Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/286
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/286
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Nadat hij tijdens de inzage van het vergunningenregister opmerkte dat een 3e bouwmisdrijf niet stond vermeld, diende xxx (hierna: verzoeker), op 26 april 2021 een verzoek in bij de gemeente Schoten tot de verbetering, aanvulling en/of actualisering van het vergunningsregister wat betreft xxx en om een afschrift van de geactualiseerde versie te bezorgen. Op 26 april 2021 diende verzoeker een afzonderlijk verzoek tot uitleg in bij de gemeente Schoten met betrekking tot het op 23 april 2021 bij inzage getoonde uittreksel van het vergunningenregister van xxx. Verzoeker wil weten wanneer en door wie van de gemeente de 2 vermelde bouwmisdrijven in het vergunningenregister werden ingebracht. Verder wenst verzoeker ook de inzage in het eerste vergunningenregister dat door de gemeente aan het departement RO werd bezorgd. Indien uit dit eerste vergunningenregister zou blijken dat oorspronkelijk wel alle informatie betreffende de bouwmisdrijven stond vermeld, wenst verzoeker ook te weten door wie en wanneer deze informatie werd verwijderd uit het vergunningenregister. Ook vraagt verzoeker om inzage van het gemeentelijk register van openbaarheid van bestuur, wat betreft de aanvragen voor een stedenbouwkundig uittreksel die zijn ontvangen in de periode 1 juli 2020 tot heden, alsook inzage in de aanvragen die betrekking hebben op xxx. Dit verzoek houdt niet alleen inzage in de aanvragen en antwoorden van de gemeente doch eveneens inzage in van het gemeentelijk register, rol, tabel of document waarin de gemeente de ontvangen aanvragen tot een stedenbouwkundig uittreksel noteert. Tot slot formuleert verzoeker ook nog volgende vragen om uitleg :
www.vlaanderen.be
• •
Bevat het register van openbaarheid van bestuur ook alle aanvragen tot een stedenbouwkundig uittreksel, ontvangen sinds 1 juli 2020? Zo neen, worden deze aanvragen in een afzonderlijk register bijgehouden?” Bevat het register van openbaarheid van bestuur aanvragen tot een stedenbouwkundig uittreksel, ontvangen sinds 1 juli 2020, welke betrekking hebben op xxx? Zo ja, bevat dit register alle aanvragen tot een stedenbouwkundig uittreksel met betrekking tot xxx?
Per mail van 4 juni 2021 heeft de gemeente Schoten de verschillende verzoeken beantwoord. Op 24 juni 2021 diende verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie tegen deze beslissing van de gemeente Schoten. Dit beroep werd op 24 juni 2021 door de beroepsinstantie geregistreerd. Op 15 juli 2021 werd, in toepassing van artikel II.50, §1, tweede lid van het Bestuursdecreet, de beslissingstermijn door de beroepsinstantie verlengd van dertig kalenderdagen tot een termijn van vijfenveertig kalenderdagen. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk verzoek dateert van 26 april 2021. De bestreden beslissing van de gemeente Schoten dateert van 4 juni 2021. Deze beslissing maakt melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (hierna: Bestuursdecreet). Op 24 juni 2021 diende verzoeker beroep in tegen voormelde beslissing. Het ingediende beroep is bijgevolg tijdig ingediend en is ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Aangevochten beslissing
Het beroepschrift van 24 juni 2021 is gericht tegen de beslissing d.d. 4 juni 2021. In deze beslissing bezorgde de gemeente Schoten een afschrift van het aangevulde vergunningenregister m.b.t. xxx. Voor de inzage in de gevraagde documenten werd verzoeker uitgenodigd om een afspraak te maken via ruimtelijke.ordening@schoten.be. De gemeente beantwoordde verder nog de verschillende vragen om uitleg en weigerde op grond van artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet de inzage in • het eerste vergunningenregister zoals overgemaakt aan het departement • het register openbaarheid van bestuur • de antwoorden op de aanvragen tot stedenbouwkundig uittreksel.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/286
pagina 2 van 7
2.
Inhoud van het beroepschrift
xxx klaagt met zijn beroepschrift van 24 juni 2021 de gebrekkige motivering van de bestreden beslissing aan. De beslissing hanteert volgens beroeper een algemeen “weigering-motief” in de steeds wederkerende stelling dat de gevraagde registers gegevens van derden bevatten die niet zomaar bekend kunnen worden gemaakt. Zo vermeldt artikel 5.1.6. VCRO dat “Het plannenregister, het vergunningenregister en de inhouden van beide
registers, worden beschouwd als een bestuursdocument, vermeld in artikel I.4, 3°, van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Beide registers zijn toegankelijk voor het publiek in het gemeentehuis.” Beroeper leidt hieruit een gehele openbaarheid af zonder mogelijkheid tot beperking.
De gemeente toont bovendien niet aan dat een gedeeltelijke openbaarmaking beperkt tot het luik xxx niet mogelijk is. Te meer nu de gemeente hem reeds tweemaal een afschrift bezorgde van het uittreksel van het vergunningenregister xxx ziet beroeper geen geldige reden voor het weigeren van de andere gevraagde uittreksels. Tenslotte zijn al deze uittreksels, afgeleverd aan anderen, inhoudelijk identiek aan hetgeen aan hem is afgeleverd. Zoniet zou er wederom een valsheid in geschriften zijn, aldus beroeper.
3.
Standpunt van de beroepsinstantie
Nadat de beroepsinstantie contact heeft opgenomen met de gemeente Schoten bezorgde de gemeente op 28 juli 2021 en op 10 en 13 augustus 2021 de nodige informatie aan de beroepsinstantie. Het komt nu toe aan de beroepsinstantie te oordelen over het ingestelde beroep.
Betreffende de vraag om uitleg over het luik bouwmisdrijven in het vergunningenregister Op de vraag wanneer en wie van de gemeente Schoten de rubrieken heeft ingebracht in het vergunningenregister met betrekking tot xxx, antwoordt de gemeente dat uit de navraag bij hun softwareleverancier Remmicon is gebleken dat deze gegevens niet meer traceerbaar zijn. Beroeper verwerpt dit antwoordt en stelt dat de gemeente conform artikel 5 van het BVR houdende de organisatie van het vergunningenregister het ontwerp van het vergunningenregister in digitale vorm aan het departement RO moest bezorgen. De bouwmisdrijven “xxx” en “xxx” zijn gepleegd in 1999-2002 en uit het Staatsblad dd. 19 april 2013 blijkt dat het eerste vergunningenregister, opgemaakt door het college van burgemeester en schepenen, van de periode 2011-2013 is. De datum van het inbrengen van deze informatie in het eerste vergunningenregister komt in beginsel dan ook overeen met de datum van het besluit van het schepencollege dat het ontwerp van eerste vergunningenregister bepaalt en aanneemt. De persoon die het digitale eerst vergunningenregister heeft verzonden, is volgens beroeper dan ook de persoon die de informatie heeft ingebracht in het ontwerp zodat deze persoon snel kan worden geïdentificeerd. De gemeente laat aan de beroepsinstantie weten dat deze veronderstelling van beroeper niet klopt, aangezien het XML-databestand dat hiervan is bijgehouden en ook gebruikt werd om het vergunningenregister over te maken aan het departement Omgeving deze gegevens niet bevat. Er is dus geen data beschikbaar over wie die gegevens heeft ingevoerd. In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/286
pagina 3 van 7
In casu kan de beroepsinstantie uit de toelichting van de gemeente enkel aannemen dat de gemeente Schoten niet in het bezit is van de gevraagde informatie zodat deze niet kan worden meegedeeld. Het beroep dient op dit punt dan ook als ongegrond te worden beschouwd.
Betreffende de vraag om inzage in het eerste vergunningenregister De gemeente Schoten weigert de inzage in het eerst vergunningenregister op grond van artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet omdat het betreffende register gegevens bevat van derden die niet zomaar bekend mogen worden gemaakt. Evenwel stelt de beroepsinstantie vast dat het oorspronkelijk verzoek met betrekking tot deze inzage in het eerste vergunningenregister zich duidelijk beperkt tot het perceel gelegen aan xxx, aangezien beroeper wil nagaan of de bouwmisdrijven die dateren uit de periode 1999-2002 reeds vermeld stonden in het eerste vergunningenregister dat in 2013 werd overgemaakt aan het departement. Zo wil hij immers nagaan of deze informatie betreffende de bouwmisdrijven al dan niet werd verwijderd uit het vergunningenregister. Aangezien de gemeente Schoten beroeper reeds tweemaal een recent afschrift bezorgde van het vergunningenregister met betrekking tot xxx, ziet de beroepsinstantie dan ook geen gegronde reden op grond waarvan de inzage in het allereerste ontwerp van vergunningenregister louter met betrekking tot xxx kan worden geweigerd. De inhoudelijke informatie van het initieel vergunningenregister is bovendien ook te lezen in het reeds bezorgde uittreksel en de identiteit van de buren is beroeper uiteraard ook bekend. Het beroep met betrekking tot dit onderdeel dient dan ook als gegrond te worden beschouwd.
Betreffende de vragen in de hypothese dat de bouwmisdrijven in het eerst vergunningenregister wel vermeld stonden In de bestreden beslissing meldde de gemeente dat deze hypothese niet van toepassing is, aangezien deze gegevens niet in het vergunningenregister werden ingebracht en dus evenmin werden verwijderd. Dit antwoord is volgens beroeper bijzonder relevant omdat de gemeente aldus erkent dat ze beschikt over het initieel digitaal vergunningenregister waarvan hem de inzage werd geweigerd. Verder heeft beroeper hierop geen aanmerkingen, zodat de beroepsinstantie hieruit afleidt dat deze vragen en in het bijzonder het antwoord van de gemeente geen voorwerp uitmaken van het beroep.
Betreffende de vraag om inzage van het gemeentelijk register van openbaarheid van bestuur, wat betreft de aanvragen voor een stedenbouwkundig uittreksel die zijn ontvangen sinds 1 juli 2020 De gemeente weigerde de inzage in dit register op grond van artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet omdat het betreffende register gegevens bevat van derden die niet zomaar bekend mogen worden gemaakt. Beroeper gaat niet akkoord met het niet in concreto gemotiveerde weigeringsargument van de gemeente, waarbij totaal geen onderscheid wordt gemaakt tussen enerzijds natuurlijke personen en anderzijds rechtspersonen die niet de bescherming van de persoonlijke levenssfeer kunnen genieten. Beroeper gaat er immers van uit dat alle sinds 1 juli 2020 aangevraagde uittreksel enkel werden ingediend door personen die beroepsmatig handelen en ook openbaar optraden zoals notarissen, advocaten en vastgoedmakelaars. De beroepsinstantie stelt evenwel vast dat de gemeente de aanvragen voor een stedenbouwkundig uittreksel niet noteert in het gemeentelijk register voor openbaarheid van bestuur, wat zij ook zelf opmerkt in haar antwoord op de laatste 2 vragen om uitleg. Dit heeft tot gevolg dat er dus geen aanvragen
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/286
pagina 4 van 7
betreffende een stedenbouwkundig uittreksel terug te vinden zijn in het register van openbaarheid van bestuur. In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager. In casu kan de beroepsinstantie uit de toelichting van de gemeente enkel concluderen dat een register van openbaarheid van bestuur betreffende de vragen naar een stedenbouwkundig uittreksel niet bestaat, zodat deze niet kan worden meegedeeld. Het beroep dient op dit punt dan ook als ongegrond te worden beschouwd.
Betreffende de vraag om inzage in de aanvragen tot stedenbouwkundige uittreksel sinds 1/7/2020 betreffende xxx en de vraag om inzage in de daarop bezorgde beantwoorden De gemeente wijst beide verzoeken af omdat dergelijke aanvragen gegevens van derden zou bevatten die zij niet zomaar kunnen openbaar maken. Weliswaar is in het antwoord aan de beroepsinstantie sprake van slechts 1 aanvraag met betrekking tot xxx sinds 1/7/2020, met name de aanvraag van xxx waarover sprake in het mailbericht van de gemeente aan verzoeker op 24 juli 2021. Beroeper stelde op 10 augustus 2021 de beroepsinstantie zelf in kennis van deze informatie. In haar mailbericht van 24 juli 2021 bezorgde de gemeente, naast de naam van de aanvrager, ook een afschrift van het door beroeper gevraagde antwoord dat de gemeente richtte aan xxx Gelet op deze latere bekendmaking van deze enige aanvrager van een stedenbouwkundig uittreksel met betrekking tot xxx, gaat de ingeroepen uitzonderingsgrond nu dan ook niet meer op. Bovendien bezorgde de gemeente inmiddels aan beroeper een afschrift van het antwoord van de gemeente aan xxx, zodat het beroep betreffende het gevraagde afschrift van de antwoorden op de aanvragen tot stedenbouwkundige uittreksels dan ook zonder voorwerp geworden. Rest nog enkel na te gaan of het weigeren van een afschrift van de aanvraag terecht is. De vraag wordt hierna onderzocht samen met de vraag om inzage in het register, de rol of tabel waarin de gemeente de aanvragen van een stedenbouwkundig uittreksel noteert.
Betreffende de vraag om inzage in het register, rol of tabel waarin de aanvragen van een stedenbouwkundig uittreksel worden genoteerd alsook om inzage in de aanvraag zelf De gemeente wijst beide verzoeken af omdat dergelijke aanvragen gegevens van derden zou bevatten die zij niet zomaar kunnen openbaar maken. Weliswaar is in het antwoord aan de beroepsinstantie sprake van slechts 1 aanvraag met betrekking tot de xxx sinds 1/7/2020, met name de aanvraag van xxx waarover sprake in het mailbericht van de gemeente aan verzoeker op 24 juli 2021. Op 10 augustus 2021 bezorgde beroeper de beroepsinstantie nog nieuwe informatie betreffende haar verzoeken en antwoorden van de gemeente Schoten inzake de gevraagde stedenbouwkundige uittreksels betreffende xxx. Beroeper vraagt hierbij om bijkomende onderzoeken uit te voeren en de informatie van de gemeente niet als voor waar aan te nemen. De beroepsinstantie heeft de gemeente Schoten dan ook nogmaals gecontacteerd en bijkomende informatie opgevraagd. Volledigheidshalve dient de beroepsinstantie te benadrukken dat zij enkel kan oordelen op basis van de informatie die haar door de bevraagde overheidsinstantie wordt aangereikt. De beroepsinstantie heeft niet de bevoegdheid van bij voorbeeld een onderzoeksrechter in strafzaken, die aan de hand van een huiszoekingsbevel op zoek kan gaan naar informatie. De beroepsinstantie is steeds gebonden aan de bereidwillige medewerking van de
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/286
pagina 5 van 7
bevraagde overheidsinstanties. In casu heeft de beroepsinstantie kunnen vaststellen dat de gemeente Schoten steeds bereidwillig heeft meegewerkt en de bestaande documenten in haar bezit heeft overgemaakt. Bovendien toont de gemeente zich in casu ook klantvriendelijk en heeft beroeper in haar beslissing ook reeds uitgenodigd voor de gevraagde inzage. De beroepsinstantie kan dan ook niet anders dan besluiten dat de gemeente incasu ter zake haar plicht heeft voldaan. In haar bijkomende toelichting van 10 augustus 2021 deelt de gemeente Schoten aan de beroepsinstantie mee dat dergelijke aanvragen via een webapplicatie worden ingediend. De gegevens die via de webapplicatie worden ingevuld door de aanvrager worden automatisch door de software verwerkt en in een tabel gegoten. Er bestaat dus geen apart aanvraagformulier waarvan een afschrift kan worden verleend. De gemeente kan enkel een “print screen” nemen van de tabel voor dat specifieke perceel waarin de aanvragen worden opgelijst. Het betreft als het ware een foto van het scherm met daarop de gevraagde informatie. Aangezien deze print screen overeenstemt met de door verzoeker gevraagde gegevens wat betreft inzage in zowel het register, rol of tabel van de aanvragen als betreffende de aanvraag zelf, wordt dit onderdeel van het beroep dan ook gegrond verklaard. In een laatste toelichting bevestigt de gemeente Schoten op 13 augustus nogmaals expliciet dat er sinds 1/7/2020 slechts 1 aanvraag voor een stedenbouwkundig uittreksel van het perceel xxx werd ontvangen, namelijk deze van 23 april 2021 ingediend door xxx.
Betreffende de laatste 2 vragen om uitleg In haar beslissing dd. 4 juni 2021 meldt de gemeente Schoten dat de aanvragen van een stedenbouwkundig uittreksel in een apart register worden vermeld en dat het register openbaarheid van bestuur geen aanvragen bevat van een stedenbouwkundig uittreksel. Beroeper merkt op dat de gemeente meedeelt dat er meerdere registers worden bijgehouden maar dat hij bij gebrek aan inzage dit niet kan controleren en vraagt aan de beroepsinstantie om dit na te gaan. De beroepsinstantie heeft kunnen vaststellen dat de aanvragen voor een stedenbouwkundig uittreksel in een apart register worden bijgehouden. Aangezien de gestelde vragen om uitleg door de gemeente werden beantwoorden in haar beslissing dd. 4 juni 2021, maken deze dan ook geen voorwerp uit van huidig beroep. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift d.d. 24 juni 2021 van xxx tegen de beslissing d.d. 4 juni 2021 van de gemeente Schoten wordt als ontvankelijk doch deels gegrond en deels ongegrond en deels zonder voorwerp beschouwd. Bijgevolg dient de gemeente Schoten een afschrift te bezorgen van de print screen met daarop het beeld van de webapplicatie waarbij de aanvragen voor stedenbouwkundig uittreksel van xxx worden in tabel gezet en inzage te verlenen in het eerste vergunningenregister met betrekking tot xxx
Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/286
pagina 6 van 7
In zoverre dit beroep geheel of gedeeltelijk gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om het/de gevraagde bestuursdocument(en) te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Brussel, 18 augustus 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/286
pagina 7 van 7