dossier 2022-174.pdf

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/174

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2022/174

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6.

Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.

Voorafgaande procedure Op 28 februari 2022 diende xxx (verder: verzoeker) een verzoek in bij de stad Halle om een afschrift te verlenen van: - de verslagen van alle vergaderingen in het kader van het periodieke structurele overleg tussen het stadsbestuur en de parkeerfirma OPC, die plaatsvonden in de periode van 1 maart 2021 tot 28 februari 2022.

In het bijzonder, maar niet uitsluitend, de verslagen van het structurele overleg op 27 april 2021 en op 8 juni 2021.

- alle informatie (zoals verslagen van vergaderingen met de parkeerfirma, adviezen van de juridische dienst van de stad, informatie-uitwisselingen en communicatie met de parkeerfirma (incl.e-mails), en andere) die in het bezit is van het stadsbestuur of zijn medewerkers in uitoefening van hun ambt en die te maken heeft met één of meerdere van de meldingen/klachten gericht aan de stad met de volgende registratienummers: M2103 2566, M2104 1363, M2104 1526, M2106 3511,M2106 0595, M2106 0695, M2106 2709, M2106 3511 Op 18 maart, 25 maart en 29 april 2022 bezorgde de stad Halle verzoeker de gevraagde documenten, waarbij de namen van de individuele medewerkers van het parkeerbedrijf werden geanonimiseerd.

Verzoeker stelde op 25 mei 2022 bij de beroepsinstantie beroep in tegen de gedeeltelijke openbaarmaking door de stad Halle.

Het beroepschrift werd geregistreerd op 25 mei 2022.

www.vlaanderen.be

Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek dateert van 28 februari 2022.

De stad Halle bezorgde verzoeker de gevraagde documenten op 18 maart 2022 en op 25 maart en 29 april 2022, na verzoeker een vraag om verduidelijking te hebben gesteld waarop verzoeker op 22 maart 2022 heeft geantwoord. Aangezien deze drie reacties van de stad Halle betrekking hebben op hetzelfde oorspronkelijke verzoek van verzoeker, oordeelt de beroepsinstantie dat voor het ontvankelijkheidsonderzoek enkel dient rekening gehouden te worden met de reactie van de stad Halle d.d.

29 april 2022, waarmee de laatste documenten aan verzoeker werden overgemaakt.

Verzoeker stelt in zijn beroep dat de stad Halle de antwoordtermijnen uit het Bestuursdecreet niet heeft gerespecteerd. De beroepsinstantie stelt vast dat de stad Halle de termijnen zoals vooropgesteld in artikel II.43 Bestuursdecreet inderdaad niet heeft nageleefd. Paragraaf 2 van dat artikel bepaalt dat als de aanvraag overeenkomstig artikel II.42 kennelijk onredelijk is of op een te algemene wijze geformuleerd is, een nieuwe termijn van twintig kalenderdagen begint te lopen vanaf het moment dat de aanvrager zijn aanvraag gespecificeerd of vervolledigd heeft. In casu begon de nieuwe termijn te lopen op 22 maart 2022, waardoor het finale antwoord van de stad Halle van 29 april 2022 ruimschoots buiten de behandelingstermijn viel.

Een laattijdig antwoord op een openbaarheidsverzoek kan echter enkel worden beschouwd als een ontstentenis van beslissing van de betrokken overheidsinstantie. Evenwel heeft de stad Halle inmiddels het openbaarheidsverzoek van verzoeker afgehandeld vóórdat verzoeker zijn beroep indiende, waardoor het overschrijden van de behandelingstermijn door de stad Halle ter zake geen invloed heeft op het ontvankelijkheidsonderzoek.

De beslissing van de stad Halle d.d. 29 april 2022 maakt melding van de beroepsmogelijkheid en modaliteiten, zoals voorgeschreven in artikel II.43, §1, derde lid van het Bestuursdecreet.

Het beroepschrift van verzoeker d.d. 25 mei 2022 is tijdig ingediend en ontvankelijk.

Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten.

De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

1.

Bestreden beslissing

Op 18 maart, 25 maart en 29 april 2022 bezorgde de stad Halle verzoeker de gevraagde documenten, waarbij de namen van de individuele medewerkers van het parkeerbedrijf werden geanonimiseerd.

2. Inhoud van het beroepschrift

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/174

pagina 2 van 4

Het beroepschrift van verzoeker luidt als volgt:

“1. De documenten die werden toegezonden, worden voorgesteld als de door mij gevraagde verslagen van vergaderingen tussen de stadsdiensten met de concessiehouder (parkeerfirma). De Stad Halle beweert dat de namen van individuele medewerkers van het parkeerbedrijf (persoonsgegevens) geanonimiseerd werden. De documenten bevatten geen deelnemerslijst. De correcte handelwijze was geweest om de namen onleesbaar te maken in het originele document. De toegezonden stukken zijn derhalve niet de originele verslagen die gevraagd werden.

Hierbij moet worden opgemerkt dat de toegezonden documenten hoegenaamd niet kwalificeren als verslag van een ambtelijke vergadering: - Er is geen lijst van aanwezigen , noch van afwezigen die verontschuldigd werden.

- Er is geen aanduiding wie het verslag opstelde - De zogenaamde verslagen zijn summier (eerder agendapunten dan een samenvatting of conclusie van een bespreking). Opmerkelijk is het veelvuldig voorkomen van vraagtekens en het ontbreken van duidelijke actiepunten (en helemaal niet met een timing).

Opmerkelijk in dit verband is dat de zogenaamde verslagen druppelsgewijs toegestuurd werden.

Ik wens de originele verslagen te ontvangen, waar nodig (zoals wettelijk voorzien) geanonimiseerd door namen van personen onleesbaar te maken.

2. Het document dat toegezonden werd als verslag van 27 april 2021 is onvolledig en foutief.

- De datum vermeld in het document is foutief.

- De zin “E-ID oplossing via de website van OPC volledig werkend – burgers kunnen via” is een onvolledige zin Ik wens het volledige verslag (origineel en, waar wettelijk voorzien, geanonimiseerd door namen van personen onleesbaar te maken).”

3. Toelichting door de stad Halle Om voldoende geïnformeerd te kunnen oordelen heeft de beroepsinstantie de stad Halle om een reactie gevraagd. Op 31 mei 2022 bezorgde de stad Halle de beroepsinstantie de gevraagde documenten en gaf hierbij volgende reactie:

“De verslagen van de stuurgroep worden opgemaakt door medewerkers van het parkeerbedrijf en zijn niet gebonden aan vormvereisten. De verslagen werden overgemaakt aan xxx van zodra in ons bezit en zijn in tegenstelling tot wat xxx beweert - de originele versies. Deze zijn niet gewijzigd behalve wat betreft het onleesbaar maken van de namen van de medewerkers van het parkeerbedrijf.

De wens van het parkeerbedrijf om de namen van hun medewerkers onleesbaar te maken is o.i. gerechtvaardigd op basis van artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet. In bijlage vindt u het mailverkeer met het parkeerbedrijf met de originele versies van de verslagen. De stad beschikt over geen andere verslagen of bestuursdocumenten.”

4. Beoordeling door de beroepsinstantie De beroepsinstantie heeft de originele versies van de door verzoeker opgevraagde documenten kunnen inkijken en heeft deze vergeleken met de afschriften die aan verzoeker werden bezorgd. De beroepsinstantie kan enkel maar vaststellen dat het afschrift dat verzoeker verkreeg van de door hem gevraagde documenten, volledig overeenstemt met de originele versies ervan, met uitzondering van de persoonsgegevens die daarin werden gewist.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/174

pagina 3 van 4

De beroepsinstantie wijst er in dat verband op dat nergens wordt bepaald op welke wijze persoonsgegevens dienen te worden geanonimiseerd. Het volstaat dat die gegevens onleesbaar worden gemaakt en de betreffende persoon niet langer kan worden geïdentificeerd. Bovendien is het zo dat in de originele documenten evenmin een deelnemerslijst of de naam van de verslaggever worden vermeld.

Het beroepschrift dient bijgevolg als ongegrond te worden beschouwd Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 25 mei 2022 tegen de gedeeltelijke weigeringsbeslissing van de stad Halle d.d. 29 april 2022 wordt als ontvankelijk en ongegrond beschouwd.

Brussel, 13 juni 2022 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno Asscherickx, Voorzitter

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/174

pagina 4 van 4