dossier 2021-303.pdf

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/303

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/303

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6.

Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.

Voorafgaande procedure Op 17 mei 2021 diende xxx (hierna: verzoeker), een verzoek in bij de gemeente Schoten tot het verkrijgen van inzage en een afschrift van: 1.

de documenten met betrekking tot de beslissing(-en) of besluit(-en) waarbij het schepencollege na 1/1/2002 heeft beslist om geen nieuwe rappelbrief meer te berichten aan xxx (of de nieuwe eigenaar van het perceel xxx) inzake (1) de beslissing dd. 30/1/2001 over het indienen van een aanvraag tot regularisatie van alle bouwwerken, xxx en/of (2) de aanmaningbrief dd. 14/01/2001 en/of de rappelaanmaning-brief dd. 18/2/2002.

2. de documenten met betrekking tot de beslissing(-en) of besluit(-en) van enig orgaan of aangestelde van de gemeente waarbij deze na 1/1/2002 heeft beslist om geen nieuwe rappel-brief meer te berichten aan xxx (of de nieuwe eigenaar van het perceel xxx inzake (1) en (2) zoals onder punt 1 vermeld.

3. de documenten -onder welke vorm ook (brief, nota, verslag, e-mail, post-it, enz) waarbij de ambtenaar of aangestelde van de gemeente na 1/1/2002 zelf bericht, meedeelt, opdraagt of voorstelt aan de Burgemeester, aan de schepen, aan de gemeentesecretaris of aan het cbs om geen nieuwe rappel-brief meer te berichten aan xxx (of de nieuwe eigenaar van het perceel xxx inzake (1) en (2) zoals onder punt 1 vermeld.

4. het document -onder welke vorm ook (brief, nota, verslag, e-mail, post-it, enz) waarin de de Burgemeester, de schepen, de gemeentesecretaris of het cbs antwoordt of standpunt inneemt over

www.vlaanderen.be

5.

6.

7.

8.

9.

10.

voormeld bericht of mededeling of voorstel om geen nieuwe rappel-brief meer te berichten aan xxx (of de nieuwe eigenaar van het perceel xxx inzake (1) en (2) zoals onder punt 1 vermeld. de beslissing van het cbs om het ontwerp van vergunningenregister te bezorgen of mee te delen aan het departement in uitvoering van artikel 5 van het BVR van 5 mei 2000. het document onder welke vorm ook (brief, e-mail, fax, …) waarmee de gemeente het ontwerp van vergunningenregister heeft bezorgd of meegedeeld aan het departement. de briefwisseling tussen enerzijds de gemeente Schoten en anderzijds het departement (bedoeld in artikel 5 van het BVR van 5/5/2000) met betrekking tot de opmaak van het door het cbs te bezorgen “ontwerp van vergunningenregister”. de bestuursdocumenten, onder welke vorm ook waarbij of waarin na 30 januari 2001 de burgemeester, een schepen, de gemeentesecretaris, het hoofd van de technische dienst of juridische coördinator onderzoekt, evalueert, voorstelt, besluit of bepaalt dat het onderbreken van het indienen van een aanvraag van xxx of een andere of nieuwe eigenaar van xxx tot regularisatie van het hoofdgebouw en het bijgebouw niet, of dan niet meer, moet worden gevolgd, opgevolgd door een nieuwe rappel. de documenten die de gemeente in 2021 hebben toegelaten of aangezet te antwoorden dat “de eigenaar van het erf xxx nog steeds xxx is” en ook van alle documenten waarmee de instrumenterende notaris, de Vlaamse overheid en of FOD Financiën aan de gemeente deze verkoop heeft gemeld.

De aanvraag van een uittreksel van het vergunningenregister die in 2021 namens xxx werd ingediend bij de gemeente.

Op 26 juni 2021 heeft de gemeente Schoten aan verzoeker meegedeeld dat er geen documenten werden gevonden betreffende de gevraagde documenten onder punt 1 t.e.m. punt 4. In bijlage bezorgde de gemeente een afschrift van de brief van 10 juli 2006 waarin de gewestelijke stedenbouwkundig ambtenaar aan de gemeente Schoten schriftelijke aanbevelingen doet m.b.t. het ontwerp van eerste vergunningenregister. In deze brief wordt melding gemaakt van de ontvangst op 5 juli 2005 van het ontwerp van eerste vergunningenregister van de gemeente Schoten. De brief waarmee de gemeente Schoten het ontwerp van eerste vergunningenregister aan de gewestelijk stedenbouwkundig ambtenaar(GSA) heeft bezorgd werd niet gevonden, niet bij de gemeente, noch bij het departement. Verder deelt de gemeente aan verzoeker nog het besluit van het schepencollege van 3/7/2007 mee waarbij beslist werd om het verbeterde vergunningenregister aan de GSA te bezorgen alsook een afschrift van de brief van 9/8/2007 waarbij de gemeente de CD-rom “het vergunningenregister” in XML-formaat aan de GSA heeft bezorgd. Eveneens werd een afschrift bezorgd van de brief van 15 juli 2008 waarbij de GSA aan de gemeente Schoten zijn eindverslag meedeelt betreffende het eerste vergunningenregister. Voor inzage in de bijgevoegde documenten kan verzoeker een afspraak maken via het mailadres ruimtelijke.ordening@schoten.be In haar beslissing van 26 juni 2021 meldt de gemeente dat er geen documenten werden gevonden inzake de het niet langer opvolgen van de rappel en aanmaning aan xxx voor de regularisatie van de bouwovertredingen op het perceel van xxx. Evenmin werden schriftelijke documenten gevonden die de gemeente er toe hebben aangezet om te antwoorden dat xxx nog steeds eigenaar is, noch documenten waarmee de door verzoeker opgesomde instanties de verkoop van het perceel aan de gemeente hebben gemeld. Tot slot laat de gemeente Schoten aan verzoeker weten dat de aanvraag van een uittreksel van het vergunningenregister via de webapplicatie is gebeurd, zodat er geen afschrift van een aanvraagformulier kan worden afgeleverd aangezien de ingevulde data automatisch door de GIS-toepassing worden verwerkt.

Op 12 juli 2021 diende verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie tegen deze beslissing van de gemeente Schoten. Dit beroep werd op 13 juli 2021 door de beroepsinstantie geregistreerd.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/303

pagina 2 van 6

Op 11 augustus 2021 werd, in toepassing van artikel II.50, §1, tweede lid van het Bestuursdecreet, de beslissingstermijn door de beroepsinstantie verlengd van dertig kalenderdagen tot een termijn van vijfenveertig kalenderdagen.

Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk verzoek dateert van 17 mei 2021. De bestreden beslissing van de gemeente Schoten dateert van 26 juni 2021. Deze beslissing maakt melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (hierna: Bestuursdecreet).

Op 12 juli 2021 diende verzoeker beroep in tegen voormelde beslissing. Het ingediende beroep is bijgevolg tijdig ingediend en is ontvankelijk.

Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten.

De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

1.

Aangevochten beslissing

Het beroepschrift van 12 juli 2021 is gericht tegen de beslissing d.d. 26 juni 2021. In deze beslissing bezorgde de gemeente Schoten een afschrift van een aantal documenten en van de briefwisseling met betrekking tot het bezorgen van het ontwerp van het eerste vergunningenregister aan de GSA en liet zij weten dat de overige gevraagde documenten niet konden worden gevonden.

Voor de inzage in de gevraagde documenten werd verzoeker uitgenodigd om een afspraak te maken via ruimtelijke.ordening@schoten.be.

2.

Inhoud van het beroepschrift

Het beroepschrift van 12 juli 2021 handelt enkel over de gevraagde documenten met betrekking tot de mededeling van de gemeente dat xxx nog steeds eigenaar is en met betrekking tot de aanvraag van een uittreksel van een vergunningenregister namens xxx, zijnde de punten 9 en 10 van het oorspronkelijk verzoek.

3.

Standpunt van de beroepsinstantie

Nadat de beroepsinstantie contact heeft opgenomen met de gemeente Schoten, bezorgde de gemeente op 24 juli 2021 en 13 augustus 2021 de nodige informatie aan de beroepsinstantie Het komt nu toe aan de beroepsinstantie te oordelen over het ingestelde beroep. Aangezien het beroepschrift geen melding maakt van de onder de punten 1 t.e.m. 8 van het oorspronkelijk verzoek

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/303

pagina 3 van 6

opgevraagde documenten, leidt de beroepsinstantie hieruit af dat deze geen voorwerp uitmaken van het beroep.

Betreffende de gevraagde documenten inzake de mededeling dat xxx nog eigenaar is Beroeper acht het antwoord van de gemeente dat er ter zake geen schriftelijke documenten gevonden zijn die de gemeente er toe hebben aangezet te antwoorden dat de eigenaar nog steeds xxx is, niet aannemelijk.

Bovendien bestaan er aldus beroeper wel degelijk documenten waarmee de instrumenterende notaris, de Vlaamse overheid en/of FOD Financiën de gemeente heeft bericht over de verkoop van xxx in 2009. De gemeente int volgens beroeper jaarlijks belastingen voor het perceel op naam van de nieuwe eigenaar. Het nu betwiste antwoord van de gemeente Schoten klemt des te meer omdat de gemeente in het kader van het beroepsdossier OVB/2021/215 aan de beroepsinstantie heeft erkend wel degelijk te weten dat niet xxx zelf maar wel zijn firma sinds 2009 eigenaar is van het perceel gelegen aan xxx. Dat er geen documenten ter zake werden gevonden acht beroeper dan ook onjuist en inconsistent.

In het beroepschrift wordt een uittreksel uit de beslissing van de beroepsinstantie dd. 9 juli 2021 betreffende dossier OVB/2021/215 geciteerd inzake voormelde mededeling van de gemeente : “Het is inderdaad zo dat

de gemeente Schoten met de mededeling : “dat de gemeente van de eigenaar (nog steeds xxx) geen regularisatieaanvraag heeft ontvangen voor wat betreft het hoofdgebouw en het bijgebouw op het perceel xxx en er dus geen eventuele beslissing daarover bestaat” zich heeft vergist wat het eigenaarsstatuut van xxx betreft.

De gemeente bevestigt deze vergissing die te verklaren is door het feit dat het erf werd verkocht aan de firma xxx waarvan xxx, zaakvoerder is.“ In haar toelichting aan de beroepsinstantie laat de gemeente op 24 juli 2021 weten dat de vermelding dat xxx nog eigenaar is, gebaseerd was op een telefonische uitspraak van een collega van de dienst ruimtelijke ordening, die zich op dat moment heeft vergist. Dat de vorige eigenaar, xxx, de zaakvoerder is van de firma die het perceel overkocht, is naar oordeel van de beroepsinstantie een plausibele verklaring voor de vergissing.

In tegenstelling tot wat beroeper claimt, int de gemeente bovendien geen belasting op de bebouwde percelen. Het is immers de Vlaamse Belastingdienst die deze onroerende voorheffing int en het aanslagbiljet voor de heffing van de huisvuilbelasting wordt verzonden naar diegene die op een bepaald adres in het bevolkingsregister is ingeschreven, wat uiteraard geen rechtspersoon kan zijn en dus niet noodzakelijk de eigenaar van het perceel hoeft te zijn.

De beroepsinstantie kan dan niet anders dan aannemen dat deze vergissing, die enkel gebaseerd is op een mondelinge uitspraak, verder geen schriftelijk weerslag kent.

In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager.

In casu kan de beroepsinstantie dan ook enkel aannemen dat er geen enkel document bestaat dat aan de basis ligt van de bij vergissing gedane mondelinge uitspraak zodat er uiteraard geen afschrift van verleend kan worden. Het beroepschrift dient, wat dit onderdeel betreft, bijgevolg als ongegrond te worden beschouwd.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/303

pagina 4 van 6

Inzake de documenten waarmee de instrumenterende notaris, de Vlaamse overheid en of FOD Financiën aan de gemeente deze verkoop heeft gemeld, merkt de beroepsinstantie op dat er verschil is tussen het antwoord van de gemeente ter zake en de aanname van de beroeper die stelt dat er wel degelijk documenten ter zaken moeten bestaan. De gemeente Schoten heeft immers niet verklaard dat deze documenten niet zouden bestaan, doch enkel dat zij deze documenten van 2009 niet heeft terug gevonden.

In casu kan de beroepsinstantie uit de toelichting van de gemeente enkel aannemen dat de gemeente Schoten niet in het bezit is van enig document documenten waarmee de instrumenterende notaris, de Vlaamse overheid en of FOD Financiën aan de gemeente deze verkoop heeft gemeld.

In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager.

In casu kan de beroepsinstantie dan ook enkel aannemen dat de gemeente niet in het bezit is van de gevraagde documenten. Het beroepschrift dient, wat dit onderdeel betreft, bijgevolg als ongegrond te worden beschouwd.

Betreffende de aanvraag van een uittreksel van het vergunningenregister van xxx Hoewel de gemeente het verzoek afwees op grond van het feit dat de aanvraag via de webapplicatie is gebeurd waardoor er geen afschrift van een aanvraagformulier kan worden afgeleverd, stelt de beroepsinstantie vast dat er helemaal geen aanvraag namens xxx is ingediend. Dit blijkt uit de toelichting van de gemeente alsook uit de daarbij horende printscreen van de webapplicatie met een overzicht van de tabel waarin de aanvragen voor een uittreksel uit het vergunningenregister worden opgesomd en slechts 1 aanvraag, deze van xxx, staat vermeld.

In een mail van 10 augustus 2021 aan de beroepsinstantie verklaart beroeper deze informatie van de gemeente onjuist en stelt onder andere:

“Het Beroepsinstituut Vastgoedmakelaars – BIV stelt dat vastgoedmakelaars betrouwbare personen zijn en geen valsheid plegen in de informatie die ze (ambtshalve moeten) vermelden en meedelen.

Artikel 5.2.6 Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening verplicht tot het aanvragen van een uittreksel vergunningenregister alvorens reclame te mogen maken.

De website van xxx meldt op 9 augustus 2021 voor de woning xxx: (zie bijlagen) Rubriek “Dagvaardingen” Geen rechterlijke herstelmaatregel of bestuurlijke maatregel opgelegd De website van xxx meldt op 9 augustus 2021 voor de woning xxx dan weer iets anders, namelijk : (zie bijlagen) Rubriek “Dagvaarding en herstelvordering” Minnelijke schikking aangegaan Dit alles betekent dat de Gemeente Schoten aan deze xxx dus blijkbaar andere informatie – tweemaal iets anders – heeft meegedeeld dan aan xxx en aan mezelf.

Zoniet zou de reclame-website van deze xxx wel alle “bouwmisdrijven” gegevens vermelden die ook zijn opgenomen in de uittreksels, afgeleverd aan xxx.

Onjuist is dus de (vermoedelijke) stelling dat de Gemeente enkel aan xxx een uittreksel heeft bezorgd, in acht genomen de betrouwbaarheid van de xxx-gegevens. “

Beroeper vraagt hierbij om bijkomende onderzoeken uit te voeren en de informatie van de gemeente niet als voor waar aan te nemen. De beroepsinstantie heeft de gemeente Schoten dan ook nogmaals gecontacteerd en bijkomende informatie opgevraagd. Volledigheidshalve dient de beroepsinstantie te benadrukken dat zij enkel kan oordelen op basis van de informatie die haar door de bevraagde overheidsinstantie wordt aangereikt. De beroepsinstantie heeft niet de bevoegdheid van bij voorbeeld een onderzoeksrechter in strafzaken die aan de hand van een huiszoekingsbevel op zoek kan gaan naar

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/303

pagina 5 van 6

informatie. De beroepsinstantie is steeds gebonden aan de bereidwillige medewerking van de bevraagde overheidsinstanties. In casu heeft de beroepsinstantie kunnen vaststellen dat de gemeente Schoten steeds bereidwillig heeft meegewerkt en de bestaande documenten in haar bezit heeft overgemaakt. Bovendien toont de gemeente zich in casu ook klantvriendelijk en heeft beroeper in haar beslissing ook reeds uitgenodigd voor de gevraagde inzage. De beroepsinstantie kan dan ook niet anders dan besluiten dat de gemeente incasu ter zake haar plicht heeft voldaan.

Zoals reeds vermeld in de beslissing van de beroepsinstantie in dossier OVB/2021/286 over dezelfde vraag, deelt de gemeente in haar bijkomende toelichting van 10 augustus 2021 aan de beroepsinstantie mee dat dergelijke aanvragen via een webapplicatie worden ingediend. De gegevens die via de webapplicatie worden ingevuld door de aanvrager worden automatisch door de software verwerkt en in een tabel gegoten. Er bestaat dus geen apart aanvraagformulier waarvan een afschrift kan worden verleend. De gemeente kan enkel een “print screen” nemen van de tabel voor dat specifieke perceel waarin de aanvragen worden opgelijst. In het voormeld beroepsdossier werd de gemeente Schoten inmiddels opgedragen een afschrift van deze print screen te bezorgen.

In een laatste toelichting bevestigt de gemeente Schoten op 13 augustus nogmaals expliciet dat er sinds 1/7/2020 slechts 1 aanvraag voor een stedenbouwkundig uittreksel van het perceel xxx werd ontvangen, namelijk deze van 23 april 2021 ingediend door xxx. De beroepsinstantie kan op basis van de uitdrukkelijke bevestiging en de printscreen met de lijst van aanvragen enkel concluderen dat er geen aanvraag werd ingediend namens xxx.

In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager.

In casu kan de beroepsinstantie uit de toelichting van de gemeente enkel aannemen dat er geen aanvraag van xxx bestaat zodat er uiteraard geen afschrift van verleend kan worden. Het beroep dient op dit punt dan ook als ongegrond te worden beschouwd.

Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift d.d. 12 juli 2021 van xxx tegen de beslissing d.d. 26 juni 2021 van de gemeente Schoten wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd.

Brussel, 18 augustus 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/303

pagina 6 van 6