dossier 2020-170.pdf by Vlaanderen-be

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/170

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/170

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 1/6/2020 diende xxx een verzoek in bij de gemeente Grimbergen tot inzage van volgende documenten: 1. de oprichtingsakte van vzw Recreatief Vliegveld Grimbergen Voor de volgende documenten (punten 2 t.e.m. 4) graag deze daterende van 2006 t.e.m. 2020: 2. de verslagen van de bijeenkomsten van het deontologisch orgaan van vzw Recreatief Vliegveld Grimbergen, voortvloeiend uit Art. 13.1 van de Uitbatingsvoorwaarden 3. de verslagen van de Algemene Vergaderingen en de verslagen van de Raad van Beheer van vzw Recreatief Vliegveld Grimbergen, beide voortvloeiende uit Art. 14 van de Uitbatingsvoorwaarden 4. de wijzigingen aan de statuten van de vzw Recreatief Vliegveld Grimbergen, voortvloeiende uit Art. 15 van de Uitbatingsvoorwaarden Op 9/6/2020 weigerde de gemeente Grimbergen gedeeltelijk inzage van de gevraagde documenten. Op 19/6/2020 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen deze gedeeltelijke weigeringsbeslissing d.d. 9/6/2020. Dit beroep werd geregistreerd op 22/6/2020. Op 20/7/2020 werd, in toepassing van artikel II.50, §1, tweede lid van het Bestuursdecreet de beroepstermijn van dertig kalenderdagen verlengd tot een termijn van vijfenveertig kalenderdagen.

www.vlaanderen.be

Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk verzoek van xxx dateert van 1 juni 2020. De beslissing d.d. 9 juni 2020 van de gemeente Grimbergen maakt melding van de beroepstermijn en modaliteiten. Het beroepschrift d.d. 19 juni 2020 is bijgevolg tijdig ingediend en wordt als ontvankelijk beschouwd. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

Bestreden beslissing

In haar beslissing d.d. 9/6/2020 stelde de gemeente dat na onderzoek is gebleken dat ze slechts over een zeer beperkt aantal documenten beschikt die verzoeker opvroeg. De documenten die de gemeente wel had ontvangen van de vzw Recreatief Vliegveld Grimbergen, werden hem in bijlage overgemaakt, namelijk twee verslagen van het Deontologisch Controle Orgaan van RVG d.d. 9/7/2008 en 9/8/2008, mits verwijdering van de persoonsgegevens overeenkomstig artikel II.34 2° van het Bestuursdecreet. De gemeente raadde verzoeker aan om contact op te nemen met het secretariaat van vzw Recreatief Vliegveld Grimbergen en zijn vraag voor wat betreft de overige documenten aan hen te richten.

2. Inhoud van het beroepschrift In zijn beroepschrift d.d. 19/6/2020 stelt verzoeker niet akkoord te kunnen gaan met de motivering van de gemeente. Hij verwijst naar de door de gemeente aan de vzw Recreatief Vliegveld Grimbergen opgelegde uitbatingsvoorwaarden, waaruit blijkt dat gemeenteraadsleden zetelen in verschillende organen van de vzw, nl. de Raad van Bestuur, de Algemene Vergaderingen en het “deontologisch orgaan”. Verschillende gemeenteraadnotulen gespreid over verschillende legislaturen bewijzen dat over de jaren heen meerdere gemeenteraadsleden aangesteld werden, conform de uitbatingsvoorwaarden. De twee documenten die de gemeente openbaar gemaakt heeft bevestigen volgens verzoeker dat voor het deontologisch orgaan notulen bestaan. De wet vereist ook het bestaan van notulen voor de andere vzwstructuren.

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/170

pagina 2 van 5

Indien de gemeente succesvol het juridisch argument kan hanteren dat ze de notulen van bovenvermelde vzw meetings “niet bezit”, terwijl haar gemeenteraadsleden die meetings als publiekelijk verkozen afgevaardigden bijgewoond hebben, en terwijl ze de uit die meetings voortvloeiende notulen als goede huisvader dient te bezitten (of heel eenvoudig zou kunnen opeisen van de vzw), dan zou dit een belangrijk en hoogst ondermijnend precedent creëren vermits alle instanties gebonden aan de openbaarheidswetgeving deze tactiek zouden kunnen gebruiken om openbaarheid verzoeken te omzeilen, aldus verzoeker.

3. Toelichting door de gemeente Grimbergen In haar mail d.d. 26/6/2020 aan de beroepsinstantie bevestigde de gemeente Grimbergen dat zij enkel de twee genoemde verslagen van het deontologisch controleorgaan teruggevonden heeft, en niet over de andere gevraagde documenten beschikt. De gemeente verklaart ook dat het deontologisch controleorgaan de laatste jaren niet meer samengekomen is omwille van een klacht bij de Raad van State door een buurtbewoner tegen de samenstelling ervan. De gemeente heeft al enkele jaren geen enkel document meer ontvangen van de vzw Recreatief Vliegveld Grimbergen, met uitzondering van de vragen tot het aanduiden van de gemeentelijke vertegenwoordigers telkens bij de aanvang van een nieuwe legislatuur. Op het verzoek van xxx om de overige documenten bij de vzw op te vragen, is de gemeente niet ingegaan met verwijzing naar de artikels I. 4, 3° en II.31 van het Bestuursdecreet. De gemeente is van oordeel dat dit geen bestuursdocumenten zijn in het bezit van de gemeente.

4. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie kan vooreerst het algemeen standpunt van de gemeente, dat documenten van de organen van een vzw waarin de gemeente vertegenwoordigd is geen documenten zijn ‘in het bezit van de gemeente’, niet bijtreden. Uit een advies d.d. 2 juli 2020 van het Agentschap Binnenlands Bestuur blijkt dat, wanneer een gemeente als rechtspersoon lid is van een vereniging en zich laat vertegenwoordigen in de organen van die vereniging, de documenten die bezorgd worden aan haar vertegenwoordiger(s) (natuurlijke persoon) te beschouwen zijn als documenten van de gemeente. Dit is hier in casu het geval: de gemeente Grimbergen had/heeft vertegenwoordigers in de Algemene Vergadering, de Raad van Bestuur en het Deontologisch Controleorgaan van de vzw Recreatief Vliegveld Grimbergen. De stukken en documenten die deze vertegenwoordigers in die functie ontvingen van de vzw, zijn dus algemeen gesteld effectief bestuursdocumenten in het bezit van de gemeente Grimbergen zoals bedoeld door het Bestuursdecreet. Op verzoek van de beroepsinstantie heeft de gemeente bijgevolg haar verschillende voormalige en huidige vertegenwoordigers in de vzw aangeschreven, en hen gevraagd om de door verzoeker gevraagde documenten aan de gemeente te bezorgen. Verschillende vertegenwoordigers lieten echter weten dat zij inmiddels deze documenten niet meer in het bezit hadden, wegens afloop van hun mandaat. Slechts twee vertegenwoordigers bezorgden de gemeente de documenten in hun bezit, met name enkele verslagen van algemene vergaderingen en de daarbij horende documenten, en twee verslagen van de Raad van Beheer.

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/170

pagina 3 van 5

Deze documenten werden vervolgens, na verwijdering van bepaalde persoonsgegevens, per mail van 27 juni 2020 en per mail van 31 juli 2020 aan verzoeker bezorgd, waarbij de beroepsinstantie in cc stond: • Verslag Deontologisch Controle Orgaan RVG van 3 november 2007; • Verslag Deontologisch Controle Orgaan RVG van 5 december 2010; • Verslag Deontologisch Controle Orgaan RVG van 29 september 2012; • Financieel verslag van boekjaar 2009 van de Algemene Vergadering RVG 16 van 23 maart 2010; • Verslag Algemene Vergadering RVG 18 van 28 maart 2012 met bijhorende toelichtingsnota's; • Verslag Algemene Vergadering RVG 19 van 13 oktober 2013 met bijhorende toelichtingsnota's; • Verslag Algemene Vergadering RVG 20 van 29 maart 2014 met bijhorende toelichtingsnota's; • Verslag Algemene Vergadering RVG 21 van 6 maart 2016 met bijhorende toelichtingsnota's; • Verslag Algemene Vergadering RVG 22 van 5 maart 2017 met bijhorende toelichtingsnota's, inclusief de gecoördineerde tekst van de statuten; • Financieel verslag van boekjaar 2017 van de Algemene Vergadering RVG 23 van 20 maart 2018; • Verslag Raad van Beheer RVG 24 van 16 januari 2019 met bijhorend financieel verslag; • Verslag Raad van Beheer RVG 25 van 26 november 2019 met bijhorend financieel verslag. Voor wat betreft deze documenten is het beroep hierdoor bijgevolg zonder voorwerp geworden. Voor wat betreft de andere opgevraagde documenten, namelijk de oprichtingsakte en de overige gevraagde verslagen van de Raad van Bestuur, van het Deontologisch Controle Orgaan en van de Algemene Vergaderingen, kan de beroepsinstantie niet anders dan vaststellen dat noch de gemeente zelf, noch haar (toenmalige) vertegenwoordigers in de vzw Recreatief Vliegveld Grimbergen deze (nog) in hun bezit hebben. De beroepsinstantie is niet bevoegd om zich uit te spreken over de manier waarop dergelijke documenten door de gemeente of haar vertegenwoordigers moeten bewaard worden. Verzoeker stelt dat de gemeente de gevraagde documenten zou moeten opvragen bij de vzw zelf, maar volgens het oordeel van de beroepsinstantie zijn de documenten van de vzw die thans niet in het bezit zijn van de vertegenwoordigers van de gemeente in de vzw, geen bestuursdocumenten van de gemeente in de zin van het Bestuursdecreet. De memorie van toelichting bij het Bestuursdecreet stelt immers dat informatie die een derde verplicht ter beschikking moet houden van een overheidsinstantie inderdaad documenten zijn waarover die instantie beschikt, maar dat dit begrip alvast niet dermate ruim mag geïnterpreteerd worden dat het loutere gegeven dat een overheidsinstantie informatie kan bekomen of dat ze die elders kan opvragen, zou volstaan opdat ze over die informatie beschikt. Er is immers vereist dat ze “op andere gronden” van dat bestuursdocument kan gebruikmaken. Dat is enkel het geval wanneer die overheidsinstantie overeenkomstig andere regelgeving – of een contractuele relatie – die informatie kan bekomen. In casu heeft de beroepsinstantie onderzocht of de gemeente de gevraagde documenten die niet in het bezit zijn van haar vertegenwoordigers op basis van andere regelgeving of een contractuele relatie kan bekomen van de vzw Recreatief Vliegveld Grimbergen. De gemeente is, via haar vertegenwoordigers, lid van de vzw Recreatief Vliegveld Grimbergen. De vzw-wetgeving (art. 10 van de VZW-wet van 27 juni 1921 en art. 3.103 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen van 23 maart 2019, afgekort WVV, kent aan de leden van een vzw wel een inzagerecht in alle documenten van de vzw toe (sinds de

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/170

pagina 4 van 5

inwerkingtreding van de WVV enkel op voorwaarde dat er geen commissaris is benoemd), maar niet het recht om deze documenten effectief in afschrift op te vragen. De gemeente Grimbergen heeft op basis van de wetgeving met andere woorden dus wel het recht om de genoemde verslagen zelf in te kijken bij de vzw Recreatief Vliegveld Grimbergen, maar niet om hier een afschrift van te bekomen om dit dan vervolgens aan een derde, in casu verzoeker, te bezorgen. Evenmin is in de uitbatingsvoorwaarden die door de gemeente aan de vzw zijn opgelegd, noch in de statuten van de vzw, een bepaling opgenomen die de gemeente het recht zou geven om alle documenten van de vzw in afschrift op te vragen. De beroepsinstantie concludeert bijgevolg dat er geen regelgeving, noch een contractuele bepaling bestaat op grond waarvan de gemeente een afschrift van de gevraagde verslagen kan bekomen. Aangezien een openbaarheidsverzoek ingevolge de artikelen II.31, eerste lid en I.4, 3° van het Bestuursdecreet enkel betrekking kan hebben op bestuursdocumenten die een bestuursinstantie effectief bezit, moet de beroepsinstantie bijgevolg concluderen dat het beroep voor wat betreft deze documenten ongegrond is. Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 19 juni 2020 tegen de gedeeltelijke weigeringsbeslissing van de gemeente Grimbergen wordt als ontvankelijk en deels zonder voorwerp, deels ongegrond beschouwd. Brussel, 6 augustus 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/170

pagina 5 van 5