dossier 2022-159.pdf

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/159

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2022/159

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6.

Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.

Voorafgaande procedure Bij mailbericht van 26 april 2022 diende xxx, een verzoek in bij xxx op het mailadres xxx, tot het bekomen van een (digitaal) afschrift van volgende informatie ”in het bezit van het bestuur (incl. in het exclusief bezit van mandatarissen en medewerkers): “1. het volledig dossier rond het Silva Terra initiatief (initieel gepromoot door de burgemeester van Hoeilaart

circa 2017-2018) 2. het decretaal verplichte register van openbaarheid van bestuur aanvragen

Zoals onvermijdelijk in de context van de Vlaamse implementatie van de openbaarheid wetgeving ben ik als aanvrager niet in een positie te weten welke documenten of informatiedragers de gevraagde informatie bevatten bij het opvragen van het "volledig dossier". Daarom geef ik u hier een niet-limitatieve lijst mogelijke informatiebronnen - documenten die de ontstaansgeschiedenis van het Silva Terra initiatief documenteren - relevante correspondentie met externe rechtspersonen (in de breedste zin, dus o.a. buurgemeenten van Hoeilaart, agentschappen zoals [Agentschap Natuur en Bos, Agentschap Wegen en Verkeer], studiebureau's, vzw's zoals de Stichting Zoniënwoud). In deze subset gegevens verwacht ik ook e-mail correspondentie van/naar de burgemeester. de haalbaarheidsstudie waarvan sprake in het artikel op randkrant.be (https://www.randkrant.be/artikel/overkapping-oostelijke-ring-het-silva-terra-project) en op de Silva Terra website - het volledig gunningsdossier voor de haalbaarheidsstudie

www.vlaanderen.be

- het volledig gunningsdossier voor de design en aanschaf van de silvaterra.be website - bewijs van eigendom voor het silvaterra.be internet domein - notulen van college, gemeenteraad en adviesraden die het project besproken hebben, of er beslissingen rond genomen hebben - press releases over het initiatief” Bij mailbericht d.d. 18 mei 2022 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen het uitblijven van een beslissing van de gemeente Hoeilaart. Dit beroep werd geregistreerd op 18 mei 2022.

De gemeente heeft bij de melding van het beroep door de beroepsinstantie op 24 mei 2022 aan de beroepsinstantie meegedeeld dat de vraag terechtkwam in de persoonlijke e-mailbox van de vorige algemeen directeur, xxx, en dat er een automatische out-of-office ingesteld was op de inbox van xxx die verwees naar het algemene mailadres van “algemeen directeur”, maar dat in deze mailbox geen e-mail van de verzoekindiener werd ontvangen.

Na onderzoek van het dossier moet de beroepsinstantie inderdaad vaststellen dat de verzoeker het verzoek tot openbaarheid heeft gericht aan het mailadres van de vroegere algemeen directeur van de gemeente Hoeilaart. Op het moment van het verzoek tot openbaarheid was de out of office van xxx echter geactiveerd. Dit werd aangetoond en bevestigd door de IT-verantwoordelijke van de gemeente. Door de personeelsverantwoordelijke van de gemeente werd aangegeven dat xxx zijn ontslag als algemeen directeur heeft gegeven op 10 februari 2022, dat zijn aanstelling officieel op 30 april 2022 eindigde, maar dat in de praktijk hij zijn materialen heeft ingeleverd op dinsdag 19 april en de overige werkdagen tot en met 30 april heeft opgevuld met jaarlijks verlof. Ook op de website van de gemeente is er de verwijzing, voor de verzoeken inzake openbaarheid, naar het mailadres algemeen.directeur@hoeilaart.be.

De beroepsinstantie is van oordeel dat door beroeper geen geldig openbaarheidsverzoek werd ingediend en dat er bijgevolg dan ook geen beroep kan worden ingesteld tegen het uitblijven van een beslissing van de gemeente, daar de gemeente nooit een openbaarheidsverzoek heeft ontvangen.

Het beroepschrift is derhalve in principe onontvankelijk.

Aanvullend kan de beroepsinstantie nog meegeven dat in de toelichting aan de beroepsinstantie de gemeente (alsook xxx) heeft aangegeven dat het project Silva Terra een persoonlijk initiatief is van de burgemeester van de gemeente Hoeilaart – xxx - en geen initiatief van de gemeente noch een initiatief genomen door xxx in zijn functie als burgemeester van de gemeente.

De gemeente stelt tevens dat xxx reeds eerder een verzoekschrift aan de gemeenteraad van Hoeilaart m.b.t. het project heeft ingediend. Hieraan werd gevolg gegeven door agendering en behandeling ervan op de gemeenteraad van 25 april 2022. Bij mailbericht van 4 mei 2022 heeft xxx een getekend uittreksel van de gemeenteraadszitting van 25 april 2022 in verband met het verzoekschrift met betrekking tot ondertunneling RO – Zoniënwoud Project Silva Terra ontvangen.

De gemeente deelt mee dat er geen “Silva Terra”-project op het niveau van de gemeente bestaat. Behoudens het aangehaalde verzoekschrift en bespreking, stond dit niet op de agenda van de gemeente, gezien het feit dat xxx daar enkel persoonlijk mee bezig is geweest. Op de vraag van de beroepsinstantie of de gemeente Hoeilaart als lokale overheid, of de personeelsleden van de gemeente, de (of sommige van de) door de verzoeker gevraagde documenten mbt het Silva Terra-project in haar bezit heeft/hebben, werd geantwoord dat er, gezien het voorgaande, bijgevolg ook geen “gemeentelijke documenten” in dat verband bestaan.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/159

pagina 2 van 3

Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 18 mei 2022 tegen het vermeend uitblijven van een beslissing van de gemeente Hoeilaart wordt als onontvankelijk beschouwd.

Brussel, 15 juni 2022 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/159

pagina 3 van 3