dossier 2021-341.pdf

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/341

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2021/341

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur

Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6.

Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.

Voorafgaande procedure Op 2 juli 2021 diende xxx (verder: verzoeker een verzoek in bij de stad Zoutleeuw om een afschrift te verlenen van de volgende documenten: 1) De beslissing van de gemeenteraad van 1/7/2021 ‘Beheersovereenkomst met het OCMW’, met inbegrip van alle bijlagen en de documenten aanwezig in het dossier, zoals de beslissingen van het MAT, vakbondsoverleg, inventarisatie huidige en toekomstige taaklast en bijhorende weging, aangepaste functiebeschrijvingen e.d.m.; 2) De beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 1/7/2021 ‘Beheersovereenkomst met de stad Zoutleeuw – bespreking en besluit’, met inbegrip van alle bijlagen en de documenten aanwezig in het dossier, zoals de beslissingen van het MAT, vakbondsoverleg, inventarisatie huidige en toekomstige taaklast en bijhorende weging, aangepaste functiebeschrijvingen e.d.m.; 3) De goedgekeurde notulen van alle vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen voor de periode van 1/1/2020 tot op heden; 4) Het dossier van de risico-analyse van IDEWE.

www.vlaanderen.be

Op 28 juli 2021 verlengde de stad Zoutleeuw de antwoordtermijn in dit openbaarheidsverzoek. Dit was buiten de decretaal vastgelegde initiële termijn van twintig kalenderdagen om het verzoek te beantwoorden.

Op 13 augustus 2021 bezorgde de stad de gevraagde documenten sub punten 1 en 2 aan verzoeker en vroeg hem om zijn verzoek m.b.t. punt 3 conform artikel II.42 Bestuursdecreet nader te specifiëren.

Verzoeker diende enkel tegen dit laatste op 18 augustus 2021 bij de beroepsinstantie beroep in. Er werd geen beroep ingesteld m.b.t. het gevraagde onder punt 4.

Het beroepschrift werd geregistreerd op 18 augustus 2021.

Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek dateert van 2 juli 2021. Het beroep van verzoeker is gericht tegen de vraag d.d.

13 augustus 2021 tot specificering van zijn verzoek. Verzoeker ging niet in op deze vraag, maar diende beroep in tegen het gebrek aan positieve beslissing na het verstrijken van de op 28 juli 2021 laattijdig verlengde termijn.

Gelet op het feit dat de stad de termijn om een beslissing te nemen laattijdig verlengde, en dan nadien nog eens een verzoek tot specificering m.b.t. de gevraagde notulen van het college deed, is de beroepsinstantie van oordeel dat hier sprake is van een ontstentenis van beslissing m.b.t. deze gevraagde documenten binnen de decretaal bepaalde termijnen.

In dit geval neemt de termijn om een beroep in te stellen conform artikel II.48 Bestuursdecreet geen aanvang; het beroepschrift is bijgevolg ontvankelijk.

Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten. De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

1.

Ontstentenis van beslissing m.b.t. de gevraagde notulen van het college

In haar beslissing stelt de stad Zoutleeuw: ‘Gelet op het feit dat het noodzakelijk is om al deze collegebesluiten te anonimiseren/filteren van persoonsgegevens, is de behandeling van deze vraag zeer arbeidsintensief en tijdrovend voor de betrokken dienst/medewerker van de stad, met een mogelijke verstoring van de normale werking van deze dienst tot gevolg. Eén en ander geldt des te meer nu u via de besluitenlijsten op de website van de stad ook perfect zou kunnen aangeven welke besluiten u precies wenst te komen (sic), minstens over welke materies/aangelegenheden u besluiten wenst te bekomen.

Daarom verzoek ik u dat u uw aanvraag conform art. II.42 Bestuursdecreet nader zou specifiëren (bv. onder verwijzing naar de beschikbare besluitenlijsten en/of de aangelegenheden waarover u besluiten wenst te bekomen).’

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/341

pagina 2 van 8

Zoals hierboven uiteengezet, dient deze laattijdige vraag tot specificering van het verzoek beschouwd te worden als een ontstentenis van beslissing m.b.t. de gevraagde collegebesluiten.

2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker stelt op 18 augustus 2021 beroep in tegen deze weigeringsbeslissing van de stad Zoutleeuw, met de volgende argumentatie: -

Deze bestuursdocumenten werden mij niet in afschrift bezorgd binnen de (reeds met 20 kalenderdagen verlengde) termijn, voorzien in het Bestuursdecreet;

-

Deze collegebesluiten mogen en moeten slechts worden geanonimiseerd, voor zover het college een beoordeling of een waardeoordeel heeft opgenomen, of de beschrijving van een gedrag waarvan het ruchtbaar maken aan die persoon een kennelijk nadeel kan berokkenen; als er al beslissingen in die zin zijn getroffen, zijn deze uiterst beperkt; het komt mij voor dat de algemeen directeur verkeerdelijk de mening is toegedaan dat alle beslissingen waarin een naam of gemakkelijk identificeerbaar persoon voorkomt moet worden aanzien als een zgn. ‘document van persoonlijke aard’;

-

Voor een afdoende verdediging van mijn belangen dien ik over de volledige notulen te beschikken, zoals gevraagd in mijn brief van 2.07.2021; ik dien hiervoor geen belang aan te tonen; ik vraag welomschreven en eenvoudig beschikbare documenten op; de ‘mogelijke verstoring van de normale werking van deze dienst’ waarvan de algemeen directeur gewag maakt, is in voorkomend geval louter het gevolg van een verkeerde interpretatie van de regelgeving door de algemeen directeur; uitsluitend de documenten van persoonlijke aard mogen en moeten worden geanonimiseerd.

3. Toelichting door de stad Zoutleeuw

Om met voldoende kennis van zaken te kunnen oordelen heeft de beroepsinstantie de stad Zoutleeuw om een reactie gevraagd. Op 25 augustus 2021 bezorgde de stad Zoutleeuw de beroepsinstantie de volgende toelichting.: De stad blijft erbij dat het verzoek van xxx -zonder nadere verduidelijking en/of concretisering- kennelijk onredelijk is van aard en de goede werking van de diensten weldegelijk ernstig zal belasten/verstoren, gelet op de noodzakelijke -inhoudelijke- analyse die hiermee zou gepaard gaan. Het beroepschrift maakt ook duidelijk dat de stad Zoutleeuw desgevallend gerechtigd zou (kunnen) zijn om deze openbaarheidsvraag integraal te weigeren op basis van art. II.35, 4° van het Bestuursdecreet, indachtig de (talrijke) procedures die door xxx werden ingeleid tegen de stad en het OCMW Zoutleeuw.

Verzoeker vraagt inzage in alle besluiten van het college van burgemeester en schepenen, ongeacht de aangelegenheid, en dit vanaf 1 januari 2020 tot op heden (lees: voor een periode van méér dan anderhalf jaar). In de wetenschap dat het college van burgemeester en schepenen in juni ’21 -op basis van de besluitenlijsten- alleen al 92 beslissingen heeft genomen, behoeft het volgens de stad weinig duiding dat deze vraag te vaag en/of kennelijk onredelijk is. Daarom werd xxx per e-mail van 13 augustus 2021 verzocht om zijn aanvraag te willen specificeren, daar de vereiste analyse/anonimisering van deze besluiten de behandeling van de vraag zeer arbeidsintensief en tijdrovend zou maken voor de betrokken dienst/medewerker van de stad, met een mogelijke verstoring van de normale werking voor gevolg.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/341

pagina 3 van 8

Anders dan verzoeker meent, zal het weldegelijk noodzakelijk zijn om alle besluiten waarvan de inzage wordt gevraagd -inhoudelijk- te analyseren op gegevens die kunnen raken aan de persoonlijke levenssfeer, dewelke hier in voorkomend geval uit moeten gefilterd worden. De stad verwijst naar een beslissing van de beroepsinstantie d.d. 2 februari 2017 (OVB/2017/9).

Een dergelijke analyse van honderden beslissingen van het college van burgemeester en schepenen op gegevens betreffende de persoonlijke levenssfeer (of andere dwingende uitzonderingsgronden uit het Bestuursdecreet) zal de behandeling van deze vraag -zonder twijfel- te arbeidsintensief en tijdrovend maken, met een verstoring van de normale werking van de stadsdiensten voor gevolg. De stad verwijst hiervoor ook naar de beslissing van de beroepsinstantie in dossier OVB/2005/75 dat betrekking had op een geringer aantal beslissingen van een college van burgemeester en schepenen, en waarin gesteld werd dat de aanvraag niet op zich beoordeeld moest worden, maar in het licht van de totaliteit van de vorige vragen tot openbaarmaking van bestuursdocumenten die door de verzoeker werden gesteld.

De stad stelt verder dat de stelling van verzoeker dat er slechts een beperkte analyse moet gebeuren met enkel een filtering van gegevens bij opname van concrete waardeoordelen in de besluitvorming, haaks staat op de actieve openbaarheidsplichten van de stad Zoutleeuw. Zo bepaalt Omzendbrief KB/ABB 2018/4 dat er bij actieve openbaarheid onder andere geen persoonsgegevens (namen, adressen, rekeninguittreksels, rijksregisternummers …) van burgers en personeelsleden openbaar (mogen) gemaakt worden, tenzij de betrokkenen hun instemming geven. Tot op heden heeft de stad Zoutleeuw geen enkele verduidelijking mogen ontvangen van verzoeker van de concrete (aangelegenheid van) besluiten van het college van burgemeester en schepenen waarvan de inzage wordt gevraagd.

De stad meent dat hierdoor ook de toepassing van art. II.33, 1° van het Bestuursdecreet in het vizier komt: ‘Tenzij het belang van de openbaarheid primeert, mogen de overheidsinstanties, vermeld in artikel II.28, § 1,

een aanvraag afwijzen als de aanvraag kennelijk onredelijk blijft of op een te algemene wijze geformuleerd blijft, na een verzoek van de betrokken instantie tot herformulering van de eerste aanvraag als vermeld in artikel II.42.’

Op verzoek van de beroepsinstantie deelde de stad op 13 september 2021 met betrekking tot de ‘kennelijke onredelijkheid’ nog de volgende aanvulling mee: ‘Om één en ander concreet te duiden: het college van burgemeester en schepenen heeft in de periode 1

januari 2021 tot 13 september 2021 maar liefst 535 beslissingen genomen (waarvan er dus elk te analyseren notulen zijn). Aangenomen dat het analyseren en desgevallend anonimiseren van elk van deze beslissingen op mogelijke uitzonderingsgronden slechts 5 minuten in beslag zou nemen (per beslissing), zou dit concreet inhouden dat de vraagstelling van xxx enkel voor jaar 2021 een werklast met zich zou meebrengen van zo’n 44u en 35min.

Uiteraard bedraagt het aantal beslissingen van het college van burgemeester en schepenen gedurende het (gehele) jaar 2020 nog meer in aantal. Zodat het redelijkerwijze kan aangenomen worden dat de behandeling van de vraag van xxx (minimaal) zo’n 90u werk met zich zal meebrengen.

Rekening houdende met de vaststelling dat er momenteel 5,5 VTE’s (op een totaal van 79,88 VTE’s) werkzaam zijn bij de stad én het OCMW op de dienst ‘beleid en organisatie’ (afdelingen secretariaat en interne zaken) - die in voorkomend geval belast zou (moeten) worden met de openbaarheidsvraag van xxx - zou het voorgaande dus betekenen dat maar liefst 2,5 VTE’s zich (concreet: 3 medewerkers) meer dan een hele week moeten bezigen met de vraag van xxx.

Bij de stad alleen zijn het slechts 3,5 VTE, waarvan 2,5VTE’s zich meer dan een hele week zouden moeten bezigen met de vraag van xxx.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/341

pagina 4 van 8

Dit uiteraard ten koste van al het andere werk dat deze medewerkers gebruikelijk leveren op de tijdspanne van één week én nog afgezien van (i) de vaststelling dat deze medewerkers zich in de hogere graden (nl. A B, C4-C5) van het lokale bestuur situeren (lees: die -gebruikelijk- met andere, meer complexe taken zijn belast), en (ii) de beperkte behandeltijd voor openbaarheidsvragen dewelke mogelijks ook nog eens doorkruist wordt door (iii) verlof- en ziekteregelingen van deze medewerkers.

Feit is bovendien dat onderhavig dossier uiterst gevoelig ligt bij de personeelsleden van de stad en het OCMW Zoutleeuw (gelet op de historiek van het dossier, met tal van procedures voor de Raad van State en Gegevensbeschermingsautoriteit, en tal van openbaarheidsvragen), zodat deze vraagstelling tot openbaarheid allicht door de algemeen directeur zelf behandeld zal moeten worden (rekening houdend ook met de vereiste kennis van regelgeving, en belangen van het lokale bestuur).

Hetgeen in voorkomend geval zou betekenen dat het beantwoorden van de vraagstelling van xxx -uit diens hoofde- meer dan 11 (voltijdse) werkdagen in beslag zou nemen …

De behandeling van het verzoek van xxx zal derhalve -zonder twijfel- een ernstige verstoring van de vlotte werking van de stadsdiensten veroorzaken, hetgeen in casu des te pertinenter (lees: onredelijker) is nu een verduidelijking van de concrete besluitvorming waarin inzage wordt gewenst -minstens tot op niveau van de concrete aangelegenheid- perfect mogelijk is op basis van de beschikbare besluitenlijsten van het college van burgemeester en schepenen; besluitenlijsten die xxx uiteraard welgekend zijn als voormalig OCMW-secretaris te Zoutleeuw.

Voor het overige zijn er de voorbije maanden alleen al enkele beslissingen genomen door het college van burgemeester en schepenen die raken aan de procedures die momenteel hangende zijn tussen de stad, het OCMW en xxx (procedures die o.a. handelen over diens plaats binnen de organisatie, de verwerking van bepaalde hem betreffende persoonsgegevens, …). Bij wijze van voorbeeld wordt gewezen op de beslissingen van het college van burgemeester en schepenen tot kennisname van een gezamenlijk organogram en personeelsplan (cfr. zitting van 8 april 2021), tot kennisname van de besluitvorming inzake dagelijks personeelsbeheer (cfr. zitting van 20 juli 2021) en tot goedkeuring van het personeelsplan stad en OCMW (cfr. zitting van 29 juli 2021).

Bovenstaande opsomming van besluitvorming is uiteraard exemplatief; alle besluitvorming van het college van burgemeester en schepenen vanaf 1 januari 2020 tot op heden analyseren in functie van deze uitzonderingsgrond is immers net één van de elementen die de behandeling van de vraag van xxx zo kennelijk onredelijk maakt … ‘ Verder stelt de stad dat de bescherming van het belang van de stad Zoutleeuw op een eerlijk proces (i.k.v. de lopende rechtsgedingen) primeert op het (niet-aangetoonde) belang van een openbaarmaking in de zin van art. II.35, 4° van het Bestuursdecreet. Overeenkomstig art. II.35, 4° van het Bestuursdecreet moet een aanvraag tot openbaarmaking afgewezen worden als de overheidsinstantie van oordeel is dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid een eerlijk proces te verkrijgen: “Tenzij de aanvraag betrekking heeft op milieu-informatie, wijzen de overheidsinstanties, vermeld in artikel II.28, § 1, een aanvraag tot openbaarmaking af als ze van oordeel zijn dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van een van de volgende belangen: (…) 4° de rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid om een eerlijk proces te krijgen;” Deze uitzonderingsgrond beoogt het eerlijk verloop van de rechtspleging te vrijwaren. Een essentieel onderdeel van het recht op een eerlijk proces is immers het beginsel van de “gelijkheid der wapens in een proces”, dat inhoudt dat elke partij het recht heeft haar argumenten te doen gelden in omstandigheden die haar niet benadelen ten opzichte van de tegenpartij. De bestaansreden van deze uitzonderingsgrond ligt vooral bij het verhinderen

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/341

pagina 5 van 8

dat de openbaarheid van bestuur, waaraan één partij onderworpen is, afbreuk zou doen aan de wapengelijkheid. Zonder deze uitzonderingsgrond zou één partij op grond van de openbaarheid van bestuur kunnen worden verplicht stukken in het gerechtelijk debat te brengen die tegen haar zouden kunnen pleiten, daar waar de andere partij enkel die elementen die haar eis ondersteunen, kenbaar mag maken om het oordeel van de rechter te beïnvloeden. Deze uitzonderingsgrond is een correctief op de openbaarheid om te beletten dat een instantie zou worden verplicht in een rechtsgeding de tegenpartij informatie ter beschikking te stellen die vervolgens tegen haar (of een andere aan openbaarheid onderworpen bestuursinstantie) wordt uitgespeeld.

In casu zijn er tussen de stad en het OCMW Zoutleeuw enerzijds en xxx anderzijds momenteel meerdere vernietigingsprocedures aanhangig voor de Raad van State, telkens op verzoek van xxx.

Al deze procedures houden verband met de ambtelijke integratie van de stad en het OCMW Zoutleeuw onder het Decreet Lokaal Bestuur, en de aanstelling van xxx in een nieuwe, passende functie op A-niveau na de decretale opheffing van diens eerdere betrekking als OCMW-secretaris. Gelet op de historiek van het dossier (lees: alle eerdere openbaarheidsvragen van xxx) is de kans zeer reëel, minstens kan niet worden uitgesloten, dat het voorwerp van de voorliggende vraag tot openbaarheid verband houdt met deze hangende en/of potentieel nieuwe rechtsgeschillen tussen partijen. De historiek leert de stad Zoutleeuw immers dat meerdere stukken die aan xxx zijn overgemaakt n.a.v. openbaarheidsverzoeken, telkens de inleiding van een nieuwe procedure impliceerden. Stad Zoutleeuw kan dit verband met de hangende rechtsgedingen -minstens naar huidige vraagstelling van xxx- echter niet voldoende concretiseren, minstens niet zolang xxx zich ervan blijft weerhouden te specificeren van welke beslissingen van het college van burgemeester en schepenen concreet de inzage wordt gewenst.

Het feit dat het openbaarheidsverzoek van xxx moet gekaderd worden in een context van (lopende) procedurevoering tegen de stad en het OCMW Zoutleeuw blijkt echter duidelijk uit de bewoording van diens beroepsschrift van 17 augustus ll. Daarin werd door xxx immers expliciet het volgende gesteld: “(…) Ik stel hierbij beroep in tegen deze beslissing van de algemeen directeur van 13.08.2021, omdat: (…) voor een afdoende verdediging van mijn belangen dien ik over de volledige notulen te beschikken.”

Thans behoeft het volgens de stad dan ook weinig duiding dat het enige ‘belang’ van xxx bij de openbaarheid eruit bestaat informatie met betrekking tot het ene of het andere dossier te bekomen, hieruit bepaalde gevolgtrekkingen af te leiden, om dit dan vervolgens tegen de stad Zoutleeuw uit te spelen in het kader van de lopende en/of nieuwe rechtsgedingen. De toetsing van de concrete situatie aan de finaliteit van de uitzonderingsgrond kan derhalve -in potentie- leiden tot de conclusie dat het belang van de openbaarheid in dit specifieke geval niet opweegt tegen het belang van de uitzonderingsgrond. De openbaarmaking ten koste van het beschermde belang mag maar worden bevolen als daarmee het algemeen belang gediend wordt. In navolging van voorgaande dient -al naargelang concretisering van de beslissing waarvan inzage wordt gevraagd- te worden besloten dat de aanvraag mogelijks (eveneens) moet geweigerd worden op grond van artikel II. 35,4° van het Bestuursdecreet.

Beoordeling door de beroepsinstantie Vooreerst merkt de beroepsinstantie op dat de vraag van de stad om het openbaarheidsverzoek te verduidelijken of specificeren conform artikel II.42 Bestuursdecreet binnen de twintig kalenderdagen had moeten zijn gesteld. Het gaat niet op en het is niet conform de bepalingen in het Bestuursdecreet om de beslissingstermijn eerst (laattijdig) te verlengen, en pas daarna om een verduidelijking van het verzoek te vragen. Een verlenging van de termijn is immers bedoeld om de informatie te verzamelen of de aanvraag te kunnen toetsen aan de uitzonderingsgronden.

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/341

pagina 6 van 8

De beroepsinstantie stelt vast de het voorwerp van het beroep concreet bestaat uit 37 notulen van 2020 en 25 van 2021, samen ongeveer 600 bladzijden.

Met een steekproef heeft de beroepsinstantie vastgesteld dat in deze notulen heel frequent informatie staat die behoort tot de persoonlijke levenssfeer van natuurlijke personen, bijvoorbeeld bij personeelsaangelegenheden, aanvragen voor omgevingsvergunningen, ambtshalve schrappingen uit de bevolkingsregisters, beslissingen m.b.t. grafconcessies…

In tegenstelling tot wat verzoeker beweert, is het niet zo dat de collegebesluiten enkel mogen en moeten worden geanonimiseerd voor zover het college een beoordeling of een waardeoordeel heeft opgenomen, of de beschrijving van een gedrag waarvan het ruchtbaar maken aan die persoon een kennelijk nadeel kan berokkenen.

Verzoeker verwart hier de ontvankelijkheidsvereiste van een verzoek m.b.t. informatie van persoonlijke aard (artikel II.40 §3 2de lid) met de uitzonderingsgrond (in de gegrondheidsfase) ‘informatie waarvan de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer’ (art. II. 34 2°) Volgens artikel II.34, 2° van het Bestuursdecreet moet informatie die behoort tot de persoonlijke levenssfeer, en waartoe de genoemde voorbeelden zeker behoren, worden afgeschermd van de openbaarheid. Het bevat de verplichting om, behoudens toestemming van de betrokkene, een aanvraag af te wijzen als de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Deze bepaling laat niet toe dat gegevens worden verstrekt die de identificatie van derden mogelijk maken, in de mate dat daarmee afbreuk zou worden gedaan aan de bescherming van hun persoonlijke levenssfeer.

Dit betekent concreet dat de notulen effectief hierop moeten gescreend worden en dat voor elke beslissing waarin dergelijke informatie voorkomt, de stad Zoutleeuw de betrokkene(n) zou moeten aanschrijven om diens toestemming te vragen tot de openbaarmaking ervan door inzage te geven aan verzoeker. Zelfs aan een (eerder laag) gemiddelde van vijf dergelijke vermeldingen per notule, zou dit nog neerkomen op meer dan 300 verzoeken tot toestemming die de stad zou moeten doen en opvolgen.

Daarnaast zijn er bovendien ook nog andere mogelijke uitzonderingsgronden, zoals artikel II. 35 4° dat zoals de stad terecht aanhaalt mogelijks op verschillende besluiten van toepassing is, waarop de notulen zouden moeten gescreend worden.

De beroepsinstantie kan de stad bijgevolg bijtreden dat het verzoek tot afschrift van alle collegenotulen sinds 1/1/2020 zeer omvangrijk is in de zin dat de behandeling ervan voor de stad een grote belasting betekent.

Het grondwettelijk recht op openbaarheid van bestuur is een instrument dat de burgers moet toelaten controle uit te oefenen op het handelen van een overheidsinstantie. Het moet de burgers in staat stellen de rechtmatigheid van het overheidsoptreden te beoordelen en met kennis van zaken te beslissen of er grond bestaat dat optreden in rechte aan te vechten. Verzoeker heeft aldus het volste recht om gebruik te maken van de openbaarheid van bestuur om het doen en laten van bepaalde bestuursinstanties betreffende aangelegenheden die hij zich ter harte heeft genomen, na te gaan. Hij is er evenwel niet van ontslagen om zijn rechten op redelijke en zorgvuldige wijze uit te oefenen: het belang dat de verzoeker heeft bij de uitoefening van zijn rechten, moet in redelijke verhouding staan met de gevolgen voor de werking van de betrokken overheidsinstantie.

De vraag wanneer een aanvraag tot openbaarmaking de grens van de kennelijke onredelijkheid overschrijdt is zeer delicaat en moeilijk. Daar moet, het uitgangspunt indachtig dat de uitzonderingsgronden op de

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/341

pagina 7 van 8

openbaarheid restrictief moeten worden geïnterpreteerd en toegepast, heel behoedzaam mee worden omgegaan.

De beroepsinstantie kan in casu enkel vaststellen dat de ingeschatte werklast voor de stad Zoutleeuw, zoals uitvoerig toegelicht in het mailbericht van 13 september 2021, om het openbaarheidsverzoek te onderzoeken op de decretale en andere uitzonderingsgronden dermate hoog ligt ten opzichte van het personeelsbestand en hun overige taken/opdrachten, dat er tot de kennelijke onredelijkheid van het verzoek kan besloten worden. Het feit dat het onderzoek door de algemeen directeur zelf zou moeten gebeuren is, gelet op de geschetste context, aannemelijk en een tijdsbesteding hiervoor van ongeveer elf werkdagen in hoofde van de algemeen directeur is inderdaad kennelijk onredelijk.

Het beroepschrift wordt bijgevolg als ongegrond beschouwd.

Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 18 augustus 2021 tegen de ontstentenis van beslissing van de stad Zoutleeuw wordt als ontvankelijk en ongegrond beschouwd.

Brussel, 17 september 2021, Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Voor de voorzitter, afwezig,

An Van Acker, lid van de beroepsinstantie

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2021/341

pagina 8 van 8