potential. With this arrangement, alumni who have left the VUB to start their career could return later in time, to re-engage in PhD-research and receive a doctorate. This ‘pre-doctoral track’ would make re-engaging with the VUB as a graduated alumni easier.

When it came to short-term education-suggestions, the Junior Fellowship was a promising fleshed-out idea. The current fellowship-contract at the VUB stands at three years, but a junior fellowship would shorten this to a year or six months. This would both lower the threshold for aspiring fellows and highlight younger fellows who could more easily function as role models for our students. A long-term educational idea that was fleshed out was the ‘micro-credential’ system. With the micro-credentials, alumni could receive certifications that can broaden their skills in the labour market and supplement their knowledge. This system could work in two ways, as alumni could be invited to function as (guest) lecturers for these courses.

Innovation-wise, the final short-term idea was to organize a ‘start-up competition’ for students, in which alumni could be involved to provide the winner(s) with further funding to develop the winning project(s). In the future, the VUB should find a better way to link academics and alumni to their respective industries through PhD-research, in order to add a practical dimension to research at the university.