Orientaciones para la mejora Actividad de Reflexión Externa en Proyectos Colaborativos
03/2026
1. Proposito y enfoque
Esta Actividad Hito forma parte del ciclo evaluativo de un Proyecto Colaborativo, en el marco del Sistema Integrado de Evaluación de la Contribución VcM-USS. Su implementación es obligatoria y su propósito es generar una instancia de diálogo y reflexión conjunta entre los académicos y contrapartes de las organizaciones externas que participaron en la ejecución de un proyecto, analizando aspectos relativos a su implementación y contribución.
Esta instancia deberá llevarse a cabo en la etapa final de la iniciativa, cuando las actividades propias de los objetivos hayan sido ejecutadas, de manera que los participantes puedan analizar de forma integral el proceso de implementación, los roles y compromisos asumidos, los resultados alcanzados y la contribución general, sin el apremio de tener actividades esenciales aún por cumplir.
Esta metodología busca fomentar un análisis crítico y constructivo sobre la efectividad del proyecto en el logro de sus objetivos, la calidad del relacionamiento entre el equipo académico y las contrapartes, y los aprendizajes y desafíos de cara a una eventual continuidad.
2. Participantes y roles
Académico líder: facilita y guía la reflexión, resguardando un clima participativo y respetuoso.
Académicos participantes y coordinadores de disciplina: aportan una perspectiva de análisis crítico sobre los problemas enfrentados durante la ejecución del proyecto y reflexionan sobre los aprendizajes obtenidos y desafíos. Esto requiere, al mismo tiempo, analizar su propio desempeño desde un punto de vista institucional.
Contrapartes y participantes de las organizaciones externas: aportan una perspectiva de análisis crítico sobre los problemas enfrentados durante la ejecución del proyecto y reflexionan sobre los aprendizajes obtenidos y desafíos. Esto requiere también analizar su propio desempeño como organización co-ejecutora.
Responsable de evidencias: se ocupa de generar y construir las evidencias necesarias de la actividad, tales como fotografías, listas de asistencia y Minuta o Acta de la sesión.
Es crucial procurar la máxima participación, asegurando un espacio de confianza para expresar libremente las opiniones, resguardando en todo momento un tono constructivo y de aprendizaje. Esto implica que las contrapartes no sientan que al expresar sus opiniones reales o reconocer que las cosas pudieron hacerse de maneras diferentes a como se ejecutaron, arriesgan una potencial continuidad del proyecto o la sostenibilidad del vínculo con la Universidad San Sebastián.
3. Estructura de la actividad
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• Formato: Reunión reflexiva.
Modalidad: presencial o virtual, según factibilidad.
Tiempo completo: 90 a 120 minutos.
Número de sesiones: 1, o las que se consideren necesarias.
Alcance: todas las organizaciones externas del proyecto deben participar en al menos una instancia de reflexión externa. Se puede realizar una sesión reflexiva con cada organización o una general con todas las instituciones involucradas.
4. Metodología
A continuación, se presentan indicaciones “paso a paso” para implementar esta instancia reflexiva. La sesión está estructurada en momentos o secciones en las que se describe la metodología, el responsable y su función. Estas responsabilidades deben ser asignadas antes de la ejecución de la actividad.
Sección
1. Bienvenida e introducción
Responsable/función
Responsable: Académico líder.
Función:
Iniciar la sesión e introducir su propósito.
Indicaciones
El académico líder da la bienvenida e introduce la actividad, agradeciendo, en primer lugar, el compromiso de todos los participantes durante la ejecución del proyecto y también su presencia en esta instancia. Luego, explica el propósito de la sesión, que es generar un espacio de diálogo y reflexión conjunta entre los académicos y contrapartes de las organizaciones externas sobre el proyecto ejecutado. Se debe complementar agregando que la evaluación es propia del ciclo de vida de cada proyecto y una etapa fundamental, ya que permite reconocer y destacar tanto los logros alcanzados como los aprendizajes y desafíos. Finalmente, se debe enfatizar que los asistentes pueden expresar sus opiniones con total libertad, pero manteniendo siempre un tono constructivo y de aprendizaje.
2. Presentación
Síntesis del proyecto realizado
3. Inicio de la generación de evidencia
Responsable: Académico líder o un académico participante que éste designe.
Función:
Entregar un contexto del proyecto ejecutado.
Responsable: Académico participante designado por el académico líder.
Función:
Recolección de firmas para el registro de asistencia.
Toma de fotografías.
Toma de notas para construcción de minuta de la actividad.
A continuación, a modo de recordatorio y de manera sintética el responsable de esta sección debe repasar el problema que abordó el proyecto, los objetivos que se plantearon y los resultados esperados y logrados, para que los participantes los tengan en mente al momento de la reflexión.
A partir de este momento, el académico designado debe comenzar a construir las evidencias de la actividad: fotografías, listado de asistencia y minuta de la reflexión externa, para la cual se recomienda tomar algunas notas. Esto debe realizarlo de manera silenciosa y sin interrumpir la dinámica de la reflexión.
4. Trabajo de reflexión
Responsable: Académico líder.
Funciones:
Moderar y guiar la reflexión, incentivando la participación. Resguardar el cumplimiento del objetivo de la sesión.
Mantener un clima respetuoso y constructivo.
Posteriormente, comienza el trabajo de reflexión, considerando los puntos señalados en la sección 5. Antes de comenzar se deben entregar algunas indicaciones referentes a la forma de participación, tales como: levantar la mano, esperar el turno y no interrumpir. La metodología consiste en que el moderador introduce de manera general el aspecto a evaluar y luego hará las preguntas orientadoras para incentivar la reflexión. Se espera que los asistentes vayan compartiendo sus percepciones de manera espontánea. Si esto no ocurre, se puede interpelar a alguno de los asistentes sin forzar. Se debe procurar que todas las personas participen activamente y que sean escuchadas de manera respetuosa.
En los casos en que el grupo general sea demasiado extenso, se puede trabajar con grupos más acotados. Si se utiliza esta opción es imprescindible que las reflexiones grupales sean presentadas en un plenario.
5. Aspectos para evaluar y preguntas orientadoras
5.1. Objetivos y resultados logrados
Para comenzar, los participantes deben reflexionar sobre los objetivos propuestos al inicio del proyecto y los resultados que efectivamente se lograron. Se recomienda que revisen si los objetivos que se plantearon al principio fueron claros, alcanzables y si cumplieron con sus expectativas.
Esta sección busca que los participantes analicen críticamente los logros y los desafíos, proponiendo posibles mejoras para futuras ediciones del proyecto. Los participantes deben ser animados a ofrecer recomendaciones concretas y realistas que puedan ayudar a optimizar el proceso de planificación y ejecución de iniciativas futuras.
Preguntas orientadoras:
¿Qué desafíos encontramos al tratar de abordar el problema y cómo los superamos?
¿Qué resultados esperábamos y cuáles realmente logramos?
¿Qué factores contribuyeron a alcanzar o no los objetivos establecidos?
¿Qué mejoras propondríamos para futuros proyectos similares?
5.2. Relacionamiento y comunicación
A continuación, se invita a reflexionar sobre la calidad de la relación entre las partes durante la ejecución del proyecto, considerando que de ésta dependen aspectos fundamentales tanto para el cumplimiento del propósito y principios de la vinculación con el medio como para la efectividad y proyección del proyecto. En este sentido, es importante identificar si existieron problemas ligados a la comunicación y analizar en qué medida influyeron en la satisfacción y logro de los resultados esperados.
Se debe indagar desde el punto de vista de los participantes si los espacios y canales de comunicación establecidos fueron suficientes y adecuados; si la comunicación fue oportuna y organizada, y si esto afectó en alguna medida la planificación, toma de decisiones e implementación del proyecto.
Preguntas orientadoras:
¿Cómo fue la comunicación al interior del proyecto? ¿Qué instancias y canales se utilizaron con más frecuencia? ¿Hubo miembros del equipo que asumieron algún papel en la comunicación entre las partes?
¿Qué desafíos o dificultades encontramos al momento de comunicarnos y cómo afectaron la planificación, toma de decisiones, organización y ejecución del proyecto?
¿Cómo se abordaron o superaron estas dificultades? ¿Qué aprendimos y qué desafíos subsisten?
¿Qué mejoras o prácticas positivas de comunicación se pueden incorporar y/o potenciar en instancias futuras?
5.3. Participación y retroalimentación
En esta sección se debe revisar con cierto nivel de profundidad aspectos relacionados con el rol, grado de participación y compromiso de los distintos actores al interior del proyecto. Estos aspectos son trascendentales, ya que se asocian con la aplicación de los principios de co-construcción, bidireccionalidad y sostenibilidad de la Vinculación con el Medio USS, impactando además el trabajo en equipo, la satisfacción con la experiencia, el aprendizaje y la apropiación del proyecto por parte del equipo ejecutor.
Se sugiere inducir con “cautela” y “sin apuntar a ninguna de las partes” una reflexión acerca del rol y compromiso que cada uno asumió durante la ejecución del proyecto, relevando la importancia de este aspecto tanto para una adecuada planificación como el éxito de la implementación. Asimismo, se debe revisar si existieron espacios suficientes y pertinentes para la toma de decisiones conjunta en aspectos relevantes, así como espacios de retroalimentación constante que fomentaran la escucha, mejora continua y co-rresponsabilidad.
Preguntas orientadoras:
¿Cómo fue la distribución de tareas al interior del proyecto? ¿Esta resultó equitativa y efectiva?
¿Qué desafíos o dificultades asociados a las capacidades del equipo y la organización enfrentamos a la hora de ejecutar las actividades del proyecto?
¿Cómo se tomaron las decisiones más relevantes del proyecto? ¿Existieron espacios para facilitar la participación de las partes involucradas?
¿Existieron espacios de retroalimentación constante y oportuna entre las distintas partes?
5.4. Contribución, mejora continua y proyección
En esta última sección se invita a reflexionar a los participantes sobre la importancia que tuvo el proyecto para las comunidades y organizaciones involucradas, reconociendo la pertinencia de los resultados logrados a la luz del problema que dio origen al proyecto y las contribuciones esperadas.
A modo de cierre, es relevante proyectar ediciones futuras del proyecto, enriqueciendo y evolucionando las nuevas propuestas con base en las reflexiones y el aprendizaje logrado. Es necesario mantener la mente abierta y una perspectiva amplia para incorporar nuevos actores, recursos y las capacidades que se requieran.
Preguntas orientadoras:
¿Cuáles fueron o fue la contribución más importante del proyecto?
¿Qué contribuciones o contribución no esperábamos lograr a través del proyecto y nos sorprendieron de manera positiva?
¿Existieron consecuencias no deseadas o externalidades negativas del proyecto? ¿Cuáles fueron?
¿Cómo podemos evitarlas a futuro si se implementara nuevamente el proyecto?
¿Cómo podemos enriquecer o evolucionar el proyecto para que responda de mejor manera al problema o desafío?
6. Evidencias y minuta de resultados de la reflexión
Puesto que esta instancia constituye una actividad de carácter obligatorio para cualquier Proyecto Colaborativo, y forma parte del Sistema Integrado de Evaluación de la Contribución de VcM, es necesario construir evidencias que den cuenta tanto de la ejecución misma de la actividad como de la calidad de las reflexiones emanadas. Estas evidencias deberán ser subidas a los informes de etapa o cierre del Proyecto Colaborativo.
Las evidencias a ser construidas son las siguientes:
Minuta de resultado de la reflexión: elaborado por un miembro del equipo académico designado por el académico líder (ver QR a pie de página).
Fotografías: tomar al menos dos fotografías de la instancia: una de proceso donde se observe el trabajo reflexivo y otra frontal donde se aprecien todos los asistentes. Si la actividad es virtual se debe solicitar a las personas que enciendan la cámara al momento de hacer impresión de pantalla.
Lista de asistencia: esta lista debe contener los siguientes datos: fecha de la actividad, nombre completo del asistente, RUT y organización a la que pertenece. Si la actividad de realiza de manera presencial la lista debe ser firmada por los asistentes.
Ante cualquier consulta sobre esta guía puede contactar al equipo de VcM de su sede o escribir a: vcm@uss.cl.
Ver minuta de actividad de reflexión externa en Proyectos Colaborativos
Para conocer más detalles y otro material complementario, visítanos en:
