Document & Print Management

POSEBAN NATIVE PRILOG ČASOPISA VIDI 2022.

.print SPECIJAL

Document & Print Management

Postpandemijski izazovi uključuju remote i hibridni način rada, a potrebe kompanija su i dalje iste.

Ispis dokumenata polako se vraća na pred-Covid razinu, a digitalizacija dokumenata i njihova automatizacija ostaje ključna stavka kojom se olakšava poslovanje i čak unaprjeđuje workflow

T O P

T R E N D O V I

U P R A V L J A N J U S i g u r a n ,

U

k v a l i t e t a n

p i s a č i

I

D O K U M E N T I M A

A u t o m a t i z i r a n o N o v i

I S P I S U i

„ z e l e n i “

u p r a v l j a n j e

s p r e m n i

z a

i s p i s

d o k u m e n t i m a

h i b r i d n i

n a č i n

r a d a

.print

Upravljanje dokumentima i ispisom

Automatizacija dokumentacije i siguran ispis Proizvođači pisača i rješenja za upravljanje dokumentima morali su se brzo prilagoditi drugačijim uredskim uvjetima. Oni su to i učinili kroz nove uređaje spremne za hibridni rad te dodatnim usavršavanjem rješenja za upravljanje dokumentima koja doslovno mogu promijeniti cijeli radni proces u kompaniji PIŠE: DINKO KADI

I

dok su mnoge kompanije vratile zaposlenike u urede, istraživanja na razini Europe pokazuju da je čak 58% radnika ostalo u hibridnom režimu rada. Istovremeno, oštri pad potražnje za pisačima i ispisom koji se dogodio u 2020. godini sad se preokreće i očekuje se da će već ova godina ponuditi 80% volumena ispisa iz pretpandemijskog razdoblja.

Ono što jest drugačije model je rada, pa su proizvođači morali prilagoditi svoje uređaje kako bi zadovoljili potrebe u hibridnom načinu rada, pri čemu je najznačajnija stavka sigurnost.

Iako se teži digitalizaciji dokumentacije i prelasku na sve-digitalan način rada, i dalje više od 50% zaposlenika preferira ispisane dokumente, jer na taj način bolje upijaju informacije. Koji god scenarij odabrali, postoje rješenja za zadovoljavanje svih potreba.

Što se očekuje kod pisača

Održivost, cloud i sigurnost tri su pojma koja se provlače kroz ideje većine analitičara i proizvođača.

92

VIDI br. 314 / 2022

S obzirom na to da cijeli cloud sektor raste velikom brzinom i svaka organizacija koristi višestruke cloud usluge, nije iznenađenje kako se prema tome kreću i odabiri ispisnih rješenja.

Print management rješenja bazirana u cloudu u svijetu su ključne u budućim projekcijama. Takvo rješenje omogućuje nesmetani ispis kroz cloud infrastrukturu. To znači da nema drivera, a ispis se odvija direktno kroz cloud sučelje. Kada govorimo o cloud ispisu, treba spomenuti softverska rješenja za upravljanje ispisom i trend ispisa na zahtjev.

Ako kompanije koriste sveobuhvatna rješenja za upravljanje dokumentima i ispisom, te su fokusirani na ispis u hibridnom načinu rada, postavlja se pitanje sigurnosti. I dok su mrežni pisači često spominjani kao slabe karike u mreži tvrtke, nova rješenja nastoje ispraviti tu reputaciju.

Pisači imaju sustave za ispis kod kojih zaposlenici šalju dokumente preko sustava, a mogu ih ispisati tek autentifikacijom na uređaju čime se povećava sigurnost i smanjuje nepotreban ispis. Nove generacije uredskih pisača koriste unaprijeđene sigurnosne značajke koje im pomažu u borbi protiv kibernapada.

WWW.VIDI.HR

Održivost i zelene tehnologije još su jedna krucijalna stavka kojom se svi proizvođači bave.

Bitka je to na dvije fronte, pri čemu je dio fokusa na atmosferi u uredu u kojem se dokumenti ispisuju, a dio na održivosti ispisa i što manjem negativnom učinku na okoliš. Epson se primjerice bori novim tehnološkim rješenjima koja smanjuju dramatično zagrijavanje kod ispisa čime se štedi ogromna količina električne energije i posljedično smanjuje utjecaj na okoliš.

Epson

Ušteda prelaskom na poslovni inkjet Epson je jedan je od najglasnijih promotora „zelenih“ tehnologija. O tome što doista misle pod održivim inicijativama i koji su benefiti poslovnih inkjet pisača razgovarali smo s Anom Bajagić iz Epsona

.print Drugi načini na koje se proizvođači utrkuju u zelenoj utrci uključuju recikliranje spremnika s tintom, izrada od reciklirane plastike te smanjenje štetnih emisija prilikom ispisivanja.

Digitalizacija i automatizacija dokumenata

I dok stara škola i dalje voli važne dokumente imati u rukama kako bi ih što bolje proučila, suprotan trend nude proizvođači za ulazne dokumente poput računa, invoicea i sličnih koji na mjesečnoj bazi ulaze u sustav.

Kod ulaska se ti dokumenti mogu digitalizirati i putem pametnog sustava upravljanja dokumentima poslati na pravu osobu. Na taj način je moguće znatno ubrzati poslovne procese, a dubljom upotrebom sustava poput Managed Print Services ili M-Filesa i promijeniti cijeli workflow.

Sustavi za menadžment dokumenata optimiziraju potrošnju papira i potrebu za ispisom, a kroz godine nadogradnje prerasli su u pravi poslovni softver koji automatizira tijek dokumenata kroz tvrtku, te omogućuje velike uštede.

Sve je pametno

Već niz godina MFP pisači imaju niz pametnih funkcionalnosti koje se konstanto nadograđuju. Uz to, na pisač ili flotu pisača moguće je nadograditi sustav upravljanja ispisom čime se dodatno optimizira ispis dokumenata.

Komplementarno s tim postoje napredni sustavi za upravljanje dokumentima koji digitaliziraju i smanjuju potrebu za papirom. Uz uštede u ispisu, pametne funkcionalnosti takvih sustava omogućuju automatizaciju tijeka dokumenata kroz tvrtku čime se oslobađa vrijeme djelatnika koji su radili na sada automatiziranim zadacima. U našem posebnom prilogu razgovarali smo s insiderima iz industrije koji su nam predstavili najnovije inačice svojih rješenja za ispis i upravljanje dokumentima.

HP rješenja

Veća učinkovitost

S Elvirom Kučkovićem, specijalistom za usluge upravljanja ispisom u HP partnerskom kanalu, razgovarali smo o načinu na koji napredno upravljanje dokumentima može poboljšati radne procese u tvrtki „Napredni sustav upravljanja dokumentima važan je element digitalne transformacije u poslovanju svake tvrtke.

Funkcionalnosti – automatizirani prihvat, digitalizacija, interna distribucija, obrada i arhiviranje dokumenta, integracija s postojećim ERP sustavima i mogućnost obrade dokumenta prema stvarnoj namjeni izravno unutar sustava korisniku osiguravaju povećanu efikasnost, oslobađaju resurse i smanjuju troškove, a sve to uz maksimalnu sigurnost dokumenata.“ Zanimalo nas je i što karakterizira moderno ispisno rješenje, kakve funkcionalnosti i nadogradnje treba imati?

Napredno ispisno rješenje – korištenje usluge upravljanja ispisom – oslobađa korisnika od bilo kakve brige o izboru i kupovini uređaja, potrošnog materijala, konfiguriranju i održavanju ispravnosti sustava, kao i informatičke sigurnosti uređaja, dokumenta i podataka.

Umjesto toga, specijalizirani

“Svjesni smo utjecaja na energetsku efikasnost i njene uloge u očuvanju zdrave životne sredine. Znanstvenici s kojima blisko surađujemo predvidjeli su da će se svjetski permafrost potpuno odlediti do 2100. godine, što može dovesti do drastičnih promjena u ekosustavu, podizanja globalnog nivoa mora i ispuštanja preko 50 milijardi tona metana u atmosferu.

Epson je poduzeo sve što je u našoj moći da doprinesemo da se ovaj scenarij ne dogodi. I ovo pitanje ne tiče se samo biznisa, to je zapravo pitanje kakav svijet ćemo ostaviti našim budućim generacijama. Kako bismo promovirali bitnost i hitnost

isporučitelj usluga ispisa će nakon procjene stvarnih potreba za ispisom i upravljanjem dokumentima unutar određenje organizacije isporučiti odgovarajuću ispisnu flotu opremljenu potrebnim softverom i dugoročno voditi brigu o ispravnosti i opskrbi potrošnim materijalom. Korisnik pri tome podmiruje trošak isključivo stvarno utrošenih usluga prema ugovorno definiranoj cijeni. Centralno upravljanje i autentifikacija korisnika (PIN ili kartica preko ugrađenog čitača) eliminira neželjeni ispis i omogućava kreiranje korisničkih profila, a time po potrebi i raspodjelu troškova ispisa po troškovnim mjestima unutar organizacije.

Na raspolaganju je određivanje dostupne vrste ispisa za svakog člana organizacije prema stvarnim potrebama radnog mjesta, npr. isključivanje ispisa u boji tamo gdje nije potreban ili definiranje obostranog ispisa kao osnovne postavke u svrhu smanjenja potrošnje papira.

Tzv. „follow-me“ funkcija

poduzimanja mjera, naša kompanija se udružila s National Geographicom kroz kampanju „Turn down the heat”.

Kako je ispis i dalje ključna aktivnost u mnogim tvrtkama, organizacije moraju izabrati zdraviji i održiviji ispis. Ljudi često pretpostavljaju da je ekološka tehnologija skupa. Naša tehnologija je usklađena s globalnim trendovima održivosti u očuvanju energije i smanjenju ugljičnog otiska – u svakom otisku. Ovo je također u skladu s Epson Green Vision 2050 koji ističe naše napore u doprinosu razvoju održivog društva korištenjem efikasnih, kompaktnih i preciznih tehnologija za smanjenje utjecaja

WWW.VIDILAB.COM

omogućava korisniku ispis dokumenta na bilo kojem uređaju unutar flote, a da pri tome povjerljiv dokument ne ostane bez nadzora, zaboravljen u izlaznoj ladici.

Osigurana je i dodatna fleksibilnost – u slučaju promjene u potrebama, ugovorni isporučitelj može privremeno ili trajno adaptirati razinu usluge korekcijama unutar ispisne flote – promjenom modela/ broja uređaja ili softverskom nadogradnjom dodatnih funkcija.

proizvoda i usluga na životnu sredinu tokom njihova životnog ciklusa.

Evo jedne zanimljivosti: ako bi sve europske tvrtke prešle na Epson poslovne inkjet pisače, mogli bismo uštedjeti 410 tisuća tona ugljičnog monoksida! Da slikovitije objasnimo, da bi se apsorbirala ta količina ugljika potrebno je preko 18 milijuna stabala godišnje. Korištenjem Epson poslovnih inkjet printera umjesto laserskih, organizacije mogu uštedjeti do 83% na troškovima električne energije, smanjiti količinu potrošnog materijala čak do 96% i ubrzati rad jer našim pisačima treba dvostruko manje vremena za početak ispisa.”

VIDI br. 314 / 2022

93

.print

XENON FORTE

Siguran ispis, pohrana i upravljanje dokumentima Kyocera, Synology i CZUR su brandovi s kojima je moguće izgraditi sustav za siguran i kvalitetan ispis dokumenata, njihovu digitalizaciju i pohranu te nadogradnju u vidu automatiziranog upravljanja dokumentima

VIDI NATIVE AD

M

oderne tvrtke trebaju brza i kvalitetna rješenja s izraženom sigurnosnom komponentom, bogatstvom opcija i pouzdanom podrškom. Jedna od tvrtki koja nudi rješenja za ispis dokumenata, njihovu digitalizaciju i kvalitetnu pohranu je Xenon Forte. U razgovoru s direktorom tvrtke Armanom Vukelićem prošli smo kroz rješenja koja tvrtkama omogućuju upravljanje dokumentima i ispisom te u konačnici značajne uštede nakon implementacije. Što Kyocera brand donosi na hrvatsko tržište te kako Xenon forte zastupa vrijednosti tvrtke kod nas? Koji su drugi ključni brandovi i proizvodi koje nudite na našem tržištu?

Filozofija utemeljitelja Kyocere, dr. Kazua Inamorija i Kyocerina misija temelji se na ideji da „čovjek

mora učiniti sve što je ispravno”. To je koncept koji ugrađujemo u sve naše odluke. Vodeći se time nastojimo pružiti maksimalne prednosti za svoje korisnike orijentirajući se na kvalitetan, siguran, jednostavan i brz ispis za poslovne korisnike.

Nastojimo ostvariti pametnije radno okruženje kroz inovacije, automatiziranje radnog procesa, optimizaciju poslovanja, smanjenje troškova i sigurnosti podataka. Kyocera već godinama ima tradiciju i u ekološkom pristupu, koji je u Hrvatskoj tek zadnjih par godina došao u fokus.

Osim Kyocerinih uređaja i rješenja u asortimanu imamo i Synology NAS uređaje, Plustek i CZUR skenere jer želimo dati zaokruženu ponudu i pokriti kompletni rad s dokumentima, od ispisa i zaprimanja pa do pohrane dokumenata.

S obzirom na to da su podaci ključna komponenta poslovanja, oni moraju biti sigurni. Kako XF kroz svoje partnere osigurava sigurnost ispisa?

U današnje vrijeme sve se veći naglasak stavlja na sigurnost ispisa. I Kyocera brine o svojim korisnicima i zaštiti njihova poslovanja na način da sprječava vanjske upade u sustav korištenjem sigurnosnih protokola, šifriranjem podataka i automatskim brisanjem povjerljivih podataka s diska uređaja nakon ispisa. I u poduzeću se može spriječiti neovlašten pristup dokumentima korištenjem ID kartica ili PIN-a koji samo ovlaštenim korisnicima daju pristup ispisanim dokumentima, tako osiguravajući privatnost ispisa.

Digitalizacija i pohrana podataka

Osim ispisa, jako bitna stavka je i digitalizacija, pa koje mogućnosti imate u sferi pretvaranja dokumenata u digitalne?

Primarno smo koncentrirani na prvi korak digitalizacije dokumenata, a to je njihovo zaprimanje.

Dokumenti se skeniraju i šalju u za to unaprijed određene mape ili procese putem web servisa.

Pri tome jednostavno optičko prepoznavanje nije dovoljno, već se sadržaj mora identificirati i

.print TASKalfa 2554ci

A3/A4 MFP u boji dolazi s nizom naprednih funkcionalnosti i mogućnosti kastomizacije. Uz brzinu ispisa od 25 stranica po minuti idealan je za radne skupine srednje veličine te podržava HyPAS platformu

pripremiti za daljnje procesiranje, a to su mogućnosti koje imaju uređaji i rješenja u našem asortimanu.

Koji se uređaji koriste kod zaprimanja fizičkih dokumenata i njihove pretvorbe u digitalni oblik, te koja je komparativna prednost tih rješenja?

Ovisno o potrebama poduzeća mogu se koristiti Kyocera multifunkcionalni uređaji ili specijalizirani Plustek i CZUR knjižni skeneri. I multifunkcionalni uređaji i skeneri imaju svoje već unaprijed postavljene aplikacije i rješenja za prepoznavanje i praćenje podataka. Xenon forte ima vlastiti razvoj namjenskih aplikacija za Kyocerine uređaje i time omogućuje prilagođavanje korisničkog sučelja pa i funkcionalnosti koje su potrebne našim klijentima.

Kada se dokumenti digitaliziraju, koje su mogućnosti za njihovu sigurnu pohranu? Zbog čega je bitno odabrati kvalitetne mrežne diskove i kakva se dodatna zaštita nudi za Cloud pohranu?

Kod pohrane dokumenata i zaštite podataka smo se odlučili za veoma propulzivnog proizvođača Synology. Na njihovim je uređajima iznimno sigurna pohrana dokumenata na lokalnoj razini, a za dodatnu zaštitu postoji i C2 zaštita u cloudu. Potrebni dokumenti ili podaci su dostupni u privatnom ili javnom cloudu. C2 cloud usluga namijenjena je pohrani pojedinih podataka, backupovima NASova ili radnih stanica. Važno je spomenuti i da Synology NAS ima podatke pohranjene u sistemu RAID te da sustav može nastaviti raditi i u slučaju kvara jednog od diskova. Korisnik jednostavno zamjeni pokvareni disk i sustav će ga sam prihvatiti i restaurirati podatke.

Automatizacija dokumentacije

Document management je buzzword koji u poslovnom svijetu znači razliku između organiziranog worklfowa i kaosa, a uz to je i jako bitan za uštede u poslovnim procesima. Koju platformu nudi XF za upravljanje dokumentima i automatizaciju poslovanja?

Kyocera, osim samih uređaja, jako ulaže i u razvoj sustava za upravljanje dokumentima i njihovo stalno poboljšavanje. Tako pruža još više od svojih uređaja i daje mogućnosti prilagodbe potrebama poduzeća. Svi malo napredniji uređaji imaju opciju korištenja HyPAS platforme.

Uz pomoć rješenja kao što su Kyocera Smart Information Manager (KSIM) i Kyocera Capture

Manager (KCM) procesi ulaska i obrade digitalnih dokumenta mogu se automatizirati prema potrebama svakog poduzeća tako da se na jednostavan način složi upravo onakav tijek rada s dokumentima kakav poduzeću treba.

Koja je osobitost HyPAS platforme i po čemu je ona posebna?

KYOCERA platforma za razvoj namjenskih aplikacija HyPAS (Hybrid Platform for Advanced Solutions) dodatno proširuje temeljne mogućnosti multifunkcionalnog uređaja tako da na jednostavan način preko zaslona na dodir na uređajima možete prilagoditi rad kako bi odgovarao korisnikovim jedinstvenim potrebama tijeka rada, pomažući pritom u kontroli troškova, sigurnim procesima i stjecanju konkurentske prednosti.

Među kvalitetnim rješenjima za upravljanje dokumentima nudite i Kyocera Capture Manager.

Po čemu se ono razlikuje od ostalih i koji su ključni benefiti za poslovne korisnike?

Osnovna prednost KCM-a je smanjenje vremena utrošenog na unos podataka. Automatski poboljšava kvalitetu skena, tj. slike i pretvara ga u čitljiv dokument koji se može pretraživati, Omogućuje i ljudsku provjeru kako bi se osigurala valjanost dokumenata. Sve to uz jednostavno sučelje korisnicima štedi vrijeme.

Na koji način poslovni korisnici mogu smanjiti troškove kvalitetnim upravljanjem dokumentima?

Prednosti kvalitetnog upravljanja dokumentima su velike. Od direktnog smanjenja troška zbog manje potrošnje energije i otpada, koji su jasno vidljivi, do kraćeg vremena koje uređaji provode u kvaru i bolje kontrole nad njihovim radom.

Najznačajnije prednosti su zapravo one koje su na prvi pogled nemjerljive, ali se vide kroz svakodnevni rad u poduzeću. Sve to dovodi do povećanja produktivnosti korisnika i manjeg opterećenja IT odjela, pa se zaposlenici mogu više posvetiti drugim zadacima.

Podaci su u središtu poslovanja, a kvalitetno upravljanje njima je ključno. Zato je važno imati kvalitetne uređaja i rješenja koja mogu olakšati poslovanje.

U Xenon forte – Zagreb stavili smo naglasak na pružanju kompletne usluge kroz brandove koji pružaju jedan zaokruženi sustav i brinu o stalnom razvoju, sigurnom radu, smanjenju troškova i povećanju produktivnosti kako bismo kvalitetno mogli pomoći našim korisnicima.

Arman Vukelić Direktor

tvrtke ističe da Xenon forte team stoji iza kompleksnih implementacija rješenja za ispis, upravljanje dokumentima i njihovu digitalizaciju

.print HP MANAGED PRINT SERVICES

Ispis i upravljanje dokumentima u hibridnom načinu rada Iako je početkom pandemije drastično pao ispis, zbog naglog prelaska na rad od doma, u proteklom razdoblju volumen printanja vraća se na pretpandemijske razine zahvaljujući novim naprednim rješenjima

I

dok se nadamo da ostavljamo pandemiju iza nas, ona je ipak značajno promijenila poimanje radnog okruženja. Neki su se zaposlenici vratili u urede, neki ostali doma, a treći prihvatili hibridni način rada. Sve to stavlja tvrtke u izazovan položaj kada se radi o ispisivanju dokumenata. Neki su prisiljavali ljude da dolaze na posao za printanje dokumenata. Drugi su problem neadekvatni pisači u kućnim uredima, a treća razina problema je sigurnost. Kompanije jednostavno za neke dokumente ne dopuštaju ispisivanje izvan ureda.

Kako upravljati ispisom pomoću MPS-a

Managed Print Services je sveobuhvatno rješenje za strategiju ispisivanja dokumenata u tvrtki koje je prilagođeno novoj stvarnosti fleksibilnog hibridnog

načina rada. Ovo rješenje koje stiže iz HP-a može procijeniti radne procese i identificirati situacije u kojima je ispis dokumenata i dalje nužan.

MPS pomaže kod stvaranja radnih procesa koji integriraju digitalne i ispisne procese za moderni ured koji miješa rad u službenim prostorima i od kuće. Upravo za taj rad od kuće, HP je predstavio LaserJet Managed E400X seriju koja je dizajnirana upravo za djelatnike koji su u hibridnom načinu rada.

Pisač radi u sklopu MPS rješenja, čime se omogućuje manje servisnih intervencija. Uz odlične ispisne performanse i pametne mogućnosti koje donosi multifunkcijski pisač uz MPS softversku nadogradnju, LaserJet Managed E400 serija uključuje HP Wolf Security čime se dobiva trenutačno najsigurniji poslovni pisač.

MPS za smislenije upravljanje dokumentima

Jedna od ključnih opcija za kreiranje strategije ispisa je HP Insight koju prati ponašanje oko ispisa. Na jednostavnoj upravljačkoj ploči dobit ćete detaljnu analitiku s kojom je moguće dalje optimizirati količinu ispisa i smanjiti otpad uz praćenje ispisuje li se dvostrano, koristi li se više boje nego što je potrebno i koliko djelatnika gravitira pisaču.

Za sigurnost se brine rješenje HP Secure Print koje u isto vrijeme ima visoku razinu sigurnosti i štedi na ispisu. Djelatnici kreiraju dokument za ispis, koji se ispisuje tek verifikacijom na uređaju, pa osjetljivi dokumenti neće doći u neželjene

Bez brige o potrošnom materijalu

Novi HP LaserJet Managed E400XX pisači i MPS rješenje dolaze uz novi način brige oko printera. Tvrtka ne mora voditi računa o potrošnom materijalu, zastojima ili servisima pisača, već se oko toga brine ugovorni isporučitelj usluge, a cjelokupna usluga radi na principu mjesečne naknade za korištenje.

Na taj način se smanjuju troškovi internih IT odjela, koji se mogu baviti razvojnim stvarima umjesto brige oko pisača po uredima.

ruke, niti se dokumenti nekontrolirano ispisivati.

Kroz implementaciju MPS sustava moguće je detektirati koje dokumente treba ispisivati, a koje s druge strane digitalizirati. Softverska rješenja HP Workpath i Document Workflow Cloud omogućuju digitalizaciju dokumenata kroz intuitivno sučelje.

Pametne mogućnosti snimanja dokumenata i ekstrakcije podataka smanjuju ručni rad, a Workflow softver centralizira put dokumenata i njihovo odobravanje. Uz brojne sada automatizirane procese, radnici imaju više vremena za ključne radne zadatke, što povećava produktivnost.

Zašto odabrati MPS

Managed Print Services razmišlja o hibridnom načinu rada i donosi niz pametnih softverskih značajki za kvalitetnije upravljanje ispisom.

Uz MPS se radi strategija ispisa u tvrtki te se digitalnim rješenjima i automatizacijom dokumenata popravljaju radni procesi. Na koncu, HP ima nove atraktivne pisače koji podržavaju pametne funkcionalnosti i uz to imaju jako dobre performanse ispisa.

Zvijer je budna.

www.pcplay.hr

Opet u igri.