dossier 2021-202.pdf

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/202

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/202

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur

Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6.

Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.

Voorafgaande procedure Op 16 april 2021 diende xxx (hierna: verzoekster) een verzoek in bij de Universiteit Gent (hierna: UGent) om een afschrift te bekomen van de volgende documenten/gegevens: -

een lijst van alle mailverkeer vanaf 1 september 2019 tot 16 april 2021 verstuurd van het adres xxx en ontvangen op het adres xxx met vermelding van datum, uur, ontvanger/verstuurder en onderwerp. de e-mails van xxx en omgekeerd, e-mails naar xxx met “ABC”, “VMSW”, “Wondelgem” en “Varenstraat” in het onderwerp, in de tekst en/of in de bijlage in de periode 1 september 2019 tot 16 april 2021.

Op 13 mei 2021 stelde verzoekster beroep in bij de beroepsinstantie openbaarheid van bestuur tegen de ontstentenis van inhoudelijk antwoord op haar verzoek.

Op 17 mei 2021 werd dit beroep geregistreerd door de beroepsinstantie.

Ontvankelijkheid van het beroep Op 16 april 2021 werd het oorspronkelijk verzoekschrift ingediend.

www.vlaanderen.be

Op 13 mei 2021 diende verzoekster beroep in bij de beroepsinstantie openbaarheid van bestuur, tegen het uitblijven van een inhoudelijk antwoord van de UGent.

Aangezien de UGent niet tijdig gereageerd heeft op het oorspronkelijke openbaarheidsverzoek, heeft de termijn om beroep in te dienen conform artikel II.48 van het Bestuursdecreet geen aanvang genomen.

Het beroepschrift van verzoeker d.d. 13 mei 2021 is bijgevolg tijdig ingediend.

Artikel II.28 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (verder ‘Bestuursdecreet’) somt de overheidsinstanties op waarop Hoofdstuk III van Titel II m.b.t. de toegang tot bestuursdocumenten van toepassing is, met name: de Vlaamse overheid, de lokale overheden, de instellingen met een publieke taak wat hun publieke taken betreft en de milieu-instanties wat hun milieu-verantwoordelijkheden, -functies of -diensten betreft.

De beroepsinstantie stelt vast dat in het voorliggende dossier de UGent o.m. wordt bevraagd om een afschrift te krijgen van alle e-mails van xxx en omgekeerd, e-mails naar xxx met “ABC”, “VMSW”, “Wondelgem” en “Varenstraat” in het onderwerp, in de tekst en/of in de bijlage in de periode 1 september 2019 tot 16 april 2021.

Uit de dossiergegevens blijkt dat dit verzoek op geen enkele wijze iets te maken met de publieke taak van de UGent, zoals omschreven in artikel II.18 Codex Hoger Onderwijs. Nochtans is de toegang tot bestuursdocumenten op de UGent, als een instelling met een publieke taak, enkel van toepassing wat haar publieke taak betreft en dit overeenkomstig artikel II.28 §1, eerste lid, 3° van het Bestuursdecreet.

Artikel II.32 van het Bestuursdecreet bepaalt dat een bestuursdocument dat in het bezit is van een personeelslid van een overheidsinstantie, moet worden beschouwd als een bestuursdocument dat in het bezit is van die instantie, als het bestuursdocument betrekking heeft op de uitoefening van de taken van die instantie. In de memorie van toelichting bij voormeld decreetartikel (Ontwerp van Bestuursdecreet, Parl.St. Vl.Parl. 2017-18, nr. 1656/1, 56) wordt verduidelijkt dat de bestuursdocumenten van een personeelslid verband moeten houden met de uitoefening van zijn functionele bevoegdheden om voor openbaarheid in aanmerking te komen. Documenten, brieven, enzovoort die de private relatie van het personeelslid met de overheid en met andere personen betreffen, vallen buiten de definitie van het bedoelde begrip bestuursdocument.

In de memorie van toelichting bij de omschrijving van het begrip Bestuursdecreet werd dit zo opgenomen: “Het spreekt vanzelf dat de definitie van het begrip bestuursdocument niet tot gevolg heeft dat alle

documenten die in het bezit zijn van een personeelslid van een overheidsinstantie als bestuursdocumenten moeten beschouwd worden: documenten die niets te maken hebben met de publieke taak van de overheidsinstanties vallen er uiteraard niet onder: privédocumenten van personeelsleden (zie ook toelichting bij artikel II.32), documenten van instanties die naast een publieke taak ook andere activiteiten ontplooien die niet beogen te voorzien in een behoefte van algemeen belang, maar bijvoorbeeld een zuiver commercieel karakter hebben, worden alleen als bestuursdocumenten beschouwd in de mate dat ze betrekking hebben op die publieke taak.” (Ontwerp van Bestuursdecreet, Parl.St. Vl.Parl. 2017-18, nr. 1656/1,

26).

Enkel de documenten die een overheidsinstantie heeft opgemaakt of ontvangen heeft uit hoofde van haar activiteiten als een instelling met een publieke taak, zijn bestuursdocumenten in de zin van artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet. Enkel deze documenten kunnen opgevraagd worden in het kader van een verzoek tot openbaarheid van bestuur.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/202

pagina 2 van 4

Nu de beroepsinstantie vaststelt dat de gevraagde “e-mails van xxx en omgekeerd, e-mails naar xxx met “ABC”, “VMSW”, “Wondelgem” en “Varenstraat” in het onderwerp, in de tekst en/of in de bijlage in de periode 1 september 2019 tot 16 april 2021” kaderen in een privaat geschil tussen het betrokken personeelslid en verzoekster, gaat het in voorliggende casus niet om bestuursdocumenten in de zin van art. I.4.3° Bestuursdecreet. Om deze reden dient het beroep op dit punt te worden afgewezen als onontvankelijk.

Het beroep is voor het overige, met name betreffende de gevraagde “lijst van alle mailverkeer vanaf 1 september 2019 tot 16 april 2021 verstuurd van het adres xxx en ontvangen op het adres xxx met vermelding van datum, uur, ontvanger/verstuurder en onderwerp” ontvankelijk, uiteraard enkel voor zover deze mails geen betrekking hebben op het voormelde privaat geschil tussen het betrokken personeelslid en verzoekster.

Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten.

De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

1.

Oorspronkelijk verzoekschrift

Met haar oorspronkelijk verzoekschrift d.d. 16 april 2021 beoogde verzoekster van de UGent o.m. een lijst te krijgen “van alle mailverkeer vanaf 1 september 2019 tot 16 april 2021 verstuurd van het adres xxx en ontvangen op het adres xxx met vermelding van datum, uur, ontvanger/verstuurder en onderwerp”.

2.

Inhoud van het beroepschrift na ontstentenis van beslissing van de UGent

Middels haar beroep van 13 mei 2021 wenst verzoekster alsnog in het bezit gesteld te worden van de betrokken lijst van vermelde e-mailberichten.

3.

Standpunt van de beroepsinstantie

De beroepsinstantie heeft, om met volle kennis van zaken over het ingediende beroep te kunnen oordelen, op 17 mei 2021 contact opgenomen met de UGent, teneinde wat meer duiding te krijgen over het betrokken dossier, welke op 2 juni 2021 ook effectief werd ontvangen.

De beroepsinstantie beschikt thans over voldoende gegevens om het beroep ten gronde te beoordelen.

Uit de dossiergegevens blijkt dat een lijst van de gevraagde mails als dusdanig niet bestaat. De UGent zou, om aan de vraag van verzoekster te voldoen, de lijst met de gevraagde gegevens dienen aan te maken als een nieuw bestuursdocument. Nu dit een verwerking van de betrokken mails veronderstelt, en artikel II.31, derde lid, van het Bestuursdecreet uitdrukkelijk stelt dat een overheidsinstantie niet verplicht kan worden om een bestuursdocument (of verschillende bestuursdocumenten) te verwerken, dient het beroep op dit punt om deze reden alleen reeds afgewezen te worden als ongegrond.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/202

pagina 3 van 4

Bovendien, en louter ten overvloede, is het zo dat de openbaarmaking van de mailadressen die in de in- en uitgaande mailboxen van xxx voorkomen, uiteraard gepaard zou gaan met de openbaarmaking van de namen en voornamen van tal van natuurlijke personen, wat principieel in strijd is met artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet.

Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van 13 mei 2021 van xxx tegen de ontstentenis van beslissing van de UGent betreffende haar openbaarheidsverzoek van 16 april 2021 is deels onontvankelijk, en deels ontvankelijk doch ongegrond.

Brussel, 17 juni 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/202

pagina 4 van 4