Algeneme Verkoopvoorwaarden
Reservering met een creditcardgarantie
Als de reservering wordt gegarandeerd met een kredietkaart, wordt een voorschot van 30% van het totale bedrag van de diensten afgeschreven bij ondertekening van het contract.
Het resterende bedrag wordt van de kredietkaart van de klant afgeschreven op basis van het aantal bevestigde deelnemers, 10 werkdagen voor de start van de activiteit.
Extra kosten (extra deelnemers, bijkomende diensten, ...) die niet oorspronkelijk zijn voorzien, worden ter plaatse op de dag van de activiteit in rekening gebracht.
Alle kredietkaarten worden geaccepteerd
Reservering zonder garantie
Op het moment van de ondertekening van het contract (of de offerte) wordt een voorschot van 30% van het totale bedrag van de activiteit gevraagd als bevestiging van de reservering.
Dit voorschot dient te worden overgemaakt op rekening BE 79 0688 9979 2033 van het Hotel Van der Valk Waterloo, met vermelding van de referentie van de reservering ("HWA-GFXXXXX").
Het resterende bedrag moet worden voldaan zodra de klant een factuur heeft ontvangen die is opgesteld op basis van het aantal bevestigde deelnemers, 10 werkdagen voor de start van de activiteit.
De extra kosten (extra deelnemers, bijkomende diensten, …) die niet in het contract (of de offerte) zijn opgenomen, worden toegevoegd aan de eindfactuur.
Boeking op basis van een inkooporder (Purchase Order)
Inkooporders worden ook geaccepteerd als betalingsgarantie voor het evenement. Het officiële document moet worden teruggestuurd met het referentienummer, dat op de eindfactuur zal worden vermeld en na het evenement wordt verzonden.
Opties
Opties worden geaccepteerd en zijn geldig voor een periode van 5 werkdagen. Ze kunnen één keer verlengd worden (uiterlijk 10 werkdagen voor de activiteit).
I. Vergaderingzaal
Totale annulering van diensten en services.
Elke annulering die plaatsvindt tussen 59 kalenderdagen en 30 kalenderdagen voor de aanvang van de activiteit, brengt 30% annuleringskosten met zich mee, berekend op basis van het op dat moment bevestigde aantal deelnemers. In dit geval wordt het voorschot niet terugbetaald.
Elke annulering die plaatsvindt tussen 29 kalenderdagen en 15 kalenderdagen voor de aanvang van de activiteit, brengt 50% annuleringskosten met zich mee, berekend op basis van het bevestigde aantal deelnemers op dat moment
Elke annulering die plaatsvindt tussen 14 kalenderdagen en 8 kalenderdagen voor de aanvang van de activiteit, brengt 75% annuleringskosten met zich mee, berekend op basis van het bevestigde aantal deelnemers op dat moment
Indien de annulering plaatsvindt 7 kalenderdagen voor de aanvang van de activiteit, is het volledige bedrag verschuldigd, berekend op basis van de laatste bevestiging van het aantal deelnemers. Deze regel geldt ook bij no-show (wanneer men niet komt opdagen).
Vermindering van het aantal deelnemers
Van 29 tot 15 kalenderdagen voor de datum van de activiteit kan een vermindering van 35% van het totale aantal deelnemers kosteloos worden doorgevoerd. Voor elke vermindering boven de 35% wordt 100% in rekening gebracht.
Van 14 tot 8 kalenderdagen voor de datum van de activiteit kan een vermindering van 25% van het totale aantal deelnemers kosteloos worden doorgevoerd. Voor elke vermindering boven de 25% wordt 100% in rekening gebracht.
Vanaf 7 kalenderdagen voor de datum van de activiteit tot de aanvang ervan, wordt elke vermindering van het aantal deelnemers bestraft met een facturering van 100% van de geannuleerde deelnames.
II. KAMERS
Totale annulering van kamers en diensten
Vanaf de ondertekening van het contract is een volledige annulering van de diensten kosteloos tot 90 kalenderdagen voor de aankomstdatum.
Tussen 89 kalenderdagen en 60 kalenderdagen voor de aankomstdatum wordt 25% van het totale bedrag van de diensten in rekening gebracht.
Tussen 59 kalenderdagen en 30 kalenderdagen voor de aankomstdatum wordt 50% van het totale bedrag van de diensten in rekening gebracht.
Tussen 29 kalenderdagen en 10 kalenderdagen voor de aankomstdatum wordt 75% van het totale bedrag van de diensten in rekening gebracht.
Tussen 9 dagen en de aankomstdatum wordt 100% van het totale bedrag van de pro forma-factuur in rekening gebracht. Deze regel geldt ook bij no-show (wanneer de deelnemer niet komt opdagen).
Attritiebeleid (kosten voor vermindering van het aantal kamers)
Van 89 kalenderdagen tot 60 kalenderdagen voor de aankomstdatum kan er gratis een maximale vermindering van 50% van het totale aantal overnachtingen worden doorgevoerd. Boven de 50% wordt elke verdere vermindering volledig (100%) in rekening gebracht.
Tussen 59 en 30 dagen voor de aankomstdatum kan er gratis een vermindering van 35% van het totale aantal overnachtingen worden doorgevoerd. Boven de 35% wordt elke verdere vermindering volledig (100%) in rekening gebracht.
Van 29 tot 10 dagen voor aankomst kan er gratis een vermindering van 15% van het totale aantal overnachtingen worden doorgevoerd. Boven de 15% wordt elke verdere vermindering volledig (100%) in rekening gebracht.
Tussen 9 en 4 dagen voor de aankomstdatum kan er gratis een vermindering van 5% van het totale aantal overnachtingen worden doorgevoerd. Boven de 5% wordt elke verdere vermindering volledig (100%) in rekening gebracht.
Vanaf 3 dagen voor de aankomstdatum wordt elke vermindering van het aantal overnachtingen bestraft met een facturering van 100% van de geannuleerde overnachtingen.
FACTURERING
Elke factureringsaanvraag wordt in rekening gebracht tegen € 5,00 per uit te geven factuur, als administratieve kosten. In het geval van een volledige voorafbetaling of betaling binnen 7 werkdagen na de factuurdatum, wordt een korting van 5% verleend die in mindering wordt gebracht op de cashlimit-post die gedetailleerd is en op alle uitgereikte facturen staat vermeld met betrekking tot niet voorafbetaalde reserveringen, overeenkomstig onze algemene verkoopvoorwaarden.
OVERMACHT
Geen van beide partijen is verantwoordelijk voor vertragingen of tekortkomingen in de uitvoering, zoals vermeld in deze overeenkomst, veroorzaakt door natuurrampen, oorlog, terrorisme, overheidsregulering, rampen, burgerlijke onrust, brand, vermindering van transportmiddelen of andere noodsituaties die buiten de redelijke controle van deze partij liggen. In het geval dat een van de gebeurtenissen de uitvoering van de gereserveerde diensten onaanvaardbaar, illegaal of onmogelijk maakt, kan elke partij deze overeenkomst beëindigen zonder verantwoordelijkheid of boete, mits dit schriftelijk aan de andere partij wordt meegedeeld.
FORCE MAJEURE
De instelling is vrijgesteld van haar verplichtingen in het geval dat het niet mogelijk was om deze volledig uit te voeren als gevolg van uitzonderlijke omstandigheden of overmacht, in het bijzonder in het geval van totale of gedeeltelijke vernietiging van de instelling, onderbreking van de energievoorziening of andere gebeurtenissen die de normale werking van de instelling verhinderen, of die de veiligheid van de instelling of de klanten beïnvloeden.
In deze gevallen kan het hotel, indien mogelijk, de klant aanbieden om de diensten uit te voeren in een nabijgelegen instelling van dezelfde categorie, waarbij alle transferkosten die hieruit voortvloeien voor rekening van het hotel komen. De klant kan echter ook kiezen voor annulering van de diensten en teruggave van de bedragen die tot dat moment zijn betaald.
JURIDISCHE KWESTIES
Elk geschil zal worden voorgelegd aan de Rechtbank van Brussel, onder toepassing van de wetten van België.
Chaussée de Tervuren, 198 1410 Waterloo
+32 (0)2 352 18 15 www.hotelwaterloo.be / info@hotelwaterloo.be
Numéro d’entreprise : 0552.561.389 • Compte IBAN : BE 79 0688 9979 2033
Code SWIFT : GKCCBEBB