dossier 2022-171.pdf

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/171

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2022/171

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6.

Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.

Voorafgaande procedure Op 3 maart 2022 diende xxx (verder: verzoeker) een verzoek in bij de stad Antwerpen om een afschrift te verlenen van de documenten waarin de stad Antwerpen heeft beslist om geen achternamen meer in mails toe te laten (incl. de motivatie waarom ze dit niet meer toelaten). Verzoeker stelde tevens vragen bij de juridische draagkracht van mails die niet ondertekend zijn met naam en achternaam.

Op 24 mei 2022 bezorgde de stad Antwerpen verzoeker volgende toelichting:

“De stad Antwerpen baseert zich op art. II. 20 van het Bestuursdecreet. In de Memorie van Toelichting bij dat decreet staat het volgende: “Iedereen die een bericht krijgt van een overheidsinstantie moet weten waar hij terecht kan met eventuele vragen over de inhoud ervan. Er wordt niet langer vereist dat de naam en het telefoonnummer van een individueel personeelslid wordt vermeld. De contactgegevens kunnen dus ook bestaan uit een generiek telefoonnummer of een generieke mailbox van een instantie of een team van die instantie, zodat de afwezigheid van een personeelslid geen gevolgen heeft voor de burger.”

Het speelt in het voordeel van de klant dat hij steeds op een dienst terecht kan en dat afwezigheden van individuele personeelsleden daardoor geen invloed hebben op onze dienstverlening. Ook binnen het Klantenmanagement vinden we het belangrijk de klant steeds zo gericht mogelijk verder te helpen. We communiceren daarom de generieke mailbox als contactgegeven. We vinden het echter respectvol en beleefd om onze mails met de voornaam van de medewerker te ondertekenen.“

www.vlaanderen.be

Op 24 mei 2022 diende verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie aangezien de stad Antwerpen meer dan 40 dagen nodig had om een antwoord te formuleren in het kader van een opvraging in openbaarheid van bestuur. Volgens verzoeker heeft de stad Antwerpen ook naast de kwestie geantwoord en werden de documenten die gevraagd werden niet overgemaakt.

Het beroepschrift werd geregistreerd op 24 mei 2022.

Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek dateert van 3 maart 2022.

De in beroep aangevochten beslissing van de stad Antwerpen van 24 mei 2022 maakt geen melding van de beroepstermijn en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet, zodat de beroepstermijn pas aanvangt vier maanden na kennisgeving van de beslissing. Het ingediende beroep van 24 mei 2022 is ingesteld binnen de decretaal voorgeschreven termijn, conform artikel II.48, §1, derde lid van het Bestuursdecreet.

Verzoeker stelt in zijn beroep dat de stad Antwerpen de antwoordtermijnen uit het Bestuursdecreet niet heeft gerespecteerd. De beroepsinstantie stelt vast dat de stad Antwerpen de termijn zoals vooropgesteld in artikel II.43 Bestuursdecreet inderdaad niet heeft nageleefd. Paragraaf 1 van voormeld artikel bepaalt dat de aanvraag zo snel mogelijk en uiterlijk binnen twintig kalenderdagen per brief, per e-mail of, in voorkomend geval, per webformulier wordt beantwoord. In casu werd die termijn ruimschoots overschreden.

Een laattijdig antwoord op een openbaarheidsverzoek kan echter enkel worden beschouwd als een ontstentenis van beslissing van de betrokken overheidsinstantie. Evenwel bezorgde de stad Antwerpen verzoeker reeds een reactie op zijn openbaarheidsverzoek vóórdat verzoeker zijn beroep indiende, waardoor het overschrijden van de behandelingstermijn door de stad Antwerpen ter zake geen invloed heeft op het ontvankelijkheidsonderzoek.

Verzoeker vroeg in zijn oorspronkelijke verzoek daarnaast om uitleg over de juridische draagkracht van mails die niet ondertekend zijn met naam en achternaam. De beroepsinstantie kan enkel vaststellen dat het hier gaat om een informatieve vraag die geen betrekking heeft op een concreet bestuursdocument. Het beroep dient omwille daarvan op dit punt als onontvankelijk te worden beschouwd.

Voor het overige is het beroepschrift ontvankelijk.

Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten.

De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/171

pagina 2 van 4

1.

Toelichting door de stad Antwerpen

Om voldoende geïnformeerd te kunnen oordelen heeft de beroepsinstantie de stad Antwerpen om een reactie gevraagd. Op 8 juni 2022 bezorgde de stad Antwerpen de beroepsinstantie een afschrift van het antwoord dat zij alsnog op 7 juni 2022 aan verzoeker toestuurde:

“In het kader van de lopende beroepsprocedure bij de Beroepsinstantie openbaarheid van bestuur en op hun vraag wil de stad Antwerpen u nog bijkomende informatie geven.

Er bestaat geen beleidsbeslissing over het ondertekenen van e-mails die de stad Antwerpen verstuurt. Er zijn wel afspraken binnen bedrijfseenheden of diensten van de stad Antwerpen.

U ontving een antwoord van het klantenteam.

Het klantenteam hanteert wel interne afspraken over de werking in het algemeen. Die zijn opgenomen in een FAQ voor de medewerkers met voornamelijk technische richtlijnen voor het gebruik van de softwareapplicatie.

Over ondertekenen staat de volgende korte aantekening in de werkafspraken: “Hoe onderteken je een schriftelijk antwoord?

Het klantenteam formuleert het antwoord aan de klant. Het is beleefd en persoonlijk om een naam in het antwoord te gebruiken. In de Comtool staat de handtekening van je klantenteam. Je hoeft enkel onderaan het bericht nog je voornaam in te vullen.”

Zoals u voorheen al werd meegedeeld verstuurt het klantenteam e-mails vanuit een mailbox van de dienst om de continuïteit te waarborgen. Het toevoegen van de voornaam gebeurt uit beleefdheid.

U had ook nog een vraag bij de juridische draagkracht van mails die niet ondertekend zijn met naam en achternaam. De stad Antwerpen verstuurt e-mails met verschillende inhoud. De mededeling of betekening van besluiten die een directe impact hebben op burgers of met andere woorden die rechtsgevolgen hebben ten aanzien van bestuurden worden ondertekend conform de artikelen 279 e.v. van het Decreet over het lokaal bestuur.

Berichten via e-mail die daarop geen betrekking hebben en bijvoorbeeld louter informatief zijn worden niet op deze manier ondertekend en dat is ook niet nodig.

Ten slotte excuseert de stad Antwerpen zich ook voor het uitblijven van het eerste antwoord aan u.”

2. Beoordeling door de beroepsinstantie De beroepsinstantie heeft op 9 juni 2022 bij verzoeker nagevraagd of dit antwoord van de stad Antwerpen kon volstaan. Verzoeker antwoordde hierop als volgt: “Ik heb het zeer moeilijk met een overheid die haar eigen regels niet kan/wil naleven.

Er werd veel te laat geantwoord. (20d, die verlengd kunnen worden tot 40d indien er gemeld werd dat er meer tijd nodig is om te antwoorden) Als overheden zelf de regels niet naleven, waar moet het met de samenleving dan naartoe?

Maw: ik aanvaard het antwoord, maar neem geen afstand van mijn beroep gezien de late reactie van de Stad Antwerpen.”

Het beroepsonderdeel van verzoeker betreffende de laattijdige reactie van de stad Antwerpen werd reeds behandeld onder het luik ontvankelijkheid. De beroepsinstantie stelt anderzijds vast dat verzoeker genoegen

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/171

pagina 3 van 4

neemt met de toelichting van de stad Antwerpen, waardoor het beroepschrift voor het overige als zonder voorwerp wordt beschouwd.

Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 24 mei 2022 tegen de beslissing van de stad Antwerpen d.d. 24 mei 2022 wordt als deels onontvankelijk en deels ontvankelijk en zonder voorwerp beschouwd.

Brussel, 14 juni 2022 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/171

pagina 4 van 4