Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/159
Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/159
DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6. Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie. Voorafgaande procedure Op 8 april 2021 diende xxx (verder: verzoeker) een verzoek in bij de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw (verder: VVSG) om een afschrift te bezorgen van de e-mails die verstuurd werden naar de leden van de SDG-werkgroep binnen VVSG met enkele acties/afspraken van deze SDG-werkgroep. Op 9 april 2021 weigerde VVSG om verzoeker een afschrift te verlenen van het gevraagde. Verzoeker diende op 9 april 2021 beroep in bij de beroepsinstantie tegen die weigeringsbeslissing. Het beroepschrift werd geregistreerd op 12 april 2021. Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek tot openbaarmaking dateert van 8 april 2021. De in beroep aangevochten beslissing van VVSG van 9 april 2021 maakt geen melding van de beroepstermijn en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet zodat de beroepstermijn pas aanvangt vier maanden na kennisgeving van de beslissing. Het ingediende beroep van 9 april 2021 is ingesteld binnen de decretaal voorgeschreven termijn, conform artikel II.48, §1, derde lid van het Bestuursdecreet en is bijgevolg ontvankelijk. Gegrondheid van het beroep
www.vlaanderen.be
Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.
1.
Inhoud van het beroepschrift
Verzoeker vroeg in eerste instantie de oorspronkelijk verslagen op van de vergaderingen van de VVSGwerkgroep rond de SDG. VVSG antwoordde na beroep bij de beroepsinstantie (dossier OVB/2021/138) dat dergelijke verslagen niet bestaan, enkel dat "Per vergadering is er een e-mail verstuurd naar de leden van de werkgroep met enkele acties/afspraken." Verzoeker vroeg die e-mails nu bij VVSG op. VVSG wees de aanvraag af aangezien deze stukken zouden kaderen in de "voorbereiding van de besluitvorming over de standpuntbepaling van VVSG." Volgens verzoeker lijkt dit niet consistent met de bewering dat het ging om e-mails met acties en afspraken. In de oorspronkelijke oproep is er overigens sprake van "diensten en procedures van elk van de deelnemende besturen in kaart brengen en op zoek gaan naar overeenstemmingen."
2. Toelichting door VVSG VVSG bezorgde de beroepsinstantie de drie mails die aan de leden van de werkgroep werden verstuurd met de bijhorende documenten. Volgens VVSG kaderen die e-mails in de interne voorbereiding van besluitvorming over de standpuntbepaling die zij als VVSG vzw inneemt. In die hoedanigheid kan zij ze niet ter beschikking stellen aan de vraagsteller. Luidens artikel II.28 van het decreet is de openbaarheidsregelgeving van toepassing op de instellingen met publieke taak, voor bestuursdocumenten wat betreft hun publieke taak. VVSG meent dat voorbereidende vergaderingen met de leden van de vzw niet als een publieke taak kunnen worden beschouwd.
3. Beoordeling door de beroepsinstantie Met de SDG (Single Digital Gateway) -werkgroep wil VVSG een overkoepelend project uitwerken waarbij voor de lokale besturen wordt nagegaan welke lokale dienstverlening en -producten er gevat zijn onder de SDG en hoe de besturen praktisch en efficiënt kunnen aansluiten op het digitale platform om de informatie ter beschikking te stellen. De beroepsinstantie is van oordeel dat de werkzaamheden van de werkgroep wel degelijk kaderen binnen een publieke taakstelling. Zij werkt een begeleidingstraject uit voor de lokale besturen om de implementatie van de SDG-verordening te ondersteunen en te stroomlijnen. Dit komt zowel de gemeentebesturen ten goede als de burger die uiteindelijk op uniforme wijze informatie kan vergaren. De beroepsinstantie stelt vast dat de SDG-werkgroep een plan van aanpak ontwikkelt waarmee VVSG haar doelgroep wil begeleiden in een uniforme toepassing van de SDG-regelgeving. De beroepsinstantie merkt op dat de werkgroep eerder dynamisch te werk gaat, er worden bijvoorbeeld amper of geen verslagen opgemaakt. De werkgroep gaat aan de hand van een mappingoefening na welke processen er onder de SDG vallen, waaraan telkens wordt verder gesleuteld. Er wordt ook gewerkt aan een traject om de inventaris van die processen te koppelen aan het platform waarmee de informatie ter beschikking wordt gesteld. De
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/159
pagina 2 van 3
beroepsinstantie stelt vast dat het SDG-project allerminst is afgerond en dat het mailverkeer hieromtrent niet als afgewerkte documenten kunnen worden beschouwd. Artikel II.33. 2° van het Bestuursdecreet bepaalt dat tenzij het belang van de openbaarheid primeert, de overheidsinstanties, vermeld in artikel II.28, § 1, een aanvraag mogen afwijzen als de aanvraag betrekking heeft op bestuursdocumenten die niet af of onvolledig zijn. De memorie van toelichting bij artikel II.33, 2° van het Bestuursdecreet stelt het volgende: “Het ogenblik waarop een document als "af" kan beschouwd worden, verschilt van document tot document. Zo moet een onderscheid gemaakt worden tussen documenten die worden gemaakt in het kader van een besluitvormingsprocedure en andere documenten. Documenten ter voorbereiding van een besluitvormingsprocedure zijn pas af indien ze een definitieve status hebben verkregen, dit wil zeggen indien ze ondertekend zijn door de persoon die in het kader van deze procedure bevoegd is. Dit betekent geenszins dat er een eindbeslissing in de procedure zou moeten genomen zijn. Ook tussentijdse rapporten, adviezen en nota's zijn openbaar, nog voor de eindbeslissing is gevallen, voor zover ze definitief af zijn, dit wil zeggen ondertekend door de bevoegde persoon, zelfs al zijn deze documenten vatbaar voor wijziging of herziening ten gevolge van nieuwe factoren en elementen. Andere documenten, die niet kaderen in een besluitvormingsprocedure worden door de opsteller(s) zelf van het document gekwalificeerd als zijnde af of niet af. Zo zal een document dat wordt opgesteld door een groep personen, slechts af zijn wanneer de groep besluit dat het document af is, dit wil zeggen dat er niets meer aan het document dient veranderd te worden, wat niet uitsluit dat wijzigingen achteraf mogelijk zijn ten gevolge van nieuwe omstandigheden.” (Parl.St. Vl.Parl. 2017-18, nr. 1656/1, 56-57). Nu het SDG-project zich nog in een uitwerkingsfase bevindt en er volgens de beroepsinstantie geen documenten voorhanden zijn die als gefinaliseerd kunnen worden beschouwd, komen de door verzoeker gevraagde stukken niet in aanmerking voor openbaarmaking. De beroepsinstantie is daarbij van oordeel dat het belang van de openbaarheid ter zake niet primeert. Bijgevolg dient het beroepschrift als ongegrond te worden beschouwd. Na beraadslaging,
BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 9 april 2021 tegen de weigeringsbeslissing vanwege VVSG wordt als ontvankelijk doch ongegrond beschouwd. Brussel, 30 april 2021 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter
https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur
uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/159
pagina 3 van 3