Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/237
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/237
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur
Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 20 mei 2021 diende xxx (verder: verzoeker), een verzoek in bij de gemeente Glabbeek om een afschrift te verlenen van de volgende bestuursdocumenten:
“Voor de periode vanaf 01-01-2016 (één januari tweeduizend zestien) tot op heden 20-05-2021 (twintig mei tweeduizend éénentwintig); -
elke "lijst der aanrekeningen";
-
alle "werkopdrachten op datum van heden voor (...) de andere diensten, opgenomen in (...) afzonderlijk(...) register(...) met chronologische nummering";
zoals deze telkens werden goedgekeurd door het College van Burgemeester en Schepenen, volgens de respectievelijke besluitenlijsten en/of overzichtslijsten van het College van Burgemeester en Schepenen.” De gemeente Glabbeek vroeg verzoeker op 28 mei 2021 om zijn aanvraag te specifiëren. Diezelfde dag liet verzoeker aan de gemeente Glabbeek weten dat hij zijn verzoek beperkte tot enkel de hierboven vermelde lijst der aanrekeningen.
www.vlaanderen.be
Op 3 juni 2021 weigerde de gemeente Glabbeek het gevraagde afschrift te bezorgen. Tegen die weigeringsbeslissing diende verzoeker op 4 juni 2021 bij de beroepsinstantie beroep in. Het beroepschrift werd geregistreerd op 7 juni 2021. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek dateert van 20 mei 2021. De in beroep aangevochten beslissing van de gemeente Glabbeek van 3 juni 2021 maakt enkel melding van de beroepsmogelijkheid bij de beroepsinstantie, maar niet van de beroepstermijn. Bijgevolg voldoet de kennisgeving van de beslissing niet aan de bepalingen van artikel II.43, § 1, derde lid Bestuursdecreet, waardoor de termijn om een beroep in te dienen pas start vier maanden na de kennisgeving (artikel II.48 §1 vierde lid Bestuursdecreet). Het beroepschrift van verzoeker d.d. 4 juni 2021 is tijdig ingediend en is bijgevolg ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Bestreden beslissing
De gemeente Glabbeek stelt in haar weigeringsbeslissing van 3 juni 2021 dat, na de vraag tot verduidelijking over welke documenten verzoeker specifiek wil inzien, hij zijn vraag weliswaar beperkt tot de helft maar hij nog steeds documenten blijft opvragen over een tijdspanne van meer dan 5 jaar; zijnde de lijst van alle facturen vanaf het jaar 2016. De gemeentelijke administratie wordt door deze opvraging volgens de gemeente Glabbeek onredelijk belast en bijgevolg kan zij niet voldoen aan zijn aanvraag.
2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker stelt op 4 juni 2021 beroep in tegen deze weigeringsbeslissing van de gemeente Glabbeek, zonder meer.
3. Toelichting door de gemeente Glabbeek Om met voldoende kennis van zaken te kunnen oordelen heeft de beroepsinstantie de gemeente Glabbeek om een reactie gevraagd. Op 17 juni 2021 bezorgde de gemeente Glabbeek een toelichting bij het genomen weigeringsbesluit:
“De workload die deze vraag met zich meebrengt, is enorm en wordt niet onderkend door de vraagsteller. Een korte optelling leert ons dat: In 2016 193 betaallijsten werden opgemaakt
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/237
pagina 2 van 5
In 2017 195 betaallijsten In 2018 221 betaallijsten In 2019 183 betaallijsten In 2020 189 betaallijsten Tot eind mei 2021: 63 betaallijsten Dit geeft in totaal 1044 betaallijsten. Deze lijsten bestaan gemiddeld uit een 6 tal bladzijden. Dit geeft een totaal van ongeveer een 6000 bladzijden die moeten worden ingescand, opgeslagen en benoemd per lijstnummer per zitting. Dit is volgens ons een onredelijke belasting van onze kleine administratie, waar er slechts 0.5 VTE werkt op de dienst secretariaat. Wij schatten de tijd die het personeelslid hieraan zou moeten besteden op minstens een werkweek. Glabbeek heeft een zeer beperkt team van administratieve medewerkers. Er kan niet toegelaten worden dat deze vraag een dergelijke belasting en zelfs overbelasting met zich meebrengt. Indien vraagsteller kan duiden wat hij wil inkijken, kan hier gericht naar gezocht worden binnen de boekhouding. Deze manier van werken geeft ons de indruk dat er enkel gesnuisterd wil worden in de documenten van het bestuur, zonder een duidelijk doel anders dan de administratie overbelasten.” De gemeente Glabbeek roept de uitzonderingsgrond uit artikel II.33, 1° Bestuursdecreet in en geeft aan dat zij verzoeker heeft verzocht om zijn aanvraag te specifiëren. Volgens de gemeente Glabbeek toont verzoeker ook geen belang aan dat de openbaarmaking zou verantwoorden, zodat de openbaarmaking niet primeert. De gemeente Glabbeek verduidelijkt dat de 6000 bladzijden waar het hier over gaat, in toepassing van artikel II.34, 2° Bestuursdecreet bijkomend moeten gescreend worden op vermeldingen van persoonsgegevens van burgers en van personeelsleden. Deze gegevens zouden dan overeenkomstig de GDPR wetgeving geanonimiseerd dienen te worden. De werkwijze zou dan als volgt zijn: afdrukken van de bestaande lijsten, deze blad per blad screenen op persoonsgegevens, deze gegevens manueel anonimiseren, de documenten afdrukken en opslaan per lijst/per zitting van het schepencollege. De gemeente Glabbeek verwijst eveneens naar artikel II.35, 3° Bestuursdecreet, aangezien het gaat om namen en bedragen die betaald worden aan alle leveranciers, vooral de middenstanders uit de eigen gemeente. Op grond van voornoemd artikel II.35,3° dient een bestuursinstantie een verzoek om openbaarheid af te wijzen als ze van oordeel is dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van het vertrouwelijk karakter van commerciële en industriële informatie, wanneer deze informatie beschermd wordt om een gelegitimeerd economisch belang te vrijwaren.
4. Beoordeling door de beroepsinstantie Artikel II.33, 1° van het Bestuursdecreet bepaalt dat, tenzij het belang van de openbaarheid primeert, de overheidsinstanties, vermeld in artikel II.28, § 1, een aanvraag mogen afwijzen als de aanvraag kennelijk onredelijk blijft of op een te algemene wijze geformuleerd blijft, na een verzoek van de betrokken instantie tot herformulering van de eerste aanvraag als vermeld in artikel II.42. In casu heeft de gemeente Glabbeek verzoeker gevraagd om zijn aanvraag te specifiëren, waarna zij het verzoek alsnog heeft afgewezen. Het grondwettelijke recht op openbaarheid van bestuur is een instrument dat de burgers moet toelaten controle uit te oefenen op het handelen van een overheidsinstantie. Het moet de burgers in staat stellen de rechtmatigheid van het overheidsoptreden te beoordelen en met kennis van zaken te beslissen of er grond bestaat dat optreden in rechte aan te vechten. Verzoeker heeft aldus het volste recht om gebruik te maken van de openbaarheid van bestuur om het doen en laten van bepaalde bestuursinstanties betreffende
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/237
pagina 3 van 5
aangelegenheden die hij zich ter harte heeft genomen, na te gaan. Hij is er evenwel niet van ontslagen om zijn rechten op redelijke en zorgvuldige wijze uit te oefenen: het belang dat de verzoeker heeft bij de uitoefening van zijn rechten, moet in redelijke verhouding staan met de gevolgen voor de werking van de betrokken overheidsinstantie. De vraag wanneer een aanvraag tot openbaarmaking de grens van de kennelijke onredelijkheid overschrijdt is zeer delicaat en moeilijk. Daar moet, het uitgangspunt indachtig dat de uitzonderingsgronden op de openbaarheid restrictief moeten worden geïnterpreteerd en toegepast, heel behoedzaam mee worden omgegaan. Verzoeker wenst met zijn openbaarheidsaanvraag alle betaallijsten (lijsten der aanrekening) te bekomen voor de periode 01-01-2016 – 20-05-2021. De beroepsinstantie stelt vast dat het in casu gaat om ongeveer 6000 pagina’s aan zulke lijsten. Die documenten dienen allemaal, pagina per pagina, te worden onderzocht op eventuele uitzonderingsgronden. Hoewel de beroepsinstantie de betaallijsten niet heeft kunnen inkijken, neemt zij redelijkerwijze aan dat die lijsten ontzettend veel persoonsgegevens van natuurlijke personen omvatten, die in toepassing van artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet afgeschermd dienen te worden. Het valt niet uit te sluiten dat er ook andere uitzonderingsgronden van toepassing zijn. De openbaarmaking van de gevraagde documenten vergt dan ook een erg grondige, voorafgaande analyse van alle betaallijsten. Er dienen eveneens diverse andere voorbereidende handelingen te worden gesteld alvorens de gevraagde stukken kunnen worden bezorgd (wissen van informatie, inscannen van de documenten, opslaan met naamgeving,…). De gemeente Glabbeek beschikt hiervoor over één halftijdse werkkracht uit een zeer beperkt team van administratieve medewerkers, die hieraan volgens haar eigen inschatting minstens een volledige werkweek dient te besteden. De beroepsinstantie kan de gemeente Glabbeek er dan ook in volgen dat de verwerking van 6000 pagina’s aan betaallijsten met zo een beperkte inzetbaarheid van personeel, een onredelijke en disproportionele belasting zou betekenen voor haar dagelijkse werking. Verzoeker toont bovendien niet aan dat het belang van de openbaarheid hier zou primeren. Artikel II.40, §3 van het Bestuursdecreet bepaalt dat een verzoeker in principe geen belang hoeft aan te tonen om de openbaarheid van bestuursdocumenten te verkrijgen. Dit betekent evenwel niet dat er geen redelijk belang aanwezig moet zijn: het uitoefenen van een recht zonder enig aantoonbaar redelijk en voldoende belang kan als kennelijk onredelijk worden beschouwd. De beroepsinstantie oordeelt dat de screening van de documenten in kwestie een erg omvangrijk en tijdrovend werk zou inhouden voor de gemeente Glabbeek. Het belang dat beroeper heeft bij het uitoefenen van zijn recht om gebruik te maken van de openbaarheid van bestuur, moet in redelijke verhouding staan met de gevolgen voor de werking van de diverse bestuursinstanties. Het voordeel van de informatie die beroeper bekomt (door het opvragen van duizenden pagina’s aan betaallijsten die wel degelijk gecontroleerd dienen te worden op de geldende uitzonderingsgronden), weegt kennelijk niet op tegen de last die deze veel te algemeen geformuleerde aanvraag veroorzaakt voor de betrokken instantie. Het beroepschrift wordt bijgevolg als ongegrond beschouwd.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/237
pagina 4 van 5
Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 4 juni 2021 tegen de weigeringsbeslissing van de gemeente Glabbeek d.d. 3 juni 2021 wordt als ontvankelijk en ongegrond beschouwd. Brussel, 24 juni 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Voor de voorzitter, afwezig, An Van Acker, lid van de beroepsinstantie
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/237
pagina 5 van 5