dossier 2021-302.pdf

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/302

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/302

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6.

Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.

Voorafgaande procedure Op 19 mei 2021 dienden xxx (hierna vermeld als: verzoeker) een openbaarheidsverzoek in bij de Middelbare Steinerschool Vlaanderen te Gent (hierna vermeld als: MSV), waarbij werd verzocht om een afschrift te verlenen van alle verslagen van de hoorzittingen die werden opgemaakt naar aanleiding van de zitting van de beroepscommissie op 11 mei 2021 (i.v.m. de definitieve uitsluiting van de leerling xxx op 23 april 2021), alsook het volledige verslag van de beraadslaging van de beroepscommissie.

Op 31 mei 2021 werd vanuit de MSV een afschrift bezorgd aan verzoeker van het verslag van de hoorzitting van de beroepscommissie met de betrokken leerling en zijn ouders (huidig verzoeker). Van de overige verslagen werd een afschrift geweigerd door de MSV. Op 10 juli 2021 diende verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie tegen de gedeeltelijke weigeringsbeslissing vanwege de MSV. Het beroep werd geregistreerd bij de beroepsinstantie op 12 juli 2021.

Op 9 augustus 2021 werd, in toepassing van artikel II.50, §1, tweede lid van het Bestuursdecreet de beroepstermijn van dertig kalenderdagen verlengd tot een termijn van vijfenveertig kalenderdagen.

Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek tot openbaarmaking dateert van 19 mei 2021.

www.vlaanderen.be

De gedeeltelijke weigeringsbeslissing van de MSV dateert van 31 mei 2021 en maakt geen melding van de beroepstermijn en –modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Bijgevolg start de termijn om een beroep in te dienen overeenkomstig artikel II.48, §1, vierde lid van het Bestuursdecreet pas vier maanden na de kennisgeving van het antwoord.

Op 10 juli 2021 diende verzoeker beroep in tegen de beslissing van de MSV. Het ingediende beroep is bijgevolg tijdig ingediend.

De beroepsinstantie kon vaststellen dat de documenten waarvan een afschrift wordt gevraagd, ontegensprekelijk informatie van persoonlijke aard bevatten, daar het gaat om waardeoordelen over xxx, minderjarige leerling aan de MSV te Gent.

Voor de openbaarmaking van informatie van persoonlijke aard, moet de verzoeker, conform artikel II.40, §3 van het Bestuursdecreet, aantonen dat hij rechtstreeks en persoonlijk in zijn rechtssituatie kan worden geraakt door ofwel (1) de informatie, (2) de beslissing waarop de informatie betrekking heeft of (3) de beslissing ter voorbereiding waarvan het document dat de informatie bevat, werd opgesteld. In datzelfde artikel II.40, §3, in fine van het Bestuursdecreet wordt echter vermeld dat dit belang niet moet worden aangetoond indien de informatie van persoonlijke aard over de aanvrager zelf handelt.

In casu wordt door de beroepsinstantie vastgesteld dat de informatie van persoonlijke aard betrekking heeft op xxx, minderjarige zoon van huidig verzoeker. Verzoekers zijn aldus de wettelijke vertegenwoordigers van hun minderjarige zoon. De beroepsinstantie stelt bijgevolg vast dat de informatie van persoonlijke aard in de opgevraagde documenten betrekking heeft op hun minderjarige zoon, leerling bij de MSV te Gent, en dat zij derhalve over het vereiste belang beschikken.

Het ingediende beroep wordt dan ook als ontvankelijk beschouwd.

Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten.

De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

1.

De aangevochten beslissing

De MSV heeft met zijn beslissing d.d. 31 mei 2021 enkel het verslag van de hoorzitting van de beroepscommissie met de betrokken leerling en zijn ouders (huidig verzoeker) openbaar gemaakt.

Daarnaast werd vanuit de MSV gesteld dat de overige opgevraagde verslagen niet vallen onder openbaarheid van bestuur. Het gaat daarbij enerzijds om de uitgebreide notulen van de beraadslaging van de beroepscommissie, die achter gesloten deuren heeft beraadslaagd en waarvan de gemotiveerde beslissing werd toegestuurd aan verzoeker. Anderzijds gaat het om de verslagen van de hoorzittingen met

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/302

pagina 2 van 5

andere personen die ook werden gehoord door de beroepscommissie in dit dossier. Volgens de MSV kunnen die verslagen niet worden beschouwd als bestuursdocumenten die vallen onder de openbaarheid van bestuur.

2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker stelt een beroep in bij de beroepsinstantie tegen de gedeeltelijke weigeringsbeslissing van de MSV en argumenteert daarbij dat hier wel degelijk sprake is van documenten die wel vallen onder de openbaarheid van bestuur en benadrukt het gegeven dat zij vanuit hun ouderlijk gezag (xxx is minderjarig) recht hebben op een kopie van de opgevraagde verslagen.

3. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie heeft contact opgenomen met de MSV, met de vraag om wat toelichting te geven in dit dossier en vooral aan te geven welke verslagen er nu precies deel uitmaken van dit behandelde dossier door de beroepscommissie op 11 mei 2021, waarbij de definitieve uitsluiting van de leerling xxx werd bevestigd.

Uit de ingewonnen informatie is gebleken, dat er naast het reeds aan verzoeker bezorgde verslag van de hoorzitting van de beroepscommissie met de betrokken leerling en zijn ouders (huidig verzoeker), nog drie andere verslagen in het dossier aanwezig zijn, die betrekking hebben op drie hoorzittingen die plaats vonden binnen de beroepscommissie. Het gaat daarbij om hoorzittingen met de volgende personen: - De afgevaardigde van de directeur en verantwoordelijke voor de vestiging van MSV in Gent, die het tuchtdossier van de betrokken leerling heeft opgevolgd.

- De titularis van de betrokken leerling - De leerlingenbegeleider/zorgcoördinator van de betrokken school De beroepsinstantie kon kennis nemen van de inhoud van de voormelde drie verslagen. Er wordt vastgesteld dat de verslagen niet werden ondertekend, doch wel een datum bevatten en dat de inhoud van de verschillende verhoren zeer summier wordt weergegeven. Dit betekent evenwel niet dat het niet zou gaan om bestuursdocumenten in de zin van het Bestuursdecreet. Naar het oordeel van de beroepsinstantie is dat wel degelijk het geval, daar deze documenten gefinaliseerd zijn en bovenaan elk verslag het logo van de MSV wordt vermeld. Aangezien deze verslagen ook deel uitmaken van het administratief dossier, zo werd bevestigd vanuit de betrokken school aan de beroepsinstantie, kan niet worden akkoord gegaan met het standpunt van de MSV in haar beslissing d.d. 31 mei 2021 dat de verslagen van de hoorzittingen die werden gehouden door de beroepscommissie niet kunnen worden beschouwd als bestuursdocumenten in de zin van het Bestuursdecreet. De beroepsinstantie is van oordeel dat dit wel degelijk wél het geval is en dat de drie verslagen dus principieel voor openbaarmaking in aanmerking komen.

De beroepsinstantie stelt voorts vast dat de inhoud van de drie verslagen van de hoorzittingen zeer summier wordt weergegeven en dat het daarbij gaat om korte beschrijvingen van feiten of gedragingen die steeds betrekking hebben op de betrokken leerling, xxx, minderjarige zoon van huidig verzoeker.

Ook wordt bovenaan elke verslag de samenstelling van de beroepscommissie weergegeven, doch uit de door de beroepsinstantie ingewonnen informatie is gebleken dat verzoeker vooraf werd geïnformeerd over de exacte samenstelling van de beroepscommissie.

De beroepsinstantie ziet dan ook niet in op grond van welke wettelijke of decretale uitzonderingsgrond de openbaarmaking van de drie overige verslagen van de hoorzittingen bij de beroepscommissie niet zou

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/302

pagina 3 van 5

kunnen worden toegelaten. Het ingestelde beroep wordt voor dit onderdeel dan ook als gegrond beschouwd.

Daarnaast vroeg verzoeker ook naar een afschrift van de uitgebreide notulen van de beraadslaging van de beroepscommissie. Verzoeker kreeg eerder al de eigenlijke gemotiveerde beslissing van de beroepscommissie d.d. 11 mei 2021, waarbij de uitsluiting van de betrokken leerling werd bevestigd. De beroepsinstantie heeft navraag gedaan bij de betrokken school omtrent het bestaan van uitgebreidere notulen van de beraadslaging door de beroepscommissie. Vanuit de school werd uitdrukkelijk bevestigd dat er naast de reeds toegestuurde gemotiveerde beslissing van de beroepscommissie geen andere notulen werden opgemaakt van de beraadslaging binnen de beroepscommissie.

In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt een bestuursdocument gedefinieerd als de informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie. Het recht op openbaarheid kan aldus maar uitgeoefend worden voor zover het gaat om informatie die gematerialiseerd werd op een drager.

In casu wordt evenwel door de beroepsinstantie vastgesteld dat de MSV te Gent niet in het bezit is van de door verzoeker opgevraagde uitgebreide notulen van de beraadslaging van de beroepscommissie. daar het een onbestaand document betreft. Daar kan uiteraard geen afschrift van verleend worden.

Het beroepschrift dient, wat dit onderdeel betreft, bijgevolg als ongegrond te worden beschouwd.

Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 10 juli 2021 tegen de gedeeltelijke weigeringsbeslissing vanwege de Middelbare Steinerschool Vlaanderen te Gent wordt als ontvankelijk en gedeeltelijk gegrond beschouwd.

Bijgevolg dienen de volgende documenten openbaar te worden gemaakt door er een afschrift van te verstrekken aan verzoeker: De verslagen van de hoorzittingen van de beroepscommissie d.d. 11 mei 2021 met de volgende personen: - De afgevaardigde van de directeur en verantwoordelijke voor de vestiging van MSV in Gent, die het tuchtdossier van de betrokken leerling heeft opgevolgd.

- De titularis van de betrokken leerling - De leerlingenbegeleider/zorgcoördinator van de betrokken school

Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om de gevraagde bestuursdocumenten te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 (zie artikel II.44, §3, van het Bestuursdecreet).

Brussel, 25 augustus 2021

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/302

pagina 4 van 5

Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/302

pagina 5 van 5