dossier 2022-048.pdf

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/048

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2022/048

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6.

Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.

Voorafgaande procedure Op 18 januari 2022 diende xxx een verzoek in bij de provincie Oost-Vlaanderen met de volgende vraag: “Zijn er na de hoorzitting van 26 november 2021 nog schriftelijke of mondelinge contacten geweest tussen de deputatie, de gouverneur of een of meerdere gedeputeerden enerzijds en de burgemeester of een of meerdere schepenen van de stad Dendermonde anderzijds? Deze contacten kunnen ook verlopen zijn via (kabinets)medewerkers of ambtenaren.

Bij schriftelijke contacten nodig ik u uit mij in kennis te stellen van de betrokken documenten.

Bij mondelinge contacten nodig ik u uit om mij toelichting te geven.“ Op 28 januari 2022 weigerde de provincie Oost-Vlaanderen in te gaan op het verzoek tot openbaarmaking.

Op 18 februari 2022 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen deze weigeringsbeslissing d.d. 28 januari 2022. Dit beroep werd geregistreerd op 21 februari 2022.

Op 18 maart 2022 werd, in toepassing van artikel II.50, §1, tweede lid van het Bestuursdecreet de beroepstermijn van dertig kalenderdagen verlengd tot een termijn van vijfenveertig kalenderdagen.

Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek dateert van 18 januari 2022.

De in beroep aangevochten beslissing van de provincie Oost-Vlaanderen van 28 januari 2022 maakt melding van de beroepsmogelijkheden en -modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het

www.vlaanderen.be

Bestuursdecreet. Het ingediende beroep van verzoeker d.d. 18 februari 2022 is ingesteld binnen de decretaal voorgeschreven termijn, conform artikel II.48, §1, derde lid van het Bestuursdecreet. Voor het onderdeel van het openbaarheidsverzoek waarin er om een afschrift wordt gevraagd van schriftelijke contacten wordt het beroep als ontvankelijk beschouwd.

Wat betreft het onderdeel van het initieel verzoek waarbij de verzoeker vraagt naar toelichting over mondelinge contacten, dient de beroepsinstantie vast te stellen dat dit deel van het beroep onontvankelijk is. Het gaat hier immers om vragen om informatie, niet om een vraag tot afschrift, inzage of uitleg over een bestuursdocument.

Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten.

De beroepsinstantie stelt vast dat het in de vraag naar mondelinge contacten niet gaat om een verzoek tot inzage in, een afschrift van of uitleg bij een bestuursdocument, maar wel om louter informatieve vragen.

De vraag naar mondelinge contacten valt buiten het bestek van de openbaarheidsregelgeving.

Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

1.

Bestreden beslissing

De provincie Oost-Vlaanderen deelde mee aan de verzoeker dat het provinciebestuur niet beschikt over bestuursdocumenten in verband met zijn vraag. Voor zover er al documenten zouden zijn daterend van na de hoorzitting van 26 november 2021, betreft de aanvraag volgens de bestuursinstantie interne communicatie. De aanvraag wordt afgewezen op grond van artikel II.33, 3° van het Bestuursdecreet.

2. Inhoud van het beroepschrift De beroeper beschouwt de beslissing van de provincie Oost-Vlaanderen als een evasief antwoord. Er wordt gesteld dat het ‘provinciebestuur’ over geen documenten beschikt. Of de individuele gedeputeerden dan wel hun kabinetsmedewerkers over geschreven documenten beschikken wordt volgens de beroeper in het midden gelaten. Er wordt in de weigering verwezen naar de uitzonderingsgrond van de interne communicatie, een verwijzing die volgens de beroeper enkel zin heeft als er geschreven en mondelinge communicatie is gevoerd tussen leden van de deputatie en van het college van burgemeester en schepenen van de stad Dendermonde (of hun kabinetten) die hebben kunnen wegen op de besluitvorming binnen de deputatie.

Volgens de beroeper betreft de geweigerde openbaarmaking milieu-informatie.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/048

pagina 2 van 5

Ook kan er volgens de beroeper geen sprake zijn van toepassing van art. II.33, 3° van het Bestuursdecreet aangezien het in casu gaat over communicatie tussen twee lokale besturen doch op twee verschillende beleidsniveaus, namelijk het gemeentelijk en het provinciaal niveau. De opgevraagde documenten betreffen volgens de beroeper schriftelijke en/of mondelinge contacten tussen iemand van het provinciebestuur en iemand van de stad Dendermonde aangaande een administratieve procedure over de eventuele schorsing van de milieuvergunningen van xxx. Er kan dus geen sprake zijn van interne communicatie zodat er geen beroep kan worden gedaan op de uitzonderingsgrond van artikel II.33, 3° van het Bestuursdecreet. Dat geldt in het bijzonder omdat het college van burgemeester en schepenen een adviesinstantie is in het kader van een procedure tot schorsing of opheffing van omgevingsvergunningen, aldus de beroeper.

Bovendien maken de contacten tussen het provinciebestuur en de stad Dendermonde over xxx volgens de beroeper in beginsel deel uit van het administratief dossier van xxx. De onderneming had het recht om zich te kunnen verdedigen in deze procedure – met haar ‘overleven’ in het geding – met kennisname van exact dezelfde stukken over de overheid die over het beroep moest beslissen. Schriftelijke en/of mondelinge contacten tussen enerzijds de beslissende overheid (of een van de personen die tot de beslissende instantie behoort) – de deputatie - en anderzijds de adviserende overheid (of een van de personen die tot de adviesinstantie behoort) – de stad Dendermonde - kunnen nooit interne communicatie uitmaken volgens de beroeper. Er wordt gewezen op het feit op dat het begrip bestuursdocument een zeer ruime invulling kent.

Tenslotte klaagt de beroeper ook aan dat de vereiste belangenafweging ontbreekt bij het inroepen van artikel II.33, 3° Bestuursdecreet. Uit de afweging moet nochtans duidelijk blijken dat het belang dat men wil beschermen zwaarder doorweegt dan het algemeen belang dat gebaat is met de openbaarmaking.

Uit de beslissing van 28 januari 2022 blijkt niet dat er een belangenweging heeft plaatsgevonden volgens de beroeper. Men ziet ook niet in welk belang in hoofde van het provinciebestuur – of bij uitbreiding bij de overheid – zich ertegen verzet dat de gevraagde communicatie wordt aangereikt. Het belang voor xxx is daarentegen duidelijk, aldus de beroeper: haar vergunningen werden door de deputatie voor een tweede maal op korte tijd geschorst en dit tegen het advies van de afdeling Handhaving in.

3. Toelichting door de provincie Oost-Vlaanderen Op 23 februari 2022 contacteerde de beroepsinstantie de provincie Oost-Vlaanderen met het verzoek tot toelichting bij de bestreden beslissing. Op 3 maart 2022 deelde de provincie Oost-Vlaanderen mee aan de beroepsinstantie dat zij, gelet op de toepasselijkheid van de uitzonderingsgrond uit artikel II.33, 3° van het Bestuursdecreet, en dit ongeacht de omstandigheid of tussen de genoemde partijen al dan niet enige communicatie heeft plaatsgevonden, niet is overgegaan tot een bevraging van de gedeputeerden of de gouverneur. Daar komt nog bij dat, hoewel de bevoegde gedeputeerde meermaals door xxx werd gecontacteerd, de procedure tot schorsing van de vergunningen van xxx door de provinciale dienst Omgevingsvergunningen werd behandeld vooraleer de deputatie haar beslissing nam op 16 december 2021.

Eventuele communicaties die tussen de gouverneur, gedeputeerden en schepenen zouden hebben plaatsgevonden, zijn in elk geval in het dossier niet betrokken geweest. In die omstandigheden werd geoordeeld dat naar aanleiding van het openbaarheidsverzoek geen bevraging georganiseerd diende te worden. Indien de openbaarheidsinstantie dat zou wensen, zouden de gouverneur en de gedeputeerden hierover alsnog bevraagd kunnen worden, zo deelde de jurist van de dienst Omgevingsvergunningen van de provincie mee aan de beroepsinstantie.

De uitzonderingsgrond uit artikel II.33, 3° Bestuursdecreet blijft volgens de provincie van toepassing. Er wordt verwezen naar het bovenstaande antwoord voor de afwegingen voor de toepassing van deze

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/048

pagina 3 van 5

uitzonderingsgrond. Ondertussen werd de provincie Oost-Vlaanderen in het kader van dit dossier door xxx, samen met het Vlaamse Gewest en de stad Dendermonde, ook op burgerrechtelijk vlak gedagvaard voor de Rechtbank van Eerste Aanleg Oost-Vlaanderen, afdeling Dendermonde. xxx vordert in die procedure onder meer een schadevergoeding voor de beweerde geleden schade die van de schorsingsbeslissing van de provincie, waarvan wordt beweerd dat deze onwettig zou zijn, het gevolg zou zijn. Gelet op het instellen van die procedure meent de provincie zich heden ook te kunnen beroepen op de uitzonderingsgrond die in artikel II.35, 4° en artikel II.36, § 1, 8° Bestuursdecreet is opgenomen, nl. het niet opwegen van het belang van de openbaarheid tegen het belang van de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid om een eerlijk proces te krijgen. Gelet op de dagvaarding en de vordering tot integrale schadevergoeding acht de provincie zich genoodzaakt haar belangen (met inbegrip van haar financiële belangen) te verdedigen. De wapengelijkheid betreft een essentieel gegeven in de rechten van verdediging van de provincie. De provincie treedt in die procedure op om de wettigheid van haar beslissing te verdedigen, die zij heeft genomen in het kader van haar bevoegdheden om milieuhinder op haar grondgebied te vermijden, en aldus het algemeen belang te dienen. Het belang van de openbaarheid is volgens de provincie in dit geval daarentegen louter een privaat belang van de beroeper. xxx oordeelde volgens de provincie klaarblijkelijk reeds over voldoende elementen te beschikken om haar vordering te ondersteunen. In die omstandigheden meent de provincie niet verplicht te kunnen worden om documenten die in het kader van die procedure mogelijk tegen haar ingezet kunnen worden, in de openbaarheid te brengen. Aangezien deze uitzonderingsgrond ook minstens geldt zolang de burgerlijke procedure aanhangig is, en de beroepsindiener eventueel nadien haar openbaarheidsverzoek kan herhalen, dient de uitzonderingsgrond in dit geval op de openbaarmaking te primeren, zo besluit de provincie OostVlaanderen.

4. Standpunt van de beroepsinstantie Het oorspronkelijke openbaarheidsverzoek omvatte de vraag of er schriftelijke (of mondelinge) contacten geweest zijn tussen de deputatie, de gouverneur of een of meerdere gedeputeerden enerzijds en de burgemeester of een of meerdere schepenen van de stad Dendermonde anderzijds.

Op 26 november 2021 vond een hoorzitting plaats voor xxx. Op 16 december 2021 besliste de deputatie om over te gaan tot een schorsing van omgevingsvergunning van xxx. (wegens onaanvaardbare geurhinder).

In tussentijd werd deze beslissing voorbereid door dienst Omgevingsvergunningen van de provincie. De beslissing tot schorsing van de omgevingsvergunning maakt het voorwerp uit van de gerechtelijke procedure die via dagvaarding van 11 februari 2022, in opdracht van xxx en gericht aan de provincie OostVlaanderen, de stad Dendermonde en het Vlaamse Gewest, werd opgestart.

Uit de besluitvorming tot schorsing van de deputatie zou volgens de beroeper blijken dat schepencollege van Dendermonde verzocht/gesuggereerd heeft om de omgevingsvergunning te schorsen en dat de deputatie zonder dit verzoek niet tot schorsing zou overgegaan zijn.

Op 16 maart 2022 vroeg de beroepsinstantie aan de provincie Oost-Vlaanderen om alsnog te willen overgaan tot een bevraging van de gedeputeerden of de gouverneur, alsook van de betrokken ambtenaren en kabinetsmedewerkers, teneinde concreet na te gaan of er correspondentie voorhanden is die voldoet aan het oorspronkelijke openbaarheidsverzoek. Dit moet de beroepsinstantie in staat stellen om met kennis van de nodige gegevens een toetsing door te voeren van eventuele bestuursdocumenten aan o.m. de uitzonderingsgronden van het Bestuursdecreet die werden ingeroepen in de bestreden beslissing en in het antwoord van de provincie van 3 maart 2022 aan de beroepsinstantie.

Op 25 maart 2022 werd door de provincie aan de beroepsinstantie het resultaat van de bevraging van de gouverneur, gedeputeerden, griffier en (kabinets)medewerkers over eventuele contacten met het College

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/048

pagina 4 van 5

van Burgemeester en Schepenen van Dendermonde in het kader van de schorsingsprocedure van xxx meegedeeld, namelijk dat er geen (schriftelijke) contacten waren na de hoorzitting van 26 november 2021.

Hoewel de bestreden beslissing ten aanzien van de beroeper enigszins misleidend kon overkomen doordat de bestreden beslissing van de provincie op een algemene en voorwaardelijke wijze werd opgesteld (“voor zover er al documenten zouden zijn…”), dient de beroepsinstantie na het ontvangen van deze cruciale informatie redelijkerwijze te besluiten dat er geen documenten voorhanden zijn die voldoen aan het betreffende openbaarheidsverzoek.

Nu een openbaarheidsverzoek enkel maar betrekking kan hebben op bestaande informatie die in het bezit is van een overheidsinstantie, zoals omschreven in artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet, dient het beroep voor wat betreft de door de beroeper geviseerde schriftelijke contacten dan ook als ongegrond te worden beschouwd.

Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 18 februari 2022 tegen de weigeringsbeslissing van de provincie OostVlaanderen naar aanleiding van het openbaarheidsverzoek van 18 januari 2022 wordt als deels onontvankelijk, deels ontvankelijk en ongegrond beschouwd.

Brussel, 31 maart 2022 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/048

pagina 5 van 5