dossier 2021-205.pdf

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/205

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/205

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6.

Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.

Voorafgaande procedure Op 14 april 2021 diende xxx (hierna vermeld als: verzoeker), een verzoek in bij de provinciegriffier om een afschrift te bekomen van de stenografische notulen en het officiële verslag van de hoorzitting van de deputatie van 13 oktober 2020 onder voorzitterschap van xxx. Verder vraagt verzoeker nog het volgende : “Indien dit officiële verslag de aanwezige personen niet zou vermelden, dan vraag ik een overzicht

van alle aanwezige vertegenwoordigers vanwege de provincie (député(s), ambtenaren,..), alsook opgave van de persoon die het verslag opgemaakt heeft.

Ook vernam ik graag of xxx op deze zitting voor meer dan één dossier aangemeld/aanwezig was?

Het bovenvermelde dossier kreeg voorafgaand een heel duidelijk negatief advies mee. Ik vernam dan ook graag hoe en door wie het eindverslag werd opgemaakt.

Kan u me tevens bevestigen dat er geen enkele correspondentie bestaat, contactname is geweest buiten het omgevingsloket om tussen de tegenpartij en de provincie?”

Op 18 april 2021 bezorgde de provinciegriffier het gevraagde verslag van de hoorzitting van 13 oktober 2020, de correspondentie tussen de tegenpartij en de provincie en beantwoordde hij alle gestelde vragen.

Op 17 mei 2021 diende verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie tegen de beslissing van de provinciegriffier. Dit beroep werd geregistreerd op 18 mei 2021.

Op 17 juni 2021 werd, in toepassing van artikel II.50, §1, tweede lid van het Bestuursdecreet, de beslissingstermijn door de beroepsinstantie verlengd van dertig kalenderdagen tot een termijn van vijfenveertig kalenderdagen.

www.vlaanderen.be

Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek dateert van 14 april 2021.

De beslissing van de provinciegriffier dateert van 18 april 2021. Deze beslissing maakt melding van de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. Het beroepschrift van verzoeker d.d. 17 mei 2021 is tijdig ingediend.

Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

De beroepsinstantie stelt evenwel vast dat verzoeker met de vragen in zijn oorspronkelijk verzoek geen uitleg vraagt over concrete bestuursdocumenten, maar wel enkele informatieve vragen stelde aan de provinciegriffier naar aanleiding van de hoorzitting van 13 oktober 2020 en het daarbij horend verslag.

Volgens het oordeel van de beroepsinstantie zijn deze vragen bijgevolg geen vragen om uitleg over bestuursdocumenten zodat de beroepsinstantie niet bevoegd is. Het beroepschrift is met betrekking tot de vragen bijgevolg onontvankelijk.

Tot slot stelt de beroepsinstantie vast dat beroeper zijn oorspronkelijk verzoek in beroep uitbreidt wat evenmin is toegelaten. Zo besluit xxx zijn beroepschrift : “Ik vraag op basis van het decreet openbaar bestuur

antwoorden te krijgen op alle gestelde vragen, inzicht en afschrift te krijgen van alle gevraagde documenten en communicatie zoals vermeld in mijn email van woensdag 14 april 2021, met inbegrip van het verslag van de tweede verschijning op de hoorzitting van xxx en dit in het kader van dossier xxx en om alle documenten en communicatie omtrent dit dossier aanwezig op de provincie Antwerpen openbaar te maken.”

Aangezien op geen enkel moment in het oorspronkelijk verzoek sprake is van inzage in alle gevraagde documenten en evenmin van een verslag van de tweede verschijning op de hoorzitting van xxx noch van alle documenten omtrent dit dossier aanwezig op de provincie, kunnen deze documenten ook geen deel uitmaken van het beroep. Voor wat betreft de inzage, het verslag van de tweede verschijning en alle documenten omtrent dit dossier is het beroepschrift dan ook onontvankelijk.

Inzake de vraag om een afschrift van de stenografische notulen en van het officieel verslag van de hoorzitting van 13 oktober 2020 is het beroep ontvankelijk.

Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten.

De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/205

pagina 2 van 4

1.

De bestreden beslissing

Met de bestreden beslissing van 18 april 2021 bezorgde de provinciegriffier het gevraagde verslag van de hoorzitting en de gevoerde correspondentie met tegenpartij en beantwoordde daarnaast ook alle vragen.

2. Inhoud van het beroepschrift Beroeper schetst in zijn beroepschrift het verloop van de hoorzitting van 13 oktober 2020 in het kader van dossier xxx en besluit zijn beroepschrift met de vraag om op basis van het decreet openbaarheid van bestuur een afschrift te krijgen van alle gevraagde documenten en communicatie zoals geformuleerd in zijn mail van 14 april 2021.

3. Toelichting door de provinciegriffier Om met kennis van zaken het beroep te kunnen beoordelen contacteerde de beroepsinstantie de provinciegriffier voor de nodige toelichting bij het ingestelde beroep. Op 5 en 17 juni 2021 bezorgde de provinciegriffier de nodige toelichting aan de beroepsinstantie.

4. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie stelt vast dat samen met de bestreden beslissing van 18 april 2021 het verslag van de hoorzitting en ook de correspondentie met tegenpartij werden bezorgd aan verzoeker. Daarnaast vermeldt de beslissing alle namen van de aanwezigen inclusief van de verslaggever, xxx, die het verslag ook ondertekende. Wat deze bestuursdocumenten betreft, werd het oorspronkelijk verzoek door de provinciegriffier ingewilligd met zijn beslissing van 18 april 2021 en dient het beroep hieromtrent dan ook als ongegrond te worden beschouwd.

In het oorspronkelijk verzoek worden ook de stenografische notulen van de hoorzitting opgevraagd. De provincie bevestigde op 17 juni 2021 aan de beroepsinstantie dat er geen stenografische notulen worden opgemaakt tijdens hoorzittingen in het kader van een beroepsdossier. Aangezien er geen stenografische notulen werden opgemaakt, kon er evenmin een afschrift van worden bezorgd.

Een vraag in het kader van openbaarheid van bestuur kan enkel betrekking hebben op bestaande bestuursdocumenten conform artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet. Het beroep betreffende de stenografische notulen moet dan ook als ongegrond worden beschouwd Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxxx d.d. 17 mei 2021 tegen de beslissing van de provinciegriffier dd. 18 april 2021 wordt als deels onontvankelijk en deels ontvankelijk doch ongegrond beschouwd.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/205

pagina 3 van 4

Brussel, 2 juli 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/205

pagina 4 van 4