Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/160
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/160
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 12 februari 2021 diende xxx (hierna vermeld als: verzoeker), een verzoek in bij de Vlaamse Waterweg om een afschrift te verlenen van de volgende processtukken uit het administratiefrechtelijk dossier waarover de Raad van State op 16 oktober 2003 een arrest heeft geveld met als partijen het Vlaamse Gewest en de BVBA SOPANOL: - de nota van de verzoekende partij - de nota van de verwerende partij - het auditeurverslag in deze zaak Op 18 maart 2021 werd voormeld openbaarheidsverzoek afgewezen door de Vlaamse Waterweg Op 12 april 2021 diende verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie tegen de weigeringsbeslissing vanwege de Vlaamse Waterweg. Dit beroep werd geregistreerd op 14 april 2021. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek van verzoeker dateert van 12 februari 2021. De beslissing van de Vlaamse Waterweg dateert van 18 maart 2021. Deze beslissing maakt geen melding van de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. De beroepstermijn vangt bijgevolg pas aan vier maanden na kennisgeving van de beslissing.
www.vlaanderen.be
Het beroepschrift van verzoeker d.d. 12 april 2021 is tijdig ingediend en wordt dan ook als ontvankelijk beschouwd. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Bestreden beslissing
De Vlaamse Waterweg geeft vooreerst aan in zijn beslissing d.d. 18 maart 2021 dat de vraag van verzoeker niet onder het toepassingsgebied valt van Titel II., Hoofdstuk 3 van het Bestuursdecreet. De Raad van State is immers een administratief rechtscollege, waarvoor een uitzondering wordt bepaald voor documenten voortvloeiend uit de rechterlijke functie. Er wordt door u immers gevraagd naar documenten in het kader van een rechterlijke uitspraak (arrest). De Vlaamse Waterweg verwijst daarvoor naar de bepaling van artikel II.28, §2 van het Bestuursdecreet. “§ 2. Dit hoofdstuk is van toepassing op de bestuursdocumenten die in het bezit zijn van overheidsinstanties als vermeld in paragraaf 1, met uitzondering van: 1° de bestuursdocumenten van het Vlaams Parlement en de instellingen die eraan verbonden zijn, die geen betrekking hebben op overheidsopdrachten of op personeelsaangelegenheden; 2° de bestuursdocumenten van de Vlaamse administratieve rechtscolleges die betrekking hebben op de uitoefening van de rechterlijke functie; 3° de bestuursdocumenten van andere instanties met een rechterlijke hoedanigheid, in de mate dat de documenten betrekking hebben op de uitoefening van de rechterlijke functie.” Daarnaast stelt de Vlaamse Waterweg bovendien dat ze ook niet beschikken over de gevraagde documenten. Na afsluiting van het dossier, diende de advocaat van de Vlaamse Waterweg de stukken wettelijk gedurende vijf jaar te bewaren, waarna het dossier door hen definitief vernietigd werd (art. 2276bis B.W.) Het arrest waarnaar verzoeker verwijst dateert van 2003, zodat de wettelijke bewaartermijn ruim verstreken is.
2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker stelt dat, verwijzende naar eerdere uitspraken van de Beroepsinstantie, de door hem gevraagde documenten wel degelijk openbaar zijn. Verzoeker wijst er verder op dat de Raad van State geen Vlaams rechtscollege is en dat de bewaartermijn van stukken door een advocaat geen relatie heeft met de bewaarplicht van bestuurlijke stukken door een overheid. Verzoeker tekent daarom beroep aan en vraagt om de gevraagde stukken per elektronische post openbaar te maken.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/160
pagina 2 van 4
3. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie heeft contact opgenomen met de Vlaamse Waterweg, waarbij werd gevraagd om aan te geven of het in het bezit is van de door verzoeker in zijn beroepschrift vermelde documenten. De beroepsinstantie verduidelijkt vooreerst de draagwijdte van artikel II.28, §2 van het Bestuursdecreet. De beroepsinstantie stelt daarbij vast dat de Vlaamse Waterweg die bepaling verkeerd heeft geïnterpreteerd. Die bepaling moet immers zo gelezen worden dat sommige bestuursdocumenten die in het bezit zijn van bepaalde overheidsinstanties in Vlaanderen niet voor openbaarmaking in aanmerking komen : - Voor het Vlaams Parlement : enkel bestuursdocumenten in verband met overheidsopdrachten en personeelsaangelegenheden komen voor openbaarmaking in aanmerking; - Voor de Vlaamse administratieve rechtscolleges : bestuursdocumenten die betrekking hebben op de uitoefening van de rechterlijke functie komen niet in aanmerking voor openbaarmaking; - Voor eventuele andere overheidsinstanties in Vlaanderen met een rechterlijke hoedanigheid : bestuursdocumenten die betrekking hebben op de uitoefening van hun rechterlijke functie komen niet in aanmerking voor openbaarmaking. In casu gaat het evenwel om een openbaarheidsverzoek naar gerechtelijke stukken met betrekking tot een administratiefrechtelijke procedure die is gevoerd bij de Raad van State en waarbij het Vlaams Gewest een procespartij was, en waarvan verzoeker meent dat ze in het bezit zijn van de Vlaamse administratie binnen de Vlaamse overheid. Daar het openbaarheidsverzoek is gericht aan de Vlaamse administratie binnen de Vlaamse overheid, is artikel II.28, §2 van het Bestuursdecreet in casu niet van toepassing. Voor de Vlaamse administratie binnen de Vlaamse overheid geldt immers de basisregel dat de regels inzake de toegang tot bestuursdocumenten (zoals voorzien in Titel II, hoofdstuk 3 van het Bestuursdecreet) van toepassing zijn op alle bestuursdocumenten die ze in hun bezit hebben (ongeacht wie deze heeft opgemaakt), behoudens de eventuele toepassing van de uitzonderingsgronden zoals deze zijn bepaald in de artikelen II.33 tot II.39 in het Bestuursdecreet. Voor de volledigheid geeft de beroepsinstantie nog mee dat de Vlaamse decreetgever hoegenaamd geen enkele bevoegdheid heeft om regels vast te leggen aangaande de toegankelijkheid tot gerechtelijke stukken in gedingen bij de Raad van State, daar dit een exclusieve federale materie is. Uit de ingewonnen informatie is voorts wel gebleken dat wat betreft het dossier waarvan verzoeker stukken heeft opgevraagd, de Vlaamse Waterweg heel uitdrukkelijk aan de beroepsinstantie heeft aangegeven dat ze niet in het bezit zijn van de opgevraagde gerechtelijke stukken uit het dossier van 2003 bij de Raad van State. Er werd daaromtrent grondig nazicht gedaan in hun archief, zowel in Merelbeke als in Brussel. De gevraagde documenten werden in geen van beid archieven teruggevonden. Zij werden vervolgens ook nog voor de zekerheid opgevraagd bij xxx (het kantoor van xxx die de Vlaamse Waterweg in deze zaak vertegenwoordigde). Het advocatenkantoor beschikt evenmin nog over de gevraagde documenten. De Vlaamse Waterweg vermoedt dat de stukken uit het gerechtelijk dossier bij hun raadsman vernietigd werden na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijn, zoals voorzien in het Burgerlijk Wetboek). De beroepsinstantie kan dus enkel maar vaststellen dat de Vlaamse Waterweg niet in het bezit is van de door verzoeker gevraagde gerechtelijke stukken uit het dossier dat aanhangig werd gemaakt bij de Raad van State in 2003 tussen het Vlaamse Gewest en de BVBA SOPANOL. Het recht op openbaarheid van bestuur onder de vorm van een afschrift van een bestuursdocument geldt logischerwijze enkel voor effectief bestaande bestuursdocumenten of documenten die in het bezit zijn van de betrokken overheidsinstantie.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/160
pagina 3 van 4
In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager. In casu wordt evenwel door de beroepsinstantie vastgesteld dat de Vlaamse Waterweg niet in het bezit is van de door verzoeker gevraagde documenten, zoals hiervoor uiteengezet. Daar kan uiteraard geen afschrift van verleend worden. Het beroepschrift dient bijgevolg als ongegrond te worden beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 12 april 2021 tegen de weigeringsbeslissing vanwege de Vlaamse Waterweg wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd. Brussel, 4 mei 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/160
pagina 4 van 4