Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/337
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/337
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 5 november 2020 diende xxx een verzoek in bij de Koninklijke Academie voor Nederlandse Taal en Letteren (voortaan: KANTL) tot afschrift van een personeelsaudit (2016) en de beslissingen die hieruitvloeiende werden genomen. Op 5 november 2020 antwoordde de KANTL op dit verzoek en deelde verzoeker mee dat ze hem al alle informatie met betrekking tot zijn dossier bezorgd hadden. De door verzoeker gevraagde documenten werden hem niet bezorgd. Op 16 december 2020 diende verzoeker daarop beroep in bij de beroepsinstantie voor openbaarheid van bestuur tegen deze weigeringsbeslissing. Dit beroep werd geregistreerd op 16 december 2020. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk verzoekschrift dateert van 5 november 2020. De weigeringsbeslissing van de KANTL dateert van 5 november 2020. De weigeringsbeslissing maakt geen melding van de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten. Conform artikel II.48 §1, vierde lid Bestuursdecreet begint de beroepstermijn bijgevolg pas te lopen vier maanden na de kennisgeving.
www.vlaanderen.be
Het beroepschrift d.d. 16 december 2020 is bijgevolg tijdig ingediend en ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Bestreden beslissing
Het beroepschrift is gericht tegen de weigeringsbeslissing d.d. 5 november 2020 van de KANTL. In deze beslissing stelt de KANTL het volgende:
U hebt op uw vraag al een antwoord van ons ontvangen. Bovendien maakt deze kwestie deel uit van een rechtszaak die door uzelf is aangespannen. Verdere communicatie hierover dient bijgevolg te verlopen via onze respectieve raadsmannen. De KANTL verwijst hiermee naar een mail d.d. 28 oktober 2020 aan verzoeker waarin hem gemeld werd:
N.a.v. de door u in 2017 opgestarte juridische zaak werd destijds een dossier met 23 bijlagen aan uw raadsman bezorgd. Alle relevante documenten die met betrekking tot deze zaak beschikbaar zijn, werden in dat dossier opgenomen. 2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker dient beroep in tegen de bovenvermelde beslissing omdat de door hem gevraagde documenten niet werden bezorgd.
3. Toelichting door de KANTL d.d. 22 december en 23 december 2020 De beroepsinstantie heeft per mail van 16 december 2020 de KANTL gecontacteerd om nadere toelichting te vragen bij dit dossier. De KANTL bezorgde de beroepsinstantie op 22 december het verslag van een vergadering d.d. 12 oktober 2016 en de volgende toelichting:
Wat de KANTL betreft gaat het in deze kwestie niet om een 'weigeringsbeslissing', aangezien de KANTL alle beschikbare documenten reeds aan xxx en zijn raadsman heeft overgemaakt. In de periode waarnaar xxx verwijst, hebben (toenmalig voorzitter) xxx en xxx (ondervoorzitter) met alle personeelsleden van destijds - en dus ook met xxx - een individueel gesprek gevoerd. Het geheel van die gesprekken wordt in sommige documenten "een interne audit" of een "personeelsaudit" genoemd; in feite ging het weliswaar veeleer om tussentijdse functioneringsgesprekken.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/337
pagina 2 van 5
Van die gesprekken werd destijds geen schriftelijk "algemeen rapport" opgemaakt, zoals xxx vermoedt. Als voorzitter en ondervoorzitter hebben xxx aan de overige leden van de raad van bestuur wel mondeling verslag uitgebracht van alle gesprekken. Dat is gebeurd tijdens een vergadering van 12 oktober 2016. Bijgaand document is het verslag van die vergadering. Zoals u zal zien, worden de personeelskwesties (en dus ook de besluitvorming i.v.m. xxx) behandeld in punt 5 van dit verslag. De KANTL is van oordeel dat ze, met het (andermaal) toesturen van dit document, in de hoogst mogelijke mate tegemoet komt aan de wens van xxx om inzage te krijgen in de destijds gevoerde schriftelijke rapportering over de gesprekken die toen zijn gevoerd.” De KANTL deelde ook mee aan de beroepsinstantie dat er in casu sprake is van een procedure bij de Raad van State, die bestaat uit twee delen: Aanvankelijk, in het eerste deel dus, ging het om een procedure van xxx tegen de KANTL. In dat deel van de procedure heeft de Raad van State op 2 juni 2020 een uitspraak gedaan die erop neerkomt dat de zaak moest worden hernomen, maar dan met de Vlaamse Overheid als verwerende partij, in plaats van de KANTL. Dat is vervolgens gebeurd, en daarmee is dus het tweede deel van de procedure begonnen. In dit deel treedt de KANTL nog louter op als "tussenkomende partij", en dus niet meer als verwerende partij. De Vlaamse Overheid had na 2 juni 2020 zestig dagen tijd om een memorie van antwoord in te dienen. In dat tweede deel van de procedure is er voor zover de KANTL weet nog geen uitspraak gedaan.
4. Standpunt van de beroepsinstantie Uit de toelichting van de KANTL blijkt dat het enige document dat bestaat en onder het openbaarheidsverzoek van xxx valt, het verslag van de vergadering d.d. 12 oktober 2016 is. Er bestaat geen apart ‘rapport van de personeelsaudit’. Ook de beslissingen die uit deze ‘audit’ voortvloeiden zijn enkel genotuleerd in ditzelfde verslag; de KANTL bevestigde uitdrukkelijk aan de beroepsinstantie dat er geen aparte schriftelijke neerslagen van deze beslissingen bestaan. In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager. In casu wordt evenwel door de beroepsinstantie vastgesteld dat de KANTL niet in het bezit is van het gevraagde bestuursdocument, namelijk de door verzoeker gevraagde materiële drager met de ‘personeelsaudit’. Daar kan dan uiteraard ook geen afschrift van verleend worden. Dit onderdeel van het openbaarheidsverzoek wordt dan ook als ongegrond beoordeeld. De beslissingen die uit deze ‘personeelsaudit’, die volgens de toelichting van de KANTL enkel bestond uit een aantal individuele gesprekken met alle personeelsleden, zijn enkel genotuleerd in het verslag van 12 oktober 2016. In die zin is punt 5 van dit verslag volgens het oordeel van de beroepsinstantie te beschouwen als het bestuursdocument met de beslissingen die voortvloeiend uit de ‘personeelsaudit’ werden genomen. Uit de toelichting van de KANTL d.d. 23 december 2020 aan de beroepsinstantie blijkt dat dit verslag bij het opstarten van de eerste procedure voor de Raad van State aan verzoeker zou bezorgd zijn, als onderdeel van een groter dossier. De beroepsinstantie merkt op dat het bewuste verslag dus weliswaar aan verzoeker blijkt te zijn overgemaakt in het kader van zijn procedure bij de Raad van State, die opgestart werd op 13 juni 2017, maar dat dit niet meer (opnieuw) gebeurde naar aanleiding van zijn recente openbaarheidsverzoek. Er is
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/337
pagina 3 van 5
echter geen wettelijke of decretale uitzonderingsgrond op basis waarvan men een document dat al eerder, in het kader van een andere procedure, aan een verzoeker werd overgemaakt, niet meer opnieuw dient over te maken in het kader van een later openbaarheidsverzoek door dezelfde verzoeker. De verwijzing hiernaar door de KANTL is dan ook onterecht. De beroepsinstantie stelt wel vast dat er momenteel blijkbaar ook nog een gerechtelijke procedure bij de Raad van State tussen verzoeker en de Vlaamse Overheid hangende is, waarin het gevraagde verslag een relevant document blijkt te zijn. Volgens artikel II.35, 4° van het Bestuursdecreet moet een aanvraag tot openbaarmaking worden afgewezen als het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid een eerlijk proces te verkrijgen. Het gaat om een relatieve uitzonderingsgrond. Hierbij moet eerst onderzocht worden of de openbaarmaking het beschermde belang schaadt. Als er belangenschade is, moet vervolgens het te beschermen belang worden afgewogen tegen het belang van de openbaarheid. De openbaarheid mag dan enkel worden bevolen als daarmee een hoger belang wordt gediend dat zwaarder weegt dan het door de uitzonderingsgrond beschermede belang. De uitzonderingsgrond beoogt het eerlijk verloop van de rechtspleging te vrijwaren. Een essentieel onderdeel van het recht op een eerlijk proces is immers het beginsel van de “gelijkheid der wapens in een proces”. Dit beginsel van de wapengelijkheid houdt in dat elke partij het recht heeft haar argumenten te doen gelden in omstandigheden die haar niet benadelen ten opzichte van de tegenpartij. De bestaansreden van voormelde uitzonderingsgrond ligt vooral bij het verhinderen dat de openbaarheid van bestuur, waaraan één partij onderworpen is, afbreuk zou doen aan de wapengelijkheid. Zonder deze uitzonderingsgrond zou één partij op grond van de openbaarheid van bestuur kunnen worden verplicht stukken in het gerechtelijk debat te brengen die tegen haar (of een andere aan openbaarheid onderworpen bestuursinstantie) zouden kunnen pleiten, daar waar de andere partij enkel die elementen die haar eis ondersteunen, kenbaar mag maken om het oordeel van de rechter te beïnvloeden. Deze uitzonderingsgrond is een correctief op de openbaarheid om te beletten dat een instantie zou worden verplicht in een rechtsgeding de tegenpartij informatie ter beschikking te stellen die vervolgens tegen haar (of een andere aan openbaarheid onderworpen bestuursinstantie) wordt uitgespeeld. De bedoelde uitzonderingsgrond mag evenwel niet op een abstracte manier worden ingeroepen zodat concreet moet worden aangetoond dat het gevraagde bestuursdocument verband houdt met een bestaand rechtsgeding en tegen een bestuursinstantie kan worden aangewend. In casu heeft de beroepsinstantie uit de overgemaakte informatie van het dossier kunnen afleiden dat het voorwerp van het huidige verzoek tot openbaarheid duidelijk gelinkt kan worden aan het voorwerp van het rechtsgeding dat ingeleid is door verzoeker bij de Raad van State tegen de beslissing om zijn detachering bij de KANTL te beëindigen (zie tussenarrest nr. 247.692 van 2 juni 2020). Hieruit blijkt dat er dus wel degelijk een directe link is met het document dat hier wordt opgevraagd: het verslag van 12 oktober 2016 waarin de beslissingen die voortvloeiden uit de ‘personeelsaudit’ werden genotuleerd. Maar aangezien dit verslag volgens de toelichting van de KANTL bij het begin van de procedure al eens overgemaakt werd aan (de raadsman van) verzoeker, toont dit aan dat de KANTL zelf van oordeel was dat dit de wapengelijkheid in de procedure niet zou aantasten. De KANTL had met andere woorden geen bezwaar tegen het feit dat verzoeker dit document eventueel zou aanwenden in de genoemde procedure. De beroepsinstantie meent dan ook dat de uitzonderingsgrond van artikel II.35, 4° Bestuursdecreet in casu niet van toepassing is, en besluit dat het ingestelde beroep voor dit onderdeel gegrond is. Na beraadslaging,
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/337
pagina 4 van 5
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 16 december 2020 tegen de weigeringsbeslissing van de KANTL d.d. 5 november 2020 wordt als ontvankelijk en deels ongegrond en deels gegrond beschouwd. Bijgevolg dient de KANTL aan verzoeker een afschrift te bezorgen van het verslag van de vergadering van 12 oktober 2016, agendapunt 5.
Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep geheel of gedeeltelijk gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om het/de gevraagde bestuursdocument(en) te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Brussel, 24 december 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/337
pagina 5 van 5