Vidi 278 - Document & Print Management

.print Document &Print management Eko, štedljivi pisači i pametno upravljane dokumentima Novi trendovi u upravljanju dokumentima i ispisom govore o smanjenju štetnosti pisača za kvalitetu zraka u uredima. Jako je bitna postala i ekološka komponenta potrošnje energije i potrošnog materijala.

No, neke stvari se ne mijenjaju, pa su TCO i brzina ispisa, unatoč brojnim novim mogućnostima o kojima ćemo pisati i dalje zdrav benchmark

POSEBAN PRILOG ČASOPISA VIDI

.print Upravljanje dokumentima i ispisom postaje dio sveobuhvatnijih rješenja koji automatizmima i organizacijom workflowa mogu zaprijetiti i funkcionalnostima robustnijeg business inteligence softvera poput ERP rješenja

PRIJETNJA ZA K

ada ste dugo u nekoj profesiji lako je dobiti sljepilo koje vas onemogućuje u objektivnom pogledu na brzinu promjena.

Tako je i s našim tradicionalnim posebnim prilogom posvećenom document i print management rješenjima. Tradicionalni pregled noviteta s područja pisača i softvera koji upravljaju ispisom već deset godina opisuje nove tehnologije i ideje. Ponekad nam se čini da su pomaci od godine do godine maleni, ali se u široj slici itekako primijete tektonski pomaci.

122

VIDI br. 278 / 2019

poslovne sustave poput ERP-a

.print

Više od upravljanja dokumentima

Softverska rješenja za upravljanje dokumentima i ispisom imaju glavnu funkciju optimizirati rad flote pisača. S obzirom na to da je digitalna transformacija zahvatila sve grane djelatnosti, prisutan je i drugi obrnuti trend u kojemu su MFC uređaji centralna mjesta digitalizacije dokumentacije. Sustav upravljanja dokumentima preuzima dužnost pametnog sortiranja i upravljanja dokumentima. Neki su proizvođači otišli toliko daleko sa svojim softverskim rješenjima da su ona spremna na nekoj razini zamijeniti i sveobuhvatnija ERP rješenja. Očitavanjem parametara s dokumenata, pametna distribucija kroz meta podatke, napredna OCR rješenja samo su neke tehnologije koje idu u smjeru mijenjanja čak cijelog workflowa unutar organizacije.

Ovisno o tipu rješenja, ne zanemaruju se i upravljanja ispisom, poput dodjeljivanja dozvola za ispis i volumen ispisa po pisaču, zaštita PIN-om, karticom ili nekim drugim sustavom.

Eko trendovi

Kao dodatni prodajni argument, proizvođači u svojim ponudama serviraju eko-friendly značajke. Njih bi mogli

Veći spremnici

Inkjet printeri postali su standard u poslovnom okruženju. Nude veće spremnike, brzinu ispisa usporedivu s laserima i puno ekološki prihvatljivije performanse

grupirati u dvije kategorije. Prva je ona gdje se povezuju ekološke i gospodarske mogućnosti, poput uštede energije koja je dobra za okoliš, ali i za džep korisnika.

Slična je priča i s količinom standardnog zamjenskog materijala. Manje potrebe za mijenjanjem tonera i ostalog materijala jednako je manjem trošku i manjoj količinom otpada u okolišu. I baš te dvije stavke zadovoljavaju inkjet printeri koji postaju norma u poslovnoj ponudi za male i srednje, pa čak i Enterprise okruženja.

Benefiti koji donose inkjetovi su manja potrošnja energije, brži ispis prve i ako se radi o manjem broju stranica, zagrijavanje lasera je ekonomski neisplativo. Zbog novih tehnologija ispisa i većih spremnika tinte, inkjet modeli postaju uobičajeni i za velike količine ispisa.

Druga ekološka priča koja se događa u ispisnom svijetu je kvaliteta zraka u uredima.

Bilo da se radi o finoj prašini ili količini ispušnih plinova pri velikoj količini ispisa i zagrijavanju pisača, na svemu tome su radili proizvođači i opisat će nam na koji način će nam uz iste performanse zrak u uredima biti zdraviji.

Kad postane normalno

Dugo godina, pisači su se nadmetali u mogućnostima ispisivanja, odnosno naprednim načinima slanja dokumenata na ispis. Danas je teško uopće naći pisač koji nije mrežni, na kojeg se ne može poslati dokument s mobitela i to po mogućnosti s njihovom vlastitom mobilnom aplikacijom.

Brojni pisači imaju i NFC, a konzole za upravljanje na MFC uređajima za poslovne korisnike imaju i sigurnosne i opcije poput čitača kartica, logiranja PIN-om ili neke druge metode autentifikacije korisnika. Kao feature neki proizvođači poput Brothera nude i potpunu customizaciju ekrana na MFC uređaju.

Uza sve opcije upravljanja dokumentima i novim trendovima i dalje se na brzinu i kvalitetu ispisa te TCO gleda kao na ključne stavke pri odabiru pisača za poslovno okruženje.

Da bi vam bar malo olakšali put kroz nove softverske i hardverske novitete, pripremili smo vam pregled noviteta najvećih imena u industriji u našem tradicionalnom posebnom prilogu.

Ekološki zahtjevi kod novih pisača uz uštedu energije i manje otpadnog materijala, sve više se fokusiraju na kvalitetu zraka u uredima i manje emisije štetnih plinova

WWW.VIDILAB.COM

VIDI br. 278 / 2017

123

.print BROTHER MANAGED PRINT SERVICES

Najpovoljniji ispis i nova Pro-X serija A3 Napredna tehnološka rješenja i MPS za već samo jedan uređaj

B

rother za svoje poslovne pisače za srednje, male i velike tvrtke nudi poseban program upravljanja ispisom (MPS). Managed Print Services (MPS) nudi vrlo zanimljive prednosti. Povećana kontrola, sigurnosne značajke, učinkovitost i ukupno bolja ispisna infrastruktura glavne su prednosti ovog rješenja za flotu pisača. I naravno, zbog ukupne optimizacije, uštede su vrlo visoke. Jedinstvena mogućnost koju nemaju drugi ponuđači je, da se Brotherov MPS ugovor može pokrenuti već sa samo jednim uređajem.

Pametna rješenja

VIDI NATIVE AD

Brother nudi i alat za otključavanje pametnih rješenja. Značajke za kupljena rješenja aktivirate besplatnim preuzimanjem softvera Brother Software License Management Tool. Alat trenutno podržava tri Brother rješenja: Custom UI, Secure Print+ i Barcode Utility.

S Custom UI (Prilagođeno korisničko sučelje), Brotherov akreditirani partner može prilagoditi dodirni zaslon vašim potrebama, što znači da se može omogućiti vizualni izgled po mjeri, dodavati pozadine i ikone i izraditi prilagođeni workflow, uključujući personalizirana odredišta odnosno prečice na primjer za “skeniranje u mrežnu mapu, na server, itd.”.

Secure Print+ je softversko rješenje koje vam omogućuje ispis povjerljivih poslovnih dokumenata te istovremeno prati ispise korisnika. Ako povjerljivi i osjetljivi dokumenti ostanu na pisaču, mogu doći

u pogrešne ruke. Secure Print+ je jednostavan, ali učinkovit sustav sigurnog ispisa putem ID kartice ili PIN koda.

Softver za čitanje crtičnih kodova Barcode Utility omogućuje brže skeniranje i obradu dokumenata što smanjuje mogućnosti pogreške. Program za prepoznavanje crtičnih kodova analizira kôd i automatski obrađuje dokument na poslužitelju.

Korištenjem ove napredne tehnologije vaše se datoteke spremaju u određenu mapu: odvajanje serije dokumenata je automatizirano, a pojedine datoteke pohranjene u željenu mapu u vašoj mreži.

Sve to možete učiniti izravno iz vašeg skenera uz nadogradnju softvera. Za to vam ne treba računalo pa je proces upravljanja dokumentima brži i točniji.

Podrška i upravljanje

Ideja iza MPS usluge je naplaćivanje troškova po ispisu, pa je za krajnjeg korisnika sve potpuno transparentno. U konačnici se plaća onoliko koliko je ispisano. U isto vrijeme je u cijeni ispisa uključena kompletna servisna usluga, podrška, putni troškovi servisera, te rezervni dijelovi. Bitno je naglasiti, da se sve intervencije obavljaju na lokaciji korisnika, a u slučaju da se ne može napraviti popravak, korisnik će dobiti zamjenski uređaj. Dodatni benefit su posebni projektni toneri s velikim kapacitetima do 9.000 stranica kod laserskih uređaja u boji i 20.000 kod crnobijelih uređaja, bubnjevi i ostali potrošni materijal koji nisu dostupni na otvorenom tržištu. Njihova cijena je znatno niža nego za redovni potrošni materijal.

U usluzi je uključena udaljena kontrola uređaja i isporuka potrošnog materijala. Bitno je samo da se napravi ugovor o održavanju po kliku/ispisu, a uređaj kupac može iznajmiti ili kupiti po posebnoj cijeni. MPS ugovor se mora napraviti minimalno na 24 mjeseci, a može i do 5 godina.

Pisači za MPS

Pored svih postojećih poslovnih uređaja za velike, srednje i manje organizacije, kolor serija L8000 i L9000

te crno-bijelih printera i višenamjenskih uređaja serija L5000 i L6000, Brother je nedavno predstavio i novu profesionalnu seriju Pro-X tintnih uređaja. Tu se radi o brzim A3 tintnim uređajima s ugrađenim čitačima kartica (NFC), velikim tintnim ulošcima od 5.000 odnosno 6.000 stranica te brzinama do 22 stranice u minuti. Ovi napredni tintni uređaji ispisuju s opstojnim pigmentnim tintama, te nude po najmanje dvije ladice za papir i pravo mogućnost A3 kopiranja, skeniranja i ispisa. Sve ove značajke omogućuju odličnu alternativu A3 kopirnim uređajima po nekoliko puta nižoj investiciji a trošak ispisa je isti kao kod puno skupljih A3 kopirka, dakle najpovoljniji.

I kao dodatni bonus, ovi uređaji ne ispuštaju ozon u vaš ured niti čestica tonerskog praha, a uz to njihova je potrošnja energije smiješno mala u odnosu na velike A3 kopirne uređaje, čak i do 50 puta manja.

Lokalni partneri i podrška

Pošto se sve više poslovanja Brothera na našem tržištu obavlja programom upravljanja ispisom kroz MPS, na terenu su akreditirani Brother partneri kao predstavnici proizvođača, koji moraju proći kroz intenzivnu obuku i certificiranje kako bi osigurali visoku razinu znanja, podrške i servisa. Isto vama Brotherovi partneri mogu ponuditi i savjetovanje za odabir optimalnih uređaja u odnosu na količine ispisa i potrebe kompanije.

Do novih pisača i MPS usluge moguće je doći kroz akreditirane partnere. Za bilo kakva pitanja i upite možete se obratiti mreži MPS akreditiranih partnera u Hrvatskoj: Diagram Split, Duplico Zagreb, Feniks kompjutori Zagreb, Image Enter Bjelovar, Makromikro grupa Zagreb, M.G. Electronic Pula, Pirini Trade Osijek i Zagit sistemi Zagreb. Trenutno je u fazi sklapanja dogovora i obučavanja novi partner iz Rijeke B. Elektronika i drugi na području Zadra.

Brother ima u ovoj godini namjeru uvećati mrežu akreditiranih partnera po cijeloj Hrvatski, kako bih omogućio svim zainteresiranim tvrtkama jednostavan dostup do MPS rješenja.

.print EPSON PAMETNA RJEŠENJA

Ogromne uštede i manja potrošnja energije uz poslovne inkjet pisače WorkForce serija multifunkcijskih pisača donosi u poslovna okruženja velike uštede, brzinu ispisa i manje potrošene energije. Tome pridonose i Epson Device i Print Admin aplikacije za upravljanje

Veliki spremnici XXL spremnici deklarirani su na ispis čak 50.000 stranica

Uz brzo pokretanje i brzine do 100 ipm, inkjet ima puno veće kapacitete s jednim punjenjem tinti, skraćeno je vrijeme praznog hoda. Uz to, treba napomenuti da je u WorkForce seriji poslovnih MFC uređaja primijenjena tehnologija iz velikih produkcijskih strojeva PrecisionCore.

WorkForce brzi duo

WorkForce Enterprise WF-C17590 brzi je uredski pisač brzine 75 ispisa u minuti u boji veličine formata do A3. Maksimalna rezolucija je 600x2400 dpi. Zahvaljujući kombinaciji Epsonove tehnologije linijskih glava PrecisionCore i učinkovitog mehanizma za transport papira, ovaj pisač uvijek daje vrhunske rezultate. Uz to, ova serija je ekofriendly s čak do 88 % manje potrošene energije u odnosu na lasere kao i manje potrebe za promjenom potrošnog materijala.

Još jednu stepenicu brži je WorkForce Enterprise WF-C20590 koji ima brzinu do 100 ipm, a također se radi o MFC uređaju u boji s A3 formatom.

Ovaj model ima do 1,5 puta veće brzine za ispis prve stranice i 2,5 puta veće brzine za uobičajene uredske zadatke ispisa nekoliko stranica u odnosu na laserske pisače i fotokopirne uređaje.

Oba ova uređaja dodatno se mogu iskoristiti uz Epson Print i Epson Device Admin softverska rješenja.

Epson Print i Device Admin

Epson Print Admin serversko je rješenje koje omogućuje siguran ispis, skeniranje i kopiranje uz autentifikaciju korisnika karticama, loginom, lozinkom ili PIN kodom. Tu su i napredne mogućnosti kao što su skeniraj i pošalji meni. Cijeli sustav nadgleda se s web sučelja, donosi kontrolu i pregled troškova te smanjuje otpad. 3) Dokumenti se printaju tek kada se korisnik registrira (PIN kodom ili karticom), što pomaže kod čestog problema - zaboravljanja. Zaposlenicima se mogu

dodijeliti dozvole, kao i sustav notifikacija koji ih upozorava na odgovorno printanje.

Vrhunski pisači mogu uz Print Admin dati više, a za upravljanje flotom pisača tu je i Epson Device Admin. Na jednom centraliziranom mjestu moguće je upravljati cijelom flotom pisača. Administrator će imati detaljne informacije o svakom uređaju, uz automatske obavijesti o manjku tinte ili problemima.

Reporting alati prate potrošnju i cijenu ispisa, što je bitno za management, dok je za IT odjel ključna laka integracija svih uređaja u sustav. Na jednom ekranu moguće je pratiti status pisača, konfiguraciju, obavijesti, grupe, dobavljače i probleme.

Dobar primjer implementacije stiže iz javnog sektora. Grad Bjelovar zamijenio je laserske pisače poslovnim tintnim rješenjem WorkForce Enterprise WF-C20590 koji ima veliku brzinu i kvalitetu ispisa.

To je bitno jer se samo na sjednicama gradskog vijeća godišnje ispiše preko 100.000 listova. Uz nove uređaje i softver, Bjelovar godišnje samo na troškovima ispisa štedi više od 80.000 kuna, a znatno su manji i računi za električnu energiju.

info o tvrtki

• Epson • www.epson.hr Image Enter preko 15 godina nudi ispisna rješenja koja uključuju kontrolu troškova, pouzdanost i prilagodljivost, kako bi se zadovoljili rastući poslovni zahtjevi. Danas je na tržištu korisnicima neophodna mogućnost individualnog pristupa njihovim specifičnim potrebama i željama.

• www.image-enter.hr

VIDI NATIVE AD

D

igitalnom transformacijom mijenjaju se potrebe korisnika i ispisna rješenja s pratećim softverom moraju se prilagoditi tome trendu. Multifunkcijski uređaji nisu više samo mjesto ispisa dokumenata, već i obrnutog slijeda digitalizacije i arhiviranja.

Digitalna transformacija ipak nije u potpunosti isključila potrebe za ispisivanjem. I dalje postoje brojni korisnici u institucijama i tvrtkama kojima je bitna kvaliteta i brzina ispisa. Kod odabira rješenja traži se brzina i štedljivost, a zbog sve veće osviještenosti ljudi i zbog propisa koje donosi članstvo u Europskoj Uniji jako je bitna i ekološka komponenta. Epson ima niz softverskih i hardverskih rješenja koja odgovaraju upravo na ove zahtjeve.

U svijetu raste stopa prebacivanja na inkjet pisače 6 % godišnje. Dva aktualna uređaja koji su namijenjeni srednjim i većim tvrtkama su Epson WorkForce WF-C17590 i WF-C20590 modeli. Dvije su glavne prednosti inkjet tehnologije u usporedbi s dosada prevladavajućom laserskom u uredskom radu. Prva je znatno manja potrošnja energije, nema velikog zagrijavanja za prvi ispis, a uz to je znatno manje otpada i dijelova koje je potrebno mijenjati. Uz održivost, veliku ulogu u prijelazu na inkjet igra i produktivnost pri velikim brzinama ispisa.

.print HP-OVA PRINT RJEŠENJA

PageWide inkjet i LaserJet poslovni pisači HP-ova PageWide tehnologija, razmjer brzine i kvalitete ispisa, štednja energije i cyber sigurnost samo su neke od odlika novih HP-ovih uredskih pisača

Z

a poslovne korisnike, bilo da se radi o malim ili velikim tvrtkama, HP je pripremio 40-ak pisača od kojih zasigurno mogu pronaći onaj koji zadovoljava njihove potrebe. S višenamjenskim pisačima iz Laser Jet i revolucionarne PageWide serije možete se osloniti na kvalitetan ispis s trajnijim bojama, otpornim na vodu, razmazivanje, blijeđenje i mrlje od markera.

PageWide serija

Zašto je PageWide serija revolucionarna? Zbog izuzetnih brzina ispisa i cjelokupne pouzdanosti uređaja. PageWide pisači koriste tehnologiju koja se koristi u velikim digitalnim tiskarama – glava pisača obuhvaća cijelu širinu papira, što doprinosi velikoj brzini ispisa. Uz to, HP-ovi PageWide pisači koriste do 80 % manje potrošnog i ambalažnog otpada uz potrošnju 50 % manje energije od laserskih pisača.

Kupci mogu birati između deset PageWide modela s mogućnošću ispisa u A4 i A3 formatima. Zavisno o modelu i potrebama kupaca mogu se odabrati pisači kapaciteta od 1550 do 4650 listova, u čemu prednjači PageWide Managed P77760.

Još štedljiviji i LaserJet uređaji

Novom LaserJet serijom dobivate tiskarsku kvalitetu dokumenata u boji uz štednju energije bez smanjenja kvalitete ili dugoročne pouzdanosti.

Ne morate biti profesionalac kako biste korigirali željenu sliku, već LaserJet uređaji imaju ugrađenu tehnologiju automatskog poboljšanja slike. Budući da se tehnologija i dodatne mogućnosti stalno razvijaju, HP Future Smart Firmware i HP otvorena platforma omogućavaju upravljanje firmwareom produljujući pritom životni vijek uređaja. HP-ovi laserski pisači u mogućnosti su ispisati od 22 do 50 stranica u minuti, a kao i za PageWide seriju moguće je kupiti mnoge dodatke poput ladica za papir i modula za završnu obradu.

VIDI NATIVE AD

Sigurnost na prvom mjestu

PageWide A3 i A4 pisači uz to su u mogućnosti ispisati do 80 stranica u minuti i do sto tisuća listova mjesečno istovremeno pružajući zaštitu uređaja i podataka. Naime, 64 % IT managera prijavilo je moguću zarazu pisača zlonamjernim softverom, dok je 60 % prijavilo zloupotrebu podataka pri ispisu, stoga u HP-u ne štede na trudu vezanom uz sigurnost. Primjerice, HP-ovi Enterprise modeli pisača u mogućnosti su se zaštiti ako dođe do cyber napada. U četiri etape, od provjere BIOS koda do konstantnog nadgledanja sumnjivih zbivanja, HP-ovim Enterprise pisačima ni jedna sumnjiva akcija neće promaknuti. HP pisači najsigurniji su protiv cyber napada na tržištu.

Istovremeno, uredi danas postaju svojevrsna mjesta okupljanja raznih oblika visoke tehnologije, dok zaposlenici očekuju sve više od povezanih uređaja i opreme. HP-ovi pisači postali su jedni od tih pametnih slagalica koje tvore unificirano radno okruženje koje uvelike olakšava svakodnevne poslovne prilike i neprilike. Ako ste u žurbi i deadlineovi se bliže, možete ubrzati tijek rada pisača ili dovršiti skeniranje velikog broja stranica velikom brzinom. Isto tako, ne morate se dići iz radne stolice.

HP omogućava bežični izravan ispis ili NFC za ispis dodirom s vlastitog mobilnog uređaja.

Briga za okoliš

Zbog ubrzanog načina života nerijetko zanemarimo način na koji korištenjem raznih oblika tehnologije utječemo na okoliš i vlastito zdravlje. HP-ovi stručnjaci neprestano rade na osmišljavanju i usavršavanju sustava za smanjenje emisija štetnih tvari. Njihovi tonerski ispisni ulošci odlikuju se oznakom Blue Angel - njemačkim certifikatom koji se dodjeljuje ekološki prihvatljivim proizvodima i uslugama. Danas se ekološka održivost sve više prepoznaje kao nužnost u svakoj organizaciji i osnovom za dugotrajni uspjeh.

Zaposlenici od uređaja očekuju pametnije povezivanje, bolju svestranost, pouzdanost i robusnu zaštitu. Pisači nisu iznimka. Izuzetna kvaliteta ispisa uz veliku brzinu danas je must-have, a HP sa svojim Laser Jet i PageWide pisačima za poslovne subjekte objedinjuje svaki aspekt i dodaje na vrijednosti.

.print KONICA MINOLTA M-FILES pretraživanje unutar maila po sadržaju

M-Files je rješenje za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima koje dramatično skraćuje vrijeme potrebno za administraciju, a uz uštedu radnih sati donosi i niže troškove ispisa i arhiviranja te omogućuje transparentno poslovanje

M

-Files server-klijent rješenje služi za upravljanje dokumentima, odnosno poslovnim procesima povezanim s tim dokumentima kao što su narudžbenice, fakture, otpremnice, radni nalozi i slično. M-Files dokumente organizira prema odnosu koji dokument ima s, primjerice, strankom, dobavljačem, radnikom i drugim mogućim instancama. Dokumenti se mogu zaprimiti automatski putem raznih izvora. Primjeri su multifunkcijskih pisač koji ima mogućnost povezivanja na mrežu, e-mail, putem mobilne aplikacije ili REST API-ja.

S obzirom na to da sustav M-Files rješenja radi na pogonsko gorivo kvalitetne distribucije kroz meta podatke, važno je vidjeti kakva je struktura označavanja dokumenata.

Najveći dio oznaka stavlja se automatski pomoću OCR tehnologije, na način da svaki zadani dokument prođe kroz OCR rješenje. Tamo se pročitaju određeni podaci poput OIB-a, datuma izdavanja ili dospijeća kod računa. Pročitani podaci upisuju se u meta polje za zadani dokument. Preostali meta podaci upisuju se kroz poslovni proces. Ako je dokument namijenjen određenoj osobi, tada će kao relacija dokumentu biti dodana i ta osoba. Ako i nakon toga nedostaju neke oznake na dokumentu, korisniku se može dati pravo da proizvoljno dodaje meta podatke na dokument.

TOP MOGUĆNOSTI RJEŠENJA 1. Mogućnost prilagodbe svakoj okolini s obzirom na to da se poslovni procesi i relacije meta podataka mogu izgraditi u potpunosti prema našim potrebama 2. Gradnja struktura i poslovnih procesa je toliko jednostavna i istovremeno napredna da smo za jednog korisnika izgradili jednostavni CRM u M-Files strukturi 3. Napredno pretraživanje dokumenata prema sadržaju, nazivu, meta podatku ili nekom specifičnom svojstvu koje smo predefinirali za dokumente u M-Filesu daje nam mogućnost pristupa svakom dokumentu gotovo trenutno 4. Brza i jednostavna implementacija rješenja 5. Integracija s postojećom Microsoft infrastrukturom (posebno s Active Directoryjem)

Bolja organizacija

Uz M-Files u tvrtkama će se poboljšati transparentnost poslovanja, s obzirom na to da u svakom trenutku vidimo što se događa s bilo kojim dokumentom: u kojem je statusu, tko ga je odobrio, potpisao i sl. Na ovaj način imamo nadzor poslovnih procesa i aktivnosti zaposlenika unutar organizacije.

Dodatno treba istaknuti ubrzavanje aktivnosti te uštedu velikog broja radnih sati, što zaposlenicima otvara prostor da se usredotoče na svoj core business.

Aplikacija ima mobilnu inačicu za dva najpopularnija mobilna operativna sustava: Android

i iOS. S aplikacijom ćete biti lokacijski neovisni te ćete dokumentima moći pristupiti u bilo kojem trenutku. S mobitela možete čitati, pregledavati, odobravati i potpisivati dokumente. Funkcionalnosti nisu u potpunosti jednake zbog ograničenja mobitela kao što je veličina ekrana, no najvažnije opcije su prisutne.

Sigurnost

M-Files ima certifikate ISO 27001 i 9001 te kao važnu stavku za sigurnosni aspekt aplikacije treba navesti da autentifikacija korisnika koristi federated authentication, multi-factor authentication te preshared key authentication, odnosno protokole SAML V2.0 i OAuth 2.0.

Aplikacija ima integrirana Failover rješenja, dok Audit Trail funkcija omogućuje detaljno praćenje svih promjena na dokumentima. Sigurnosni protokoli kao što su HTTPS, RPC, VPN i Ipsec koriste se kod prijenosa dokumenata, a kod arhiviranja postoji enkripcijski algoritam AES-256.

M-Files poznaje i sigurnosne grupe i definirana prava pristupa kao i kod Active Directoryja (AD), odnosno ako već posjedujemo AD, sve korisnike i grupe možemo uvesti i sinkronizirati s M-Files rješenjem, tako da AD korisnik postaje i M-Files korisnik. To je iz korisničke perspektive prednost, s obzirom na to da će sign-in napraviti samo jednom prilikom paljenja računala, a iz perspektive IT osoblja ovo uvelike olakšava integraciju s postojećom infrastrukturom.

M-Files se može integrirati na CRM i ERP rješenja te se kod licenciranja mogu uzeti i konektori na najpoznatije softvere – Navision, SAP, Dynamics CRM, Salesforce, Azure, Amazon i IBM FileNet – a moguće je razviti i custom konektor.

info o tvrtki Upravljanje procesima U serverskim

licencama kroz M-Files sustav moguće je organizirati kvalitetno upravljanje poslovnim procesima

Konica Minolta Hrvatska - poslovna rješenja, d.o.o. www.konicaminolta.com/hr-hr/ Zvonimir Tokić ITS Business Consultant M; +385(99)263 30 60 Email: zvonimir.tokic@konicaminolta.hr

VIDI NATIVE AD

Ušteda i smanjivanje administracije

Pretraživanje dokumenata