Milieuzorg_activiteitenverslag_2005.pdf

Milieuzorg in de Vlaamse overheid

ACTIVITEITENVERSLAG

JULI 2004 - DECEMBER 2005

Departement Leefmilieu, Natuur & Energie Coรถrdinatiecel Milieuzorg april 2006

Voorwoord

Voor u ligt het tweede activiteitenverslag van de Coördinatiecel Milieuzorg (CCM). Dit activiteitenverslag biedt u een overzicht van wat er binnen de Vlaamse overheid leeft op het gebied van milieuzorg. Daarbij beschrijft het ook welke rol de CCM hierin gespeeld heeft in de periode van juli 2004 tot en met december 2005.

Sinds de oprichting van de Coördinatiecel is er heel wat veranderd. Milieuzorg is ondertussen een niet weg te denken deel van de Vlaamse overheid geworden. In 2004 stond afval nog in de kijker, 2005 was gewijd aan de thema’s energie en mobiliteit. Dat ging gepaard met onder andere een communicatiecampagne over beide thema’s en verschillende communicatieacties.

Ook de andere thema’s werden niet uit het oog verloren. Zo is er een (uitbreidbare) handleiding milieuzorg ontwikkeld waarin verschillende milieuzorgthema’s aan bod komen. En ook vorming bleef een essentiële pijler. De CCM organiseerde verschillende vormingssessies over diverse milieuonderwerpen.

Zoals bepaald in de beslissing van 8 mei 2002 werd het project eind 2004 geëvalueerd. Die evaluatie vormde de basis voor de discussienota over de toekomst van milieuzorg in de Vlaamse overheid. Hoe die toekomst er de komende jaren zal uitzien, hangt grotendeels af van de reorganisatie van de Vlaamse overheid (Beter Bestuurlijk Beleid). De plaats van de CCM en de daarmee samenhangende bevoegdheden zullen bepalend zijn voor het soort ondersteuning dat de cel zal kunnen bieden aan de verschillende entiteiten.

Intussen blijven we wel verder werken aan milieuzorg. Op basis van de discussienota, de evaluatie van het project en wijzigingen van de taken van de CCM na Beter Bestuurlijk Beleid heeft de cel een aantal activiteiten gepland zoals het uitwerken van een basispakket ter ondersteuning van de departementen en agentschappen, de ontwikkeling van een basisset indicatoren en het samenstellen van nieuwe steekkaarten voor de handleiding milieuzorg.

Graag willen we iedereen bedanken die het afgelopen anderhalf jaar er mee voor gezorgd heeft dat milieuzorg een plaats heeft gevonden binnen de Vlaamse overheid. Milieuzorg eist echter constante aandacht en inzet van iedereen. Daarom wil ik ook iedereen aansporen om op het ingeslagen pad verder te gaan.

Jean-Pierre Heirman Secretaris-generaal Departement Leefmilieu, Natuur & Energie

PAG.01

INHOUDSOPGAVE

INLEIDING

5

1

HOOFDSTUK 1: WAT VOORAF GING

6

1.1

Milieuzorg in de Vlaamse Overheid van start in 2003

6

1.1.1

Vier milieuzorgniveaus

6

1.1.2

De centrale coördinatiecel Milieuzorg (CCM) uitgetekend

7

1.1.3

Een aanspreekpunt milieuzorg in elke entiteit

7

1.1.4

Centrale doelstellingen

7

1.2

De aanpak van milieuzorg wordt verder verfijnd

7

2

HOOFDSTUK 2: MILIEUZORG IN DE VLAAMSE OVERHEID: JULI 2004 - DECEMBER 2005

9

2.1

Structurele verankering van milieuzorg

9

2.1.1

Milieuzorg in het regeerakkoord 2004-2009

9

2.1.2

Milieuzorg in verschillende beleidsnota’s

2.1.3

Milieuzorg in de functiebeschrijving van leidend ambtenaren

11

2.1.4

Milieuzorg in de beheersovereenkomsten

11

2.1.5

Milieuzorgthema’s voor 2005: energie en mobiliteit

12

2.1.6

Actieplannen energiezorg en mobiliteit in de Vlaamse overheid

12

2.2

Interne en externe overlegfora

14

2.2.1

Adviesgroep Interne Milieuzorg

14

2.2.2

Netwerk van aanspreekpunten milieuzorg

14

2.2.3

Afstemming door de CCM met analoge projecten

15

2.2.4

Gebouwenwerkgroepen milieuzorg

16

2.2.5

De CCM overlegt met de administratie Logistiek Management (AZF)

18

2.2.6

Overleg van de CCM met de afdeling Gebouwen en

19

de afdeling Natuurlijke Rijkdommen en energie

2.2.7

De CCM werkt mee aan de handleiding van de Interne Dienst

voor Preventie en Bescherming op het werk

2.2.8

Interregionaal overleg duurzame overheidsaankopen

20

2.3

Actieplannen milieuzorg

20

2.4

IMAS: Interne Milieuzorg Analyse Systeem

21

2.4.1

Update van IMAS

21

2.4.2

Evaluatie van IMAS

21

2.5

Handeling Milieuzorg

22

2.6

Informeren en sensibiliseren van werknemers

22

2.6.1

Aanpak

23

2.6.2

Communicatiemateriaal en -acties

23

PAG.02

10

19

2.6.3

De CCM geeft het goede voorbeeld

29

2.6.4

Evaluatie van de communicatieaanpak en -middelen

30

2.6.5

Kunstwerken in de gebouwen

32

2.7

Opleiding voor aanspreekpunten en sleutelfiguren

33

2.7.1

Aanpak

33

2.7.2

Vorming voor aanspreekpunten

33

2.7.3

Vorming voor sleutelfiguren

35

2.8

Individuele begeleiding van de entiteiten

36

3

HOOFDSTUK 3: KNELPUNTEN BIJ HET INVOEREN VAN MILIEUZORG

37

4

HOOFDSTUK 4: EEN BLIK NAAR DE TOEKOMST

38

4.1

Evaluatie van het project Milieuzorg in de Vlaamse overheid

38

4.1.1

De rol van de CCM

38

4.1.2

De milieuzorgniveaus

39

4.1.3

De centrale milieubeleidsverklaringen

39

4.1.4

Het belang van de aanspreekpunten

39

4.1.5

De webapplicatie IMAS

39

4.1.6

EfficiĂŤnt communiceren

39

4.1.7

Het organiseren van vorming

40

4.2

Opstellen van een discussienota rond de toekomst van milieuzorg in de Vlaamse overhied

40

4.3

Wijzigingen bij de CCM

40

4.4

Wat na Beter Bestuurlijk Beleid?

40

4.5

Toekomstige activiteiten rond milieuzorg

41

4.5.1

IMAS herbekeken

42

4.5.2

Aanvulling handleiding milieuzorg

42

4.5.3

Informeren en sensibiliseren

42

4.5.4

Uitwerken van basisinstrumenten ter ondersteuning

42

4.5.5

Ontwikkelen van een basisset indicatoren

42

4.5.6

Groene aankopen

43

4.5.7

Oprichten algemene gebouwenwerkgroepen

43

LIJST VAN GEBRUIKTE AFKORTINGEN

45

BIJLAGEN

46

PAG.03

INLEIDING Toen de Vlaamse Regering op 8 mei 2002 besliste om milieuzorg in te voeren in de Vlaamse overheid, werd in een rapportering voorzien over de vooruitgang van de beslissing. De op te richten Centrale Coördinatiecel Milieuzorg werd belast met die opdracht. Het project werd goedgekeurd voor een periode van drie jaar. Over de eerste periode van het project (januari 2003-juni 2004) werd al gerapporteerd in een vorig activiteitenverslag. Dit activiteitenverslag brengt verslag uit van de volgende en laatste periode, namelijk van juli 2004 tot en met december 2005.

In het eerste hoofdstuk wordt kort teruggeblikt op de periode vóór juli 2004. De beslissingen in deze periode waardoor milieuzorg in de Vlaamse overheid verankerd werd, worden hier vermeld en het implementatieplan voor de invoering van milieuzorg wordt nog even toegelicht.

Er werden het voorbije anderhalf jaar heel wat inspanningen geleverd om milieuzorg verder in te voeren in de Vlaamse overheid. In hoofdstuk twee wordt hiervan een overzicht gegeven. Er wordt gekeken naar de stappen die werden ondernomen om milieuzorg verder te verankeren in de Vlaamse overheid. De interne en externe overlegfora waar milieuzorg aan bod komt, worden kort besproken. Ook de actieplannen milieuzorg die de entiteiten de voorbije periode hebben opgemaakt, komen aan bod. Ten slotte komen ook de instrumenten aan bod die centraal ter beschikking werden gesteld om de entiteiten te ondersteunen bij de invoering van milieuzorg. Per paragraaf wordt er telkens stilgestaan bij de rol die de CCM heeft gespeeld.

Het invoeren van milieuzorg gaat niet altijd even gemakkelijk. De knelpunten van het voorbije anderhalf jaar worden in hoofdstuk drie kort genoemd.

Ten slotte wordt in hoofdstuk vier een blik geworpen op de toekomst van milieuzorg in de Vlaamse overheid. Enkele acties die op stapel staan, worden hier kort toegelicht.

PAG.05

HOOFDSTUK01 WAT VOORAF GING Milieuzorg is in de Vlaamse overheid formeel een feit sinds de beslissing van 8 mei 2002.

Sinds die datum is er al heel wat werk verzet om milieuzorg in te voeren in de Vlaamse overheid. Een eerste overzicht daarvan werd gegeven in het activiteitenverslag milieuzorg in de

Vlaamse overheid januari 2003 - juni 2004.

In de volgende paragrafen worden de beslissingen op het vlak van milieuzorg, die door de Vlaamse Regering vóór juli 2004 werden genomen, kort vermeld als inleiding voor dit verslag.

1.1 Milieuzorg in de Vlaamse overheid van start in 2003 De Vlaamse Regering besliste op 8 mei 2002 dat milieuzorg vanaf 2003 ingevoerd moest worden in alle entiteiten van de Vlaamse overheid (zie bijlage 1). In de beslissing werd ook de bijgevoegde nota waarin het implementatieplan werd beschreven, goedgekeurd.

Het implementatieplan voor de invoering van milieuzorg is gebaseerd op de volgende pijlers: - definitie van vier milieuzorgniveaus; - oprichten van een Centrale Coördinatiecel Milieuzorg; - aanduiden van aanspreekpunten milieuzorg per entiteit; - centrale doelstellingen

1.1.1 Vier milieuzorgniveaus Er werden vier milieuzorgniveaus gedefinieerd. Voor elk niveau geldt het principe van zelfcontrole en de daaropvolgende bijsturing door het management, gebaseerd op de Demingcyclus (PLAN-DO-CHECK-ACT). Zo wordt er een dynamisch proces op gang gebracht dat leidt tot continue verbetering van de eigen milieuprestaties. Voor een toelichting van de milieuzorgniveaus verwijzen we naar paragraaf 1.2.2 van het activiteitenverslag milieuzorg in de Vlaamse overheid januari 2003 - juni 2004.

PAG.06

1.1.2 De Centrale Coördinatiecel Milieuzorg (CCM) uitgetekend Conform de beslissing van 8 mei 2002 werd in februari 2003 een Centrale Coördinatiecel Milieuzorg (CCM) opgericht voor een periode van drie jaar. De opdracht van de CCM werd in de beslissing als volgt vastgelegd: de CCM verleent de nodige ondersteuning bij de invoering van milieuzorg. Ze reikt instrumenten aan, organiseert opleidingen, zorgt voor netwerking tussen de entiteiten en verspreidt relevante informatie. Daarnaast vervult ze een verbindingsfunctie tussen de administratieve entiteiten en de Vlaamse Regering. Met een administratieve entiteit wordt een organisatie binnen de Vlaamse overheid bedoeld die gekenmerkt wordt door een homogeen takenpakket én door een duidelijk af te bakenen management. Concreet gaat het hier onder meer over het formuleren van voorstellen betreffende centrale milieudoelstellingen en de benodigde middelen. Tot slot rapporteert ze ook jaarlijks aan de Vlaamse Regering en het Vlaams Parlement over de voortgang van de invoering van milieuzorg en de bereikte milieuprestaties.

De CCM werd multidisciplinair samengesteld. Ze is verantwoordelijk voor alle operationele taken van het project, zowel op beleidsvoorbereidend als op beleidsuitvoerend vlak. De CCM situeert zich binnen het directoraat-generaal van de administratie Milieu-, Natuur-, Land- en Waterbeheer (AMINAL) van het departement Leefmilieu en Infrastructuur (LIN), maar werkt voor de gehele Vlaamse overheid.

1.1.3 Een aanspreekpunt milieuzorg in elke entiteit Alle entiteiten hebben een aanspreekpunt milieuzorg aangeduid. Elk aanspreekpunt onderzoekt in welke mate de eigen entiteit conform de wetgeving werkt. Daarnaast gaat elk aanspreekpunt na waar de entiteit staat op het vlak van milieuzorg. Op basis hiervan stellen ze een jaarlijks actieplan milieuzorg op. De aanspreekpunten coördineren de uitvoering van dat actieplan en zijn de contactpersoon voor milieuzaken binnen de entiteit. Zij rapporteren aan hun leidend ambtenaar en aan de CCM over de behaalde resultaten van de entiteit.

1.1.4 Centrale doelstellingen Op centraal niveau worden zowel doelstellingen bepaald betreffende de te bereiken milieuzorgniveaus per entiteit en de termijn waarbinnen die bereikt moeten worden als doelstellingen betreffende gemeenschappelijke milieuaspecten. De entiteiten moeten deze doelstellingen, indien van toepassing, opnemen in hun jaarlijks actieplan milieuzorg.

1.2 De aanpak van milieuzorg wordt verder verfijnd In de beslissing van 18 juli 2003 werden de milieuzorgniveaus voor de entiteiten vastgelegd. De niveaus werden bepaald aan de hand van een vooronderzoek. In diezelfde beslissing werden ook de eerste centrale doelstellingen geformuleerd. Voor 2004 bestond de centrale doelstelling uit twee luiken: • alle betrokken (sub)entiteiten moesten acties rond het jaarthema afval, indien van toepassing, opnemen in hun actieplan milieuzorg 2004;

PAG.07

• daarnaast moesten alle entiteiten in 2004 de nodige inspanningen leveren om de milieugegevens voor energieverbruik, afvalproductie en waterverbruik op een permanente manier te registeren.

In de periode van oktober tot december 2003 stelden de entiteiten een eerste actieplan milieuzorg op voor 2004. Een jaar later hebben ze dat geĂŤvalueerd en hebben ze voor 2005 een nieuw actieplan opgesteld. Hier wordt dieper op ingegaan in paragraaf 2.3.

In de beslissing werd ook de centrale milieubeleidsverklaring goedgekeurd. Hiermee engageert de Vlaamse overheid zich om ook op het vlak van milieuzorg haar voorbeeldrol op te nemen.

Ze doet dat door in elke entiteit een milieuzorgsysteem in te voeren op een gestructureerde, duurzame manier met integratie van bestaande initiatieven en behoud van eigenheid en mogelijkheden.

PAG.08

HOOFDSTUK02 MILIEUZORG IN DE VLAAMSE OVERHEID: JULI 2004 - DECEMBER 2005 Milieuzorg begint stilaan zijn plaats te vinden binnen de Vlaamse overheid. Verschillende initiatieven werden het voorbije anderhalf jaar opgestart.

In de volgende paragrafen wordt een overzicht gegeven van de stand van zaken van milieuzorg in de Vlaamse overheid. Daarbij zal ook gekeken worden welke stappen de CCM daartoe heeft ondernomen. Een actueel overzicht van alle acties is ook beschikbaar op de website www.vlaanderen.be/milieuzorg.

2.1 Structurele verankering van milieuzorg De structurele verankering van milieuzorg is belangrijk. Die verankering moet een draagvlak creëren voor het succesvol realiseren van de concrete milieuzorgacties. Structurele verankering zorgt er ook voor dat milieuzorg deel gaat uitmaken van de dagelijkse werking van een organisatie en verzekert dus de toepassing van milieuzorg op lange termijn. Structurele verankering moet op alle niveaus gebeuren. Het is essentieel dat de leidend ambtenaar milieuzorg een plaats geeft binnen de eigen entiteit. Maar het is even essentieel dat elke werknemer weet wat van hem of haar verwacht wordt.

Het structureel verankeren van milieuzorg in de Vlaamse overheid gebeurt in de eerste plaats op het niveau van de Vlaamse Regering. Het is belangrijk dat zij haar betrokkenheid bij milieuzorg aangeeft. Om milieuzorg dan ook daadwerkelijk in de organisatie in te bedden, moet ze vooral op het niveau van de leidend ambtenaren verankerd worden. Zij nemen immers een heleboel beslissingen die rechtstreeks of onrechtstreeks invloed hebben op milieuzorg in hun entiteit. Ten slotte moet milieuzorg ook op het niveau van elke werknemer verankerd worden.

2.1.1 Milieuzorg in het regeerakkoord 2004-2009 De CCM heeft zowel via de bijdrage van de administratie Milieu-, Natuur- Land- en Waterbeheer als via de bijdrage van het departement Ambtenarenzaken en Financiën ook voor milieuzorg een voorstel geformuleerd voor opname in het regeerakkoord.

Milieuzorg werd uiteindelijk opgenomen in het huidige regeerakkoord (2004-2009) onder de volgende hoofdstukken: • Hoofdstuk I: Topprioriteit: Meer ondernemen, meer werkgelegenheid

Pag. 14: ‘Openbare aanbestedingen worden aangewend als stimulans voor het innovatiepotentieel, onder meer op ecologisch gebied’; • Hoofdstuk X: Het mobiliteitsbeleid

Pag. 63: ‘We nemen het voortouw om nieuwe technologieën te integreren in het voertuigenpark van de overheid’;

PAG.09

• Hoofdstuk XII: Leefmilieu

Pag. 73: ‘We geven het goede voorbeeld en kopen milieuvriendelijke producten, geproduceerd in menswaardige omstandigheden, aan een vergelijkbare kostprijs en met een gelijkwaardige levensduur. De overheden laten milieu-audits uitvoeren en voeren de aanbevelingen uit’; Pag. 74: ‘We maken een energie- en milieubalans op bij elke verbouwing of nieuwbouw van een overheidsgebouw. Voor alle grote overheidsgebouwen houden we een energieboekhouding bij en voeren we een energie-audit uit’.

2.1.2 Milieuzorg in verschillende beleidsnota’s Milieuzorg is opgenomen in verschillende beleidsnota’s, namelijk de beleidsnota’s Energie en Natuurlijke Rijkdommen, Bestuurszaken en Leefmilieu en Natuur. De CCM werd betrokken bij de opmaak van de beleidsnota Bestuurszaken en gaf ook input voor de beleidsnota’s Leefmilieu en Natuur en Energie en Natuurlijke Rijkdommen.

2.1.2.1 Beleidsnota Energie en Natuurlijke Rijkdommen In hoofdstuk 6, paragraaf 6 ‘REG in overheidsgebouwen’ van de beleidsnota Energie en Natuurlijke Rijkdommen 2004-2009 stond het volgende:

’De Vlaamse overheid werkt een actieplan 2005-2010 voor het thema energie uit. Dit actieplan is gericht naar de gehele Vlaamse overheid en omvat minstens volgende elementen: • een overzicht van de huidige situatie en acties rond energiezorg; • een analyse van de nog te ondernemen acties; • duidelijke afspraken in verband met de verdeling van taken en verantwoordelijkheden.

De bestaande omzendbrieven rond rationeel energiegebruik (in casu “Maatregelen bestemd om het energieverbruik der verwarmings- en verlichtingsinstallaties te verminderen”) worden geactualiseerd.

De aanspreekpunten en sleutelfiguren zoals gebouwverantwoordelijken en verantwoordelijken voor aankoop, krijgen bijkomende vorming om de nodige aandacht te besteden aan het thema energie bij de uitvoering van hun taken.

Er wordt een communicatie- en sensibilisatiecampagne opgezet. Doel is: • een draagvlak voor energiezorg creëren; • een mentaliteits- en vooral ook een gedragsverandering van alle betrokkenen; • het personeel informeren over de geplande en uitgevoerde activiteiten en hun resultaten; • het personeel de nodige informatie verstrekken om hun bijdrage te leveren aan de geplande acties en het behalen van de vooropgestelde doelen; • informeren van derden (burgers e.d.) over de inspanningen die de Vlaamse overheid in haar eigen diensten onderneemt op vlak van energie. Dit past in de voorbeeldfunctie van de Vlaamse overheid.

PAG.10

Alle entiteiten zullen in hun actieplan milieuzorg 2005 specifiek aandacht aan het thema energie moeten besteden. Alle entiteiten dienen systematisch rekening te houden met energiecriteria bij de aankoop van goederen en diensten. Alle entiteiten zullen de nodige gegevens registreren om hun energieverbruik permanent te kunnen opvolgen.’

2.1.2.2 Beleidsnota Bestuurszaken 2004-2009 In hoofdstuk 3, paragraaf 3.7 ‘Goed beheer van materiële middelen’ van de beleidsnota Bestuurszaken 2004-2009 stond het volgende: • ‘De Vlaamse overheid wil eveneens (daarbij gevolg gevend aan de resolutie van het Vlaams

Parlement en de Centrale Milieubeleidsverklaring van de Vlaamse overheid) een voorbeeldrol vervullen op het vlak van energie- en milieubeleid, om zo de Kyoto-doelstellingen te helpen behalen en tevens de budgetten voor energie voor haar gebouwen zo efficiënt mogelijk te benutten’; • ‘Daarbij wordt een milieuvriendelijk wagenpark nagestreefd. Daarnaast zal worden onderzocht

waar binnen de Vlaamse overheid voertuigen met alternatieve aandrijving (elektriciteit,…) kunnen worden ingezet. De mogelijkheid van het gebruik van biobrandstof moet worden onderzocht, alhoewel ik opmerk dat de federale overheid nog niet de nodige maatregelen heeft genomen opdat deze vorm van brandstof op de markt beschikbaar zou zijn’; • ‘Ik zal dan ook de aankoop van milieuvriendelijke en eerlijke producten binnen de Vlaamse

overheid blijvend stimuleren. Ik zal dat bevorderen door het afsluiten van centrale raamcontracten op afroep waar mogelijk en/of zinvol, en waarbij milieuvriendelijkheid als gunningscriterium wordt opgenomen’.

2.1.2.3 Beleidsnota Leefmilieu en Natuur 2004-2009 In hoofdstuk 6, paragraaf 2 ‘Algemene strategische doelstellingen’ van de beleidsnota Leefmilieu en Natuur 2004-2009 stond het volgende:

‘De Vlaamse overheid kan ook best zelf aantonen dat zij de nodige inspanningen levert om haar negatieve milieu-impact te verkleinen. Om dat te verzekeren moet milieuzorg nog meer structureel verankerd worden in de organisatie. Milieucriteria moeten mee opgenomen worden in o.m. beheersovereenkomsten en bestekken en elke entiteit moet in de uitvoering van haar taken rekening houden met de mogelijke milieu-impact.’

2.1.3 Milieuzorg in de functiebeschrijving van leidend ambtenaren Milieuzorg moet ook door het topmanagement gesteund worden. Daarom was het verankeren van milieuzorg in de functiebeschrijving van de leidend ambtenaren een belangrijk doel van de CCM. Op 25 januari 2005 heeft de Vlaamse Regering de werkwijze en timing goedgekeurd voor de evaluatie en planning voor het topmanagement dat door de Vlaamse Regering wordt geëvalueerd.

Milieuzorg is hierbij opgenomen onder de competentie ‘betrouwbaarheid’ voor het profiel van de leidend ambtenaren.

PAG.11

2.1.4 Milieuzorg in de beheersovereenkomsten Het kaderdecreet Beter Bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003 (BS 22 augustus 2003) hecht een groot belang aan de beheersovereenkomsten die moeten worden afgesloten tussen de Vlaamse Regering enerzijds en de agentschappen (IVA’s en publiekrechterlijke EVA’s) anderzijds.

De memorie van toelichting bij het kaderdecreet definieert een beheersovereenkomst als een ‘wederzijdse overeenkomst die handelt over de bijzondere regels en voorwaarden waaronder het agentschap zijn taken vervult. Het is een stuur- en opvolgingsinstrument, in het bijzonder gericht op een doelmatige uitvoering of dienstverlening, opvolging en evaluatie.’

Het is uiteraard een zeer interessant instrument om de verankering van milieuzorg en de opvolging van de uitvoering ervan te verzekeren. De CCM heeft dan ook de nodige initiatieven genomen om de verankering via dit kanaal na te streven via een opname in het generieke gedeelte van de beheersovereenkomsten. Het is de minister van Bestuurszaken die daarvoor uiteindelijk een voorstel zal doen aan de Vlaamse Regering.

Uiteraard zijn er ook andere horizontale domeinen die hun doelstellingen via dit kanaal wensen te verankeren. Er zal dan ook afgewogen moeten worden wat al dan niet opgenomen kan worden en hoe dat gebeurt.

2.1.5 Milieuzorgthema’s voor 2005: energie en mobiliteit Op 20 mei 2005 werden de centrale milieudoelstellingen voor 2005 goedgekeurd, namelijk dat de thema’s energie en mobiliteit in 2005 in de kijker zouden staan. Dat betekent dat aan de entiteiten gevraagd werd om, indien relevant voor de entiteit, vooral acties rond energie en mobiliteit in hun jaarlijkse actieplannen op te nemen. Dat betekent ook dat er vanuit de CCM extra aandacht en ondersteuning voor deze thema’s geboden werd in de vorm van een globale interne communicatiecampagne en een begeleiding van de entiteiten die toegespitst is op deze thema’s.

Verder is ook de opmaak van een actieplan 2005-2010 rond energiezorg en een actieplan 20052010 rond mobiliteit (luik dienstvervoer) goedgekeurd. De actieplannen zijn gericht op de hele Vlaamse overheid. De actieplannen moeten ervoor zorgen dat de uitvoering van de verschillende acties meer gecoördineerd gebeurt en dat er regelmatige terugkoppeling is rond de voortgang en de bereikte resultaten tussen alle betrokkenen.

De actieplannen worden toegelicht in de volgende paragraaf.

2.1.6 Actieplannen energiezorg en mobiliteit in de Vlaamse overheid De centrale doelstelling van het opstellen van beide actieplannen is het streven naar een rationeel energieverbruik in de Vlaamse overheidsgebouwen en het nastreven van een betere en duurzame mobiliteit in de Vlaamse overheid.

Het ontwerp van de actieplannen werd uitgewerkt in de periode 2004-2005 in overleg met vertegenwoordigers van verschillende departementen.

PAG.12

Het actieplan rond energiezorg kreeg uiteindelijk de volgende titel mee: ‘Actieplan 2006 - 2010

— Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen’. In dit verslag zal ernaar verwezen worden op de volgende manier: ‘actieplan rond energiezorg’.

Voor de opmaak van het ontwerp van dit actieplan zat de CCM samen met: • de afdeling Natuurlijke Rijkdommen en Energie van het departement Economie, Werkgelegenheid, Binnenlandse Zaken en Landbouw; • de afdeling Gebouwen van het departement Algemene Zaken en Financiën.

Het actieplan rond mobiliteit (luik dienstvervoer) werd uiteindelijk: ‘Actieplan 2006 - 2010 - Mi-

lieuzorg in het voertuigenpark van de Vlaamse overheid’ . In dit verslag zal hiernaar verwezen worden op de volgende manier: ‘actieplan rond milieuzorg in het voertuigenpark’. Voor het opstellen van het ontwerp van dit actieplan heeft de CCM overleg gepleegd met: • de cel Lucht (AMINAL) van het departement Leefmilieu en Infrastructuur; • de cel Aankoopbeheer (ALOMA) van het departement Algemene Zaken en Financiën; • De Lijn (Vlaamse Vervoersmaatschappij); • de mobiliteitscel van het departement Leefmilieu en Infrastructuur.

Begin oktober 2005 is het ontwerp van het actieplan rond energiezorg ter bespreking doorgestuurd naar het college van secretarissen-generaal, MOVI en de kabinetten van Leefmilieu en Bestuurszaken. De bespreking vond eind oktober plaats. Het streefdoel is om het ontwerp te agenderen begin 2006. Het ontwerp van het actieplan rond milieuzorg in het voertuigenpark van de Vlaamse overheid is eind december eveneens ter bespreking doorgestuurd naar het college van secretarissen-generaal, MOVI en het kabinet van Leefmilieu. De bespreking is gepland voor begin 2006 met de bedoeling om het ontwerp nadien te agenderen.

In afwachting van de goedkeuring van de twee actieplannen werden al een aantal acties die in de actieplannen opgenomen zijn, voorbereid. Eind 2005 is er gestart met het actualiseren van de omzendbrieven rond rationeel energiegebruik in de Vlaamse overheid. In het najaar van 2005 werden reeds enkele acties opgestart om dienstverplaatsingen per fiets aantrekkelijker te maken. In de grote gebouwen in Brussel zijn bijvoorbeeld de fietsen zo zichtbaar mogelijk opgesteld,

PAG.13

bij voorkeur in de centrale hal. Verder is er ook werk van gemaakt om de standaarduitrusting van de fietser te voorzien van fietskaarten, regenjassen, fluovestjes, draagtassen, fietshelmen en fietspompen.

2.2 Interne en externe overlegfora Binnen de Vlaamse overheid zijn sinds de opstart van het project ‘Milieuzorg in de Vlaamse overheid’, meestal op initiatief van de CCM, verschillende interne overlegstructuren uitgebouwd. Ook heeft de CCM de afgelopen jaren deelgenomen aan verschillende externe overlegfora. De overlegstructuren en hun activiteiten in de periode juli 2004-december 2005 worden in de volgende paragrafen besproken.

2.2.1 Adviesgroep Interne Milieuzorg De adviesgroep Interne Milieuzorg is een overheidsintern overlegorgaan dat is samengesteld uit vertegenwoordigers van overheidsinstanties. De adviesgroep ondersteunt de CCM bij de invoering van milieuzorg in de Vlaamse overheid.

De adviesgroep Interne Milieuzorg geeft aan de diverse overheidsdiensten de mogelijkheid tot inspraak bij het project. Het is immers belangrijk dat de doelgroep ook al van bij de concrete voorbereiding van het project betrokken is. Dat moet het draagvlak voor het project bevorderen.

Bovendien zitten in de adviesgroep ook milieuexperts, die hun inhoudelijke kennis inbrengen tijdens de vergaderingen.

De adviesgroep kwam in de periode juli 2004 - december 2005 vijf keer samen. Tijdens deze vergaderingen werden, naast een stand van zaken over milieuzorg in de Vlaamse overheid ook de lopende opdrachten zoals de externe evaluatie van het project (zie paragraaf 4.1) en de update van IMAS (zie paragraaf 2.4.1) besproken.

Om de adviesgroep zo veel mogelijk te betrekken bij haar werking, trachtte de CCM ervoor te zorgen dat er bij elke ad-hocwerkgroep die werd opgericht ter begeleiding van een externe opdracht, minstens een lid van de adviesgroep betrokken was.

In het voorjaar van 2005 zijn er ook twee brainstormsessies gehouden rond de toekomst van het project Milieuzorg in de Vlaamse overheid (zie paragraaf 4.2). Samen met de adviesgroepleden werden de belangrijkste taken van de CCM bepaald. Ook de plaats van de CCM in de nieuwe structuur werd besproken.

De adviesgroep Interne Milieuzorg werd in september 2005 opgeheven. De taak van de CCM is immers geëvolueerd van een coördinerende en uitvoerende functie naar een voornamelijk adviserende rol. In die nieuwe rol van de CCM bleek er geen taak meer weggelegd voor de adviesgroep.

PAG.14

2.2.2 Netwerk van aanspreekpunten milieuzorg Omdat de aanspreekpunten milieuzorg heel wat kunnen leren van ervaringen van anderen, besteedt de CCM veel aandacht aan het creëren van een netwerk.

• organisatie van vormingen en excursies: tijdens de activiteiten kunnen aanspreekpunten collega’s ontmoeten (zie paragraaf 2.7); • de gebouwenwerkgroepen milieuzorg: hierbij worden verschillende administraties uit de grote gebouwen rond de tafel gebracht om samen acties in het gebouw op touw te zetten. Zo komen ze ook meer te weten over wat er bij de andere entiteiten leeft (zie paragraaf 2.2.4); • handleiding Milieuzorg: hierbij werd er specifiek gezocht naar voorbeelden uit de Vlaamse overheid (zie paragraaf 2.5); • e-brief: via deze weg worden aanspreekpunten op de hoogte gehouden van het reilen en zeilen van milieuzorg in de Vlaamse overheid (zie paragraaf 2.6.2.10); • website: via dit kanaal worden interessante acties van andere entiteiten in de kijker gezet (zie paragraaf 2.6.2.9).

2.2.3 Afstemming door de CCM met analoge projecten Binnen de administratie Milieu-, Natuur-, Land- en Waterbeheer (AMINAL) lopen nog andere projecten rond milieuzorg. De projecten richten zich tot verschillende doelgroepen.

Zo begeleidt het Centraal Aanspreekpunt voor Lokale Overheden (CAPLO) de invoering van milieuzorg bij lokale overheden door middel van de Samenwerkingsovereenkomst. Daarnaast stimuleert de cel Natuur- en Milieueducatie (NME) milieuzorg bij scholen, hogescholen, universiteiten, jeugdwerk en sociaal-cultureel volwassenenwerk.

Waar het van toepassing kan zijn, wordt gestreefd naar een afstemming of zelfs samenwerking met beide cellen. Zo werkte de CCM in het najaar van 2005 in overleg met CAPLO de Handleiding

milieuzorg in de Vlaamse overheid uit (zie paragraaf 2.5).

Bij het zoeken naar geschikte sprekers voor de vormingen en studiedagen stemde de CCM ook regelmatig af met CAPLO. Sommige gemeentes hebben namelijk in de afgelopen jaren al heel wat ervaring verzameld rond milieuzorg en kunnen dus een goede getuigenis geven van zowel

PAG.15

geslaagde acties als knelpunten.

Daarnaast zetelde de CCM ook in verschillende werkgroepen van de cel NME ter begeleiding van enkele van hun externe opdrachten. De CCM werkte bijvoorbeeld in de loop van 2005 mee aan het opstellen van een handleiding rond milieuzorg in de gezondheidszorg. Daarnaast nam de CCM ook deel aan een werkgroep die eind 2005 werd opgericht ter begeleiding van de uitwerking van een handleiding voor milieuzorg bij hogescholen en universiteiten.

Ook buiten de Vlaamse overheid lopen er gelijkaardige projecten. Zo neemt de CCM deel aan de stuurgroep van de milieukoopwijzer van de Bond Beter Leefmilieu (BBL). De milieukoopwijzer wil aankoopverantwoordelijken een helder en toegankelijk instrument aanbieden om milieuverantwoorde aankopen mogelijk te maken. Een deel van de milieukoopwijzer richt zich specifiek tot administraties.

In het kader van deze stuurgroep namen de administratie Cultuur (WVC), de administratie Logistiek Management (ALOMA) en de afdeling Logistiek van de Administratie Algemene Administratieve Diensten (AAAD) van het departement Leefmilieu en Infrastructuur deel aan de actie ‘Groen Bestek’. De Bond Beter Leefmilieu gaf de deelnemers van Groen Bestek een gratis snelscan van hun aankoopbeleid en begeleidde hen bij het opstellen van nieuwe offerteaanvragen. Via deze actie wil de BBL concreet de mogelijkheden van milieusparend aankopen aantonen en anderen aansporen om ook hun aankoopbeleid te vergroenen (www.milieukoopwijzer.be).

2.2.4 Gebouwenwerkgroepen milieuzorg Het implementatieplan van het project Milieuzorg in de Vlaamse overheid, zoals goedgekeurd in de beslissing van 8 mei 2002, vertrekt vanuit een entiteitgerichte aanpak. Binnen het ministerie zijn er evenwel enkele grote administratieve gebouwen, waar verschillende entiteiten samen zitten. Aangezien een belangrijk deel van de milieuaspecten gebouwgebonden zijn, bestond de noodzaak om gebouwenwerkgroepen milieuzorg op te richten met een vertegenwoordiging van zowel alle aanwezige entiteiten als van de logistieke verantwoordelijken (gebouwverantwoordelijke, gebouwbeheerder, schoonmaak, catering).

Sinds het project Milieuzorg in de Vlaamse overheid van start is gegaan, zijn er in zes grote administratieve gebouwen waar de Vlaamse overheid gehuisvest is, dergelijke gebouwenwerkgroepen opgericht. De leden van deze gebouwenwerkgroepen komen regelmatig bij elkaar om milieuzorg verder in te voeren in het gebouw.

De volgende gebouwen hadden begin 2005 een gebouwenwerkgroep milieuzorg: • Ferrarisgebouw, • Consciencegebouw, • Boudewijngebouw, • Markiesgebouw, • Phoenixgebouw, • North Plaza.

Ook in het VAC Hasselt vond er in april 2005 een eerste, inleidende vergadering plaats. In de gebouwenwerkgroepen milieuzorg voor de gebouwen Markies, Ferraris en Boudewijn nam de CCM

PAG.16

het voortouw. In de andere gebouwenwerkgroepen milieuzorg neemt een personeelslid van de CCM deel aan de vergadering.

Enkele resultaten van de gebouwenwerkgroepen milieuzorg • Onder impuls van de gebouwenwerkgroepen milieuzorg is men in de loop van 2004 en 2005 in de meeste grote gebouwen in Brussel met een gescheiden inzameling van PMD-afval gestart. Omdat de organisatie ervan per gebouw op een verschillende manier gebeurde, heeft de PIWFaMa (Permanente Interdepartementale Werkgroep Facility Management) in het najaar van 2005 beslist om een eenvormige PMD-ophaling te organiseren in de grootste gebouwen van de Vlaamse overheid waar de DAB Schoonmaak diensten levert (zie ook paragraaf 2.2.5.2).

• In een aantal gebouwen zijn de dienstfietsen in de kijker geplaatst. Ze zijn op een meer zichtbare plaats in het gebouw opgesteld en het is eenvoudiger geworden om ze te ontlenen. Om het gebruik van de dienstfietsen nog aantrekkelijker te maken, zijn er een aantal veiligere fietsroutes in Brussel gepubliceerd (tussen de Noordwijk, het Martelarenplein en het Markiesgebouw) op de gebouweninfosite op het intranet van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap.

• De meeste grote gebouwen in Brussel waar de Vlaamse overheid gehuisvest is, voeren onder impuls van de gebouwenwerkgroep milieuzorg hun energieverbruikgegevens in via het energieboekhoudingspakket van de afdeling Gebouwen. Dat stelt hen in staat om het energieverbruik van het gebouw op te volgen en eventuele afwijkingen op te sporen.

• Om energie te besparen is in het Markiesgebouw een specifieke communicatiecampagne opgezet om de lichten te doven in de vergaderzalen. In het Consciencegebouw is begin 2004 de airco van de verlichting afgekoppeld. Er werd begin 2005 ook beslist dat de verlichting in het gebouw ’s morgens niet meer automatisch opstart voor het hele gebouw. Wie nu eerst binnenkomt, steekt het licht aan waar nodig. Dat zorgde voor een daling van het energieverbruik in het gebouw.

PAG.17

2.2.5 De CCM overlegt met de administratie Logistiek Management (AZF) De CCM overlegt op regelmatige basis met de administratie Logistiek Management (ALOMA), zowel met de afdeling Aankoopbeheer als met de DAB’s Catering en Schoonmaak. Na de eerste contacten met ALOMA bleek er voornamelijk nood aan ondersteuning voor de DAB Catering te zijn. Ondertussen is er ook al samengewerkt met de andere afdelingen van ALOMA. De resultaten worden hieronder kort besproken.

2.2.5.1 Overleg met DAB Catering Een eerste concrete vraag was het zoeken naar een milieuvriendelijker alternatief voor de toenmalige plastic melkcups. Er werd een nota opgemaakt met mogelijke opties. Die nota diende als basis voor het bestek van de algemene offerteaanvraag voor de levering van melkporties. Uiteindelijk werd er gekozen voor recycleerbare aluminium melkcups in plaats van plastic melkcups.

Daarna leverde de CCM tijdens de zomer van 2005 input bij de opmaak van het bestek voor de aankoop van de frisdrankautomaten. Bij de nieuwe automaten werd bijvoorbeeld afgesproken met de leverancier om de verlichting uit te schakelen. Ook werd het aantal automaten per gebouw gereduceerd. Daardoor werd een flink pak energie bespaard.

2.2.5.2 Overleg met DAB Schoonmaak Vanuit de gebouwenwerkgroepen milieuzorg werd in verschillende gebouwen het initiatief genomen om een aparte PMD-inzameling op te starten. De praktische afspraken voor deze inzameling werden steeds genomen op het niveau van het gebouw. Vanuit de gebouwenwerkgroepen milieuzorg is er ook een gebouwgebonden communicatie voorzien.

Eind 2005 vroeg ALOMA de CCM om ondersteuning op het vlak van communicatie bij de geplande uitbreiding van de inzameling naar een aantal andere grote gebouwen van de Vlaamse overheid en bij het uniform maken van de inzameling in de grote gebouwen. De CCM ging op deze vraag in.

Vanaf januari 2006 wordt in de grote Vlaamse overheidsgebouwen PMD ingezameld. Dat geldt voor de grote administratieve gebouwen in Brussel, het VAC Hasselt, het VAC Antwerpen en enkele kleinere gebouwen zoals WTC III, North Plaza B en Leuvenseplein 4. Overal zullen dezelfde stickers en affiches hangen met instructies voor de gescheiden afvalinzameling.

PAG.18

2.2.5.3 Overleg met afdeling Aankoopbeheer De afdeling Aankoopbeheer was nauw betrokken bij het opstellen van het actieplan rond milieuzorg in het voertuigenpark. Meer hierover in paragraaf 2.1.6.

2.2.6 Overleg van de CCM met de afdeling Gebouwen en de afdeling Natuurlijke Rijkdommen en Energie Sinds april 2005 overlegt de CCM maandelijks met de afdeling Gebouwen en de afdeling Natuurlijke Rijkdommen en Energie (ANRE) om het thema energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen uit te werken. Alle betrokken partijen spelen daarbij een belangrijke rol. De afdeling Gebouwen beheert het patrimonium en de huurgebouwen van de Vlaamse overheid. ANRE stippelt het energiebeleid uit in Vlaanderen. De CCM coördineert de invoering van milieuzorg (waar energiezorg een belangrijk deel van is) binnen de Vlaamse overheid.

De samenwerking resulteerde onder andere in de organisatie van de studienamiddag op 20 oktober 2005 (zie paragraaf 2.7.3). Ook werd het ontwerp van het actieplan rond energiezorg (zie paragraaf 2.1.6) hier opgemaakt voor goedkeuring door de Vlaamse Regering.

In de toekomst worden op dit overleg de acties uit het actieplan rond energiezorg uitgewerkt.

Enkele acties die al op stapel staan zijn het actualiseren van verschillende omzendbrieven met als onderwerp: maatregelen bestemd om het energieverbruik van de verwarmings- en verlichtingsinstallaties te verminderen, het invoeren van een energieboekhouding in de verschillende gebouwen, het uitvoeren van energie-audits in gebouwen waar dat nog niet is gebeurd, sensibiliseren van de gebouwgebruikers enzovoort.

2.2.7 De CCM werkt mee aan de handleiding van de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk De CCM werkt momenteel mee aan een handleiding die de Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (IDPBW) zal uitgeven. Het is de bedoeling een praktisch hulpmiddel te maken over het beheer van een locatie. De onderwerpen die in deze publicatie aan bod komen, hebben raakvlakken met zowel de welzijns- als de milieuwetgeving (bijvoorbeeld richtlijnen met betrekking tot de opslag van gevaarlijke stoffen, de opslag van gasflessen, het beheer en onderhoud van compressoren).

De handleiding bestaat uit drie delen: een onderdeel voor de hiërarchische lijn, een onderdeel voor de preventieadviseurs en een onderdeel dat zich richt tot zowel de interne partners zoals de afdeling Gebouwen als de externe partners zoals aannemers bij werken.

Momenteel is men bezig met de uitwerking van het eerste deel. Een eerste werkoverleg vond plaats op 28 november. Vanaf januari 2006 zal de samenwerking geïntensifieerd worden zodat het eerste deel (voor de hiërarchische lijn) af is tegen juni 2006.

PAG.19

2.2.8 Interregionaal overleg duurzame overheidsaankopen Sinds april 2005 is de CCM betrokken bij de werkgroep Duurzame Overheidsopdrachten, die een onderdeel vormt van de Interdepartementale Commissie Duurzame Ontwikkeling (ICDO). Dat is een interregionaal overleg waarop zowel de Vlaamse, de Waalse, de Brusselse als de federale overheid vertegenwoordigd zijn. Actie 17 van het Federaal Plan inzake Duurzame Ontwikkeling rond de voorbeeldfunctie van de overheid vormt het kader voor de werkzaamheden van deze werkgroep. Het is de bedoeling dat hier de input wordt samengebracht voor de nationale actieplannen duurzame overheidsaankopen. De werkgroep doet zo concreet mogelijke voorstellen, maar beslissingen blijven natuurlijk nog altijd een zaak voor het politieke niveau.

2.3 Actieplannen milieuzorg In de periode oktober – december 2004 moesten de entiteiten de uitvoering van het actieplan milieuzorg 2004 evalueren. Ook moesten ze een nieuw actieplan milieuzorg voor 2005 opstellen en dat valideren voor 1 februari 2005. De entiteiten werden door middel van een vorming in september 2004 op de hoogte gebracht van de wijzigingen in de IMAS-applicatie naar aanleiding van de update (zie paragraaf 2.7) en de wijzigingen in de wetgeving. Zodra de actieplannen door de leidend ambtenaar gevalideerd waren, moesten de aanspreekpunten die doorsturen naar de CCM, die er dan een advies bij formuleerde.

In totaal dienden 56 van de 76 (sub)entiteiten een gevalideerd actieplan in bij de CCM voor 2005.

De CCM stelde een gemotiveerd advies op voor 51 van de 56 gevalideerde actieplannen, omdat 5 actieplannen na de deadline werden ingediend. Als een entiteit geen actieplan indiende, stuurde de CCM een brief aan de leidend ambtenaar met de vraag dat alsnog te doen.

Voor een gedetailleerd overzicht van de entiteiten en de ingediende actieplannen verwijzen we naar bijlage 2.

In vergelijking met 2004 werden er minder actieplannen opgesteld (In 2004 dienden 61 entiteiten een actieplan in). Wel waren de ingediende actieplannen in de meeste gevallen realistischer opgesteld dan de actieplannen van het vorige jaar.

PAG.20

Een oorzaak van het lagere aantal ingediende actieplannen kan gezocht worden bij de reorganisatie in het kader van Beter Bestuurlijk Beleid. Die creëert onduidelijkheid op het vlak van bevoegdheden en organisatiestructuur, waardoor de opmaak van een milieuactieplan voor een aantal entiteiten niet haalbaar was.

2.4 IMAS: Interne Milieuzorg Analyse Systeem IMAS is een belangrijk instrument voor het invoeren van milieuzorg in de Vlaamse overheid.

Met deze internettoepassing kunnen aanspreekpunten actieplannen rond milieuzorg opmaken, controleren en evalueren.

In het najaar van 2004 werd de applicatie onderworpen aan een grondige optimalisatie. Na die optimalisatie stelden de aanspreekpunten voor de tweede keer een actieplan milieuzorg op, voor het werkjaar 2005. IMAS was begin 2005 ook het onderwerp van een stage. Een stagestudente evalueerde de praktische bruikbaarheid van de toepassing. In de paragrafen hieronder wordt dat nader toegelicht.

2.4.1 Update van IMAS Voor de start van een nieuwe cyclus van IMAS in september 2005 werd een nieuwe versie van IMAS voorbereid. In het najaar van 2004 besteedde de CCM een opdracht uit naar aanleiding van het optimaliseren van de toepassing.

De opdrachtnemer heeft de volgende opdrachten uitgevoerd: • opstellen van een volledige functionele analyse van IMAS; • opstellen van een volledige technische analyse van IMAS; • formuleren van voorstellen om de performantie te verbeteren, met daarbij een budgetraming; • uitvoeren van de performantieverbeteringen (na overleg met de CCM); • systeemtests van IMAS en rapportering van de resultaten; • corrigeren van fouten in de software; • na overleg met de CCM uitvoeren van welbepaalde prioritaire verbeteringen aan IMAS. De CCM wou prioritair het bepalen van de actiepunten via actielijsten en het opmaken van de actieplannen functioneel verbeteren. Het idee van een stappenplan voor de opmaak van een actieplan werd verlaten. In de plaats kwamen losse acties die in een “willekeurige” volgorde uitgevoerd kunnen worden. Verder werd de werkwijze om een actieplan op te stellen vereenvoudigd.

In samenspraak met de cel Milieu Management InformatieSysteem (MMIS) van AMINAL werd ook de toegang tot de applicatie aangepast.

2.4.2 Evaluatie van IMAS In 2005 was IMAS het stageonderwerp van een studente van de Economische Hogeschool Brussel (EHSAL). De stagestudente evalueerde het IMAS-systeem op basis van een milieuaudit op een specifieke locatie. De stage liep van 7 februari 2005 tot 1 april 2005.

PAG.21

Als specifieke locatie werd de beheersboerderij Holsbeek (AMINAL) gekozen omdat op die locatie heel wat verschillende VLAREM-rubrieken van toepassing zijn. Hierdoor kon tijdens de stageperiode een representatieve vergelijking gemaakt worden tussen een klassieke milieu-audit en het IMAS-systeem. De studie betrof enkel het wetgevende deel van IMAS. De voornaamste conclusies uit de studie waren: • Dankzij IMAS worden aanspreekpunten gestimuleerd om aan milieuzorg te werken: de CCM controleert het tijdig opstellen van actieplannen.

• IMAS kan het begin zijn van een doorlichting en is als dusdanig een belangrijk hulpmiddel om een milieubeleid op te zetten. Een klassieke milieu-audit blijft echter noodzakelijk. Dat is een audit waarbij een milieudeskundige op een systematische, objectieve en gedocumenteerde wijze nagaat of de entiteit in orde is met de milieuwetgeving. Zo kan er zowel met milieuzorg als met de meest recente milieuwetgeving rekening gehouden worden.

• De milieuwetgeving wordt continu gewijzigd. Die wijzigingen kunnen niet worden ingevoerd in IMAS. Een entiteit kan denken dat ze aan de milieuwetgeving voldoet, terwijl de wetgeving ondertussen al is gewijzigd.

2.5 Handleiding milieuzorg Tijdens haar werking constateerde de CCM bij de aanspreekpunten milieuzorg een grote behoefte aan praktische tips en concrete acties. Omdat de situatie bij overheden zeer specifiek is, werd gekozen om op basis van voorbeelden uit de eigen entiteiten een handleiding milieuzorg uit te werken. Er zijn bij de Vlaamse overheid immers voorlopers die op verschillende vlakken al heel wat kennis en ervaring hebben opgedaan wat betreft milieuzorg. Via interviews werd al die informatie verzameld en in praktische steekkaarten gebundeld. Het is de bedoeling om de handleiding regelmatig aan te vullen met nieuwe steekkaarten.

De handleiding werd opgemaakt in samenwerking met CAPLO, die lokale overheden stimuleert om milieuzorg in te voeren. Aangezien lokale overheden binnen hetzelfde wettelijke kader werken en dezelfde voorbeeldfunctie hebben, is de handleiding ook ter beschikking gesteld van de lokale overheden.

De handleiding werd in eerste instantie verdeeld onder de aanspreekpunten milieuzorg binnen de Vlaamse overheid (100 exemplaren). Geïnteresseerde aanspreekpunten konden een gedrukt exemplaar bestellen. De handleiding werd ook op de website gepubliceerd.

2.6 Informeren en sensibiliseren van werknemers Informeren en sensibiliseren van het personeel vormt een belangrijke pijler bij de invoering van milieuzorg. Vooral in een grote organisatie als de Vlaamse overheid is interne communicatie uitermate belangrijk.

De CCM heeft het voorbije anderhalf jaar verschillende initiatieven genomen om de milieuzorgboodschap bekend te maken bij de werknemers. In de volgende paragrafen wordt besproken hoe de CCM het informeren en sensibiliseren van werknemers heeft aangepakt.

PAG.22

2.6.1 Aanpak Aangezien er nauwelijks voorbeelden bestonden van interne communicatie binnen de Vlaamse overheid die zich zowel tot het ministerie als tot VOI’s richtte, was er eerst en vooral nood aan een goed doordachte strategie. Daarvoor werd een communicatiebureau aangetrokken.

Ter ondersteuning van de entiteiten werd een centrale communicatiestrategie uitgewerkt. In het vorige activiteitenverslag werd dieper ingegaan op die strategie. Na een startcampagne die in november 2003 plaatsvond, werden de campagnes verder opgebouwd rond de centrale jaarthema’s. De eerste acties van de campagne rond het jaarthema 2004, afval, werden toegelicht in het vorige activiteitenverslag. De acties in 2005 werden opgebouwd rond de thema’s energie en mobiliteit. In het voorjaar werd voornamelijk energie in de kijker gezet. Na de zomer werd er campagne gevoerd rond milieuvriendelijke mobiliteit en een milieuvriendelijke rijstijl.

De voorbereiding en uitwerking van de campagnes werden opgevolgd door een werkgroep communicatie bestaande uit communicatieverantwoordelijken van het ministerie en enkele VOI’s. In de periode juli 2004 – december 2005 kwam deze werkgroep vijfmaal samen. Een beperkte werkgroep bestaande uit de CCM, de communicatiecel van de administratie Algemene Administratieve Diensten van het departement Leefmilieu en Infrastructuur en de cel Interne Communicatie van het departement Coördinatie volgde de concrete uitwerking van de opdracht op de voet op.

2.6.2 Communicatiemateriaal en -acties 2.6.2.1 Affiches en stickers verspreiden de boodschap op een visuele manier De voorjaarscampagne over energiezorg maakte gebruik van een algemene affiche en vier tipaffiches. Om de start van de campagne nog meer onder de aandacht te brengen werden de affiches uitvergroot en op panelen in enkele grote gebouwen geplaatst. Die panelen zijn ook ingezet tijdens de sportdag en tijdens de acts van het promoteam. Entiteiten konden de panelen ontlenen om hun eigen campagnes te ondersteunen.

Naast de traditionele affiches koos de CCM ook voor kleine stickertjes met de opvallende slogan ‘Ben je weg, dan wil ik uit!’. Werknemers konden die op elektrische apparaten of op lichtknoppen kleven.

In het najaar werden vijf tipaffiches gemaakt rond het thema milieuvriendelijk rijgedrag. Er werden ook pijlen gemaakt om op een ludieke manier de weg te tonen naar de trappen en zo de mensen te stimuleren om die meer te gebruiken.

Er zijn gemiddeld 650 tipaffiches per ontwerp, 15500 stickers en 1200 trappijlen verspreid.

De algemene affiche en de tipaffiches worden op de volgende twee bladzijden getoond.

PAG.23

PAG.24

PAG.25

2.6.2.2 Mails met milieutips Sinds juli 2004 zijn er door de CCM dertien e-mails verspreid. In deze mails vinden de aanspreekpunten een aantal concrete tips over de verschillende thema’s. Elke mail behandelt dezelfde inhoud als een tipaffiche. De aanspreekpunten kunnen die mails doorsturen naar de personeelsleden van hun entiteit, op het intranet publiceren, of als basis gebruiken voor een artikel in hun eigen personeelsblad. De maandelijkse mails zijn ook steeds op de muurkrant van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap (met een link naar de website) gepubliceerd.

2.6.2.3 Promotiemateriaal In communicatiecampagnes wordt ook vaak gebruikgemaakt van gadgets. Vanuit milieustandpunt wordt het aangeraden om het gebruik ervan zo veel mogelijk te vermijden. Als er toch gadgets nodig zijn, kan best gebruik gemaakt worden van bruikbare, duurzame zaken, die bij voorkeur uit milieuvriendelijk materiaal worden gemaakt. Na de milieuzorgbekers vorig jaar, besliste de CCM om voor de campagne rond milieuvriendelijk rijgedrag sleutelhangers en fluo-armbandjes voor fietsers te laten ontwerpen. Naast het feit dat het bruikbare en duurzame gadgets zijn, houden ze immers rechtstreeks verband met de te verkondigen boodschap. De fluo-armbandjes, die duurzame verplaatsingen op de fiets en te voet moeten promoten, zijn bijvoorbeeld uitgedeeld aan de deelnemers van de campagne ‘Fiets naar Kyoto’ (zie paragraaf 2.6.2.7). De sleutelhangers vonden hun weg naar de sleutels van de dienstwagens.

Er zijn ongeveer 1500 sleutelhangers en 1000 fluorescerende armbandjes verspreid.

2.6.2.4 Promoteam Om het thema milieuzorg op een actievere manier onder de aandacht te brengen, schakelde de CCM enkele keren een promoteam in. Op de sportdag in september 2004 spoorde een promoteam de aanwezige personeelsleden aan om milieuvriendelijk om te gaan met hun afval.

In 2005 sensibiliseerde een promoteam de personeelsleden rond energie en mobiliteit. Het team werd ingezet in enkele grote gebouwen van de Vlaamse overheid om zo veel mogelijk personeelsleden te bereiken. In het voorjaar werd de nadruk gelegd op het afzetten van apparatuur, het nemen van de trap enzovoort. Het promoteam voerde zijn act uit op vier plaatsen in Brussel: in het Ferraris-, het Conscience-, het Boudewijn- en het Markiesgebouw. In het najaar werden de personeelsleden gesensibiliseerd over onder andere milieuvriendelijke rijstijlen. Dan werd er gekozen om de act plaats te laten vinden in het Boudewijn-, het Conscience- en het Phoenixgebouw in Brussel en in de administratieve centra in Antwerpen en in Hasselt.

De acts rond afval en energiezorg werden over het algemeen positief onthaald. De boodschap voor de act in het najaar bleek iets minder geschikt te zijn, waardoor de boodschap niet altijd even goed begrepen werd.

2.6.2.5 Milieuzorg op de sportdag De sportdag is een evenement waaraan jaarlijks duizenden personeelsleden deelnemen. Het is dan ook een uitgelezen kans om de milieuzorgboodschap uit te dragen.

PAG.26

Na de inzet van een promoteam in 2004 rond het thema afval (zie hierboven) leende de CCM voor de sportdag van 2005 een fietsopstelling van de Katholieke Universiteit Leuven. Die opstelling verbindt een fiets met een stroomgenerator die een aantal lampen kan doen branden. De opgewekte energie werd op een visuele manier vertaald naar de benodigde energie voor het gebruik van kantoorapparatuur zoals een computer, een computerscherm en een printer. Zo konden de fietsers aan den lijve ondervinden hoeveel energie het eigenlijk kost om bijvoorbeeld hun computer draaiende te houden.

In totaal stapten 182 sportievelingen op de fiets. Dankzij een tombola maakten ze kans op mooie (milieuvriendelijke) prijzen zoals een opwindbare radio- en zaklamp, een fietsreparatieset en milieuzorgbekers.

Er werd op de sportdag niet alleen milieubewust gefietst. Alle drank aan het VUB-trefcentrum in Etterbeek werd geschonken in composteerbare biobekers. De biobekers waren vervaardigd uit bioplastic op basis van maïs. Deze actie kwam er op initiatief van de administratie Wetenschap en Innovatie in samenwerking met de CCM en Bloso. Aan de hand van een korte meerkeuze vragenlijst konden aanwezige sportieve ambtenaren ook een leuke prijs winnen.

In totaal werden er op deze zonnige dag zo’n 5000 bekers getapt. Een geslaagde actie!

2.6.2.6 Milieuzorg op de Vlaanderendag De Vlaanderendag is een evenement dat tweejaarlijks wordt georganiseerd om de burger te informeren over de activiteiten van de Vlaamse overheid.

Op initiatief van de CCM werden op de Vlaanderendag in april ’05 de dienstfietsen in het Boudewijn- en Consciencegebouw centraal opgesteld en werd er informatie gegeven over duurzame mobiliteitsinitiatieven van de Vlaamse overheid. Bij het Boudewijngebouw stond er ook een hybride dienstwagen met meer informatie.

2.6.2.7 Aansluiten bij externe campagnes : Fiets naar Kyoto Er worden in Vlaanderen regelmatig campagnes rond milieuthema’s gevoerd, zowel door de overheid als door andere organisaties. Aansluiten bij dergelijke campagnes kan een meerwaarde creëren, omdat de werknemer dan op het werk én daarbuiten met dezelfde boodschap wordt geconfronteerd, wat het effect versterkt. Vanuit dat principe nam de Vlaamse overheid dit jaar voor

PAG.27

het eerst deel aan de campagne Fiets naar Kyoto (oktober-november 2005), een initiatief van de Bond Beter Leefmilieu (BBL). Met die actie plaatst men de fiets als vervoersmiddel in de kijker.

De BBL wil zo aantonen dat de fiets een gezond en milieuvriendelijk alternatief voor de auto is.

Het communicatiemateriaal dat de BBL maakte om de actie te ondersteunen, werd ook verspreid bij de Vlaamse overheid. Daarnaast werden ook enkele muurkrantberichten rond de campagne gemaakt en was er een weblog (fietsnaarkyoto.blogspot.com) waarop enkele deelnemers hun dagelijkse ervaringen op de fiets kwijt konden.

In totaal schreven 37 entiteiten in en namen meer dan duizend personeelsleden deel. In elke entiteit werd een interne campagnecoördinator aangesteld die het materiaal rond de campagne verspreidde en die het interne aanspreekpunt was voor de fietsers.

Het resultaat mocht er ook zijn: de werknemers van de Vlaamse overheid fietsten meer dan 365.000 kilometer bij elkaar en bespaarden ten opzichte van dezelfde afstand met de wagen in totaal meer dan 70 ton CO2.

Een eenmalige actie heeft misschien weinig effect. Daarom werd het ook gestimuleerd om na de campagne te blijven fietsen. Zo is het belangrijkste resultaat misschien wel dat een aantal collega’s elkaar gevonden hebben en nu samen een deel van of het volledige woon-werk traject fietsen.

In 2006 plant de Vlaamse overheid om opnieuw deel te nemen. De campagne loopt dan van 11 mei tot en met 22 september.

2.6.2.8 Bestaande kanalen en publicaties inschakelen Naast de ontwikkeling van specifiek communicatiemateriaal wordt er ook naar gestreefd zo veel mogelijk gebruik te maken van de reeds bestaande kanalen voor interne communicatie.

Via de muurkrant van het ministerie en het personeelsblad Goedendag worden personeelsleden regelmatig geïnformeerd en gesensibiliseerd rond de verschillende milieuzorgthema’s. Zo werden eind 2004 de geslaagde acties van zeven voorbeeldentiteiten aan het grote publiek voorgesteld op het intranet van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. De campagne werd verder ondersteund door enkele artikels en een vaste column met milieutips in de Goedendag.

De teksten werden ook ter beschikking gesteld van de Vlaamse Openbare en Wetenschappelijke Instellingen. Verschillende onder hen publiceerden de teksten op het eigen intranet of verstuurden ze per e-mail naar de personeelsleden.

2.6.2.9 Website: sensibilisering van en informatie voor personeelsleden, projectcommunicatie voor aanspreekpunten De website www.vlaanderen.be/milieuzorg, die onderhouden wordt door de CCM, richt zich tot twee doelgroepen: de aanspreekpunten milieuzorg en de werknemers van de Vlaamse overheid.

De aanspreekpunten milieuzorg vinden op de website informatie die nodig is om milieuzorg in de eigen entiteit in te voeren, zoals documenten over de milieuwetgeving en een overzicht van interessante studiedagen. Ook de programma’s, presentaties en documenten van de vormingen, georganiseerd door de CCM, zijn beschikbaar via deze website. De werknemers van de Vlaamse

PAG.28

overheid kunnen op de website terecht voor algemene informatie over het project, over het hoe en waarom van milieuzorg, enzovoort. De website wordt ook bezocht door derden zoals milieuambtenaren van steden, gemeenten en provincies.

In het voorjaar van 2005 vond er een update van de website plaats. De oorspronkelijke website die eind 2003 was opgestart, werd gescreend en aangepast. De informatie voor aanspreekpunten en voor de overige personeelsleden werd duidelijk opgesplitst.

Ook de lay-out van de website is aangepast. Daarbij werd bewust gekozen voor de standaardlayout die het departement Coördinatie aanraadt voor alle overheidssites. Dat bracht wel beperkingen mee op creatief vlak en achteraf bleek dat de template heel wat problemen geeft met de browser waarmee een groot deel van de personeelsleden nog surft.

Sinds de vernieuwde website online gegaan is, worden de statistieken van de site systematisch opgevolgd. Aan de hand van de statistieken en reacties van gebruikers zal de site in 2006 opnieuw geëvalueerd en aangepast worden.

2.6.2.10 E-brief voor projectcommunicatie De CCM verstuurt op regelmatige tijdstippen een e–brief naar de aanspreekpunten. Van juli 2004 tot december 2005 verschenen er 13 nieuwsbrieven. De e-brief bevat allerlei interessante informatie die een (adjunct-)aanspreekpunt kan gebruiken om milieuzorg in te voeren. Naast (adjunct-)aanspreekpunten zijn er ook heel wat geïnteresseerden die zich geabonneerd hebben op de e–brief. Er zijn 145 personen geabonneerd op de e-brief.

2.6.3 De CCM geeft het goede voorbeeld Een belangrijk aandachtspunt bij de opzet van de campagnes was uiteraard het aspect milieuvriendelijkheid. Er werd voortdurend gestreefd naar een gezond evenwicht tussen milieuvriendelijkheid van de middelen enerzijds en effectiviteit anderzijds.

PAG.29

Een kort overzicht van de milieuvriendelijke aanpak: • In combinatie met de affiches werden mails met tips opgesteld. Die zijn verspreid via het netwerk van de aanspreekpunten en de muurkrant. Een dergelijke digitale communicatie is snel, effectief en bespaart een hoop papier, inkt en drukwerk. De mails werden ook kort gehouden, om zo de behoefte tot afdrukken te beperken.

• Er werd beslist om vanaf 2005 zo veel mogelijk op bestelling te werken. Aanspreekpunten beslissen zelf welk communicatiemiddel en hoeveel stuks ze ervan willen inzetten. Die methode vergt weliswaar iets meer tijdsinvestering op organisatorisch vlak, maar het daadwerkelijke gebruik van de communicatiemiddelen is beter verzekerd en er wordt bijgevolg efficiënter omgesprongen met de beschikbare financiële middelen. In het voorjaar hebben 46 entiteiten gebruikgemaakt van deze mogelijkheid, in het najaar waren dat er 47. Om te verzekeren dat de boodschap minstens eenmaal in alle entiteiten verspreid werd, werd wel een algemene affiche rond het thema energiezorg bezorgd aan de verschillende gebouwen waar entiteiten van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap gehuisvest zijn.

• Ook het formaat van de affiches en stickers is aangepast aan de boodschap en de plaats waar ze terecht moeten komen. Algemene affiches voor muurpanelen kregen een groter formaat omdat ze tussen andere affiches worden gehangen. Tipaffiches die op specifieke plaatsen terechtkomen, afhankelijk van de tip (bijvoorbeeld bij het koffieapparaat), werden in een kleiner formaat gemaakt, en op duurzamer materiaal, omdat het de bedoeling is die voor een langere periode te laten hangen.

• Zowel voor het drukwerk als voor het promotiemateriaal werd gewerkt met milieuvriendelijk materiaal. Affiches werden gedrukt op gerecycleerd papier, met biologische inkten. Bij de stickers werd ook gewerkt met de meest milieuvriendelijke lijm die toch ook een kwalitatief goed product verzekert. De producent van de sleutelhangers heeft een Forest Management Certificate (dat garandeert dat het bos waarvan het hout afkomstig is, op duurzame manier beheerd wordt) en de opdruk ervan werd uitgevoerd met milieuvriendelijke inkten.

• De affiches werden zoveel mogelijk recto-verso bedrukt. Zo kon de affiche op een glazen deur geplaatst worden of, indien gewenst, na een tijd omgedraaid worden. Op de algemene affiche werd op de achterkant een overzicht gegeven van het overige communicatiemateriaal.

• Voor de levering van het drukwerk werd gezocht naar een leverancier die de nodige aandacht besteedt aan milieuzorg in zijn eigen werking. Al het drukwerk werd uitgevoerd door een drukkerij die het ecodynamisch label van het Brussels Instituut voor Milieubeheer heeft gehaald.

• Er werd tot slot ook gezocht naar alternatieve vormen van communicatie. Er werd een eenvoudig informatief internetspel ontwikkeld en er werd een promoteam ingeschakeld.

2.6.4 Evaluatie van de communicatieaanpak en -middelen Om de communicatieacties te evalueren heeft de CCM twee doelgroepen bevraagd: de (adjunct-) aanspreekpunten en de werknemers in het algemeen.

PAG.30

2.6.4.1 Enquête bij de (adjunct-)aanspreekpunten Bij de (adjunct-) aanspreekpunten lag de nadruk van de enquête op de vraag of de aangeboden communicatiemiddelen aan hun wensen voldeden. De enquête vond in september 2004 plaats, in samenwerking met de communicatiecel van de administratie Algemene Administratieve Diensten van het departement Leefmilieu en Infrastructuur.

107 (adjunct-)aanspreekpunten hebben via e-mail een vragenlijst ontvangen. 28 procent van hen hebben de vragenlijst beantwoord. Over het algemeen stond iedereen positief tegenover de aangeboden communicatiemiddelen. Ook de koepelcampagne - gecombineerd met een parallelle invulcampagne - is positief onthaald. Zo blijft milieuzorg aanwezig in de entiteit als het aanspreekpunt zelf geen tijd heeft om een specifieke communicatiecampagne op te starten. Als meest zinvolle communicatiemiddelen werden de website, de e-mail met tips en de affiches genoemd.

De communicatiemiddelen die eenvoudig te verspreiden en zeer concreet zijn, vallen het meest in de smaak. Ook de in de toekomst aangeboden middelen zouden dus het best een gebruiksklaar pakket vormen dat snel en gemakkelijk ingezet kan worden. Daarnaast geven de aanspreekpunten ook aan dat nieuwe ideeën en hulpmiddelen het best steeds op voorhand op hun nut, gebruiksvriendelijkheid en relevantie afgetoetst worden bij een aantal aanspreekpunten. Dat gebeurde tot op heden via de werkgroep communicatie.

2.6.4.2 Enquête bij de werknemers Om het effect van de campagne op de personeelsleden te evalueren werd in juni 2005 een telefonische enquête gehouden bij de personeelsleden van de Vlaamse overheid. De communicatie- en sensibilisatieacties liepen op dat moment iets meer dan een jaar (de startcampagne vond plaats

PAG.31

in november 2003). De enquête liep in samenwerking met de Vlaamse Infolijn, de administratie Planning en Statistiek, de administratie Algemene Administratieve Diensten van het departement LIN en de cel Interne Communicatie van het departement Coördinatie. Er werd een representatieve steekproef genomen van werknemers van de Vlaamse overheid. Uiteindelijk beantwoordde 54% (466 personen) van de gecontacteerde personen de enquête.

Uit de resultaten bleek dat iets minder dan de helft al van het project had gehoord. Personen die het project niet kenden, gaven aan dat e-mail, een officiële nota van de leidinggevende en het personeelsblad de meest geschikte kanalen waren om informatie te krijgen. Als men van het project had gehoord bleek dat voornamelijk via affiches, intranet, stickers en muurkrant te zijn.

Het project milieuzorg bleek beter gekend te zijn bij personeelsleden van niveau A. Dat kan te maken hebben met het feit dat deze personeelsleden meer betrokken zijn bij het opstellen van planningsdocumenten waarin milieuzorg ook aan bod komt. Tussen werknemers van buitendiensten en hoofdbesturen was er geen significant verschil. Ook tussen administraties van het ministerie en de VOI’s werd geen verschil waargenomen.

2.6.5 Kunstwerken in de gebouwen In samenwerking met de kunstcel van de Vlaamse bouwmeester werd in 2004 een kunstenares aangesproken om verschillende kunstacties op te zetten rond de thema’s afval, energie en mobiliteit. In september 2004 vertoonde ze enkele films rond afval tijdens de middagpauze in enkele grote gebouwen van het ministerie. In december werden met ingezameld kladpapier origami en andere papierkunstwerken gemaakt en tentoongesteld.

In de zomer 2005 werden er twee workshops georganiseerd in samenwerking met de kinderopvang in het Boudewijngebouw in Brussel rond het thema: ’ik beweeg dus ik ben’. De kinderen maakten op een speelse manier kennis met de thema’s energie en duurzame mobiliteit en werden aangezet om erover na te denken. Zo ontwierp elk kind bijvoorbeeld zijn toekomstige, milieuvriendelijke voertuig. De resultaten tekenden de kinderen op T-shirts. Die werden samen met een video van alle activiteiten in oktober tentoongesteld in het Boudewijngebouw.

Vanaf november werd aan de voorste traphallen van het Ferrarisgebouw een extra cachet gegeven. Een samenspel van geluiden, geuren en kleuren zorgt ervoor dat de trap nemen een stuk aangenamer is geworden… . Ook de trappenhal naar de parking werd met origami versierd.

PAG.32

2.7 Opleiding voor aanspreekpunten en sleutelfiguren Het opleiden van werknemers is een andere belangrijke pijler bij de invoering van milieuzorg. Het aanwezig zijn van de nodige kennis in de verschillende entiteiten is een essentiële voorwaarde om ervoor te zorgen dat milieuzorg in de entiteiten verankerd wordt. Om hieraan tegemoet te komen organiseerde de CCM, op basis van haar vormingsplan, verschillende opleidingen in de loop van juli 2004 – december 2005.

In de volgende paragrafen wordt een overzicht gegeven van de aanpak en van de vormingen die per doelgroep georganiseerd werden.

2.7.1 Aanpak Bij het samenstellen van de verschillende vormingssessies streefde de CCM steeds drie doelstellingen na: • kennis overdragen (inhoud); • aanreiken van methodologie; • netwerkvorming tussen de deelnemers.

Een aandachtspunt bij de organisatie van de vormingen was het gebruik van zo veel mogelijk interne ervaring. Afhankelijk van de inhoud werden ook externe experts ingeschakeld, die zowel inhoudelijke als methodologische expertise bezaten. Ook hier werd gestreefd naar een zo praktisch mogelijke bijdrage.

Er werd per trimester een vormingsmoment georganiseerd. Een regelmatige organisatie van vormingsmomenten zorgt immers voor continuïteit in het project. Het stelt deelnemers ook in staat om de vormingen tijdig op te nemen in hun eigen planning.

Met de vormingen trachtte de CCM verschillende doelgroepen te bereiken: aanspreekpunten milieuzorg maar ook sleutelfiguren binnen de Vlaamse overheid. Sleutelfiguren zijn personeelsleden die verantwoordelijk zijn voor taken binnen de entiteit die een aanzienlijke milieu-impact kunnen hebben, zoals verantwoordelijke voor aankoop, voor schoonmaak, voor opmaak van bestekken, voor mobiliteit van het personeel, enzovoort.

2.7.2 Vorming voor aanspreekpunten Bij het samenstellen van de vormingen voor aanspreekpunten trachtte de CCM zo veel mogelijk rond thema’s te werken waardoor de aanspreekpunten ondersteund werden bij de opmaak, uitvoering, evaluatie en bijsturing van hun actieplannen. Daarnaast hield de CCM ook rekening met suggesties van de aanspreekpunten (zie tabel 1).

Zo werden er in september 2004 een aantal vormingsessies georganiseerd rond het opstellen en evalueren van de actieplannen milieuzorg en werd daar ook een toelichting gegeven bij de wijzigingen van de milieuwetgeving.

In het voorjaar van 2005 werd er een basiscursus milieuzorg gegeven, bestaande uit een aantal

PAG.33

modules rond verschillende aspecten van de milieuregelgeving. Die basiscursus werd gevolgd door een excursie naar het universitair ziekenhuis Gasthuisberg in Leuven waar de theorie in de praktijk werd omgezet.

De CCM organiseerde ook verschillende vormingen rond de centrale milieuzorgthema’s. Zo is er in het voorjaar van 2005 een vorming gegeven rond het thema energie.

In de herfst van 2004 stelde de CCM een vorming samen waarbij ervaringsuitwisseling rond milieuzorg in de verschillende entiteiten centraal stond. In kleine werkgroepen en onder professionele begeleiding konden de deelnemers ideeën uitwisselen.

De CCM organiseerde ook een excursie naar Net Brussel omdat, vooral bij de gebouwenwerkgroepen milieuzorg te Brussel, de behoefte werd gedetecteerd om de werking van de Brusselse afvalophaler van dichterbij te bekijken en zo de gebouwgebruikers beter te kunnen informeren rond de (gescheiden) afvalophaling in Brussel.

Tabel 1: Overzicht van de georganiseerde vormingssessies en excursies voor aanspreekpunten in de periode van juli 2004 tot en met december 2005.

Tijdstip

Thema’s

Duur

Aantal deelnemers

Aantal aanwezige entiteiten

Halve dag

93

50

Tweede helft van september 2004

• Wijzigingen in IMAS • Opstellen actieplan 2005 • Opmaken evaluatie actieplan 2004

21 oktober 2004

• Excursie: bezoek aan Net Brussel

Halve dag

22

14

8 december 2004

• Ervaringsuitwisseling rond milieuzorg

Halve dag

45

31

8 maart 2005

• Energiezorg in de Vlaamse overheid

Hele dag

60

45

26 april, 12 mei, 31 mei en 9 juni 2005

Cursus milieubeheer: • De fundamenten van het milieubeleid • De milieuvergunningsaanvraag • Keuringen en metingen in de praktijk • Waterbeheer en heffingen • Afvalbeheer in de praktijk • Bodemonderzoek en sanering • Beheer van gevaarlijke producten

8 halve dagen

51

35

Halve dag

15

11

22 november 2005

• Excursie: bezoek aan Gasthuisberg, het universitair ziekenhuis Leuven: milieubeheer in de praktijk

PAG.34

2.7.3 Vorming voor sleutelfiguren De CCM heeft ook enkele studiedagen voor sleutelfiguren georganiseerd, met als voornaamste doelgroep de gebouwverantwoordelijken en gebouwenbeheerders (zie tabel 2). Zo organiseerde de CCM op 20 oktober 2005 op verzoek van de minister van Bestuurszaken en in samenwerking met de afdeling Gebouwen en de afdeling Natuurlijke Rijkdommen en Energie een studienamiddag rond energiezorg in kantoorgebouwen.

Daarnaast werd op 13 juni 2005 op vraag van de CCM door vertegenwoordigers van het Nederlandse Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM) een studiedag georganiseerd rond het Energie Efficiëntie-programma Rijkshuisvesting (EER), dat tien jaar gelopen heeft bij de Nederlandse overheid, en rond hun aanpak van interne milieuzorg.

In 2006 zullen er ook vormingen gepland worden voor andere sleutelgroepen, zoals de aankoopverantwoordelijken (zie ook paragraaf 4.5.6).

Tabel 2: Overzicht van de georganiseerde vormingssessies voor sleutelfiguren in de periode juli 2004 tot en met december 2005.

Thema

Duur

13 juni 2005

Tijdstip

Studiedag bij de Nederlandse overheid: • Energie Efficiëntie-programma Rijkshuisvesting (EER), dat 10 jaar gelopen heeft bij de Nederlandse overheid • hun aanpak van interne milieuzorg

Hele dag

Afdeling Gebouwen: 4 deelnemers ANRE: 1 deelnemers CCM: 5 deelnemers Aanspreekpunten: 2 deelnemers

20 oktober 2005

Energiezorg in kantoorgebouwen

Halve dag

160 deelnemers waarvan: • 47 uit privébedrijven • 68 uit Vlaamse (57) en federale (11) overheidsinstellingen • 1 van het kabinet van de minister van Bestuurszaken, Buitenlands Beleid, Media en Toerisme • 1 van het kabinet minister van Werk, Onderwijs en Vorming • 1 van de Kamer van Volksvertegenwoordigers • 21 gemeenten • Andere (niet gespecificeerd)

PAG.35

Overzicht deelnemers

2.8 Individuele begeleiding van de entiteiten Tussen juli 2004 en december 2005 zijn verschillende vragen naar informatie en ondersteuning binnengekomen. Die vragen zijn zeer uiteenlopend. Sommige vragen zijn eenvoudig en snel te beantwoorden, andere zijn een stuk complexer. Ze zijn afkomstig van zowel VOI’s, administraties, kabinetten als derden.

Zo is er op vraag van AMINAL een quickscan ontwikkeld. Die maakt het mogelijk om op een snelle en efficiënte manier vast te stellen of een locatie voldoet aan de geldende milieuwetgeving, meer specifiek de milieuvergunningplicht, het oriënterend bodemonderzoek, de belangrijkste keuringen, attesten en metingen. Ondertussen werd deze quickscan al gebruikt bij het KMSKA, AWV en natuurlijk AMINAL. Om de vele districtslocaties van AWV te ondersteunen, ontwikkelt de cel Wegenbeleid en -beheer met de steun van de CCM een handleiding voor het aanvragen van een milieuvergunning.

Op verzoek van de entiteit Sturing en Controle ICT (SCICT) werkte de CCM samen met ANRE mee aan het opstellen van milieuvriendelijke criteria als input voor het marktonderzoek van de ICT-dienstverlener van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Dat onderzoek dient om de algemene aankoopcatalogus te actualiseren. Er werd bijvoorbeeld gesteld dat op alle nieuwe computers en schermen standaard een instelbaar energiebeheersysteem moet staan. Daarnaast werden er ook maximale waarden opgegeven wat betreft het energieverbruik van computers, laptops en beeldschermen. Het aanbod van computermateriaal werd ook uitgebreid met flatscreens (vlakke schermen).

Ook stelt de CCM meetapparatuur zoals een energie- en luxmeter en een weegschaal ter beschikking van de entiteiten. Op eenvoudige verzoek kunnen die toestellen bij de CCM geleend worden.

Ten slotte hebben de entiteiten ook allerhande concrete vragen gesteld over milieuzorg in de entiteit zoals milieuvriendelijke criteria bij het aankopen van papier en kopieerapparaten, criteria voor milieuvriendelijk drukwerk enzovoort.

PAG.36

HOOFDSTUK03 Knelpunten bij het invoeren van milieuzorg In het vorige activiteitenverslag werden al een aantal knelpunten opgesomd die de invoering van milieuzorg niet altijd even gemakkelijk maken. Ook in het afgelopen anderhalf jaar werden die knelpunten ervaren.

Zo is het nog altijd niet evident om mensen en middelen vrij te maken om milieuzorg binnen de entiteit te organiseren. Het engagement van de leidend ambtenaren is essentieel om milieuzorg in te voeren. Dat engagement is niet overal aanwezig: milieu is één van de vele horizontale thema’s waarrond eisen worden gesteld aan de entiteiten en de personeelsleden. Bij beslissingen wordt nog altijd niet systematisch rekening gehouden met milieuaspecten.

De doelgroep die de CCM wil bereiken is groot en zeer verscheiden. De structuur van de overheid is zeer complex. Daardoor is het moeilijk iedereen aan te spreken.

Vaak zijn er externe factoren die de invoering van milieuzorg bemoeilijken. Zo liet de wetgeving op overheidsopdrachten het niet altijd gemakkelijk toe om milieucriteria te gebruiken bij aankopen. Op 31 maart 2004 werden wel de Europese richtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG inzake overheidsopdrachten uitgevaardigd. Die richtlijnen voorzien in meer mogelijkheden om bij overheidsopdrachten rekening te houden met de toepassing van milieucriteria. Die nieuwe richtlijnen moeten uiterlijk op 31 januari 2006 in nationale wetgeving omgezet zijn. Om ook een daadwerkelijke toepassing van deze richtlijnen mogelijk te maken zal er voldoende informatie en opleiding nodig zijn voor aankoopverantwoordelijken.

Daarnaast zijn er ook een aantal knelpunten bij gekomen. Het is moeilijk om te voorspellen wat er zal gebeuren in de nieuwe structuur. De CCM heeft altijd met aanspreekpunten per entiteit gewerkt. Omdat sommige entiteiten opgedeeld zullen worden en andere samengevoegd, wordt het moeilijk om er voor te blijven zorgen dat elke entiteit een aanspreekpunt heeft. Dat maakt het moeilijk om milieuzorg in de nieuwe structuur voor te bereiden.

Het is ook nog niet helemaal duidelijk op welke manier milieuzorg in het organigram van de Vlaamse overheid opgenomen zal worden. In het ontwerpbesluit dat de toekomstige organisatiestructuur van de Vlaamse administratie juridisch vastlegt en dat de Vlaamse Regering op 3 juni 2005 goedkeurde is een coördinatiecel milieuzorg gepland in het departement van Bestuurszaken en een kenniscel interne milieuzorg in het departement van Leefmilieu, Natuur en Energie.

Het is evenwel nog niet duidelijk of beide cellen zullen worden ingevuld en op welke manier dat zal gebeuren (zie paragraaf 4.4).

Ten slotte is het door de omvang en complexiteit van de Vlaamse overheid zeer moeilijk om resultaten te meten. Bovendien zijn de entiteiten niet altijd met elkaar te vergelijken. Het energieverbruik van een kantoorgebouw kan bijvoorbeeld moeilijk vergeleken worden met dat van een universitair ziekenhuis.

PAG.37

HOOFDSTUK04 Een blik naar de toekomst Het project ‘Milieuzorg in de Vlaamse overheid’ werd aanvankelijk slechts goedgekeurd voor een termijn van vier jaar en liep af op 31 december 2005. De CCM begon, op basis van de evaluatie die eind 2004 werd uitgevoerd (zie paragraaf 4.1), begin 2005 met de voorbereiding van een voorstel over de verdere aanpak van milieuzorg bij de Vlaamse overheid na 2005.

In de volgende paragrafen wordt een korte samenvatting gegeven van de evaluatie van het project. Daarnaast wordt ook het proces geschetst van het opstellen van het voorstel over de verdere aanpak van milieuzorg bij de Vlaamse overheid. Er wordt ook beschreven aan welke veranderingen de CCM al onderhevig was en er wordt geschetst welke mogelijke veranderingen zich zullen voordoen in het kader van Beter Bestuurlijk Beleid. Ten slotte wordt kort overlopen welke activiteiten de CCM reeds voor 2006 gepland heeft om de invoering van milieuzorg in de Vlaamse overheid verder gestalte te geven.

4.1 Evaluatie van het project Milieuzorg in de Vlaamse overheid In de beslissing van 8 mei 2002 (zie paragraaf 1.1) werd expliciet aangegeven dat het project eind 2004 geëvalueerd moest worden. De evaluatie werd uitgevoerd tussen augustus en november 2004. Voor de opvolging van de opdracht werd een ad-hocwerkgroep opgericht, bestaande uit enkele vertegenwoordigers van de administratie Milieu-, Natuur-, Land- en Waterbeleid, de administratie Algemene Administratieve Diensten van het departement Leefmilieu en Infrastructuur, het departement Coördinatie, het departement Economie, Werkgelegenheid, Binnenlandse Aangelegenheden en Landbouw en de VDAB. De werkgroep kwam in totaal vijf keer samen.

Er waren twee belangrijke doelstellingen. Allereerst moest het proces geëvalueerd worden. Er moest onderzocht worden in hoeverre de beslissing van 8 mei 2002 goed uitgevoerd was en wat de bereikte resultaten waren. Daarnaast moest het implementatieplan zoals goedgekeurd in de beslissing van 8 mei 2002 geëvalueerd worden en moesten er aanbevelingen voor de bestendiging van het project geformuleerd worden. Die informatie moest dan dienen als input voor het vervolg van het project na 2005. Op basis van een uitgebreide literatuurstudie en interviews met alle betrokkenen werd een rapport samengesteld. In november werd het eindrapport dan aan de CCM overhandigd.

Enkele van de conclusies en aanbevelingen worden hieronder kort toegelicht.

4.1.1 De rol van de CCM Een centrale aansturing van een entiteitoverschrijdend project is noodzakelijk. Een optimale implementatie vereist een duidelijk implementatieplan met duidelijke acties en vastgelegde termijnen. De globale voortgang daarvan kan enkel ondersteund en bewaakt worden door een centraal coördinerende cel met de juiste positie en hiërarchische bevoegdheid.

De CCM moet wel haar werking optimaliseren door haar middelen doelgerichter en efficiënter

PAG.38

aan te wenden. Daartoe kan ze de doelgroep waarop zij haar activiteiten richt beperken tot enerzijds sleuteldomeinen zoals aankoop, catering en logistiek. Anderzijds kan de CCM zich concentreren op een groep van entiteiten die op basis van vergelijkbare situaties met betrekking tot milieuzorg samen horen.

Als alternatief scenario zou de CCM ook een andere rol op zich kunnen nemen. Ze zou dan als kenniscentrum kunnen functioneren. Ze ondersteunt hierbij doelgericht een beperkt aantal projecten binnen de Vlaamse overheid. De CCM dient haar inspanningen zo te organiseren dat die projecten daadwerkelijk tot successen leiden. Die successen vormen de basis voor doelgerichte communicaties en vormingen bij de hele Vlaamse overheid.

4.1.2 De milieuzorgniveaus Het gebruik van milieuzorgniveaus als instrument en referentiekader moet behouden blijven.

Dat stelt de entiteiten in staat om intern aan milieuzorg te werken, binnen een overkoepelend kader. Wel zouden de verschillende niveaus, wat ze inhouden en welke doelstellingen ze hebben, opnieuw verduidelijkt moeten worden, zowel bij aanspreekpunten als bij leidend ambtenaren.

4.1.3 De centrale milieubeleidsverklaring Een centrale milieubeleidsverklaring kan slechts toegevoegde waarde geven als ze gebruikt wordt als basis voor een entiteitsgebonden milieubeleidsverklaring. Die moet gedragen en gecommuniceerd worden door de leidend ambtenaar.

Een andere mogelijkheid bestaat erin te werken rond een aantal centrale thema’s waaraan concrete doelstellingen zijn gekoppeld, los van een centrale beleidsverklaring.

4.1.4 Het belang van de aanspreekpunten Omdat milieuzorg de verantwoordelijkheid is van de entiteit zelf, is het noodzakelijk dat elke entiteit een spilfiguur heeft die het project coĂśrdineert, met een gedeeltelijk mandaat, afhankelijk van de eigenheid en complexiteit van de entiteit. Een aanspreekpunt moet dan ook rechtstreeks kunnen terugkoppelen naar het management van de entiteit. Het aanspreekpunt moet een gemotiveerde en sterke persoonlijkheid zijn die - met beperkte middelen - toch milieuzorgacties kan realiseren.

4.1.5 De webapplicatie IMAS Een ondersteunend instrument voor doorlichting en opvolging van milieuzorgacties heeft zeker een toegevoegde waarde. Het huidige systeem moet echter wel geoptimaliseerd worden.

PAG.39

4.1.6 Efficiënt communiceren In de toekomst moeten de communicatiemiddelen selectiever en efficiënter gebruikt worden. De communicatie moet een sterke nadruk leggen op de geboekte resultaten en behaalde successen.

Ze moet ondersteund worden door concrete informatie, bijvoorbeeld over de manier waarop de successen werden geboekt, de positieve impact van de realisaties en mogelijke suggesties voor verdere uitbreiding.

4.1.7 Het organiseren van vorming De vormingen moeten zich enerzijds concentreren op een aantal elementen die van algemeen belang zijn bij de implementatie van milieuzorg, bijvoorbeeld het gebruik van IMAS, de toepassing van de milieuregelgeving… Anderzijds moet vorming ook gericht zijn op de ondersteuning en voorbereiding van specifieke projecten voor bepaalde doelgroepen.

4.2 Opstellen van een discussienota rond de toekomst van milieuzorg in de Vlaamse overheid Begin 2005 werden er twee brainstormsessies georganiseerd rond de toekomst van milieuzorg in de Vlaamse overheid: de eerste enkel met de leden van de CCM, de tweede samen met de adviesgroep. Tijdens die sessies werd er in eerste instantie over de visie en het doel van een werking rond milieuzorg nagedacht. Zodra die duidelijk waren, moest er gediscussieerd worden over de rol en organisatie van de CCM. Daarvoor werd een derde brainstormsessie georganiseerd met de leden van de adviesgroep Interne Milieuzorg. Op basis van de output werd een discussienota opgesteld.

Als prioriteiten voor de verdere invoering van milieuzorg in de Vlaamse overheid werden de volgende zaken aangewezen: • milieuzorg moet opgenomen worden in de beheersovereenkomsten van de agentschappen en de managementovereenkomsten van de leidend ambtenaren van de departementen; • de Vlaamse overheid stelt zich formeel tot doel om de milieuregelgeving systematisch na te leven bij het uitvoeren van al haar taken. Ook werkt ze continu aan alle significante milieuaspecten; • de CCM wordt bestendigd; • de nodige milieuzorgkennis wordt ter beschikking gesteld van de entiteiten; • er wordt werk gemaakt van een mentaliteitswijziging bij alle personeelsleden van de Vlaamse overheid; • binnen elke entiteit is er een verantwoordelijke voor milieu aangesteld.

Omdat de reorganisatie nakend was en het project omgezet werd in een permanente taak (zie paragraaf 4.3), werd uiteindelijk beslist om geen nieuw voorstel aan de Vlaamse Regering voor te leggen. De discussienota zal wel verder gebruikt worden als input voor het opstellen van de planning en een eventuele taakverdeling tussen beide betrokken beleidsdomeinen.

PAG.40

4.3 Wijzigingen bij de CCM Op 20 april 2005 werd het project met een beslissing van de Vlaamse minister, bevoegd voor Leefmilieu en Natuur, omgezet naar een permanente taak. Hierbij werden de contracten van de personeelsleden omgezet naar contracten van onbepaalde duur. In september 2005 werd bovendien een personeelslid van de cel overgeplaatst naar het communicatieteam van AMINAL. Als communicatiemedewerker werkt die persoon nog halftijds mee aan de communicatie-acties van de CCM.

4.4 Wat na Beter Bestuurlijk Beleid?

In de nieuwe structuur van Beter Bestuurlijk Beleid (BBB), zoals goedgekeurd op 3 juni 2005, is een kenniscel interne milieuzorg opgenomen binnen het beleidsdomein Leefmilieu, Natuur en Energie. Binnen het beleidsdomein Bestuurszaken is er ook een coördinatiecel milieuzorg voorzien. Hierdoor worden de taken van de huidige cel in enerzijds een coördinerend, operationeel deel en anderzijds een deel gericht op kennisvergaring en -verspreiding opgedeeld.

Het feit dat milieuzorg in de nieuwe structuur in twee beleidsdomeinen wordt gesitueerd, vindt zijn oorsprong in de oorspronkelijke opdracht van de CCM. Hierin werden verschillende soorten taken opgenomen. De volgende hoofdlijnen kunnen hierbij onderscheiden worden: • beleidsvoorbereiding en –opvolging rond milieuzorg in de Vlaamse overheid: bijvoorbeeld het opstellen van het Actieplan 2006 - 2010 - Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen en het Actieplan 2006 - 2010 - Milieuzorg in het voertuigenpark van de Vlaamse overheid; • coördinatie en uitvoering van het beleid: bijvoorbeeld organisatie van communicatiecampagnes, opvolgen van de opmaak en uitvoering van actieplannen milieuzorg door de entiteiten; • inhoudelijke en praktische ondersteuning bij de uitvoering: bijvoorbeeld begeleiden van entiteiten bij het opstellen en indienen van milieuvergunningsdossiers; • kennisvergaring en –verspreiding: bijvoorbeeld het ontwikkelen van een praktische handleiding milieuzorg op basis van ervaringen bij de overheid.

Om binnen afzienbare termijn daadwerkelijk resultaten te behalen op het niveau van de overheid is werken op elk van deze vlakken essentieel. Louter kennisvergaring en -verspreiding is zeer vrijblijvend. Daardoor bestaat het risico dat er nauwelijks acties gerealiseerd worden. Anderzijds heeft een coördinerende functie pas zin als die gestoeld is op een visie en inhoudelijke doelstellingen die regelmatig bijgestuurd kunnen worden en als de behaalde resultaten geëvalueerd worden. Een basisdienstverlening voor de entiteiten is ook onontbeerlijk om hen te helpen acties (en dus ook doelstellingen) te realiseren.

De verschillende taken horen evenwel niet thuis in één beleidsdomein. Beleidsvoorbereiding en – opvolging, kennisvergaring en –verspreiding horen thuis in het verticale beleidsdomein waar de nodige inhoudelijke expertise aanwezig is, namelijk Leefmilieu, Natuur en Energie. De centrale coördinatie van concrete, overkoepelende acties en diensten in uitvoering van dat beleid, de opvolging en de interne rapportering erover en de praktische ondersteuning horen dan weer eerder thuis in een horizontaal beleidsdomein zoals Bestuurszaken.

PAG.41

Tussen beide cellen zal een goede communicatie nodig zijn zodat de activiteiten op elkaar afgestemd worden en de cellen elkaars werking kunnen versterken.

In de loop van het voorjaar 2006 zal duidelijker worden op welke manier milieuzorg organisatorisch verankerd zal worden binnen de betrokken beleidsdomeinen.

4.5 Toekomstige activiteiten rond milieuzorg Ook de komende jaren zal er verder worden gewerkt aan milieuzorg. De CCM plant de ontwikkeling van enkele instrumenten op basis van de evaluatie van het project en de discussienota en houdt daarbij rekening met de wijzigingen van de taken van de CCM na BBB (zie paragrafen hierboven). Daarnaast zijn er ook andere instanties die verschillende acties plannen waardoor milieuzorg verder kan groeien binnen de Vlaamse overheid.

In de volgende paragrafen worden de activiteiten kort toegelicht.

4.5.1 IMAS herbekeken IMAS wordt in 2006 herbekeken. Zo zal worden geĂŤvalueerd of IMAS past in het basispakket ondersteuning dat de CCM aanbiedt (zie paragraaf 4.5.4). Als blijkt dat dit een instrument is dat de CCM wil blijven aanbieden voor de doorlichting van de entiteiten op het vlak van milieuzorg, moeten de vorm en inhoud bijgestuurd worden, zoals werd vermeld in het eindrapport van de evaluatie van het project (zie ook paragraaf 4.1).

4.5.2 Aanvulling handleiding milieuzorg De CCM zal de Handleiding milieuzorg in de Vlaamse overheid verder aanvullen met voorbeelden van concrete acties. De losbladige handleiding is gemakkelijk uit te breiden met nieuwe steekkaarten. Voor de nieuwe praktijkvoorbeelden is het de bedoeling om de inspiratie zowel bij de Vlaamse overheid als bij de lokale overheden te halen, omdat lokale overheden binnen hetzelfde wettelijke kader werken en ook een voorbeeldfunctie hebben.

4.5.3 Informeren en sensibiliseren van werknemers De communicatie over milieuzorg in de Vlaamse overheid zal, in overleg met de communicatiecel van AMINAL en in samenwerking met de afdeling Natuurlijke Rijkdommen en Energie, toegespitst zijn op de ondersteuning van de uitvoering van de twee actieplannen rond energiezorg en milieuzorg in het voertuigenpark (zie paragraaf 2.1.6). Daarnaast zal de CCM voor haar communicatie verder gebruik blijven maken van de bestaande kanalen (muurkrant, website, personeelsblad,‌).

4.5.4 Uitwerken van basisinstrumenten ter ondersteuning De CCM zal na de herstructurering in het kader van BBB een sterkere dienstverlenende rol moeten opnemen ten opzichte van de nieuwe departementen en agentschappen. Daarom wil de CCM

PAG.42

een pakket uitwerken met instrumenten die de departementen en agentschappen kunnen ondersteunen bij het invoeren van milieuzorg in hun entiteit. Het pakket moet zowel ondersteuning bieden op het vlak van milieuzorg als van milieuwetgeving. Een marktstudie moet een overzicht geven van wat al ter beschikking staat van een milieuverantwoordelijke en hoe dat dan toegepast kan worden binnen de Vlaamse overheid. Een stagiair van EHSAL zal onder begeleiding van de CCM deze marktstudie, of een gedeelte ervan, uitvoeren.

4.5.5 Ontwikkelen van een basisset indicatoren Meer en meer wordt de behoefte aan een goede set van indicatoren duidelijk. De indicatoren moeten dienen om zowel intern als extern te rapporteren over de stand van zaken en de vooruitgang op het vlak van milieuzorg in de Vlaamse overheid. Voor de opvolging van de beheersovereenkomsten zullen indicatoren gewenst zijn. Ook de actieplannen energiezorg en milieuzorg in het voertuigenpark (zie paragraaf 2.1.6) moeten onder meer via indicatoren opgevolgd worden.

De CCM zal dan ook werk maken van het samenstellen van een set indicatoren voor de verschillende thema’s.

Ook in dit kader schreef het Steunpunt en Informatiecentrum voor Preventie van afval (STIP) van de OVAM eind 2005 een bestek uit om een set indicatoren en een bijbehorend berekeningsmodel te ontwikkelen voor twee productgroepen, namelijk kantoorartikelen en een nader te bepalen productgroep. Met die twee hulpmiddelen moeten overheidsorganisaties hun prestaties op het gebied van milieuverantwoorde overheidsaankopen en milieuverantwoord productgebruik in kaart kunnen brengen.

Een werkgroep met vertegenwoordigers van de OVAM, dienst gemeenten en huishoudelijke afvalstoffen / STIP en het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap (AMINAL-CAPLO / AMINAL-CCM / AMINAL-MOS) zal dit project begeleiden.

Bij het uitwerken van de productinformatie en het bepalen van de indicatoren wordt er ook afstemming gezocht met andere initiatieven die milieuverantwoorde aankopen en productgebruik stimuleren, bijvoorbeeld de Milieukoopwijzer en de Gids voor Duurzame Aankopen van de federale overheid.

4.5.6 Groene aankopen Begin 2006 treden de nieuwe Europese richtlijnen over overheidsopdrachten in werking. Die richtlijnen moeten het eenvoudiger maken om duurzame criteria in te bouwen bij overheidsopdrachten. Ze illustreren een trend binnen Europa om meer aandacht te besteden aan de rol van de overheden in het stimuleren van een duurzame productie.

Ook binnen het ontwerp van de actieplannen rond energiezorg en milieuzorg in het voertuigenpark (zie paragraaf 2.1.6) zijn acties gepland rond milieuvriendelijke aankopen. Zo is het de bedoeling om voor de aankoop van nieuwe wagens in de bestekken een criterium op te nemen op basis van de Ecoscore van de wagens, wat een aanduiding geeft van de milieuvriendelijkheid van de wagens (meer uitleg op http://www.milieuvriendelijkvoertuig.be/). Ook voor de aankoop van toestellen wordt rekening gehouden met de energiezuinigheid ervan.

PAG.43

De CCM zal in juni 2006 een vorming duurzaam aankopen organiseren. Tijdens die vorming zal de (nieuwe) juridische context uit de doeken gedaan worden. Ook sociale criteria zullen aan bod komen. Deze vorming richt zich tot de aankopers en logistiek verantwoordelijken van alle mogelijke entiteiten bij Vlaamse en lokale overheden. Om het initiatief tot een goed einde te brengen werkt de CCM samen met de afdeling Gebouwen, de administratie Logistiek Management, de afdeling Buitenlands Beleid buiten Europa van het departement Coรถrdinatie, STIP (OVAM) en CAPLO.

4.5.7 Oprichten algemene gebouwenwerkgroepen Na het starten van het project Milieuzorg in de Vlaamse overheid werden in verschillende gebouwen in Brussel gebouwenwerkgroepen milieuzorg opgericht (zie ook hoofdstuk 2.2.4). Bij de vergaderingen van deze werkgroepen werden steeds de logistieke diensten van het gebouw (schoonmaak, gebouwbeheerder en gebouwverantwoordelijke) en de verschillende entiteiten in het gebouw betrokken.

In sommige grote gebouwen in Brussel lukt het om al deze partijen voor milieuzorg rond de tafel te krijgen. Voor andere gebouwenwerkgroepen milieuzorg is het moeilijker. Bovendien kwamen in de gebouwenwerkgroepen milieuzorg regelmatig zaken aan bod die weinig of geen raakvlak met milieuzorg hebben, maar eerder handelen over vragen en opmerkingen met betrekking tot de algemene gebouwgebonden dienstverlening, omdat het niet altijd even duidelijk is welk overlegforum aangewezen is voor bepaalde vragen, problemen of opmerkingen.

Daarom zal op voorstel van de administratie Logistiek Management per groot administratief gebouw een algemene gebouwenwerkgroep opgericht worden, waarin ook milieuzorg als thema aan bod komt.

Concreet gaat het over volgende gebouwen: - Boudewijn - Conscience - Ferraris - Phoenix - Markies - North Plaza - Arenberg - WTC III - VAC Hasselt - VAC Antwerpen

PAG.44

Lijst van afkortingen ALOMA

administratie Logistiek Management

AMINAL

administratie Milieu-, Natuur-, Land- en Waterbeheer

ANRE

afdeling Natuurlijke Rijkdommen en Energie

AWV

administratie Wegen en Verkeer

BBB

Beter Bestuurlijk Beleid

BBL

Bond Beter Leefmilieu

CAPLO

Centraal Aanspreekpunt voor Lokale Overheden

CCM

(Centrale) Coördinatiecel Milieuzorg

DAB

Dienst met Afzonderlijk Beheer

EER

Energie Efficiëntie-programma Rijkshuisvesting

EVA

extern verzelfstandigd agentschap

ICDO

Interdepartementale Commissie Duurzame Ontwikkeling

IDPBW

Interne Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk

IMAS

Interne Milieuzorg Analyse Systeem

IVA

intern verzelfstandigd agentschap

KMSKA

Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen

LIN

Leefmilieu en Infrastructuur

MMIS

Milieu Management InformatieSysteem

MOS

Milieuzorg op school

MOVI

Management in de Openbare Vlaamse Instellingen

NME

Natuur- en Milieueducatie

OVAM

Openbare Afvalstoffenmaatschappij voor het Vlaamse Gewest

PIWFaMa

Permanente Interdepartementale Werkgroep Facility Management

PMD

Plastic, Metaal, Drankkartons

SCICT

de cel Sturing en controle Informatica en Communicatie Technologie van het departement Coördinatie

VDAB

Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding

VOI

Vlaamse openbare instelling

VROM

Het Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (Nederland)

Bijlagen Bijlage 1

Beslissing van de Vlaamse Regering van woensdag 8 mei 2002

Bijlage 2

Overzicht van de voor 2005 ingediende actieplannen per entiteit

BIJLAGE01 BESLISSING VAN DE VLAAMSE REGERING VAN WOENSDAG 8 MEI 2002 VR/PV/2002/17 - punt 10 Betreft: De Vlaamse regering beslist: 1. haar goedkeuring te hechten aan het voorstel, zoals geformuleerd in bovengenoemde nota, wat in hoofdlijnen inhoudt dat: 1.1. vanaf 2003 milieuzorg verplicht wordt ingevoerd in alle administratieve entiteiten van de Vlaamse overheid, met uitzondering van de onderwijsinstellingen. Deze beslissing zal via een omzendbrief worden meegedeeld. Een inschakeling van de onderwijsinstellingen in dit programma in een latere fase wordt verder onderzocht, 1.2. inmiddels een methodologie wordt uitgewerkt inzake het voeren van een vooronderzoek die aan de administratieve entiteiten zal worden aangeboden, 1.3. er 4 milieuzorgniveaus worden onderscheiden zodat het ambitieniveau regelmatig kan worden verhoogd, 1.4. in 2002 een werkgroep de opstartactiviteiten zal coördineren, o.l.v. een procesbegeleider; dat dit ondermeer inhoudt dat uiterlijk tegen het voorjaar 2003 een vooronderzoek per administratieve entiteit moet worden uitgevoerd dat uitsluitsel moet geven omtrent het te bereiken milieuzorgniveau en een daaraan aangepaste timing. De resultaten van deze vooronderzoeken worden besproken in de werkgroep. Een voorstel van toewijzing van milieuzorgniveau per administratieve entiteit wordt door de Vlaamse minister, bevoegd voor het leefmilieu, en de Vlaamse minister, bevoegd voor de ambtenarenzaken, ter beraadslaging voorgelegd aan de Vlaamse regering. Daarna start de communicatie en sensibilisatie, 1.5. elke administratieve entiteit ten laatste in juni 2002 een aanspreekpunt milieuzorg zal aanduiden dat verantwoordelijk zal zijn voor het vooronderzoek binnen zijn entiteit, 1.6. er een afwijking wordt toegestaan op de beslissing van de Vlaamse regering van 16 november 2001 (VR/PV/2001/44 - punt 18) om een centrale coördinatiecel milieuzorg op te richten voor een periode van drie jaar, die operationeel moet zijn tegen februari 2003: 1.6.1. deze cel zal ondermeer volgende taken moeten vervullen: • de administratieve entiteiten bijstaan bij de invoering van milieuzorg (methodologie, opleiding, informatie, ...), • een verbindingsfunctie vervullen tussen het decentrale niveau (entiteiten) en de Vlaamse regering (ondermeer voorstellen doen inzake centrale milieudoelstellingen, benodigde middelen),

• de jaarlijkse rapportering verzorgen aan de Vlaamse regering en het Vlaams Parlement omtrent de voortgang van de invoering van milieuzorg en de bereikte milieuprestaties, 1.6.2. deze cel wordt voorlopig gesitueerd binnen AMINAL, onder begeleiding van een stuurgroep, maar zal in functie van de gehele Vlaamse overheid werken; de werking van deze cel zal worden geëvalueerd eind 2004; 2. voor de uitvoering van bovenstaand programma 500.000 euro te voorzien in de begroting 2002, 2003, 2004 en 2005 op het programma 99.1 “Interdepartementale bestaansmiddelen” via de refertekredieten van het departement LIN, administratie AMINAL. De uitvoering van de actieplannen dient te geschieden met de beschikbare begrotingskredieten, desgevallend door middel van heroverweging; 3. de Vlaamse minister, bevoegd voor het leefmilieu, en de Vlaamse minister, bevoegd voor de ambtenarenzaken, te belasten met de verdere uitvoering van deze beslissingen.

Jan Kerremans, wnd. secretaris

2 2 2 2 2 2

Administratie Ambtenarenzaken

Administratie Budgettering, Accounting en Financieel Management

Administratie Logistiek Management

Administratie Overheidsopdrachten, Gebouwen en Gesubsidieerde Infrastructuur

Administratie Personeelsontwikkeling

Administratie Planning en Statistiek

Departement Coördinatie

Departement Coördinatie 1

ingediend

Centrum voor Landbouwkundig onderzoek

2

Administratie voor werkgelegenheid (incl. herplaatsingsfonds)

ingediend

2

Administratie Land - en Tuinbouw

opmerking

2

Administratie Economie

Centrum voor Landbouweconomie

2

Administratie Binnenlandse Aangelegenheden

Administratie Beheer en Kwaliteit Landbouwproductie

1

Departement Economie, Werkgelegenheid, Binnenlandse Aangelegenheden en Landbouw - Bovenbouw

Departement Economie, Werkgelegenheid, Binnenlandse Aangelegenheden en Landbouw

2

MZN (beslissing dd. 18/07/03 en mededeling aan de Vlaamse Regering dd.

17/10/03)

Departement Algemene Zaken en Financiën - Bovenbouw

Departement Algemene Zaken en Financiën

Entiteit (conform lijst in beslissing van de Vlaamse Regering van 18 juli 2003)

1

0

1

1

1

1

0

0

0

1

0

1

1

1

0

1

Aantal ingediende actieplannen

BIJLAGE02

OVERZICHT VAN DE DEELNEMENDE ENTITEITEN EN STAND VAN ZAKEN ACTIEPLANNEN 2004

2 1 1 1 (districten) / 2 (rest)

Administratie Milieu Natuur Land-en Waterbeheer (4 subentiteiten: technische subentiteiten Bos & groen en Water, administratieve en educatieve subentiteit)

Administratie Ondersteunende Studies en Opdrachten

Administratie Ruimtelijke Ordening, Huisvesting en Monumenten en Landschappen

Administratie Wegen en Verkeer (2 subentiteiten: Districten van de provincies en Rest)

2 2 2

Administratie Cultuur + 3 buitenlocaties

Administratie Gezondheidszorg

Administratie Gezin en Maatschappelijk Welzijn

2 2 2 2 1 2

Commissariaat-generaal voor de Bevordering van de Lichamelijke Ontwikkeling, de Sport en de Openluchtrecreatie

Vlaamse Vervoersmaatschappij

Dienst voor Infrastructuurwerken van het Gesubsidieerd Onderwijs

Dienst Investeren in Vlaanderen

Dienst voor de Scheepvaart

Export Vlaanderen

Vlaamse openbare instellingen

2

Departement Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur - Bovenbouw

0

0

0

0

1

0

1

6

1

1

1

2

Departement Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur

Administratie Wetenschap en Innovatie

1

2

Administratie Media

1

1

2

1

1

4

1

1

1

1

0

Departement Wetenschap, Innovatie en Media - Bovenbouw

Departement Wetenschap, Innovatie en Media

Departement Onderwijs

Departement Onderwijs

2

2

Administratie Algemene Administratieve Diensten

Administratie Waterwegen en Zeewezen

2

Departement Leefmilieu en Infrastructuur

Departement Leefmilieu en Infrastructuur

2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 1 2 2 2 1 2 2 2 2 2

Gemeenschapsinstelling voor Bijzondere Jeugdbijstand De Kempen

Gemeenschapsinstelling voor Bijzondere Jeugdbijstand De Zande

Gewestelijke Ontwikkelingsmaatschappij Antwerpen

Gewestelijke Ontwikkelingsmaatschappij Limburg

Gewestelijke Ontwikkelingsmaatschappij Oost-Vlaanderen

Gewestelijke Ontwikkelingsmaatschappij Vlaams-Brabant

Gewestelijke Ontwikkelingsmaatschappij West-Vlaanderen

Vlaams Instituut Onroerend Erfgoed

Instituut voor Bosbouw en Wildbeheer

Instituut voor Natuurbehoud

Instituut voor de Aanmoediging van Innovatie door Wetenschap en Technologie in Vlaanderen

Kind & Gezin (centrale administratie, regiohuizen en provinciale afdelingen)

Kind & Gezin - vormingscentrum

Koninklijk Museum voor Schone Kunsten in Antwerpen

NV Zeekanaal en Watergebonden Grondbeheer Vlaanderen

Openbaar Psychiatrisch Ziekenhuis Geel

Openbaar Psychiatrisch Ziekenhuis Rekem

Openbare Afvalstoffenmaatschappij voor het Vlaamse Gewest

Gemeenschapsonderwijs

Sociaal Economische Raad van Vlaanderen

Toerisme Vlaanderen

Universitair Ziekenhuis Gent

Vlaams Commissariaat voor de Media

Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding

1

1

0

1

0

1

1

1

0

1

1

1

1

1

1

6

1

1

1

1

1

1

1

1

56

1 68

Vlaamse Radio & Televisie

1

0

Totaal aantal (sub)entiteiten met actieplan

2

Vlaamse Reguleringsinstantie voor de Elektriciteits- en Gasmarkt

1

1

0

1

zie VHM

1

1

1

1

Totaal aantal actieplannen

?

2

Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening

2

2

Vlaamse Land Maatschappij

Vlaamse Milieumaatschappij

2

Investeringsfonds voor grond- en woonbeleid voor Vlaams-Brabant 1

2

Vlaams Instituut voor Zelfstandig Ondernemen

2

2

Vlaams Instituut voor Technologisch Onderzoek

Vlaamse Onderwijsraad

2

Vlaamse Huisvestingsmaatschappij

De Vlaamse Opera

2

Vlaams Fonds voor Sociale Integratie van Personen met een Handicap

COLOFON

Samenstelling An Saye Anne Van Autreve Carla Terras Tjรถrven Stuer Wouter Florizoone

Coรถrdinatie An Saye Procesbegeleider milieuzorg in de Vlaamse overheid

Verantwoordelijke uitgever Jean-Pierre Heirman, ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, AMINAL, Koning Albert II-laan 20, bus 8, 1000 Brussel

Fotografie CCM, Ivo Lemaire, Marc Devos, Patrick Vanhopplinus, Hugo Vanderwegen

Layout en druk Digitale Drukkerij LIN Dit verslag werd gedrukt op milieuvriendelijke wijze met milieuvriendelijk papier.

Depotnummer D/2006/3241/084

Uitgave April 2006 Voor een gratis exemplaar van dit activiteitenverslag kunt u terecht op het telefoonnummer 02-553 80 17 of via e-mail: ccm@vlaanderen.be Dit verslag is ook te vinden op www.vlaanderen.be/milieuzorg

Milieuzorg in de Vlaamse overheid

ACTIVITEITENVERSLAG

JULI 2004 - DECEMBER 2005

Departement Leefmilieu, Natuur & Energie Coรถrdinatiecel Milieuzorg april 2006