dossier 2020-016.pdf

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/016

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2020/016

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6.

Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.

Voorafgaande procedure Op 20 december 2019 diende xxx een verzoek in bij de stad Ieper om inzage te verlenen van alle bestuursdocumenten en e-mail communicatie naar eender wie binnen of buiten Stad Ieper, ambtenarij, verkeersexperten, adviserende organisaties die de Stad Ieper gebruikt, kabinetsmedewerkers (bv. Vlaamse parlement)... met betrekking tot zijn vraag om iets te doen aan de problematiek in de Masscheleinlaan met fietsers op het voetpad (cfr. beslissing van de stad Ieper en verslag van de Verkeerscommissie).

De stad Ieper heeft nagelaten om binnen de decretaal voorgeschreven termijn een beslissing te treffen.

Op 11 januari 2020 diende xxx beroep in bij de beroepsinstantie tegen de ontstentenis van beslissing door de stad Ieper. Dit beroep werd geregistreerd op 13 januari 2020.

Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijk verzoek dateert van 20 december 2019. Op 11 januari 2020, de datum van het beroepschrift, was de wettelijk gestelde beslissingstermijn van 20 dagen verstreken. Aangezien binnen de wettelijke termijn een beslissing van de stad Ieper is uitgebleven, heeft de termijn van beroep in overeenstemming met artikel II.48 van het Bestuursdecreet daardoor geen aanvang genomen. Het beroepschrift d.d. 11 januari 2020 werd dan ook tijdig ingesteld.

Het beroep is bijgevolg ontvankelijk.

www.vlaanderen.be

Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van ĂŠĂŠn of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

1.

Bestreden beslissing

Aanleiding tot het openbaarheidsverzoek van xxx vormt de heraanleg van een fietspad in de Masscheleinlaan. In de zomer van 2016 werd in de Masscheleinlaan gewerkt. Voor de heraanleg werd gefietst aan de achterzijde van geparkeerde voertuigen, die haaks ten opzichte van de rijbaan stonden opgesteld.

In navolging van deze werken werden langsparkeerstroken voorzien en werd het fietspad aangelegd tussen de parkeerstrook en het voetpad. Ter hoogte van het begin van de parkeerstrook is in het fietspad een asverschuiving aanwezig.

Op 15 september 2019 werd door xxx via mail aan de dienst mobiliteit van de stad Ieper een melding overgemaakt betreffende deze vernieuwde verkeerssituatie. Op 17 september 2019 werd een ontvangstmelding verstuurd naar de verzoeker waarin werd opgenomen dat de melding zou worden besproken op de verkeerscommissie van oktober. Dit punt kwam aan bod op de technische verkeerscommissie van 17 oktober 2019. De technische verkeerscommissie betreft een adviesorgaan van de gemeenteraad en van het College van Burgemeester en Schepenen. In deze commissie zetelen de schepen van mobiliteit, de lokale politie, het Agentschap Wegen en Verkeer (voor de punten betreffende gewestwegen), de technische dienst en de dienst mobiliteit. Verslagen van deze commissie worden ter goedkeuring voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen. Het verslag van de technische verkeerscommissie van 17 oktober 2019 werd in het College van Burgemeester en Schepenen dd. 4 november 2019 besproken. Op 27 november 2019 werd er vanuit de dienst Mobiliteit geantwoord aan de verzoeker dat er geen verdere infrastructurele maatregelen zullen genomen na zijn melding over de problematiek.

Op 4 december 2019 werd door betrokkene een mail verstuurd naar de burgemeester en de mobiliteitsambtenaar in kader van openbaarheid van bestuur. Deze werd beantwoord op 11 december 2019, waarbij een uittreksel van de notulen van het College van Burgemeester en Schepenen werd toegevoegd.

Op 20 december 2019 werd er door de verzoeker een mail verstuurd naar de dienst Openbaar domein van de stad Ieper waarbij de verzoeker een bijkomende toelichting vraagt. Hij stelt dat hij van de stad Ieper de brief met referte D.TD.VSE/VKC/1185 betreffende zijn vorig verzoek om inzage te krijgen in het verslag van de Verkeerscommissie heeft ontvangen maar merkt op dat er: 1. Geen inhoudelijke bespreking wordt vermeld in dat verslag; 2. Er geen vermelding is van enig onderzoek; 3. Geen enkele afweging wordt vermeld pro of contra;

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/016

pagina 2 van 5

4 Er een negatief advies werd gegeven dat letterlijk zegt "Er wordt negatief advies verleend om hieromtrent maatregelen te nemen"; 5. Er geen onderbouwing is voor dit negatief advies dat wordt gegeven in het verslag; 6. De beslissing die hem eerder in december 2019 door Stad Ieper is medegedeeld niet overeenkomt met het advies van de Verkeerscomissie; dat er in de beslissing een inhoudsloze onderbouwing wordt gegeven die niet in het verslag van de Verkeerscommissie staat.

De verzoeker stelt dat hij wenst te begrijpen op welke basis en grond er dus is beslist om niets te doen aan een onveilige situatie die hij heeft gemeld en wie er die bijkomende (maar inhoudsloze) motivatie heeft bijgezet. Daarom verzocht hij opnieuw om inzage, meer bepaald om alle bestuursdocumenten en e-mail communicatie in te zien omtrent zijn vraag om iets te doen aan de problematiek in de Masscheleinlaan met fietsers op het voetpad. Daarmee bedoelt hij alle e-mails naar eender wie binnen of buiten Stad Ieper, ambtenarij, verkeersexperten, adviserende organisaties die Stad Ieper gebruikt en kabinetsmedewerkers (bv.

Vlaamse parlement...)

De verzoeker beoogt eender welk document of e-mail 1. dat verklaart hoe deze beslissing is gemaakt; 2. dat verklaart waarom er geen motivatie is gegeven door de Verkeerscommissie; 3. dat verklaart waarom er WEL een (weliswaar inhoudsloze) motivatie werd medegedeeld door Stad Ieper eerder deze maand; 4. eender welk andere relevant document of e-mail.

Bij gebrek aan een verdere reactie vanwege de stad Ieper tekende xxx beroep aan.

2. Toelichting door de stad Ieper Teneinde met kennis een beslissing te kunnen nemen contacteerde de beroepsinstantie op 14 januari 2020 de stad Ieper met het verzoek tot toelichting bij de ontstentenis van beslissing.

Op 22 januari 2020 deelde de algemeen directeur van de stad Ieper mee dat de aanvraag om inzage niet aan hem was gericht en dus ook niet direct in het kader van de procedure toegang tot bestuursdocumenten werd opgevat door de betrokken dienst, temeer gezien reeds voorgaande communicatie hieromtrent. In die zin werd de aanvraag niet geregistreerd, tot de stad Ieper melding kreeg van het beroep.

De stad Ieper bezorgt aan de beroepsinstantie de communicatie tussen de betrokken dienst en xxx in dit dossier, alsook een korte nota van wat in deze aan communicatie is gevoerd met xxx. De algemeen directeur deelt het volgende mee:

“Wat het concrete openbaarheidsverzoek van 20 december 2019 betreft die geen antwoord kreeg en daardoor aanleiding gaf om beroep in te dienen, uit de algemeen directeur de volgende bedenkingen: - Vooreerst kreeg de verzoeker een antwoord op zijn vraag gericht aan de verkeerscommissie, zij het dat hij inhoudelijk niet akkoord gaat en daarom dus opnieuw een vraag stuurde.

- Hetgeen hij vraagt is echt wel zeer ruim beschreven, “alle bestuursdocumenten en e-mail communicatie naar eender wie binnen of buiten Stad Ieper, ambtenarij, verkeersexperten, adviserende organisaties die

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/016

pagina 3 van 5

Stad Ieper gebruikt, kabinetsmedewerkers bv Vlaamse parlement...�. Men kan zich de vraag stellen of dergelijke formulering nog kan aanzien worden als een redelijke vraag, zelfs al zou dit in concreto eigenlijk niet om veel stukken gaan.

- Er is enkel het verslag van de technische verkeerscommissie, ook toegevoegd in bijlage. Andere bestuursdocumenten zijn er in deze niet, behoudens nog een foto van de locatie en een beslissing van het college van burgemeester en schepenen waarbij het verslag wordt goedgekeurd, in casu in zitting van 4 november 2019. Deze beslissing vindt u eveneens in bijlage.

- In de verkeerscommissie worden dossiers hoofdzakelijk mondeling behandeld. De neerslag daarvan zit in het verslag en wordt, gezien het grote aantal dossiers beperkt tot vraagstelling en conclusie. Dit is de gebruikelijke manier van werken van deze commissie.

- Door het tijdstip waarop de vraag gesteld werd en rekening houdend met de kerst- en eindejaarsperiode, werd er inderdaad niet tijdig op gereageerd. Zoals eerder gezegd ging de dienst er ook van uit dat alle zinvolle informatie al bezorgd was. Alleen is het inhoudelijk antwoord niet hetgeen betrokkene had willen bekomen.�

Hiermee rekening houdend kunnen wij xxx eigenlijk enkel nog het verslag bezorgen en die collegebeslissing, wat wij zeker bereid zijn te doen.�

3. Standpunt van de beroepsinstantie De beroepsinstantie stelt enerzijds vast dat de beroeper reeds bepaalde afschriften van bestaande bestuursdocumenten ontvangen heeft van de stad Ieper. Omdat hij echter geen genoegen neemt met de inhoud van deze documenten, diende hij een nieuw openbaarheidsverzoek in op 20 december 2019.

De beroepsinstantie stelt anderzijds vast dat de algemeen directeur enkele bedenkingen uit bij de vragen die beroeper stelde in het kader van de openbaarheid van bestuur, onder meer met betrekking tot de inhoud van de reeds bezorgde documenten (en de kritiek daarop van de beroeper), alsook met betrekking tot de omvang van de openbaarheidsverzoeken van xxx.

Essentieel voor de beoordeling van het voorliggend beroep is echter de bewering van de stad Ieper dat er geen andere bestuursdocumenten voorhanden zijn dat hetgeen er reeds bezorgd werd, behoudens nog een foto van de locatie en een beslissing van het college van burgemeester en schepenen waarbij het verslag wordt goedgekeurd, in casu in zitting van 4 november 2019.

In de Verkeerscommissie zouden dossiers hoofdzakelijk mondeling worden behandeld, aldus de algemeen directeur. De neerslag daarvan zit in het verslag en wordt, gezien het grote aantal dossiers, beperkt tot vraagstelling en conclusie.

Voorts geeft de algemeen directeur aan dat men ervan uitging dat alle zinvolle informatie al bezorgd was, alleen is het inhoudelijk antwoord niet hetgeen betrokkene had willen bekomen.

Tenslotte geeft de algemeen directeur nog aan bereid te zijn om het verslag van de verkeerscommissie nog te bezorgen, alsook een afschrift van de collegebeslissing van 4 november 2019

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/016

pagina 4 van 5

In artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet wordt de term “bestuursdocumenten” gedefinieerd als: “alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie”. Aangezien de stad Ieper aangeeft niet over meer documenten te beschikken dan hetgeen reeds aan de beroeper bezorgd zou zijn en daarnaast nog een verslag van de verkeerscommissie en een collegebeslissing van 4 november 2019 zal toesturen, kan zij kennelijk geen andere documenten overmaken aan de beroeper dan deze zoals hierboven vermeld.

Om deze redenen wordt het beroep deels als gegrond en deels ongegrond beschouwd.

Na beraadslaging

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 11 januari 2020 tegen de ontstentenis van beslissing van de stad Ieper wordt als ontvankelijk en gedeeltelijk gegrond, gedeeltelijk ongegrond beschouwd.

Bijgevolg dienen de volgende bestuursdocumenten nog openbaar te worden gemaakt door er een afschrift van te verstrekken: - verslag van de verkeerscommissie d.d. 17 oktober 2019; - collegebeslissing van 4 november 2019 met foto van de locatie.

Geen toestemming tot hergebruik van bestuursdocumenten In zoverre dit beroep geheel of gedeeltelijk gegrond werd verklaard, geldt dat deze inwilliging van de aanvraag tot openbaarmaking GEEN toestemming inhoudt om het/de gevraagde bestuursdocument(en) te hergebruiken, als vermeld in titel II, hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Brussel, 6 februari 2020 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

//////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// // https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2020/016

pagina 5 van 5