CONDITIONS GÉNÉRALES DE VENTE
Réservation avec une carte de crédit en garantie.
Si la réservation est garantie par une carte de crédit, un acompte de 30% du montant total des prestations sera débité à la signature du contrat.
Le solde sera quant à lui prélevé de la carte de crédit fournie en garantie par le client sur base du nombre de participants confirmés 10 jours ouvrables avant le début de l’activité.
Les suppléments (participants supplémentaires, prestations annexes, …) non prévus initialement seront réclamés sur place le jour de l’activité.
Toutes les cartes de crédit sont acceptées.
Réservation sans garantie.
Au moment de la signature du contrat (ou de l’offre de prestations), un acompte de 30% du montant total de l’activité sera demandé comme confirmation de la tenue de celle-ci.
Cet acompte sera versé sur le compte BE 79 0688 9979 2033 de l’Hôtel Van der Valk Waterloo accompagné en communication de la mention des références de la réservation (« HWA-GFXXXXX »).
Le solde sera à régler dès réception par le client d’une facture établie sur base du nombre de participants confirmés 10 jours ouvrables avant le début de l’activité.
Les suppléments (participants supplémentaires, prestations annexes, …) non prévus dans le contrat (ou dans l’offre de prestations) seront ajoutés à la facture finale.
Réservation sur base d’un bon de commande (Purchase Order).
Les bons de commande sont également acceptés comme garantie de paiement pour l'événement. Le document officiel devra être retourné avec la mention du numéro de dossier, qui devra figurer sur la facture finale, laquelle sera envoyée après l’événement.
Options.
Les options sont acceptées et couvrent une période de 5 jours ouvrables. Elles sont reconductibles une seule fois (au plus tard 10 jours ouvrables précédant l’activité).
1 - Van der Valk Hotel Waterloo – Conditions générales.
I. Salles de réunions
Annulation totale des prestations et services.
Toute annulation survenant entre 59 jours calendrier et 30 jours calendrier avant le début de l’activité entraîne la facturation de 30% de frais d’annulation calculés sur base du nombre de participants confirmés à cette date. Dans ce cas de figure, l’acompte est perdu.
Toute annulation survenant entre 29 jours calendrier et 15 jours calendrier avant le début de l’activité entraîne la facturation de 50% de frais d’annulation calculés sur base du nombre de participants confirmés à cette date.
Toute annulation survenant entre 14 jours calendrier et 8 jours calendrier avant le début de l’activité entraîne la facturation de 75% de frais d’annulation calculés sur base du nombre de participants confirmés à cette date.
Dans le cas où l’annulation survient 7 jours calendrier avant le début de l’activité l’intégralité du montant calculé sur base de la dernière confirmation du nombre de participants est du. Cette règle s’applique également en cas de no show (défaut de présentation).
Réduction du nombre de participants.
De 29 à 15 jours calendrier avant la date de l’activité, une réduction de 35% du nombre total de participants pourra être faite gratuitement. Au-delà de 35%, toute réduction sera facturée à concurrence de 100%.
De 14 à 8 jours calendrier avant la date de l’activité, une réduction de 25% du nombre total de participants pourra être faite gratuitement. Au-delà de 25%, toute réduction sera facturée à concurrence de 100%.
De 7 jours calendrier avant la date de l’activité et jusqu’à la tenue de celle-ci, toute réduction du nombre de participants sera pénalisée par une facturation de 100% des participations annulées.
2 - Van der Valk Hotel Waterloo – Conditions générales.
II. Chambres
Annulation totale des chambres et services
A partir de la signature du contrat, une annulation totale des services est gratuite jusqu’à 90 jours calendrier avant la date d’arrivée
Entre 89 jours calendrier et 60 jours calendrier avant la date d'arrivée, 25% du total des prestations sera facturé
Entre 59 jours calendrier et 30 jours calendrier avant la date d'arrivée, 50% du total des prestations sera facturé.
Entre 29 jours calendrier et 10 jours calendrier avant la date d'arrivée, 75% du total des prestations sera facturé.
Entre 9 jours et la date d'arrivée, 100 % du total de la facture pro forma sera facturé. Cette règle s’applique également en cas de no show (défaut de présentation)
Politique d'attrition (frais pour réduction du nombre de chambres)
De 89 jours calendrier à 60 jours calendrier avant la date d'arrivée, une réduction de 50% maximum du nombre total des nuitées pourra être faite gratuitement. Au-delà de 50%, toute réduction supplémentaire sera facturée à concurrence de 100%.
Entre 59 et 30 jours avant la date d’arrivée, une réduction de 35 % du nombre total des nuitées pourra être faite gratuitement. Au-delà des 35 %, tout réduction supplémentaire sera facturée à 100%
De 29 à 10 jours, une réduction de 15 % du nombre total des nuitées pourra être faite gratuitement. Au-delà des 15 %, tout réduction supplémentaire sera facturée à 100%
Entre 9 et 4 jours avant la date d’arrivée, une réduction de 5 % du nombre total des nuitées pourra être effectuée gratuitement. Au-delà des 5%, tout réduction supplémentaire sera facturée à 100%.
3 jours avant la date d'arrivée, toute réduction du nombre de nuitées sera pénalisée par une facturation de 100% des nuitées annulées.
3 - Van der Valk Hotel Waterloo – Conditions générales.
FACTURATION
Toute demande de facturation est facturée à 5.00€ par facture à émettre et repris en frais administratif. Dans le cas d’un prépaiement complet ou d’un paiement sous 7 jours ouvrables date facture, une remise de 5% sera octroyée en déduction du poste cashlimit détaillé et inclus sur toutes factures émises concernant des réservations non prépayées avant prestations conformément à nos conditions générales de vente.
ACTE DE DIEU
Aucune des parties ne sera responsable des ralentissements ou défaillances dans la performance, aux termes des présentes, causée par la catastrophe naturelle, guerre, terrorisme, réglementation gouvernementale, catastrophe, désordre civil, incendie, réduction des moyens de transport ou autre situation d'urgence échappant au contrôle raisonnable de cette partie. Dans le cas où aucun des événements rend la réalisation des services réservés déconseillé, illégale ou impossible, chaque partie peut résilier cet accord sans responsabilité ni pénalité suivant un avis écrit à l'autre.
CAS DE FORCE MAJEURE
L'établissement sera relégué de ses obligations dans le cas où il n'était pas possible de les réaliser avec une garantie totale à la suite de l'assentiment des circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure, en particulier dans le cas de destruction totale ou partielle de l'établissement, la suspension de l'approvisionnement énergétique ou d'autres évènements qui empêchent le fonctionnement normal de l'établissement, ou qui affectent sa sécurité ou celle des clients.
Toutefois, dans ces cas, si possible, l'hôtel pourrait offrir au client l'exécution des services dans un établissement voisin de la même catégorie, avec l'hôtel, tous les frais de transfert qui surviennent à la suite de cela. Toutefois, le client pouvait opter pour l'annulation des services et demander la restitution des sommes versées jusqu'à cette date.
QUESTIONS JURIDIQUES
Loi constitutive
Tout litige sera saisi à la Cour de Bruxelles, en vertu de l'application des lois de Belgique.
Chaussée de Tervuren, 198 1410 Waterloo
+32 (0)2 352 18 15 www.hotelwaterloo.be / info@hotelwaterloo.be
Numéro d’entreprise : 0552.561.389 • Compte IBAN : BE 79 0688 9979 2033
Code SWIFT : GKCCBEBB
4 - Van der Valk Hotel Waterloo – Conditions générales.
