Orientaciones para la mejora Actividad de cierre en Proyectos Colaborativos
02/2026
1. Propósito y enfoque
La actividad de cierre es una instancia indispensable dentro de un Proyecto Colaborativo y forma parte del grupo de las denominadas Actividades Hito. Estas actividades tienen un carácter obligatorio y se realizan para marcar un hito dentro del ciclo de vida de una iniciativa. En el caso de la actividad de cierre, lo que se busca destacar es el término de la implementación, es decir, que las actividades propias de las diferentes líneas de acción u objetivos específicos han finalizado.
En consecuencia, uno de los propósitos de esta actividad es dar cuenta frente a los actores relevantes del trabajo realizado, reconociendo públicamente los resultados y aportes generados en relación con el desafío abordado. Estos incluyen, por ejemplo, el fortalecimiento de capacidades y transferencia de conocimientos; las prestaciones y asistencia entregada a los beneficiarios; los productos académicos, innovaciones o creaciones; los aprendizajes formativos de los estudiantes; los vínculos generados y proyecciones futuras, entre otras. En el mismo sentido, esta instancia permite reconocer el trabajo del equipo ejecutor –tanto de la Universidad San Sebastián como de las organizaciones externas– así como de quienes han facilitado o colaborado en el desarrollo de las actividades, destacando, cuando corresponda, la disposición y participación de otros actores del entorno.
Si bien se espera que el proyecto cumpla de manera óptima su plan de acción y objetivos, dada la complejidad y dinamismo de las iniciativas, esto no siempre se consigue. En este contexto, se sugiere explicitar de manera transparente aquellas actividades o resultados no logrados, presentándolos de forma descriptiva y acotada, sin profundizar en sus causas. Para ello, puede incorporarse una sección breve en la presentación de resultados –por ejemplo, “Aspectos no logrados o parcialmente alcanzados”– donde se indiquen, de manera objetiva, uno o dos elementos relevantes. En síntesis, la actividad de cierre constituye un hito del proyecto, una instancia de cierre significativa que permite desacelerar el ritmo, recapitular y dar paso a la fase final de evaluación, aprendizaje y mejora continua.
2. Participantes y roles
La actividad de cierre debe ser coordinada entre el equipo académico de la Universidad San Sebastián, encabezado por su académico líder, y las contrapartes de las organizaciones externas. Para la correcta planificación y ejecución de la actividad de cierre se sugiere asignar los siguientes roles.
Responsable general interno: académico líder o participante del proyecto, responsable de definir aspectos logísticos y de coordinación entre las partes. Debe coordinarse con el responsable general externo, convocar y enviar las invitaciones a los miembros internos de la Universidad. Responsable general externo: representante de la organización externa responsable de definir aspectos logísticos y de coordinación entre las partes. Debe coordinarse con el responsable general interno y convocar y enviar las invitaciones a miembros externos a la Universidad San Sebastián.
Coordinador general: responsable de gestionar y llevar a la práctica la correcta implementación de las definiciones logísticas tomadas por los responsables generales (tanto internos como externos). Se sugiere que sea un representante de la organización externa.
Encargado de la evidencia: responsable de hacer fotografías y listados de asistencia, si corresponde. Se sugiere que sea un académico de la Universidad con ayuda de las contrapartes.
Presentador: académico de la Universidad San Sebastián o representante de la organización externa que oficia de presentador en la actividad. Es responsable de consolidar el libreto, dar la bienvenida, presentar a las autoridades e introducir. Puede haber un presentador por parte de la organización y/u otro de parte de la Universidad.
El equipo de académicos USS debe motivar y facilitar la participación de los estudiantes en esta actividad, ya sea de manera presencial o virtual. Esto se fundamenta en que, al igual que para el resto del equipo ejecutor, esta instancia marca un cierre apropiado de la fase más activa de ejecución del proyecto, para posteriormente pasar a una etapa de reflexión, evaluación y mejora continua.
Por otra parte, posibilita a los estudiantes reconocer su aporte a los resultados generados por el proyecto, fomentando su autoestima, responsabilidad social y orgullo como estudiantes de la Universidad San Sebastián. Así también es una oportunidad para conocer los resultados completos del proyecto, por ejemplo, lo que se realizó concretamente en líneas en las que no participaron y nutrirse de las impresiones finales por parte de las organizaciones y/o actores vinculados al proyecto.
3. Estructura de la actividad
Formato: acto público o reunión ampliada.
Modalidad: presencial o virtual, según factibilidad.
Duración: 30-45 minutos aproximadamente.
Alcance: se espera que las organizaciones externas, beneficiarios, académicos involucrados y estudiantes del proyecto participen en la actividad.
4. Metodología
A continuación, se sugiere la estructura y secciones para la actividad. Se describe la metodología y objetivo y estas pueden variar dependiendo del proyecto.
Sección/momento
Recepción (solo para formato presencial)
Bienvenida e introducción
Metodología
Si la actividad es presencial se debe disponer de un espacio de recepción donde los asistentes sean bienvenidos, registren su asistencia y se les indique su ubicación dentro del recinto.
Comienzo de la ceremonia:
El presentador inicia la actividad, saluda y agradece la participación de los asistentes indicando que comienza la actividad de cierre del proyecto denominado (nombre del proyecto), ejecutado por (señalar a la Universidad y las organizaciones externas participantes). A continuación, se saluda a las autoridades, equipo ejecutor del proyecto y asistentes.
Objetivo
Dar la bienvenida a las personas y ubicarlas dentro del recinto. Dar inicio a la actividad e introducir.
Presentación del proyecto
El académico líder, quien puede estar acompañado de representantes de las contrapartes, debe presentar un breve resumen del proyecto y a continuación destacar y transparentar los resultados y aportes reales del proyecto, indicando aquellos aspectos que no se cumplieron, si así fuera el caso.
Por ejemplo: “No se logró implementar la totalidad de los talleres planificados (3 de 5), debido a ajustes en la disponibilidad de los actores participantes. Estos aspectos serán abordados en instancias posteriores de reflexión y evaluación”.
Se debe utilizar un lenguaje claro y sencillo, evitando el uso de tecnicismos, para que toda la audiencia pueda comprender tanto el propósito del proyecto como sus resultados. Asimismo, se debe incorporar material visual que acompañe la presentación, tales como presentaciones tipo diapositiva, infografías, gráficos simples o registros fotográficos de las actividades realizadas. Este material debe ser coherente con la información presentada, legible y sintético, contribuyendo a reforzar la claridad, veracidad y calidad de los resultados comunicados.
Para cerrar, algún miembro del equipo ejecutor ya sea de la Universidad (estudiante o académico), de las organizaciones participantes, o un beneficiario, puede entregar sus palabras y reflexiones a la audiencia.
En el caso de los estudiantes se sugiere que relaten, por ejemplo, la importancia del proyecto para su formación profesional y como “experiencia de vida”; el desarrollo de valores USS y las contribuciones que ellos visualizan al problema o desafío abordado, etc.
En el caso de académicos USS, se sugiere que aborden aspectos relativos a la importancia del proyecto desde el punto de vista del aporte de la Universidad y la disciplina a los desafíos de la sociedad; la generación de alianzas estratégicas sostenibles y los aprendizajes obtenidos al co-construir y coejecutar proyectos, entre otros temas relevantes, motivando siempre a continuar trabajando en futuras iniciativas.
Si se tiene preparado algún video sobre la iniciativa o la experiencia de los estudiantes se puede exponer en este momento1.
Presentar los resultados del trabajo realizado.
Expresar algunas reflexiones acerca del proyecto ejecutado.
Palabras finales
Cierre
El presentador agradece una vez más la atención de los asistentes y da por finalizada la actividad de cierre.
Marcar el término de la actividad.
Ante cualquier consulta puede acercarse a los equipos de VcM de las sedes o escribir a vcm@uss.cl
1Para correcto uso del logo institucional recuerde consultar con el equipo de VcM de la sede.
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