Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/260
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/260
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 24 augustus 2020 diende xxx (hierna: verzoeker), een verzoekschrift in bij de stad Landen, met de vraag om een afschrift te bekomen van de volgende bestuursdocumenten: 1. 2. 3. 4.
De oprichting van een adviesraad of adviescommissie van verkeersoverleg De statuten van de adviesraad of adviescommissie van verkeersoverleg De huidige samenstelling van de adviesraad of adviescommissie van verkeersoverleg Het gegeven advies d.d. 20 februari 2020 aan het college van burgemeester en schepenen in verband met een zeer gevaarlijk kruispunt te Landen, waarnaar het collegebesluit van 23 juni 2020 verwijst.
Verzoeker vroeg in dit openbaarheidsverzoek ook om hem een eensluidend afschrift te geven van de registratievermelding van zijn openbaarheidsverzoek. Op 8 september 2020 ontving verzoeker een weigeringsbeslissing van de stad Landen. Op 6 oktober 2020 diende verzoeker daarom beroep in bij de beroepsinstantie openbaarheid van bestuur. Het beroep werd door de beroepsinstantie openbaarheid van bestuur geregistreerd op 7 oktober 2020. Ontvankelijkheid van het beroep
www.vlaanderen.be
Het oorspronkelijk verzoek dateert van 24 augustus 2020. De bestreden beslissing van de stad Landen dateert van 8 september 2020. Deze beslissing maakt melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (verder ‘Bestuursdecreet’). Op 6 oktober 2020 diende verzoeker beroep in tegen voormelde beslissing. Het ingediende beroep is bijgevolg tijdig ingediend en is ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Bestreden beslissing
De bestreden beslissing is het antwoord dat op 8 september 2020 door de stad Landen werd overgemaakt aan verzoeker. Hierin stelt de stad Landen dat de gevraagde documenten niet kunnen bezorgd worden omdat deze niet bestaan, aangezien er geen adviesraad van verkeersoverleg bestaat.
2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker neemt geen genoegen met dit antwoord, en stelt in zijn beroepschrift dat, zo er geen adviesraad werd opgericht, het aannemelijk is dat hiervan bijgevolg ook geen documenten bestaan, maar dat het antwoord van de stad niet het bestaan ontkent van een ‘adviescommissie van verkeersoverleg’. Ook de statuten en het bestaan van een interne vergadering worden niet ontkend, doch geen enkel document van oprichting/statuten en samenstelling van de bedoelde adviescommissie, genoemd interne vergadering, werd overgemaakt. Evenmin wordt het bestaan van een advies ontkend, dat trouwens vermeld wordt in het collegebesluit van 23 juni 2020.
3. Toelichting door de stad Landen De beroepsinstantie nam op 7 oktober 2020 contact op met de stad Landen om met kennis van zaken over het ingestelde beroep te kunnen oordelen. Bij mailbericht van 12 oktober 2020 heeft de stad Landen de gevraagde toelichting verstrekt aan de beroepsinstantie. Ze verklaarde dat er inderdaad geen adviesraad of adviescommissie van verkeersoverleg bestaat, en dat er bijgevolg ook geen oprichtingsdocumenten, statuten of documenten met de samenstelling van deze onbestaande instanties bestaan.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/260
pagina 2 van 4
Wel heeft de dienst mobiliteit van de stad op regelmatige basis overleg met de verkeersdienst van de politie. Dit is een interne werkvergadering waar ook de aangehaalde kwestie van het kruispunt werd besproken. Op dit overleg worden notities genomen via een outlook-agenda, maar wordt geen echt verslag gemaakt. Het gevraagde verslag is dus onbestaand, vandaar de weigering, aldus de stad. De stad bezorgde de beroepsinstantie een geanonimiseerd afschrift van de betrokken outlook-notitie. De stad geeft nog mee dat, omdat zij inderdaad het besluit van het overleg met de politiedienst gebruikt als overweging in de beslissing van tijdelijke of permanente aanvullende politiereglementen, ze in de toekomst een advies zal formuleren in verslagvorm.
4. Standpunt van de beroepsinstantie Voor zover het beroep strekt tot het verkrijgen van een afschrift van de oprichtingsdocumenten/statuten/documenten over de samenstelling van een adviesraad of adviescommissie verkeersoverleg, moet de beroepsinstantie vaststellen dat een dergelijke raad of commissie niet bestaat, en deze documenten bijgevolg ook niet bestaan. Het intern overleg tussen de dienst mobiliteit van de stad en de verkeersdienst van de politie is een loutere materiële uitwisseling tussen medewerkers van deze diensten, en niet geformaliseerd via een aparte structuur met statuten, oprichtingsdocumenten etcetera. Van onbestaande bestuursdocumenten kan uiteraard geen afschrift worden afgeleverd, verwijzende naar de bepaling van artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet. Voor wat betreft deze documenten, moet het beroep dan ook als ongegrond worden beschouwd. Voor wat betreft het gegeven advies d.d. 20 februari 2020 waarnaar het collegebesluit van 23 juni 2020 verwijst, is het weliswaar zo dat er geen formeel advies van de adviesraad of adviescommissie bestaat, aangezien er geen adviesraad of adviescommissie bestaat, maar is de notitie van het intern overleg volgens het oordeel van de beroepsinstantie wel te beschouwen als het advies waarnaar verzoeker vraagt, aangezien het juist dit advies is waarop de collegebeslissing van 23 juni 2020 is gebaseerd. De notitie is geanonimiseerd, en de beroepsinstantie ziet geen reden waarom deze niet zou mogen vrijgegeven worden. Voor wat betreft dit advies in de vorm van een geanonimiseerde outlooknotitie, wordt het beroepschrift bijgevolg als gegrond beschouwd. Voor wat betreft het afschrift van de registratie van het openbaarheidsverzoek van beroeper, stelt de beroepsinstantie vast dat deze registratie logischerwijze nog niet bestond vóór het openbaarheidsverzoek. Een openbaarheidsverzoek kan echter enkel betrekking hebben op bestaande documenten, en niet op toekomstige. Op het moment van zijn openbaarheidsverzoek d.d. 24 augustus 2020 vroeg beroeper hier dus naar een (nog) onbestaand bestuursdocument. Bijgevolg moet zijn beroep wat betreft deze registratievermelding ook als ongegrond worden beschouwd. Overigens gaf de stad Landen aan de beroepsinstantie mee dat het geen probleem is om beroeper deze registratievermelding te bezorgen. Na beraadslaging,
BESLUIT:
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/260
pagina 3 van 4
Het beroep d.d. 6 oktober 2020 van xxx, dat werd ingesteld tegen het antwoord d.d. 8 september 2020 van de stad Landen inzake zijn verzoekschrift van 24 augustus 2020 wordt als ontvankelijk beschouwd, en is deels gegrond en deels ongegrond. Bijgevolg dient de stad Landen aan xxx een afschrift te geven van de geanonimiseerde outlook-notitie van het overleg tussen de mobiliteitsdienst en de verkeersdienst van de politie met betrekking tot het kruispunt waarnaar het collegebesluit van 23 juni 2020 verwijst.
Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep geheel of gedeeltelijk gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Brussel, 16 oktober 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/260
pagina 4 van 4