dossier 2022-220.pdf

Uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/220

Vlaamse overheid Beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie Afdeling openbaarheid van bestuur Havenlaan 88, bus 20 1000 BRUSSEL T : 02 553 57 25 Mail: openbaarheid@vlaanderen.be Dossiernummer: OVB/2022/220

DE BEROEPSINSTANTIE - Afdeling openbaarheid van bestuur Bevoegdheid beroepsinstantie Bestuursdecreet van 7 december 2018, titel II, hoofdstuk 3, afdeling 6.

Besluit van de Vlaamse Regering van 19 juli 2007 tot oprichting van de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie.

Voorafgaande procedure Op 31 mei 2022 diende xxx (verder verzoeker), een verzoek in bij de gemeente Borsbeek tot inzage van: A. Het dossier aangaande de gesprekken met de Stad Antwerpen en zijn mandatarissen over een mogelijke fusie met de Gemeente Borsbeek en dit gedurende de ganse looptijd van het traject: - Agenda en momenten van vergadering en (in)formeel overleg tussen mandatarissen van de gemeente en de stad.

- Notulen van de vergaderingen en gesprekken tussen mandatarissen van de gemeente en de stad.

- Documenten voorgelegd aan het college van Burgemeester en Schepenen.

B. Het dossier bevattende de notulen van de gesprekken en de documenten van afspraken en overeenkomsten met stedelijk onderwijs Antwerpen en/of de stad Antwerpen enerzijds en de gemeente Borsbeek anderzijds over de kanteling en overdracht van de gemeentescholen De Klinker en Academia naar stedelijk onderwijs Antwerpen, inclusief de leningsovereenkomst van 3,5 miljoen waarvan sprake in de kranten artikels van 24/05/2022 in GVA en HLN en een kopie van de betalingsbewijzen van de verstrekte lening.

C. Het dossier bevattende de notulen van de gesprekken en de documenten van afspraken en overeenkomsten met onder andere AG VESPA en/of de stad Antwerpen enerzijds en de gemeente Borsbeek anderzijds inzake vastgoed en stadsontwikkeling.

www.vlaanderen.be

Op 7 juni 2022 werd door de gemeente Borsbeek een weigeringsbeslissing betreffende dit verzoek genomen.

Op 14 juli 2022 diende verzoeker beroep in bij de beroepsinstantie tegen deze weigeringsbeslissing. Het beroepschrift werd op 15 juli 2022 geregistreerd door de beroepsinstantie.

Ontvankelijkheid van het beroep Het oorspronkelijke verzoek dateert van 31 mei 2022.

De weigeringsbeslissing van de gemeente Borsbeek dateert van 7 juni 2022. Deze beslissing maakte geen melding van de beroepsmogelijkheid en -modaliteiten, zodat de termijn om beroep in te dienen conform artikel II.48 Bestuursdecreet pas start vier maanden na de kennisgeving.

Het ingediende beroep van verzoeker d.d. 14 juli 2022 is bijgevolg tijdig ingediend en wordt als ontvankelijk beschouwd.

Gegrondheid van het beroep Overeenkomstig artikel II.31, eerste lid Bestuursdecreet heeft het recht op passieve openbaarheid betrekking op bestuursdocumenten. Op grond van deze bepaling is elke instantie in principe verplicht aan eenieder die erom verzoekt inzage te geven in, uitleg te verschaffen over of een afschrift te bezorgen van de gewenste bestuursdocumenten.

De openbaarmaking kan slechts geweigerd worden mits toepassing wordt gemaakt van één of meerdere uitzonderingen, zoals gestipuleerd in de artikelen II.33 tot en met II.39 van voormeld decreet.

1.

Bestreden beslissing

In haar beslissing d.d. 7 juni 2022 stelt de gemeente Borsbeek enerzijds dat documenten met betrekking tot informele overlegmomenten niet vallen onder de openbaarheid van bestuur, en anderzijds dat de gevraagde documenten niet bestaan en dat er bijgevolg ook geen inzage van kan gegeven worden.

2. Inhoud van het beroepschrift Verzoeker betwijfelt deze stelling en haalt volgende argumenten aan in zijn beroepschrift: In het besluit van 11 april 2022 van het college van burgemeester en schepenen van de gemeente Borsbeek, met als titel “Fusie – Vrijwillige samenvoeging van de gemeente Borsbeek met de stad Antwerpen Programmastructuur – goedkeuring” staat: - Dat de stuurgroep op regelmatige basis vergadert en besluiten neemt op basis van consensus.

- Dat er naast een stuurgroep een kernteam is…… Dat alle leden steeds worden uitgenodigd op de vergaderingen van het kernteam.

- Dat bij het kernteam dat de dagelijkse projectleiding op zich neemt, de trekkers van de werkbanken aan sluiten, afhankelijk van de te behandelen agendapunten. https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/220

pagina 2 van 5

- Dat de trekkers van de werkbanken tegen eind mei 2022 een eerste inventarisatie van de gevolgen van een eventuele vrijwillige samenvoeging maken.

- Dat het college van burgemeester en schepenen van Borsbeek beslist dat de stuurgroep en het kernteam maandelijks vergaderen.

Het besluit van 11 april 2022 van het college van burgemeester en schepenen van de gemeente Borsbeek, vermeldt ook: “Werkbanken: Werkbanken werken inhoudelijk rond een bepaald thema. Ze bestaan uit een afvaardiging van de administraties van de stad Antwerpen en de gemeente Borsbeek. De stad Antwerpen engageert zich om een trekker aan te duiden per werkbank. De resultaten van de werkbanken worden teruggekoppeld aan de projectleiding in het kernteam, die de vorderingen toelicht aan de stuurgroep. De werkbanken omvatten volgende thema’s: (…)

Thema: Patrimonium

trekker werkbank: AG Vespa (…)“

En “Kernteam: Naast de stuurgroep is er een kernteam. Het kernteam neemt de dagelijkse projectleiding op zich. Alle leden worden steeds uitgenodigd op de vergaderingen van het kernteam. Afhankelijk van de te behandelen agendapunten sluiten de trekkers van de werkbanken aan.”

Dit besluit van 11 april 2022 geeft volgens verzoeker duidelijk aan dat er agenda’s bestaan, vergaderingen plaats vinden, besluiten genomen worden en een inventarisatie wordt opgemaakt.

Gezien de principiële beslissing van de gezamenlijke intentie tot samenvoeging in de zin van artikel 345 van het Decreet Lokaal Bestuur tussen de stad Antwerpen en de gemeente Borsbeek, die werd goedgekeurd door de respectieve gemeenteraden, meent verzoeker dat er van informele overlegmomenten cfr het antwoord van de gemeente Borsbeek van 7 juni 2022, in het kader van de mogelijke fusie geen sprake meer kan zijn en in dit geval geen weigeringsgrond voor inzage kan zijn.

Gezien AG Vespa aangeduid wordt als trekker van de werkbank met als thema patrimonium, vallen de documenten in dat verband volgens verzoeker zowel onder punt A als onder punt C van de vraag om inzage.

3. Toelichting door de gemeente Borsbeek Om voldoende geïnformeerd te kunnen oordelen, heeft de beroepsinstantie de gemeente Borsbeek op 15 juli 2022 om een reactie gevraagd. De gemeente Borsbeek bezorgde de beroepsinstantie de volgende toelichting: Door verzoeker werd een eerste openbaarheidsverzoek ingediend op 2 mei 2022. Op 24 mei 2022 bezorgde de gemeente hem daarop de volgende documenten: -

Perstekst van 28 januari 2022 Gemeenteraadsbesluit Borsbeek 21 februari 2022

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/220

pagina 3 van 5

-

Gemeenteraadsbesluit Antwerpen 21 februari 2022 Collegebesluit Borsbeek 11 april 2022

Wat betreft de thans gevraagde documenten onder punt A, herhaalt de gemeente dat deze documenten niet bestaan.

Verzoeker vroeg naar documenten (agenda’s, verslagen…) van vergaderingen over de voorgenomen fusie tussen de mandatarissen van Borsbeek en van de stad Antwerpen.

Er is weliswaar informeel overlegd tussen de mandatarissen van de beide besturen. Deze gesprekken hebben immers geleid tot -en werden gefinaliseerd met- het principiële besluit van de beide gemeenteraden op 21 februari 2022 en het daarbij horende persbericht; de (politieke) gesprekken op zich tussen de mandatarissen zijn niet genotuleerd of opgenomen op een drager.

De conclusie is dat er geen documenten m.b.t. overlegmomenten van de mandatarissen bestaan.

Daarnaast stelt de gemeente dat alle documenten, voorgelegd aan het college van Burgemeester en Schepenen, al aan verzoeker bezorgd werden en dat er geen andere documenten bestaan dan de hierboven genoemde.

Verzoeker vroeg ook naar: Het dossier bevattende de notulen van de gesprekken en de documenten van afspraken en overeenkomsten met onder andere AG VESPA en/of de stad Antwerpen enerzijds en de gemeente Borsbeek anderzijds inzake vastgoed en stadsontwikkeling.

- Er zijn geen (politieke) gesprekken geweest tussen mandatarissen inzake vastgoed en stadsontwikkeling, waarvan agenda of verslagen op een drager zouden zijn opgenomen. Dit leidt dus voor wat dit betreft tot dezelfde conclusie als onder punt A. - Er is inderdaad een werkbank Patrimonium die volgens het collegebesluit van 11/4/2022 getrokken wordt door AG VESPA. Net zoals voor de andere werkbanken zijn de betrokken ambtenaren gestart met het samenstellen van een inventaris. Deze werkzaamheden zijn volop aan de gang en zijn nog niet gefinaliseerd, noch hebben ze reeds geleid tot een tussentijds rapport. De eerste rapporten van de werkbanken zullen worden afgeleverd in de aanloop van een eerste vergadering van de stuurgroep. De stuurgroep (met gemengde samenstelling mandatarissen en ambtenaren) is tot op heden niet samengekomen. Er is dus op datum van vandaag geen enkel rapport van een werkbank (en dus ook niet van de werkbank Patrimonium) dat voorgelegd zou kunnen worden.

De gemeente stelt bijgevolg dat er geen notulen, documenten, schriftelijke afspraken of overeenkomsten hieromtrent bestaan.

4. Beoordeling door de beroepsinstantie De beroepsinstantie wenst vooreerst op te merken dat de stelling van de gemeente, dat documenten met betrekking tot informele overlegmomenten niet onder de regeling van de openbaarheid van bestuur vallen, niet klopt. Artikel I.4, 3° van het Bestuursdecreet definieert bestuursdocument als: ‘alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie’.

Zodra een overheidsinstantie in het bezit is van informatie gematerialiseerd op een drager, weze het met betrekking tot formele of informele overlegmomenten of -structuren, valt deze in principe onder de openbaarheidsregeling (en de uitzonderingen op de openbaarheid).

Uit de toelichting die door de gemeente werd bezorgd, kan de beroepsinstantie echter niet anders dan concluderen dat de door verzoeker gevraagde documenten niet bestaan. Nu blijkt dat de gevraagde https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/220

pagina 4 van 5

documenten niet bestaan, zijn ze evident ook niet in het bezit van de gemeente, en kan van onbestaande documenten uiteraard ook geen inzage of afschrift worden verleend.

De beroepsinstantie is bijgevolg van oordeel dat het beroepschrift ongegrond is.

Na beraadslaging,

BESLUIT: Het beroepschrift van xxx d.d. 14 juli 2022 tegen weigeringsbeslissing van de gemeente Borsbeek is ontvankelijk doch ongegrond.

Brussel, 28 juli 2022 Voor de beroepsinstantie, afdeling openbaarheid van bestuur, Bruno ASSCHERICKX Voorzitter

https://www.vlaanderen.be/openbaarheid-van-bestuur

uitspraak beroepsinstantie OVB/2022/220

pagina 5 van 5