GESTÃO DOCUMENTAL UFCD-9224 LIDIA CAMILO
SISTEMAS DIGITAIS
Gestão Documental
Resumidamente, um processo é uma pasta ou caixa utilizada para guardar documentação, de forma a que esta seja preservada mais facilmente. Tal e qual como conhecemos estes conceitos tradicionalmente, no meio físico. Embora um processo possa ser organizado posteriormente, a principal preocupação é inserir-lhe documentos relevantes para que possam ser arquivados. Por outras palavras, o que importa é que a informação não está dispersa, e nem tanto como está organizada dentro do processo. Sabemos que um processo, por si só, não é viável na gestão quotidiana de um negócio.
A gestão documental é uma solução de organização, arquivo e consulta de processos e documentos digitais, onde se reúne toda a informação trocada entre os utilizadores da aplicação, desde a abertura e criação ao encerramento de um ficheiro. É de extrema utilidade ao bom desempenho de uma empresa porque permite que sejam facilitados a comunicação e partilha de documentos, agilizando os processos de negócio. São um reflexo da organização que as empresas têm internamente. Na prática, a gestão documental permite que as empresas obtenham um retorno elevado porque para além de reduzir a utilização de recursos (há uma grande poupança de papel, porque os documentos impressos são reduzidos), é mais fácil de implementar padrões de qualidade e criar processos mais uniformes, com uma linguagem padronizada e compreensível a toda a comunidade. Isto faz com que aumente, também, a produtividade e o sucesso dentro de um negócio.
ARQUIVO DE DOCUMENTOS
O Arquivo de Documentos é feito de forma organizada em caixas standard GADSA, onde a informação é arrumada e catalogada. Desta forma, libertamos as organizações de espaço e recursos humanos, enquanto mantemos as suas informações protegidas em depósitos de arquivo construídos de materiais incombustíveis e implantadas em estruturas de betão antissísmicas
GESTÃO
DE ARQUIVOS
A Gestão de Arquivos evita a ocupação de espaço da sua empresa e a perda de tempo na procura de informação. A Gadsa permite que as organizações mantenham uma organização eficiente da documentação, nomeadamente no que respeita à sua localização, disponibilização e manutenção. Tratamos do transporte, ordenação, classificação, catalogação, armazenamento e incorporação na base de dados de todo o tipo de documento
CONSULTORIA – DOCUMENTOS & PROCESSOS O nosso serviço de consultoria permite a criação de arquivos lógicos, normalizados e devidamente classificados (suporte papel ou eletrónico) para o rápido acesso à informação do negócio, eliminando tempos não produtivos ou eventuais prejuízos. Um Manual de Gestão Documental (Plano de Classificação e Tabelas de Avaliação e Seleção) proporciona às empresas a implementação de normativas que evitam problemas ou perdas Funçoes
Gestão Documental e o Arquivo Digital
Um dos elementos fulcrais para o sucesso do funcionamento de qualquer negócio é a organização dos documentos. Diariamente, existem processos cuja gestão está a cargo de diversos intervenientes, correspondência, faturas e outros ficheiros importantes.
Para além de o volume de informação ser elevado e impossível de gerir eficazmente sem recurso a meios informáticos, as preocupações com a gestão, armazenamento e segurança de dados são realidades cada vez mais presentes nos dias que correm. O espaço físico é também uma preocupação, já que pode ser dispendioso armazenar ficheiros físicos em locais que poderiam ser rentabilizados para outros propósitos.
Qualadiferença?
De forma a que tudo funcione impecavelmente, é necessário escolher um bom sistema de gestão. Neste domínio, pode ser interessante considerar duas hipóteses: a gestão documental e o arquivo digital. Sabe no que consiste cada uma delas? Neste artigo, iremos explicar o que são e como funcionam, para que possa decidir qual a melhor opção para suprir as necessidades da sua empresa.
ARQUIVO DIGITAL
Gestão de documentos: Classificação, Ordenação e Protocolo, Gestão de documentos: Classificação, Ordenação e Protocolo,
Tipos de Arquivo: Corrente, Intermediário e Permanente Tipos de Arquivo: Corrente, Intermediário e Permanente
Como classificar as datas por ano? Como classificar as datas por ano?
Depois de classificar os dados pela coluna Ano, as datas são classificadas Depois de classificar os dados pela coluna Ano, as datas são classificadas apenas por ano, ignorando meses e dias. Dica: Se quiser classificar as apenas por ano, ignorando meses e dias. Dica: Se quiser classificar as datas por dia, desconsiderando meses e anos, extraia o dia usando a datas por dia, desconsiderando meses e anos, extraia o dia usando a função DIA e, em seguida, classifique pela coluna Dia função DIA e, em seguida, classifique pela coluna Dia
Menos custos Menos papel e gasto em manutenção resulta na redução dos custos. De acordo com uma pesquisa feita pela Gartner, aproximadamente 3% dos gastos das empresas são direcionados para custos com papel, armazenamento físico e manutenção de documentos e impressão. Com uma média de 10.000 folhas gastas por cada colaborador em um ano.
Por consequência, isso terá um custo. Mas, para perceber a redução de valores é preciso voltar o olhar para números não tão claros e explícitos, como a otimização do tempo dos colaboradores e o aumento de produtividade dos mesmos.
Sustentabilidade
Segurança contra fatores físicos e naturais Crescer seu negócio de forma sustentável é fundamental e muito valorizado hoje em dia. Sendo assim, optar por soluções que contribuam com esse fator é uma escolha acertada para se manter atualizado.
E além de contribuir na diminuição dos custos, isso também colabora com a preservação do meio ambiente.
A Segurança da Informação se refere à proteção existente sobre as informações de uma determinada empresa ou pessoa, isto é, aplica-se tanto as informações corporativas quanto às pessoais.
propriedades básicas da segurança da informação: confidencialidade, integridade, disponibilidade, autenticidade e legalidade . A SI não está restrita somente a sistemas computacionais, informações eletrônicas ou sistemas de armazenamento
São
De acordo com a UNESCO, a Preservação Digital consiste em todos os processos que têm como objetivo garantir o acesso continuado a materiais digitais. Tendo em conta que o contexto que vivemos, marcado pela elevada produção e consumo de informação e conteúdos digitais, é fácil compreender como esta área é especialmente relevante, ao cumprir o objetivo de assegurar a continuidade do património digital existente.
Pensando em concreto no mundo online, a volatilidade da informação digital fica clara no seguinte dado estatístico: diariamente, são publicadas milhões de páginas na Web, sendo que 80% desta informação vai desaparecer no prazo de um ano, tornando-se inacessível. Os trabalhos na área de preservação digital permitem tornar esta informação acessível para consulta e análise.
De forma a consciencializar as populações para a importância desta atividade, a Digital Preservation Coalition instituiu o Dia Mundial da Preservação Digital, que se celebra na primeira quinta-feira de cada mês. O dia é celebrado por redes de preservação digital em todo o mundo, partilhando os benefícios e oportunidades que nascem do trabalho desta comunidade. Em 2022, o tema central desta celebração é “Data for All, For Good, Forever”
A Unidade FCCN integra um serviço que trabalha na área da Preservação Digital – o Arquivo.pt, que preserva informação arquivada da Web desde 1996. Toda a informação recolhida e preservada é também processada para que se torne pesquisável e acessível a qualquer cidadão. Este acesso é providenciado através de um motor de busca que permite a qualquer pessoa “viajar no tempo”, através dos sites.
Contablidade
Antigamente,aclassificaçãoeraefetuadanopróprio documentoantesderegistarnosistema.Anumeração internadosdocumentoseraefetuadaatravésde carimbos,queconsistianonúmerodediário,domeseno registonacontablidade.
CRONÓLÓGICA CIFÁRGOEG A DECIMAL NUMÉRICA ORDEM CLASSIFICAÇÃ O MEDRO OTNEMUCCOD S DOCUMENTOS ÃÇACIFISSALC O A L ACITÉBAF DECIMALUNIVERS A L RADAR I ACIGÓLOED
Eric Ketelaar,
Denominado Legislation et regulamentation en matiére d archives et de gestion dês documents, accompagneé dês príncipes directeurs.
Este estudo servirá de matriz à lei de bases dos arquivos nacionais, regulamentada no Decreto Lei 16/93 de 23 de Janeiro. Este apresenta-se como a pedra basilar de uma política arquivística coordenada , procurando criar mecanismos e defesa e preservação do património arquivístico português , numa Europa comunitária de livre circulação de bens e pessoas.
Neste Decreto-Lei encontraremos finalmente definidos a natureza dos arquivos, os seus objectivos, instrumentos de trabalho, formalização de uma nomenclatura e até a atribuição de coimas em caso de infracção. O mais relevante parece ser mesmo o reconhecimento da sua importância ao dar-lhe fundamentação jurídica, enquanto organismo que entre outras coisas preserva parte do património nacional.
Arquivo, uma organização em constante evolução
Com o pós-guerra dá-se uma grande evolução tecnológica e uma nova explosão documental, que tem como consequência a ruptura dos arquivos históricos, devido à saturação dos depósitos. Baseado na lei das três idades, surge o arquivo intermédio que conservará, junto do organismo produtor, documentação que não sendo muito utilizada pela organização, mantém valor de prova administrativa e jurídica. Se é certo que ao se falar de Arquivo se fala de uma organização antiga e muito complexa que tem sobrevivido às grandes avalanches da Humanidade, tal sobrevivência advém disso mesmo: ela é a prova e fundamentação da sociedade humana. Guarda os seus segredos, garante a salubridade e futuro das instituições e enquanto organização coopera para a harmonização social, política, jurídica, legislativa, administrativa e financeira de um país.
