Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/062
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/062
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 21 december 2020 diende xxx (hierna: verzoeker), een verzoek in bij de maatschappij voor sociaal wonen cvba ABC (hierna: ABC) om een afschrift te verkrijgen van volgende documenten : • • • • • • •
De door ABC verzonden e-mail aan elk lid van de raad van bestuur van donderdag 14 mei 2020 (21:31) inclusief de gevoegde bijlage; De door ABC verzonden e-mail van donderdag 14 mei 2020 (21:40) van xxx aan xxx, inclusief de gevoegde bijlage; De door ABC ontvangen e-mail van vrijdag 15 mei 2020 (8:27) van xxx aan xxx, met in cc xxx, inclusief de op die dag digitaal ondertekende, beslissingsfiche van xxx; De door ABC ontvangen e-mail van vrijdag 15 mei 2020 (9:13) van xxx aan xxx; De integrale weergave van de vergader chat van de Teams bijeenkomst van 14 mei 2020; De notulen van de directiecomités van ABC, gehouden in september, oktober, november en december 2020; De notulen van de raad van bestuur van ABC van 19 november 2020 en van december 2020;
Tevens vraagt xxx enkele data voor te stellen waarop hem, bijgestaan door een raadsman, toegang kan worden verleend tot de servers van ABC teneinde het recht van inzage (ter plaatse of op afstand) van de originele bestuursdocumenten uit te oefenen. De e-mails worden opgevraagd als .msg of .eml formaat en de andere documenten in het originele word-document dat werd opgeslagen als .docx bestand. Op 30 januari 2021 weigert ABC het openbaarheidsverzoek in te willigen.
www.vlaanderen.be
Op 30 januari 2021 werd door verzoeker beroep ingesteld bij de beroepsinstantie openbaarheid van bestuur tegen vermelde weigeringsbeslissing. Dit beroep werd op 2 februari 2021 geregistreerd door de beroepsinstantie. Op 4 maart 2021 werd de beslissingstermijn van de beroepsinstantie, in toepassing van artikel II.50, §1, tweede lid van het Bestuursdecreet van 7 december 2018, verlengd van dertig kalenderdagen naar vijfenveertig kalenderdagen. Ontvankelijkheid van het beroep Het beroepschrift is gericht tegen de weigeringsbeslissing d.d. 30 januari 2021 van de cvba ABC. Deze beslissing maakt geen melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (verder ‘Bestuursdecreet’). De beroepstermijn vangt bijgevolg pas aan vier maanden na kennisgeving van de beslissing. Het beroep van 30 januari 2021 is dan ook tijdig ingediend en ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Bestreden beslissing
Met de bestreden beslissing van 30 januari 2021 weigerde ABC de door verzoeker opgevraagde stukken op grond van artikel II.35, 4° van het Bestuursdecreet aangezien een rechtsgeding hangende is tussen verzoeker en ABC en een gedeeltelijke openbaarmaking niet mogelijk is.
2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker dient beroep in tegen de bovenvermelde beslissing omdat hem de documenten niet werden bezorgd en omdat de weigering niet afdoende werd gemotiveerd. In de bestreden beslissing wordt niet gemotiveerd op welke wijze de gevraagde bestuursdocumenten het voorwerp uitmaken van een burgerlijk of administratief rechtsgeding. Evenmin blijkt om welke concrete redenen de documenten tegen ABC kunnen worden aangewend en zo tegen haar zouden kunnen pleiten en haar rechtmatige belangen in het gedrang kunnen brengen. Te meer daar een deel van de gevraagde documenten reeds door ABC werd bezorgd, zij het in een Pdf-bestand dat niet verifieerbaar is.
3. Toelichting door ABC
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/062
pagina 2 van 7
Om met kennis van zaken het ingestelde beroep te kunnen beoordelen, contacteerde de beroepsinstantie ABC voor de nodige toelichting. ABC verstrekte per mail van 17 februari 2021 de nodige informatie en stukken. De betrokken bestuursdocumenten bevatten informatie over de rechtspleging in een burgerlijk rechtsgeding tussen de sociale huisvestingsmaatschappij ABC en beroeper. In deze procedure betwist xxx het door ABC uitgeoefende voorkooprecht op een perceel gelegen aan xxx. Bij beschikking van 10 november 2020 wees de rechter in kort geding de door xxx gevraagde voorlopige maatregelen reeds af omdat deze een beoordeling ten gronde vereisen. De procedure ten gronde is momenteel nog hangende voor de rechtbank van eerste aanleg Oost-Vlaanderen, afdeling Gent met als rolnummer xxx.
4. Beoordeling door de beroepsinstantie De beroepsinstantie stelt vast dat het door ABC gelichte voorkoopecht op de percelen gelegen aan de xxx het voorwerp uitmaakt van een momenteel hangende procedure ten gronde voor de rechtbank van eerste aanleg met rolnummer xxx. In deze procedure betwist beroeper de rechtsgeldigheid van het voorkooprecht op voormelde percelen waarvoor hij reeds vooraf een wederzijdse aankoop-verkoopbelofte had gesloten. Onderdeel 1 : de opgevraagde mailberichten De raad van bestuur van ABC besliste in de vergadering van 14 mei 2020 tot het lichten van het voorkooprecht. Beroeper wenst nu inzage in en een afschrift van onder andere de inhoud en bijlagen van de mailberichten die betrekking hebben op de raad van bestuur van 14 mei 2020. Uit de stukken gevoegd bij het beroepschrift blijkt dat beroeper reeds in kennis werd gesteld van de gevraagde mailberichten, weliswaar in een -volgens beroeper- niet-verifieerbaar pdf-formaat en zonder de bijlagen. Wat de mailberichten zelf betreft, dient dus enkel te worden nagegaan of kan worden voldaan aan het formaat waarin het afschrift wordt gevraagd, aangezien de inhoud van de berichten reeds aan beroeper openbaar werd gemaakt. Verzoeker vroeg in het oorspronkelijk verzoek om de e-mails als .msg of .eml formaat te bezorgen. EML is een bestandsformaat dat door Microsoft ontwikkeld is voor Outlook en Outlook Express. Een EML-bestand is een gearchiveerd e-mailbericht waarin de oorspronkelijke HTML-indeling en de mailheaders behouden worden. De beroepsinstantie heeft de mailberichten in html formaat ontvangen. Outlook kan berichten als tekst in html indeling opslaan. Om een bericht naar een eml-bestand te converteren, wordt de functie “opslaan als” gebruikt. Als men in het “opslaan als” dialoogvenster “alle bestanden” selecteert bij opslaan als type en vervolgens alvorens op bewaren te klikken .eml toevoegt aan het einde van de bestandsnaam, is het bericht geconverteerd naar een eml-bestand. Uit het voorgaande besluit de beroepsinstantie dat het technisch mogelijk is om de reeds openbaar gemaakte mailberichten in het eml-formaat te bezorgen. Wat de bijlagen bij deze mailberichten betreft, stelt de beroepsinstantie vast dat slechts 3 van de 4 berichten een bijlage bevatten en dat het in elk bericht om dezelfde bijlage gaat met name de lijst van de beslissingen genomen in de vergadering van 14 mei 2020, telkens verder vervolledigd met alle namen van de aanwezigen,
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/062
pagina 3 van 7
bijgewerkt per agendapunt met het al dan niet akkoord met de genomen beslissingen en tot slot met een digitale handtekening. Uit het onderzoek van de beroepsinstantie naar de eventuele toepassing van een uitzonderingsgrond van het Bestuursdecreet die de openbaarmaking van de bijlagen zou kunnen verhinderen, is gebleken dat enkel onder agendapunt 9.2 het voorwerp van de hangende rechtsprocedure wordt vermeld, met name dat de raad beslist om het recht van voorkoop uit te oefenen op de percelen gelegen aan xxx. Dat deze beslissing door de raad van bestuur van ABC werd genomen in de vergadering van 14 mei 2020 is een reeds aan beroeper meegedeeld gegeven dat de wapengelijkheid in de hangende procedure dan ook niet in het gedrang brengt. Het onderzoek stuit verder in agendapunt 10.3, 10.4 en 10.5 op namen van personen die worden voorgesteld voor de aanwerving in de functies van financieel manager en assistent financiële opvolging projecten. Namen van natuurlijke personen zijn ontegensprekelijk gegevens die de persoonlijke levenssfeer raken. Dergelijke gegevens dienen bij gebrek aan toestemming van de betrokkenen op grond van artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet te worden geanonimiseerd. Deze namen kunnen in de desbetreffende agendapunten makkelijk worden gescheiden van de overige informatie, zodat een gedeeltelijk openbaarmaking van de bijlagen mogelijk is conform artikel II. 45, §2 van het Bestuursdecreet. Dit artikel bepaalt immers dat een bestuursdocument gedeeltelijk openbaar wordt gemaakt als informatie waarop een uitzondering van toepassing is als vermeld in afdeling 3 of waarvoor de verplichting geldt inzake het aantonen van het belang, vermeld in artikel II.40, § 3, tweede lid, samen met andere informatie in een bestuursdocument opgenomen is, en het mogelijk is om de informatie die niet openbaar kan gemaakt worden, te scheiden van de andere informatie. Gelet op het voorgaande is het beroep met betrekking tot de gevraagde documenten in onderdeel 1 gedeeltelijk gegrond. Onderdeel 2 : de notulen van de directiecomités en van de raad van bestuur De beroepsinstantie stelt vast dat het verzoek van xxx tot het verkrijgen van een afschrift van de notulen van het directiecomité van oktober en november 2020 en van de notulen van de raad van bestuur van november 2020 reeds in beroep werd beoordeeld door de beroepsinstantie in haar beslissing van 23 februari 2021 in dossier OVB/2021/1. De in het nieuw verzoek van 21 december 2020 bijkomend opgevraagde notulen van november en december 2020 bevatten dezelfde informatie als de reeds geweigerde notulen van oktober 2020. Aangezien het geschil tussen beroeper en ABC momenteel nog aanhangig is en de opgevraagde informatie niet alleen gelinkt is maar tevens de belangen van ABC in dit rechtsgeding kan schaden, handhaaft de beroepsinstantie dan ook haar beslissing van 23 februari 2020 ter zake. Deze beslissing luidde als volgt:
“Onderdeel 1 : het verslag dd. 19/11/2020 Raad van Bestuur en verslag dd. 9/10/2020 en 27 november 2020 Directiecomité De beroepsinstantie werd in kennis gesteld van de beschikking dd. 10 november 2020 waarbij de rechter in kort geding zich onbevoegd verklaarde om kennis te nemen van de door verzoeker ingestelde vordering. De procedure heeft betrekking op het door beroeper, als kandidaat koper, betwiste voorkooprecht dat CV ABC heeft uitgeoefend op diverse percelen gelegen aan xxx. De door CV ABC ingeleide procedure ten gronde teneinde te horen zeggen voor recht dat zij op wettige wijze haar decretaal voorkooprecht heeft uitgeoefend is momenteel nog hangende.
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/062
pagina 4 van 7
Op basis van artikel II.35, 4° van het Bestuursdecreet moet een aanvraag tot openbaarmaking worden afgewezen als het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid een eerlijk proces te verkrijgen. Deze uitzonderingsgrond beoogt het eerlijk verloop van de rechtspleging te vrijwaren. Een essentieel onderdeel van het recht op een eerlijk proces is het beginsel van de “gelijkheid der wapens in een proces”. Dit beginsel van de wapengelijkheid houdt in dat elke partij het recht heeft haar argumenten te doen gelden in omstandigheden die haar niet benadelen ten opzichte van de tegenpartij. De bestaansreden van voormelde uitzonderingsgrond ligt vooral bij het verhinderen dat de openbaarheid van bestuur waaraan één partij onderworpen is, afbreuk zou doen aan de wapengelijkheid. Zonder deze uitzonderingsgrond zou één partij op grond van de openbaarheid van bestuur kunnen worden verplicht stukken in het gerechtelijk debat te brengen die tegen haar (of een andere aan openbaarheid onderworpen bestuursinstantie) zouden kunnen pleiten, daar waar de andere partij enkel die elementen die haar eis ondersteunen, kenbaar mag maken om het oordeel van de rechter te beïnvloeden. De bedoelde uitzonderingsgrond mag evenwel niet op een abstracte manier worden ingeroepen zodat concreet moet worden aangetoond dat het gevraagde bestuursdocument verband houdt met een bestaand rechtsgeding en tegen een bestuursinstantie kan worden aangewend. Aangezien de weigeringsbeslissing in casu geen melding maakt van de gerechtelijke procedure heeft de beroepsinstantie de stand van zaken van de gerechtelijke procedure opgevraagd. Uit een tweede toelichting van het Agentschap Wonen-Vlaanderen blijkt dat hoewel de vordering van xxx tegen CV ABC in kortgeding is afgewezen momenteel de zaak ten gronde nog hangende is. De beroepsinstantie stelt vast dat informatie vermeld in de verslagen duidelijk gelinkt is aan de gerechtelijke procedure tussen xxx en CV ABC alsook dat de daarin vermelde informatie tegen CV ABC kan worden gebruikt waardoor artikel II.35, 4° van het Bestuursdecreet terecht is ingeroepen. Op basis van artikel II.45 § 2 van het Bestuursdecreet kan een document ook gedeeltelijk openbaar gemaakt worden als informatie waarop een uitzondering van toepassing is samen met andere informatie in een bestuursdocument opgenomen is, en het mogelijk is om de informatie die niet openbaar kan gemaakt worden, te scheiden van de andere informatie. De beroepsinstantie dient evenwel vast te stellen dat het document doorweven is van gegevens die de persoonlijke levenssfeer raken. De verslagen zijn namelijk een aaneenschakeling van namen van huurders waarvoor de procedure voor opzeg, bemiddeling of onderbezetting wordt opgestart, juridische procedures en personeelszaken. De beroepsinstantie heeft kunnen vaststellen dat de openbaarmaking van deze gegevens een schending zou uitmaken van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen. Artikel II.34. 2° van het Bestuursdecreet laat immers niet toe dat gegevens worden verstrekt die de identificatie van derden mogelijk maken, in de mate dat daarmee afbreuk zou worden gedaan aan de bescherming van hun persoonlijke levenssfeer. Mits toestemming kunnen deze namen wel openbaar gemaakt worden maar gelet op de lange lijst van namen en het gebrek aan contactgegevens is het voor de beroepsinstantie onmogelijk om alsnog de toestemming op te vragen Als samen met de informatie betreffende de gerechtelijke procedure ook alle gegevens die de persoonlijke levenssfeer raken, moeten worden geschrapt, blijft er echter een onsamenhangende tekst over zodat een gedeeltelijke openbaarmaking geen optie is. Om voormelde redenen dient het beroep met betrekking tot onderdeel 1 als ongegrond te worden beschouwd.“
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/062
pagina 5 van 7
Gelet op het voorgaande, dient het beroep van 30 januari 2021 met betrekking tot de in onderdeel 2 opgevraagde notulen als ongegrond te worden beschouwd. Onderdeel 3 : integrale weergave van de vergader-chat van de Teams bijeenkomst van 14/5/2020 Uit de toelichting van ABC blijkt dat het technisch niet mogelijk is om de integrale chat te exporteren, aldus de IT verantwoordelijke van ABC. ABC bezorgde de beroepsinstantie wel 6 printscreens van de chat, zodat op die manier wel een duidelijk overzicht in beeld komt van wat er in de chat tijdens de hele vergadering werd geschreven. Artikel II.34, 3° van het Bestuursdecreet bepaalt dat een aanvraag tot openbaarmaking dient te worden afgewezen als de openbaarmaking afbreuk doet aan het geheim van de beraadslagingen van de organen van de Vlaamse overheid, van de organen van de lokale overheden, van de organen van de instellingen met een publieke taak en van de organen van de milieu-instanties. De uitzonderingsgrond, voorzien in dit artikel, heeft tot doel om te vermijden dat een bepaalde discussie zou worden lamgelegd. In de memorie van toelichting bij het Bestuursdecreet is daaromtrent gestipuleerd dat een document of een deel ervan aan de openbaarheid moet onttrokken worden wanneer, na afweging blijkt dat de lectuur ervan, de inhoud van de discussie tijdens een beraadslaging kenbaar maakt, terwijl het een vertrouwelijke discussie betrof. Deze uitzondering werd dus niet in het leven geroepen om de documenten die ten grondslag liggen aan of het gevolg zijn van een beraadslaging van een orgaan van een bestuursinstantie aan de openbaarmaking te onttrekken, doch wel om de eigenlijke beraadslaging zelf geheim te houden. Er mag niet achterhaald kunnen worden, via de openbaarmaking van een document, wie nu precies welk standpunt heeft ingenomen bij de bespreking van een agendapunt binnen dat orgaan. De beroepsinstantie heeft door middel van de printscreens de vergader-chat kunnen inkijken. De chat is een duidelijke weerslag van de interne beraadslaging door de raad van bestuur en geeft weldegelijk zicht op wie welk standpunt met betrekking tot verschillende agendapunten inneemt, wat uiteraard vertrouwelijke interne informatie is. Bijgevolg dient toepassing te worden gemaakt van artikel II.34, 3° van het Bestuursdecreet om de openbaarmaking van de inhoud van deze chat te weigeren. In de gegeven omstandigheden dient het beroep met betrekking tot onderdeel 3 ongegrond te worden verklaard. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift d.d. 30 januari 2021 van xxx tegen de weigeringsbeslissing van de cvba ABC wordt als ontvankelijk en deels gegrond en deels ongegrond beschouwd. Bijgevolg dient ABC volgende stukken openbaar te worden gemaakt, door er een afschrift van en inzage in te verlenen :
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/062
pagina 6 van 7
•
De 4 opgevraagde mailberichten in eml formaat inclusief de bijlagen waarin telkens de namen worden geschrapt onder de agendapunten 10.3, 10.4 en 10.5.
Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (zie artikel II.44, §3, van het Bestuursdecreet). Brussel, 19 maart 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/062
pagina 7 van 7