dossier 2022-185.pdf

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/185

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2022/185

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6.

Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.

Voorafgaande procedure Op 9 mei 2022 diende xxx (hierna vermeld als: verzoekster), een verzoek in bij de gemeente Lille om een afschrift te verlenen van alle gemeenteraadsbeslissingen sinds 1970 m.b.t. de zandweg, lopende langs Heiend nr. 76, 2275 Lille (perceel met kadastrale omschrijving afdeling 1, sectie E, perceel nummer 987/2 A) tot aan het perceel gelegen sectie E, perceel nummer 987/2 A. Op 19 mei 2022 werd het openbaarheidsverzoek afgewezen door de gemeente Lille.

Op 3 juni 2022 diende verzoekster beroep in bij de beroepsinstantie tegen de weigeringsbeslissing van de gemeente Lille. Dit beroep werd geregistreerd op 8 juni 2022 Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek dateert van 9 mei 2022.

De in beroep aangevochten beslissing van de gemeente Lille van 19 mei 2022 maakt geen melding van de beroepstermijn en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet, zodat de beroepstermijn pas aanvangt vier maanden na kennisgeving van de beslissing.

Het ingediende beroep van 3 juni 2022 is ingesteld binnen de decretaal voorgeschreven termijn, conform artikel II.48, §1, derde lid van het Bestuursdecreet.

www.vlaanderen.be

Het beroepschrift van 3 juni 2022 is bijgevolg ontvankelijk.

Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten.

De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

1.

De bestreden beslissing

De gemeente Lille heeft met haar beslissing d.d. 19 mei 2022 het openbaarheidsverzoek geweigerd omwille van de onredelijkheid van het verzoek.

2. Inhoud van het beroepschrift Verzoekster argumenteert haar beroepschrift als volgt : Vooreerst dient te worden opgemerkt dat aan de door ons gestelde openbaarheidsvraag zeker geen onredelijk karakter kan worden toegekend: er wordt duidelijk aangegeven met betrekking tot welke wegenis (en het betreft er maar één) de gemeenteraadsbeslissingen worden opgevraagd: qua voorwerp is de openbaarheidsvraag dus reeds zeer sterk afgebakend. Hierdoor kan het feit dat de beslissingen worden opgevraagd met betrekking tot deze wegenis vanaf 1970 bezwaarlijk worden beschouwd als een reden om te stellen dat er sprake zou zijn van een onredelijke vraag. Het gegeven dat de databank van de gemeenteraadsbeslissingen maar gedigitaliseerd is vanaf 2009, kan er onmogelijk aan in de weg staan dat gemeenteraadsbeslissingen van voor 2009 niet opgevraagd zouden kunnen worden, en dat dergelijke vragen automatisch als onredelijk dienen te worden beschouwd.

Bovendien is de gemeente Lille, net als elke andere gemeente, en dit reeds sinds de inwerkingtreding van het Gemeentewegendecreet in 2019 (ondertussen bijna reeds 3 jaar geleden) op grond van artikel 37, §2 Decreet Gemeentewegen (decreet van 3 mei 2019 houdende de gemeentewegen), verplicht om een gemeentelijk wegenregister op te maken, te actualiseren, en ter inzage te leggen. Uit deze verplichting vloeit voort dat elke gemeente al haar gemeenteraadsbeslissingen inzake gemeentewegen zal moeten onderzoeken om de relevante informatie daaruit te implementeren in het wegenregister. Deze verplichting in hoofde van de gemeente maakt dat onze openbaarheidsvraag zeker niet als onredelijk kan worden beschouwd, zeker niet nu zij nog geen dergelijk wegenregister heeft opgemaakt maar zij dit in elk geval, overeenkomstig haar wettelijke verplichting, zal moeten opmaken. Alleen al op basis van dit wetsartikel heeft de gemeente Lille geen enkele reden om de geweigerde openbaarheidsvraag als ‘onredelijk’ te bestempelen.

Daarnaast is het zo dat de gemeente Lille de motiveringsplicht schendt door haar kwalificatie van de vraag als onredelijk, bij herhaling in haar e-mailberichten van respectievelijk 10 en 12 mei 2022. In haar e-mail van 10 mei 2022 hanteert zij de volgende nietszeggende motivering om te stellen waarom de openbaarheidsvraag onredelijk zou zijn: “Het opzoeken van de gemeenteraadsbeslissingen vanaf 1970 is onbegonnen werk voor ons, deze zijn pas gedigitaliseerd vanaf 2009”. Geenszins kan een dergelijke motivatie volstaan.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/185

pagina 2 van 5

Volgens verzoekster zou een positief antwoord op de openbaarheidsvraag er geenszins toe leiden dat het systeem wordt overbelast. Daarom vraagt zij aan de beroepsinstantie om het beroep in te willigen.

3. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie heeft contact opgenomen met de gemeente Lille om wat toelichting te krijgen bij dit openbaarheidsverzoek en om de documenten over te maken die zouden beantwoorden aan het voorwerp van dit openbaarheidsverzoek.

Uit de door de gemeente Lille bezorgde informatie is gebleken dat er in het digitale archief (sinds 2009) binnen de administratie van de gemeente geen gemeenteraadsbeslissingen over de verzoekster gevraagde zandweg zijn terug te vinden. Dit is zo ook reeds meegedeeld aan verzoekster.

Voor zover het beroep betrekking heeft op gemeenteraadsbeslissingen van na 2009, kan de beroepsinstantie dus enkel maar vaststellen dat er geen bestuursdocumenten m.b.t. de zandweg, lopende langs Heiend nr.

76, 2275 Lille (perceel met kadastrale omschrijving afdeling 1, sectie E, perceel nummer 987/2 A) tot aan het perceel gelegen sectie E, perceel nummer 987/2 A, in het bezit zijn van de gemeente, zo is gebleken uit hun opzoekingswerk.

In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager.

In casu wordt evenwel door de beroepsinstantie vastgesteld dat de gemeente Lille niet in het bezit is van de door verzoeker opgevraagde gemeenteraadsbeslissingen ivm de aangegeven zandweg voor de periode vanaf 2009, daar het onbestaande documenten betreft. Daar kan uiteraard geen afschrift van verleend worden. Het ingestelde beroep door verzoekster moet bijgevolg, wat dit onderdeel betreft (gemeenteraadsbeslissingen ivm de zandweg die dateren van na 2009), als ongegrond worden beschouwd.

Daarnaast geeft de gemeente aan de beroepsinstantie aan dat alle gemeenteraadsbeslissingen die dateren van vóór 2009 in boekvorm in het archief zijn gebundeld, zonder enige vorm van register of opzoekingssysteem. De gemeente deelde nog mee dat er gemiddeld 11 gemeenteraadszittingen per jaar hebben plaatsgevonden en dat de omvang van de gebundelde boeken voor de periode van 1970 tot 2008 méér dan 2000 bladzijden bedraagt. De gemeente stelt uitdrukkelijk naar de beroepsinstantie toe dat het volkomen onbegonnen werk is om manueel in alle gebundelde gemeenteraadsbeslissingen over een periode van 38 jaar te gaan nagaan of er ergens in één of ander verslag van de diverse gehouden gemeenteraden een gemeenteraadsbeslissing is geweest die verband houdt met de door verzoeker vermeldde zandweg. Dit zou een enorme tijdrovende opdracht inhouden voor de gemeentelijke administratie, reden waarom het openbaarheidsverzoek voor die periode (1970 tot 2008) als onredelijk werd bestempeld door de gemeente.

Verzoekster verwijst naar het bestaan van een wegenregister, zoals dit is voorgeschreven in artikel 37, §2 Decreet Gemeentewegen. De gemeente Lille laat echter aan de beroepsinstantie weten dat het wegenregister voor hun gemeente nog in opmaak is en dat ze op dat vlak ook zijn geconfronteerd met het gelijkaardig probleem om voor de periode die dateert van vóór 2009 dat wegenregister verder aan te vullen, juist omdat het opzoekingswerk in de papieren archieven te omslachtig is en daardoor onbegonnen werk.

Het te verwachten wegenregister zal dus ook geen soelaas brengen voor de vraagstelling van verzoekster in dit dossier, daar dit wegenregister wellicht enkel zal betrekking hebben op de periode vanaf 2009 (start van het digitaal archiveren van bestuursdocumenten).

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/185

pagina 3 van 5

Tenzij het belang van de openbaarheid primeert, mogen de overheidsinstanties, vermeld in artikel II.28, § 1 van het Bestuursdecreet, een aanvraag afwijzen als de aanvraag kennelijk onredelijk blijft of op een te algemene wijze geformuleerd blijft, na een verzoek van de betrokken instantie tot herformulering van de eerste aanvraag als vermeld in artikel II.42 van dat decreet.

De beroepsinstantie stelt vast dat de gemeente Lille geen verzoek tot herformulering heeft gericht aan verzoekster, wat nochtans voorzien wordt in artikel II.33, 1° van het Bestuursdecreet. De afwezigheid van een dergelijk verzoek tot herformulering van de aanvraag is echter geen grond voor de beroepsinstantie om het beroep in te willigen en de openbaarmaking waartegen een uitzonderingsgrond zich verzet, te bevelen.

Deze facultatieve uitzonderingsgrond werd in het leven geroepen om te beletten dat de openbaarheid onwerkbaar wordt. De aanvragen die erop gericht zijn of die tot gevolg kunnen hebben dat de goede werking van de administratie wordt verhinderd, kunnen als kennelijk onredelijk worden beschouwd. De openbaarheid van bestuursdocumenten is een fundamenteel recht dat in de Belgische rechtsorde door artikel 32 van de Grondwet wordt gewaarborgd. Openbaarheid is de regel, beslotenheid de formeel te motiveren uitzondering. Dit recht tot openbaarheid houdt een positieve verplichting in voor de openbare besturen waaraan ze moeten voldoen. De diensten moeten zich zo organiseren dat aan de verplichting tot openbaarmaking kan worden voldaan. Een weigering tot openbaarmaking van een bestuursdocument moet concreet worden verantwoord. De overheid moet bij de beoordeling van de kennelijke onredelijkheid een reële belangenafweging maken, die moet blijken uit de formele motivering van de weigeringsbeslissing (RvS nr. 227.394 van 15 mei 2014).

In casu weigert de gemeente Lille in te gaan op de vraag van verzoekster om een afschrift van alle gemeenteraadsbeslissingen te bezorgen uit de periode van 1970 tot 2008 die betrekking hebben op de zandweg, lopende langs Heiend nr. 76, 2275 Lille (perceel met kadastrale omschrijving afdeling 1, sectie E, perceel nummer 987/2 A) tot aan het perceel gelegen sectie E, perceel nummer 987/2 A. Uit de door de gemeente verstrekte informatie, kan de beroepsinstantie enkel maar afleiden dat de inwilliging van dit openbaarheidsverzoek een onredelijke werklast voor de gemeentelijk administratie met zich meebrengt, gelet op het feit dat alle gemeenteraadsbeslissingen die dateren van vóór 2009 in boekvorm in het archief zijn gebundeld, zonder enige vorm van register of opzoekingssysteem. Daardoor zou het een enorme belasting zijn voor de gemeentelijke diensten om manueel meer dan 2000 bladzijden na te lezen om na te gaan of er ergens in de periode van 1970 tot 2008 een spoor is terug te vinden van een gemeenteraadsbeslissing met betrekking tot de voormelde zandweg.

Het grondwettelijk recht op openbaarheid van bestuur is een instrument dat de burgers moet toelaten controle uit te oefenen op het handelen van een overheidsinstantie. Het moet de burgers in staat stellen de rechtmatigheid van het overheidsoptreden te beoordelen en met kennis van zaken te beslissen of er grond bestaat dat optreden in rechte aan te vechten. Verzoeker heeft aldus het volste recht om gebruik te maken van de openbaarheid van bestuur om het doen en laten van bepaalde bestuursinstanties betreffende aangelegenheden die hij zich ter harte heeft genomen, na te gaan. Hij is er evenwel niet van ontslagen om zijn rechten op redelijke en zorgvuldige wijze uit te oefenen: het belang dat de verzoeker heeft bij de uitoefening van zijn rechten, moet in redelijke verhouding staan met de gevolgen voor de werking van de betrokken overheidsinstantie.

De vraag wanneer een aanvraag tot openbaarmaking de grens van de kennelijke onredelijkheid overschrijdt is zeer delicaat en moeilijk. Daar moet, het uitgangspunt indachtig dat de uitzonderingsgronden op de openbaarheid restrictief moeten worden geïnterpreteerd en toegepast, heel behoedzaam mee worden omgegaan. De beroepsinstantie kan in casu enkel vaststellen, aan de hand van de aangeleverde informatie vanuit de gemeente Lille, dat de inwilliging van dit onderdeel van huidig openbaarheidsverzoek een

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/185

pagina 4 van 5

disproportionele en onredelijke opdracht betekent voor de betrokken gemeentelijke administratie, gelet op het feit dat daarvoor meer dan 2000 bladzijden aan notulen manueel zouden moeten worden nagekeken.

De beroepsinstantie erkent natuurlijk ook het recht op informatie voor verzoekster en het staat verzoekster uiteraard vrij om een verzoek tot inzage in te dienen bij het gemeentebestuur voor de gemeenteraadsbeslissingen voor de periode van 1970 tot 2008, zodat verzoekster eventueel op die manier zelf kennis kan nemen van de gewenste bestuursdocumenten via inzage.

Artikel II.33. 1° Bestuursdecreet bepaalt dat een aanvraag die kennelijk onredelijk is mag afgewezen worden, voor zover het belang van de openbaarheid niet primeert. De beroepsinstantie is van mening dat er in casu geen openbaar belang, zoals geduid in de parlementaire voorbereiding, gemoeid is met de openbaarmaking van de betrokken documenten. De memorie van toelichting stelt immers m.b.t. de belangenafweging het volgende: “De uitzonderingen worden alleen ingeroepen als het belang van de openbaarheid niet primeert.

Daarmee wordt bedoeld: een met de openbaarmaking gediend openbaar belang. Deze bepaling betekent dus niet dat de private belangen van de aanvrager moeten afgewogen worden tegenover de belangen die met de uitzonderingen beschermd worden. Het gaat om het belang van de gemeenschap: de openbare orde, de veiligheid van de bevolking, grote maatschappelijke issues, globale bescherming van het leefmilieu enzovoort..” (Parl.St. Vl.Parl. 2017-18, 1656/1, 56).

In casu is de beroepsinstantie van oordeel dat de gemeente Lille haar behulpzaamheidsplicht naar verzoekster toe heeft vervuld, door in het digitale archief binnen de gemeentelijke administratie (dat bestaat sinds 2009) na te gaan of er gemeenteraadsbeslissingen zijn geweest met betrekking tot de voormelde zandweg, weliswaar met negatief resultaat (zie hoger).

Na billijke afweging van ieders belangen, komt de beroepsinstantie, gelet op wat hiervoor werd uiteengezet, dan ook tot de conclusie dat dit onderdeel van het openbaarheidsverzoek (de gemeenteraadsbeslissingen m.b.t. de zandweg voor de periode van 1970 tot 2008) terecht werd afgewezen in toepassing van artikel II.33, 1° van het Bestuursdecreet. Het voordeel van de informatie die beroeper bekomt weegt kennelijk niet op tegen de last die het inwilligen van deze omvangrijke aanvraag inzake openbaarheid van bestuur zou veroorzaken voor de betrokken gemeente. Om deze redenen wordt het ingestelde beroep, voor dit onderdeel, als ongegrond beschouwd Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 3 juni 2022 tegen de weigeringsbeslissing van de gemeente Lille wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd.

Brussel, 7 juli 2022 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/185

pagina 5 van 5