I N F O R M A T I E P R O T O C O L R A A D V A N T O E Z I C H T 1 .
2 0 1 5
I n l e i d i n g
De Raad van Bestuur verschaft de Raad van Toezicht tijdig alle informatie die nodig is voor een goede uitoefening van de taak van de Raad van Toezicht (artikel 3.1, lid 4 Zorgbrede Governancecode 2010). Anderzijds hebben de Raad van Toezicht en de leden van de Raad van Toezicht afzonderlijk een eigen verantwoordelijkheid om van de Raad van Bestuur en de externe accountant alle informatie te verlangen die de Raad van Toezicht behoeft om zijn taak als toezichthoudend orgaan goed uit te kunnen voeren (artikel 11, lid 3 Reglement Raad van Toezicht). Om de informatieverantwoordelijkheid vanuit beide raden structureel vorm te geven zijn de afspraken met betrekking tot deze informatieverschaffing aan de Raad van Toezicht in dit informatieprotocol beschreven. Het informatieprotocol wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld. Dit Informatieprotocol is op 29 april 2015 vastgesteld door de Raad van Toezicht en treedt direct in werking na vaststelling. Het Informatieprotocol 2015 is geldig tot het Informatieprotocol 2016 is vastgesteld.
2 .
W e r k w i j z e
Voorbereiding vergaderingen Raad van Toezicht Ter voorbereiding van de vergadering van de Raad van Toezicht, het structureel informeren over ontwikkelingen en de actuele stand van zaken vindt periodiek (ten minste maandelijks) overleg plaats tussen de voorzitter Raad van Toezicht en de (voorzitter) Raad van Bestuur. Vergaderingen Raad van Toezicht De vergaderingen Raad van Toezicht vinden plaats middels een jaarschema, wat voorafgaand aan het jaar (laatste vergadering Raad van Toezicht van het voorafgaande jaar) wordt vastgesteld. De vergaderingen worden voorgezeten door de voorzitter Raad van Toezicht. Van iedere vergadering wordt (vooraf) een agenda opgesteld, en (achteraf) de notulen, actielijst en besluitenlijst. Commissies Raad van Toezicht Het toezicht dat door de Raad van Toezicht op verscheidene aspecten wordt uitgeoefend is divers en specialistisch van aard. Mede hierom heeft de Raad van Toezicht viertal commissies, waardoor tot een zodanige taakverdeling wordt gekomen dat het specialistische toezicht meer efficiënt en effectief kan worden ingericht. De voorbereiding op de toezichthoudende taken op de verschillende aspecten wordt hierbij vorm gegeven door het functioneren van deze vier commissies. De leden van de Raad van Toezicht geven gezamenlijk invulling aan deze commissies. De Remuneratiecommissie, de Auditcommissie, Commissie Kwaliteit, Zorg, Veiligheid en de Vastgoedcommissie zijn vaste commissies van de Raad van Toezicht. Ieder lid van de Raad van Toezicht heeft onbeperkt toegang tot alle gegevens van de commissies. De notulen van de commissies vormen een vast onderdeel van de agendaonderwerpen en de bespreking in de eerst volgende reguliere Raad van Toezicht vergadering en worden expliciet benoemd in de notulen van de vergaderingen van de Raad van Toezicht. (Zie ook het reglement Raad van Toezicht, bijlagen A ‘Commissies Raad van Toezicht’) Ondernemingsraad Ten minste eenmaal per jaar wordt in de algemene overlegvergadering van de Ondernemingsraad de algemene gang van zaken inzake het welzijn en de belangen van de in de onderneming werkzame personen besproken in aanwezigheid van één of meer leden van de Raad van Toezicht.