Stappenplan Procedure verhuur
Projectbeschrijving
Datum 16-12-2024
Betreft
Contactpersoon
Stappenplan procedure verhuur
Wat Wie Wie vanaf 2025 Toelichting
HUUROPZEGGING
Kennismedewerker Kennismedewerker Aanpassen sjabloon mutatiechecklist (project herkennen) Aanpassen sjabloon huuropzegging (project herkennen) Aanpassen sjabloon wisselwoning Excelbestand procesbewaking aanmaken (inclusief datum huuropzegging vanuit de Woonplaats als dat nodig is) Teams omgeving Klant & Wijken aanmaken om samen te werken Vul de WRB kenmerken zodat de woning herkend wordt Vul OKV_1012 met 'Let op! Deze woning loopt via VPS; TVM hierover informeren in de opzegtaak' voor signalering na de 1e opzegging Lijst met vaste prijzen laten accorderen door Programma Manager en verstrekken aan VPS Team servicekosten informeren over vaste prijzen/niet verhogen
Huur opzeggen Klant Klant
Klant zegt op bij de Woonplaats
Huuropzegging verwerken Woninghuren Woninghuren Woningopname plannen en in outlook TVM vastleggen; Opzegging schriftelijk bevestigen; Taak opzegging -> AVM voor beoordeling verhuiskostenvergoeding sociaal plan Optioneel extra collega's informeren (volgens mutatiechecklist).
Signalering projectwoning Kennismedewerker Kennismedewerker Zet in de WRB kenmerken de signalering dat het een projectwoning is, uit. Controleer of OKV_1012 is gevuld met 'Let op! Deze woning loopt via VPS' Daarmee wordt bij een volgende opzegging een standaard opzegbrief en standaard mutatiechecklistgestart(procescontractmutatie ofreguliervolgt
Procesbewaking
Verhuiskostenv ergoeding
Verbeterwens-nog niet functioneel: Opzegging verwerkeninlijstopSharePoint
Alleen indien sociaal Plan van toepassing is AVM controleert of de vertrekkende huurder aantoonbaar een andere huurwoning op eigen naam betrekt (dubbele huurlasten). Alleen als de vertrekkende huurder dubbele huurlasten krijgt, heeft hij recht op terugbetaling van 1 maand huur. AVM maakt een TAAK_VERWERKEN_48U voor team FIN_HUUR In de notitie vermeld je welk deel van de tegemoetkoming in verhuis- en inrichtingskosten uitbetaald moet worden en of óók 1 maand huur (d.m.v. creditnota) van toepassing is. Vermeld ook de einddatum van de huurovereenkomst in de taak. (Dag voor ingang nieuwe contract) Taak opzegging -> TVM
Gereed
Verhuiskostenv ergoeding indien van toepassing
FA Huur FA Huur
(Verbeterwens - nog niet functioneel: Op SharePoint vullen dat taak verhuiskostenvergoedingnaarFAis) .
Team FA huur betaalt de tegemoetkoming in verhuis- en inrichtingskosten binnen 2 weken Team FA betaalt (indien van toepassing) 1 maand huur terug (in de eerstvolgende betalingsronde)
WONINGOPNAME/OPLEVERING Gereed
Woningopname TVM
Verhuuraanbied ingen maken / Huurprijsspecifi catie aanleveren
Voorstel: gezamenlijk met VPS de inspectie van de woningen doen om te bepalen of dit tijdelijke verhuur of bruikleen kan zijn.
AVM AVM
VPS informeren TVM TVM
Werving / Intake opstarten VPS VPS
Eindopname TVM
TVM/VPS Voorstel; gezamenlijke woninginspectie bij akkoord direct sleuteloverdracht naar VPS
Cillinders wisselen Wijkbeheerder Indien mogelijk laten vervallen. Of anders VPS indien dit gewenst is
TVM doet de WOPN Overnames mogen (zonder vergoeding) achterblijven in de woning om het leegstandsbeheer te bevorderen Overnames schriftelijk vastleggen Werkbon "standaardpakket" en evt. aanvullend onderhoud Keuzemoment Tijdelijke HOVK of Bruikleen (in overleg): Taak opzegging -> AVM met verzoek om verhuuraanbieding te maken met huurcontractsoort: tijdelijk of bruikleen Tijdelijke huurovereenkomst: ga verder met de volgende stap Bruikleen: ga verder bij BRUIKLEENOVEREENKOMST (BLO).
AVM maakt Verhuuraanbieding zonder huurdersvereniging en laat deze fiatteren AVM zet huurcontractsoort op TIJDELIJK
Na WOPN Mail naar enschede@vps-nl.comAdres - Verhuurbaar per datum - Naam en telefoonnummer vertrekkende huurder (t.b.v. bezichtiging)
VPS zoekt kandidaat huurder
EO inplannen op de dag na de sleutelinlevering (outlookagenda) TVM doet de EO zonder VPS.
Na de EO worden de cillinders gewisseld en in de Dropbox gedaan voor VPS
CILLINDERS WISSELEN Gereed
Verhuiskostenv ergoeding TVM TVM
Verhuiskostenv ergoeding FA Huur FA Huur
TVM boekt de kosten en zet de verhuurbaar per op definitief
Team FA huur betaalt de resterende tegemoetkoming in verhuis- en inrichtingskosten
TIJDELIJKE HUUROVEREENKOMST Gereed
Aanleveren
nieuwe huurder en leegstandsverg unning
Kandidaat controle
Woning bemiddelen via WBS | ZIG
VPS VPS
Bewaken reactie kandidaat
AVM VPS
AVM
Voorstel: is het verplicht om dit aan te bieden op deze manier of volstaat website VPS ook. Door advertentie online te zetten kunnen wij iedereen een gelijke kans te geven, om in aanmerking te komen voor een woning. VPS is niet verplicht om zich aan inschrijfduur te houden.
AVM VPS
Controle documenten AVM VPS
Rekentoets AVM VPS
Verantwoording verhuring
Acceptatie woning verwerken
AVM VPS
AVM VPS
Contract doorvoeren en AVM
AVM, contract op naam van VPS. VPS
VPS zoekt een nieuwe huurder en geeft aan dat kandidaat zich in moet schrijven bij WoningHuren. Nadat de kandidaat zich ingeschreven heeft, mailt VPS NAW + geboortedatum + leegstandsvergunning naar verhuurbinnendienstenschede@dewoonplaat s.nl en inkoopordersvgo@dewoonplaats.nl Het bedrijfsbureau boekt de order t.b.v. toekomstige facturatie en slaat de vergunning op in DMS (eenhedenarchief)
Controleer of de kandidaat op de 'interne lijst' staat Als de kandidaat op de interne lijst staat; overleg met woonconsulent hoe verder?
- bereid de OGE voor in DE - meld de woning leeg t.b.v. WBS|ZIG - maak advertentie: LET OP!! Zet behoud van inschrijfduur op "Ja" en bevestig met Opslaan - Adverteer met Model: BemiddelingBemiddelingsreden: Tijdelijk verhuurbaar - Zoek de kandidaat (op inschrijfnummer) en kies aanbieden - Vul uiterste reactiedatum (onder variabelen) - Kies Aanbiedingssjabloon: aanbieding directe toewijzing (bemiddeling) - Vul de alinea 'bezichtiging van de woning' (Je kunt hiervoor telefonisch een afspraak maken met VPS.) - Verstuur de mail
Bewaak de uiterste reactiedatum Als kandidaat niet op tijd reageert, contact opnemen met VPS en overleggen hoe verder?
Zodra kandidaat interesse heeft aangegeven, controleer je of alle documenten in WBS|ZIG zijn toegevoegd Niet compleet? Herinner met intakesjabloon 'ontbrekende documenten toevoegen' vergeet niet om de uiterste reactiedatum aan te passen als dat nodig
Vul het rekenblad Vul het inkomen in WBS|ZIG onder controle gegevens Laat de inkomenscontroleur contoleren/accorderen Zet de woning door naar 'geaccepteerd' zodra dat kan
Vul de verantwoording verhuring / maak verantwoording definitief
Verwerk de acceptatie zoals je gewend bent (formulier Acceptatie woning)
- Contoleer in WBS|ZIG of in de woningkenmerken 'Behoud van inschrijfduur' op Ja staat zodat de
bemiddeling verantwoorden op WoningHuren
sluit overeenkomst met bewoner.
TVM informeren AVM AVM
BRUIKLEENOVEREENKOMST (BLO)
VPS informeren TVM TVM
Aanleveren startdatum BLO VPS VPS
Verhuuraanbied ing maken en AVM AVM
AVM
VPS koppelen in DE AVM AVM
Verantwoording verhuring
AVM AVM
Contract doorvoeren AVM AVM
TVM informeren AVM VPS
Huur opzeggen Klant VPS: overeenkomst gesloten met VPS waardoor bewoner opzegt bij VPS.
Huuropzegging verwerken Woninghuren VPS
woningzoekende niet wordt uitgeschreven.Zet de grote groene vink - Versturen toewijzing bericht zodat de woning verantwoord wordt.
Stuur de taak opzegging terug naar TVM met de opmerking dat de woning verhuurd is en de meterstanden (eventueel) afgemeld moeten worden bij de netbeheerder
VPS informeren dat kandidaat voor Bruikleen gezocht kan worden.
VPS laat weten op welke datum de Bruikleenovereenkomst in gaat via mail naar verhuurbinnendienstenschede@dewoonplaats.nl.
Element 140 huurkorting toevoegen met het zelfde bedrag als element 101 de MIN : Servicekosten: onderhoudsabonnement, wijkbeheerder, glasverzekering, tuinonderhoud, vervangen lampen op standaard bedragen uit het huurmutatiesjabloon.
Stroomverbruik/Schoonmaakkosten op €1 , Verbruikkosten: standaard bedrag uit het huurmutatiesjaloon. Huurdersvereniging op €0
Vul juiste ingangsdatum huurcontract Vul C00100718 bij Gegadigde / Contactnummer Zet 'adres gegadigde aanpassen' uit Vul huurcontractsoort met BRUIKLEEN Zet schuifje Huurder is Rechtspersoon
Vul de verantwoording verhuring - geen geboortedatum / inkomen - schuifje incompleet dossier AAN - reden incompleet dossier: verhuring aan rechtspersoon - maak verantwoording definitief
Zet de grote groene vink.
Stuur de taak opzegging terug naar TVM met de opmerking dat de woning verhuurd is en de meterstanden (eventueel) afgemeld moeten worden bij de netbeheerder
zegt op bij De Woonplaats
Woningopname plannen en in outlook TVM vastleggen; Opzegging schriftelijk bevestigen; Taak opzegging -> TVM
Gereed
Klant
Vervolg
VPS gaat nieuwe kandidaat zoeken en sluit overeenkomst
Hierna gelden alle stappen vanaf WONINGOPNAME / OPLEVERING.
CONTRACTMUTATIE
Huur opzeggen VPS VPS
VPS zegt op bij De Woonplaats
De Woonplaats informeren VPS VPS VPS informeert verhuurbinnendienstenschede@dewoonplaats.nl over de einddatum van de BLO van de vertrekkende gebruiker.
Huuropzegging verwerken
AVM/Woonvinder AVM
Eindopname TVM Gezamenlijk TVM/VPS
AVM stuurt TAAK_OPZEG_VPS naar Woonvinder, Woonvinder verwerkt de opzegging zonder opzegbrief Woonvinder zet TAAK_OPZEG_VPS door naar VHMTEC_ENS
TVM voert een eindopname uit, indien nodig wordt VPS geïnformeerd over de staat van de woning HUUR OPZEGGEN BINNEN
Huur opzeggen AVM AVM
HUUR OPZEGGEN BINNEN WETTELIJKE TERMIJN
Procesbewakin g in Excel AVM AVM
Verstuurt de officiele huuropzegging binnen de wettelijke termijn via sjabloon x aan de klant Tijdelijk: 6 maanden BLO: 1 Verwerkt de huuropzegging in DE (bij tijdelijk 1 maand voor de einddatum) Taak_HUUROPZEG -> TVM Vul de taaknotitie en vermeld dat het om een tijdelijke/blo overeenkomst gaat
Doorlopend de wijzigingen vullen
Tot slot
Dank voor het vertrouwen en wij zien er naar uit om hier een mooi beheerproject van te maken.
Ruben van
der
Giessen Regiomanager West
06 82 21 56 92
rvandergiessen@vps-nl.com
Waarom VPS?
Flexibele aanpak en focus op uw wensen
Altijd een maatwerkoplossing die past bij uw wensen, het pand, terrein en omgeving.
Ontmoet ons team deskundigen
Ons team bestaat uit gedreven professionals die in staat zijn van de gebaande paden af te wijken.
Wij bieden creatieve oplossingen en producten van high-end kwaliteit.
