dossier 2022-012.pdf

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/012

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2022/012

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6.

Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.

Voorafgaande procedure Op 16 december 2021 diende xxx (hierna vermeld als: verzoekster), een verzoek in bij de stad Blankenberge om een afschrift te verlenen van haar verbeterde examenkopij van het schriftelijk examengedeelte, naar aanleiding van het examen van diensthoofd belastingen, concessies, verzekeringen en rechtsgedingen.

Op 21 december 2021 liet de stad Blankenberge aan verzoekster weten dat ze toegang had gekregen tot de selectieresultaten en daarmee alle nodige stukken had ontvangen en werd het openbaarheidsverzoek niet ingewilligd.

Op 10 januari 2022 diende verzoekster beroep in tegen de voormelde weigeringsbeslissing van de stad Blankenberge. Dit beroep werd geregistreerd op 11 januari 2022.

Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek van verzoeker dateert van 16 december 2021.

De gedeeltelijke weigeringsbeslissing van de stad Blankenberge dateert van 21 december 2021 en maakt geen melding van de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. De beroepstermijn vangt bijgevolg pas aan vier maanden na kennisgeving van de beslissing.

Het beroepschrift d.d. 10 januari 2022 is tijdig ingediend en bijgevolg ontvankelijk.

www.vlaanderen.be

Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten.

De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

1.

De beslissing van de stad Blankenberge

De stad Blankenberge stelde in haar schrijven d.d. 21 december 2021 aan verzoekster dat het proces-verbaal van de deliberatie van de jury het volledige verslag van de procedure bevat, zoals vastgelegd in de rechtspositieregeling. De rechtspositieregeling bepaalt het volgende over de werking van de selectiecommissie en de verslaggeving: • Artikel 17: De selectieprocedures toetsen de bekwaamheid of geschiktheid van de kandidaten en resulteren in een opsomming van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten met vermelding van de selectieresultaten.

• Artikel 20: De aanstellende overheid bepaalt de selectiecriteria, de keuze van de selectietechnieken, het verloop van de selectie, én het minimale resultaat om als geslaagd beschouwd te worden bij de afsluiting van de selectieprocedure en het minimale resultaat om toegelaten te worden tot de volgende stap in de selectieprocedure.

• Artikel 22: De selectiecommissie maakt voor elke selectieproef een verslag op. Het verslag vermeldt per kandidaat het resultaat. De selectiecommissie maakt bij de afsluiting van de selectieprocedure een eindverslag op met vermelding van de deelresultaten van de kandidaten en van hun eindresultaat.

• Artikel 23: Kandidaten hebben op hun verzoek toegang tot de selectieresultaten in overeenstemming met de bepalingen van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.

Het proces-verbaal met betrekking tot de desbetreffende selectieprocedure werd bezorgd aan verzoekster, zodat ze volgens het stadbestuur toegang had gekregen tot de selectieresultaten en daarmee alle nodige stukken had ontvangen. Verzoekster werd er nog op gewezen dat ze voor feedback over de selectieprocedure steeds een gesprek kon aanvragen bij de voorzitter van de selectiecommissie.

Het openbaarheidsverzoek werd voorts niet ingewilligd.

2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker tekent bezwaar aan tegen de weigeringsbeslissing van de stad Blankenberge om haar een afschrift te bezorgen van haar verbeterde examenkopij van het schriftelijk examengedeelte, naar aanleiding van het examen van diensthoofd belastingen, concessies, verzekeringen en rechtsgedingen. en argumenteert dit als volgt: “ Ik ben werkzaam binnen het lokaal bestuur Blankenberge. In het najaar van 2021 heb ik mij kandidaat

gesteld voor het examen van diensthoofd belastingen, concessies, verzekeringen en rechtsgedingen te begeven bij aanwerving, bevordering, ……… binnen het lokaal bestuur Blankenberge. De selectieprocedure bestond uit 3 gedeeltes: 1. een schriftelijk gedeelte, 2.een mondeling gedeelte en 3. een assessmenttest.

Ik heb deelgenomen aan het 1ste en 2de gedeelte van de selectieprocedure en was niet geslaagd.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/012

pagina 2 van 4

Op 30 november 2021 heb ik een mail aan de voorzitter verstuurd met de vraag om een kopie van mijn examendossier te verkrijgen. Als antwoord op mijn mail werd mij enkel een proces-verbaal opgesteld op 21 oktober 2021 bezorgd. Het proces-verbaal vermeldt o.a. een overzichtstabel met de totale toegekende punten voor het schriftelijk examengedeelte, zonder een beoordeling van de antwoorden op de diverse vragen van het examen en de bijhorende quotering. Een afschrift van mijn verbeterde examenkopij van het schriftelijk examengedeelte ontbrak in de toegestuurde documenten.

Ik heb een tweede mail verstuurd op 7 december 2021 om mij mijn volledig examendossier te bezorgen. Op 9 december 2021 kreeg ik een mail van de personeelsdienst dat het proces-verbaal van deliberatie het volledige verslag van de procedure bevat.

Er werd op 16 december 2021 door mij een derde mail verstuurd met de vraag een kopie van mijn schriftelijk examengedeelte te bezorgen. Op 29 december 2021 ontving ik nogmaals het proces-verbaal, ook ditmaal zonder een kopie van mijn schriftelijk examen.

Daarom richt ik mij tot de beroepsinstantie om een kopie van mijn verbeterde schriftelijk examen te bekomen.”

3. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie heeft contact opgenomen met de stad Blankenberge om wat toelichting te geven bij dit dossier. De beroepsinstantie heeft er daarbij op gewezen dat verzoekster met haar openbaarheidsverzoek heel specifiek vraagt naar een afschrift van haar verbeterde examenkopij van het schriftelijk examengedeelte, naar aanleiding van het examen van diensthoofd belastingen, concessies, verzekeringen en rechtsgedingen. Uit het onderzoek is immers gebleken dat verzoekster alle nuttige overige stukken met betrekking tot voormeld examen al heeft ontvangen vanuit de stad Blankenberge: - Het behaalde resultaat in kader van de sollicitatieprocedure - een kopie van het proces-verbaal dat het volledige verslag van de procedure bevat, zoals vastgesteld in de rechtspositieregeling Op de vraag vanuit de beroepsinstantie of de stad Blankenberge in het bezit is van het verbeterde schriftelijke examen (voorwerp van het huidige openbaarheidsverzoek), zoals afgelegd door verzoekster, laat de stad Blankenberge weten dat het schriftelijke gedeelte van het examen bestond uit het maken van een thuisopdracht door de verschillende kandidaten. Om het objectieve verloop van de examens te garanderen, werden de originele thuisopdrachten door de kandidaten bezorgd aan de secretaris van de examenjury, die vervolgens die thuisopdrachten geanonimiseerd heeft doorgestuurd naar de leden van de jury. Die verbeterden elk afzonderlijk een naamloze versie van de thuisopdrachten. Uiteindelijk werden op de juryvergadering de punten toegekend aan die verschillende opdrachten, waarna die dan finaal werden toegewezen aan de correcte kandidaat. De koppeling van de thuisopdracht aan de kandidaat vormde aldus het sluitstuk van de schriftelijke procedure.

De beroepsinstantie stelt vast dat door deze werkwijze op de originele thuisopdracht van verzoekster geen aantekeningen van de jury vermeld staan. De afzonderlijke juryleden beoordeelden immers de verschillende kandidaten, ofwel door aantekeningen te maken op de doorgestuurde geanonimiseerde thuisopdracht van de kandidaten, ofwel door hun opmerkingen/commentaar ergens afzonderlijk te noteren op een document, om die dan bij de latere juryvergadering naar voor te brengen en op dat ogenblik een quotering toe te kennen aan elke geanonimiseerde thuisopdracht.

Op vraag van de beroepsinstantie, heeft de stad Blankenberge alle juryleden geconsulteerd met de vraag of zij nog een verbeterde versie van de geanonimiseerde thuisopdracht van de diverse kandidaten in hun bezit

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/012

pagina 3 van 4

hebben. Daaruit is gebleken dat nog slechts één jurylid zijn exemplaar met notities kon bezorgen. De andere twee juryleden hebben blijkbaar hun exemplaar ondertussen niet langer in hun bezit.

In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager.

In casu wordt evenwel door de beroepsinstantie vastgesteld dat de stad Blankenberge niet langer in het bezit is van de door verzoekster opgevraagde documenten (de verbeterde examenkopijen door twee juryleden van haar schriftelijk examen naar aanleiding van het examen van diensthoofd belastingen, concessies, verzekeringen en rechtsgedingen). Daar kan uiteraard geen afschrift van verleend worden.

Het beroepschrift dient bijgevolg, wat betreft de verbeterde examenkopijen door twee juryleden van haar schriftelijk examen, als ongegrond te worden beschouwd.

Uit het onderzoek door de beroepsinstantie is voorts gebleken dat op 30 januari 2022 vanuit de stad Blankenberge alsnog een mail werd gestuurd naar verzoekster, met als bijlage een afschrift van de notities van één van de juryleden (aangebracht op de geanonimiseerde thuisopdracht van verzoekster) met betrekking tot het schriftelijk examengedeelte, naar aanleiding van het examen van diensthoofd belastingen, concessies, verzekeringen en rechtsgedingen. De beroepsinstantie ontving een afschrift van voornoemde mail d.d. 30 januari 2022 vanuit de stad Blankenberge aan verzoekster.

Bijgevolg moet de beroepsinstantie vaststellen dat met de toezending van de verbeterde thuisopdracht van verzoekster door één van de juryleden op 30 januari 2022 aan verzoekster alsnog is tegemoet gekomen aan de verzuchtingen van verzoekster op dat vlak.

Het ingestelde beroep wordt, wat betreft de verbeterde examenkopij van één van de juryleden, daarom dan ook als zonder voorwerp beschouwd.

Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 10 januari 2022 tegen de weigeringsbeslissing van de stad Blankenberge wordt als ontvankelijk en deels ongegrond en deels zonder voorwerp beschouwd.

Brussel, 8 februari 2022 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/012

pagina 4 van 4